NYHEDSBREV #1, NOVEMBER 2015 Nyt fra UCL Campus Odense Læs om fællesarealer. klar til campus fredagsbar. skema og lokaler HR og Kommunikation Ledelsessekretariatet
Velkommen til Nyt fra UCL Campus Odense Indflytningsdatoen er ved at komme til syne i horisonten. I takt med datoen dukker flere og flere praktiske spørgsmål og overvejelser op blandt Odense-ansatte ledere og medarbejdere. Nyhedsbrevet Nyt fra UCL Campus Odense vil fortælle stort og småt fra byggeriet og forberedelserne. Det vil udkomme cirka en gang om måneden eller efter behov og udgives af Ledelsessekretariatet og HR og Kommunikation. Det distribueres til adresser i Odense og kan desuden downloades fra mit.ucl.dk. Er der information, du savner? En myte, der trænger til be- eller afkræftning? En historie eller eksempel, du vil dele? Kontakt direktionskonsulent Sine Rudfeld på skru@ucl.dk eller telefon 20 46 05 13. Kolofon Nyhedsbrevet Nyt fra UCL Campus Odense udgives af HR og Kommunikation og Ledelsessekretariatet. Nyt fra UCL Campus Odense udkommer en gang om måneden eller efter behov. Nyhedsbrevet distribueres til opholdsarealer for personale i på UCL s adresser i Odense. Det kan desuden downloades fra mit.ucl.dk/campus-odense. Produktion: Anne Schjødt Andersen Ansvarshavende: Ulla Mulbjerg og Carsten Vikkelsøe Ideer, kommentarer og forslag til nyhedsbrevet kan sendes til Anne Schjødt Andersen på aksa@ucl.dk. side 2
Klar til campus: indretning og spilleregler på arbejdspladsen Fordelingen af lokaler, indretning og spilleregler er en omfattende opgave. Den løses ud fra eksisterende viden om behov og rammer, UCL s Guide til rum og indretning, oplæg fra arkitekter og i dialog med medarbejderne i det kommende campus. En del af arbejdet er forankret i projekt Campusparathed, hvor områdevise møder og processer finder sted fra april til december 2015. Indtil nu har Forskning og Udvikling, Kompetenceudvikling og Undervisningsmidler, Pædagogiske og Samfundsfaglige Uddannelser, administrationen, Sundhedsuddannelserne og Tværgående Uddannelsesudvikling hver især været involveret i specifikation af brugerbehov og placering af funktioner. Den fremtidige arbejdsplads vol.1 I september nåede processen til en ny etape. På en række møder kunne indretningsarkitekt Kathrine Underlien fra plusarkitekter og Sine Rudfeld, der er UCL s projektleder for brugerinddragelse, præsentere de første skitser til indretning af uddannelser og stabes lokaler. Forslaget var lavet ud fra de ønsker, som tidligere er formuleret af uddannelses- og afdelingschefer og repræsentanter for medarbejderne ud fra de muligheder og principper, som byggeriet rummer. Møderne havde overskriften Den fremtidige arbejdsplads vol.1. Ud over dialog om placering og disponering af arealer var der mulighed for at få en bedre fornemmelse af, hvordan tegningerne bliver til virkelighed. Helt konkrete spørgsmål blev afklaret: Er der ønske om lave møbler, lounges og uformelle zoner? Mere klassiske arbejdsborde? Eller måske en kombination? Tilbage til tegnebord og linealer På baggrund af møderne tegner og justerer indretningsarkitekten tegninger og inventarlister, så Den fremtidige arbejdsplads vol.2 kan ligge klar i slutningen af november. Til jul låses tegningerne af den indretning, som UCL flytter ind med og som vil ligge fast i testperiode på tre måneder. Herefter er der mulighed for justering. En vigtig del af møderne var også at tale om den hjemmeopgave, som områderne var blevet stillet: nemlig oplæg til spilleregler for områdernes lokaler. Skal forberedelseslokaler, arbejdsrum og kontorer være stille miljøer eller levende miljøer? Hvor taler man i telefon? Og hvornår skal man sørge for clean desk? Endelig benyttede indretningsarkitekten muligheden til at drøfte, hvordan oaserne skal indrettes. Opgaven er gennem indretningen at sikre genkendelighed på tværs af campus, for at alle brugere umiddelbart føler sig hjemme uanset hvilken oase, man er kommet til. Samtidig skal oaserne indrettes efter brugernes behov og temperament. En svær, men nødvendig balance. Læs mere på mit.ucl.dk/campusparat se referater fra møderne og download Guide til rum og indretning side 3
