Referat Dato: 21. september BU Byggeudvalgsmøde nr.: 44

Transkript

1 Referat Dato: 21. september 2018 BU Byggeudvalgsmøde nr.: 44 Mødedato 18. september 2018 kl. 17:00 til 19:00 Sted Sag 1018 Hjortegården fremtidssikring Emne Byggeudvalgsmøde nr. 44 Deltagere Iris Gausbo IG Hjortegården, Best.formand Susanne Andersen SA Hjortegården, Bestyrelsen Birgit Alting BA Hjortegården, Bestyrelsen Carsten Werner-Madsen CWM Hjortegården, Bestyrelsen Jacob Lysemose JL Hjortegården, Byggeudvalg Jonny Nielsen JN Hjortegården, Bestyrelsen Søren Christoffersen SC Hjortegården, Bestyrelsen Daniel Majgren DM Hjortegården, Bestyrelsen Charlie Ljungstrøm CL Hjortegården, Bestyrelsen Anne J.S. Andersen AJSA Hjortegården, Bestyrelsen Michael Jespersen JM Hjortegården, Byggeudvalg Diana Grønhøj DIGR 3B, ejendomskontoret Ref. Barbara Holm Jørgensen BAHJ 3B, projektleder Afbud Trine Baadsgaard Qvesel TBQV 3B, projektleder Ekrem Nielsen Sven Herrmann Britta Thomsen EKN SVHE BRTH Wissenberg A/S, byggeleder 3B, driftschef 3B, social beboerkoordinator Jytte Landsbo JYL Hjortegården, Byggeudvalget Lone Jensen LOJE 3B, social beboerkoordinator Dagsorden 1.0 Velkommen / Nyheder 2.0 Godkendelse af forrige referat 3.0 Byggesagen Status på fremdrift og byggeplads 4.0 Emner til godkendelse 5.0 Emner til orientering fra projektledelsen 6.0 Status på økonomi 7.0 Input fra driften 8.0 Input fra beboerkoordinatorerne 9.0 e og kommende møder og aktiviteter 10.0 Punkter til næste møde

2 11.0 Bilag Ad Velkommen / Nyheder BAHJ orienterede om, at der pt er renovering i gang i over 100 boliger på én gang, hvilket er flere end tidligere og dermed opleves et større pres på beboerkontoret og en længere svartid. Ad Godkendelse af forrige referat Referatet blev godkendt uden bemærkninger. Ad Byggesagen Status på fremdrift og byggeplads 3.1 ETAPE 1 E&P har færdigmeldt og afleveringsprocedure pågår. Mangler og udestående arbejder forventes færdig inden 1. oktober Mangler i boliger, hvor E&P, af den ene eller anden grund, ikke har opnået adgang, varsles til udbedring i oktober med frist for E&P senest d. 31. oktober Malmos er i gang med de sidste to blokke i etape 1 (blok ), og beplantning udføres oktober For Malmos vedkommende færdiggøres etape 1 senest oktober ETAPE 2 Rækkehuse, badeværelser Følger tidsplanen. Afsluttes inden jul. Mangelafhjælpning udføres efter jul. Rækkehuse, tage inkl. ventilationsanlæg Følger tidsplanen. Afsluttes inden jul. Mangelafhjælpning udføres efter jul. Rækkehuse, hoveddøre Følger afslutning af badeværelser. Forventes afsluttet efter januar/febr Etagehuse, badeværelser Følger tidsplanen. Sidste badeværelser forventes færdige medio jan Etagehuse, parterrelokaler Opretning af parterrelokaler følger færdiggørelse af badeværelser. Forventes færdige marts

