Bestyrelsens beretning 2017 I år er bestyrelsens beretning delt op i to afdelinger Den første halvdel omhandler året, der er gået dvs. 2016 medens den anden halvdel omhandler de udfordringer, vi som klub står overfor. 2016 har været et godt og spændende år, hvor alle involveret i driften af Club Danois igen har ydet en stor indsats. Personligt vil jeg gerne takke alle frivillige, vores annoncører og sponsorer, redaktionen, mine kolleger i bestyrelsen og administration for et fortræffeligt samarbejde. Uden solid støtte fra vore sponsorer, annoncører og medlemmer, ville Club Danois være en helt anden klub. Større arrangementer ville ikke kunne gennemføres uden ekstra omkostninger for medlemmerne, og klubbens stolthed og ansigt til omverdenen, Le Magazine du Club Danois, ville ikke kunne trykkes og udgives i den nuværende kvalitet. I 2016 har vi ekstraordinært ikke oplevet nogen nedgang i medlemsantallet, ultimo 2016, hvilket er usædvanligt, men bestemt meget glædeligt. Klubbens vigtigste tilbud er bladet, hjemmesiden og arrangementerne. Alle disse aktiviteter kræver en stor indsats af frivillighed. Dette emne kommer jeg tilbage til i den anden halvdel af bestyrelsens beretning. Arrangementsudvalget har igen i 2016 leveret et godt og varieret program af aktiviteter. Dette har ikke kunnet lade sig gøre uden en stor indsats fra de mange frivillige. 2016 var et krævende år med to meget store arrangementer: Bent Fabricius-Bjerre i marts og 50 års jubilæumsfesten i oktober. Vi har i løbet af 2016 planlagt 63 arrangementer, hvilket er 3 flere end 2015. Deltagerantallet var 17% højere i 2016 end 2015, men det skyldes hovedsageligt de 2 store arrangementer. I 2016 blev 10 arrangementer annulleret mod 6 i 2015. 1
Tilfredsheden med og kvaliteten af vores arrangementer er værdsat af medlemmerne. Der skal her igen lyde en stor tak til alle de involverede personer. Der har været kritiske røster fremme, om at klubben afholder for få arrangementer i VAR i forhold til Alpes-Maritimes. Som alle ved eller burde vide, er det de individuelle arrangører, der bestemmer hvor deres arrangement skal afholdes. Bestyrelsen kan derfor kun opfordre medlemmerne, der er bosiddende i VAR, til at komme med forslag til arrangementer i deres område. Inden for IT har vi introduceret en ny, opdateret hjemmeside og en online version af medlemshåndbogen. Vor Facebook side: Danskere i Sydfrankrig er nu vokset til 376 medlemmer, og vi opfodrer alle til at blive ved med at invitere interesserede venner og bekendte til gruppen. Ved årsskiftet har Carsten Dresfeldt overtaget ansvaret for klubbens lokale IT support fra Steffan Møbius, medens positionen som webmaster fortsat varetages af Lasse Tobiasen. Den digitale version af bladet forventes at bliver introduceret i løbet af første halvdel af 2017. Udgivelsen af Le Magazine du Club Danois fortsætter uændret i 2017 i papirversionen så der er frit valg, om man vil læse bladet på skærmen eller i papirform. Alle publikationer fra det indeværende år, dvs. kalenderåret 2017, vil udelukkende være tilgængelige online for medlemmerne. Den anden halvdel af beretningen drejer sig om Club Danois fremtid 2017 og fremadrettet ser betydeligt mere udfordrende ud. Ved denne generalforsamling har vi heldigvis kun en mindre rokade i bestyrelsen, men på trods af det, har det igen i år har været en stor opgave at finde de nødvendige kandidater til bestyrelsen. Vi har gentagne gange opfordret medlemmerne til at tage et ansvar, men vi må desværre konstatere, at det næsten er umuligt at finde medlemmer, der er villige til at arbejde i den gode sags tjeneste. I år forlader John Wichman bestyrelsen efter 3 års dedikeret indsats som formand for arrangementsudvalget. Der skal fra Club Danois side lyde en stor tak til John og Birgit Wichmann. De har begge udført et fantastisk stykke arbejde for klubben. Samtidig er jeg glad for at kunne meddele, at Dorthe Brøchner Petersen tager over som ansvarlig for arrangementsudvalget. Dorthe har i nogle år være en aktiv arrangør for klubben og vil stadig forsætte som arrangør af individuelle arrangementer. 2
Dernæst holder vores kasserer og IT ansvarlig Steffan Møbius op, da Steffan og familien vender hjem til Danmark. Vi siger ligeledes tak til Steffan. Til at afløse John og Steffan som bestyrelsesmedlemmer har Rie Nygaard og Hans Bender tilbudt deres kandidatur. Det er glædeligt, at det er anden gang, Hans melder sig som frivillig. Rie og Hans kandidaturer vender vi tilbage til under punkt 7 Valg til bestyrelsen. Da det ikke har været muligt at finde en kandidat til kassererfunktionen, har bestyrelsen aftalt med Connie Rasmussen, at hun varetager denne funktion i 2017. Vi har brug for en ny kassererkandidat, der kan starte den 1/1/2018 og tage over fra Connie i forbindelsen med generalforsamlingen 2018. Bestyrelsen for Club Danois håber naturligvis at vi, inden dagen er omme, står med en god handlekraftig bestyrelse og en ny revisorsuppleant. Det er et faktum, at hvis det ikke lykkes at besætte den åbne post her på generalforsamlingen, er vi ikke i stand til at opfylde klubbens vedtægter, og det skaber naturligvis en helt ny situation, som vi alle må tage stilling