REFERAT Dato: 6. marts BU Byggeudvalgsmøde nr.: 27

Transkript

1 REFERAT Dato: 6. marts 2017 BU Byggeudvalgsmøde nr.: 27 Mødedato 28. februar 2017 Sted Det store mødelokale i skurbyen Sag 1018 Hjortegården fremtidssikring Emne Byggeudvalgsmøde nr. 27 Tilstede Carsten Werner-Madsen CWM Hjortegården, Bestyrelsen Marie Krøgh Westh MKW 3B, Boligsocial medarbejder Sven Hermann (deltog delvis) SH 3B, driftschef Søren Christoffersen SC Hjortegården, Bestyrelsen Susanne Andersen SA Hjortegården, Bestyrelsen Charlie Ljungstrøm CL Hjortegården, Bestyrelsen Daniel Majgren DM Hjortegården, Bestyrelsen Birgit Alting BA Hjortegården, Bestyrelsen Jacob Lysemose JL Hjortegården, Byggeudvalget Jonny Nielsen JN Hjortegården, Byggeudvalget Ekrem Nielsen EKN Wissenberg A/S Mette Thiberg (deltog delvis) MTHI 3B, byggechef Ref. Trine Baadsgaard Qvesel TBQV 3B, projektleder Afbud Helle Dalsgaard HD 3B, Boligsocial medarbejder Iris Gausbo IG Hjortegården, Bestyrelsesformand Jytte Landsbo JYL Hjortegården, Bestyrelsen Hildur Hansen HH Vandkunsten A/S Thomas Nybo Rasmussen TNR Vandkunsten A/S Martin E. Andersen MEA Vandkunsten A/S Dagsorden 1.0 Velkommen / Nyheder 2.0 Godkendelse af forrige referat 3.0 Byggesagen Status fra Driften, Boligsociale, Beboerkoordinator mm. 4.0 Økonomi 5.0 Tidsplan 6.0 Kommende aktiviteter 7.0 Eventuelt

2 Ad Velkommen / Nyheder Jonny Nielsen (JN) er nyt medlem af byggeudvalget fra d.d. Byggechef i 3B, Mette Thiberg, havde bedt om at deltage for at fortælle om den fremadrettede strategi for beboerkoordinering / den sociale indsats. Indlægget er vedlagt referatet som bilag. BU ser frem til at der findes en løsning på bemandingen, når MKW og HD s projektansættelser udløber Der er behov for 2 fuldtidsstillinger. BU spurgte til status på oprettelse af elevpladser og lommepengejobs. Der følges op på dette. Ad Godkendelse af forrige referat Godkendt uden bemærkninger Ad Byggesagen Status fra Driften, Boligsociale, Beboerkoordinator mm. 3.0 Aktindsigt: MKW lægger beskrivelsen vedr. BU s rolle og mandat som blev godkendt på forrige møde på hjemmesiden. (Er sket inden udsendelsen af dette referat). Beboervejledning: TBQV har indkaldt til møde vedr. færdiggørelsen af beboervejledningen i uge 9 rådgiver og 3B medarbejdere deltager. Efterskrift: Beboervejledning forventes klar til BU og driftens gennemgang i uge 12. Begge parter får én uge til at kommentere, da vi gerne vil have vejledningen klar til omdeling til beboerne i forbindelse med ibrugtagning af badeværelser hurtigst muligt. BU skal have vejledning til gennemsyn inden det bliver offentliggjort. Gennemsyn foregår parallelt med at Driften kommenterer. Fristen bliver maks.1 uge. Afleveringsproces, ibrugtagning af badeværelser, beboerlister: TBQV orienterede om, og fremviste den beboerliste som vedlægges ibrugtagningsbrevet fra E&P. Proces: Når E&P har foretaget slutkontrol af deres underentreprenører, lægger de et brev om at beboeren kan ibrugtage deres badeværelse, men at der de kommende 7 arbejdsdage vil foregå gennemgang med rådgiverne og efterfølgende mangeludbedring, hvis sådanne skulle forekomme. Denne tidlige ibrugtagning er besluttet, da beboerne alligevel ibrugtager badeværelserne, så snart de kan se mulighed herfor. Beboeren opfodres parallelt men mangelgennemgang og opfølgning til at skrive deres kommentarer ind på listen, så