3 Etagehuse, trappefacader Udskiftning af trappefacader følger badeværelsesrenoveringen. Forventes færdige marts Etagehuse, tage Alle tage på etagehuse er afsluttet. Mangler afhjælpes løbende. Etagehuse, gavlisolering Gavlisolering er afsluttet. Mangler afhjælpes løbende. Etagehuse, parterrefacader Parterrefacader er afsluttet. Mangler afhjælpes løbende. Etagehuse, altaner Altaner er afsluttet. Mangler afhjælpes løbende i fbm badeværelsesrenoveringen. Landskabsarbejder Følger tidsplanen. Retablering af parterrestier og forarealer følger badeværelsessagen. Etape 2 afsluttes oktober 2019 inkl. beplantning. Bilag Bilag og Der vil blive omdelt kopier på mødet. OBS på at bilag ikke er af d.d. og derfor ikke 100 % retvisende i forhold til status på fremdriften. Ad Emner til godkendelse 4.1 Ingen Ad Emner til orientering fra projektledelsen 5.1 Miljøstation Det forventes, at Malmos starter etableringen af den nye miljøstation på hjørnet af Dildhaven og Ettehavevej d. 1. oktober Driften sørger derfor for at fjerne komprimator, samt diverse genstande fra område inden da. Byggeudvalget tog orienteringen til efterretning. 5.2 Brandsikring ml. etageadskillelser BU har spurgt til brandsikring i skakte, herunder hvordan det er udført rent byggeteknisk, samt stillet spørgsmålstegn ved om brandsikringen i en konkret bolig er udført korrekt. 3B/Byg har bedt rådgiver tjekke udførelsen i den konkrete bolig. Tilbagemelding fra rådgiver afventer. 3

4 3B/Byg har bedt rådgiver om en uddybende forklaring på hvordan brandsikringen mellem etagerne ved rørgennemføringer er udført. Det er noteret, at BU ønsker besigtigelse af brandsikring sammen med rådgiver. I første omgang afventes skriftlig tilbagemelding fra rådgiver. Der er naturligvis ingen tvivl om, at brandsikring skal være lavet korrekt i alle boliger og hvis der viser sig at være fejl/mangel i den konkrete bolig, igangsætter 3B/Byg et mere generelt tjek. Byggeudvalget tog orienteringen til efterretning, herunder at tilbagemelding fra rådgiver afventes før yderligere tiltag vedr. besigtigelse el. lign. aftales, se mere under 5.5. ventilation. 5.3 Varslinger 3B/Byg har indskærpet overfor E&P, at mængden af fejl i varslinger skal nedbringes. Her er tale om forkerte faktuelle oplysninger om adresser, badevognsplacering mv., samt varslinger om mangeludbedring uden, at håndværkere dukker op de varslede dage. Ved behov for mangeludbedring i boliger, hvor den varslede renoveringsperiode er udløbet, varsles beboerne med hhv. 14 og 3 dage en ny periode, hvorunder manglerne vil blive udført. Det er desværre ikke muligt med 100 % sikkerhed, at detailplanlægge hvilke dage inden for perioden, at de enkelte mangler i de enkelte boliger vil blive udført. 3B/Byg har indskærpet overfor E&P, at den varslede periode for mangeludbedring skal være så kort som mulig. Byggeudvalget tog orienteringen til efterretning. 5.4 Ulåste døre og vinduer Byggesagen får fortsat henvendelser med jævne mellemrum fra beboere, der oplever at komme hjem til en bolig uden håndværkere, men efterladt med åbne/ulåste døre/vinduer. Det er naturligvis utrygt for beboerne og ikke acceptabelt på nogen måde. 3B/Byg har lavet en opgørelse over antallet af registrerede episoder fra maj til nu. Den viser 17 episoder på knap 4 måneder, altså flere end 4 episoder pr. måned eller ca. 1 om ugen. På baggrund af den statistik har E&P øget antallet af runderinger ved vagtselskabet således, at der foretages yderligere låserundering kl og kl ud over runderingen kl. 16. En del af episoderne skyldes også manglende manuel betjening fra håndværkeres side af Bekey i boliger uden smæklåse. E&P sørger for at alle håndværkere er opmærksomme på dette. Byggeudvalget tog orienteringen til efterretning. 5.5 Ventilation og elforbrug opfølgning 3B/Byg har reklameret til E&P over formodet sammenhæng mellem ven- 4

