Planlægning af ydelser (for planlægger udeområdet) Indholdsfortegnelse Planlægning af ydelser - overblikskort...1 Elementer i Planlægningsfanen...2 Disponér ydelse med leveringsplan...3 Ydelser...4 Disponering...5 Opret sammensat besøg...5 Pauserede ydelser...5 Find huller i planen...6 Ruter og rutegrupper...7 Nattevagter...8 Ændringer i grundplan...9 Dag til dag planlægning...10 Inboxen på overbliksfanen...11 Opret leveringsplan...12 Rullende vagtplan...13 Arbejdstider...14 Overbliksfanen advarsler og erstatningsbesøg...15 1
Forskellige typer besøg og information...16 Medarbejderens kalender...16 Opret akutbesøg...16 Vejtid...17 Elementer i Planlægningsfanen Inbox Grundplan/dag til dag-kalender Borgerkalender Borgerens overblik Opsætningsknapper 2
Disponér ydelse med leveringsplan Gå ind under fanen Overblik Dobbeltklik på en ydelse i Inboxen. Vælg LRB-opsætning (blå markering på figuren nedenfor). Kig på leveringsplanen og tjek i hvilke Tidsrum på dagen ydelsen skal leveres (orange markeringer på figuren nedenfor). Vælg arbejdsformen Grundplan Find en rute i Rutevælgeren, hvor der er plads til at lægge en levering. Tjek i borgerkalenderen, at borgeren har plads. Træk med musen en levering ind fra et Tidsrum i leveringsplanen og slip det på det ønskede tidspunkt i den valgte rute (ikke i Borgerkalenderen). Gentag med de øvrige leveringer for samme ydelse, hvis der er flere Husk Dobbeltklik på ydelsen i ydelsestabellen for at se informationer om frekvens, tid og krævede kompetencer (grøn markering på figuren nedenfor). 3
Ydelser Status på ydelser og leveringer En ydelse har en status; den kan være ny, ændret eller planlagt. En ny ydelse, eller en ydelse som der er kommet ændringer på, dukker op i Inboxen. Når du har planlagt den, sætter du ydelsens status til planlagt, så forsvinder den fra Inboxen. Du skal ligeledes sætte leveringens status til planlagt og den vil så også forsvinde fra Inboxen Rediger levering Ydelse(r) kan være under- eller overdisponeret. Dobbeltklik på en levering for at se, hvordan den er lagt i rullet. Rediger leveringen, så opfyldelsesgraden bliver grøn. Få overblik over alle ydelser på Ydelsesfanen. Brug søgefilter og kolonnesortering. 4
Disponering Opret sammensat besøg Hvis du vil lægge flere leveringer (ydelser) i samme besøg, så trækker du en levering ind oven på et eksisterende rulbesøg: De to leveringer vil nu automatisk blive samlet i ét besøg: Ophørsdato på levering Hvis du vil sætte en ophørsdato på en levering, skal du dobbeltklikke på den og indsætte ophørsdatoen i feltet ophør. Dobbeltklik på besøget for at se, hvilke leveringer, det indeholder. Du kan også se detaljer for leveringerne ved mouse-over på besøgets i-ikon. Prøv at adskille besøgene igen ved at dobbeltklikke på besøget og vælg: Adskil. Pauserede ydelser På Ydelsesfanen kan du se oplysninger om pauserede ydelser; nemlig hvilke ydelser, der er pauserede, snart pauseres eller snart kommer tilbage fra pausering Brug kolonnesortering for at se pauserede ydelser samlet. Se på Planlægningsfanen, hvor i ruteviseren pauserede ydelser normalt ligger ved at klikke og sætte flueben her: 5
Find huller i planen Gå ind under fanen Planlægning Vælg dato (blå markering på figuren nedenfor). Klik på Rutevælgeren og vælg de ruter, du vil se (gul markering på figur nedenfor) Du kan vælge at se enten En eller flere rutegrupper for en konkret dag En eller flere ruter for en hel uge En kombination af ruter og rutegrupper for en konkret dag Hvis du vil vælge mere end én rute/rutegruppe, holder du SHIFT-tasten nede, når du klikker. Klik på opsætningsknapperne (rød markering på figuren nedenfor) for at vælge den sammensætning af vinduer, du foretrækker. Du kan fx se Ruteviseren og Borgerkalenderen samtidig ved at klikke på knappen Borgerkalenderen viser den valgte borgers kalender i en uge. Du vælger hvilken borger, du vil have i fokus (og se i Borgerkalenderen), i borger-søgefeltet (grå markering på figuren nedenfor). Eller ved bare at klikke på et besøg. Genvejstaster i planlægningsfanen: Alt + højre/venstrepiletaster = gå én dag frem eller tilbage. Alt + Page Up/Page Down = gå en uge frem eller tilbage. Skub tidsintervallet med musens rulleknap. SHIFT + musens rulleknap Godkendt = zoom juni ind 2018 og ud. Version 1.0 6
Ruter og rutegrupper Nye ruter og rutegrupper Opret en ny rutegruppe (se guide til navngivning nederst på navigationssedlen) Opret herefter nogle nye ruter Vælg en lys farve til ruten (men ikke hvid) En rute skal benyttes enten hverdag eller weekend, eller begge dele Klik i Rutegrupper-feltet og sørg for, at der ikke er flueben i boksen Vis kun valgte. Sæt flueben i de rutegrupper, som en rute skal vises i. Find ruterne i planlægningsfanen Vis ruterne/rutegrupperne i Planlægningsfanen ved at klikke på Rutevælgeren. Vælg flere på én gang ved at holde SHIFT-tasten nede. Anbefalet navngivning til ruter Det er vigtigt, at ruter og rutegrupper gives fornuftige navne. Både for din egen skyld, og fordi du kan se både dine egne ruter og ruter fra andre teams. Eksempel rute: Team ABC Rute XX (ABC er dine initialer, XX er et tocifret nummer; fx Team MK Rute 03). Alle ruter skal hedde noget unikt Eksempel rutegrupper: Team ABC [til alle ruter i dit team) Team ABC <geografisk område> [til undergrupper af ruter i dit team, som ligger i samme geografiske område; fx Team MK Hasle] Ruter og rutegrupper kan oprettes og redigeres her: Vælg fanen Administration; vælg ude til højre underfanen Ruter eller Rutegrupper Tryk på Opret -knappen for at oprette en rute/rutegruppe. Dobbeltklik i listen for at åbne/redigere en eksisterende rute/rutegruppe. Ruter og rutegrupper skal tilknyttes et organisatorisk niveau. Det bestemmer, Nattevagter hvem i organisationen, der kan se dem. 7
Ruter om natten Alle ruter skal gives et tidsrum, hvor de er aktive. Tidspunkter efter midnat skrives ind med et + foran det signalerer, at tidspunktet ligger i det følgende døgn. Det samme + bruges for arbejdstid efter midnat; hvis en medarbejder fx arbejder fra kl. 22 til kl. 7, skrives +7:00. På billedet ovenfor er ruten aktiv fra kl. 22 til kl. 07 om morgenen, mens medarbejderens arbejdstid er fra kl. 22 til kl. 05. Bemærk at et besøg, som skal udføres fx kl. 02 natten mellem mandag og tirsdag, skal ligge på mandagsruten. Det vises så efter midnat om mandagen og optræder ikke på tirsdagsruten Hvordan vises ruter i planlægningsfanen? I Planlægningsfanen vises for hver dag tidsrummet fra midnat til kl. 08 den følgende dag. En rutes baggrund er mørkegrå uden for dens aktive tidsrum. En rutes baggrund er lysegrå uden for den påsatte medarbejders arbejdstid. Arbejdstiden markeres også med gule linjer. 8
Ændringer i grundplan Gå ind under fanen Planlægning og vælg arbejdsformen Grundplan (gul bjælke) Vælg ruter med Rutevælgeren og vælg dato. Ryk herefter rundt på rulbesøgene med musen. Besøg der allerede er lagt i dag-til-dag kalenderen påvirkes ikke af ændringer i rullet. Hvert rulbesøg repræsenterer et mønster Du skal kun trække i ét rulbesøg for at flytte hele mønsteret fremadrettet. Dobbeltklik på et rulbesøg for at se dets frekvens, placering på rute, starttidspunkt, varighed i minutter og startdato. Hvis et dagligt besøg skal ligge på et andet tidspunkt end sædvanligt på en specifik ugedag, kan du højreklikke på det og vælge Lad starttid afvige fra standard. Herefter kan du flytte kun dette besøg i rullet. Grundplanen Grundplanen er den overordnede plan som løbende rulles ud og gentages. Grundplanen kan tænkes som en "teoretisk" plan. Hvis intet laves om, bliver den teoretiske plan overført til virkeligheden. Virkelighedens plan hedder dag-til-dagkalenderen. Selvom der laves ændringer i dag-til-dagkalenderen, forbliver grundplanen den samme. 9
Dag til dag planlægning Hvis du skal lave ændringer for en konkret dag og specifikke besøg, men ikke i grundplanen, skal du vælge arbejdsformen Dag-til-dag kalender (gul markering på figuren nedenfor). Når denne arbejdsform er valgt, laver du ingen ændringer i grundplanen (rullet). Vælg arbejdsformen dag-til-dag kalender Vælg den dato, du vil arbejde med. Vælg den/de ruter, du vil arbejde med. Husk Kalenderbesøg vises med sort kant (rød markering på figuren) Rulbesøg vises uden kant (alle andre besøg på figuren nedenfor) Du ser nu planen for den valgte dato, som den ser ud indtil videre. Er der ikke tidligere lavet ændringer, ligner den bare grundplanen. Er der lavet ændringer, vil de ses som kalenderbesøg. Flyt rundt på besøgene ved at trække i dem med musen. Når du flytter et rulbesøg, overfører du det til kalenderen. Du har forskellige hjælpeværktøjer nederst i skærmbilledet (blå markering på figuren nedenfor) Flyt midlertidigt: flyttede kalenderbesøg bliver grå, og ændringer skal godkendes, før de får effekt og sendes til tablet (via højreklik i ruterubrik eller på besøget). Skub besøg: Du skubber andre besøg til side, hvis du flytter et besøg ind i dem. Opsætningsknapperne er genveje til at vise forskellige kombinationer af Ruteviser-, Overbliks-, Leveringsplan- og Borgerkalendervinduerne 10
Inboxen på overbliksfanen Find dine udestående opgaver på Overbliksfanen Inboxen viser en liste over alle nye og ændrede ydelser (gul markering på figuren ovenfor), og evt. hvem der har ansvar for at planlægge dem (blå markering på figuren ovenfor). Tag ansvar for de ydelser, du vil planlægge. Du tager ansvar for en ydelse ved at markere den (med et klik); derefter højreklikker du på den og vælger Sæt dig ansvarlig. Se figuren nedenfor. Hvis du vil afgive ansvaret for planlægningen af en ydelse, så højreklik og vælg Afgiv ansvaret. Brug søgefilteret og kolonnesortering til at få overblik. Klik på kolonnenavnet Ansvarlig ; så sorteres listen af ydelser efter den ansvarlige, og det er nemt at se, hvilke ydelser der mangler at tages ansvar for. Skriv dit navn i søgefilteret og se de ydelser, du har taget ansvar for at planlægge 11