Fra fredagsbar til studiecafé Også det sociale studieliv er ved at udmønte sig i streger og tegninger. Fredag 25. september var der fællesmøde for studerende bag UCL s fredagsbarer, som skulle se på indretning og brug af den nye studiecafé. Studiecaféen placeres i kælderniveau nær hovedindgangen og får dermed en central placering i huset. Lokalet har plads til 250 personer, store vinduespartier og nem adgang for alle også handicappede. Det er vigtigt, at stedet også inviterer til brug i det daglige. Derfor blev de studerende spurgt om deres ønsker til lokalets funktion, indretning og aktiviteter hele ugen ikke kun om fredagen. De engagerede repræsentanter fra fredagsbarerne kom med konstruktive forslag til stedet og ønskede blandt andet, at studiecaféen kan benyttes til gruppearbejde uden skærme og kan bruges som pauseområde i løbet af dagen. Bygningskonstruktør Helle Ravn og direktionskonsulent Sine Rudfeld kunne dermed tage fra mødet med en lang række svar på meget konkrete spørgsmål: skal der være flaskeøl eller fadølsanlæg? Hvordan sikrer vi vores mixer? Hvad gør vi med returemballage, pengekasse og rengøringstjans? Og bliver der bordfodbold? Til gengæld drog de studerende i fredagsbar-udvalgene hjem med forsikring om, at der både er plads og råd til at indrette studiecaféen, så den kommer behovet i møde. Og noget kunne tyde på, at fælles forening af de lokale udvalg måske er undervejs på tegnebrættet. Indretning af indendørs fællesarealer Opgaven med at indrette de indendørs fællesarealer er i fuld gang. I oktober gav brugerne input til, hvordan områderne skal benyttes og indrettes og hvilke typer møbler og inventar, der passer bedst. På en række møder med både studerende og medarbejdere blev behov og ønsker diskuteret. I sydfløjen handler om de åbne arealer i stueplan, som vender ud mod det store gangstrøg, også kaldet pit-stops. Gruppetorvene, der er fordelt i fløjene, kan også indrettes til forskellige former for gruppearbejde med eller uden skærme, ved høje eller lave møbler. Nordfløjens fællesarealer (loungeområderne) er også del af fællesarealerne. side 4
Projektleder Sine Rudfeld fra Ledelsessekretariatet og bygningskonstruktør Helle Ravn fra Teknik og Bygninger var værter og mødeledere og indsamlede kommentarerne til funktionerne: skal arealerne bruges til gruppearbejde, fordybelse, pauser, udstilling af projektarbejde? Hvad er ønskerne til den indretning, der skal understøtte disse funktioner - blødt loungemiljø, højborde, almindelige borde og stole? Desuden var der mulighed for at komme med ideer til udsmykning af fællesarealerne. Næste skridt er nu, at Helle Ravn på baggrund af brugernes kommentarer på møderne tegner videre på indretningen. Nye tegninger sendes derefter til høring blandt brugerrepræsentanterne midt i november, inden tegninger og indretning skal ligge fast i begyndelsen af december. Er der nok lokaler? Som del af forberedelserne til indflytning er det indlysende vigtigt at sikre, at der er nok lokaler. Allerede i 2013 blev der lavet en vurdering af behovet. Dengang blev det slået fast, at der ikke vil være problemer med at have lokaler nok til undervisning. Generelt er teorilokalerne på Niels Bohrs Allé større end de eksisterende lokaler i UCL s bygninger. Dog ikke så store, at de kan rumme to hold, som typisk er på 35 personer. Det vil nemlig bringe forsamlingen over de 50 personer, der udløser særlige brandregulativer. Der er desuden færre auditorier og sale end i de eksisterende lokaler. Studieadministrationen har talt op: ingen grund til bekymring Studieadministrationen har netop gennemført første trin i endnu et tjek, som skal vise, om undervisningen kan gennemføres på hverdage mellem kl. 8-17. Data fra skemaer i foråret 2015 er blevet samlet og overført til den nye lokalekapacitet. Resultaterne viser, at der overordnet set er god plads til UCL s aktiviteter. Simuleringen af skemalægning har taget udgangspunkt i grunduddannelsernes fløje (A, B, C og E) og omfatter ikke faglokalerne, fx laboratorier og bevægelsessale. Videreuddannelsen og CFU s aktiviteter vil primært foregå i D-fløjen. Efter jul går Studieadministrationen i gang med at lægge et prøveskema for de perioder, hvor spidsbelastningen er størst. Det vil vise, hvordan kabalen omkring lokalefordelingen går op. Der vil her og nu blive foretaget en nærmere gennemgang af, hvilke typer af aktiviteter der foregår i vores nuværende sale på adresserne Asylgade, Blangstedgårdsvej, Middelfartvej og Rømersvej. Det skal overordnet afdækkes, hvilke aktiviteter, der er vores egne og hvilke, der er af ekstern karakter. Desuden vil Læreruddannelsen på Fyn, Pædagoguddannelsen i Odense og Fysioterapeutuddannelsens brug af faciliteterne i Videnparken blive undersøgt nærmere. side 5