der kan følges op på disse. Derfor kan der være overlap mellem de mangler som rådgiver finder og beboernes kommentarer, men i disse tilfælde vil rådgiver markere kommentaren som udbedres i svaret til beboeren. Vi tager beboerkommentarer parallelt med mangeludbedringsprocessen for ikke at trække mangelprocessen ud for alle parter. Efter de 7 dage foretager rådgiver stikprøvekontroller af mangeludbedringen og herefter overdrages der opgangsvist til driften. Listen, som beboeren skriver i, vil følge processen til beboeren har fået svar. Det er rådgiver som vurderer beboerens kommentarer med 4 kategorier: Udbedres nu, Udbedres ved 1-års gennemgang, Udbedres ikke, beboere hæfter ikke og Vedrører ikke bygge- 2

3 sagen, og TBQV sørger for at svar, indskrevet i skemaet, formidles til beboeren. Ugeplaner: Det blev drøftet, om der kan gøres mere for at gøre beboerne opmærksomme på ugeplanerne, da man kan se på henvendelser og klager, at beboerne ikke følger med i disse planer, som opdateres ugentligt. Ligeledes blev det drøftet, om man kan gøre mere reklame for infomøderne, da deltagerantallet er kritisk lavt. Sidst deltog kun 9 beboere. Beboerne inviteres via omdelt brev fra 3B. Hjemmesiden er under opdatering, så den passer bedre til udførelsesfasen hermed lægges de væsentligste emner som ugeplaner, info om varslinger, info om rydning af lejligheder og oversigtskort op på forsiden. Dette er sket i uge 9. BU reklamerer for infomøder og ugeplaner, hvis de eks. ser indlæg på Facebook eller lign. Det blev drøftet, om en simpel standardtidslinje for bad/ventilation i rækkehuse og bad i etageblokke kunne give beboerne bedre overblik. TBQV ser på muligheden for at få en sådan vist på hjemmesiden. Dette drøftes på varslingsmøde med E&P (forv. i uge 11). Efterskrift: Ved en fejl var de nyeste ugeplaner for rækkehuse ikke blevet uploadet på hjemmesiden i uge 9. Dette er meldt til E&P som beklager. Rydninger: Beboerne rydder ikke som aftalt og det koster byggesagen mange penge at få udført. Hvis det fortsætter på samme niveau som nu, kan udgiften komme op på en mio. inden byggesagen er færdig. Der skal findes midler til dette ved besparelser, eller anden løsning. Beboere som har særlige behov bliver allerede tidligt opfordret til at tage fat i beboerkoordinatorerne, så dem bliver der taget hånd om. Det er mange af de øvrige beboere, som ikke gør som aftalt. Det blev drøftet, om lommepengejobs kan håndtere, men det kan de ikke, da de ikke må bære på tunge ting, og der er forskellige forhold vedr. ansvar/forsikring, som gør det problematisk. BU besluttede at det skal undersøges, om det er muligt at lade den enkelte beboer betale for manglende rydning. TBQV følger op og afklarer. Efterskrift: I uge 9 meddeler byggeledelsen at det pt. er op imod 80 % som ikke har ryddet, når håndværkerne skal i gang. Der har desuden været eksempler op at beboere har sendt håndværkerne hjem, fordi beboerne ikke mente at arbejdet der blev udført var jf. aftale. TBQV orienterede BU, om at entreprenøren har fået besked om, at kun TBQV/EKN kan sende håndværkere ud af en bolig. I givet fald må de bede beboeren kontakte TBQV, da stop af arbejde kan koste sagen dyrt i længden. Asbest: Nogle beboere er bekymrede for asbest. Der er intet asbest i det støv der er i arbejdsområder eller gangarealer. Mht. ventilation fra tagrum: Der er ingen fare for asbest ifm. ventilationshuller op til tagrum. Tagplader er uden asbest. Mht. badeværelser: Der udføres asbestsanering under forsegling af arbejdsområder. Arbejdstilsynet var på besøg fredag den 17.februar 2017 for at gennemgå processen med asbestsanering i baderum, og havde ingen bemærkninger til de valgte processer/løsninger. Der var ros til håndværkerne fra Arbejdstilsynets side. 3

