Bilag 1 Referat af bestyrelsesmøde på Støvring Gymnasium d. 23. marts 2015 kl. 16.00 ca. 17.30. Deltagere: Kirsten Ravn Bundgaard, Peter Hansen, Susan Vonsild, Rune Carstensen, Steen Madsen, Emina Bodil Qvist-Jensen, Adam Dam, Jens Nielsen, Jytte Merete Knudsen I punkterne 1,2 og 3 deltog desuden Peter Nørrevang, Deloitte og økonomichef Svend Falkner Sørensen. Der var afbud fra Leon Sebbelin og Malene Gram. Velkommen til Adam Dam Kirsten Ravn Bundgaard bød velkommen til Adam Dam, den nyvalgte næstformand i elevrådet, som er nyt bestyrelsesmedlem. 1. Godkendelse af dagsorden. Dagsordenen blev godkendt. 2. Årsregnskab 2014 Regnskabserklæring vedlægges som bilag 1, udkast til revisionsprotokollat vedlægges som bilag 2, udkast til årsregnskab vedlægges som bilag 3 Det endelige regnskab og det endelige revisionsprotokollat uddeles på mødet. Der vil kun være ganske små sproglige ændringer i forhold til vedlagte udkast. Tal og konklusioner vil i endelige version være identisk med teksten i de vedlagte bilag. Gennemgang af årsregnskab og revisionsprotokollat v. Peter Nørrevang, Deloitte. Kommentarer til ledelsesberetning og målrapportering v. Jens Nielsen. Regnskabet vil efterfølgende være tilgængeligt på skolens hjemmeside. Ministeriet indskærper i brev af 11. november 2014, at bestyrelsen tager aktivt stilling til revisors anbefalinger i revisionsprotokollatet. Brevet blev behandlet på bestyrelsens møde i december 2014, og her blev konkluderet: Rektor vil i samarbejde med bestyrelsesformand udarbejde et udkast til denne udtalelse, så bestyrelsen kan underskrive på mødet, og rektor vil derpå sørge for indberetning rettidigt til Kvalitets- og tilsynsstyrelsen inden 31. marts 2015. Udkast til redegørelse: Med henvisning til brev af 11. november 2014 udtaler bestyrelsen på Støvring Gymnasium på sit møde d. 23. marts 2015: Bestyrelsen noterer, at det af revisionsprotokollatet side 159 fremgår, at revisor forsyner årsregnskabet med en revisionspåtegning uden forbehold og supplerende oplysninger. Dette fremgår ligeledes af Revisorcheckliste side 161.
Under Forvaltning af skolens midler effektivitet, Revisionsprotokollatet side 156, anbefales at der tages stilling til, hvorvidt skolen når sine mål. Senere samme side konkluderes, at gymnasiet har en tilfredsstillende effektivitet samt har indrettet procedurer, der er med til at sikre dette. Vedrørende Sociale klausuler, revisionsprotokollat side 158, fremgår at målet om to fuldtidsansatte på 37 timer om ugen på særlige vilkår ikke er opnået. Støvring Gymnasium har en handleplan vedtaget i bestyrelse og MIO, der anviser, hvordan skolen vil forsøge at fastholde og rekruttere ansatte på særlige vilkår. Det har været muligt i det teknisk- administrative personale at nå målet om 3,5%, men ikke blandt lærerne. Peter Nørrevang gennemgik regnskab og revisionsprotokollatet: Årets resultat har ligget nogenlunde konstant over de seneste år. Overskudsgraden har tidligere ligget på niveau med andre gymnasiers, og det vides ikke på nuværende tidspunkt om det også er tilfældet i år, da vi ikke kender deres årsregnskaber. Der er tale om en lidt højere omsætning i 2014 end i 2013. Vedrørende undervisningens gennemførelse er forbruget faldet i forhold til 2013, og det er en udvikling der generelt ses på gymnasierne i øjeblikket, hvor implementeringen af OK 13 er i drift. Bygningsdriften er steget fra 2013 til 2014, fordi der er sat gang i arbejde på bygningen, og heraf er noget betalt direkte over driften. Et gymnasium skal ses i forhold til de forskellige kontrollerede valg, der er foretaget. F.eks. er den sidste del af tagrenoveringen og ventilationen aktiveret i 2014. Den likvide beholdning er stor i øjeblikket, men det hænger sammen med tidspunktet for tilskudsudbetaling. Der blev spurgt