REFERAT Dato: 06. februar BU Byggeudvalgsmøde nr.: 26

Transkript

1 REFERAT Dato: 06. februar 2017 BU Byggeudvalgsmøde nr.: 26 Mødedato 31. januar 2017 Sted Det store mødelokale i skurbyen Sag 1018 Hjortegården fremtidssikring Emne Byggeudvalgsmøde nr. 26 Tilstede Søren Christoffersen SC Hjortegården, Bestyrelsen Susanne Andersen SA Hjortegården, Bestyrelsen Charlie Ljungstrøm CL Hjortegården, Bestyrelsen Daniel Majgren DM Hjortegården, Bestyrelsen Birgit Alting BA Hjortegården, Bestyrelsen Jytte Landsbo JYL Hjortegården, Bestyrelsen Jacob Lysemose JL Hjortegården, Byggeudvalget Thomas Nybo Rasmussen TNR Vandkunsten A/S Hildur Hansen HH Vandkunsten A/S Ekrem Nielsen EKN Wissenberg A/S Martin E. Andersen MEA Vandkunsten A/S Susanne Kühl SUKU 3B projektchef Ref. Trine Baadsgaard Qvesel TBQV 3B, projektleder Afbud Iris Gausbo IG Hjortegården, Bestyrelsesformand Helle Dalsgaard HD 3B, Boligsocial medarbejder Carsten Werner-Madsen CWM Hjortegården, Bestyrelsen Marie Krøgh Westh MKW 3B, Boligsocial medarbejder Helle Dalsgaard HD 3B, Boligsocial medarbejder Sven Hermann SH 3B, driftschef Dagsorden 1.0 Velkommen / Nyheder 2.0 Godkendelse af forrige referat 3.0 Byggesagen Status fra Driften, Boligsociale, Beboerkoordinator mm. 4.0 Økonomi 5.0 Tidsplan 6.0 Kommende aktiviteter 7.0 Eventuelt

2 Ad Velkommen / Nyheder EKN orienterede om rådgiverbemandingen på byggepladsen efter afsluttet projektering Byggeledelse og arbejdsmiljøkoordinering (Wissenberg A/S) Ekrem Nielsen (økonomistyring) Heinrich Julius (daglig byggeledelse og arbejdsmiljøkoordinering) Kim Agger Stenbæk (daglig byggeledelse og arbejdsmiljøkoordinering) Tilsyn Arkitekt (Vandkunsten) Sigurd Vinde Akselsen Landskab (Vandkunsten) Martin Andersen VVS+Ventilation (Wissenberg A/S) Kristian Stender Sørensen Konstruktioner (Wissenberg A/S) Preben Rasmussen EL-installationer (Wissenberg A/S) Mads Rudbeck Til BU-møder, inviteres TNR, HH og EKN. Det vurderes fra gang til gang, om alle er nødvendige. Deltagerlisten kan også suppleres. Beboerkoordinatorer deltager med én person. Til infomøder stiller rådgivergruppen med én person for besvarelse af spørgsmål oplagt er EKN. Beboerkoordinatorer deltager som udgangspunkt ikke i infomøder, men bliver præsenteret grundigt via slideshow (TBQV opdaterer slideshowet med fotos af Helle og Marie). Ad Godkendelse af forrige referat Referatet blev godkendt uden bemærkninger. Ad Byggesagen Status fra Driften, Boligsociale, Beboerkoordinator mm. 3.0 SUKU deltog i dette møde med et indledende indlæg om god kommunikation og samarbejde på projektet. Intern kommunikation: Baseret på sagen om murersjakket der forlod pladsen lige op til jul, hvor kun formanden blev orienteret om hændelsen, blev det besluttet at hele BU skal have al info, så alle er opdateret, hvis andre beboere stiller spørgsmål pga. rygter de har hørt. I det nævnte tilfælde blev problemet løst henover julen, så et nyt sjak var klar efter nytår, så der skete kun minimal forsinkelse i tidsplanen. Aktindsigt: Status på upload af materiale på hjemmesiden jf. beslutning på BU-møde 24. BU godkendte TBQV s fremsendte beskrivelse af BU s rolle (udarbejdet pba. 3B s Byggepixi) TBQV sender til MKW til upload på hjemmesiden. Tilvalg: 2

