Referat fra bestyrelsesmøde nr. 148, mandag den 13. maj 2013 kl. 16.00 Bestyrelsen: Mail-adresse: Claus-Peter Aanum. (CPA) Formand clauspeteraanum@me.com Berit Skanderup (BS) Næstformand skanderup@fanonet.dk Hanne Laursen (HL) Best. medlem hk-laursen@esenet.dk Søren Egdal (SE) Best. medlem egdal@esenet.dk Anett Lunde (AL) Best. medlem snowie@esenet.dk Inger Tingberg (IT) Best. medlem tingberg@youmail.dk Henning Rømer Radoor (HR) Best. medlem radooresbjerg@bbsyd.dk Administrationen: Erik Lykke (EL) Teknisk chef el@ungdomsbo.dk Lene B. Knudsen (ref.) (LBK) Regnskabschef lbk@ungdomsbo.dk Peter Sandager (PS) Direktør ps@ungdomsbo.dk Indhold: Beslutningspunkter: bilag 1. Godkendelse af referat nr. 146 af 8. april 2013. 2. Godkendelse af referat nr. 147 af 23. april 2013. Ext. ordinært. 3. Revisionsprotokollat side 617. 4. Indkomne punkter. Debatpunkter: 5. Indkomne punkter Orienteringspunkter: 6. Byggesager. 7. Udlejningssituationen. 8. Økonomi 9. Indkomne punkter. 10. Udvalg. 11. Afdelinger. 12. Personale. 13. Bydelsprojekt 3 i 1. 14. FF & FU samarbejde. 15. Evt. 16. Planlagte mødedatoer. side 1
Beslutningspunkter: Ad 1 Godkendelse af referat nr. 146 af 8. april 2013 Beslutning: Godkendt uden bemærkninger. Ad 2 Godkendelse af referat nr. 147 af 23. april 2013 (ext. ordinært) Beslutning: Godkendt uden bemærkninger- Ad 3 Revisionsprotokollat side 617. Beslutning: Taget til efterretning. Ad 4 Indkomne punkter Behandling af byggesager Bestyrelsen ønsker en mere systematiseret tilgang og afrapportering i forbindelse med gennemførelse af byggesager. Følgende forslag blev nævnt: Afrapportering via byggemødereferater. Byggeudvalg. Som i dag - men bare lidt mere systematisk (evt. spørgeskema). Forretningsgang/honorar Forretningsgang udarbejdes. Honorar og honorarfordeling aftales og klarlægges. Alle bestyrelsesgoder skal beskrive og synliggøres, f.eks. fri avis, IT, rejser og bestyrelseshonorar m.m.. Byggesagshonorar Forslaget går på, at der udbetales et samlet honorar på 0,1% af byggesagernes samlede anskaffelsessum inkl. moms, men eks. byggesagshonoar. Beslutning: Aftalen skal i første omgang omhandle byggesager for og være gældende for alle fremtidige byggesager som p.t. ikke er godkendt. Evt. honorar i forbindelse med byggesager i de fremmede selskaber undersøges af administrationen. side 2
Debatpunkter: Ad 5 Hvordan udvikler vi hovedbestyrelsen? Hvad er s visioner og værdier? Hvad vil vi stå for i? Sagsbehandling: Formål: Definere s profil, kerneværdier og nedfælde fælles pejlemærker for både ansatte og bestyrelsen, omhandlende bl.a. strategier, handleplaner, energiplaner m.m. Målsætningsudvalget ser på eksisterende materiale fra tidligere seminarer og tekst udarbejdet af Lundgaard i forbindelse med ansættelse af PS. Der var også forslag om, at Poul Erik evt. kommer en lørdag, og sammen med bestyrelsen definerer de overordnede rammer/styringsredskaber. PS oplyste at hjemmesiden www.aab.dk et godt sted at blive inspireret, både med hensyn til målsætninger og hjemmeside lay-out. Vil bestyrelsen på den årlige tur rundt i afdelingerne, og er der ønsker til indholdet? Sagsbehandling: SE foreslog en form for erfa-udveksling mellem ansatte i afdelingerne, med det formål at give dem mulighed for, at inspirere hinanden til bedre løsninger i hverdagen. PS oplyste at den 12/6 2013 er der arrangeret et møde med en legepladskonsulent, hvor alle viceværter og varmemestre deltager. Plan: Evt. arrangeres et mere struktureret erfaplan på et senere tidspunkt. Bestyrelsen ønskede ikke at besigtige afdelingerne i 2013. Orienteringspunkter: Erik Lykke orienterer Ad 6 Byggesager Låsning af indgangsdøre giver problemer for aflevering af pakkepost (ikke Post Danmark). Opfølgning fra sidste møde. Sagsbehandling: ELl oplyste, at viceværterne ikke oplever det som et problem. AL understøttede EL s oplysninger. Problemet er afklaret og der foretages ikke yderligere. Status på fibernet (punkt fra repræsentantskabsmøde). Sagsbehandling EL oplyste, at der tidligere er besluttet, at SE må lægge fibernet ind i alle boliger. Ud over dette tilsagn, har intet med sagen at gøre. side 3