Kort nyt Bag linjerne: miljøsanering er ved at være på plads Der er fuld damp på renoveringsarbejdet på Niels Bohrs Allé. Henover sensommer og efterår 2015 har UCL s styregruppe og projektledelse været travlt beskæftiget af miljøsaneringsopgaven, der har vist sig større end forventet. Da nedbrydningsopgaven gik i gang, blev der blandt andet fundet zinkoxid og asbest. Stofferne forekom i større mængder end det, der fremgik af de oprindelige miljøundersøgelser forud for renoveringen. Det har betydet, at renoveringen i en periode har været forsinket. Det skyldes ikke mindst øgede sikkerhedsprocedurer for håndværkerne og håndteringen af affald og rengøring. Nedbrydningsfirmaet har sin egen, minutiøse kontrol og grundige dokumentationsarbejde. Derudover har UCL valgt at lade uvildige rådgivere kontrollere forholdene gennem et ret omfattende analysearbejde. Formålet er at sikre, at byggeriets indeklima efter miljøsanering er helt forureningsfrit. De følgende enterpriser fx arbejdet med elinstallationer, tømrerarbejde og ventilation har nu givet håndslag på, at tidsplanen ud fra de kendte forhold holder, så byggeriet står klart som aftalt til august 2016. De øgede omkostninger til miljøsaneringsopgaven finansieres via buffere i det samlede anlægsbudget og evt. lånefinansiering. UCL s projektledelse, styregruppe og bestyrelse følger fortsat sagen tæt. Se billeder fra byggeriet Fotograf Jens Wognsen følger byggeriet i billeder. Et udvalg af hans fotos kan ses på mit.ucl.dk/campus. Hvis du har brug for et eller flere billeder, kan du kontakte HR og Kommunikation, Anne Schjødt Andersen på aksa@ucl.dk. side 6
Hyppige spørgsmål På mit.ucl.dk finder du flere svar på hyppige spørgsmål. Listen udvides løbende. Du er velkommen til at indsende dit eget spørgsmål til aksa@ucl.dk. Hvordan kan jeg tale i telefon, når jeg sidder på stillekontor? Dine telefonsamtaler skal holdes i et af supportrummene, hvis du sidder på et kontor, hvor Hvor I spiser i jeres vi? spilleregler har besluttet, at der ikke telefoneres. Supportrum kan fx være møderum, oase eller gangareal. Hvis du har en softphone dvs. en telefonforbindelse via Frokost Skype indtages for business i kantinen, vil rækkevidden hvor der er plads af dit og headset faciliteter være til det. stor Det nok. er I øjeblikket arbejdes Bliver udgangspunktet der der krav på om at for afdække fuld disponeringen tilstedeværelse behovet af for byggeriet, på yderligere campus? indretningen mobile løsninger. og dermed dagligdagen i campus. Som medarbejder forventes man at være på arbejdspladsen i arbejdstiden. Men der vil Kantinen er fælles spisested for både medarbejdere og studerende. Ønsket er, at være Vil der mange være nok tilfælde, grupperum hvor det til af de hensyn studerende? til opgavens karakter eller planlægning er kantinen bruges til både spisning, socialt samvær, møder og gruppearbejde hen over mere hensigtsmæssigt at være andre steder fx på andre matrikler, hjemme, på praktiksteder Der hele er dagen cirka 100 ikke eller lukkede kun i frokostpausen. andet. grupperum, Det aftales lokalt som Der vil kan med kunne være nærmeste bookes gode grunde leder, af og studerende. til ind i mellem vil ikke Desuden at blive formuleret spise der andre en lang steder fælles række fx principper pladser i oaserne ud i gruppetorv, hvis der over dette. studiecafé er fødselsdagsbrød, og kantine, konkret som lægger behov op for til videndeling forskellige former backstage for gruppearbejde. eller i forbindelse Desuden med vil møder, undervisningslokalerne strækker sig hen kunne over bruges til middagspausen. gruppearbejde, når de er ledige. Antallet af grupperum er fastlagt ud fra analyser af behovet i 2013 i samarbejde med uddannelsescheferne. side 7
Vil du vide mere? Spørgsmål til anvendelse, brugerinddragelse og brugeroplevelse kan rettes til Ledelsessekretariatet, direktionskonsulent Sine Rudfeld skru@ucl.dk, telefon 2046 0513 Spørgsmål til tekniske og driftsmæssige forhold kan rettes til Teknik og Bygninger, bygningskonstruktør Helle Ravn hera4@ucl.dk, telefon 2917 6288 Du kan finde meget mere information på mit.ucl.dk. Gå direkte til mit.ucl.dk/campus-odense: