Halsnæs Ny Boligselskab Referat fra organisationsbestyrelsesmøde Mandag den 16. februar 2015 kl. 18.00 i fælleshuset beliggende Melby Stationsvej 12 B, 70 Melby Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden... 2 2 Godkendelse af referat... 2 Boligorganisationen... 2.1 Orientering fra formanden... 2.2 Orientering fra Domeas bestyrelse... 2. Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer.... 2. Udlejningsforhold....5 Regulering af indskud ved genudlejning....6 Personaleforhold Generel orientering....7 Domeas Landskonference 2015... 5 Markedsføring og synlighed... 5.1 Markedsføring... 5 5 Mødeplanlægning... 5 6 Eventuelt... 6 Deltagere fra bestyrelsen: Ulla Torp, formand Povl Povlsen, næstformand Afbud Ulla Lundin Mona Jensen Karin Thomsen, Domea Inge-Lise R. Rasmussen Afbud Ole Stolberg Trine Feldstedt Afbud Kaia Bergenhagen Kirsten Madsen, suppleant Jørgen Rønnebech, suppleant Afbud Jens Tusgaard, Halsnæs kom. Afbud Merete Kjær, Halsnæs kom. Øvrige deltagere: Kim Brokmann, kundechef Kim-Rene Jespersen Nord advertising
1 Godkendelse af dagsorden Punkt blev flyttet til punkt 1 således Kim fra Nord advertising kunne fremlægge sine ideer og muligheder. Bestyrelsen godkendte herefter dagsorden. 2 Godkendelse af referat Administrationen har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 16. december 201. Referatet blev godkendt og underskrevet. Boligorganisationen.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Ikke så meget nyt. Formanden stiller op til kredsbestyrelsen i BL. Der var enighed omkring BL-konferencen havde været rigtig god og det havde været rart at det var foredragsholderne der gik rundt. Bent Madsen fra BL havde fortalt om boligforliget. Der havde været foredrag om vand, digitalt bestyrelsesmøde, konflikthåndtering og alment socialt ansvar. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning..2 Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering gives på mødet. Karin Thomsen orienterede om at Domea 2015 kører efter planen. Der ses på forskellige ydelseskataloger til alle Domea kunderne. Det forventes at de sidste servicecentre kører i drift fra 1. juli 2015. Generelt er tomgangslejen faldet, men der er nedsat en taskforce til at hjælpe med udlejning i de specielt udsatte områder. Der ses også i højere grad nu på muligheden for nedrivning af boliger som ikke kan lejes ud specielt i ydre områderne. Karin ville minde om formandsmødet den 19. marts i Nyborg. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning.. Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer. Orientering gives på mødet. Intet at berette, da Jens og Merete ikke var til stede. Side 2 af 6
. Udlejningsforhold For de enkelte lejemålstyper i afdelingerne kan ventelisten opgøres som nedenfor. Det bemærkes, at samme ansøger kan tælle med på flere boligtyper og i flere afdelinger. Afdeling Rum Aktive på liste I bero på liste I alt på liste 25-02 Vinderød E. 1 19 5 2 25-02 Vinderød E. 2 109 26 15 25-02 Vinderød E. 25-02 Vinderød E. 25-02 Vinderød E. 5 1 2 5 75 52 16 55 206 28 17 51 21 19 5 2 11 15 9 5 96 71 21 78 19 01 21 86 25-08 Grubehusvej 2 5 6 1 25-08 Grubehusvej 25-08 Langhusvej 25-08 Langhusvej 25-08 Langhusvej 2 16 70 66 0 7 0 50 27 2 110 116 57 25-25 Rønnevej 2 70 12 82 25-25 Rønnevej 7 20 67 25-25 Syrenvej 2 60 11 71 25-25 Syrenvej 25-25 Snerlevej 25-25 Snerlevej 2 51 209 212 21 12 17 72 9 Afdelinger der ikke er vist på listen indikerer, at der enten er tale om 100 % kommunal anvisning eller anden særlig anvisning. Ventelistesituationen er generel lav for de store boliger og især i afdeling 25-08 hvor boligerne også er forholdsvis dyre. Fraflytningsstatistik for perioden 01.01.201 til 1.12.201 for ovenstående afdelinger ligger alle på ca. 7,5% som er en fin fraflytningsprocent. Til sammenligning ligger næsten alle afdelinger i Boligselskabet Rosenvænget i Frederikssund over 10%. En afdeling i Frederikssund der ligner 25-08 har en fraflytningsprocent på 28%. Generelt kan dette jo holde ventelisten lidt i ro og mindske udlejningsproblemerne lidt. I henhold til tomgangsleje, så har der de sidste 12 mdr. kun været tomgangslejemål. Alle i Elmegården 25-8. Nu var der registreret 1. Men til maj vil der komme yderligere 2 og en enkelt mere til juni, såfremt det ikke lykkes at udleje disse. Det var bestyrelsens opfattelse at man havde focus på Elmegården og at vi følger det løbende. Bestyrelsen var utilfreds med at lejemål ikke stod som ledige boliger når de var sendt i udbud. Dette har tidligere været vendt med udlejning. Det er udlejningens opfattelse at man ikke kan reklamere med ledige boliger når de er i tilbud og der er en venteliste. Så indtil videre må det være sådan. Bestyrelsen tog herefter orienteringen til efterretning. Side af 6