til. Vore medlemmer er generelt tilfredse med at være medlem af Club Danois, men det kniber gevaldigt med frivilligheden. På baggrund af den generelle økonomiske situation, hvor klubben fremover, må forvente lavere sponsor- og annonceindtægter, nedgang i medlemsantallet, (nettoafgang på 64 i perioden 1/1/2017-28/2/2017) har vi været nødsaget til at budgettere med lavere indtægter i 2017 og 2018. Det er derfor helt nødvendigt, at vi alle gør en ekstra indsats, for at skaffe nye medlemmer. Her skal der lyde en stor tak til de mange, der skaffede nye medlemmer i 2016. Det må stå klart for alle, at hvis vi ikke er i stand til at skabe en sund balance mellem klubbens indtægter og udgifter, må vi skære i udgifterne eller acceptere, at vi dækker et eventuelt underskud over klubbens egenkapital. En sådan beslutning vil kun løse de akutte problemer, men ikke på langt sigt vores hovedproblem: Manglen på frivillig indsats. Mine damer og herrer: Vi befinder os i en kritisk situation efter et ellers særdeles godt og aktivt 2016. Jeres klub har brug for hjælp. Bestyrelsen har forskellige ideer om, hvordan vi kan imødekomme disse udfordringer, men vi kan ikke løse dem uden frivillig og engageret indsats fra klubbens medlemmer. Frivillighed er en personlig indstilling hvor det er lysten, der driver værket! Men en ting er sikkert, vi bliver nødt til at tænke i nye baner for behovet for flere hænder forsvinder ikke. 3
Bestyrelsen er overbevist om, at Club Danois har stor betydning for det danske samfund i Sydfrankrig, men hvis medlemmerne både de fastboende og medlemmerne i Danmark - ikke vil tage en tørn, så ser det rigtigt svært ud for fremtiden. I dag, arbejder alle bestyrelsesmedlemmer gratis, er dybt involveret i driften af klubben, betaler medlemskab som alle andre medlemmer af Club Danois og får kun faktiske udgifter refunderet. Bestyrelsesmedlemmer kan deltage gratis i arrangementer til et maksimum beløb på EUR 60 pr. arrangement. Hvis beløbet er højere betales differencen til klubben. Bestyrelsen tilstræber at højst 1-2 bestyrelsesmedlemmer deltager i det samme arrangement. Udgiften for bestyrelsens deltagelse i arrangementer, belaster ikke det enkelt arrangement og derved de deltagende medlemmerne, men bogføres på en særskilt udgiftskonto for bestyrelsen. Som det fremgår af regnskabet, er bestyrelsen meget bevidst om at holde udgifterne så lave som muligt. Til sammenligning kan det nævnes at den enkelte arrangør deltager gratis i sit eget arrangement, uden beløbsgrænse, og at udgiften fordeles på de øvrige deltagere. Denne model skulle gerne være et incitament for alle medlemmer til at melde sig som arrangør. Den aktuelle refusionspolitik vil efter generalforsamlingen blive lagt på hjemmesiden. I betragtning af vores nuværende situation er det helt naturligt at spørge generalforsamlingen: Har klubben udtjent sit formål, eller er medlemmerne enige i, at Club Danois har en fremtid i det danske samfund i Sydfrankrig? Vi håber, at vi i den efterfølgende debat vil få svar på dette spørgsmål samt de tilhørende spørgsmål: Hvordan skal vi drive klubben i fremtiden? Hvis der ikke er nok frivillige, skal vi outsource den generelle drift af klubben? Kan et økonomisk incitament få medlemmer til at melde sig? Er vi parate til at betale højere kontingent? Hvad forventer vi af de fremtidige bestyrelsesmedlemmer, og skal vi ændre den nuværende refusions/ kompensationspolitik for at tiltrække flere? Det er vigtigt at være opmærksom på, at vi har meget høje faste omkostninger, og at det er nødvendigt, vi finder besparelser. Hvis vi tilføjer nye udgifter, kræver det, at vi finder tilsvarende besparelser på budgettet. De største driftsudgifter for Club Danois er: Administrationen og sekretariat ca. EUR 32.000 4
Le Magazine du Club Danois ca. EUR 21.000, men bladet er næsten i balance. Hvis det er acceptabelt for vore annoncører og medlemmer, at bladet kun udgives digitalt, kan vi realisere en besparelse på trykning og porto tilsvarende ca. EUR 14.000. Hvis vi stopper med at udgive bladet i trykt form er der en mulighed for faldende indtægter fra annoncører, men kun en nærmere undersøgelse vil bekræfte/ afkræfte denne antagelse. På den anden side vil digitalisering skabe mange nye muligheder for vore annoncører og sponsorer. Den tredje store post er retshjælpsforsikringen på ca. EUR 8.000. I betragtning af at medlemsantallet er faldet fra ca. 1.150 til de nuværende ca. 780 medlemmer og med forventning om, at medlemsantallet vil falde yderligere i de kommende år, mener bestyrelsen, at det er naturligt, at vi skruer lidt ned for forventningerne. Bestyrelsen vil gennemgå hele den nuværende omkostningsstruktur med det formål at nedbringe de samlede omkostninger, herunder administrations- og sekretariatsudgifterne for at opnå bedre balance mellem indtægter og udgifter. Disse besparelser kan betyde en forringelse af det nuværende serviceniveau. Til slut vil jeg gerne på bestyrelsens vegne takke jer alle igen for jeres støtte af klubben gennem 2016. Vi glæder os til at se jer til mange af arrangementerne her i Frankrig såvel som i Danmark. På bestyrelsens vegne Henrik Engell-Jensen Formand Cannes, 28. februar 2017 5