Udbudsmateriale. Nationalt udbud. Udbud af abonnementer på bygnings- og autoassistance. Aarhus Kommune

Transkript

1 Udbudsmateriale Nationalt udbud Aarhus Kommune Udbud af abonnementer på bygnings- og autoassistance Aarhus Kommune Borgmesterens Afdeling Indkøb Januar 2013

2 Udbudsmateriale Aarhus Kommune Borgmesterens Afdeling Indkøb Januar 2013

3 Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling, indkøb Januar 2013 Side 3 Indhold INDHOLD INDLEDNING OMFANG AARHUS KOMMUNES FREMTIDIGE AFTALER ORGANISERING AF UDBUDSOPGAVEN SITUATIONSBESKRIVELSE ORGANISATION IMPLEMENTERING AF AARHUS KOMMUNES INDKØBSPOLITIK - FOKUS PÅ GEVINST, EFFEKTIVISERING SAMT BRUGERVENLIGHED MILJØZONER PROCEDURER OG KONKURRENCEVILKÅR VILKÅR FOR AFGIVELSE AF TILBUD Udbudsform Delaftaler Alternative bud Vedståelsesfrist Aftalegrundlag Konsortier Tilbudsgivers forbehold Ejendomsret FORMKRAV TIL TILBUDDETS OPBYGNING, INDHOLD OG AFLEVERING Formkrav Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsfrist TILBUDSBEHANDLING Registrering og åbning Underretning om valg af tilbud og kontraktindgåelse Udgifter ved tilbudsgivning UDVÆLGELSESKRITERIER TILDELINGSKRITERIUM PROCEDURE FOR BEHANDLING AF TILBUD KRAVSPECIFIKATION KRAVSPECIFIKATION Krav til delaftale 1, bygningsassistance Krav til delaftale 2, autoassistance UDBYDERS FORBEHOLD TILBUDSDISPOSITION GENERELLE FORMKRAV DISPOSITION AF TILBUDDET UDKAST TIL KONTRAKT TIDSFRISTER OG KONTAKTPERSONER BILAG... 31

4 Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling, indkøb Januar 2013 Side 4 1. Indledning 1.1 Omfang Udbuddet omfatter to delaftaler: 1) bygningsassistance og 2) autoassistance til Aarhus Kommune og Aarhus Havn samt en selvejende institution i Magistratsafdelingen for Sociale forhold og Beskæftigelse. Det forventes, at der vil blive afgivet eget bud på delaftale 1, Bygningsassistance. Aftalerne vil blive indgået som abonnementsaftaler. De aftaler, som indgås på baggrund af nærværende udbud, er gældende fra den og er uopsigelige for begge parter indtil den , jf. dog afsnit 22 vedr. misligholdelse i kapitel 7 Udkast til kontrakt. De indgåede abonnementsaftaler kan forlænges i op til 2 x 12 måneder på uændrede vilkår, jf. afsnit 3 i kapitel 7 Udkast til kontrakt. Aarhus Kommunes anslåede samlede forbrug af tjenesteydelser og tilkøb af eventuelle materialer, ydelser og reservedele, der er omfattet af udbuddet, udgør på årsbasis cirka ,- danske kr. ekskl. moms. Bygningsassistancen omfatter akut skadeservice på kommunens bygninger, herunder kommunens udlejningsejendomme, samt Aarhus Havns bygninger og den selvejende institution Behandlingshjemmet Dalgården, Oddervej 249, 8270 Højbjerg, CVR nr i Magistratsafdelingen for Sociale Forhold og Beskæftigelse. Det vil sige i alt ca bygninger og et bygningsareal på i alt ca m 2. Abonnementet omfatter al tilgang samt nyanlæg af ejendomme. Antallet af bygningsassistancer er ca. 130 pr. år baseret på statistik fra årene Autoassistancen omfatter motorkøretøjer i Aarhus Kommune, Aarhus Havn samt den selvejende institution Behandlingshjemmet Dalgården, Oddervej 249, 8270 Højbjerg, CVR nr i Magistratsafdelingen for Sociale Forhold og Beskæftigelse. Det vil sige i alt ca køretøjer samt ansattes biler, når de benyttes til tjenstlig kørsel. Abonnementet omfatter alle motorkøretøjer, som Aarhus Kommune til enhver tid råder over. Antallet af autoassistancer er ca. 530 pr. år baseret på statistik fra årene Aarhus Kommunes fremtidige aftaler Udbuddet vedrører tjenesteydelser i form af bygnings- og autoassistance for alle i Aarhus Kommune, Aarhus Havn samt en selvejende institution i Magistratsafdelingen for Sociale forhold og Beskæftigelse. Abonnementsaftaler forudsættes indgået med én leverandør på hver delaftale. 1.3 Organisering af udbudsopgaven Der er nedsat en tværmagistratslig arbejdsgruppe under Borgmesterens Afdelings formandskab til at gennemføre udbuddet. Arbejdsgruppen består af: Karen Helene Andersen, Magistratsafdelingen for Sociale Forhold og Beskæftigelse Steen Danielsen, Ejendomsforvaltningen, Magistratsafdelingen for Teknik og Miljø Lise Christensen, Magistratsafdelingen for Børn og Unge Torben Larsen, Magistratsafdelingen for Børn og Unge Birgitte Albæk Gerstrøm, Borgmesterens Afdeling (Tovholder for udbuddet).

