Notat Den 11. februar 2013 Besvarelse af afklarende spørgsmål 2 udbud af abonnementer på bygnings- og autoassistance til Aarhus Kommune De afklarende spørgsmål, som yderligere er stillet i forbindelse med udbud af abonnementer på bygnings- og autoassistance til Aarhus Kommune, besvares i vedlagte bilag. Aarhus Kommune Borgmesterens Afdeling Materialet lægges på Aarhus Kommunes hjemmeside sammen med udbudsmaterialet, så det er tilgængeligt for alle tilbudsgivere. Vi ser frem til at modtage jeres tilbud, idet vi minder om, at tilbuddet jf. udbudsmaterialet pkt. 3.2.2 skal være modtaget senest den 21.02.2013 kl. 14.00 på følgende adresse (er her præciseret): Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling, Indkøb og Udbud, Valdemarsgade 18, 6. etage, lok. 600, bygning A Indgang B 8000 Aarhus C att.: Birgitte Albæk Gerstrøm Med venlig hilsen MBA-Indkøb 8100 Aarhus C Sagsnr. 12/017192-16 Journalnr. Sagsbeh. Birgitte Albæk Gerstrøm Telefon 8940 2000 Direkte telefon 4185 4097 Fax E-mail bo@aarhus.dk www.aarhus.dk Birgitte Albæk Gerstrøm Bilag: Svar på afklarende spørgsmål 2 1
Svar på afklarende spørgsmål 2 Spørgsmål 1: Hvem bærer risikoen, hvis skades omfanget overstiger det forventede antal 132 stk. f.eks. ved større skybrud? Svar: Aftalerne som udbydes, er abonnementsaftaler, og det estimerede antal tilkald er det antal, der gennemsnitligt har været de senere år, inkl. de tilkald fx sidste års skybrud medførte. Antallet af tilkald kan således svinge, og det er leverandørens risiko, at antallet kan stige eller falde. Spørgsmål 2: Kan Århus Kommune bekræfte, at det I ønsker tilbud på i forbindelse med bygningsassistance er på alle typer skader i henhold til retningslinjer fra Forsikring og Pension Fase 1? Det vil sige at følgende ikke er omfattet på alle typer af skader: F&P Fase 2: At afklare skadeomfanget samt kunne foretage en rensning og renovering af de skadede bygninger og/eller løsøre. I tilfælde af at Århus Kommune ikke bruger ovenstående definition fra Forsikring og Pensions vejledning Bekæmpelse af følgeskader efter brand af hvad bygningsassistancen omfatter, hvilken definition bruger I så? I så fald vil vi bede om at få udleveret de definitioner i ønsker at arbejde efter. Svar: Aarhus Kommune benytter ikke bestemte definitioner, men vi kan bekræfte, at det vi ønsker tilbud på følger Fase 1, dvs. standsning af skader, og ikke udbedring. Der henvises i øvrigt til beskrivelserne i udbudsmaterialet. Spørgsmål 3: Skema for Bygningsassistance Er det muligt at få udlevet et skema for Bygningsassistance pr. år 2009-2012? Så udsving mellem de enkelte år kan aflæses. Hvad dækker Andet redningsarbejde? Hvad dækker Andre tilkald vedr. bygningsassistance? Svar: Her er en oversigt med bygningsassistancerne 2009 2012, bemærk at 2012 kun er til og med den 31/10: 2
Bygningsassistance Ydelser 2009 2010 2011 2012 til 31/10 Redningsarbejde ved brand 0 1 0 0 Redningsarbejde vandskade/oversvømmelse 53 40 18 42 Redningsarbejde storm og knuste ruder 83 39 76 31 Andet redningsarbejde 14 6 2 1 Andre tilkald vedr bygningsassistance 12 16 23 50 I alt 162 102 119 124 Andet redningsarbejde kan være afdækning af ruder og andet redningsarbejde på bygninger. Andre tilkald kan være udlejning/eftersyn af affugtere samt meldingsservice, hvis fx borgere har ringet til kommunens leverandør i stedet for kommunen. Spørgsmål 4: Side 4 afsnit 5. Århus kommune anslår at de bruger kr. 760.000 på tjenesteydelser og tilkøb. Dækker det både bygnings- og autoassistance? Svar: Ja, beløbet på 760.000 kr. ekskl. moms dækker begge abonnementer på bygnings- og autoassistance samt eventuelle løbende tilkøb. Spørgsmål 5: Hvad betyder kolonnen vægt i bilag 1A? Svar: vægten er den vægt som prisen på ydelsen ganges med. Og som således giver den estimerede samlede pris pr. år. Her er et eksempel med indsatte Priser : Ydelse Vægt Pris, DKK ex moms Abonnement: bygningsassistance, vederlag pr. år 1 100,00 Leje af affugter pr. stk. pr. dag 700 10,00 Vagt på skadested udover 3 timer, pr. time 5 10,00 Tillæg akuttilkald, maks. 30 minutter 10 10,00 Estimeret totalpris pr. år 7.250,00 3