4 3.1 Rådgiver/byggeledelse: Orientering om status på arbejder og byggeplads ved EKN: Der er lige nu lukket i passagen mellem 1001 og Der blev spurgt til mellemgange/passager i Melissahaven og status for hvornår man kan bruge passager igen. EKN svarede, at så længe der arbejdes med lift, er der lukket for adgang (sikkerhed). Der arbejdes ca. 3 uger pr. gavl fra lift. Parterrestier er nu under genetablering ved og færdige om ca. 4 mdr. Stilladsarbejde inddrager nu - som varslet - mange p-pladser i rækkehusområderne lidt spredt. Der arbejdes med forbedring af skiltningen. Hvis der kun er et par pladser ledige på den enkelte p-plads, kan løsningen være at spærre helt af, da beboerne kan have svært ved at manøvrere, ligesom der er risiko for skader på bilerne. Tagrenovering er et par mdr. foran, mens badeværelser følger planen. Arbejder i rækkehuse er 4 uger bagud oprindelig plan, men dette forventes indhentet ved mere bemanding. Plan for dette varsles af entreprenøren. Forsinkelsen skyldes bl.a. vanskelige arbejdsforhold i krybekældre, hvor der desuden er udfordringer med udskiftning af rør, da el-kabling flere steder er viklet omkring rør. Ugeplaner er fuldt opdateret. De sidste altaner mangler at blive sat op på 1004 og 1006 er igangsat. Der arbejdes med landskabsarbejder og køreveje vedr og Parterrefacader pågår i Trappefacader på etageblokke opstartes fra 18. april. I 1001 og herefter følger blok for blok. Status på oprydningsstandard jf. kommentar på forrige møde - ved EKN. Der er sat ekstra fokus på oprydning blandt håndværkerne bl.a. med en særlig indsats hver fredag. Der følges op på oprydning på hvert byggemøde. Køreveje: I forbindelse med badeværelsesrenoveringen i rækkehusboliger i , har man behov for at køre tunge materialer (og bortskaffe affald) så tæt som muligt på hoveddøre. Bilag A viser, hvordan man placerer køreveje/adgang. Der er behov for planering af terræn samt evt. bundopbygning, tværs igennem gårdmiljøet for at kørepladerne kan lægges ordentligt. Køreveje ind til rækkehuse er ekstraarbejde, og det er en problemstilling vi kommer til at støde på flere gange i løbet af projektet. EKN forklarede bilag og orienterer fremadrettet inden næste klynge af rækkehuse. Altanløsning vedr. blok (etape 2), hvor øverste altaner er konstrueret anderledes end øvrige altaner. Projekt/budget for disse altaner var ikke modtaget fra rådgiver og gennemgås derfor først på næste møde. Sne og is: Der var i forbindelse med tøvejr efter frostperioden i forrige uge - problemer med nedfaldende is/sne på parterresiden på 1004 og 1005 (prøveblok). Byggesagen varetog fjernelse på begge blokke. 4

