Direktionen Referat for møde den 19. juni 2018 Tidspunkt: kl. 09:00 Sted: Strategisk Fokus (1.Ø.07) Deltagere Lisbeth Binderup Frederik Gammelgaard Lone Rasmussen Bemærkninger
Indholdsfortegnelse 169. Evaluering af test af serviceteambesøg 3 2
00.01.00-A00-96-17 169. Evaluering af test af serviceteambesøg Resumé På baggrund af 2. runde test af serviceteambesøg skal der med denne sag tages stilling til om konceptet for serviceteambesøg skal fortsætte og udbredes til resten af kontraktstederne i Skanderborg Kommune. Der er udarbejdet en supplerende sagsfremstilling. Sagsfremstilling Det er det overordnede formål med serviceteambesøg er, at gøre det lettere at være administrativ leder og medarbejder. Der er lavet test af serviceteambesøg på 3 decentrale enheder. Disse blev iværksat i forbindelse med afslutningen af projekt administrativ forenkling og direktionens godkendelse af 15 forslag til forenklinger jf. møde den 9. januar 2018 - se vedhæftede afrapportering af projektet. Idéen om et serviceteam, der besøger de enkelte kontraktsteder og drøfter forenkling af administrative opgaver, er kommet fra de decentrale ledere og medarbejdere. Ideen er kommet dels via en idécamp, hvor knap 90 decentrale ledere og medarbejdere deltog dels via de mange input og idéer, der kom igennem projekt administrativ forenkling. Formålet med serviceteambesøg er at skabe god dialog om samarbejdsflader og konkrete administrative opgaver. Herudover skal møderne bidrage med: at belyse optimeringsmuligheder i arbejdsgange, metodeanvendelse og samarbejdsflader både centralt og decentralt, så det bliver lettere at udføre administrative opgaver at skabe en mere fælles og dialogbaseret tilgang ekspertviden og hjælp on location til konkrete opgaver at tage læring af hinanden ift. behov og ønsker at centralt niveau skal være udfarende og opleves som konkret hjælp. Hvad er et serviceteam og et serviceteambesøg? Serviceteambesøg er et fælles dialogmøde mellem serviceteamet og det enkelte kontraktsted om administrative opgaver indenfor personaleområdet, indkøb, økonomi, IT og digitalisering. Der er fokus på at lette de administrative opgaver decentralt, give overblik og viden og naturligvis i fællesskab drøfte, hvordan administrative opgaver kan løses mest effektivt og hensigtsmæssigt, og så de giver mindst bøvl både centralt og decentralt. Serviceteamet består af kompetencer indenfor de centrale støttefunktioner: personaleadministration, indkøb, økonomi, IT og digitalisering. Herudover har der deltaget en repræsentant fra fagsekretariatet og en tovholder. Konkret er der med testen lavet forsøg med at afholde ét fælles møde mellem serviceteamet og det enkelte kontraktsted (dvs. kontratkholder og nøglemedarbejdere og ledere ift. de administrative opgaver) fremfor mange enkeltmøder. Fokus er på det enkelte kontraktsted og de behov og ønsker, som man måtte have lokalt. Mange af de administrative opgaver hænger sammen, og hensigten med testen har været på ét fælles møde med det enkelte kontraktsted at give overblik og viden ud fra en Fælles Vi og dialogbaseret tilgang. Forventningen er, at det kan skabe sammenhæng og helhed i opgaveløsningen og samarbejdet samt give en forståelse på tværs. En vigtig overvej- 3
else i testen har også været, om ressourceforbruget står mål med gevinsten ved besøget, og om det at holde ét fællesmøde fremfor enkeltmøder, med hver deres faglige fokus, giver værdi for både kontraktstedet og de centrale støttefunktioner, som er en del af serviceteamet. Omdrejningspunktet på møderne har været, hvordan man løser de administrative opgaver indenfor de enkelte områder (personale, indkøb mv). Eksempelvis hvem gør hvad? Har man adgang til tilstrækkeligt med informationer og kan man få hjælp, hvis det bøvler? Hvad er udfordrende og hvad fungerer rigtig godt? Fokus har også