Spørgsmål 6: Hvor mange af (auto) assistancerne er udført udenfor Aarhus Kommune (spørgsmålet var stillet allerede i Svar på afklarende spørgsmål 1, men besvares først her)? Svar: Antallet af udførte autoassistancer uden for Aarhus Kommune har været følgende: 2009 = 30 2010 = 42 2011 = 31 2012 = 25 (2012 er for perioden 01.01. 31.10.) Spørgsmål 7: I Tidsrum og tilkaldetid. Leverandøren skal kunne tilkaldes pr. telefon 24 timer i døgnet, året rundt. Leverandøren skal kunne tilkaldes med en tilkaldetid, der efter forholdene og formålet med assistancen er forsvarlig og maksimalt 2 timer. Ved tilkaldetid forstås den tid, der går fra en henvendelse er indgået hos leverandøren, til assistancen er fremme på det relevante sted. Leverandøren skal endvidere kunne tilkaldes ekstra akut (akuttilkald) med en tilkaldetid på maksimalt 30 minutter. Leverandøren kan tage særskilt betaling for akuttilkald jfr. beskrivelse af tillægsydelser. Spørgsmål: Hvilke tillægsydelser er der tale om, og er der tale om 50 mand der skal kunne stilles med ekstra inden de 30 minutter, eller er det specielt materiale. Svar: Akuttilkald er tilkald på maks. 30 minutter i stedet for maks. 2 timer. Og nej, der skal kun stilles med det mandskab, der er nødvendigt for at løse opgaven. Eventuelt akuttilkald bestilles ved henvendelse til leverandøren. Tillægsydelser er beskrevet i udbudsmaterialet øverst på side 14 og omfatter leje af affugtere, vagt på skadestedet ud over 3 timer samt tillæg for akuttilkald. Spørgsmål 8: Kontraktudkast, 21. Af force majeure bestemmelserne fremgår det, at det alene er generalstrejke, der er regnes som force majeure. Dermed vil en overenskomstmæssige strejke, der er en del af arbejdsmarkedets vilkår, føre til at aftalen misligholdes væsentligt og kan ophæves af kommunen. 4
Dette synes ikke at være hensigtsmæssig, vil kommunen overveje at lade overenskomstmæssige strejker omfatte af force majeure bestemmelsen? Svar: Aarhus Kommune fastholder, at det kun er generalstrejke, der regnes som force majeure. Spørgsmål 9: Kontraktudkast, 22. De udbudte ydelser bygnings- og autoassistance er forskellige, og derfor vil det være hensigtstmæssigt at skelne mellem dem i forbindelse med misligholdelse: Delaftale 1 - Bygningsassistance: Der gøres opmærksom på at udvendig afdækning af bygninger alene kan foretages når det arbejdsmiljømæssigt er forsvarligt. Dvs. under ekstremt vejrlig er det ikke muligt (lovligt) at foretage udvendige afdækninger, men der vil blive foretaget indvendig afdækning i det omfang, det er muligt. Vil ordregiver indsætte bestemmelse om, at afdækning ikke foretages, såfremt det ikke er arbejdsmiljømæssigt forsvarligt pga. vejrlig? Svar: Aarhus Kommune accepterer forslaget om at indsætte bestemmelse om, at afdækning ikke foretages, såfremt det ikke er arbejdsmæssigt forsvarligt pga. vejrlig. Spørgsmål 10: Kontraktudkast, 22. Kan kommunen acceptere, at forhold der ligger udenfor leverandørens kontrol ikke betragtes som misligholdelse? Vejrlig, der kræver nedsat hastighed af hensyn til trafiksikkerheden Trafikale hindringer, herunder større vejarbejder, færdselsuheld, midlertidige vejomlægninger og lignende, som indebærer, at kørevejen bliver langsommere eller længere end de normale forudsætninger for trafikken end leverandøren kunne forudse i forhold til opfyldelse af servicemålene Forkert eller upræcis angivelse af kørevej Svar: Aarhus Kommune accepterer, at de følgende forhold ikke anses for misligholdelse: Vejrlig, der kræver nedsat hastighed af hensyn til trafiksikkerheden Trafikale hindringer, herunder større vejarbejder, færdselsuheld, midlertidige vejomlægninger og lignende, som indebærer, at kørevejen bliver langsommere eller længere end de normale forudsætninger for trafikken, end leverandøren kunne forudse i forhold til opfyldelse af servicemålene 5
