Referat AALBORG BYRÅD Aalborg Byråd Mødet den 04.01.2016 kl. 10.00 Boulevarden 13,
Indholdsfortegnelse Åben 1 Godkendelse af dagsorden 1 2 Plan- og budgetprocedure 2017-2020 2 3 Opdatering af s forretningsorden 11 4 Opdatering af byrådets forretningsorden 14 5 Standard for titelgivning af dagsordenspunkter til stående udvalg, magistrat og byråd 17 6 Vederlag til 2. viceborgmester for opgaver i 2015 20 7 Østre Havn, Nyhavnsgade og Beddingen, boliger mm. Lokalplan 1-4-108 (1. forelæggelse) 8 Behov for teknisk servicemedarbejder til gennemgangsbolig til flygtninge 25 9 Kompetence- og ansvarsfordeling ift. boliger til flygtninge 27 10 Ansættelse af sekretariatschef i Ældre- og Handicapforvaltningen 29 11 Eventuelt 32 12 Godkendelse af referat 33 22
Tid Mandag 4. januar 2016, kl. 10.00 Sted Boulevarden 13, Repræsentationslokale 1 Afbud Til stede Øvrige deltagere Lasse Puertas Navarro Olsen Thomas Kastrup-Larsen, Mai-Britt Iversen, Mads Duedahl Johansen, Niels Thomas Krarup, Tina French Nielsen, Hans Henrik Henriksen Jens Kristian Munk, Jørgen Litske Petersen Øvrige oplysninger
Punkt 1. Godkendelse af dagsorden Beslutning: Godkendt. Lasse P. N. Olsen var fraværende. Møde den 04.01.2016 kl. 10.00 Side 1 af 133
Punkt 2. Plan- og budgetprocedure 2017-2020 2015-066193 Borgmesterens Forvaltning indstiller, at byrådet godkender forslag til Plan og budgetprocedure for 2017-2020. HMUhar drøftet sagen i møde den 17. december 2015 og har ikke bemærkninger. "Den udvidede magistrat" deltager under s behandling af punktet.. Beslutning: Anbefales med justeringer, der indarbejdes i sagen til byrådet. Lasse P. N. Olsen var fraværende. Møde den 04.01.2016 kl. 10.00 Side 12 af 933
Sagsbeskrivelse I det følgende beskrives proceduren for den politiske behandling af omprioriteringsbidrag, temamøder og indhold i 1. halvår af 2016 samt budgetdrøftelserne efter sommerferien. Proceduren er bl.a. baseret på den evaluering, som magistraten havde i sit møde den 9. november 2015. TIL BUDGETPROCES 2017 2020 Fokus på budgetprocessen skal være kendetegnet ved: En tidlig start bl.a. som konsekvens af en politisk behandling af omprioriteringsbidraget samt tidligt at få retningsgivet nogle politiske emneområder, der på grundlag af en skabelon kan arbejdes videre med hen imod budgetdrøftelserne primo september måned. Udpegning af politisk interessante budgetområder på tværs af forvaltningsområderne med et afsæt i gældende politikker og visioner mv. Grundig forberedelse gennem en række temamøder i løbet af 1. halvår 2016 med mulighed for uddybning (økonomi/aktivitet/prioritering/handlemuligheder) dvs. Udvalg -> temamøde (f.eks. uddybning) ->udvalg Øget involvering af MED-systemet m.fl. i forhold til at bidrage med henblik på at opnå de tilsigtede politiske målsætninger samt at de bidrager med input til den løbende politiske prioriteringsdebat. Konkret vil det fra januar 2016 til juni 2016 ske som en parallel proces, der involverer byråd, udvalg og MED-systemet. Mere forberedelsestid inden de konkrete budgetdrøftelser igangsættes primo september måned. Hovedparten af det politiske indhold i Budgetmappen aftales inden sommerferien, således at det er kendt, hvad man politisk ønsker at få behandlet. Dog skal der - inden budgetdrøftelsen igangsættes - stadig være mulighed for at knytte politisk interessante emner til. Budgetmappen revideres og gøres i størst mulig omfang elektronisk. Fokus er at skabe større enkelthed og større gennemskuelighed i beslutningsgrundlaget samt at materialeomfanget vil blive søgt markant reduceret. Møde den 04.01.2016 kl. 10.00 Side 23 af 933
Møde den 04.01.2016 kl. 10.00 Side 34 af 933
Møde den 04.01.2016 kl. 10.00 Side 45 af 933
Tidsplan for budgetprocessen 2017 2020 (foreløbige tidspunkter) Fredag, den 27. november 2015 Drøftelse af s evaluering af budget 2016-2019 i Økonomi- og Planlægningsgruppen med henblik på at udarbejde et udkast til Direktørgruppen. Mandag, den 7. december 2015 Direktørgruppen drøfter budgetproceduren 2017 2020. Mandag, den 14. december 2015 har en indledende drøftelse af udkast til budgetproceduren 2017 2020. Torsdag, den 17. december 2015 HMU drøfter udkast til budgetproceduren 2017 2020. Fra torsdag, den 17. december 2015 Færdiggørelse af forslag til budgetproceduren 2017 2020 samt indarbejdelse af en overordnet køreplan/skabelon for behandling af ompriori-teringsbidraget pr. forvaltning med en deadline inden 1. april 2016. Der skal bl.a. tages stilling til, om det kun skal være fokus på Hvad der pt. skal laves mindre af (finansiering) svarende til minimum 1 pct., og hvorvidt byrådet først senere i processen skal tage stilling til Hvad der pt. skal laves mere af?, når resultatet af regeringsaftalen vedrørende Omprioriteringsbidraget er kendt. FMU deltager i de forvaltningsspecifikke drøftelser. Mandag, den 4. januar 2016 samt 1 repræsentant fra hver af de byrådsgrupper, der ikke er repræsenteret i (Den udvidede magistrat) behandler forslag til budgetproceduren mm. 2017 2020. Drøftelse af paradigme for omprioriteringskataloget. Mandag, den 11. januar 2016 Byrådet behandler forslag til budgetproceduren mm. 2017 2020. Mandag, den 25. januar 2016 kl. 12:30 i Foredragssalen (frokost kl. 12:00) Mandag, den 1. februar 2016 Byrådets 1. temadag: Status på den økonomiske situation jf. B2016 2019 (økonomiske oversigter mm.) hvor står vi på dette meget tidlige tidspunkt. De flerårige udfordringer vedrørende drift og anlæg. Status på udvalgenes arbejde med omprioriteringsbidraget. Forvaltningerne fremlægger forslag til de serviceområder, som de mener, skal have et særligt fokus. Forslagene bygger på en fælles skabelon - baseret på nogle udvalgte nøgletal og aktivitetsomfang. Skabelonen udarbejdes af Økonomi- og Planlægningsgruppen. Økonomisk Afdeling i Borgmesterens Forvaltning fremlægger forslag til serviceområder, som de mener, skal have et særligt fokus. Forlagene er baseret på nøgletal mm. HMU, Direktørgruppen og Økonomi- og planlægningsgruppen deltager. Den udvidede magistrat (?) eller drøfter de - fra temadagen den 25. januar præsenterede forslag til serviceområder til tematisering på kommende temamøder. Møde den 04.01.2016 kl. 10.00 Side 56 af 933
Forslagene vil blive præsenteret i henhold til en fast skabelon (nøgletal: Økonomi, Aktivitet, Prioritering/Handlemuligheder), som forinden er udarbejdet af Økonomi- og Planlægningsgruppen. Disse emner vil ligeledes indgå som politiske temaer under budgetdrøftelsen primo september måned. Mandag, den 29. februar 2016 kl. 12:30 i Foredragssalen (frokost kl. 12:00) Senest 1. april 2016 Mandag, den 11. april 2016 kl. 12:30 i Foredragssalen (frokost kl. 12:00) Mandag, den 25. april 2016 kl. 12:30 i Foredragssalen (frokost kl. 12:00) Ultimo april 2016 Mandag, den 23. maj 2016 kl. 12:30 i Foredragssalen (frokost kl. 12:00 Mandag, den 13. juni 2016 kl. 12:30 i Foredragssalen (frokost kl. 12:00) Byrådets 2. temadag: Status på udvalgenes arbejde med omprioriteringsbidraget Præsentation af serviceområde I Præsentation af serviceområde II HMU, Direktørgruppen og Økonomi- og planlægningsgruppen deltager. Alle omprioriteringskataloger skal være afleveret til Økonomikontoret. Der anvendes en fælles skabelon. Byrådets 3. temadag: Præsentation v/rådmænd af de udvalgsopdelte og prioriterede omprioriteringsbidrag, som dels indeholder Hvad der pt. skønnes at skulle laves mindre af? og dels indeholder Hvad der pt. skønnes at skulle laves mere af? Det videre