Dato: 28.11.13 Kunde: Destination Sydvestjylland Konsulent: Karin Toftegaard Matthiesen Telefon: 61558431 E-mail: ktm@related.dk Guide til pressekontakt Related Havneparken, Jyllandsgade 8 7100 Vejle Telefon: +45 70 23 35 77
Baggrund Som et af landets vigtigste turistområder er Destination Sydvestjylland i høj grad afhængig af redaktionel omtale, og det kræver, at kontaktpersoner er tilgængelige og imødekommende. Det kan være angstprovokerende pludselig at have en journalist i røret og det kan have store konsekvenser, hvis du siger noget uheldigt, som journalisten går videre med. I værste fald kan det påvirke antallet af turister i området, skade relationen til samarbejdspartnere etc. Derfor er det vigtigt at tage opgaven med pressekontakt alvorligt. I dette white paper finder du en række gode råd om pressekontakten i bred forstand både når journalisten har opklarende spørgsmål til en pressemeddelelse, og når journalisten ringer uventet med en selvstændig og evt. kritisk historie om Destination Sydvestjylland. Konkret finder du tips til at formulere et stærkt budskab, som journalisten og læserne kan forstå, og tips til at komme godt igennem et interview. Turismeområdet udvikler sig i et hastigt tempo, men disse råd er jordnære og langtidsholdbare. Nogle af rådene kan synes banale, men det er netop styrken i dem. Når journalisten er i røret, er der ikke brug for et kompliceret og altfavnende setup. Det er lige modsat der er brug for det simple og operationelle. Husk at følge med i turismetendenser igennem presseovervågning, branchenyhedsbreve og øvrige relevante nyheder, så du ikke er på bar bund, hvis journalisten ringer med en tendenshistorie. Side 2 af 6
Det gode budskab Et godt budskab er afgørende for en god pressekontakt. Interviewet giver mulighed for at få sagt noget af det, Destination Sydvestjylland gerne vil sige. Du skal selvfølgelig svare på journalistens spørgsmål, men ved at have styr på dit budskab kan du give bedre svar og være med til at forme interviewet. Et godt budskab er i forlængelse af Destination Sydvestjyllands brand og øvrige kommunikation. Derudover er det klogt at tænke disse punkter ind, når du arbejder med dit budskab: - Keep it simple. Journalisten og læseren har ikke samme viden om Destination Sydvestjylland og den givne sag, som du har. Derfor skal du undgå indforståede kommentarer og fagsprog. Hvis særlige fagudtryk er nødvendige, er det en god i de at oversætte dem til jævnt dansk. - Tænk på den 12-årige nevø, når du kommunikerer. Begrebet kommer fra USA, hvor en tv-journalist interviewede en højtprofileret forsker, som blev ved og ved med at tale et knudret fagsprog på trods af journalistens spørgsmål. Til sidst i interviewet sagde journalisten, at hendes 12-årige nevø var meget interesseret i videnskab og at hun gerne vil have en kommentar med hjem til ham fra forskeren. Så bad hun forskeren give et svar som nevøen ville kunne forstå, og forskeren gav et helt andet og meget mere dynamisk svar, som endte med at blive brugt i tvudsendelsen. Husk altid at spørge dig selv: hvad betyder det jeg siger egentlig? - Brug konkret og billedrigt sprog. Dvs. brug eksempler, historier, aktive udsagnord, sammenligninger og metaforer. Det gør, at du kan sige meget på kort plads. Samtidig bliver dit sprog konkret og levende, hvilket giver bedre citater - og i sidste ende bedre omtale. - Fordel informationen over flere sætninger. En klassisk fejl i ens formidling er, at man bliver overivrig, så man kommer til at jappe gennem sætningerne og dermed forplumre budskabet. - Brug gentagelser. Du skal selvfølgelig ikke være en robot, der bare siger det samme hele tiden. Men det er ok at gentage dine vigtigste pointer. Som regel varer et interview væsentligt længere tid, end det uddrag, der bliver bragt, og du ved aldrig hvilken dele af interviewet, der ender med at blive bragt. Når journalisten ringer Telefonen ringer. Det er en kritisk journalist fra Ekstra Bladet, som gerne vil have informationer, om hvorfor turisterne svigter Sydvestjylland i en given periode. Det kan være ubehageligt pludselig at skulle svare for sig på den måde - med tanke på, hvad konsekvensen kan blive. Men bevar roen, og mind dig selv om, at kontakten fra en journalist også kan have positiv betydning for Destination Sydvestjylland. Pressekontakt handler i høj grad om forståelsen for mediernes spilleregler og ikke mindst interviewet som værktøj. Hvor samtalen er ligeværdig, indforstået og venlig, er interviewet styret, uforstående og kritisk. Side 3 af 6