Forkert eller upræcis angivelse af kørevej Spørgsmål 11: Tilbudsbilag 1A. Vedrørende "Tillæg akuttilkald": Kan det bekræftes, at der afregnes som en enhedspris pr. akuttilkald? Svar: Ja, der afregnes en enhedspris pr. akuttilkald. Spørgsmål 12: Udbudsmateriale, 4.1.2. Krav til delaftale 2, autoassistance: Det fremgår, at tilkaldetid er maksimalt 1 time. Kan det bekræftes, at tilkaldetiden gælder med mindre andet konkret aftales med rekvirenten, f.eks. udførelse på et bestemt tidspunkt, f.eks. til udførelse senere på dagen eller førstkommende hverdag? Svar: Ja, tilkaldetiden gælder medmindre andet konkret aftales med rekvirenten. Spørgsmål 13: Tilbudsbilag 1B. Delaftale 1 (Bygningsassistance) er en momspligtig ydelse og moms tillægges således i henhold til enhver tid gældende regler pt. 25%. Delaftale 2 (Autoassistance på abonnementsvilkår) er en momsfritaget ydelse. Der bør derfor retteligt stå "Pris, DKK uden moms" i tilbudsbilaget. Der gøres for god ordens skyld opmærksom på, at leverandører ved momsfritagede ydelser ikke kan fradrage moms på medgåede omkostningselementer og at området er omfattet af bestemmelsen om lønsumsafgift, som tillægges i henhold til enhver tid gældende regler pt. 4,12%, hvorfor vederlaget indeholder denne moms- og lønsumsdel. Svar: Det er korrekt, at autoassistance er momsfritaget, og prisen derfor altid er uden moms. Og der bør stå Pris, DKK uden moms. Spørgsmål 14: Kontraktudkast. "Udkast til kontrakt" indeholder ikke en ansvarsbegrænsning. Kan Kommunen acceptere, at følgende ansvarsbegrænsning indsættes i "Udkast til kontrakt": "Leverandøren er erstatningsansvarlig efter dansk rets almindelige erstatningsregler. Der kan ikke gøres erstatningsansvar gældende for driftstab, tabt avance eller andet indirekte tab. Hvor et forhold/hændelse giver anledning til erstatningspligt, begrænses denne, 6
hvor lovgivningen tillader det til DKK 5.000.000 pr. hændelse, dog max. DKK 10.000.000 pr. kontraktår"? Svar: Ja, Aarhus Kommune accepterer, at følgende ansvarsbegrænsning indsættes i kontrakten: "Leverandøren er erstatningsansvarlig efter dansk rets almindelige erstatningsregler. Der kan ikke gøres erstatningsansvar gældende for driftstab, tabt avance eller andet indirekte tab. Hvor et forhold/hændelse giver anledning til erstatningspligt, begrænses denne, hvor lovgivningen tillader det til DKK 5.000.000 pr. hændelse, dog max. DKK 10.000.000 pr. kontraktår". Spørgsmål 15: Kontraktudkast. Kan Kommunen accepterer at følgende indsættes i "Udkast til kontrakt": "Ved ændring af danske skatter og afgifter og/eller ændrede lovgivningsmæssige krav af betydning for leverandørens ydelse, vil vederlagene blive reguleret med den økonomiske nettokonsekvens heraf, således at parterne stilles uændret"? Svar: Aarhus Kommune fastholder ordlyden i Udkast til kontrakt punkt 9. Vederlag og 10. Prisregulering, hvor det er anført at lovgivningsmæssige afgifter og afgiftsstigninger, der bliver pålagt leverandøren, kan tillægges priserne. Spørgsmål 16: Udbudsmateriale, 3.5. Der udbydes 2 delaftaler, der ønskes prisfastsat særskilt. For leverandøren kan der være synergi ved, at drifte aftalerne som en samlet aftale. Vil kommunen overveje, at der tilføjes en rabatprocent såfremt begge delaftaler tildeles én leverandør. Svar: Aarhus Kommune fastholder, at det er to selvstændige delaftaler, der evalueres hver for sig. Spørgsmål 17: Udbudsmateriale, 4.1.1. Pumpearbejde ved vandskade: Det fremgår, at der skal afgives en særskilt pris for leje af affugtere, og at leverandøren skal føre tilsyn med affugterne og fjerne disse igen. Kan det bekræftes, at leverandøren i forbindelse med tilsyn også skal foretage fugtmåling? 7