5 Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling, indkøb Januar 2013 Side 5 2. Situationsbeskrivelse 2.1 Organisation Aarhus Kommune er en magistratsstyret kommune, hvilket betyder, at kommunen har 5 økonomisk selvstyrende magistratsafdelinger samt Borgmesterens Afdeling. Magistratsafdelingerne har følgende ansvarsfordeling: Magistratsafdelingen for Sociale Forhold og Beskæftigelse (MSB) varetager opgaver inden for områderne familie og beskæftigelse samt sociale forhold. Magistratsafdelingen for Teknik og Miljø (MTM) varetager opgaver inden for miljøområdet, vej- og kloakvedligeholdelse, kommunens ejendomme og naturområder, beredskabsforvaltningen, byplanlægningsområdet, Planlægning og Byggeri samt affald og varme. Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg (MSO) varetager sundheds- og ældreomsorgen, herunder lokalcentrene. Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservice (MKB) varetager opgaver inden for borgerservice, fritids- og kulturforvaltningen, bibliotekerne samt Musikhuset Aarhus. Magistratsafdelingen for Børn og Unge (MBU) varetager opgaver inden for børn- og ungeområdet, herunder skolerne, daginstitutionerne samt klub- og legepladsområdet. Borgmesterens Afdeling (BA) varetager under Borgmesterens ledelse fællesfunktioner inden for økonomi, erhvervsforhold, personaleforhold, juridiske forhold samt IT og organisation. Yderligere information om kommunens organisering kan ses på kommunens hjemmeside Implementering af Aarhus Kommunes indkøbspolitik - fokus på gevinst, effektivisering samt brugervenlighed Visionen for indkøb i Aarhus Kommune er: På indkøbsområdet er og skal Aarhus Kommune være en professionel samarbejdspartner, som ud fra en helhedsbetragtning sikrer størst mulige gevinster til gavn for kommunens borgere og byens udvikling. Professionalisme, bæredygtighed og samhandel er den bærende ramme for den nye indkøbspolitik. Aarhus Kommunes indkøb af såvel varer, tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver tager afsæt i en helhedsbetragtning og koncerntankegang. Med professionalisme for øje vil Aarhus Kommune med indkøb på tværs af kommunen skabe gevinst og effektivisering for kommunen som helhed. Samtidig foretager Aarhus Kommune ved sine indkøb en prioritering af såvel økonomiske betragtninger som bæredygtige hensyn eksempelvis i forhold til miljø, arbejdsmiljø samt sociale og etiske normer. Med fokus på behovet i kommunen, kommunikation og dialog samt et fortsat sigte på forbedring af indkøbsaftalernes brugervenlighed ønsker Aarhus Kommune at sikre, at kommunens institutioner og afdelinger køber ind i overensstemmelse med indkøbspolitikken. Hensigten er, at det skal munde ud i en højere grad af aftaleoverholdelse i kommunen, både til fordel for kommunens aftaleleverandører som Aarhus Kommune. Med indkøbspolitikken ønsker Aarhus Kommune desuden at indgå i et tæt og forpligtende samarbejde med kommunens samhandelspartnere, der er attraktivt for begge parter. Grundlaget for samarbejdet er effektivisering, videndeling og nytænkning, hvor udfordringer løses i fællesskab. 2.3 Miljøzoner Der er indført miljøzone i Aarhus Midtby.

6 Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling, indkøb Januar 2013 Side 6 Miljøzoneordningen har som mål at begrænse partikelforureningen i tættere byområder, hvor mange mennesker færdes og hvor der tale om relativt snævre gaderum. Forurening med partikler indebærer en betydelig sundhedsrisiko. I miljøzonen er der krav om, at dieselkøretøjer over 3,5 tons indregistrerede som lastbiler og busser - har påmonteret et partikelfilter - med mindre køretøjet opfylder EURO 4 motornormen. De nævnte køretøjer skal i miljøzonen være forsynet med et miljøzonemærke, som udstedes ved ordinære bilsyn. Udenlandske køretøjer er ikke omfattet af mærkningen, men skal opfylde de tekniske krav. Miljøstyrelsen kan i særlige tilfælde dispensere fra partikelfilterkravet. Yderligere oplysninger om miljøzonen kan findes på

7 Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling, indkøb Januar 2013 Side 7 3. Procedurer og konkurrencevilkår 3.1 Vilkår for afgivelse af tilbud Udbudsform Udbuddet angår ydelser omfattet af bilag II B i EUs Klassiske Udbudsdirektiv 2004/18/EF (Redningstjenester). Udbuddet gennemføres som et nationalt udbud Delaftaler Der kan afgives tilbud på en eller begge delaftaler jf. udbudsmaterialets afsnit Alternative bud Der kan ikke afgives alternative bud Vedståelsesfrist Tilbuddet er bindende for tilbudsgiver i 3 måneder fra fristen for modtagelse af tilbud Aftalegrundlag Aftale vil blive indgået på basis af det udkast til kontrakt, der indgår i dette udbudsmateriale som kapitel Konsortier Såfremt tilbuddet afgives af en sammenslutning af virksomheder (konsortium), påtager de deltagende virksomheder sig solidarisk ansvar og hæfter solidarisk over for Aarhus Kommune. Endvidere skal de deltagende virksomheder udpege en befuldmægtiget, som Aarhus Kommune med bindende virkning for sammenslutningen kan indgå aftaler med. Det skal af tilbuddet fremgå, med hvilken tilbudsgiver ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for de(n) øvrige tilbudsgiver(e). Såfremt tilbuddet afgives af en sammenslutning af virksomheder (konsortium) skal oplysningerne under udbudsmaterialets afsnit 3.4 Udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet Tilbudsgivers forbehold Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, herunder kontrakten, medfører at Aarhus Kommune har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der ikke vedrører grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Aarhus Kommune ret til at se bort fra tilbuddet. Hvis andet ikke er anført, er eventuelle faglige forbehold, såsom branche standardforbehold, kun gældende i det omfang de ikke strider mod nærværende udbudsmateriale. Såfremt tilbudsgiver opretholder eventuelle faglige forbehold, som ikke er i overensstemmelse med udbudsmaterialet, skal dette derfor angives eksplicit i tilbuddet. Det understreges, at opretholdelse af faglige forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, herunder kontrakten, kan medføre, at Aarhus Kommune har pligt til at se bort fra tilbuddet, jf. ovenstående. Såfremt tilbudsgiverne vedlægger egne salgs- og leveringsbetingelser, vil disse blive betragtet som forbehold i det omfang, at salgs- og leveringsbetingelserne er i strid med udbudsmaterialet. Tilbudsgiverne opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet jf. udbudsmaterialets afsnit Spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås.

8 Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling, indkøb Januar 2013 Side Ejendomsret Udbudsmaterialet og de informationer, der findes heri, er Aarhus Kommunes ejendom og skal behandles fortroligt. Det må ikke kopieres og/eller bruges i andre sammenhænge uden skriftlig tilladelse. 3.2 Formkrav til tilbuddets opbygning, indhold og aflevering Formkrav Tilbuddet skal være skriftligt og afgives på dansk. Dog kan bilagsmateriale tillige være på svensk, norsk eller engelsk. Såfremt Aarhus Kommune anmoder om det, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale på svensk, norsk eller engelsk til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for tilbudsgivers regning. Det er vigtigt, at tilbudsgiver besvarer alle punkter i udbudsmaterialet, jf. tilbudsdispositionen i udbudsmaterialets kapitel 6, da vurderingen vil blive foretaget på grundlag af disse. De vedlagte tilbudslister (bilag 1) skal benyttes i forbindelse med tilbudsafgivningen i uændret form. Tilbudsgiver opfordres til at udfylde tilbudslisterne elektronisk Spørgsmål til udbudsmaterialet Frist for modtagelse af spørgsmål til udbudsmaterialet er den , kl Spørgsmålene vil blive besvaret skriftligt, og alle spørgsmål og svar vil, i anonymiseret form blive lagt ud på kommunens hjemmeside, senest den Svarene kan findes på kommunens hjemmeside på følgende link hvor det aktuelle udbud vælges. Eventuelle spørgsmål til udbudsmaterialet skal fremsendes skriftligt til Aarhus Kommune, Indkøb, Borgmesterens Afdeling, Birgitte Albæk Gerstrøm pr. til bo@aarhus.dk Tilbudsfrist Tilbuddet skal være Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling, Indkøb, Valdemarsgade 18, att.: Birgitte Albæk Gerstrøm i hænde senest den , kl Tilbud med bilag skal fremsendes i 1 eksemplar i papirform. I muligt omfang ønsker Aarhus Kommune endvidere fremsendt en elektronisk version af det samlede tilbud på Cdrom eller USB stik. Tilbuddet skal mærkes Udbud på bygnings- og autoassistance og Må ikke åbnes i posten. Forsendelsen skal være lukket. Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. 3.3 Tilbudsbehandling Registrering og åbning Alle rettidigt modtagne tilbud vil blive registreret efterhånden, som de modtages. Tilbuddene vil blive åbnet den , kl Der vil ikke være adgang til at overvære tilbudsåbningen. Alle tilbud vil blive behandlet fortroligt Underretning om valg af tilbud og kontraktindgåelse Gennemgang af tilbuddene er planlagt til uge Når afgørelse foreligger, vil alle tilbudsgivere samtidigt blive skriftligt underrettet om tildelingsbeslutningen. Det forventes, at der kan indgås aftaler i uge 11 eller umiddelbart herefter.