5 Fremadrettet under byggesagen får vi sat net op på parterresiden, hvis der er risiko for nedfaldende is. En blok er overgået til driften, når både tag, gavle, altaner og parterrefacader er afsluttede/overdraget til driften på den givne blok, og driften har herefter ansvaret for sne og is på tage. Nedfaldende is kan blive en udfordring fremover dette må SH have beredskab til at håndtere. Man kan fremadrettet, når der ikke pågår byggeri, spærre den ene facadeside af pga. nedfaldende is. Dette er ikke muligt under byggesagen pga. køreveje mv. Is og sne kan fremover fjernes med speciallift eller der kan opsættes net. Ændret indretning af brusekabiner i visse badeværelsestyper i rækkehuse. BU blev særskilt orienteret om dette via mail d Breve om ændringen er omdelt til beboerne d Det vedrører badtype 6, 14 og 14s og 11/11s. Problematikken blev gennemgået igen. BU spurgte ind til muligheden for at få flyttet unidrain et til samme vægside som armaturet i de berørte badtyper. TBQV undersøger hos rådgiver, hvorfor man ikke gør dette. Svar følger på næste møde. Håndklædetørrer anden type i en enkelt badeværelsestype i rækkehuse: 5 har valgt og får en anden type til samme lejestigning informeres særskilt. Fremadrettet får beboerne i den givne badtype besked om, at de i givet fald vi få en anden type aht. pladsen (der indhentes pt. tilbud på den alternative type). Altanglasvægge (fejlleverancen) Det har vist sig, at der - modsat fremlagt på forrige møde - er et økonomisk mellemværende med en underleverandør. Sagen er nu anmeldt til projektansvarsforsikring. Der blev afholdt besigtigelse med taksator d. 21.februar, og svar afventes. Punktet gentages på næste møde. Vandskade i aktivitetsklubben, status: Skaden er meldt til forsikringen og der findes en løsning så der kan afholdes MGP d På næste møde drøftes muligheden for at dele udgiften mellem byggesag og afdelingen, så byggesagen dækker udbedring af skade og tæppe i det område der er skadet. Der er blevet leveret tæppefliser til hele rummet. Badevogne: Status vedr. opstilling af HC-badevogne, EKN. HC vogn vil være på plads, når der er behov for den. Træer i prøveområdet De 19 træer som er plantet ved prøveblokke skal fjernes og erstattes med buske, som aftalt ved evalueringen. Det blev besluttet ikke at kassere træerne, men at flytte dem til bagsiden af rækkehusklyngen (mod den store vej). Dette kan indeholdes i landskabsprojektets økonomi. Weekendarbejde For et par uger siden spurgte E&P om torsdagen, om lørdagsarbejde ifm. opstilling af stil- 5

6 ladser (larmende) kunne accepteres den kommende lørdag. Man var lidt bagud pga. vejrlig og kunne bruge en ekstra dag. TBQV afviste, da den slags skal tages op i BU det ville være svært at varsle med så kort frist og der ville være støj fra Pga. tidspres på mødet, nåede man ikke at drøfte ordentligt og tage beslutning, men BU overvejer muligheden til næste møde, hvor punktet drøftes nærmere. 3.2 Driften SH orienterede om, at han har været hos Herlev Kommune og drøfte affaldsløsning. Økonomien ifht. driften hænger sammen uanset at der i første omgang kun etableres nedgravede beholdere ved blokkene. SH vil arbejde for nedgravet løsning i rækkehusområderne, men dette vil være udenfor byggesagens økonomi. Sorteringen virker ved prøveblokken. Man ligger på niveau eller højere end sammenlignelige områder. 