APV modulet APV organisation kan bygges op helt uafhængig af hvordan, organisationen ellers er bygget op. Dvs. at du kan lave afdelinger og teams på kryds og tværs i medarbejderstaben. Du kan tage nogle medarbejder fra et team og sætte ind i et APV team med en spørgeramme, som passer til dem og andre medarbejdere kan du sætte ind i et andet team med en anden spørgeramme. Med andre ord, du kan vælge medarbejdere ud på kryds og tværs alt efter, hvilken spørgeramme de skal have. Og alt det ændrer ingenting ved den opbygning, som organisationen ellers har. Det er muligt at kopiere hele hovedorganisationen til APV. OBS! At du tilgår din APV organisation gennem APV modulet eller gennem APV organisation :
Det er muligt at kopiere hele hovedorganisationen til APV. Når du første gang tilgår APV modulet bliver du præsenteret for denne mulighed: 1. Du kan vælge at sige nej tak (sort pil) og opbygge APV organisationen helt uafhængig af hvordan, organisationen ellers er bygget op. 2. Du kan vælge at kopiere organisationen uden ejere team og afdelinger (rød pil). 3. Eller du kan vælge at kopiere organisationen med ejere af team og afdelinger (grøn og rød pil). 1. Hvis ikke du som øverst chef skal stå for APV, kan du uddelegere denne opgave til en anden af dine medarbejdere. Gå ind i Arbejdspladsvurdering og vælg Gå til APV organisationen
2. Klik på blyanten (sort pil) og vælg Skift ejer (rød pil). Søg den medarbejder frem, som skal stå for APV hos jer og tryk Vælg ejer (blå pil). 3. Den medarbejder, som du har uddelegeret APV til, har nu mulighed for at gå ind og opbygge APVorganisationen og udvælge, hvilke medarbejdere, der hører til de forskellige steder. Med mindre der er valgt at kopiere organisationen, så dette jo på plads.
4. Når du har oprettet afdelinger og teams, kan du i Oversigt se opbygningen. Her er et eksempel på opbygningen af en APV organisation: 5. Afdeling: Kontor med to tilknyttede teams: Bogholderi og Regnskab 6. Afdeling: Lager med til tilknyttede teams: Varelager og Værksted
7. LederA1 er fra øverste niveau sat på som APV leder (blå pil) og har opbygget organisationen. Denne leder er den eneste, der indtil videre har adgang til APV. Hvis det skal være anderledes, har LederA1 mulighed for at skifte leder (Ejer) i afdelingerne. Klik på Vis i organisationseditor (rød pil) i lige netop den afdeling (her Kontor ), du vil uddelegere APV rettigheden. 8. Du kan også tilgå afdelingen her klik på Kontor
9. Klik på blyanten (sort pil). Vælg Skift ejer (rød pil). Søg den nye ejer frem og klik på Vælg ejer (blå pile). 10. Nu har LederAPV rettigheden over afdelingen Kontor og de underliggende teams. 11. LederAPV kan nu ved at klikke på Vis i organisationseditor lave forskellig uddelegeringer både på afdelings niveau og team niveau.
12. Du kan også tilgå afdelinger og teamene her klik på det team eller afdeling, hvor du ønsker at uddelegere rettigheder og klik på blyanten (sort pil). Du kan sætte hele gruppen af arbejdsmiljørepræsentanter på med forskellige rettigheder, hvis det ønskes. 13. På afdelingsniveau kan du uddelegere flg. rettigheder: Tilgå afdeling, statistik og opsætning Tilgå afdeling og statistik Tilgå afdeling, statistik og APV aftalelisten På teamniveau kan du uddelegere flg. rettighed Dialogadgang for APV
14. Når du skal udvælge medarbejdere til dine APV teams, klikker du ind på teamet (rød pil) 15. Her har du tre muligheder: Du kan søge en medarbejder frem (grøn pil) Ved klik på plusset (rød pil) kan du hente et helt team ind. Her kan du efterfølgene fjerne de medarbejdere, som ikke skal være med. F.eks. hvis teamet indeholder 15 medarbejdere og der er to, der ikke hører med. Ved klik på team navnet (blå pil), lukker det sig op, så du kan se, hvilke medarbejdere, det indeholder og udvælge enkeltvis.
16. Nu ligger medarbejderne klar i teamet de kan fjernes igen ved klik på minusset. 17. For at sende skemaer ud, klik på Arbejdspladsvurdering(rød pil) eller gå ind via APVmodul ikonet.
18. Rød pil: her kan du se, hvilke medarbejdere, der ligger i teamet Grøn pil: Klik på teamnavnet for at åbne dialogen. Sort pil: Klik for at se lille hjælpeteksst. 19. Når du åbner for dialogen, vil du blive bedt om at vælge den spørgeramme, som teamet skal have. Du har mulighed for at se den inden du vælger den ved at klikke på Eksempel. 20. Ved udsendelse af skemaerne vælg Klargør e mail.
21. Skemaerne kan sendes ud enkeltvis eller samlet. Skriv evt. en lille besked i feltet (blå pil). 1. Rød pil viser medarbejder status (kuverten). 1. grøn: skemaet er afleveret. 2. gul: Skemaet er påbegyndt af medarbejderen, men ikke afleveret. 3. rød: Skemaet er sendt ud, men der er ikke fortaget noget. 4. blank: Skemaet er ikke sendt ud.
2. Rød pil viser status på referatet. 1. grøn: Referatet er skrevet og afsluttet. 2. rød: Referat arket er endnu ikke åbnet. 3. gul: referat arket er påbegyndt evt. som forberedelse til APV samtalen. 3. Rød pil viser status for, om medarbejderen har afleveret sit skema: 1. Skemaet er låst. 2. Skemaet er endnu ikke afleveret og derfor åbent 4. Lederen kan låse skemaet op igen ved at klikke på hængelåsen. Derefter ligger det igen åbent i medarbejderens adgang til redigering.
5. Hvis der er en medarbejder, der af en eller anden grund ikke skal deltage i denne dialog (runde), kan vedkommende fjernes fra dialogen ved klik på slet ikonet. 6. Vedkommende forbliver i teamet, men er blot fjernet fra denne omgang APV (dialog). Den fjernede medarbejder ligger her, og kan til hver en tid igen blive tilknyttet dialogen. Klik på plusset (sort pil), så deltager medarbejderen igen i dialogen.
22. Hvis der er blevet tilføjet en medarbejder til teamet, efter der er blevet åbent for en APV runde, kan du hente medarbejderen ind i teamet ved at klikke på plusset (sort pil) ud for medarbejderens navn. 23. Der kan laves individuelt referat og handleplan, og der kan også laves gruppe referat med handleplan (røde pile). Spørgerammen er her kortet ned til overskrifterne, så gruppe referatet således bliver emne opdelt. Der kan trækkes en statistik for den aktuelle runde i teamet (blå pil).
24. Det er et lovkrav, at der skal afholdes APV hvert tredje år og en Arbejdsmiljødrøftelse hvert år. Denne drøftelse kan evt. tages ved et gruppe/personalemøde og kan fint afholdes i APV modulet. Her kan man gennemgå APV temaerne for at finde ud af, om er er noget, der skal ændres eller tages hånd om. Gå ind i det afsluttede team referat og der er kommet nye felter, hvor man kan lave nye handleplaner og skrive nyt referat af den årlige samtale.