Referat Dato:.15. januar BU Byggeudvalgsmøde nr.: 35

Transkript

1 24 Referat Dato:.15. januar 2018 BU Byggeudvalgsmøde nr.: 35 Mødedato 28. november 2017 kl. 17:00 til 19:30 Sted Det store mødelokale i skurbyen Sag 1018 Hjortegården fremtidssikring Emne Byggeudvalgsmøde nr. 35 Deltagere Iris Gausbo IG Hjortegården, Best.formand Susanne Andersen SA Hjortegården, Bestyrelsen Birgit Alting BA Hjortegården, Bestyrelsen Carsten Werner-Madsen CWM Hjortegården, Bestyrelsen Jacob Lysemose JL Hjortegården, Byggeudvalg Jonny Nielsen JN Hjortegården, Bestyrelsen Anne J.S. Andersen AJSA Hjortegården, Bestyrelsen Ekrem Nielsen EKN Wissenberg A/S, byggeleder Susanne Kühl (deltager pga. evaluering) SUKU 3B, projektchef Lone Jensen LOJE 3B, social beboerkoordinator, Britta Thomsen BRTH 3b, social beboerkoordinator Sven Herrmann SH 3B, driftschef Søren Christoffersen SC Hjortegården, Bestyrelsen Ref. Trine Baadsgaard Qvesel TBQV 3B, projektleder Jeyad Baig JEMB 3B, praktikant Afbud Charlie Ljungstrøm CL Hjortegården, Bestyrelsen Jytte Landsbo JYL Hjortegården, Byggeudvalget Daniel Majgren DM Hjortegården, Bestyrelsen Dagsorden 1.0 Velkommen / Nyheder 2.0 Godkendelse af forrige referat 3.0 Byggesagen Status på fremdrift og byggeplads. 4.0 Status på økonomi 5.0 Inputs fra driften 6.0 Inputs fra beboerkoordinatorerne 7.0 Emner til godkendelse 8.0 Emner til drøftelse 9.0 Emner til orientering fra projektledelsen 10.0 Afholdte og kommende møder og aktiviteter 11.0 Eventuelt Ad Velkommen / Nyheder

2 1.1 SUKU deltog delvis - vedr. punktet evaluering af beboerkoordineringen. Punkt 8.1. blev derfor behandlet først Gult kort-konceptet anvendtes på baggrund af god erfaring fra sidst. Hvis man har konkrete spørgsmål eller observationer fra byggepladsen eller eget område, skal BU-medlemmer sende disse til byg.hjortegaarden@3b.dk eller til TBQV, da det oftest er noget der kræver besigtigelse/opfølgning og alligevel ikke kan besvares på mødet. TBQV kan svare indenfor få dage og evt. have et svar med til næste møde, hvis det er relevant for hele BU. Hvis man fremsender observationerne nogle dage før BU-mødet, vil det som oftest være muligt at få svar på mødet, hvor TBQV lægger emnet ind under relevant punkt. Ad Godkendelse af forrige referat Ingen bemærkninger. Ad Byggesagen Status på fremdrift og byggeplads 3.1 Overordnet orientering om fremdrift på byggearbejder ved EKN jf. fremdriftsplanen bilag 1. Der orienteres pr. distrikt, da dette giver bedst overblik.. Distrikt 1: Opsamling på mangler pågår og forventes færdigt inden jul enkelte aftales til udførelse ved 1-års gennemgang. Distrikt 2: Her er nu mest aktivitet vedr, badeværelser og tage pågår. Distrikt 3: Tage pågår på 1014, samt gavle og trapper mellem blokke. 1015, tag bliver ikke færdigt inden jul pga. medarbejdermangel, men man er også mange måneder forud. Distrikt 4: Arbejde med tag på sidste blok opstartes efter nytår. BU påtalte, at der bliver skåret hul i plastafdækningen på opgangsvinduer. EKN får afklaret, hvem synderen er og får igangsat lukning af plasten igen. Der er udført bedre adgangsforhold til badevogne med hævet niveau på paller og metalnet der er skridsikkert. En gæst hos en beboer faldt tidligere på måneden, fordi en sko kom i klemme mellem to afdækningsplader. Disse plader er nu udskiftet jf. ovenfor. Status på udskiftning af gruppetavler i etageblokke fra blok (distrikt 1 og delvis 2). Opfølgning på tidsplan og uheldig situation med manglende el i flere boliger. Den tidsplan entreprenøren havde lagt vedr. montering af guppetavler i allerede renoverede boliger var meget stram og det gav nogle udfordringer, idet der skete fejl i nogle boliger herunder en blok hvor flere fik ødelagt frostvarer. Det var ikke en særlig køn proces og TBQV har fået redegørelse og beklagelse fra entreprenøren. Herunder var det tydeligt at det sjak som udførte ikke var instrueret grundigt vedr. proces for aflås- 2