3 Nye lejere overtager de tilvalg den fraflyttede beboer har valgt. Dette vil den nye lejer kunne se af kontrakten. Det er ikke muligt at ændre i tilvalg efter tillægskontrakt er underskrevet, idet ordren lægges ind hos entreprenøren så snart den tidligere lejer har underskrevet tillægskontrakt. Status vedr. etape 1: Tilvalgskataloger udsendes til etageblokkene 1008, 1009 og 1042 samt rækkehusblokkene i løbet af februar/marts Proces vedr. etape 2 (opfølgning på drøftelse fra forrige møde) BU godkendte - på baggrund af de i forrige referat anførte punkter - at tilvalgsproces for etape 2 igangsættes snarest muligt efter at tilvalgsmateriale for resterende 1 etape er udsendt. Beboervejledning: Entreprenør har afleveret DV materiale der udstår stadig afklaring af enkelte punkter samt fotografering til brug for beboervejledningen. TBQV presser på for at få færdiggjort, så beboerne fremadrettet kan få vejledningen samtidig med at de får overdraget deres badeværelser. BU skal have materialet til gennemsyn inden det bliver offentliggjort. Gennemsyn foregår parallelt med at Driften kommenterer. Fristen bliver 1 uge. 3.1 Rådgiver/byggeledelse: Orientering om status på arbejder og byggeplads ved EKN: Tage og gavle: 1006 færdig, 1007 påbegyndt, 1008 påbegyndes om 6 uger. Altaner: Pågår pt. i Parterrefacader: 1004 pågår. Ca. 4-5 uger bagud pga. leverance, men forventes indhentet, da montagen forløber godt. Arbejder i kældre: Færdig i 1001 til 1003 afventer videre arbejde i flg. blokke, aht. anvendelse af parterrelokaler. Badeværelser: Man arbejder i 1001, i opgang 21 og 19 påbegyndes i uge 6. Tage, rækkehusblokke: , 95 % færdige, 103 og 104 påbegyndt. Parkering ved 107 og 105 er delvis ibrugtaget af entreprenøren. Der blev spurgt til, hvorfor forfacader ikke bliver demonteret inden badeværelser renoveres. E&P afprøver en anden proces, hvor forfacader håndteres i én sammenhængende proces pr. blok. Dette er mere effektivt. Fordelen for beboerne i blokkene er, at de pt. undgår vinterkulden i længere periode. Der blev udtrykt bekymring for, at man kan gå op på stilladser på etageblokke (gavle). EKN: Der er adgang forbudt på stilladser. Dette vil også blive skiltet yderligere. Mht. uvedkommende der går derop, kan vedkommende ikke komme ind i lejligheder via stilladset. Entreprenørens generelle oprydningsstandard blev kommenteret af BU. Der flyder meget plast mv. rundt omkring. Ligeledes mange materialer som flyder (svært at komme rundt med eks. el-scooter). Bekymring for at afspærringskæder ligger og flyder. EKN påtaler manglende oprydning på byggemøder. Mht. afspærringskæder, er det desværre beboerne som fjerner disse. Entreprenøren genopsætter løbende, når det opdages. Afspærring er opsat for at hindre at beboerne kommer til skade på byggepladsen, så kæder og skilte mv. skal respekteres (gentaget). 3

4 Udearealer: Valg af opgangshavetype. Det blev på sidste møde besluttet at rådgiver skulle udarbejde oplæg til fordeling af forhaver (udsendt til BU d og ligeledes vedlagt dagsorden som bilag). Rådgiver gennemgik oplægget. Der er et overtal af type B og lidt færre type A og C. BU havde kun kommentarer vedr. den type der er tiltænkt ud for klublokaler. Her ændrede man enkelte steder. Oplægget blev med disse ændringer godkendt, så materialet kan gøres klar til entreprenørens udførelse. Inventar (askebægre/affaldskurve) Rådgiver præsenterede revideret oplæg på baggrund af BU s kommentarer på sidste møde. Der skulle vælges koncept og placering samt typer. BU besluttede at gå tilbage til den ved evalueringen ønskede løsning med askebægre (rør) på både forside og parterresiden. Dermed kan antallet af papirkurve reduceres lidt. Der placeres max to kurve pr. lang blok og 1 ved de korte. Rådgiver tæller op og sender budget til godkendelse hos TBQV. Budgettet som blev fremlagt på sidste møde må ikke overskrides. Rådgiver havde undersøgt markedet for en billigere løsning, men de fleste produkter som var af ok kvalitet var dyrere (og dårligere) end det produkt anlægsgartneren havde tilbudt. Der var ligeledes opstillet leverings- og monteringspriser på den model CVM havde sendt til TBQV, samt en meget enkel papirkurvsløsning som alternativ. BU valgte af totaløkonomiske årsager det produkt som er dyrest i indkøb, idet det er langt mest robust. Materialet er 5 mm. varmgalvaniseret stål, som man ikke kan sparke buler i, og modellen er grundigt fastgjort i terræn. Modellen leveres med ekstra lille åbning for at hindre at dagrenovation lægges i kurvene. Driften har godkendt produktet. Fin at tømme og stor nok til at man ikke skal tømme flere gange ugentligt (50 liter modsat alternativ på 22 og 4,3 liter i de andre forslag). Altanløsning vedr. blok (etape 2), hvor øverste altaner er konstrueret anderledes end øvrige altaner. Rådgiver præsenterede oplæg. Hhv. med et glastag og med lukket tag. Glastaget medfører høj temperatur på altanerne og det vil minimum være nødvendigt at tilkøbe noget serigrafi (matteret mønster) som kan hjælpe lidt på dette. Der er ikke budget til serigrafi, ligesom driften vil få ekstra udgifter til vedligeholdelse (afrensning af mos/alger via lift). Derfor bad BU rådgiver arbejde videre med den lukkede løsning og verificere budget, så der er sikkerhed for at denne løsning kan holdes indenfor budgettet (glasløsning uden serigrafi med i tilbud fra entreprenøren). Projekt/budget for disse altaner gennemgås på næste møde. Der blev spurgt til, om der fortsat vil være sprække mellem facade og tag på disse altaner, da dette er uhensigtsmæssigt i vådt vejr. Det vil der ikke, da taget bliver konstrueret med en tagrende i stålprofilet mellem facaden og den nye altan. Spørgsmål fra beboerinformationsmøder: Tofarvede hoveddøre i rækkehuse er der muligt at få hvidmalet døren på indersiden? Der er en ret stor merudgift ved dette (omkr. 2000,- pr. dør). Der er desværre ikke rum til 4

