Referat Dato: 30. oktober 2018 BU Byggeudvalgsmøde nr.: 45 Mødedato 23. oktober 2018 kl. 17:00 til 19:00 Sted Sag 1018 Hjortegården fremtidssikring Emne Byggeudvalgsmøde nr. 45 Deltagere Susanne Andersen SA Hjortegården, Bestyrelsen Birgit Alting BA Hjortegården, Bestyrelsen Carsten Werner-Madsen CWM Hjortegården, Bestyrelsen Jacob Lysemose JL Hjortegården, Byggeudvalg Jonny Nielsen JN Hjortegården, Bestyrelsen Søren Christoffersen SC Hjortegården, Bestyrelsen Charlie Ljungstrøm CL Hjortegården, Bestyrelsen Anne J.S. Andersen Michael Jespersen AJSA MJ Hjortegården, Bestyrelsen Hjortegården, Bestyrelsen Sven Herrmann SVHE 3B, driftschef Ref. Barbara Holm Jørgensen BAHJ 3B, projektleder Afbud Trine Baadsgaard Qvesel TBQV 3B, projektleder Ekrem Nielsen Britta Thomsen EKN BRTH Wissenberg A/S, byggeleder 3B, social beboerkoordinator Iris Gausbo IG Hjortegården, Best.formand Daniel Majgren DM Hjortegården, Bestyrelsen Jytte Landsbo JYL Hjortegården, Byggeudvalget Lone Jensen LOJE 3B, social beboerkoordinator Dagsorden 1.0 Velkommen / Nyheder 2.0 Godkendelse af forrige referat 3.0 Byggesagen Status på fremdrift og byggeplads 4.0 Emner til godkendelse 5.0 Emner til orientering fra projektledelsen 6.0 Status på økonomi 7.0 Input fra driften 8.0 Input fra beboerkoordinatorerne 9.0 e og kommende møder og aktiviteter 10.0 Punkter til næste møde
11.0 Bilag Ad 1.0 1.0 Velkommen / Nyheder Ad 2.0 2.0 Godkendelse af forrige referat Referatet blev godkendt uden bemærkninger. Ad 3.0 3.0 Byggesagen Status på fremdrift og byggeplads 3.1 ETAPE 1 Afleveringsdato 10. august 2018. Udvendige mangler afsluttet. Indvendige mangler er varslet og færdiggøres senest 30. november 2018. Etape 1 mangler kun beplantning som pågår lige nu. For Malmos vedkommende færdiggøres etape 1 senest oktober 2018, dog ekskl. ny storskraldsplads som er ekstraarbejde. ETAPE 2 Rækkehuse, badeværelser Følger tidsplanen. Afsluttes inden jul. Mangelafhjælpning udføres efter jul. Rækkehuse, tage inkl. ventilationsanlæg Følger tidsplanen. Afsluttes inden jul. Mangelafhjælpning udføres efter jul. Rækkehuse, hoveddøre Følger afslutning af badeværelser. Forventes afsluttet efter januar/febr. 2019. Etagehuse, badeværelser Følger tidsplanen. Sidste badeværelser forventes færdige medio jan 2019. Etagehuse, parterrelokaler Opretning af parterrelokaler følger færdiggørelse af badeværelser. Forventes færdige marts 2019. Etagehuse, trappefacader Udskiftning af trappefacader følger badeværelsesrenoveringen. Forventes færdige marts 2019. Etagehuse, tage Alle tage på etagehuse er afsluttet. Mangler afhjælpes løbende. 2
Etagehuse, gavlisolering Gavlisolering er afsluttet. Mangler afhjælpes løbende. Etagehuse, parterrefacader Parterrefacader er afsluttet. Mangler afhjælpes løbende. Etagehuse, altaner Altaner er afsluttet. Mangler afhjælpes løbende i fbm badeværelsesrenoveringen. Landskabsarbejder Følger tidsplanen. Retablering af parterrestier og forarealer følger badeværelsessagen. Etape 2 afsluttes oktober 2019 inkl. beplantning. Bilag Bilag 3.1.1 og 3.1.2. Der vil blive omdelt kopier på mødet. OBS på at bilag ikke er af d.d. og derfor ikke 100 % retvisende i forhold til status på fremdriften. BU bad om, at det prioriteres i byggesagen, at arbejder i klublokaler i parterre færdiggøres hurtigst muligt således, at klubaktiviteter kan komme i gang igen. Ad 4.0 4.0 Emner til godkendelse 4.1 Ingen Ad 5.0 5.0 Emner til orientering fra projektledelsen 5.1 Brandsikring ml. etageadskillelser BU har spurgt til brandsikring i skakte, herunder hvordan det er udført rent byggeteknisk, samt stillet spørgsmålstegn ved om brandsikringen i en konkret bolig er udført korrekt. Rådgiver har sammen med E&P tjekket udførelsen i den konkrete bolig d.d. På baggrund af besigtigelsen er der foreløbigt konkluderet, at brandsikring ved rørgennemføringer er udført lovmæssigt korrekt og iht. projekt. Skriftlig opsamling på besigtigelse fra E&P/rådgiver afventes. 5.2 Adgangs- og flugtvejsforhold fra loft over rækkehuse Er under afklaring. 3