været at give konkrete input til forenklinger. Forberedelse og opfølgning efter serviceteambesøg samt dagsorden for møderne Som opstart til testen har alle serviceteammedlemmerne fået en kort introduktion til brugeroptik og dialogbaseret tilgang og spørgeteknik. Medlemmerne har selv defineret en skabelon for dagsorden til møderne, og præciseret temaernes indhold ud fra den viden, som er opnået dels fra projekt administrativ forenkling og dels fra den viden medlemmerne qua deres faglighed allerede havde. Forud for hvert møde har der været afholdt et kort forberedelsesmøde mellem de centrale støttefunktioner. Der er lavet udtræk af relevante data, som er blevet drøftet og medbragt til møderne, ligesom der har været dialog med kontraktstedet om deltagere og særlige ønsker til fokusområder og dagsorden. Efter møderne er der udsendt en samlet opsamling på de emner, der blev drøftet, samt idéer til forenkling af arbejdsgange og samarbejdsflader og de konkrete aftaler om opfølgning, der blev indgået. Eksempel på skabelon for opsamling er vedhæftet. Indholdet er naturligvis afhængig af, hvad der tales om på møderne. Forslag til dagsorden for møderne har set ud som nedenfor. Den er blevet justeret alt efter decentrale ønsker og behov. Møderne har været afholdt på kontraktstedet og haft en varighed af 3-4 timer inkl rundvisning på kontraktstedet. Præsentation af deltagere og kontraktstedet samt formål med besøg og lidt om serviceteamet Tema 1: Personaleområdet (med særligt fokus på ansættelser, løn og refusioner) Tema 2: Indkøb (fokus på, hvordan foretages indkøb, indkøbsaftaler, oplysninger og kontaktpersoner mv.) Tema 3: Økonomi (fokus på kontering, overblik over forbrug og økonomi, udlæg og kontaktkasser mv.) Tema 4: IT/digitalisering (IT systemer og indkøb samt digitale arbejdsgange) Afslutning (opsamling på mødet samt eventuel opfølgning og aftaler) Evaluering (hvad har I fået ud af besøget? Hvad har været godt, og hvad kan gøres bedre?). Gennemsnitligt set har serviceteamet brugt ca. 20-25 timer på de tre dialogmøder inkl. forberedelse og opsamling efter møderne. Test af serviceteamet på tre decentrale enheder Der er udvalgt tre teststeder, som varierer ift. størrelse og fagområde. Teststederne har været Dagtilbud Højvangen, Stilling Skole samt Bostederne. Deltagerantallet har varieret alt efter kontraktstedets størrelse og ønsker, men alle steder har kontraktholder deltaget sammen med relevante ledere og administrative medarbejdere. Serviceteamet har for hvert teststed bestået af en lønkonsulent, en indkøbskonsulent, en økonomikonsulent/regnskab, en IT-konsulent, en digitaliseringskonsulent samt en repræsentant fra fagsekretariat og en tovholder. 4
Evaluering af serviceteambesøg Evaluering af serviceteambesøget består af to dele. En evaluering som er foretaget på selve dialogmøderne, hvor kontraktstedet har evalueret besøget, samt en samlet evaluering, som er foretaget af serviceteamet. Evalueringen fra de tre dialogmøder fremgår af vedhæftede. Evalueringen fra serviceteamet vil foreligge inden direktionens møde. Evalueringen har været dialogbaseret og udarbejdet ud fra formålet. Evaluering foretaget på de tre kontraktsteder Evalueringen fra de tre kontraktsteder viser overordnet set meget stor tilfredshed med besøget fra decentral side. Det giver værdi at have en fælles dialog face to face på kontraktstedet, hvor man opnår en større forståelse for hinandens arbejde og problematikker. Besøget bidrager med overblik og gode input til forenklinger på det konkrete sted, og det vurderes generelt at være givet godt ud, at flere fagligheder er samlet på ét fælles møde fremfor flere enkeltstående møder. Det skal overvejes om ressourceforbruget centralt, ved at alle er til stede på mødet, hele tiden står mål med udbyttet af møderne, men decentralt er vurderingen for