5 tilationsanlæg og ekstraordinært højt strømforbrug i 2 konkrete boliger. Leverandøren af ventilationsanlæggene, Intervent, har udført målinger på strømforbrug i de 2 boliger. Målingerne forventes endeligt afsluttet i denne uge. Konklusionen fra Intervent er en defekt varmeflade på ventilationsanlæg i den ene bolig. Denne er udskiftet. 3B udbetaler beboer godtgørelse. I den anden bolig har anlægget iflg. målingerne et normalt strømforbrug og reklamation er afvist fra E&P s side. Her er ikke foretaget yderligere. Intervent oplyser, at hvis der ændres i indstillingerne for ventilationsanlægget i displayet i boligen (som det er konstateret er sket i de 2 nævnte boliger) er konsekvensen, at anlæggets strømforbrug kan stige og indeklimaet kan forringes. Intervent opfordrer derfor til, at der ikke ændres i indstillinger ud over temperaturindstillinger. Ved henvendelser fra beboere i afleverede boliger om fejl ved ventilationsanlæg, højt strømforbrug eller lign. vil driften fremover kontrollere om indstillinger er ændret og i så fald, i første omgang, tilbageføre disse til ved indreguleringspunktet. Hvis der fortsat konstateres fejl eller andet reklameres til E&P. Dette er for at undgå udgift for tilkald af ventilationsfirma for blot at tilbageføre indstillinger. Eventuelle sanktioner ifm. afbrudte ventilationsanlæg, løbende tjek af indstillinger, løbende servicetjek af anlæg, filterskift og lign. håndteres af afdelingen selv, herunder af driften. Info om ventilationsanlæg er lagt på hjemmesiderne. Opsætning af klistermærker på alle ventilationsanlæg om ikke at slukke for anlægget pågår. På baggrund af orienteringen var der enighed i byggeudvalget om, at indstillingsmulighederne for ventilationsanlægget i rækkehusene ønskes låst, således at det kun er muligt for beboerne at justere på temperaturen. BAHJ oplyste, at dette iflg. Intervent er muligt. Før låsning af indstillingsmuligheder i den enkelte bolig skal det sikres, at indstillinger er sat som ved indregulering af anlægget. Det blev aftalt, at 3B/Byg undersøger låsning af indstillingsdisplay nærmere. Byggeudvalget efterspurgte mere information ud til beboerne om bl.a. ventilationsanlæg, men også om byggesagen generelt. Det blev aftalt, at bestyrelsen indsamler spørgsmål fra beboerne og sender disse til BAHJ, således, at et infomøde for beboerne kan tilrettelægges omkring dét, der er behov for svar på. Byggeudvalget ønskede infomødet afholdt før jul, samt at repræsentanter fra rådgiverteamet deltager i mødet. BAHJ undersøger om der er monteret ekstra varmeflade i ventilationsanlæg, som ikke fremgår af datablad og dermed retningslinjer for anlæggets 5

6 strømforbrug. 5.6 Eftersyn af byggeriet Byggeriet med Fremtidssikring af Hjortegården vil blive besigtiget og kontrolleret ved en række eftersyn, der foretages hhv. 1, 3 og 5 år efter byggeriet er afleveret af entreprenøren til Hjortegården ved 3B. Eftersynene har 2 overordnede formål: - at sikre, at eventuelle fejl/mangler, som først kommer til syne over tid, bliver udbedret. En del af den, med entreprenørerne, aftalte pris for byggeriet tilbageholdes dermed indtil 5 år efter aflevering, så entreprenørerne først efter gennemgang og udbedring af de fejl/mangler, der er registreret, får det sidste, af den aftalte pris, udbetalt - at sikre at byggeriet er omfattet af Byggeskadefondens dækning, således at eventuelle skader kan blive udbedret med midler fra fonden Fremtidssikring af Hjortegården er delt i 2 etaper med selvstændig aflevering for hver etape og for hver af de 2 entreprenører, E&P og Malmos. I praksis overdrages badeværelser dog løbende til beboerne og driften som de bliver færdige, men i forhold til kontraktmæssige forhold hører de med under de 2 etapeafleveringer med E&P. For hver etape er der dermed også hver sine eftersyn af byggeriet. Forud for disse eftersyn får beboerne mulighed for at udfylde liste over de eventuelle fejl/mangler, som de måtte have opdaget siden aflevering. Ud over byggesagens eftersyn, og forud for disse, afholder Byggeskadefonden deres egne eftersyn af byggeriet. Byggeskadefondens eftersyn foretages som en stikprøvekontrol af de forskellige bygningsdele, herunder badeværelser. Det er dermed ikke alle badeværelser, som vil blive besigtiget og kontrolleret ved eftersynet. Byggeskadefondens eftersyn foretages af en bygningssagkyndig rådgiver, som Byggeskadefonden selv rekvirerer. Ved eftersynene vurderes bygningernes tilstand og eventuelle skader registreres i en rapport, som indgår i 3B s eftersyn af byggeriet, herunder 1 års eftersynet, som foretages af byggesagens rådgiver. Af nedenstående ses hvornår de enkelte eftersyn forventes afholdt. Etape 1 Entrepriser ved E&P, etape 1, er afleveret d års eftersyn ved Byggeskadefonden ca. forår års eftersyn ved byggesagens rådgiver ca. juli års eftersyn ved 3B ca. juli års eftersyn ved 3B ca. juli 2023 Entreprise ved Malmos, etape 1, forventes afleveret d dvs. - 1 års eftersyn ved Byggeskadefonden ca. forår års eftersyn ved byggesagens rådgiver ca. oktober