9 Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling, indkøb Januar 2013 Side Udgifter ved tilbudsgivning Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbud er Aarhus Kommune uvedkommende. Modtagne tilbud vil ikke blive returneret eller udleveret. 3.4 Udvælgelseskriterier Forud for vurderingen af det afgivne tilbud vil der, jf. udbudsmaterialets afsnit 3.6, ske en vurdering af virksomhedens egnethed i relation til det udbudte område. Vurderingen foretages i forhold til de nedenfor angivne kriterier på baggrund af den efterspurgte dokumentation, som skal vedlægges tilbuddet. Ved tilbud afgivet af sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortier) skal oplysningerne vedlægges for hver deltager i konsortiet. Tilbud, der ikke indeholder den efterspurgte dokumentation, kan Aarhus Kommune afvise som ukonditionsmæssige, eller Aarhus Kommune kan under overholdelse af ligebehandlingsprincippet vælge at anvende bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 (implementeringsbekendtgørelsen) 12. Der vil således ikke være mulighed for at eftersende manglende dokumentation, medmindre Aarhus Kommune vælger at benytte sig af de begrænsede muligheder, de udbudsretlige regler giver herfor. Tilbudsgiverens personlige forhold: Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Fortrykt formular findes som bilag 4 denne formular skal benyttes. Økonomisk og finansiel kapacitet: I muligt omfang (dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver startede sin virksomhed) årsrapporter for de seneste 2 afsluttede regnskabsår. Er tilbudsgiver etableret inden for de seneste 2 år vedlægges årsrapport for det regnskabsår, som tilbudsgiver måtte have afsluttet. Redegørelse for virksomhedens status p.t., eventuelle koncernforhold og uddybning af specielle forhold, der fremgår af de vedlagte årsrapporter, kan medsendes. I muligt omfang (dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed) nøgletal for de seneste tre afsluttede regnskabsår. Bilag 3 anvendes til udfyldelse af nøgletal: Samlet omsætning, soliditetsgrad, overskudsgrad samt omsætning på det område, udbuddet vedrører. Teknisk kapacitet: Referenceliste over de betydeligste lignende ydelser, der er udført i løbet af de sidste tre år. Her skal angives tidspunkt, ydelsesområde, kunde samt kontaktperson og kontaktoplysninger hos den pågældende kunde. 3.5 Tildelingskriterium Abonnementsaftale vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det for Aarhus Kommune økonomisk mest fordelagtige tilbud på hver delaftale, idet følgende underkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen:

10 Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling, indkøb Januar 2013 Side 10 Delaftale 1: Bygningsassistance 1. Underkriterium Vægt 1. Pris 70 % 2. Kvalitet 30 % Underkriterium 1: Pris Ved bedømmelsen af prisen vil der blive vurderet på de af tilbudsgiver oplyste priser jf. det følgende. Tilbuddet skal afgives i danske kr. ekskl. moms. Tilbud skal afgives ved udfyldning af alle de gule felter på tilbudslisten (bilag 1A) med angivelse af nettopriser (danske kr. ekskl. moms og inkl. alle eventuelle afgifter). Der vurderes med den vægtning, der er angivet på tilbudslisten. Vægtningen svarer til det estimerede omfang på aftalen. Underkriterium 2: Kvalitet Ved bedømmelsen af kvalitet vil der blive vurderet på tilbudsgiverens opfyldelse og besvarelse af følgende delkriterier: Leverandørens interne arbejdsgange o Tilbudsgivers arbejdsgange til udførelse af ydelserne bedes beskrevet. Leverandørens kvalitetssikring o Det bedes beskrevet, hvordan tilbudsgiver sikrer kvaliteten af de leverede ydelser. Leverandørens håndtering af evt. ekstremt vejrlig o Det bedes beskrevet, hvordan tilbudsgiver vil håndtere en situation med ekstremt vejrlig, og hvad tilbudsgiver råder over i forhold til ekstra akut beredskab samt ekstra akut udstyr. Leverandørens tilkaldetid o Tilbudsgiver bedes angive en eventuel tilbudt mindre tilkaldetid end kravet på 2 timer. Den tilbudte tilkaldetid vil så blive gældende i aftalen i stedet for minimumskravet på 2 timer. Delkriterierne til underkriteriet kvalitet vil blive vurderet samlet. Samlet vurdering Abonnementsaftale på bygningsassistance vil blive tildelt den tilbudsgiver, hvis tilbud samlet set, jf. ovenstående, vurderes at være det økonomisk mest fordelagtige. Delaftale 2: Autoassistance 1. Underkriterium Vægt 1. Pris 70 % 2. Kvalitet 30 %