arbejde med omprioriteringsbidraget hvem gør hvad? Eventuelt tilbagemeldinger på serviceområde I og II HMU, Direktørgruppen og Økonomi- og planlægningsgruppen deltager. Byrådets 4. temadag: Regnskab 2015 og overførsler mellem årene (drift og anlæg) Præsentation af serviceområde III Præsentation af serviceområde IV HMU, Direktørgruppen og Økonomi- og planlægningsgruppen deltager. Økonomikontoret, Boulevarden 13 udsender budgetvejledning 2017 2020 herunder skabeloner til budgetmappen. Byrådets 5. temadag: Eventuelt tilbagemeldinger på serviceområde III og IV Præsentation af serviceområde V Præsentation af serviceområde VI HMU, Direktørgruppen og Økonomi- og planlægningsgruppen deltager. Byrådets 6. temadag: Eventuelt tilbagemeldinger på serviceområde V og VI Præsentation af serviceområde VII og eventuelt serviceområde VIII Orientering om Kommuneaftalen 2017 mellem Regeringen og Kommunernes Landsforening Eventuelt udarbejdelse af en meget foreløbig resultatopgørelse, en foreløbig drifts- og anlægsramme, som Møde den 04.01.2016 kl. 10.00 Side 67 af 933
kan indgå i udvalgenes politiske drøftelse i juni august, inden at budgetdrøftelsen igangsættes primo september. HMU, Direktørgruppen og Økonomi- og planlægningsgruppen deltager. Mandag, den 20. juni 2016 Primo august 2016 Medio august 2016 Mandag, den 15. august 2016 kl. 9:00 Fredag, den 19. august 2016 Senest onsdag, den 24. august 2016 Torsdag den 25. august 2016 eller Fredag, den 26. august 2016 samt 1 repræsentant fra hver af de byrådsgrupper, der ikke er repræsenteret i (Den udvidede magistrat) drøfter: De overordnede resultater af Kommuneaftalen mellem Regeringen og Kommunernes Landsforening. Udarbejder et foreløbigt program for budgetdrøftelserne primo september 2016 Udstikker nogle retningslinjer for hvad der primært skal være i Budgetmappen. Det vil også kunne afspejle sig i den måde, som udvalgene har arbejdet på dvs. hvor meget har udvalgene på forhånd taget stilling til. Økonomikontoret, Boulevarden 13 holder administrative møder med forvaltningerne om tekniske, administrative problemstillinger f.eks. sats- og takstreguleringer, lønfremskrivninger, lovog cirkulæreprogrammet samt øvrige praktiske forhold i forhold til materialet til budgetdrøftelsen. Notat vedrørende godkendt budgetoverslag 2017 2020 inkl. godkendte justeringer udsendes til byrådets medlemmer, HMU, Direktørgruppen og Økonomi- og Planlægningsgruppen. Heri vil der være indarbejdet nogle mere præcise økonomiske rammer som følge af, at resultaterne af regeringsaftalen mere præcist er på plads. Den udvidede magistrat drøfter status på budgetlægningen, endeligt program og materiale til budgetdrøftelserne. Desuden vil der på dette møde ske en drøftelse af, hvad der overordnet skal rammesættes (f.eks. drift og anlæg samt finansieringsemner) med den kendte viden. Direktørgruppen deltager. Økonomikontoret modtager fagudvalgenes budgetmateriale jf. budgetvejledning 2017 2020 herunder udvalgenes prioriteringer vedrørende eventuelle tilbagekøb af omprioriteringsbidraget. Forinden er FMU orienteret om budgetmaterialet fra eget forvaltningsområde. Økonomikontoret udsender en elektronisk udgave af fagudvalgenes budgetmateriale (budgetoplæg 2017 2020), økonomisk redegørelse samt aftalte beslutningsoplæg til s budgetdrøftelse samt endelig program for udarbejdelsen af s budgetforslag. Sendes også til HMU s medlemmer. Økonomi- og Planlægningsgruppen orienteres om det materiale, som udsendes til byrådet og Direktørgruppen. Ældrerådet, Handicaprådet og Integrationsrådet orienteres af de respektive forvaltninger. Møde den 04.01.2016 kl. 10.00 Side 78 af 933
Tirsdag, den 30. august 2016 fra kl. 09:00 til ud på aftenen på et sted i Aalborg Kommune, som aftales senere. Der er frokost, middag og overnatning Onsdag, den 31. august 2016 kl. 08:30 til kl. ca. 22:00 (inkl. frokost og middag) Afrejse Torsdag, den 1. september 2016 kl. 09:00 til? Fredag, den 2. september 2016 kl. 09:00 i Repræsentationslokale 1, Boulevarden 13 Fredag den 2. september 2016 kl. 13:00 Fredag, den 2. september 2016 kl. 13:30 Fredag, den 2. september 2016 fra kl. 14:00 Senest tirsdag, den 13. september 2016 Fredag, den 16. september 2016 Byrådets medlemmer og Direktørgruppen samles med henblik på en drøftelse af aktuelle budgetemner til brug for udarbejdelsen af s foreløbige budgetforslag og status for Aalborg Kommunes økonomi. HMU deltager under den indledende overordnede orientering fra kl. 09:00 til kl. 10:00. Drøftelserne foregår i et løbende samspil mellem de forskellige deltagere, dvs. at der vil blive lagt mest mulig vægt på fællesmøder, hvor hele byrådet deltager. Dette sikrer størst mulig dialog, vidensdeling og inddragelse i prioriteringen. De enkelte udvalg og de politiske grupper vil indgå i drøftelserne, hvor det skønnes relevant. Byrådets medlemmer, Direktørgruppen og Økonomi- og Planlægningsgruppen overnatter. Byrådets medlemmer og Direktørgruppen fortsætter deres drøftelse i henhold til program. Økonomi- og Planlægningsgruppen vil være til stede. Byrådets medlemmer eller Den udvidede magistrat og Direktørgruppen fortsætter deres drøftelse i henhold til program i Medborgerhuset eller på Boulevarden 13. Såfremt det politisk skønnes nødvendigt, vil Den udvidede magistrat og Direktørgruppen fortsætte budgetdrøftelsen. Økonomi- og Planlægningsgruppen vil være til stede. Byrådet og HMU orienteres om s foreløbige budgetforslag 2017-2020. Direktørgruppen og Økonomi- og Planlægningsgruppen deltager. Ipad medbringes. Pressemøde. Byrådet, Direktørgruppen og Økonomi- og Planlægningsgruppen deltager. Fagforvaltningerne orienterer egne FMU. Ældrerådet, Handicaprådet og Integrationsrådet orienteres af de respektive forvaltninger. Frist for fremsendelse af høringssvar fra rådene er fredag, den 9. september 2016. HVIS DER KRÆVES MERE TID TIL POLITISK/ADMINISTRA- TIV FORBEREDELSE KUNNE BUDGETDRØFTELSEN FLYTTES TIL MANDAG, DEN 5. SEPTEMBER 2016 OG FREM TIL TORSDAG, DEN 8. SEPTEMBER 2016. Forvaltningerne færdiggør s foreløbige budgetforslag jf. budgetvejledningen og fremsender materialet til Økonomikontoret. Budgetforslagets indhold foreslås revideret, således at forslaget primært er i oversigtsform (økonomi/aktivitetsændringer) i forhold til de udmeldte rammer. Desuden udsendes budgetforslaget elektronisk. Økonomikontoret udsender s budgetforslag til by- Møde den 04.01.2016 kl. 10.00 Side 89 af 933
rådets 1. behandling. Torsdag, den 22. september 2016 Byrådets 1. behandling af s budgetforslag 2017 2020. Mandag, den 26. september 2016 Torsdag, den 29. september 2016 kl. 9:00 Repræsentationslokale 1, Boulevarden 13 Torsdag, den 6. oktober 2016 kl. 12:00 Borgermøde i Nordkraft. Program udarbejdes. Forligsforhandlinger. Byrådet bliver forinden gjort bekendt med betydende ændringer i budgetforudsætningerne siden forslagets 1. behandling. Frist for indlevering af politiske ændringsforslag til Økonomikontoret. Torsdag, den 13. oktober 2016 kl. 13:00 Byrådets 2. behandling af budgetforslag 2017 2020. Møde den 04.01.2016 kl. 10.00 Side 910 af af 933
Punkt 3. Opdatering af s forretningsorden 2015-063407 Borgmesterens Forvaltning indstiller, at godkender udkast til opdateret forretningsorden for. Beslutning: Godkendt. Lasse P. N. Olsen var fraværende. Møde den 04.01.2016 kl. 10.00 Side 11 af af 333
Sagsbeskrivelse Baggrund Byrådet og har i 2013 og 2014 truffet beslutninger bl.a. om åbenhed. Forretningsordenen for konsekvensrettes i overensstemmelse hermed midtvejs i byrådsperioden. Indhold s forretningsorden er senest vedtaget af den 2. marts 1998. Der er udarbejdet et udkast til opdateret forretningsordenen således, at byrådets beslutninger fra møderne den 28. januar 2013 og 13. januar 2014 om henholdsvis Principper for åbenhed i udvalgenes, s og byrådets dagsordener og Åbenhed i dagsordener og referater for stående udvalg, og byrådet er indarbejdet. Forretningsordenen er ligeledes opdateret i forhold til s beslutning af 13. januar 2014 om elektroniske dagsordener til byråd, magistrat og udvalg, samt justeret således at tilgængeligheden til sagerne sker i overensstemmelse med reglerne i Persondataloven. Forretningsordenens systematik er tilnærmet byrådets forretningsorden og enkelte tilføjelser fra byrådets forretningsordenen er desuden medtaget. Endelig er forretningsordenen gennemskrevet, så den er kønsneutral, og den er i et vist omfang redaktionelt tilrettet. Den gældende forretningsorden fra 1998 samt udkast til opdateret forretningsorden vedlægges. I udkastet til den reviderede forretningsorden er tilføjelser og beslutninger på baggrund af s og byrådets beslutninger i møderne den 28. januar 2013 og 13. januar 2014 anført med grøn skrift. Med blå skrift er anført nye tilføjelser, præciseringer og omformuleringer, herunder bl.a. fra byrådets forretningsorden. Det resterende med sort skrift er videreførelser fra den eksisterende forretningsorden. I et begrænset omfang er tekst fjernet, som ikke længere vurderes at være aktuelt. Møde den 04.01.2016 kl. 10.00 Side 212 af af 333
Bilag: Forretningsorden for 1998.doc Udkast til s forretningsorden Møde den 04.01.2016 kl. 10.00 Side 313 af af 333
Punkt 4. Opdatering af byrådets forretningsorden 2015-063609 Borgmesterens Forvaltning indstiller, at byrådet godkender udkast til opdateret forretningsorden for byrådet. Beslutning: Anbefales. Lasse P. N. Olsen var fraværende. Møde den 04.01.2016 kl. 10.00 Side 14 af af 333
Sagsbeskrivelse Baggrund Byrådet og har i 2013 og 2014 truffet beslutninger bl.a. om åbenhed. Forretningsordenen for byrådet konsekvensrettes i overensstemmelser hermed midtvejs i byrådsperioden. Indhold Byrådets forretningsorden er senest ændret/vedtaget af byrådet den 8. februar 2010. Der er udarbejdet et udkast til en tilrettet forretningsorden således, at byrådets beslutninger fra møderne den 28. januar 2013 og 13. januar 2014 om henholdsvis: Principper for åbenhed i udvalgenes, s og byrådets dagsordener og Åbenhed i dagsordener og referater for stående udvalg, og byrådet er indarbejdet. s beslutning af 13. januar 2014 om elektroniske dagsordener til byråd, magistrat og udvalg er ligeledes indarbejdet. I forretningsordenens 1, stk. 7, 2. punktum findes en bestemmelse om pressens mulighed for at foretage TV- og radiooptagelse af byrådsmøderne. Det foreslås at tilpasse bestemmelsen, så den bringes i overensstemmelse med byrådets praksis for optagelse af møderne, som sker efter aftale med borgmesteren, samt i lyset af, at byrådsmøderne streames på internettet. I forretningsordenens 10, stk. 1, 2. punktum er tilføjet en bestemmelse om, at borgmesteren i særlige tilfælde kan beslutte, at afstemning skal ske ved håndsoprækning. Forretningsordenen er således her bragt i overensstemmelse med byrådets praksis om afstemninger. Forretningsordenen er justeret således, at tilgængeligheden til sagerne sker i overensstemmelse med reglerne i Persondataloven, og endelig er den i et mindre omfang redaktionelt tilrettet. Den gældende forretningsorden fra 2010 samt udkast til tilrettet og revideret forretningsorden vedlægges. I udkastet til den reviderede forretningsorden er tilføjelser og beslutninger på baggrund af s og byrådets beslutninger i møderne den 28. januar 2013 og 13. januar 2014 anført med grøn skrift. Med blå skrift er anført nye tilføjelser, præciseringer og omformuleringer, herunder bl.a. fra normalforretningsordenen. Det resterende med sort skrift er videreførelser fra den eksisterende forretningsorden. Der er i et meget begrænset omfang fjernet tekst, som ikke længere vurderes at være aktuelt. Møde den 04.01.2016 kl. 10.00 Side 215 af af 333
Bilag: Byrådets forretningsorden 2010.docx Udkast til byrådets forretningsorden Møde den 04.01.2016 kl. 10.00 Side 316 af af 333
Punkt 5. Standard for titelgivning af dagsordenspunkter til stående udvalg, magistrat og byråd 2015-048561 Borgmesterens Forvaltning indstiller, at godkender, at Administrativ Forskrift nr. 1 om aflevering og opstilling af dagsordenpunkter til stående udvalg, magistrat og byråd revideres, jf. sagsbeskrivelsen. Beslutning: Godkendt. Lasse P. N. Olsen var fraværende. Møde den 04.01.2016 kl. 10.00 Side 17 af af 333
Sagsbeskrivelse Der er fremsat politisk ønske om, at det på indholdsfortegnelsen over dagsordenspunkter til de politiske udvalgs møder, fremgår tydeligt, om et dagsordenspunkt er til godkendelse, drøftelse, orientering og endvidere, hvornår der er tale om høringer og høringsgrundlag. På den baggrund nedsatte Direktørgruppen i mødet den 29. september 2015 en arbejdsgruppe bestående af sekretærerne for de stående udvalg, til at komme med et oplæg til standard for titelgivning til behandling i Direktørgruppen og efterfølgende godkendelse i. I henhold til Administrativ Forskrift nr. 1 er der følgende behandlingsformer: Til godkendelse Til drøftelse Til orientering I tråd med disse behandlingsmuligheder foreslår arbejdsgruppen Administrativ Forskrift nr. 1 revideret, således at dagsordenspunkter til de politiske udvalg fremover titelgives efter følgende standard: Godkendelse af + emne *) Orientering om + emne Drøftelse af + emne *) Godkendelse af bruges, uanset om det er en afgørelsessag i udvalget, eller om godkendelsen først finder sted i magistrat eller byråd. Det vil efter udvalgsbehandlingen fremgå af beslutningen, om et dagsordenspunkt er anbefalet eller godkendt, jf. i øvrigt retningslinjerne for protokollering i Administrativ forskrift nr. 1. Ved høringer/høringsgrundlag skal det fremgå af titlen, at det drejer sig om dette. Dvs. ovenstående standarder indgår. Eksempel: Godkendelse af høringsgrundlag + emne Godkendelse af høringssvar + emne Orientering om høring vedr. + emne I indstillinger, hvor der både er emner til orientering og til godkendelse, foreslår arbejdsgrupen, at det er beslutningsdelen, der bør fremgå af titlen, sådan at dagsordenspunktet titelgives Godkendelse af... Således kan standarden for titelgivning holdes, så kombinationer (Godkendelse af/orientering om ) undgås. Herved tages tillige hensyn til kommunens journalprincipper om korte og præcise titler. Der er en systemmæssig begrænsning på, hvor lange titler må være. Rammes denne barriere, indebærer de foreslåede ændringer både tekniske og administrative udfordringer som koster nogle ressourcer at imødegå. Hvorledes disse udfordringer så vidt muligt skal imødegås, vil blive beskrevet i Sagsbehandlervejledningen. Administrativ Forskrift nr. 1 er sidst godkendt i i 1998 og er efterfølgende af flere omgange revideret administrativt efter drøftelse i udvalgssekretærgruppen senest den 31. oktober 2014. Forskriften ønskes på ny godkendt af. Bilag: Udkast til revideret Administrativ Forskrift nr. 1. Møde den 04.01.2016 kl. 10.00 Side 218 af af 333
Bilag: Administrativ forskrift nr. 1 - Aflevering og opstilling af dagsordenspunkter til stående udvalg, magistrat og byråd (rev. 09-12-2015) Møde den 04.01.2016 kl. 10.00 Side 319 af af 333
