Instruktionsmøder 2014 Sekretærens opgaver
Hvem er jeg? Asbjørn Isaksen, Landssekretær 64 år, uddannet svagstrømsteknikker, Merkonom i Markedsføring og Civiløkonom i afsætning Arbejdsliv som Adm. Direktør, IT-direktør og webchef, samt deltaget i en del bestyrelsesarbejde med speciale i IT-netværk og fusioner, er nu Landssekretær. Civilstand: gift med Margit og har 2 børn, Mette & Christian, begge bosiddende i Københavnsområdet. Rotary CV: Optaget 1980 i Sæby RK, været præsident 2 gange, sekretær i 7 år, Counsellor i 5 år, CICO i 13 år, samt beklædt alle øvrige bestyrelsesposter i klubben. Deltaget i Distriktsarbejdet og var Guvernør for D1440 i 2011-12 Blev ansat som Landssekretær pr. 1. okt. 2012 TITLE 2
Landssekretariatet Rotary Danmarks Sekretariat v/asbjørn Isaksen Sønderstrand 11, 1.tv 9300 Sæby Tlf.: (+45) 3880 4008 Tlf.: (+45) 40 456 456 E-mail: rds@rotary.dk Margit Isaksen Ingen spørgsmål er dumme, det er dumt ikke at spørge! HUSK: I er altid velkommen til at ringe til os TITLE 3
Hvad skal vi tale om i dag? Status på dataudvekslingen mellem DK og RI Årets gang som sekretær Sekretærens opgaver www.rotary.dk - Rotary Danmarks Portal Frontend = Nyhedsdelen Backend = Medlemsdelen = lukket del www.rotary.org - Rotary Internationals Portal Hands-on TITLE 4
Status klubber tilmeldt dataudvekslingen
Dataudveksling mellem DK og RI Nøgletal 1. marts 2014 for DK 242 klubber er nu tilsluttede (9673 af 11.173 Medl. = 86,58%) 41 klubber mangler (heraf 3 der ikke ønsker deltagels) Nøgletal for distrikterne 1/3 2013 D1440 7/52/59 (88,14% tilslutning) D1450 12/43/55 (78,18% tilslutning) D1460 5/45/50 (90,00% tilslutning) D1470 10/60/70 (85,71% tilslutning) D1480 7/42/49 (85,70% tilslutning) Er din klub med i dataudvekslingen? TITLE 6
Det gør dagligdagen meget nemmere for dig som sekretær, hvis din klub er med i dataudvekslingen! TITLE 7
Årets gang som sekretær
Årets gang træningsåret 2013-14 Marts: Instruktionsmødet (det er lige nu) April: Medlemsdata ajourføres før udtræk til medlemsbogen (deadline 1. maj) April: Forhåndsbestilling af medlemsbogen (bliver faktureret til kassereren, når de udsendes ca. 25. juni) Maj: Rette medlemsdata og bestyrelsen på Rotary.org, KUN hvis klubben endnu ikke er med i dataudvekslingen Juni: Få overdraget fra forgænger TITLE 9
Årets gang i dit regeringsår 2014-15 Jun: SAR og kontingent til RI, sendes nu pr. mail. (husk papirafmelding på org) Dette flueben skal sætte på rotary.org under Update Club Data TITLE 10
Årets gang i dit regeringsår 2014-15 Jun: SAR og kontingent til RI, sendes nu pr. mail. (husk papirafmelding på org) Jul: 15. juli bliver kontingent til RD, distriktet mv. udfaktureret på basis af medlemsantallet pr. 10. juli på rotary.dk (No Mercy) Betaler ikke kontingent - Honorært medlem - Gæstemedlem Betaler kontingent - Fritaget fra møde - Orlov - Alm. medlem TITLE 11
Årets gang i dit regeringsår 2014-15 Jun: SAR og kontingent til RI, sendes nu pr. mail. (husk papirafmelding på org) Jul: 15. juli bliver kontingent til RD, distriktet mv. udfaktureret på basis af medlemsantallet pr. 10. juli på rotary.dk (No Mercy) Aug: Send sidste års regnskab og beretninger mv. til klubbens arkivar og til byhistorisk arkiv. (Rotary Danmarks Landsarkiv nedlægges 1. juli 2014) Sep: Deltage i Distriktskonferencen Dec: Indberette bestyrelse på DK Dec: Kontrollere medlemsdata på RI, (KUN hvis klubben endnu ikke er med i dataudvekslingen) Dec: Indberette bestyrelse på RI (KUN hvis klubben endnu ikke er med i dataudvekslingen). TITLE 12