Opret leveringsplan Gå ind under fanen Overblik Dobbeltklik på en ydelse i Inboxen... eller klik på LRB-opsætningen nederst på planlægningsfanen og find borgeren i feltet Borger i fokus. Klik på Tilføj Tidsrum, vælg det Tidsrum, du har brug for og klik OK. Oprettelse af leveringer For at oprette en levering, trækker du ydelsen ned i Tidsrummet. Opret flere Tidsrum, hvis ydelsen skal leveres på forskellige tidspunkter af døgnet. Du kan sagtens lægge flere ydelser ind i samme Tidsrum. Disponering af en levering Når leveringsplan og en levering er oprettet, er du klar til at disponere leveringen: Dvs. planlægge, hvornår og på hvilken rute leveringen faktisk skal udføres. Vælg arbejdsformen Grundplan og vælg rute og startdato for leveringen. Træk leveringen ind på rette tidspunkt, startdato og rute. Du kan efterfølgende dobbeltklikke på en levering og se og evt. redigere, hvor og hvornår den er lagt i grundplan. Ydelser, Tidsrum og Leveringsplan Ydelse: definerer hvad der skal gøres, hvor meget tid der er til det, og hvor tit det skal gøres. Tidsrum: indikerer hvornår på dagen en ydelse skal leveres. Leveringsplan: den samlede plan over alle en borgers leveringer. 12
Rullende vagtplan Opret en rullende vagtplan Åbn en medarbejders stamdata ved at dobbeltklikke på medarbejderens navn under Administrationsfanens underfane Personale. Du lægger en medarbejders faste arbejdstider ind via stamdatatabellen (se nedenfor). Arbejdstiderne lægges i en rullende vagtplan, som gentages hver uge, hver 2. uge, hver 3. uge eller hvor lang en periode, der nu er brug for. Tryk på +-symbolet hvis du vil tilføje eller fjerne en uge fra vagtplanen. Hvis medarbejderen skal følge en vagtplan, som gentages hver 3. uge, skal man klikke på + (markeret med rødt på figuren ovenfor) og tilføje en uge 3. Hver fane i stamdatatabellen beskriver arbejdstiderne i én af ugerne i den rullende vagtplan: Uge 1, Uge 2, osv. Nederst på stamdatatabellen (blå markering) kan du se, på hvilke datoer den pågældende vagtplansuge falder. Når rullevagtplanen har det rigtige antal uger, udfylder du arbejdstiderne i alle ugerne. Fjern fluebenet for de ugedage, hvor medarbejderen ikke har vagt. For vagter, som går hen over midnat, sætter du et + foran sluttidspunktet; fx +05:00 Hvordan vagtplanerne rulles ud Systemet ruller automatisk vagtplanerne ud i kalenderen hver uge efter dette mønster: Alle 2-ugersplaner følges ad; dvs. deres Uge 1 falder altid i samme uge Alle 3-ugersplaner følges ad; dvs. deres Uge 1 falder altid i samme uge Osv. Det betyder, at når du fx opretter en ny 3-ugers vagtplan, så bliver vagtplanens Uge 1 datofastlagt, så den falder sammen med Uge 1 i alle andre 3-ugers vagtplaner. Dermed er alle med 3-ugers vagtplan enige om, hvad Uge 1 er. Derimod er Uge 1 ikke nødvendigvis den samme for en 2-ugersplan og en 3-ugersplan. 13
Arbejdstider Indtast arbejdstider på konkrete datoer Gå ind på fanen Arbejdstid. Vælg en medarbejder fra drop-down menuen øverst i venstre side af skærmbilledet. Indtast et tidsrum (fra dato til dato), for at få vist den pågældende medarbejders arbejdstider for dagene i det valgte tidsrum. Dobbeltklik på den dato, du ønsker at redigere arbejdstiden for. Indtast den aftalte arbejdstid. NB: De indtastede arbejdstider gælder kun for den specifikke dato, som de er indtastet på! Sæt en medarbejder fraværende på Arbejdstid-fanen Gå ind på fanen Arbejdstid Hold museknappen inde og markér de valgte datoer, højreklik og sæt status Fri. Sæt en afløser på Hvis du vil sætte en afløser på en rute, skal du i Planlægningsfanen højreklikke på ruterubrikken for den valgte rute i ruteviseren og klikke på sæt afløser på den valgte dato. Afløserlisten viser hvem der er ledig. 14
