Møde d. 7. november 2014 kl. 13-15 Aarhus: 5128-132, Emdrup: A204 REFERAT Interim LSU-møde nr. 1 i AU Forskning og Erhvervssamarbejde Deltagere: John Westensee (fmd.), Jeppe Dørup Olesen, Thomas Tscherning, Anya Bjørn Vinstrup (næstfmd.), Rikke Märcher Rochat, Grethe Baasch Thomsen, Gry Louise Minor Jensen, Claus Palle, Nanna Kodal, Svend Binnerup, Henriette Zinck-Bramsen (ref.) Afbud: Tove Østergaard Le 1. Velkomst John bød velkommen til det første interim LSU-møde i AU Forskning og Erhvervssamarbejde (AU FE). Anya Bjørn Vinstrup er valgt til næstformand. Dato: 17. november 2014 Sagsnr.: Ref: JW/HZB Der foreligger ingen fast strategi eller planer for enheden, så mulighederne er åbne. Vi skal have de forskellige sammenbragte afdelinger til at fungere som én enhed og finde en god proces for udvikling af området for at kunne yde en god, professionel sammenhængende service. Side 1/2 2. Lokal procesplan for AU FE Den udleverede procesplan blev kort gennemgået. Der er områder, der stadig mangler afklaring. De tre funktionschefer (John Westensee, Jeppe Dørup Olesen og Thomas Tscherning) og teamleder Jakob Dragsdal Sørensen holder ugentlige møder, og på næste LSU-møde fremlægges flere afklaringer. Det er endnu uklart hvilke ting i den nye organisation, der skal være endeligt på plads til d. 1. februar 2015. Det er en presset proces, og det kan være svært at nå alle elementerne. Rektor kontaktes herom. Dog ligger det fast, at alle medarbejdere på nuværende tidspunkt kender deres organisatoriske tilhørsforhold. Det blev bemærket, at det er vigtigt at få meldt datoer ud til kommende fællesmøder. 3. Fremtidig organisering Oplægget til organisering blev diskuteret. Det er vigtigt at finde synergien mellem alle vores teams. Der skal ikke dannes vandtætte skodder mellem de forskellige teams, men arbejdes på tværs. Dette kan dog være svært i nogle afdelinger grundet et i forve- Aarhus Universitet AU Forskning og Erhvervssamarbejde
jen stort arbejdspres. Men der arbejdes på at finde løsninger for at sætte en god udvikling i gang. Det tager tid at skabe en fællesskabsfølelse for det kræver tid og engagement, og det kan være en udfordring, når der samtidigt er travlt. Side 2/2 Hvordan får vi skabt et tværgående samarbejde? Det skal dog ikke startes op fra bunden, for der er allerede relationer/samarbejde i gang på tværs. Der efterlyses en oversigt over, hvem der laver hvad og hvor. En allerede eksisterende database i FSE regi burde kunne rettes til en webbaseret database for AU FE. AKTION: John kontakter Heine Simonsen for at høre om muligheder. 4. Fælles hjemmeside På det seneste FALK-møde (nu LEA, Ledelseskredsen i Enhedsadministrationen) var AU KOM på besøg. Der sker ingen ændringer for hjemmesider, medarbejderportaler og lign., før vi overgår til den nye organisering pr. 1. februar 2015. Det undersøges, hvor f.eks. referater fra LSU- og LAMU-møder hos AU FE skal ligge, og alle medarbejdere orienteres efterfølgende. AKTION: Henriette undersøger mulighederne Det undersøges nærmere om et fælles T-drev. AKTION: John kontakter IT, også om en tidshorisont 5. Mailsignatur Primo december orienterer AU KOM hele organisationen, hvad de enkelte enheder skal hedde på dansk og engelsk. John melder derefter ud til medarbejderne. Indtil da er det valgfrit i f.eks. mailsignatur. 6. Julefrokost Alle holder julefrokost i deres gamle afdelinger/enheder. Det besluttes senere, hvordan vi skal fejre AU FE det kan f.eks. være, når organisationen er på plads efter 1. februar. 7. Eventuelt Ingen emner. Alle glæder sig til en spændende fremtid for AU FE. Næste LSU-møde er tirsdag d. 16. december kl. 10.
UDKAST Elementer til lokal procesplan for AU Forskning og Erhvervssamarbejde Dato Aktivitet Uge 44 Etablering af Interim LSU Uge 44 og 45 Vicedirektøren på besøg i alle enheder hilse på, drøftelse af opgaver og input til fremtidig organisering 7. november kl. 8.30-10 Første møde i kredsen af funktionschefer etablering af lederteam, lokal procesplan, fremtidig organisering og aftale om ugentlig møderække 7. november kl 13-15 Afholdelse af 1. møde i interim LSU drøftelse af lokal procesplan og organisering Uge 46 1-til-1 samtaler gennemføres med alle funktionschefer - nuværende opgaver, input til proces og syn på fremtidig organisering Uge 46 Etablering af LAMU Uge 47 Snitflader til øvrige VD-områder aftales Berit Eika et al. om organisering af AU Kommunikation (forskningskommunikation) AU IT om systemudvikling (PURE Award Management) AU HR om forskermobilitet i Marie Curie ARTS om CEI AU Uddannelse om talent AU Økonomi om budgetter Uge 47 og 48 1. møde med de fire administrationschefer afdækning af hovedområdernes ønsker til justeringer i samarbejdsfladerne Uge 48 Møde i LAMU 2. december Strategimøde for funktionscheferne i AU Forskning og Erhvervssamarbejde kerneopgaver, interne og eksterne krav og indre organisering 16. december 10-12 Afholdelse af 2. møde i interim LSU drøftelse af status og det forstående seminar
UDKAST 11. december kl. 11-16 Stormøde for alle medarbejdere i AU Forskning og Erhvervssamarbejde status på organisationsarbejdet og get together/gensidig information om arbejdsopgaver etc. Uge 49 Råudkast til overvejelser om indre organisering foreligger Uge 50 2. møde med de fire administrationschefer endelig aftale om ændringer i samarbejdsfladerne Uge 2 Beslutningsoplæg til endelig organisering foreligger 12. januar 3. Møde i interim LSU beslutningsoplæg til endelig organisering 15. januar Stormøde for alle medarbejdere i AU Forskning og Erhvervssamarbejde endelig organisering af vicedirektørområdet Februar 2015 Ny organisation træder i kræft og etablering af blivende LSU Forår 2015 Seminardag for alle medarbejdere i AU Forskning og Erhvervssamarbejde fokus på kultur, fællesskab og retning i VD området
sekretariat AU Ledelse team ST AU FE Eksterne kunder sekretariat HE ARTS og BSS team team
Fysisk organisering under funktionschefer Vicedirektør Sekretariat (Emdrup/Aarhus) Forskning Talent TTO
Virtuelle teams Bred palette af services til fakulteter Forskningsstøtte Strategi Bibliometri Projektadministration Innovation/kommercialisering Jura Rekruttering Virksomhedspartnere
sekretariat AU ledelse Udvalg for Forskning og Eksternt Samarbejde UNILED Fakulteter Institutter Eksterne kunder Ministerier Organisationer Danske Universiteter EU Virksomheder