Årets gang i dit regeringsår 2014-15 Jan: Betale Kontingent til RI (SAR) Jan: 15. januar bliver kontingent til RD, distriktet mv. udfaktureret på basis af medlemsantallet pr. 10. januar på rotary.dk April: Medlemsdata ajourføres før udtræk til medlemsbogen (deadline 1. maj) April: Forhåndsbestilling af medlemsbogen (bliver faktureret til kassereren, når de udsendes ca. 25. juni). Maj: Kontrollere og rette medlemsdata på RI, (KUN hvis klubben endnu ikke er med i dataudvekslingen) Juni: Sørg for at overdrage til efterfølgeren på en god måde. TITLE 13
Sekretærens opgaver
Sekretærens opgaver (Tilmeldt dataudveksling) Halvårsrapporter til RI (SAR) SAR til RI (Jul og Jan), bliver sendt som en mail til Præsident, sekretær, Kassereer og Excutive Secretary. Medlemstal afstemmes, opgørelse sendes retur til data@rotary.dk som en mail med følgende i emnefeltet: Eks.: SAR 01-01-2014 (10098) Sæby Rotary Klub 53 Active Members Den fulde saldo, evt. reguleret for ind- og udmeldte i perioden betales ud fra den aktuelle $ kurs. (se kursen på hjemmesiden under Downloads eller i selve SAR`en). DER SKAL rapporteres tilbage som ovenfor anført, også selv om SAR`en er korrekt. TITLE 15
Betaling af SAR Den fulde saldo, evt. reguleret for ind- og udmeldte i perioden betales ud fra den aktuelle $ kurs. (se kursen på hjemmesiden under Downloads eller i selve SAR`en). BEMÆRK: at saldoen kan indeholde nogle forholdsmæssige betalinger, og evt. kursreguleringer fra tidligere betalinger, hvorfor det er en god idee at tage det fulde beløb på SAR`en og så regulerer den for ændringer i perioden. TITLE 16
Betaling af SAR Kontingentbetaling til Rotary International Nye medlemmer betaler kontingent til RI forholdsmæssigt pr. måned. Ex. Et medlem optaget 1. april skal betale 3 mdr. for første halvår. Udmeldte medlemmer refunderes IKKE betalt kontingent TITLE 17
Betaling af SAR Kontingentbetaling til Rotary International Betaling laves til: Nordea Bank Danmark A/S Reg.nr.: 2040 - Konto: 5367215307 Som en ganske almindelig bankoverførsel HUSK: Klubnummer og navn TITLE 18
Sekretærens opgaver (IKKE tilmeldt dataudvekslingen) Halvårsrapporter til RI (SAR) SAR til RI (Jul og Jan), bliver sendt som en mail til Præsident, sekretær, Kasserer og Excutive Secretary. Medlemsantal afstemmes, papiropgørelsen med liste over reguleringerne udfyldes, indskannes og sendes retur til data@rotary.dk eller sendes pr. post. Man kan også regulerer medlemsantallet online på My Rotary, gør man det kan man nøjes med at sende en mail som følgende eks.: SAR 01-01-2014 (10098) Sæby Rotary Klub 53 Active Members TITLE 19
Sekretærens opgaver (IKKE tilmeldt dataudvekslingen) Halvårsrapporter til RI (SAR) SAR til RI (Jul og Jan), Den fulde saldo, evt. reguleret for udmeldte i perioden betales ud fra den aktuelle $ kurs. (se kursen på hjemmesiden under Downloads). TITLE 20
Sekretærens opgaver Halvårsrapporter til Rotary Danmark Halvårsrapporterne til Rotary Danmark eksisterer ikke længere. TITLE 21
Sekretærens opgaver Halvårskontingent til Rotary Danmark Halvårskontingentet til RD, Distriktet mv. bliver nu opkrævet via en faktura sendt til Kassereren i klubben ca. den 15. juli og 15. januar, på basis af medlemsantallet pr. 10. Juli/10. januar på rotary.dk Du skal altså ikke foretage dig noget TITLE 22
Sekretærens opgaver Medlemsstatistik Sekretær skal sørge for at alle møder er sat til referat når de er afsluttede først da tæller mødet med i statistikken. TITLE 23
Medlemsstatistik TITLE 24
Medlemsstatistik TITLE 25