3.3 Boligsociale herunder kommunikation 3.4 Beboerkoordinator MKW prioriterer i den kommende tid at få hjemmesiden opdateret. Åbningstider i galleriet ifm. bad og altantilvalg for blok og 1042.: Mandag d kl , Susanne og Marie er til stede Tirsdag d kl , Daniel/Søren er til stede. Torsdag d kl Birgit og Marie er til stede. Tider lægges på hjemmesiden. OBS. Der er ikke adgang til prøveboliger, da disse nu anvendes til genhusning pga. stort genhusningspres. Ad Økonomi Der er pt. merudgifter i rækkehuse, hvor beboere har etableret overskabe helt eller næsten til loft, således at der ikke som standard er plads til rørføring. Det afklares pt., hvordan dette løses rent økonomisk med den enkelte beboer. Hvis beboer har tilladelse til ændringen kunne de kompenseres ved nye standardskabe eller et beløb. BU gjorde opmærksom på at nogle beboere kunne være i gråzone, da tidligere beboere har monteret skabe. Her må man kompensere. TBQV afklarer muligheder og orienterer på næste møde. Indtil da løser vi fra sag til sag. TBQV orienterede om, at man fremover i 3- måneders-varsling til rækkehuse vil orientere om problematikken og bede den enkelte beboer vende tilbage, hvis de har ekstra høje vægskabe i køkkenet. Ligeledes ser man lige nu ekstraudgifter til mange nye armaturer til køkkenvaske, da de desværre er ældede og ikke tåler de- eller genmontering. Status vedr. bygherreleverancer. Det er tidligere varslet, at ledningsgrave (option) forventeligt vil udgå, for at få økonomien vedr. optioner til at hænge sammen pga. ekstrakrav der er tilkommet. Det bliver nok nødvendigt, bl.a. for at få råd til den nødvendige ADK på hoveddøre i blokkene samt en acceptabel løsning vedr. nedgravede containere ved blokkene. SH har efter møde med Herlev Kommune mundtligt bekræftet, at engangsvederlaget på 1100 pr. husstand vil indgå i byggesagens budget. 6

7 Ad Tidsplan Behandlet under 3.1. Ad Kommende aktiviteter Afholdte og kommende aktiviteter i 2017: er indkaldt til infomøde d 7. marts. Carsten, Sanne og Daniel meldte sig som repr. for BU og står for at stille postevand og småkager frem. Driften opstiller stole i biografopsætning og stiller på plads Ligeledes indkaldt til BU-møder til og med juni Status Afholdte arrangementer Dato og kl Sted Etape 1 Info-/Opstartsmøde Rækkehuse Følgende er ikke afholdt: Tirsdag d. 3. januar kl Afholdt Byggeudvalgsmøde 27 Tirsdag d. 28. februar kl Byggeskur Indkaldt Byggeudvalgsmøde 28 Tirsdag d. 28. marts kl Byggeskur Indkaldt Byggeudvalgsmøde 29 Tirsdag d. 25. april kl Byggeskur Indkaldt Byggeudvalgsmøde 30 Tirsdag d. 23. maj kl Byggeskur Indkaldt Byggeudvalgsmøde 31 Tirsdag d. 20. juni kl Byggeskur Afholdt Etape 1 Info/opstartsmøde Tirsdag d. 7. februar kl Etagehuse Indkaldt/ HH Etape 1 info/opstartsmøde Tirsdag d. 7. marts kl booket Rækkehuset Ej indkaldt/ Etape 1-info/opstartsmøde Tirsdag d.30. maj kl HH booket Etagehuse og 1043 Ej indkaldt/ Etape 1 Info/opstartsmøde Tirsdag d. 6. eller 13. juni kl HH booket Ad 7.0 Rækkehuse Eventuelt JN havde medbragt en lang liste med spørgsmål til de valgte løsninger. Det var ikke muligt at nå at gennemgå punkterne på mødet. TBQV har efterfølgende modtaget mail med spørgsmål, og punkterne tages op på det kommende møde. Mange punkter vedrører beslutninger som er taget tidligere i projektet, og løsninger som er godkendt ifm. prøveforløbet. CWM har efter mødet bedt TBQV undersøge, om indbyggede spots i prøvelejligheder er som de skal være. Iflg. CWM kommer mange til ejendomskontoret for at få skiftet lyskilde, og spots bør have lang holdbarhed. TBQV følger op. Bilag: _3B_ Rejseholdskoncept_Hjortegården _HJG_BU_Bilag A, kørselsveje blok