3 ning af boliger, som de øvrige håndværkere på pladsen, og visse steder, har dette giver udfordringer. Entreprenøren har selv været rundt og håndteret en del kompensationer vedr. frostvarer og beklaget overfor beboerne. Fremover monteres gruppetavlen i forbindelse med de øvrige arbejder i boligen. 3.2 Orientering om byggeplads ved EKN. Byggepladsplanen - vedlagt som bilag 2 blev gennemgået Materialeteltet ved. blok 1004, mulighed for flytning? Aht. sikkerhed (tyveri) bliver teltet stående, da der er bedre opsyn i dagtimer pga. nærhed til skurby. Dette er det eneste der bliver stående i distrikt 1. Affaldscontainerplads til byggematerialer ved mulighed for flytning aht. at fordele gener for beboerne? Dette er undersøgt, men containerpladsen er stadig bedst placeret ved 1010 ifht. logistikken. Gennemgang af seneste runderingsliste fra byggepladsen. Dette blev udskudt til næste møde, hvor EKN fremviser nyeste liste. Ad Status på økonomi 4.1 Gentaget: Det er målet, at TBQV omkring årsskiftet kan vise en forenklet statusoversigt med data trukket fra budgetopfølgningen (det interne 3B økonomistyringsværktøj). Dette har afventet en total gennemgang af budgetopfølgningen, som ikke er afsluttet endnu. Der arbejdes hårdt på at få opdateret for fuldt overblik for BU. TBQV orienterede om, at byggesagen betaler for rigtig mange ulovlige installationer (opvaskemaskiner) i boligerne. Opvaskemaskine demonteres i forbindelse med adgang til installationer under bord til krybekælder, og byggesagens entreprenør må sætte en opvaskemaskine tilbage på en ulovlig installation. Dette belaster økonomien. BU udtrykte, at det er urimeligt at udgiften skal belaste øvrige beboere, og det blev besluttet at der skal omdeles en orienteringsskrivelse til de beboere som endnu ikke har fået renovereret, hvor det fremgår, hvordan en lovlig installation af opvaskemaskine ser ud (driften/sh sender Hjortegårdens gældende vejledninger i forbindelse med opsætning af opvaskemaskiner (1.5 B Opvaskemaskine) til TBQV som herefter formulerer et følgebrev til beboerne. Her skal der stå, at hvis installationen til opvaskemaskine er ulovlig, så sætter byggesagens håndværkere ikke opvaskemaskinen på plads. Ligeledes skal der henvises til at beboeren kan kontakte driften, såfremt de har spørgsmål til vejledningen ell. Oplæg til skrivelse fremlægges/godkendes på næste møde i januar. Ad Inputs fra driften 3

4 5.1 Status efter implementering af ny skraldeløsning. SH orienterede om at mange affaldslemme i opgange var blevet brudt op på trods af at de var limet fast. Dette har medført at der er smidt skrald ned i allerede desinficerede skakte. Byggesagen har opsat supplerende skilte på alle skakte i de opgange som har været ramt af hærværket. Alle beboere har fået omdelt mappe med vejledning til ny skraldeordning som er udarbejdet af Herlev kommune. I materialet er også henvist til, hvor nærmeste nedgravede affaldsø er beliggende. SH orienterede om en del opstartsvanskeligheder, hvor der blive smidt husholdningsaffald på ikke egnede steder herunder papirkurvene på parterresiden og i andre fraktioner, hvilket tiltrækker rotter. Afdelingen planlægger yderligere kampagne. SH kontakter Herlev Kommune, da flere beboere har oplevet at transportøren kører meget vildt ved afhentning. Ad Inputs fra beboerkoordinatorerne 6.1 Status fra LOJE/BRTH Status på anvendelse af soverummet ok belastning, ikke nødvendigt at indrette ekstra rum pt. Ad Emner til godkendelse 7.1 Særindretning af badeværelse. En beboer havde kontaktet 3B med ønske om en anden indretning end den gængse jf. den standard/type, der er aftalt. TBQV fremlagde sagen jf. beslutningsoplæg og BU fastholdt, at der ikke udføres specialindretninger under byggesagen. Ad Emner til drøftelse: 8.1 Evaluering af beboerkoordineringen v. SUKU. Rejseholdets arbejdsopgaver blev drøftet af byggeudvalget. Generelt ønskes fortsat uændret bred opgaveløsning og fortsat med fokus på kommunikation. Fokusområder indenfor den brede opgaveløsning er især opsøgende kontakt (særlig med fokus på udsatte beboere) samt opfølgning på indsats omkring job- og praktikpladser. Der efterspørges en mere tydelig forklaring på, hvorfor man må forvente ventetid på svar. Det skyldes jo, at nogle henvendelser er mere akutte end andre (lige som på skadestuen), hvilket er helt i orden, men kunne være tydeligere beskrevet. Desuden ønskes Lones og Brittas roller tydeligere beskrevet (formidlere), da flere beboere forventer, at de kan få svar med det samme, hvilket jo ikke er muligt, da Lone og Britta jo først skal kontakte baglandet for at få input. Det har givet anledning til frustration hos beboere, at de skulle vente på at få et svar. Konkret blev peget på følgende mulige indsatsområder: Autosvar på mailen, evt. sammen med varslinger og generelt på 4