11 Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling, indkøb Januar 2013 Side 11 Underkriterium 1: Pris Ved bedømmelsen af prisen vil der blive vurderet på tilbudsgivers abonnementspris pr. år. Tilbuddet skal afgives i danske kr. ekskl. moms. Tilbud skal afgives ved udfyldning af det gule felt på tilbudslisten (bilag 1B) med angivelse af nettopris (danske kr. ekskl. moms og inkl. alle eventuelle afgifter). Underkriterium 2: Kvalitet Ved bedømmelsen af kvalitet vil der blive vurderet på tilbudsgiverens opfyldelse og besvarelse af følgende delkriterier: Leverandørens interne arbejdsgange o Tilbudsgivers arbejdsgange til udførelse af ydelserne bedes beskrevet. Leverandørens kvalitetssikring o Det bedes beskrevet, hvordan tilbudsgiver sikrer kvaliteten af de leverede ydelser. Leverandørens tilkaldetid o Tilbudsgiver bedes angive en eventuel tilbudt mindre tilkaldetid end kravet på 1 time. Den tilbudte tilkaldetid vil så blive gældende i aftalen i stedet for minimumskravet på 1 time. Mindre afhjælpende reparationer og reservedele o Tilbudsgiver bedes beskrive omfanget af mindre afhjælpende reparationer, der kan udføres på stedet samt hvilke reservedele, der kan tilbydes. De reservedele, der kan tilbydes, angives på tilbudslisten bilag 1B. Delkriterierne til underkriteriet kvalitet vil blive vurderet samlet. Samlet vurdering Abonnementsaftale på autoassistance vil blive tildelt den tilbudsgiver, hvis tilbud samlet set, jf. ovenstående, vurderes at være det økonomisk mest fordelagtige. 3.6 Procedure for behandling af tilbud De indkomne tilbud vil blive behandlet efter følgende procedure: 1. Udvælgelseskriterier: I første omgang udvælges de egnede tilbudsgivere ud fra en vurdering af de oplysninger, der er krævet under udbudsmaterialets afsnit Mindstekrav/ufravigelige krav: I anden omgang vurderes tilbuddenes konditionsmæssighed i forhold til overholdelse af de opstillede mindstekrav/ufravigelige krav angivet i afsnit 4, kvavspecifikation. Såfremt mindstekravene ikke er opfyldt, anses tilbuddet for ikkekonditionsmæssigt og vil ikke indgå i den videre behandling. 3. Tildeling af kontrakt: I tredje omgang vurderes de konditionsmæssige tilbud i forhold til tildelingskriteriet, jf. udbudsmaterialets afsnit 3.5, og på denne baggrund træffes beslutning om tildeling af kontrakt.

12 Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling, indkøb Januar 2013 Side Kravspecifikation 4.1 Kravspecifikation Tilbudsgiver skal i sit tilbud angive at kunne leve op til alle krav angivet i udbudsmaterialet til den eller de delaftaler, der bydes på. Begge abonnementsaftaler træder i kraft den Krav til delaftale 1, bygningsassistance Aarhus Kommunes bygninger Bygningsassistancen omfatter akut skadeservice på kommunens bygninger, herunder kommunens udlejningsejendomme, samt Aarhus Havns bygninger og en selvejende institution i Magistratsafdelingen for Sociale Forhold og Beskæftigelse. Det vil sige i alt ca bygninger og et bygningsareal på i alt ca m 2. Abonnementet omfatter al tilgang samt nyanlæg af ejendomme. Tilsvarende udgår afhændede ejendomme løbende af abonnementet. Antallet af bygningsassistancer er ca. 130 pr. år baseret på statistik fra årene og fordeler sig på følgende ydelser: Bygningsassistance Ydelser Assistancer pr. år Redningsarbejde vandskade/oversvømmelse 40 Redningsarbejde storm og knuste ruder 60 Andet redningsarbejde 6 Andre tilkald vedr. bygningsassistance 26 I alt 132 De omfattede bygninger fordeler sig som angivet i skemaet herunder: Aarhus Kommunes bygninger Magistratsafdeling Anvendelse Antal bygninger Antal M2 MSB Institutioner, administration mv MTM Administration, lager, toiletter, garager, beredskab, varmecentral mv MSO Plejecenter, beskyttede boliger, administration mv MKB Biblioteker, fritid, sport, administration mv MBU Institutioner, skoler, administration mv I alt Aarhus Kommune Øvrige omfattet af abonnementet Aarhus Havn Administration, pakhus, silo, el, sikring mv Selvejende i MSB: Behandlingshjemmet Dalgården Institution I alt inkl. i abonnementet

13 Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling, indkøb Januar 2013 Side 13 Tidsrum og tilkaldetid Leverandøren skal kunne tilkaldes pr. telefon 24 timer i døgnet, året rundt. Leverandøren skal kunne tilkaldes med en tilkaldetid, der efter forholdene og formålet med assistancen er forsvarlig og maksimalt 2 timer. Ved tilkaldetid forstås den tid, der går fra en henvendelse er indgået hos leverandøren, til assistancen er fremme på det relevante sted. Leverandøren skal endvidere kunne tilkaldes ekstra akut (akuttilkald) med en tilkaldetid på maksimalt 30 minutter. Leverandøren kan tage særskilt betaling for akuttilkald jfr. beskrivelse af tillægsydelser. Dækningsomfang Abonnementet på bygningsassistance skal dække akut skadeservice ved akut opståede skader på bygninger omfattet af abonnementet. Abonnementet skal dække ved skader forårsaget af brand og eksplosion, indbrud og hærværk, vand, storm, stærk blæst eller nedfaldne/sammenstyrtede genstande eller ved lignende pludseligt opståede uforudsete skader, hvor akut redningshjælp er påkrævet for at begrænse skadens omfang. Abonnementet skal omfatte følgende ydelser: Afdækning Ind- og udvendig afdækning af bygninger, herunder rudeafdækning med fast plade. Materialeforbrug til afdækningen skal være omfattet af abonnementet. Skademinimering og sikring af inventar Der skal foretages det nødvendige med henblik på at begrænse skadens omfang og hindre, at nye skader opstår samt så vidt muligt at sikre inventar, det vil sige it-udstyr, arkiver, lagervarer, maskiner og øvrige værdier i bygningen. Pumpearbejde ved vandskade Leverandøren skal udføre akut pumpearbejde, herunder udbringning og afhentning af affugtere og andet materiel til afhjælpning af vand- og fugtskade. Leverandøren kan kræve særskilt vederlag for leje af affugtere jfr. beskrivelse af tillægsydelser. Eventuel leje af affugtere eller andet aftales med rekvirenten, og leverandøren skal føre tilsyn med affugterne og fjerne disse igen, når det ikke er nødvendigt at have dem stående længere. Vagt på skadestedet Vagt på skadestedet indtil en repræsentant fra kommunen er kommet til stede i op til 3 timer efter, at kommunen er underrettet, medmindre andet er aftalt med kommunen. Hvis en repræsentant fra kommunen ikke er kommet til stede efter 3 timer skal vagten blive på stedet, medmindre andet er aftalt med kommunen. Leverandøren kan kræve særskilt vederlag for vagt på skadestedet ud over 3 timer jfr. beskrivelse af tillægsydelser. Ekstremt vejrlig fx skybrud Det er vigtigt, at Leverandøren kan håndtere mange skader efter ekstremt vejrlig, fx skybrud, hvor bygninger på mange adresser er blevet ramt.