alle tre møder, at det giver værdi. Af vedhæftede er uddraget evalueringen, som den fremgår af opsamlingerne fra de tre møder. Samlet evaluering På baggrund af de tre serviceteambesøg og evaluering foretaget på kontraktstederne har arbejdsgruppen drøftet erfaringerne fra de tre test. Den dialogbaserede form og koncept for serviceteambesøgene giver værdi. Det giver grundlag for en god dialog og vidensdeling, hvor konceptet omkring forberedelse inden besøg, en dagsorden, der er afstemt med det besøgte kontraktsted, samt en opsamling efter mødet har skærpet udbyttet - og så er det godt, at møderne ligger på kontraktstederne. Bemandingen af serviceteamet har fungeret godt ift. de komptencer, der har været med, og det har været givet godt ud, at fagsekretariaterne også deltager. Den dialogbaserede form kræver lidt tilvænning, hvorfor det har været gavnligt, at alle inden møderne er blevet introduceret til tænkningen, og at det mere eller mindre er de samme personer har været med ude på de tre besøg. Man kan dog med fordel overveje, om de daglige kontaktpersoner til kontraktstederne skal tænkes ind i bemandingen, hvis man fortsat ønsker at videreføre besøgene. Dette vil give mulighed for at man opnår en vis rutine og samlet viden. Det er også vigtigt, at dagsordenen fortsat samstemmes med forventninger og ønsker fra kontraktstederne og serviceteamet. Konceptet for serviceteamet er også udtænkt ud fra en Fælles Vi tilgang, hvor hele serviceteamet er tilstede under hele mødet og dermed under behandlingen af de forskellige emner. Decentralt har denne tilgang givet god mening, men evalueringen i serviceteamet har vist mere delte holdninger, som primært vedrører mulig spildtid ved, at man er til stede under hele mødet og dermed også under emner, som ikke berører ens fagområde. Det er særligt IT, der fremadrettet ikke ser behov for at være en del af serviceteamet, men ønsker dialogen på anden vis. Dette skyldes, at der ikke er blevet oplevet særlig stor overlap til IT-området undervejs i møderne, og at der derfor er oplevet spildtid. Omvendt oplevede andre i serviceteamet stor gevinst ved en fælles tilgang, hvor man får viden på tværs af fagområder, der skaber muligheder for samarbejde, men også fordi, der konkret er blevet oplevet overlap ml. de administrative opgaver. Det er særligt for opgaver omkring personale, økonomi og digitalisering. Det videre arbejde På baggrund af evalueringen bedes direktionen tage stilling til, hvorvidt serviceteambesøg skal fortsætte og udbredes til resten af kontraktstederne i Skanderborg Kommune. Og hvis dette er tilfældet, hvorvidt det valgte koncept om en Fælles Vi og dialogbaseret tilgang, hvor alle fagligheder er tilstede på et fælles møde, skal fortsætte i dets nuværende form. Her kan man med fordel overveje, om IT skal udgå af teamet, hvor så digitalisering kan varetage eventuelle spørgsmål vedr. IT samt inden besøge- 5
ne koordinerer med IT, om der er noget særligt, man skal være opmærksom på. Samtidig bør ressoureanvendelsen også indgå i overvejelserne - både i form af, at hvis man ønsker, at serviceteamet skal fortsætte, at der så er tilstrækkeligt med ressourcer, men naturligvis også, om ressourceanvendelsen kan minimeres uden dog at gå for meget på kompromis med konceptet. Hvis direktionen ønsker at fortsætte ud fra det nuværende dialogbaserede koncept med ét fælles møde - muligvis for udvalgte dele af stabsfunktionerne - foreslås det, at der laves en mere detaljeret tidsplan og oversigt over, hvilke kontraktsteder, der besøges hvornår, muligheder for at slå kontraktsteder sammen, samt hvordan serviceteamet skal bemandes ift. den valgte form. Forslaget kan eventuelt drøftes i koncernledelsen, da både fagsekretariater og stabe er involveret. Supplerende sagsfremstilling til koncernledelsesmøde den 12. juni 2018 og