Juni 2019 Årsrul, klasse- og institutionsskift Version 1.3 1
Indhold Omfang... 3 Kalender... 3 Klasseskift (årsrul)... 3 Institutionsskift... 3 Opsummeret... 4 Galleri... 4 Adgang til medier ved et institutionsskifte... 4 Adgang til medier ved genindmeldelse i en gruppe... 4 Beskeder... 5 Børn og forældre... 5 Medarbejdere... 5 Gældende for alle profiltyper... 5 Opslag... 5 Klasseskift (årsrul)... 5 Institutionsskift... 5 Dokumenter... 5 Ny rolle... 5 Relateret til gruppe... 6 Begrænsninger i Sikker Fildeling... 6 Institutionsskift... 6 Komme/gå... 6 Samtykker... 7 2
Omfang Dette dokument indeholder en beskrivelse af, hvad brugere skal have adgang til når de skifter hhv. klasse, institution og når de i sommerferien går fra eksempelvis 2.A til 3.A (årsrul). Dertil indeholder dokumentet også en beskrivelse af hvad andre brugere kan se, når en bruger kommer under navnebeskyttelse. De forskellige profiltyper har adgang til forskellige typer af data, og det er derfor forskelligt, hvorvidt man bibeholder, mister eller får adgang til data i Aula ved et årsrul, klasse- eller institutionsskift. Dokumentet er derfor delt op efter det enkelte modul/funktionsområde i Aula. Termen Gruppe bliver anvendt, og kan både dække over en klasse/stue (importeret via UNIsynkroniseringen fra de brugeradministrative systemer) eller grupper, der er oprettet direkte i Aula. I løbet af dokumentet vil der gentagne gange blive refereret til termen historisk, hvilket vil sige, at det er elementer, som var oprettet, mens brugeren var medlem af en specifik gruppe.! Bemærk: I forbindelse med et årsrul, eksempelvis når en klasse skifter fra 2.A til 3.A, skal I ikke foretage noget i Aula. Årsrul foretages som normalt i de brugeradministrative systemer, hvorefter klasserne ruller op i Aula. I kan dog læse mere om effekterne af et årsrul i Aula i nedenstående artikel. Kalender Klasseskift (årsrul) Hvis en bruger skifter klasse inden for institutionen, bliver begivenheder (historiske og fremtidige), som er knyttet til brugeren (herunder barnet og barnets forældre), fortsat ved med at være synlige i Aula. Brugeren vil ligeledes kunne se skemabrikker, både historiske og fremtidige, for den klasse, som vedkommende bliver medlem af. Det betyder at hvis en bruger skifter klasse fra 4.A til 4.B, vil brugeren se alle begivenheder, der er knyttet til vedkommende. Brugeren vil dog udelukkende se de skemabrikker, både historiske og fremtidige, som vedrører den nye klasse 4.B. I tilfældet hvor en medarbejder tidligere var medlem af 5.A, og nu bliver medlem i 7.B, da vil vedkommende stadig se alle de begivenheder, som er knyttet til medarbejderen. Medarbejderen vil dog kun se skemabrikker, der vedrører den nye klasse. Institutionsskift Såfremt en bruger skifter institution, vil alle gamle begivenheder, der vedrører den gamle institution ikke længere være synlige for brugeren i Aula. 3
Opsummeret Når en bruger forlader en institution, mister brugeren adgang til at se kalenderinvitationer knyttet til den tidligere institution. I tilfælde af at brugeren genindmeldelse får vedkommende adgang til sine begivenheder. Galleri I tilfælde af at en bruger forlader en gruppe, bibeholder vedkommende adgang til alle medier fra gruppens oprettelse frem til det tidspunkt, hvor brugeren forlader gruppen. Nye albums og medier, der bliver delt med gruppen, får brugeren ikke adgang til. Hvis brugeren forlader 6.A, og der efterfølgende bliver delt medier med denne gruppe, vil brugeren ikke have adgang til disse nye medier. Brugeren har dog stadig adgang til de medier, der er delt med gruppen indtil vedkommende forlod gruppen. Adgang til medier ved et institutionsskifte Hvis en medarbejder forlader en institution mister vedkommende adgang til alle albums og medier, der tilhører den gamle institution.! Bemærk: Medarbejderen mister dog ikke adgang til de medier, som medarbejderen er opmærket på. Forældre og børn har fortsat adgang til medier fra deres tidligere institutioner, men de kan dog ikke længere redigere album eller medier, der tilhører den tidligere institution, herunder også opmærkninger. Brugeren ser derudover ikke nye medier, der bliver lagt op i albummet fra deres grupper på tidligere institutioner. Hvis en bruger skifter til en anden institution, får vedkommende adgang til historiske medier delt med gruppen på den nye institution. Adgang til medier ved genindmeldelse i en gruppe Hvis en bruger genindmeldes i en gruppe, får vedkommende adgang til alle medier, som er delt med gruppen siden gruppens oprettelse. Forlader en bruger 6.A og kommer tilbage, når gruppen er blevet til 7.A, vil vedkommende ikke have adgang til medier delt med 6.A efter brugeren forlod gruppen. Bruger vil dog have adgang til alle medier, der er delt med 7.A siden gruppens oprettelse. 4