14 Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling, indkøb Januar 2013 Side 14 Tillægsydelser Abonnementet på bygningsassistance afregnes centralt med Aarhus Kommune. Tillægsydelser aftales og afregnes med den afdeling eller institution i Aarhus Kommune, der rekvirerer ydelsen. Leverandøren kan kræve særskilt betaling for tillægsydelserne leje af affugter, vagt på skadestedet ud over 3 timer samt tillæg for akuttilkald. Priser angives på tilbudslisten bilag 1. Hvis skadeservicen medfører indkøb af særligt materiel eller udstyr for at begrænse skaden, skal dette ske i samråd med rekvirenten Aarhus Kommune. Abonnementskort Efter aftaleindgåelse skal Leverandøren udarbejde abonnementskort med angivelse af abonnementsnavn (Bygningsassistance), firmanavn, telefonnummer til assistanceopkald samt plads til at rekvirenten kan angive institutionsnavn og EAN-lokationnr. Ved aftaleindgåelse skal medarbejdere i Aarhus Kommune kunne få tilsendt abonnementskort ved henvendelse til Leverandøren Krav til delaftale 2, autoassistance Aarhus Kommunes omfattede køretøjer Autoassistancen omfatter motorkøretøjer i Aarhus Kommune og Aarhus Havn. Det vil sige i alt ca køretøjer samt ansattes biler, når de benyttes til tjenstlig kørsel. Abonnementet omfatter alle motorkøretøjer, som Aarhus Kommune til enhver tid råder over. Abonnementet skal dække følgende køretøjer: Samtlige motorkøretøjer, der er ejet eller leaset af kommunen, herunder: o Person-, vare- og lastbiler o Busser o Selvkørende entreprenørmaskiner o Traktorer o Havetraktorer o Knallerter Eksterne entreprenørers motorkøretøjer, der anvendes til snerydning, når entreprenøren har aftale med Århus Kommune Aarhus Kommunes ansattes egne biler, når de benyttes til tjenstlig kørsel Aarhus Havnevæsens køretøjer Abonnementet skal omfatte al tilgang af køretøjer, Aarhus Kommune til enhver tid råder over. Tilsvarende udgår afhændede køretøjer løbende af abonnementet. En oversigt over fordelingen af Aarhus Kommunes køretøjer fremgår herunder:

15 Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling, indkøb Januar 2013 Side 15 Aarhus Kommunes køretøjer: Magistratsafdeling MSB MTM MSO Antal køretøjer Køretøjsarter Primært personerbiler samt lidt arbejdsmaskiner, varebiler mv. 185 Primært varebiler samt en del arbejdsmaskiner, trailere mv. 525 Primært hjemmeplejebiler samt nogle busser og varebiler mv. 181 MKB Biler 13 Biler, knallerter, trailere samt nogle arbejdsmaskiner. MBU 219 I alt Aarhus Kommune Øvrige omfattet af abonnementet Aarhus Havn Ladbiler, traktorer samt lidt arbejdsmaskiner mv. 16 Selvejende i MSB: Behandlingshjemmet Dalgården Biler 5 Køretøjer i alt omfattet af abonnementet Antallet af autoassistancer er ca. 530 pr. år baseret på statistik fra årene og følgende ydelser efterspørges: Autoassistance Ydelser Gennemsnit pr. år Autohjælp, alm. Motorkøretøjer 224 Bjærgning, alm. Motorkøretøjer 48 Assistance påhængsvogn 3 Starthjælp, alm. Motorkøretøjer 132 Hjulskift og døroplukning mv., alm. Motorkøretøjer 68 Vejservice (nødreperation), alm. Motorkøretøjer 29 Hjemkørsel af bil, alm. Motorkøretøjer 9 Personbefordring efter autouheld 3 Autohjælp, sværvogn 11 Bjærgning, sværvogn 1 I alt 528 Dækningsområde Abonnementet på autoassistance skal dække i hele Danmark med undtagelse af Færøerne og Grønland. Det er dog fortrinsvist inden for Aarhus Kommune, der vil blive behov for assistance.

16 Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling, indkøb Januar 2013 Side 16 Tidsrum og tilkaldetid Leverandøren skal kunne tilkaldes på et døgnbemandet telefonnummer og udføre autoassistance 24 timer i døgnet alle årets dage. Leverandøren skal kunne tilkaldes med en tilkaldetid, der efter forholdene og formålet med assistancen er forsvarlig og maksimalt 1 time. Ved tilkaldetid forstås den tid, der går fra en henvendelse er indgået hos leverandøren, til assistancen er fremme på det relevante sted. Starthjælp, hjulskifte, brændstofudbringning m.m. Der skal ydes assistance på stedet, hvis et af de af abonnementet omfattede køretøjer ikke vil starte eller ikke kan køre videre. Assistancen kan være starthjælp, hjulskifte, brændstofudbringning eller lignende. Ellers skal tilbydes transport til værksted i samråd med køretøjets chauffør. Eventuelle udleverede reservedele og brændstof skal ikke være omfattet af abonnementet, men afregnes særskilt. Døroplukning Døroplukning skal dækkes ved oplåsning på stedet. I det tilfælde, at bilen ikke kan låses op, transporteres den til nærmeste værksted i samråd med køretøjets chauffør. Bjærgning Hvis køretøjet er kørt i grøften eller kørt fast skal det tilbydes at trække køretøjet fri. Transport Hvis køretøjet er udsat for skade eller driftsstop, skal det transporteres til arbejdssted, bopæl eller værksted efter samråd med køretøjets chauffør. Ved driftsstop/skade ved arbejdsstedet/bopælen skal køretøjet transporteres til værksted efter chaufførens valg. For entreprenørmaskiner med en egenvægt på over 6 tons skal transporten alene ydes som bugsering på samtlige hjul (slæbning). Færdselsuheld Er køretøjet efter færdselsuheld bragt til en synshal, arbejdssted, bopæl eller lignende, skal transport herfra til værksted efter chaufførens valg være dækket. Hvis transport fra uheldsstedet ikke er dækket af en evt. kaskoforsikring for køretøjet, skal denne transport være dækket af abonnementet. Leverandøren kan forlange havarerede vogne aflæsset. Persontransport Hvis køretøjet skal på værksted efter driftsstop eller færdselsuheld skal transport af chaufføren og passagererne til fælles bestemmelsessted være dækket. Reservedele til reparation Leverandøren skal kunne udføre mindre afhjælpende reparationer på stedet og evt. skifte nødvendige reservedele. Tilkøb af eventuelle reservedele til biler til afhjælpende reparationer på stedet skal ikke være omfattet af abonnementet, men afregnes særskilt.

17 Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling, indkøb Januar 2013 Side 17 Almene reservedele, som Leverandøren kan tilbyde, bedes angivet på tilbudslisten bilag 1B. Abonnementskort Efter aftaleindgåelse skal Leverandøren udarbejde abonnementskort med angivelse af abonnementsnavn (Autoassistance), firmanavn, telefonnummer til assistanceopkald samt plads til at rekvirenten kan angive institutionsnavn og EAN-lokationnr. Ved aftaleindgåelse skal medarbejdere i Aarhus Kommune kunne få tilsendt abonnementskort ved henvendelse til Leverandøren.

