6.0 Listeværktøjet Listeværktøjet bruges til at søge på personer, lave lister over medlemmer og frivillige samt ændre oplysninger på frivillige og medlemmer. Du får adgang til oplysninger på medlemmer inden for din kommune samt alle frivillige i lokalafdelingen uanset folkeregister adresse. For at få adgang til listeværktøjet skal du være registreret i medlemsdatabasen som Frivillig med adgang til listeværktøjet. Formanden udpeger hvilke frivillige der skal registreres som Frivillig med adgang til listeværktøjet. Formanden har ansvaret for, at frivillige, der får adgang til listeværktøjet, ikke misbruger adgangen og at meddele FrivilligService om evt. ændringer. For support kontakt FrivilligService: op@aeldresagen.dk eller pj@aeldresagen.dk De data, som listeværktøjet bygger på, er Ældre Sagens database over medlemmer og frivillige. Ændringer, foretaget i listeværktøjet, skal først indlæses i sekretariatets database af en medarbejder. Først efter denne opdatering kan ændringerne ses i listeværktøjet. Der går mindst et døgn før opdateringen er ført ud på listeværktøjet! Oplysningerne må kun anvendes til brug for lokalafdelingens administration og organisering af det frivillige arbejde. Oplysningerne må ikke videregives til andre. Man kan kun indsende rettelser på et stamkort en gang i døgnet. Ret alt på stamkortet og klik Send. Hvis du indsender flere ændringer på den samme person indenfor samme døgn, bliver kun den først indsendte ændring registreret For at fremfinde et medlem eller en frivillig start med at lave henholdsvis en medlemsliste eller en frivilligliste og find så medlemmet eller den frivillige på liste (søgning på søgekriterier skal være meget præcis på det vi har stående i databasen for at give resultat). Indhold klik på overskrifter: Lav medlemsliste eller frivilligliste... Lav liste over medlemsskaber... 8 Opret ny frivillig medlem... 0 Opret en ny frivillig ikke medlem... Opret en frivillig der er medlem i en lokalafdeling uden for din kommune... 5 Ændret den 9. maj 09 Ældre Sagens hjemmesidesystem: 6.0 Listeværktøjet Side af 5
Lav medlemsliste eller frivilligliste Øverst på listeværktøjet vælger du muligheden Søg og rediger personer (). Denne funktion viser medlemmerne og frivillige som enkeltpersoner på hver sin linje på listen. Du kan nu i felter og drop down bokse på siden, vælge hvilke typer af personer der skal optræde på listen. Du kan vælge datoer for medlemskabernes oprettelse (). Funktionen bruges til at se nyligt indmeldte, hvis du ønsker at udsende et velkomstbrev. Hvis man ændrer på datoerne i felterne () vises kun medlemsskaber og frivillige der også er medlemmer oprettet indenfor der indsnævrede dato interval. Det har den konsekvens at man kun på en liste over frivillige ser de frivillige der samtidigt er medlem. Hvis man vil have en fuld frivilligliste skal der altså ikke ændres i datofelterne! Ændret den 9. maj 09 Ældre Sagens hjemmesidesystem: 6.0 Listeværktøjet Side af 5
I drop down listen over frivillig roller kan du vælge at lave en liste over medlemmerne: vælg Alle medlemmer (). Du kan også lave en liste over frivillige: vælg Alle frivillige (). Hvis du ønsker at plukke nogle tillidshverv, som du vil lave en liste over, så klik på de tillidshverv, der skal med ud på listen. Hvis du ønsker en hel faggruppe med på en liste, så vælg fagområdet i drop down boksen Fagområder (3). Du kan også søge på et specifikt medlemsnummer, navn, adresse m.m. (4). 3 4 Ændret den 9. maj 09 Ældre Sagens hjemmesidesystem: 6.0 Listeværktøjet Side 3 af 5
Hvis du fx vil vælge Alle Frivillige () skal du huske at fjerne markeringen fra Alle Medlemmer ved også at trykke på den (). Ændret den 9. maj 09 Ældre Sagens hjemmesidesystem: 6.0 Listeværktøjet Side 4 af 5
Her kan du indtaste/udvælge flere søge kriterier. Ved navnesøgning vises kun de resultater der lever fuldstændigt op til det indtastede så nøjes eventuelt med at indtaste dele af navnet eller brug stjerne markering foran efternavnet eller efter fornavnet. Ændret den 9. maj 09 Ældre Sagens hjemmesidesystem: 6.0 Listeværktøjet Side 5 af 5
Vælg lokalafdeling (). Vælg hvilke oplysninger, du ønsker vist på listen (). De data, der skal med på listen, markerer du med et flueben. Medlemsnummeret kommer altid med på listen. Hvis du vil nulstille alle valg, klikker du på Nulstil (3). Hvis du vil danne listen, klikker du på knappen Søg (4). 4 3 Ændret den 9. maj 09 Ældre Sagens hjemmesidesystem: 6.0 Listeværktøjet Side 6 af 5