.5 Regulering af indskud ved genudlejning Regulering af indskud ved genudlejning af familieboliger kan reguleres uden kommunal godkendelse, hvis blot indskuddet efter regulering ikke overstiger kr. 229,00 /m 2 for den enkelte bolig (2015-niveau). Beboerindskud reguleres eller indekseres ikke automatisk, og i ældre afdelinger er indskuddet derfor ofte utilstrækkeligt til at dække lejernes forpligtelser overfor afdelingen - herunder udgifter i forbindelse med det lejedes fraflytning. For i videst muligt omfang at sikre afdelingerne økonomisk anbefaler Domea generelt at indskud forhøjes ved fraflytning til det maksimale beløb i afdelinger, hvor det har relevans. For boligorganisationens afdelinger kan de aktuelle indskudsbeløb for familieboliger opgøres som følger: Afd. nr. Afdeling Indskud/m2 Vinderød Enghavevej/Lathyrusvej (2012-niveau) kr 222,00 25-02 25-08 Grubehusvej/Langhusvej kr 52,9 Rønne-, Snerle- og Syrenvej kr 222,00 25-25 (2012-niveau) På baggrund heraf anbefales det, at indskud fremover reguleres ved genudlejning i afdelingerne 25-02 og 25-25. Beslutning om regulering af indskud ved genudlejning kan træffes af organisationsbestyrelsen. Forholdet skal ikke behandles på afdelingsmøde, idet de nuværende beboere ikke berøres af reguleringen (medmindre de på et senere tidspunkt flytter internt i boligorganisationen). Domeas arbejde med beregning og registrering af nye indskudsbeløb for de enkelte boligtyper faktureres overfor boligorganisationen som en tillægsydelse efter medgået tid. Bestyrelsen godkendte, at indskud reguleres ved genudlejning til kr. 229,00 pr. m 2 i afdelingerne 25-02 og 25-25..6 Personaleforhold Generel orientering Vi havde fået ansat en barselsvikar for Ida Holgersen (Beboerrådgiver), som startede pr. 01-01-2015, men hun valgte en fast stilling et andet sted efter kun 2½ uge. Vi har i stedet været heldige at få ansat Sofie Damgaard Pedersen som er startet pr. 01-02-2015. Der har været en intern personale rokade på det grønne område i Frederikssund. Vi har set meget på Eazy Soft og de produktive timer og har over for medarbejderne tilkendegivet at produktiviteten bør øges. Side af 6
Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning..7 Domeas Landskonference 2015 Domeas Landskonference samt repræsentantskabsmøde og garantforsamling afholdes i dagene 19. og 20. juni 2015 på Hotel Nyborg Strand, så sæt allerede nu kryds i kalenderen. Boligorganisationerne opfordres til i god tid at sikre, at der i de enkelte afdelinger og/eller via arbejdskapitalen er afsat passende midler til de valgte og ansattes deltagelse i konferencen. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning, men ville gerne have at servicecenteret prøvede at se på fælles transport. Markedsføring og synlighed.1 Markedsføring Patrick Bak Jensen kommer og fortæller hvad han kan omkring markedsføring og præsentation af selskabet. Det var Kim fra Nord advertising som kom og fortalte om gratis materiale som var reklamefinansierede. Der skal indgås en samarbejdsaftale omkring antal sider også skal Nord ud og sælge annoncer inden projektet bliver skudt i gang. Kan nord ikke finde nok sponserer så bliver projektet ikke udført og det har ikke kostet selskabet penge. Kim havde en masse foldere med. Det lød spændende og var en udmærket ide. Men bestyrelsen følte ikke, at man i øjeblikket havde behov for denne form for reklame. Formanden ville orientere Kim fra nord advertising. Bestyrelsen ville til næste års budget overveje andre former for lokal reklame så som reklame i den lokale biograf (Poul undersøger lokal pris og mulighed) mulighed for sponsering af lokale klubaktiviteter, reklame for ledige boliger ved stationen osv. Punktet vil blive taget op til budgetmødet 7. september om selskabet senere på året. Der var en snak omkring hvordan lejemålene så ud på egen hjemmeside med hensyn til plantegning. Kundechef kim Brokmann undersøger hvordan det i praksis ser ud og hvordan det foregår. Selskabet er på digitalt syn så der burde være en plantegning. 5 Mødeplanlægning Følgende møder og arrangementer er berammet for perioden frem til og med ordinært repræsentantskabsmøde i 2015. 16. februar 2015 Elmegården kl. 18,00 (minus Jens afbud) 11. maj 2015 Elmegården kl. 18.00 7. september 2015 Møllehaven kl. 18.00 (Budget selskab) Side 5 af 6
9. november 2015 Elmegården kl. 18.00 Organisationsmøde Godkendelse regnskaber for afdelingerne. Behandle forslag repræsentantskabet. 2. november 2015 Repræsentantskabsmøde Vognmandsgade kl. 18.00 (Regnskabs og budgetmøder i september med afdelingerne.) (Afdelingsmøder i oktober.) Bestyrelsen havde ingen ændringer. 6 Eventuelt Der blev snakket om gas kontra olie. Afd 25-08 havde udskudt beslutningen om indførsel af gas på baggrund af en rapport fra Energi og Miljø som viste at tilbagebetalingsperioden var blevet 21 år. Det blev besluttet at anmode Energi og Miljø om endnu en rapport for at sikre sig at det var korrekt. Her udover så skulle servicecenteret undersøge hvorvidt prisen ændrede sig fra at købe et anlæg i stedet for. Det var bestyrelsens opfattelse at man skulle gøre et stort forsøg på at komme væk fra Olie og over til andre former for opvarmning. Bestyrelsen var af den opfattelse at mit.domea gav anledning til flere klik end tidligere måde at få referater. Dette ville blive undersøgt af servicekoordinator Britt Vogt. De 2 suppleanter havde slet ikke adgang til dokumenterne på mit.domea. Så det skal der lige arbejdes mere med. Kundechef Kim Brokmann orienterede om urafstemning i 25-25 omkring nedlæggelse af antenneforening. Side 6 af 6