til forklaring på udviklingen i anvendelse af midler til undervisning og forklaringen er bl.a. en usædvanlig stor udgift hertil i 2013, fordi der da blev udbetalt meget overarbejde, da alt som følge af OK 13 skulle udbetales i sommeren 2013 på grund af overgangen fra et system til et andet. Man gjorde så at sige rent bord på det område. Revisionen skal tilse at Støvring Gymnasium udviser almindelig sparsommelighed, og dette er tilfældet. Peter Nørrevang har sammenlignet os med andre nordjyske gymnasier. Forbruget på undervisningen ligger måske lidt lavt, eventuelt påvirket af alderssammensætningen i lærer kollegiet og tilsvarende er forbruget på bygningerne lidt højt i 2014 på grund af det bygningsmæssige, der er sat i værk. Antallet af årselever pr. lærerårsværk ligger på 11 som er lidt højt i forhold til nogle andre nordjyske gymnasier, men her er det svært at sammenligne gymnasier med og uden hf afdelinger. Der er tale om en blank påtegning, altså ingen bemærkninger far revisionens side. Revisionen på Støvring Gymnasium giver aldrig anledning til bemærkninger og der er et godt samarbejde med personlet her ift. revisionen.
Bestyrelsen udtrykker i den sammenhæng stor anerkendelse for det opnåede resultat til administration og rektor. Der var enighed om at indsende det udsendte forslag til redegørelse til undervisningsministeriet. Regnskab og revisionsprotokollat blev underskrevet. Jens Nielsen fremhævede kort fra ledelsesberetningen, at vi har en fin fuldførelsesprocent, et pænt gennemsnit og ligger i det hele taget fint på en række parametre. I ledelsesberetningen er kort beskrevet nogle af vores aktiviteter vedr. forsøgsarbejde og internationalt arbejde. 3. Økonomisk beredskab På bestyrelsesmødet december 2014 blev besluttet, at der skal udarbejdes en analyse af, hvor økonomisk sårbare vi er på Støvring Gymnasium. Svend F. Sørensen (økonomichef) og Peter Nørrevang (Deloitte) vil på mødet fremlægge 3 forskellige scenarier, der skal illustrere den økonomiske udfordring skolen vil stå med ved færre klasse og større frafald end i dag. Kirsten Ravn Bundgaard redegjorde for at baggrunden for vores fokus på det økonomiske beredskab er det i efteråret iagttagne frafald, og selv om søgningen nu er fin, er det alligevel vigtigt at sikre sig mod sårbarhed. Peter Nørrevang fortalte om en model, som skulle kunne illustrere forskellige udviklinger i forskellige parametre f. eks. søgning, frafald, bygninger mv. Denne model vil Peter Nørrevang udvikle i foråret. Svend Falkner Sørensen skitserede tre scenarier: hvordan vi l vi være stillet, hvis der forekommer en procentvis nedgang, hvad sker der, hvis vi går en klasse ned, og hvad der sker, hvis vi går en klasse ned, hvert år over tre år. Indtægtssiden er bestemt af antallet af elever og tilskudssatsen er udefra bestemt. Dette kan vi således ikke påvirke meget udover at forsøge at være en så god skole, at eleverne kommer her. Udgiftssiden består især af undervisningsmidler og lærerløn. Lærerløn udgør 88% af undervisningens gennemførelse, og den udgør 70% af vores omkostninger. VI har en god likviditet, så en pludselig opstået situation, der kræver en større udgift, kan klares med likviditeten, og lige i øjeblikket vil vi også kunne låne flere penge, hvis vi har brug for det. Kirsten Ravn Bundgaard konkluderede, at vi har fået en fornemmelse af, hvad der er af betydning, hvis der skulle ske noget uforudset, og senere vil Peter Nørrevangs model måske kunne være et hjælpemiddel. På næste bestyrelsesmøde vil der være en kort præcisering af Støvring Gymnasiums økonomiske beredskab, som skal sandsynliggøre hvad de væsentligste risikoparametre er for vores økonomiske stabilitet. 4. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde 16. december 2014. Vedlagt som bilag 4.