Listen er nu dannet ud fra de valgte søgekriterier og åbner sig i et nyt vindue eller på en ny fane (). Der vises kun de data kolonner, der er valgt med et flueben under punkt forrige side. Øverst står hvor mange personer, der opfylder søgekriterierne (). Du kan lukke vinduet med listen ved at klikke på knappen Ny søgning (3). Bemærk, at søgekriterierne ikke bliver nulstillet ved klik på Ny søgning. Du kan udskrive listen ved at klikke på Print (4). Knappen Eksporter liste (5) åbner listen som en tekst fil. Hvis du har programmet Excel regneark på sin computer, bliver listen åbnet i dette program. Du kan sortere listen numerisk eller alfabetisk ved at klikke på en kolonne overskrift (6). Hvis du klikker på knappen Rediger (7) åbnes den pågældendes personkort med alle de oplysninger, der er registreret på personen (se side 0). 3 4 5 6 7 Hvis listen ikke åbnes er der en pop up blokering på din computer der skal slås fra. Ændret den 9. maj 09 Ældre Sagens hjemmesidesystem: 6.0 Listeværktøjet Side 7 af 5
Lav liste over medlemsskaber Øverst på listeværktøjet vælger du muligheden Søg medlemskaber (). Denne funktion viser medlemmer og frivillige med samme adresse på samme linje på listen. Denne funktion bruges til at danne en adresseliste til udsendelser. Søge- og udvælgelseskriterier er de samme som under Søg og rediger personer. Hvis man har valgt via den lokale hjemmeside at benytte funktionen Lokalt nyhedsbrev kan man fravælge de medlemmer der modtager nyhedsbrevet via mail når man laver adresse listen til udsendelse af brev eller program. Marker i feltet () for at fravælge de medlemmer der modtager det lokale nyhedsbrev via mail. Når søge- og udvælgelseskriterierne er valgt, klikker du på knappen Søg (3). 3 Ændret den 9. maj 09 Ældre Sagens hjemmesidesystem: 6.0 Listeværktøjet Side 8 af 5
Der dannes nu en liste, hvor begge navne på samme adresse står på en linje. Listen kan eksporteres og bruges til brevfletning. Ændret den 9. maj 09 Ældre Sagens hjemmesidesystem: 6.0 Listeværktøjet Side 9 af 5
Opret ny frivillig medlem Dan en medlemsliste. Find den pågældende person på listen. Listen kan eventuelt sorteres ved at klikke på kolonne overskrifterne så det er lettere at finde navnet. Klik på redigeringsikonet ud for personen der skal være ny frivillig (). Ændret den 9. maj 09 Ældre Sagens hjemmesidesystem: 6.0 Listeværktøjet Side 0 af 5
Personens stamkort åbnes nu med alle de oplysninger vi har registreret på den pågældende. Felterne med adresse kan ikke ændres da sekretariatet får oplysninger om dødsfald og adresseændringer via CPR registret. Ret i felterne med stamoplysninger. Fakta boks: D=distrikt K=koordinationsudvalg L=lokalafdeling (ledelsesniveau) Uden bogstav= alm. frivillig For at tilføje et tillidshverv marker tillidshvervet i boksen Tilgængelige frivilligroller (). Klik på pilen til højre (). Tillidshvervet flyttes nu over i boksen Valgte frivilligroller. Hvis et tillidshverv skal fjernes markeres det i boksen valgte frivilligroller hvorefter der klikkes på pilen til venstre (3). Når alle rettelser er foretaget klikkes på knappen Send (4). Derved sendes ændringerne ind i sekretariatet til indlæsning i medlemsdatabasen. 3 En medarbejder i sekretariatet skal indlæse dine rettelser før de kan de ses i listeværktøjet. Ændret den 9. maj 09 Ældre Sagens hjemmesidesystem: 6.0 Listeværktøjet Side af 5
Opret en ny frivillig ikke medlem Hvis du skal oprette en frivillig, som ikke optræder på medlemslisten, klikker du på linket i toppen af listeværktøjet: Du kan også oprette en frivillig, der ikke er medlem. Ændret den 9. maj 09 Ældre Sagens hjemmesidesystem: 6.0 Listeværktøjet Side af 5
Felterne udfyldes Fødselsdag indtastes i det viste format med to cifre for dag og måned og fire for år og bindestreg imellem, 06-08-959 Stednavn er et adressefelt. Ændret den 9. maj 09 Ældre Sagens hjemmesidesystem: 6.0 Listeværktøjet Side 3 af 5
Vælg hvilken lokalafdeling vedkommende skal tilknyttes (). Marker det ønskede tillidshverv i boksen Tilgængelige frivilligroller (). Her kan først vælges Fagområde så tillidshvervet er nemmere at finde. Klik på pilen til højre (3) så tillidshvervet flyttes over i boksen Valgte frivilligroller. Klik på knappen Send (4) 3 4 Først et døgn efter at en medarbejder i sekretariatet har godkendt ændringerne kan de ses i listeværktøjet. Ændret den 9. maj 09 Ældre Sagens hjemmesidesystem: 6.0 Listeværktøjet Side 4 af 5
Opret en frivillig der er medlem i en lokalafdeling uden for din kommune På samme måde findes en funktion i toppen af listeværktøjet til at oprette en frivillig der bor uden for din kommune. Udfylde felterne Klik Send Ændret den 9. maj 09 Ældre Sagens hjemmesidesystem: 6.0 Listeværktøjet Side 5 af 5