direktionsmøde den 19. juni 2018 Direktionen vedtog på møde den 21. marts 2018, at der gennemføres endnu tre serviceteambesøg ud fra dialogbaseret og Fælles Vi tilgang, og hvor besøgene gennemføres på forskellige fagområder. Den nærmere tilrettelæggelse af besøgene, herunder ift. bemanding og ressourceforbrug, sker i forbindelse med gennemførelsen af de tre besøg. De tre serviceteambesøg har haft til formål at teste: formen på serviceteambesøgene med dialogbaseret og Fælles Vi tilgang at IT og digitalisering repræsenteres i serviceteamet af digitalisering at Indkøb ud fra et ressourcehensyn deltager på første del af serviceteambesøgene at ressourceforbruget søges minimeret i form af 1/2 times forbredelsesmøde. Der er taget udgangspunkt i den skabelon for dagsorden som fremgår ovenfor. Dog således, at Indkøb er kommet først på dagsordenen. Dagsordenen er for hvert af de tre møder blevet formet efter kontraktstedets ønsker inden mødet. Test af serviceteamet på tre decentrale enheder De tre udvalgte teststeder varierer ift. størrelse og fagområde. Teststederne har været Dagtilbud Skovby/Sorring/Stjær, Tandplejen og Kulturskolen. Deltagerantallet har varieret alt efter kontraktstedets størrelse og ønsker, men alle steder har kontraktholder deltaget sammen med relevante ledere og administrative medarbejdere. Serviceteamet har for hvert teststed bestået af to lønkonsulenter efter ønske fra lønstaben, en indkøbskonsulent, en økonomikonsulent/regnskab, en digitaliseringskonsulent (repræsentant for IT og digitalisering) samt en repræsentant fra fagsekretariat samt en tovholder. Der har forud for serviceteambesøgene været afholdt 1/2 times møde til fælles forberedelse plus forberedelsestid ift. udtræk af tal mv. Derudovar har IT og digitalisering koordineret. Evaluering foretaget af de tre kontraktsteder Evalueringen fra de tre kontraktsteder viser overordnet set det samme billede som de første tre test fra decentral side vedr. den dialogbaserede tilgang samt Fælles Vi eks. ved at hele serviceteamet deltager på hele mødet bortset fra indkøb (se nærmere beskrivelse i sagen ovenfor). Tilbagemeldingerne på møderne er, at det giver værdi at have en fælles dialog på kontraktstedet, som giver en forståelse for hinandens arbejde. Kontraktstederne føler sig hørt og set, og besøget bidrager til input til forenklinger på det konkrete sted, men også videreudvikling både centralt og decentralt. Der er ikke kommet bemærkninger til, at indkøb kun har været med på første del af mødet. Ej heller, at IT og digitalisering er slået sammen. Samlet evaluering 6
På baggrund af de tre serviceteambesøg og evaluering foretaget på kontraktstederne ift. formålet med anden runde test har arbejdsgruppen drøftet erfaringerne fra de tre test. Der er fremkommet følgende: Den dialogbaserede form og koncept for serviceteambesøgene giver værdi - som det er blevet nævnt i arbejdsgruppen, så er det en forudsætning for de gode erfaringer med besøgene, som også er nævnt i dagsordenspunktet fra den 21. marts. at IT og digitalsering er repræsenteret ved en person i serviceteamet har fungeret godt. Her skal bemærkes, at IT og Digitalsering forud for serviceteambesøgene har koordineret at indkøb af ressourcehensyn kun deltager i første del af mødet har fungeret fint. Her kan man overveje om indkøb og regnskab forud for serviceteambesøgene skal koordinerer dagsordenen ressourceforbruget er minimeret og vurderes at være hensigtsmæssigt ift. formålet. Det er stadig en stor opgave, men vurderes af arbejdsgruppen indtil videre at stå mål med effekten af møderne Samlet set vuderer arbejdsgruppen, at testen viser, at det reviderede koncept fungerer og giver værdi og effekt. Derfor indstiller arbejdsgruppen, at serviceteambesøgene fortsætter i den reviderede form, hvor man tager udgangspunkt i den dialogbaserede og