Beskeder Børn og forældre Hvis en bruger (børn og forældre) forlader en institution forlader brugeren automatisk alle beskedtråde fra institutionen. Vedkommende kan stadig tilgå alle historiske beskedtråde, som man har været deltagende i. Brugeren modtager ikke nye beskeder og kan heller ikke svare i beskedtråden efter at den er forladt. Medarbejdere Hvis en medarbejder forlader en institution, slettes disse automatisk og medarbejder mister dermed adgang til historiske beskedtråde fra den gamle institution. Gældende for alle profiltyper I tilfældet hvor en bruger skifter institution, kan vedkommende ikke fremsøges som modtager af brugere i den tidligere institution. Hvis en bruger skal have indsigt i en eksisterende beskedtråd på den nye institution, skal brugeren inviteres til den pågældende beskedtråd. Opslag Klasseskift (årsrul) Hvis en bruger skifter klasse fra eksempelvis 3.A til 4.A - i forbindelse med et årsrul - eller fra 3.A til 3.B i løbet af skoleåret, vil gamle opslag ikke fremgå. En bruger kan kun se opslag for deres aktive institutionsprofiler. Institutionsskift Såfremt en bruger skifter institution, vil alle opslag fra de nye grupper på institutionen, herunder historiske fremgå i den nye institution. Dokumenter Efter et årsrul kan en medarbejder få et overblik over de dokumenter i Sikker Fildeling, som er relevante for den pågældende medarbejder også selvom dokumentet ikke er direkte delt med medarbejderen, hvis: 5 Barnet er medlem af én af medarbejderens hovedgrupper. Dvs. når en elev skifter fra klassen 5.A til 5.B kan klasselæreren fra 5.B nu tilgå alle dokumenter relateret til den pågældende elev: Uagtet om det er aktivt delt med klasselærer i 5.B eller ej. Medarbejderen er medlem af den relaterede hovedgruppe. Eksempel: Efter et årsrul bliver 4.A til 5.A. Grundet fagfordeling får den nye 5.A nye lærere. De nytilkomne lærere i 5.A kan nu tilgå alle dokumenter relateret til den pågældende klasse: Uagtet om det er aktivt delt med medarbejderne eller ej. Ny rolle Foruden ovenstående er det muligt at oprette en ny rolle, som kan gives til medarbejdere, for at de kan tilgå alle sikre dokumenter indenfor en institution.
Dvs. hvis skolelederen på har behov for at kunne tilgå alle dokumenter i Sikker Fildeling kan vedkommende blive tildelt den nye rolle og få indsigt i alle dokumenter i Sikker Fildeling på institutionen. Relateret til gruppe Hvis et dokument oprettes i Sikker Fildeling og udelukkende er relateret til en gruppe eksempelvis en klasse - bliver det ligeledes relateret til alle elever, der er medlem af klassen på det givne tidspunkt. Et eksempel kunne være at klasselæreren i 5.A i en given periode har oprettet dokumenter i Sikker Fildeling, der udelukkende er relateret til 5.A. Eleven Ida har gået i 5.A og de dokumenter, der er oprettet i Sikker Fildeling i perioden, hvor Ida har gået i klassen, bliver ligeledes relateret til Ida. Når en medarbejder filtrerer på Ida i fremtiden, vil dokumenterne som klasselæreren har oprettet ovenfor, ligeledes blive vist - Også når der anvendes filtrering i Sikker Fildeling til at se dokumenter relateret til barnet. Begrænsninger i Sikker Fildeling Det er udelukkende muligt at relatere sikre dokumenter til grupper, man er medlem af. Institutionsskift I tilfælde af at en bruger skifter institution, mister vedkommende adgang til dokumenter, som er relateret til den tidligere institution, herunder også de dokumenter man selv har oprettet. Brugeren får dog adgang til de dokumenter, der er delt med den nye institutionsprofil eller gruppe, som man bliver medlem af. Komme/gå Hvis en bruger forlader en institution, mister vedkommende adgang til Komme/gå modulet tilknyttet institutionen. Brugeren forsvinder ligeledes fra overblikket på institutionens checkin tavle. Der kan være op til en dags forsinkelse på dette. 6
Samtykker Når en bruger skifter klasse, skal vedkommende give samtykke til om medier, man er opmærket på fortsat må deles med den klasse, man forlader. Dette gælder ligeledes hvis klassen er inden for samme institution. 7