18 Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling, indkøb Januar 2013 Side Udbyders forbehold De anførte volumen og beløb er cirkatal, der har baggrund i statistiske oplysninger fra tidligere regnskabsperiode. Ligeledes er de anførte omfang af bygninger og køretøjer et angivet nutidsbillede, der kan ændre sig i kontraktperioden. Aarhus kommunes selvejende institutioner er ikke omfattet af de indgåede aftaler, bortset fra en selvejende institution i Magistratsafdelingen for Sociale Forhold og Beskæftigelse: Behandlingshjemmet Dalgården, Oddervej 249, 8270 Højbjerg, CVR nr

19 Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling, indkøb Januar 2013 Side Tilbudsdisposition 6.1 Generelle formkrav Tilbudsdispositionen indeholder en referenceramme for besvarelse af kravene i udbudsmaterialets kapitel 3 Udvælgelse - og tildelingskriterier og kapitel 4 Kravspecifikation. Ved tilbudsafgivelsen bedes tilbudsdispositionen fulgt. Således skal alle punkter i tilbudsdispositionen besvares. Formålet er at sikre sammenlignelighed i besvarelserne samt, at alle relevante forhold bliver behandlet i tilbuddet. Vedrørende forbehold skal disse samlet oplyses under tilbudsdispositionens afsnit 2. Hvis ikke andet udtrykkeligt fremgår af tilbuddet, lægges udbudsmaterialet til grund som en del af tilbuddet. Det skal understreges, at kapitel 7 Udkast til kontrakt også er en del af udbudsmaterialet. 6.2 Disposition af tilbuddet Ved udarbejdelse af tilbuddet bedes nedenstående disposition fulgt. Dispositionen modsvarer de i udbudsmaterialet opstillede udvælgelseskriterier, krav samt tildelingskriterier. Afsnit Indhold 1 Indledning, herunder angivelse af tilbudsgiverens navn, adresse, CVRnummer og kontaktperson (herunder og telefonnummer). Det skal fremgå at tilbuddet vedstås i 3 måneder fra fristen for modtagelse af tilbud. Såfremt tilbuddet afgives af et konsortium, skal det fremgå, med hvilken tilbudsgiver Aarhus Kommune kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for de(n) øvrige tilbudsgiver(e). 2 Eventuelle forbehold. Tilbudsgiver skal klart redegøre for eventuelle forbehold til de i udbudsmaterialet indeholdte krav og ønsker, herunder forbehold til kontraktudkastet. Der henvises i øvrigt til udbudsmaterialets afsnit Tilbudsgivers forbehold vedrørende retsvirkningerne af forbehold. 3 Udvælgelseskriterier: Tilbudsgiverens personlige forhold: Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring. Fortrykt formular findes som bilag 4 denne formular skal benyttes. Økonomisk og finansiel kapacitet: I muligt omfang årsrapporter for de seneste 2 afsluttede regnskabsår. Bilag 3 anvendes til udfyldelse af nøgletal: Samlet omsætning, soliditetsgrad, overskudsgrad samt omsætning på det område, udbuddet vedrører Teknisk kapacitet: Referenceliste over de betydeligste lignende ydelser, der er udført i løbet af de sidste tre år. Her skal angives tidspunkt, ydelsesområde, kunde samt kontaktperson og kontaktoplysninger hos den pågældende kunde. 4 Opfyldelse af mindstekrav Tilbudsgiver skal angive at kunne leve op til alle krav jf. udbudsmate-

20 Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling, indkøb Januar 2013 Side 20 rialet afsnit 4.1. eller 4.2 i forhold til den eller de delaftaler, der bydes på. 5 Tildelingskriterium delaftale 1, bygningsassistance 1. Pris: Tilbudsliste bilag 1A udfyldes 2. Kvalitet: Følgende punkter skal besvares: Leverandørens interne arbejdsgange o Tilbudsgivers arbejdsgange til udførelse af ydelserne bedes beskrevet. Leverandørens kvalitetssikring o Det bedes beskrevet, hvordan tilbudsgiver sikrer kvaliteten af de leverede ydelser. Leverandørens håndtering af evt. ekstremt vejrlig o Det bedes beskrevet, hvordan tilbudsgiver vil håndtere en situation med ekstremt vejrlig, og hvad tilbudsgiver råder over i forhold til ekstra akut beredskab samt ekstra akut udstyr. Leverandørens tilkaldetid o Tilbudsgiver bedes angive en eventuel tilbudt mindre tilkaldetid end kravet på 2 timer. 6 Tildelingskriterium delaftale 2, autoassistance 1. Pris: Tilbudsliste bilag 1B udfyldes 2. Kvalitet: Følgende punkter skal besvares: Leverandørens interne arbejdsgange o Tilbudsgivers arbejdsgange til udførelse af ydelserne bedes beskrevet. Leverandørens kvalitetssikring o Det bedes beskrevet, hvordan tilbudsgiver sikrer kvaliteten af de leverede ydelser. Leverandørens tilkaldetid o Tilbudsgiver bedes angive en eventuel tilbudt mindre tilkaldetid end kravet på 1 time. Mindre afhjælpende reparationer og reservedele o Tilbudsgiver bedes beskrive omfanget af mindre afhjælpende reparationer, der kan udføres på stedet samt hvilke reservedele, der kan tilbydes. De reservedele, der kan tilbydes, angives på tilbudslisten bilag 1B.

21 Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling, indkøb Januar 2013 Side Udkast til kontrakt Nærværende udkast til kontrakt er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. Kontraktudkastet skal ikke udfyldes af tilbudsgiver. Kontraktudkastet udfyldes af Aarhus Kommune i tilfælde af en aftaleindgåelse. (Hvis tilbudsgiver har forbehold for bestemmelserne i kontrakten skal dette tydeligt angives i tilbudsgivers tilbud jf. udbudsmaterialets kapitel 3. Der henvises i øvrigt til udbudsmaterialets afsnit vedrørende retsvirkningerne af forbehold.) Abonnementsaftale om Udførelse af bygnings- og autoassistance mellem [Virksomhed] [Adresse] [Postnr.] [By] [CVR nr.] (herefter kaldet Leverandøren) og Aarhus Kommune Indkøb Borgmesterens Afdeling Valdemarsgade Aarhus C (herefter kaldet Aarhus Kommune)