Giv så vidt muligt det, journalisten ønsker (tal, oplysninger eller kommentarer). Vær hjælpsom over for journalisten også selv om der er en stram deadline, og selv om historien umiddelbart er træls. Et godt tip er dog at bede journalisten ringe en halv time senere, fordi du har travlt, eller fordi du lige skal tjekke op på noget. Det giver dig mulighed for lige at få pusten og overveje dine nøglebudskaber. Gode råd før interviewet Forbered nøglebudskaber og hav evt. korte stikord parat på skrift. Få fakta på plads (journalist, medie, historie, deadline og Destination Sydvestjyllands rolle). Respektér journalistens deadline. Hvis ikke du kan svare på stående fod, så ring tilbage hurtigst muligt eller få journalisten til at ringe tilbage. Bed om at få citaterne til gennemsyn. Det gælder kun i forhold til det faktuelle - journalisten bestemmer, hvilke udtalelser han tager med og hvordan. Samtidig er citatgodkendelse ikke et vidundermiddel. Hvis du siger noget slagkraftigt under interviewet, som du fortryder, vil journalisten formentlig ikke lade dig ændre det. Husk, at interviewet i princippet er i gang, når journalisten er i nærheden eller er i røret. Det, du siger om konkurrenterne efter interviewet synes slut, kan journalisten godt finde på at bruge alligevel. Det samme er tilfældet med det, du skriver i en mail eller siger i telefonen. Du kan citeres for alt, med mindre andet aftales. Gode råd under interviewet Snig hovedbudskabet ind flere gange. Tal så modtageren kan forstå det. Vær konkret, korrekt og kortfattet. Tænk på den 12-årige nevø. Forsøg at nævne Destination Sydvestjylland og andre vigtige byer/områder/attraktioner flere gange (sig ikke kun vi ). Du må aldrig lyve i et interview. Det bliver efter al sandsynlighed opdaget, og så kan du for alvor sidde i suppedasen. Selvfølgelig behøver du ikke fortælle alt fx om knas med en turistsamarbejdspartner men det er langt bedre at sige Ingen kommentarer end at binde an med en løgn. Bevar roen også selv om der er kritik. Det kan være ubehageligt at blive interviewet nogle taler om, at man er et interviewoffer men det er vigtigt at være rolig. Hvis du lader dig hidse op, kan du give uheldige svar, som kan skade Destination Sydvestjylland. Side 4 af 6
Husk energi, mimik og kropssprog. Det er vigtigst på tv, men det giver også værdi ved radio- og skrift-interview. Det giver dynamik i din stemme og dit sprog. Pas på hypotetiske og ledende spørgsmål. Og undgå spekulationer. Hold dig til fakta. Sig Vi håber og tror, at lovforslaget går igennem i stedet for Lovforslaget går helt sikkert igennem. Pas på trigger-ord. Lad ikke journalisten lægge dig ord i munden. Sig på en pæn og afdæmpet måde, at du ser det på en anden måde. Hvis journalisten refererer eller oversætter dit udsagn til noget, du ikke er enig i, så ret udsagnet til dine egne ord uden at bruge journalistens værdiladede ord. Udtal dig ikke om uafsluttede sager, områder med tavshedspligt, din personlige mening etc. Hvis du er officiel talsperson, kan du sjældent slippe afsted med at tale på egne vegne. Det bliver afkodet som noget, du siger på vegne af din kommune, Destination Sydvestjylland etc. Brug et par sekunder på at overveje dit svar, inden du svarer med mindre det er et live- eller radio-interview. Det er svært, men øv dig i det under møder, i privatlivet etc. Særligt ved direkte interviews: Husk, at du kan være on air få sekunder, efter at du bliver ringet op. Hold dig til dig til korte svar (under 30 sekunder og gerne mindre). Det kan være anstrengende og tale i længere tid (radio- og tv interview), så på det lavpraktiske niveau kan det være fornuftigt at have et glas vand stående og husk at tale langsomt. Gode råd efter interviewet Tilbyd, at journalisten kan ringe med supplerende spørgsmål Tilbyd at fremsende billeder (højt- eller lavtopløste afhængig af medie)billeder spiller en afgørende rolle i turismebranchen Bed evt. om at få et link tilsendt med historien Gem journalistens kontaktoplysninger til senere brug Giv Destination Sydvestjylland og evt. andre relevante aktører besked om interviewet Side 5 af 6
Opsamling - pressekontaktens syv bud 1. Kend baggrund og betingelser 2. Tal sandt 3. Bevar roen bed evt. om en tænkepause 4. Fokuser på dit hovedbudskab og evt. underbudskaber 5. Giv korte konkrete svar 6. Undgå fagudtryk. Brug gerne ordbilleder eller sammenligninger 7. Hold tråden Side 6 af 6