5 dette i budgettet for optioner. Samme nøgle til hoved- og havedør Vedr. nøgler til døre, er det entreprenøren der sætter eksisterende låse i de nye døre. Hvis beboeren har den samme nøgle til hoved- og havedør, vil de fortsat have dette efter renoveringen. Entreprenøren udtager cylinderen fra den gamle dør, opbevarer den, og monterer i den nye. Så det er samme cylinder som før. Hvis der er ekstra låse på eksisterende dør, vil disse blive demonteret af E&P, lagt i en plasticpose og efterladt på et i forvejen aftalt sted (f. eks. på køkkenbord eller stuegulv). Beboeren skal selv tage vare på den ekstra lås, og den kan evt., efter aftale med driften, blive genmonteret. Genmontering af ekstra cylinder hører ikke under byggesagen. Dette kommer til at fremgå af varslinger fra entreprenøren. Midlertidig lukning af borehuller mellem hybel og lejlighed En beboer oplevede store gener med røg fra ovenliggende lejlighed pga. hultagning for nye rør. Det er indskærpet overfor entreprenøren at der fremover skal lukkes med isoleringsbatts også aht. brandsmitte mellem lejemål. Proces for håndtering af de spørgsmål, som ikke kan besvares på selve infomøderne, men kræver afklaring/nærmere undersøgelser. TBQV indstillede at disse spørgsmål/svar lægges på byggesagens hjemmeside, og at der på infomøder reklameres for at gå ind på siden og se svar. Herved får alle beboere glæde af svarene. Der samles fremadrettet op efter hvert møde og TBQV sender til beboerkoordinatorerne for upload på hjemmesiden Altanglasvægge (fejlleverancen) Det har vist sig, at der modsat fremlagt på sidste møde, er et økonomisk mellemværende med en underleverandør. Sagen er nu anmeldt til projektansvarsforsikring. Der afventes dato for nedtagning/opsætning af nye glasvægge når dette er på plads, vil entreprenøren varsle beboerne. Badevogne: Jf. gennemgangen sidst, er der som aftalt budgetteret med større øer med badevogne på de store fællesarealer. Sidst fremlagde EKN tilbud fra entreprenøren vedr. decentrale badeøer, idet BU bekymrede sig for, at der kan være langt at gå for nogle beboere. Prisen for at opdele i flere øer vil være minimum 6 mio. kr. idet bla.de mange flytninger og tilslutningerne til el, kloak og vand er dyre. BU konkluderede sidst at dette ikke kunne rummes indenfor budgettet, og TBQV undersøgte derfor prisen for mindre øer i rækkehusområderne, hvor der er længst til de planlagte badvognsøer. Dette vil koste minimum 1,9 mio., hvilket på dette tidlige stade i byggesagen er risikabelt at anvende risikopulje til. Pt. viser der sig bl.a. nye typer af badeværelser, fordi beboerne selv har ombygget, og håndtering af disse badeværelser trækker på risikopuljen. BU besluttede derfor at fastholde det antal badevognsøer, som oprindeligt var planlagt. Beboerne får tilbudt tørklosetter (campingtoiletter) i ombygningsperioden, som aftalt. Der blev spurgt til status på opstilling af HC-badevogne. EKN følger op. 5