5 byggesagens hjemmeside. Det blev aftalt, at Rejseholdet på Hjortegården evalueres igen om ca. 6 måneder. Ad Orientering fra projektledelsen 9.1 Orientering om 1-års gennemgang af landskabsarbejder ved prøveblok. Udsat til næste møde. 9.2 Orientering om tidsplan for 1-års tjek af prøveblokke status - bl.a. omfang af tilbagemeldinger fra beboerne. Beboerne i de to prøveblokke fik breve i november og havde et par uger til at melde tilbage. Af de 57 boliger, fik vi tilbagemelding fra 9 boliger indenfor fristen og tilføjede efterfølgende 3 boliger pga. øvrige henvendelser. 9 boliger gav adgang og 3 skal besigtiges i januar. Der er samlet op på punkterne og TBQV har drøftet med SH og beboerne før svar inden udgangen af januar. 9.3 Opsummering af konklusion vedr. arbejdsklausul (tilsendt pr. mail til BU fra SUKU 10.11). Faktureringen fra de tyske enkeltmandsfirmaer peger på at der er tale om reelle selvstændige. Herudover kan prisen for det fakturerede arbejde ikke karakteriseres som uforholdsmæssig lav, hvilket tillige taler imod, at der skulle være tale om falske selvstændige. Dermed er sagen med murerne lukket. 3B havde - i forbindelse med igangsætning af advokatundersøgelse af murerene - varslet E&P, at man ville gå videre med undersøgelse af andre underentreprenører efterfølgende. På baggrund af den første sag har E&P valgt at tilknytte eksternt firma (Veritas som Københavns Kommune også anvender til kontrol af arbejdsklausuler). Således påføres byggesagen ikke yderligere advokatomkostninger til kontrol, med mindre der findes forhold som evt. skal tjekkes hos 3B s advokat. 9.4 Slutbehandling efter lukning af gl. luftudtag mv. De beboere som indmelder manglende maling efter lukning af luftuftag og rørføring (rækkehuse) samt maling af tilstødende vægge og efter topskæring af væg mellem bad og værelse (etagehuse) på beboerlisten, får det svar, at det i sin tid er besluttet at dette arbejde skal udføres via vedligeholdelseskontoen for at beskytte huslejeniveauet. Det er uforholdsmæssigt dyrt at få udført malerreparationer over byggesagen pga. de mange ekstra omkostninger. Det er vigtigt at BU-medlemmer er loyale overfor denne beslutning, når de taler med beboere. 9.5 Vaskemiddel til gulve nyhed lagt op og tilføjet beboervejledning. Probat til klinker er udmærket og ikke dyrt produkt. Ved gentagen vask med Probat lukkes porrer i klinker og de er nemmere at holde rene) 5

6 9.6 Status vedr. udestående punkter i boliger som afventede uvildigt syn og skøn. Hhv. etageblokke og rækkehusblokke. Uvildigt syn og skøn er aflyst, da der er indgået aftaler om de udeståender der var ifht. at få vurderet tolerancer mv. (i de første rækkehusblokke, hvor der var anden underentreprenør på flisearbejdet.). 9.7 Bænk ved afdelingskontoret. BU melder tilbage, hvor de gerne vil have bænken placeret der skal udføres ny base, da den eksisterende måtte brydes op for fjernelse inden landskabsarbejder. 9.8 Afslutning af belægning ved Hjortehuset og stier. Udførelsen er jf. det godkende projekt dog er arbejdet omkring Hjortehuset og stenøen udført som ekstraarbejde. 9.9 Altanværn, øverste altaner en beboer havde indmeldt at der manglede afskærmning på altan, da glasparti på siden ikke var monteret. Dette blev der fulgt op på omgående. Det er ikke en generel fejl. Hvis der skal fast glas på siden af altanen, skal der ikke permanent værn på dette er godkendt af Kommunen. Så længe det faste glas ikke er monteret, skal entreprenøren afskærme midlertidigt enten ved midlertidigt værn eller ved total aflukning af altanen så beboeren ikke kan få adgang. Metoden er fri Dørstoppere på døre under stærekasser /tunneler i rækkehusområdet. Udsættes til næste gang Ampere på sikringer hhv. rækkehuse: I rækkehusene udføres med: 16A komfur 10A lys (det undersøges, om 13A kan tilkøbes uden beregning på baggrund af ændring jf. ændringen i etagehuse i givet fald udføres ikke tilbagerettet, men fra dato, hvor det er afklaret). 10A ventilation/vaskemaskine/tørretumbler Det er sådan de er udbudt baseret på eksisterende forhold. I etagehuse har vi tilkøbt; 16A komfur 13A lys 13A vaskemaskine/tørretumbler. (Ændret til 10A, da mange ældre maskiner ikke er kompatible med 13A og de to maskiner aldrig vil belaste mere end 10A) Aflåsning af boliger hvad gøres pt. for at forhindre og følge op på evt. 6