Opfølgning på det ekstraordinære bestyrelsesmøde (Tovværksprojektet). Sagsbehandling: Skema B er indberettet. Projektet indeholder omfatter opsætning af klinker og overholder gældende rammebløb. Første spadestik på tovværksgrunden Sagsbehandling: Onsdag d. 22/5 kl. 14.00, hvis ellers skema B bliver godkendt. Esbjergs borgmester inviteres. Nyt ventilationsanlæg på Nygårdsvej, væg flyttes og solfilm på prøve. Sagsbehandling: Om 14 dage går ombygningsarbejdet i gang. Indkaldelse til møde med borgmester vedr. stram økonomi på udearealerne (Peter). Sagsbehandling: PS oplyste, at der er planlagt et møde med borgmesteren d. 27/5 ang. økonomien på udearealer. PS oplyst videre, at såfremt udearealer skal på niveau med det planlagte mangler der p.t. kr. 400.000. Udarbejdelse af idéoplæg/byggeprogram for det nye bydelshus på Stengårdsvej (PS). Sagsbehandling: PS oplyste at formålet er, at kommunen og UB s ideer sammenskrives. Ad 7 Udlejningssituationen Peter orienterer. Generelt: 2 lejemål i afd. 1 (er udlejet p.t.), erhverv i det tidl. Bydelshus i Kvaglund arbejdes der seriøst med en ny lejer. 2 på Stengårdsvej (2 rømninger) er udlejet p.t. En rømning i Fyrparken er genudlejet. 5 ledige boliger er indberettet. Fyrparken 10. Der arbejdes med at få tildelt kvoter, således der kan bygges almene familieboliger på grunden og institutionen kan nedrives. Kvaglundparken 4 (Kridthusgrund) og status på Kvaglundcentret (ejerforeningen). PS mødes med en interesseret køber på fredag den 17. maj 2013. Ad 8 Økonomi Lene orienterer. Budgetopfølgning for perioden 1/10 til 31/3 blev taget til efterretning. Status på investeringer Alm. Brand 2,36% p.a. og Nordea 1,64% p.a. Ad 9 Indkomne punkter Kommunikation mellem administration, hovedbestyrelse og beboerdemokrater. Opfølgning fra sidste møde. Afdelingsbestyrelserne vil fremadrettet få en uge til at underskrive regnskaberne i 2014. side 4
Esbjerg Kommune har spurgt om vil deltage i en EU undersøgelse (ansøgning først) omkring borgers ønsker om valg af vedvarende energi. Kommunen har ønsket Tjæreborg (afd. 11 og 12) som emne. Peter har imødekommet ønsket. Esbjerg Kommune har meddelt at UB får dækket alle udgifter. Egen hjemmeside. Udvalg arbejder uafhængigt af fælles hjemmeside med de øvrige boligforeninger i Esbjerg. Der sikres dog en teknisk sammenhæng mellem den fælles hjemmeside og s hjemmeside.. Arbejdet med UB s hjemmeside går i gang nu. For at sikre tidsplanen holder (implementering 1. januar 2014) er der arrangeret opfølgningsmøder hver torsdag. Ad 10 Udvalg Nyt fra redaktionsudvalget. Bladet udgives 22/5 2013. Nyt fra fritidsudvalget. Referat er udsendt. Nyt fra rejseudvalget. Program for studieturen er under udarbejdelse og er planlagt fra d. 19/9 til 21/9 2013. Erik Grøn er med på turen. Ad 11 Afdelinger Afd. 82 (ny afd. på Fanø) er inviteret til et opstartsmøde på kontoret den 27. maj 2013. Afdelingsbestyrelsen for afd. 81 får også buddet (Lars og AL deltager sammen med PS). Afd. 27 (Fanø) ønsker ikke længere at fortsætte det beboerdemokratiske fællesskab med afd. 58. Behandling af henvendelse fra 3 beboere i afd. 27. Bestyrelsen var enige om, at teksten i det sidste bestyrelsesreferat er fyldestgørende, og svarer til hvad der blev nævnt og besluttet på det seneste afdelingsmøde (afdelingerne 27/39/58). CPA svarer på henvendelsen, da henvendelsen var stilet til formanden. Ad 12 Personale Ny inspektør er ansat pr. 1. juni 2013 navnet er Søren Nim. Personalehåndbogen er under revidering. Der afholdes et legepladskursus den 12. juni for alle viceværter og eksisterende materiale opdateres. Der udarbejdes et kursuskatalog for ejd. funktionærere, så alle har de ønskede kompeten- cer. ad 13 Bydelsprojekt 3 i 1 Der blev afholdt bestyrelsesmøde den 11. april. Er lagt på ipad. Der er blevet ansat en ny medarbejder. Medarbejderne var 4 dage (St. Bededag) i Berlin for at se på bydelsprojekter. Link til nyhedsbreve oplyses. side 5
Ad 14 FF og FU samarbejde Der arbejdes fortsat med en fælles hjemmeside. Der er dog forskel på ønsker til indhold og funktioner jf. pkt. 9. Ad 15 Evt. intet. Ad 16 Planlagte mødedatoer Hovedbestyrelse Mandag d. 3. juni 2013. Mandag d. 1. juli 2013. 19. 21. september. Studietur til Hamburg. Godkendt af hovedbestyrelsen den 3. juni 2013: side 6