Overbliksfanen advarsler og erstatningsbesøg Overbliksfanen viser udestående opgaver: Inbox: Nye/ændrede ydelser Observationspunkter: Krav som ikke er opfyldt i grundplan/dag-til-dag-kalenderen Erstatningsbesøg, som endnu ikke er planlagt Observationspunkter Observationspunkterne er forskellige typer advarsler; de vises som advarselstrekanter på besøg. Hold musen hen over advarselstrekanten for at se, hvad der er galt. For at få advarselstrekanten til at forsvinde kan du fx rykke besøget, så advarslen forsvinder (hvis besøget er lagt uden for tilladt tidsrum). Du kan også godkende advarslen ved at højreklikke på den. Så accepterer du den, men viser, at du har set den. Erstatningsbesøg Et besøg kan aflyses, hvis det ligger i Dag-til-dagkalenderen. (Hvis du vil aflyse et planlagt besøg i grundplanen, skal det først overføres til kalenderen via højreklik). Vælg arbejdsformen Dag-til-dag-kalender; højreklik på besøget og vælg aflys og vælg årsag vælg en årsag, der udløser et erstatningsbesøg. Erstatningsbesøg, som endnu ikke er lagt i kalenderen, vises på Overbliksfanen (husk at angive en dato hermed vises erstatningsbesøg fra den dato og frem) Klik på opsætningsknappen OR i planlægningsfanen; så vises Overbliksfane og Ruteviser samtidig. Angiv dato. Vælg arbejdsformen Dag-til-dag-kalender, og vælg den rute og dato, hvor du vil lægge erstatningsbesøget Træk erstatningsbesøget ind fra tabellen i Overbliksfanen på den ønskede rute og tidspunkt; så forsvinder erstatningsbesøget fra tabellen 15
Forskellige typer besøg og information Medarbejderens kalender Man kan ikke i CuraPlan oprette aktiviteter i en medarbejders kalender. Men hvis en medarbejder er sat på en rute, vises aktiviteter fra hans/hendes kalender i ruten, så du kan planlægge efter dem. Opret ikke-borgerrettede aktiviteter på en rute Vælg arbejdsformen Grundplan på Planlægningsfanen. Find ønsket rute i rutevælgeren, samt ønsket dato for opstart af aktiviteten. Klik på Intern tid og vælg din organisatoriske enhed. Vælg aktivitetstype nedenunder: Så kan du trække aktiviteten fx møde ind i grundplanen eller dag-til-dag-kalenderen. Hvis du dobbeltklikker på aktiviteten under Intern tid kan du vælge tidspunkt, frekvens, varighed og de ugedage, aktiviteten skal lægges ind (du kan dobbeltklikke i det grå felt ved en ugedag og indsætte et særligt tidspunkt, hvis det skal være et andet end de andre ugedage): Opret akutbesøg Akutbesøg er enkeltstående besøg, som ikke er knyttet til en ydelse. Fx nødkald. De oprettes i Dag-til-dag-kalenderen. Dobbeltklik på en rute og tidspunkt. Vælg enkeltaftale. Indsæt varighed og evt. besøgsnote: 16
Besøgshistorik Ved at højreklikke på et besøg, kan du se besøgets historik: Hvor lå det før, hvem flyttede det, osv. Vejtid Kørsel i Cura Plan vises mellem besøg. Systemet regner selv ud, der er vejtid mellem besøg, og denne vises synligt i planlægningen. 17