Referatet blev godkendt. 5. Årshjul for bestyrelsesarbejdet på Støvring Gymnasium. Bestyrelsen har efterlyst et årshjul for bestyrelsesarbejdet. Forslag vedlagt som bilag 5. Årshjulet er tænkt som hukommelse til, hvornår vi i løbet af året behandler de punkter, som naturligt er på dagsordenen hen over året. Årshjulet er således ikke udtryk for endelige dagsorden, bestyrelsesmøderne vil indeholde flere løbende sager, herunder rammevilkår, pædagogisk udvikling og skolens liv. Der var ingen kommentarer til forslaget til årshjul, så det arbejdes der videre med. 7. Siden sidst: Søgetal for 2015 Den formelle ansøgningsfrist er mandag d. 15. marts. Søgetallet er i skrivende stund 191 elever, incl. elever der skal til optagelsesprøve og elever, der søgte sidste år, fik orlov og som nu vender hjem fra udlandet for at starte i 1.g Kortet viser, hvorfra ansøgerne kommer. Mere herom på bestyrelsesmødet.
På bestyrelsesmødet vil der blive givet yderligere oplysninger om studieretningsønsker, sprogønsker mv. Da Fordelingsudvalget i Region Nordjylland mødes første gang d. 23.3 kan vi ikke sige noget om klassedannelse mv. Undervisningsministeriet ønsker at følge udvikling på skolerne ved måling Undervisningsministeriet har i brev fra januar 2015 meddelt, at ministeriet ønsker at følge implementeringen af de nye arbejdstidsregler. I forvejen følger ministeriet resultater i form af karakterer, frafald og løfteevne, jf. ministeriets hjemmeside. Det nye er, at ministeriet via to indikatorer ønsker at følge udviklingen af lærernes tid sammen med eleverne: Indikator 1: Lærernes elevsamvær i henhold til reglerne om uddannelsestid. Indikator 2: Lærernes andre former for elevsamvær med et direkte læringsformål. De to indikatorer skal opgøres som procentdel af lærernes samlede arbejdstid. Udfordringen er, at lærernes arbejdstid ikke længere måles med xx timer til dit og yy timer til dat.
Vi går naturligvis ind i opgaven som den er stillet os, indberetningen skal ske til efteråret. Selvom det bliver svært at adskille den tid lærerne bruger de to angivne mål, så må vi glæde os over, at det kun blev til disse to. Man kunne let forestille sig langt flere indikatorer, der kunne måles på. Jens Nielsen orienterede om vores ansøger tal og sagde lidt om deres geografiske baggrund. De 192 ansøgere kan fordeles i syv klasser og det går nogenlunde op med studieretninger og sprogvalg og kunstneriske fag. Der skal være møde i regionens fordelingsudvalg d. 18.04.15, hvor der formelt fordeles elever. Svend Falkner Sørensen orienterede om den netop overståede låneomlægning. Jens Nielsen orienterede om statistik for dimittendernes overgang til videregående uddannelse fra studievalg nord. Vores elever går i vid udstrækning i gang med at videreuddanne sig inden for de første år efter de er dimitterede. 8. Fastlæggelse af datoer for møder i 2015: a. 4. juni 2015, kl. 16 18. b. september, f.eks. uge 39 c. december, f.eks. uge 50. På mødet blev fremsat 5 forslag til mulige mødedatoer, inden fastlæggelse af dato skal Malene Gram og Leon Sebbelin høres. Efter denne høring er mødedatoerne fastlagt til d. 21.09.15 og d. 14.12.15 kl. 16.00 på Støvring Gymnasium. 9. Eventuelt Der var ingen kommentarer til eventuelt. Referent Jytte Merete Knudsen