5.3 Der er i september opsat 3 bimålere i en konkret bolig til måling af elforbrug én bimåler på hver af hhv. ventilationsanlæg, forvarmeflade samt eftervarmeflade. Målerne er ikke blevet fjernet endnu. Intervent har på uge basis været oppe i loftrummet og tjekke forbruget. El-forbruget har normaliseret sig efter udskiftningen af varmefladen. Efter nuværende plan fjernes målerne i denne uge. I den forbindelse fremsender Intervent dokumentation på forbruget siden varmefladen blev skiftet. Herudover fremsender Intervent en beregning på selve anlæggets årlige elforbrug i den konkrete bolig, til brug som eksempel, samt et estimat på forvarmefladens elforbrug (frostsikringen) i samme bolig og ligeledes som eksempel. Sidstnævnte kan kun angives som estimat, da elforbruget afhænger af udetemperaturen. T.o. er der til det valgte anlæg i Hjortegården tilkøbt 2 varmeflader: En el-forvarmeflade, som fungerer som frostsikring. Denne er nødvendig, da ventilationen ellers vil stoppe med at køre i frostvejr, da kold luft kan skade anlægget. En el-eftervarmeflade, der varmer indblæsningsluften yderligere op. Begge varmeflader er iflg. Intervent nødvendige og forbruget afhænger af udetemperaturen. 5.4 Infomøde for beboere På forrige BU møde blev aftalt, at bestyrelsen indsamler spørgsmål fra beboerne og sender disse til BAHJ, således, at et infomøde for beboerne kan tilrettelægges omkring dét, der er behov for svar på og således, at det kan sikres, at de rette repræsentanter fra rådgiverteamet og evt. E&P deltager i mødet. Spørgsmål skal derfor fremsendes i så god tid, at relevant information kan forberedes. Indsamling af spørgsmål var ikke igangsat, da BU havde planlagt indsamling igangsat sammen med udsendelse af invitation til infomødet. For at sikre, at infomødet kan tilrettelægges og planlægges bedst muligt ift. indhold og relevante deltagere, blev det aftalt, i stedet at udsende orienteringsskrivelse til alle beboere om, at der vil blive indkaldt til infomøde snarest og at spørgsmål skal indsendes forud og senest d. 11.11.2018 således, at der kan sikres relevant information og deltagelse. SVHE tilbød, at Ejendomskontoret kan stå for husstandsomdeling, så snart BU har udarbejdet skrivelsen. Det bestræbes, at infomøde afholdes d. 27.11.2018. BAHJ hører rådgiver og E&P om deltagelse er mulig denne dato, alternativt en anden dato. BU fremsender indkomne spørgsmål løbende til BAHJ. Ad 6.0 6.0 Status på økonomi 4
6.1 Byggeregnskab Status på byggeledelsens byggeregnskab er, bygherres restbudget er overskredet med i alt ca. 11,0 mio. kr. inkl. moms, svarende til 1,8 % af skema B budgettet på 649,6 mio. kr. inkl. moms. Arbejdet pågår med at samordne 3Bs budgetopfølgningsmodel, som er opdelt i støttearter med byggeledelsens byggeregnskab, som er opdelt efter entreprisekontrakterne og tidsplanen. 6.2 Ekstrakrav Der er indgået forlig med EogP om de større aftalesedler vedr. vådrumsfuger, skærearbejde og arbejdsstop pga. dødsfald. Samlede krav på 4,3 mio inkl. moms er afsluttet med et forlig på kr. 1,7 mio inkl. moms. Der forventes indgået forlig med rådgiver vedr. ekstra honorarkrav. Ad 7.0 7.0 Input fra driften Ingen emner modtaget. Ad 8.0 8.0 Input fra beboerkoordinatorerne Ingen emner modtaget. Ad 9.0 9.0 e og kommende arrangementer 2018 Status Indkaldte arrangementer 2018 Dato og kl Sted Galleriåbning (blok 142-153) Tirsdag d. 9. jan. 2018 kl. 16-18 Galleriet Byggeudvalgsmøde 37 Tirsdag d. 16. januar kl. 17-19:30 Byggeskur Galleriåbning (blok 142-154) Onsdag d. 17. januar kl. 16-18 Galleriet Tirsdag d.30. januar Etagehuse 1010-1013 kl. 17-19 Tirsdag d. 20. februar Rækkehuse 135-141 kl. 17-19 Tirsdag d. 10. april Rækkehuse 142-149 kl. 17-19 Byggeudvalgsmøde 38 Tirsdag d. 27. februar 2018 Byggeskur Aflyst Byggeudvalgsmøde 39 Tirsdag d. 27. marts 2018 Byggeskur Aflyst Byggeudvalgsmøde 40 Tirsdag d. 24. april 2018 Byggeskur Byggeudvalgsmøde 41 Tirsdag d. 22. maj 2018 Byggeskur 5
Tirsdag d. 29. maj 2018 Etageblokke 1013-1015 Tirsdag d. 12. juni 2018 Rækkehuse 149-153 Byggeudvalgsmøde 42 Tirsdag d. 19. juni 2018 Byggeudvalgsmøde 43 Tirsdag d. 21. august 2018 Byggeudvalgsmøde 44 Tirsdag d. 18. september 2018 Byggeudvalgsmøde 45 Tirsdag d. 23. oktober 2018 Indkaldt Byggeudvalgsmøde 46 Tirsdag d. 20. november 2018 Indkaldt Byggeudvalgsmøde 47 Tirsdag d. 11. december 2018 Ad 10.0 10.0 Punkter til næste møde Målere fra Ista Status på planlægning af infomøde Ad 11.0 11.0 Bilag 6