22 Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling, indkøb Januar 2013 Side Indledning Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling, Indkøb har i 2013 gennemført et udbud af aftaler vedrørende abonnementer på bygnings- og autoassistance. På baggrund af de indkomne tilbud har Aarhus Kommune valgt Leverandørens tilbud, da dette vurderes at være det for kommunen økonomisk mest fordelagtige tilbud. Kontraktgrundlaget består i prioriteret rækkefølge af: A. Abonnementsaftale mellem Leverandøren og Aarhus Kommune B. Eventuelle rettelsesblade og svar på spørgsmål til Aarhus Kommunes udbudsmateriale af [dd.mm.åååå] C. Udbudsmateriale fra Aarhus Kommune af D. Eventuelt uddybende materiale, eksempelvis referat fra afklarende møde, som er nærmere aftalt mellem parterne. E. Tilbud fra Leverandøren af [dd.mm.åååå]. Leverandøren forpligter sig ved nærværende aftale til at levere de i aftalen nævnte ydelser på de beskrevne vilkår og til de anførte priser. Med mindre andet fremgår klart og utvetydigt af Leverandørens tilbud, forudsættes alle krav i udbudsmaterialet overholdt. 2. Kontraktens omfang Aftalen omfatter udførelse af bygningsassistance og/eller autoassistance til Aarhus kommune, den selvejende institution Behandlingshjemmet Dalgården samt Aarhus Havn. Abonnementet omfatter de ydelser, der er beskrevet i udbudsmaterialet og i Leverandørens tilbud samt de tilbudte tillægsydelser og produkter. Ydelsernes omfang bestemmes af de ordrer, som Aarhus Kommune løbende afgiver. Relevant personale hos Leverandøren skal orienteres om aftalegrundlaget, således at det sikres, at kommunens institutioner mv. kun tilbydes ydelser, som er omfattet at aftalen. Medmindre andet fremgår udtrykkeligt af Aarhus Kommunes udbudsmateriale af , skal Leverandøren levere alle materialer, forbrugsmaterialer, værktøj, maskiner mv., der skal anvendes ved udførelse af ydelserne. Materialer, som er bestemt til indføjelse i arbejdet, skal leveres af Leverandøren uden ejendomsforbehold. Når de pågældende genstade er leveret på arbejdspladsen, tilhører de Aarhus Kommune. 3. Aftalens varighed og opsigelse Abonnementsaftalen træder i kraft den og er uopsigelig for begge parter indtil den , jf. dog afsnit 22 vedr. misligholdelse. Aarhus Kommune kan forlænge aftalen i op til 2 x 12 måneder på uændrede vilkår. Meddelelse herom skal gives til Leverandøren senest 3 måneder før aftaleudløb, i modsat fald ophører aftalen uden særskilt opsigelse. Aarhus Kommune kan udnytte optionen helt eller delvist og af en eller flere omgange. Såfremt optionen udnyttes ophører aftalen uden særskilt opsigelse ved optionens udløb. Rekvisitioner/ordrer, der er tilgået Leverandøren inden aftaleperiodens udløb, skal effektueres i henhold til nærværende kontrakt. Hvis udbuddet vedrørende de af nærværende aftale omfattede ydelser indbringes for Klagenævnet for Udbud eller domstolene, og Aarhus Kommunes beslutning om at tildele leverandøren aftalen annulleres, eller Aarhus Kommune pålægges at bringe aftalen til ophør, er Aarhus Kommune berettiget til at opsige aftalen med et efter de konkrete omstændigheder passende varsel alene mod betaling af leverandørens positive udgifter i anledning af opsigelsen (negativ kontraktinteresse).

23 Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling, indkøb Januar 2013 Side Organisation Nærværende rammeaftale er organisatorisk forankret i Indkøb, Borgmesterens Afdeling. Den overordnede kontakt mellem Leverandøren og Aarhus Kommune sker via Indkøb, Borgmesterens Afdeling. Leverandørens kontraktansvarlige er: [Her indsættes navnet på Leverandørens kontraktansvarlige]. Aarhus Kommunes kontaktperson(er) er: Birgitte Albæk Gerstrøm, bo@aarhus.dk 5. Kvalitetsstyring Leverandøren er forpligtet til at drage omsorg for, at det gennem den løbende kvalitetsstyring sikres, at ydelser omfattet af kontrakten til stadighed udføres i overensstemmelse med den kvalitet og de arbejdsgange, der er beskrevet i Leverandørens tilbud 6. Bestilling af ydelser Assistance skal kunne bestilles pr. telefon 24 timer i døgnet, året rundt. 7. Udførelse af ydelser Leverandørens ydelser skal til enhver tid leve op til de angivne krav i udbudsmaterialet af samt beskrivelsen i Leverandørens tilbud af dd.mm.ååå. 8. Arbejdsklausul Såfremt arbejdsforhold af den i kontrakten omhandlende art ikke er omfattet af kollektiv overenskomst, må løn- og arbejdsvilkårene ikke være mindre gunstige end de vilkår, der gælder for arbejde af samme art indenfor vedkommende fag eller industri på den egn, hvor arbejdet udføres. Der henvises til ILO-konventionens nr. 94. Tilsvarende gælder også arbejde, der udføres af underleverandører eller af personer, der har fået overdraget (dele af) kontrakten til udførelse. I så tilfælde påhviler det den virksomhed, der står som leverandør, at påse, at bestemmelsen finder anvendelse. Aarhus Kommune kan til enhver tid udbede sig nødvendig dokumentation for, at løn - og arbejdsvilkår for arbejdstagerne lever op til forpligtelsen i ILO-konventionens nr. 94. Leverandøren skal, efter skriftligt påkrav, fremskaffe nødvendig dokumentation fra såvel egne som eventuelle underleverandørers arbejdstagere. Dokumentationen skal være Aarhus Kommune i hænde senest to arbejdsdage efter påkravets modtagelse. Relevant dokumentation kan være lønsedler, lønregnskab, ansættelseskontrakter eller ansættelsesbeviser. Leverandøren skal ved arbejdets start orientere medarbejderne om løn- og arbejdsvilkårene. Tilsvarende gælder også arbejde, der udføres af underentreprenører eller af personer, der har fået overdraget kontrakten til udførelse. På opfordring fra Aarhus Kommune skal leverandøren inden 10 dage dokumentere, at medarbejderne er orienteret herom. Leverandøren skal overholde den til enhver tid gældende lovgivning herunder eventuel anmeldelse til Registret for Udenlandske Tjenesteydere i Danmark (RUT). Leverandører, der har anmeldelsespligt til RUT registeret skal på eget initiativ sende kvittering for anmeldelsen til Aarhus Kommune straks efter anmeldelsen er sket. Leverandøren skal desuden sikre at eventuelle underleverandører eller personer, der har fået overdraget kontrakten til udførelse overholder gældende lovgivning, herunder anmeldelse til RUT registret. På opfordring fra Aarhus Kommune skal leverandøren inden 3 dage fra arbejdets påbegyndelse dokumentere, at anmeldelsen til RUT registret er sket.