Svar: Ja, i forbindelse med tilsyn af affugtere skal Leverandøren også foretage fugtmåling og aftale med rekvirenten, hvor længe affugterne skal blive på stedet. Spørgsmål 18: Udbudsmateriale 4.1.1 Pumpearbejde ved vandskade: Det fremgår, at der aftalen omfatter udbringning og afhentning af affugtere. Kan det bekræftes, at leverandøren i forbindelse med opsætning af affugtere udarbejder rapport med omfangsbedømmelse? Svar: Nej, leverandøren skal som udgangspunkt kun varetage udbringning, opsætning og afhentning af affugtere, og dette er inkl. i abonnementet. En eventuel rapport med omfangsbedømmelse kan eventuelt aftales med rekvirenten. Spørgsmål 19: Udbudsmateriale 4.1.1, 4.1.2 Det fremgår, at Leverandøren efter aftaleindgåelse skal udarbejde abonnementskort med angivelse af abonnementsnavn (Bygningsassistance/Autoassistance), firmanavn, telefonnummer til assistanceopkald samt plads til at rekvirenten kan angive institutionsnavn og EAN-lokationnr. a) Kan det accepteres, at der under abonnementsnavn for begge delaftaler står "Kommuneabonnement" i stedet for hhv. "Bygningsassistance" / "Autoassistance"? b) Kan det bekræftes, at der alene skal være plads på kortet til at kommunen kan påklistre EAN-nummer og institutionsnavn? Svar: Ja, det accepteres at kort med anført Kommuneabonnement kan benyttes, og at der blot er plads til at påklistre EAN-nr. og navn. Spørgsmål 20: Er det muligt at få indarbejdet en sikkerhedsmargin i udbudsmaterialet på ±20% fra entreprises sum? Det vil sige alt under 104 skader bliver refunderet til kommunen og alt over 156 bliver faktureret til kommunen, i forhold til entreprises sum. Svar: Nej, Aarhus Kommune fastholder som svaret på spørgsmål 1, at aftalerne er abonnementsaftaler, og det estimerede antal tilkald er det antal, der gennemsnitligt har været de senere år. 8
Spørgsmål 21: Er det mulig at hvis leverandør er eksisterende leverandør til Aarhus Kommune at lægge en aftale ind om udbedring af selve skaden? Det vil sige rep. efter vandskade og udskiftning af glas, hvor glas måles op samtidig med at vi dækker til. Svar: Dette udbud angår kun bygnings- og autoassistance og medfører ikke adgang til indgåelse af eventuelt andre aftaler, der grænser op til disse aftaler. For information om andre aftaleområder kan Indkøb og Udbud i Borgmesterens Afdeling, Aarhus Kommune kontaktes. Spørgsmål 22: Kan vi få eksempler på opgaver der er under normal tilkald, og opgaver der er ekstra akut? Svar: Det vil langt overvejende være normale tilkald, der vil forekomme. Aarhus Kommune har ikke noget statistik på området, da vi ikke tidligere har haft muligheden for akut tilkald. Men akut tilkald kan anvendes fx hvis et vandrør er sprunget og der er behov for hjælp hurtigst muligt. Spørgsmål 23: Hvem visiterer og træffer beslutning om det er et normalt tilkald, eller om det er et ekstra akut? Svar: Det er rekvirenten, der bestiller akut tilkald, hvis det er nødvendigt. Dvs. i forbindelse med tilkaldet. Spørgsmål 24: Der skal afgives pris på særskilt leje af affugtere. Der findes mange forskellige affugtere, og derved priser på disse. Hvilken størrelse (eksempelvis kapacitet/ltr. pr. døgn/m3) og type (sorptions- eller kondensaffugter), skal vi tage afsæt i for at sikre Aarhus kommune en fair prissammenligning? Svar: Der anvendes som oftest i dag en lille affugter med kapacitet på ca. 200 m 3 /h. Det er således denne størrelse, der skal afgives pris på, og som der vil blive evalueret på. Andre størrelser kan tilbydes, men disse vil ikke indgå i evalueringen af tilbuddet. Spørgsmål 25: Indehold i abonnement (side 13 og 14(. Vi læser udbudsmaterialet således, at abonnementet alene skal dække Fase 1 akut skadestop. Dvs. når leverandør igangsætter Fase 2, eksempelvis nedskæring af 9
våd gips, fjernelse af organiske materialer, bortkørsel og restaurering af løsøre, brække evt. trægulve op, vil alt det blive betragtet som tillægsydelser, som ligger uden for udbudsmateriale. Svar: Ja, se endvidere svaret på spørgsmål 2. Spørgsmål 26: Såfremt Aarhus Kommune ikke er enig i snitflader defineret i spørgsmål ovenfor, vil vi gerne have præciseret yderligere hvilke ydelser der er indeholdt, og hvilke ydelser der kan faktureres særskilt. Svar: Aarhus Kommune bekræfter, at udbuddet vedrører ydelser omfattet af fase 1, jf. svar på spørgsmål 2. 10