7 - 3 års eftersyn ved 3B ca. juli års eftersyn ved 3B ca. juli 2023 Etape 2 Entrepriser ved E&P, etape 2, forventes afleveret d dvs. - 1 års eftersyn ved Byggeskadefonden ca. januar års eftersyn ved byggesagens rådgiver ca. april års eftersyn ved 3B ca. januar års eftersyn ved 3B ca. januar 2024 Entreprise ved Malmos, etape 2, forventes afleveret d dvs. - 1 års eftersyn ved Byggeskadefonden ca. januar års eftersyn ved byggesagens rådgiver ca. oktober års eftersyn ved 3B ca. januar års eftersyn ved 3B ca. januar 2024 Om Byggeskadefonden Byggeskadefonden kan yde støtte til udbedring af skader, der kan relateres til renoveringen. Renoveringer af almene boligafdelinger, der støttes af Landsbyggefonden eller kommunen, er obligatorisk omfattet af Byggeskadefonden. Om entrepriserne Byggesagen er delt i 3 storentrepriser hhv.: Storentreprise 1 for badeværelser (SE1) ved Enemærke og Petersen Storentreprise 2 for tag og facader (SE2) ved Enemærke og Petersen Storentrepriser3 for udearealer (SE3) ved Malmos Teksten fra afsnittet Eftersyn af byggeriet lægges på hhv. byggesagens og afdelingens hjemmesider. Byggeudvalget bad om, at det tydeliggøres, at eftersyn kun foretages stikprøvevis inden informationen lægges på hjemmesiderne. Ad Status på økonomi 6.1 Byggeregnskab Status på byggeledelsens byggeregnskab er, bygherres restbudget er overskredet med i alt ca. 12,6 mio. kr. inkl. moms, svarende til 1,9 % af skema B budgettet på 649,6 mio. kr. inkl. moms. Arbejdet pågår med at samordne 3Bs budgetopfølgningsmodel, som er opdelt i støttearter med byggeledelsens byggeregnskab, som er opdelt efter entreprisekontrakterne og tidsplanen. 6.2 Ekstrakrav Der er indgået forlig med EogP om de større aftalesedler vedr. vådrums- 7

8 fuger, skærearbejde og arbejdsstop pga. dødsfald. Der forventes indgået forlig med rådgiver vedr. ekstra honorarkrav. Byggeudvalget tog orienteringen til efterretning og efterspurgte forligsbeløb. Ad Input fra driften Ingen emner modtaget. Ad Input fra beboerkoordinatorerne Ingen emner modtaget. Ad e og kommende arrangementer 2018 Status Indkaldte arrangementer 2018 Dato og kl Sted Galleriåbning (blok ) Tirsdag d. 9. jan kl Galleriet Byggeudvalgsmøde 37 Tirsdag d. 16. januar kl :30 Byggeskur Galleriåbning (blok ) Onsdag d. 17. januar kl Galleriet Tirsdag d.30. januar Etagehuse kl Tirsdag d. 20. februar Rækkehuse kl Tirsdag d. 10. april Rækkehuse kl Byggeudvalgsmøde 38 Tirsdag d. 27. februar 2018 Byggeskur Aflyst Byggeudvalgsmøde 39 Tirsdag d. 27. marts 2018 Byggeskur Aflyst Byggeudvalgsmøde 40 Tirsdag d. 24. april 2018 Byggeskur Byggeudvalgsmøde 41 Tirsdag d. 22. maj 2018 Byggeskur Tirsdag d. 29. maj 2018 Etageblokke Tirsdag d. 12. juni 2018 Rækkehuse Byggeudvalgsmøde 42 Tirsdag d. 19. juni 2018 Byggeudvalgsmøde 43 Tirsdag d. 21. august 2018 Indkaldt Byggeudvalgsmøde 44 Tirsdag d. 18. september 2018 Indkaldt Byggeudvalgsmøde 45 Tirsdag d. 23. oktober 2018 Indkaldt Byggeudvalgsmøde 46 Tirsdag d. 20. november 2018 Indkaldt Byggeudvalgsmøde 47 Tirsdag d. 11. december 2018 Ad Punkter til næste møde 8

9 Ad Bilag 9