Sekretærens opgaver Medlemskartoteket Det er ALTID sekretærens ansvar at medlemskartoteket er opdateret, men det er ikke ensbetydende med at Han/hun selv skal gøre det. Medlemsdata på eksisterende medlemmer vedligeholdes af det enkelte medlem selv. Ved nye medlemmer opretter sekretær med ALLE oplysninger Sekretær vedligeholder oplysninger på RI, KUN hvis klubben endnu ikke er med i dataudvekslingen Medlemsbevis til nye medlemmer købes hos RDS TITLE 26
Sekretærens opgaver Konklusion: Sekretærens opgaver er ud over at supporterer Præsidenten og klubben at: Oprette nye medlemmer Udmelde medlemmer Genindmelde medlemmer Overflytte medlemmer Oprette møder Det gennemgår vi senere TITLE 27
Sekretærens opgaver hvad klubben kan købe Medlemsbeviser DKK 5,00, min 10 stk. (bestilles på rotary.dk / Shop) Pjecer om Rotary (bestilles på rotary.dk / Shop) Hvad er Rotary? Visitkortstørrelse, DKK 0,50 - min. 100 stk. Netværk, Nuancering og ny viden Den lille gule, DKK 2,00 - min 25. stk. Klubbrochure Vær en levende klub, DKK 5,00, min. 10 stk. Rotarys fokusområder Rotarys fokusområder, DKK 15,00, min. 10 stk. Poul Harris Fellow Skema downloades fra Rotary.dk (findes under Downloads) Husk særskilt bestilling af medalje TITLE 28
Spørgsmål til Sekretærens opgaver? TITLE 29
Rotary Danmarks Portal
Rotary Danmarks Portal www.rotary.dk Nyhedsdelen Den åbne del Typo3 Skiftet i 2010 Medlemsdelen Den lukkede del Efter password Gammelt system Krak systemet TITLE 31
Rotary Danmarks Portal www.rotary.dk Frontend = Nyhedsdelen TITLE 32
www.rotary.dk TITLE 33
TITLE 34
Downloads TITLE 35
Downloads TITLE 36
PHF skema PHF skemaet består af 5 sider: 1. Reconitionn/Contribution Form 2. Kontaktpersoner i Zürich 3. Eksempelvis udfyldelse af PHF skema 4. PHF ansøgningsformular 5. Bestilling af PHFmedallion TITLE 37
PHF skema TITLE 38
PHF skema TITLE 39
PHF skema TITLE 40
PHF skema TITLE 41
PHF skema TITLE 42
Sekretærens opgaver og værktøjskasse (Downloads) TITLE 43
Rotary Danmarks Portal - Downloads TITLE 44
Rotary Danmarks Portal - Downloads TITLE 45
TITLE 46
Shop TITLE 47
Shop TITLE 48
Søgefunktionen Skriv det du leder efter her TITLE 49
Søgefunktionen Viser de danske resultater Viser de Internationale resultater Det er altså langt det nemmeste at søge på Rotary.org via den danske side TITLE 50
TITLE 51
Club Finder Oberstdorf TITLE 52
Rotary Danmarks Portal www.rotary.dk Backend = Medlemsdelen = lukket del TITLE 53
TITLE 54
TITLE 55
Tilmeldt mødet Ubesvaret Frameldt mødet Overfør mødet til Outlook TITLE 56
Opret møde TITLE 57
TITLE 58
Default lukketid for mødet TITLE 59
Opret møde Det er altså ikke nødvendigt at udfylde dette felt ved oprettelsen af mødet TITLE 60
TITLE 61
TITLE 62
Tilmeldt mødet Ubesvaret Frameldt mødet Overfør mødet til Outlook Asbjørn PETS & 63 TITLE 63
Adm. har denne funktion TITLE 64
Hvis det er et almindeligt medlem TITLE 65
Tilmeld via www.rotary.dk/m Og så kan den huske dit brugernavn og password Husk: www.rotary.dk/m TITLE 66
Får du medlemsdataene op som her i notesblok, gemmer du siden på dit skrivebord som en tekstfil. Herefter åbner du dit regneark og henter tekstfilen ind så ser den ud som de næste slides. TITLE 67
TITLE 68
TITLE 69
PETS & TITLE 70
Hjælpefunktioner TITLE 71
Send e-mail til alle i klubben TITLE 72
TITLE 73
Opret nyt medlem PETS & TITLE 74
Opret nyt medlem (tvangsfelter) TITLE 75
Rediger medlem Billederne SKAL være denne størrelse og i max. 96 dpi opløsning TITLE 76
Ret medlem TITLE 77
Rediger medlem TITLE 78
Mine favoritter TITLE 79
Mine favoritter TITLE 80
Mine favoritter TITLE 81
Rediger medlem TITLE 82
Rediger medlem (Erhvervs CV) TITLE 83
Rediger medlem (Erhvervs CV) TITLE 84
TITLE 85
Rediger medlem (Klubskifte/genindmeld) TITLE 86