7 sager. Evt. sager om manglende aflåsning tages meget alvorligt af 3B og entreprenøren og der følges grundigt op på evt. sager som indberettes. Bortset fra tavleudskiftningen, hvor der kom nye folk på, som ikke var godt nok klædt på ifht. procedurerne, har der ikke været sager den seneste tid. IG, BTHO og TBQV holder morgenmøde med entreprenøren og primære håndværkere d. 7. december, hvor vi tager problematikken op sammen med andre punkter ang. kontakt med beboere. Der refereres fra dette møde næste gang Status vedr. KS materiale fra entreprenøren. Der har været gennemgang pr. fag og EKN forventer ikke at mangler i materialet er af en størrelse som vil give udfordringer ifht. byggeskadefonden Altanglasvægge: Status på økonomi i forbindelse med udskiftning forhandling afsluttet. udskydes igen til næste møde af hensyn til mødevarighed Opgørelse vedr. vandskade i aktivitetsklubben udskydes igen til næste møde af hensyn til mødevarighed. Ad Afholdte og kommende arrangementer 2017/2018 TBQV har booket de sidste galleriåbninger i outlook, og det skal sikres, at der min 1-2 BU-medlemmer kan være tilstede. Galleråbninger er også lagt i aktivitetslisten.. Infomøder. Hjortehuset er booket også i aktivitetslisten. Beboerne får invitation 3-4- uger før mødet. BU-møder er booket t.o.m. juni Ad Eventuelt Driften vil evt. gerne have/opbevare ekstra fliser/klinker til fremtidig brug (ved ødelagte fliser) og det skal aftales, hvor stort et parti de kan have stående inkl. budget.(udskydes til næste gang hvis SH er tilstede). BU og flere beboere har påtalt at der mangler barnevogns/rollatorramper på trapperne, og at disse var der før renoveringen. TBQV får afklaret, hvorfor der ikke længere monteres ramper (ud over cykelramper) som minimum på de trapper, hvor de var monteret før. Desuden har flere påtalt at cykelrampen ikke er god, fordi hjulene let smutter ud over kanten (kanter mangler). Status Indkaldte arrangementer rest Dato og kl Sted Afholdt Byggeudvalgsmøde 35 Tirsdag d. 28. nov. kl :30 Byggeskur Indkaldt Galleriåbning (blok ) Tirsdag d. 5. december kl Galleriet Indkaldt Galleriåbning (blok ) Torsdag d. 14.december kl Galleriet Aflyst Byggeudvalgsmøde 36 Tirsdag d.19. december 17-19:30 Byggeskur Invite- Etape 2-info/opstartsmøde Tirsdag d.12. december Hjortehuset 7

8 ret/indkaldt/ Rækkehuse kl booket Indkaldt (- beboere) Galleriåbning (blok ) Tirsdag d. 9. januar 2018 kl Galleriet Indkaldt Byggeudvalgsmøde 37 Tirsdag d. 16. januar kl :30 Byggeskur Indkaldt (- Galleriåbning (blok ) Onsdag d. 17. januar Galleriet beboere) kl Indkaldt/ Etape 2-info/opstartsmøde Tirsdag d.30. januar Hjortehuset booket Etagehuse kl Indkaldt/ Etape 2-info/opstartsmøde Tirsdag d.20. februar Hjortehuset booket ( - Rækkehuse kl beboere Indkaldt Byggeudvalgsmøde 38 Tirsdag d. 27- februar Byggeskur Indkaldt Byggeudvalgsmøde 39 Tirsdag d. 27. marts Byggeskur Indkaldt Byggeudvalgsmøde 40 Tirsdag d. 24. april Byggeskur Indkaldt Byggeudvalgsmøde 41 Tirsdag d. 22. maj Byggeskur Indkaldt Byggeudvalgsmøde 42 Tirsdag d. 19. juni Byggeskur Bilag Bilag _Fremdriftsplan Bilag _Byggepladsplan 8