fælles vi tilgang, hvor indkøb af ressourcehensyn kun deltager på første del af møderne, og hvor IT og digitalsering repræsenteres af en person. Formen skal fortsat udvikles i takt med besøgene og erfaringerne. Derfor foreslås også, at der laves en plan over besøg på kontraktstederne, hvor nogle tænkes sammen, og hvor man halvårligt evaluerer serviceteambesøgene og ser, om det fortsat giver mening. Det er fortsat vigtigt, at fokus er på det enkelte kontraktsted, men der er områder, hvor man med fordel kan slå noget sammen. Af ressourcehensyn ønsker arbejdsgruppen også, at man gennemsnitligt har 2 - max. 3 besøg pr. måned, da der både skal forberedes og følges op på besøgene. Det vil betyde, at man ca. kan besøge alle kontraktsteder i løbet af 1-1 1/2 år. Det foreslås også, at serviceteamet udvider deltagerkredsen, så der kan roteres ift. bemandingen, så de samme ikke skal besøge alle steder. Det er dog vigtigt, at alle deltagere får en god introduktion til den dialogbaserede tilgang, og at serviceteamet hele tidens afstemmes med de decentrales ønsker ift. dagsordenen. Det videre arbejde På baggrund af evalueringen bedes direktionen tage stilling til, hvorvidt serviceteambesøg skal fortsætte og udbredes til resten af kontraktstederne i Skanderborg Kommune eller ej. Hvis direktionen ønsker at fortsætte ud fra det reviderede koncept foreslås det, at der laves en mere detaljeret tidsplan og oversigt over, hvilke kontraktsteder, der besøges hvornår, ligesom muligheder for at slå kontraktsteder sammen skal beskrivs og der skal tages stilling til, hvordan serviceteamet skal bemandes ift. den valgte form samt hvordan der laves stop op evalueringer undervejs. Forslaget kan eventuelt drøftes i koncernledelsen, da både fagsekretariater og stabe er involveret. Dialog og høring I forbindelse med opfølgningen på projekt admininistrativ forenkling - lettere at være decentral leder er der på kontraktholdermøder forud for igangsætningen blevet orienteret om testen af serviceteambesøg. 7
Som en del af serviceteambesøgene har alle deltagerne fra de ialt seks kontraktsteder bidraget med deres oplevelse af serviceteambesøgene samt selve konceptet - se vedhæftet. Ledere i de centrale støttefunktioner har også været inddraget i forbindelse med udarbejdelse af konceptet ift. temaernes indhold på møderne, serviceteamets bemanding samt den endelige evaluering. Fagsekretariaterne har bidraget med en repræsentant i serviceteameamet samt er blevet orienteret om opsamlingen på de seks test. Indstilling Direktør Frederik Gammelgaard indstiller, at det reviderede koncept for serviceteambesøg fortsætter og udbredes til alle kontraktenheder i Skanderborg Kommune at der laves en plan for besøgene ift. bemanding, besøgssteder samt stop-op evalueringer, som behandles i koncernledelsen. Sagen drøftes i koncernledelsen forud for direktionens møde. Beslutning Direktionen vedtog, at følge indstillingen og være opmærksom på ressourceforbruget. Derfor skal man overveje at slå mindre eller lignende kontraktsteder sammen, hvor det giver mening. Gruppen har frihed til at prioritere rækkefølgen at der gives en orientering til direktionen ved årsskiftet. Direktionen, 21. marts 2018, pkt. 74: Direktionen vedtog, Bilag at der gennemføres endnu 3 serviceteambesøg ud fra dialogbaseret og Fælles Vi tilgang, og hvor besøgene gennemføres på forskellige fagområder. Den nærmere tilrettelæggelse af besøgene, herunder ift. bemanding og ressourceforbrug, sker i forbindelse med gennemførelsen af de 3 besøg. Opsamling på evaluering af serviceteambesøgene fra de enkelte besøg Skabelon for opsamling Afrapportering af projekt administrativ forenkling.pdf 8
Bilagsoversigt Opsamling på evaluering af serviceteambesøgene fra de enkelte besøg Skabelon for opsamling Afrapportering af projekt administrativ forenkling.pdf 9
10