Udmeld/genindmeld/Klubskifte TITLE 87
Spørgsmål til den danske portal? TITLE 88
Rotary Internationals Portal
Hands on på www.rotary.org Den åbne del Sådan navigeres der rundt Søgefunktionen Den lukkede medlemsdel Sådan kommer du ind på sitet De forskellige niveauer Almindeligt medlem Kasserer, sekretær, Præsident og Executive Secretary, Assisterende Guvernører Distrikts Guvernør TITLE 90
Hands on på www.rotary.org TITLE 91
Hands on på www.rotary.org TITLE 92
Hands on på www.rotary.org Søgefunktion, men brug den danske TITLE 93
Hands on på www.rotary.org Login til medlemsdelen på den internationale side ved at trykke på My Rotary TITLE 94
Member Access ny adgang Første gang man logger ind TITLE 95
Member Access Create Account TITLE 96
Og HUSK: E-mail adressen SKAL være unik, og må altså ikke anvendes af andre der er på RI sitet, og e-mailen skal være oprettet på brugerens profil. TITLE 97
TITLE 98
Member Access glemt e-mail TITLE 99
Member Access glemt e-mail TITLE 100
Member Access glemt password TITLE 101
Member Access glemt password TITLE 102
Member Access Reset password Udfyld e-mail og tryk på Continue Og du modtager en mail med det nye password, som du så senere kan skifte TITLE 103
Member Access glemt password hvis du vil beholde det gamle Tryk på Forgot email TITLE 104
Member Access glemt password hvis du vil beholde det gamle Tryk på contact us by email or phone TITLE 105
Member Access glemt password hvis du vil beholde det gamle Udfyld kontakt formularen og tryk på Submit Der er meget hurtigere at lave en reset af password Du modtager så senere dit password retur pr. e-mail TITLE 106
Logget ind som klubadministrator TITLE 107
Logget ind som klubadministrator TITLE 108
Logget ind som klubadministrator TITLE 109
Logget ind som klubadministrator TITLE 110
Klubdata Må aldrig være den samme som et medlems TITLE 111
Klubdata Flueben så får man ikke SAR`en på papir TITLE 112
Klubdata TITLE 113
Klubdata Betyder at man er tilmeldt Dataudvekslingen TITLE 114
Under Klub administration SAR (Semiannual dues invoice) TITLE 115
Under Klub administration SAR (Semiannual dues invoice) TITLE 116
Under Klub administration SAR (Semiannual dues invoice) Findes under Downloads Sekretærens værktøjskasse TITLE 117
Club Reconition Summary TITLE 118
Club Reconition Summary TITLE 119
Club Reconition Summary Dette beløb kan der købes PHF`er for TITLE 120
Club Central View Club Goals TITLE 121
Club Central TITLE 122
Brand Center TITLE 123
Brand Center TITLE 124
Brand Center TITLE 125
Brand Center TITLE 126
Konklusion på RI webben Sørg for at få adgang til My Rotary Når du har adgang Hvis din klub er med i dataudvekslingen har du kun brug for at slå eks. Club Recognition Summary op, og vedligeholde klubmål. Hvis din klub IKKE er med i dataudvekslingen skal du vedligeholde Medlemslisten Bestyrelsen i indeværende og kommende rotaryår Kluboplysningerne Evt. hente SAR`en TITLE 127
Det var rundturen på www.rotary.org den lukkede del TITLE 128
Spørgsmål til rotary.org? TITLE 129
Hands on så er det jeres tur til selv at prøve det!
Opgaver til Hands-on Rotary Danmark Medlemmer Opret et nyt medlem Udmeld et medlem Genindmeld et medlem Overflyt et medlem Møde Opret et møde Rediger møde Gøre mødet færdigt og sætte det til referat TITLE 131
Opgaver til Hands-on Rotary International Hvordan kommer man ind Hente den sidste nye SAR Hente indestående i banken til køb af PHF`er Finde Club Central Finde Brand Center Finde Medlemsdata Finde Klubdata/bestyrelser TITLE 132
Tak for opmærksomheden God arbejdslyst som sekretær for klubben! TITLE 133