6 Orientering og status vedr. bioslim/film i varmvandsrør (overordnet). Driften har igangsat skylning af rør i distrikt 1. (der er 3 distrikter vedr. vandforsyning). i første omgang 1005 og 1001 samt 1002 der er pt. ikke tegn på bioslim i resten af distrikt 1. Udgiften fordeles mellem driften og byggesagen, da årsagerne er mange. EKN sørger for, at der fremover isættes filter mellem eksisterende og nye rør ifm. byggeriet, og får taget vandprøver af koldt og varmt vand i de fjerneste ender af systemet for at være på forkant. Driften gør flg. jf. anbefalinger i rapport fra Guldagers (specialist vedr. bioslim/film): Tjekker at afgangstemperatur på varmtvandsbeholdere på 58 grader (ok), Temperatur aldrig under 50 grader i cirkulationsledning. Her blev konstateret 45 grader nu rettet til 50 grader jf. anbefalingerne. Tjekker pumpestop Fortsætter årlig rensning af vandbeholdere (ok) Overveje at anvende korrosionsbeskyttelse, der ikke sender aluminium ud i systemet driften overvejer. Blok 1005 og 116: Da der ikke har været anvendt filter mellem eksisterende og nye rør ifm. byggeriet af prøveblokkene, er der formodentlig grums i armaturer i lejlighederne. Vandhaner kan beboerne selv rense, men de kan ikke selv rense bruserarmaturet. Driften sørger for rensning af brusearmatur hos de beboere der har henvendt sig. Udgift pålægges byggesagen. Kvartalsmøde under byggesagen med Driften for opfølgning og status. Udendørs aftapningshaner forslag om sløjfning. Driften anvender ikke disse haner og der kan opstå uenighed om privat brug, når der fremover etableres vandmålere i lejemålene. BU besluttede at sløjfe alle udendørs aftapningshaner Status vedr. nedgravede affaldscontainere. Der arbejdes med at finde en løsning, som han holdes indenfor budgettet pt. er tilbuddene for høje, uagtet at opgaven trækkes ud som bygherreleverance. Oplæg til beslutning forventes at være klar til næste BU-møde. Orientering Der vil komme merudgifter ved helt anderledes indrettede badeværelser beboere som har ombygget via råderet, hvor tegninger ikke er projektet bekendt. Dels ekstra projektering, dels ekstraudgifter til entreprenøren. Beboere som fremlejer delvis (på lovlig vis, eller uden 3B s vidende), er forpligtet til at sørge for information til deres lejer og samtidig sørge for at nøgle til fremlejemålet udleveres til byggekontoret. Beboere som bor i fremleje kan ikke blive genhuset, da de teknisk set ikke er lejere hos 3B, men hos deres udlejer. Hvis byggesagen først får besked om fremleje, 6

7 når håndværkerne står og skal i gang, kan dette give forsinkelse, som kan fordyre byggesagen. Genhusning af 1-rumsboliger pågår. Der er stor samtidighedsfaktor, men kun 1- rumsboliger i etape 1. Øvrige beboere bliver - som tidligere besluttet - kun genhuset, hvis der foreligger speciallægeerklaring. Prøveboliger anvendes pt. til genhusning. Søren og Jacob repræsenterer BU på infomødet d og står for at stille vand og snacks frem. Driften sætter stole op i biografopsætning og stiller på plads. 3.2 Driften 3.3 Boligsociale herunder kommunikation 3.4 Beboerkoordinator 3.5 Beslutningslisten Ad Økonomi Blev ikke behandlet. Ad Tidsplan Behandlet under pkt. 3. Ad Kommende aktiviteter Afholdte og kommende aktiviteter i 2017: 3B Byg har indkaldt blok 1003 til 1004 til Informationsmøde d. 7. februar (Søren og Søren repræsenteret BU) og til infomøde d 7. marts. Ligeledes indkaldt til BUmøder til og med juni Der indkaldes desuden til infomøder på tirsdage i maj og juni (forventeligt 30. maj og 6. juni). Status Afholdte arrangementer Dato og kl Sted Afholdt Etape 1 Info-/Opstartsmøde Tirsdag d. 3. januar kl Hjortehuset Rækkehuse Følgende er ikke afholdt: Indkaldt Byggeudvalgsmøde 27 Tirsdag d. 28. februar kl Byggeskur Indkaldt Byggeudvalgsmøde 28 Tirsdag d. 28. marts kl Byggeskur 7

8 Indkaldt Byggeudvalgsmøde 29 Tirsdag d. 25. april kl Byggeskur Indkaldt Byggeudvalgsmøde 30 Tirsdag d. 23. maj kl Byggeskur Indkaldt Byggeudvalgsmøde 31 Tirsdag d. 20. juni kl Byggeskur Indkaldt/HH Etape 1 Info/opstartsmøde Tirsdag d. 7. februar kl Hjortehuset booket Etagehuse Indkaldt/ HH booket Etape 1 info/opstartsmøde Rækkehuset Tirsdag d. 7. marts kl Hjortehuset Ad Eventuelt Bilag: 8