24 Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling, indkøb Januar 2013 Side 24 Såfremt leverandøren ikke inden for rimelig tid opfylder betingelserne i klausulen eller sender den krævede dokumentation, kan det sidestilles med væsentlig misligholdelse af kontrakten. 9. Vederlag Leverandøren er i aftalens løbetid forpligtet til at levere de under Kapitel 2 anførte ydelser og tillægsprodukter til følgende priser: [Her indsættes den del af Leverandørens tilbudsliste/priser, der indgås aftale om.] Priserne kan reguleres i henhold til afsnit 10 vedr. prisregulering. Prisfald, herunder reduktioner i eventuelle lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter knyttet til de af aftalen omfattede ydelser og produkter, skal uden ophold komme Aarhus Kommune til gode. 10. Prisregulering Priserne er faste indtil den Herefter kan de reguleres én gang årligt i henhold til nettoprisindekset, Danmarks Statistik. Udgangspunktet for reguleringen er indekset for marts Leverandøren kan dog til enhver tid kræve, at lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter og afgiftsstigninger, som bliver kendt efter, at aftalen er indgået, og som bliver pålagt Leverandøren i forhold til de af aftalen omfattede ydelser, tillægges de aftalte priser. Prisregulering sker på leverandørens foranledning ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Såfremt prisreguleringen vedrører lovgivningsmæssigt fastsatte afgiftsændringer, skal dokumentation for afgiftsændringerne fremsendes. Prisreguleringer skal meddeles Aarhus Kommune senest 15 dage før ikrafttræden. Meddelelse sendes til Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling, Indkøb, 8000 Aarhus C, att.: Birgitte Albæk Gerstrøm eller pr. mail: bo@aarhus.dk 11. Betaling af vederlag Vederlaget for abonnementsaftalen betales helårligt forud som en a conto betaling. Fakturering af abonnementsaftalen skal ske til: Borgmesterens Afdeling, Indkøb Att.: Anette Juhl Winther EAN-nr: Vederlaget for tillægsydelser og produkter betales månedligt bagud og faktureres til den afdeling eller institution, der har rekvireret ydelsen eller produktet. EAN-nr. oplyses af rekvirenten. 12. Fakturering Alle fakturaer skal fremsendes elektronisk jf. LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. og BEK nr. 206 af 11. marts Alle fakturaer skal overholde standarderne bag NemHandel (OIOUBL og OIORASP). Aarhus Kommune understøtter følgende NemHandels modtagerprofiler OIOXML Elektronisk Regning Procurement-BilSim-1.0 urn: Reference-Utility-1.0

25 Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling, indkøb Januar 2013 Side 25 Følgende oplysninger er lovpligtige for alle regninger Sælgers navn og adresse Købers navn og adresse Fakturadato (udstedelsesdato) Fakturanummer Sælgers CVR-nr eller SE-nr Den dato, hvor levering af varerne eller tjenesteydelserne foretages eller afsluttes, forudsat at en sådan dato er forskellig fra fakturadatoen Betalingsdato Mængden og arten af leverede varer eller omfanget og arten af de leverede ydelser. Momsgrundlaget, pris pr. enhed uden afgift, eventuelle prisnedslag, bonus og rabatter, hvis disse ikke er indregnet i prisen pr. enhed Gældende momssats Det momsbeløb, der skal betales Fakturatotal Dertil kommer de særlige oplysninger, som skal på en regning til det offentlige Kundens EAN-nummer Kundens personreference evt. ordrenummer Aarhus Kommune er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler. Aarhus Kommune betaler ikke fakturagebyr. 13. Betalingsbetingelser Aarhus Kommunes betalingsbetingelser er fakturaens fremsendelsesdag plus 30 kalenderdage. Afsendelse af betalingen fra Aarhus Kommune på forfaldsdag betragtes som rettidig betaling. Falder den sidste rettidige betalingsdag ikke på en bankdag, vil førstkommende bankdag herefter være sidste rettidige betalingsdag. I det omfang, der via lovgivning eller lignende er fastsat andre betalingsfrister, anvendes disse. 14. Evaluering På hver af parternes initiativ foretages en fælles evaluering af samarbejdet mellem Leverandøren og Aarhus Kommune. Som faste emner for en evaluering er: Statistik over udførte assistancer Statistik over tillægsydelser og -produkter Statistik over tilkaldetider og overholdelse af samme Overholdelse af øvrige krav Øvrige temaer, som Leverandøren eller Aarhus Kommune finder relevante. Samarbejdet evalueres under alle omstændigheder efter ca. 1 år fra aftalens ikrafttræden og med de nævnte temaer. 15. Statistik Leverandøren skal en gang årligt samt på opfordring sende statistik over: Udførte assistancer Aarhus Kommunes køb af tillægsydelser og produkter Tilkaldetid pr. assistance 16. Mangler En mangel foreligger, hvis arbejdet ikke er udført i overensstemmelse med nærværende kontrakt, ikke er udført fagmæssigt korrekt, eller hvis materialer ikke er som aftalt eller af sædvanlig god kvalitet.

26 Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling, indkøb Januar 2013 Side 26 Konstaterer Aarhus Kommune mangler ved ydelsen, kan Aarhus Kommune kræve, at Leverandøren afhjælper manglen inden rimelig tid med mindre dette vil være uforholdsmæssigt byrdefuldt for Leverandøren. Undlader Leverandøren på trods af opfordring hertil at afhjælpe manglen, er Aarhus Kommune berettiget til for Leverandørens regning at lade manglen afhjælpe. Reklamation over mangler ved ydelsen inden 7 dage efter manglen er opdaget, betragtes som rettidig. Leverandøren skal afholde alle omkostninger, herunder eventuelle følgeomkostninger for Aarhus Kommune, som afhjælpning i driftssituationen medfører. 17. Etik og socialt ansvar Aarhus Kommune forudsætter, at Leverandøren og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILOkonventioner: Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135), inden for rammerne af gældende lovgivning. Det forudsættes endvidere, at Leverandøren og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. Såfremt Aarhus Kommune bliver bekendt med, at Leverandøren eller dennes underleverandører ikke lever op til foranstående bestemmelser, er Leverandøren forpligtet til at opfylde hovedkontrakten med et tilsvarende produkt/ydelse, som opfylder hovedkontraktens krav til produktet/ydelsen. Leverandørens eventuelle omkostninger forbundet hermed er Aarhus Kommune uvedkommende. Manglende overholdelse af bestemmelser i denne klausul anses som væsentlig misligholdelse af hovedkontrakten (den indgåede rammeaftale). 18. Forsikring Leverandøren er forpligtet til at tegne professionel erhvervsansvarsforsikring og opretholde sådan forsikring i hele aftaleperioden. Forsikringen skal mindst dække indtil 5 mio. danske kr. pr. skade og 10 mio. danske kr. pr. forsikringsår. Leverandøren skal senest 15 kalenderdage efter indgåelsen af nærværende aftale, forelægge dokumentation for tegnet produktansvarsforsikring i henhold til ovenstående. Leverandøren skal varetage al sagsbehandling angående skadesanmeldelse mv. Aarhus Kommune er berettiget til på ethvert tidspunkt i aftalens løbetid at forlange dokumentation for, at forsikringen er i kraft. Såfremt Leverandøren anvender underleverandører til opfyldelse af kontrakten, er Leverandøren forpligtet til at sørge for, at underleverandørerne på samme måde opfylder ovennævnte krav om forsikringsdækning. Aarhus Kommune kan ligeledes på ethvert tidspunkt i aftalens løbetid forlange dokumentation herfor.