Punkt 6. Vederlag til 2. viceborgmester for opgaver i 2015 2014-190551 Borgmesterens Forvaltning indstiller, at byrådet godkender, at der for udført arbejde i 2015 ydes Aalborg Kommunes 2. viceborgmester Mads Sølver Pedersen et vederlag på 8.910 kr., og at udgiften afholdes over kontoen Vederlag til borgmester og viceborgmester. Beslutning: Anbefales. Lasse P. N. Olsen var fraværende. Møde den 04.01.2016 kl. 10.00 Side 120 af af 233
Sagsbeskrivelse I byrådets møde den 11. december 1995 (punkt 10) vedtog byrådet, jf. bekendtgørelse om vederlag, diæter og efterløn 19, at 1. viceborgmester ydes et fast vederlag på 10% af borgmestervederlaget. Vederlaget på 10% af borgmestervederlaget kan kun ydes til 1. viceborgmester. Da 2. viceborgmester Mads Sølver Pedersen har udført repræsentative opgaver til 20 arrangementer (18 arrangementer af maks. 4 timer og 2 arrangementer over 4 timer) indstilles, at der udbetales 8.910 kr. til Mads Sølver Pedersen, jf. 34, stk. 4 i Lov om kommunernes styrelse. Møde den 04.01.2016 kl. 10.00 Side 21 af af 233
Punkt 7. Østre Havn, Nyhavnsgade og Beddingen, boliger mm. Lokalplan 1-4-108 (1. forelæggelse) 2013-50422 By- og Landskabsudvalget indstiller, at byrådet godkender ovennævnte forslag. Udvalget bemærker, at det i lokalplanens punkt 7.9 skal tilføjes, at belysningen mod havnebassinet skal udføres, så det medvirker til at øge sikkerheden i området. Mariann Nørgaard var fraværende. Beslutning: Anbefales. Lasse P. N. Olsen var fraværende. Møde den 04.01.2016 kl. 10.00 Side 122 af af 333
Sagsbeskrivelse Startredegørelse By- og Landskabsudvalgets møde 23. april 2015 (punkt 7). Formål Formålet med lokalplanen er, at muliggøre omdannelse af et tidligere industriområde på Østre Havn til et blandet byområde med en væsentlig boligandel, og hvor også rekreative muligheder i en ny havnepark ved Østre Havnebassin spiller en central rolle. Lokalplanen giver mulighed for en relativt tæt og høj bebyggelse omkring havnebassinet (op til 10 etager plus penthouse), som tilpasses eksisterende bys skala mod Nyhavnsgade (3-7 etager). Samlet giver lokalplanen mulighed for at bygge 40.000 m 2 ny bebyggelse. Der skal sikres gode udendørs opholds- og aktivitetsmuligheder mod havnebassinet. Og der lægges vægt på at bebyggelsen danner en god helhedsvirkning med nabobebyggelser dels omkring havnebassinet, dels langs Nyhavnsgade, der ønskes udviklet til en grøn og kvalitetsrig indfaldsvej til midtbyen. Den gennemgående havnepromenade langs fjorden sikres gennem lokalplanområdet, der også vægter skabelsen af et menneskevenligt bymiljø i gadeplan højt. Parkering skal placeres i delvis nedgravet kælder og/eller begrønnede p-huse. Boliger og opholdsarealer skal beskyttes mod støj fra trafikken på Nyhavnsgade. Kommuneplanen Lokalplanforslaget fremmer kommuneplanens mål om koncentreret byvækst i vækstaksen, revitalisering af havnefronten, urban storbykarakter og sikring af borgernes adgang til fjord og rekreative muligheder. Lokalplan 10-066 og lokalplan 1-4-104 Lokalplanområdet er delvist omfattet af lokalplanerne 10-066 og 1-4-104, som ophæves indenfor afgræsningen af lokalplan 1-4-108. MV Miljøvurdering af planer og programmer Forslaget til lokalplan er omfattet af Lov om miljøvurdering af planer og programmer. Kommunen har derfor foretaget en screening med det resultat, at planforslaget ikke skal miljøvurderes, idet forslaget ikke må antages at få væsentlig indvirkning på miljøet. VVM Vurdering af visse offentlige og private anlægs virkning på miljøet Der er ingen aktuelle bygge- eller anlægsprojekter inden for lokalplanområdet. Ud fra lokalplanens anvendelsesbestemmelser vurderes det, at der kan blive tale om bygge- eller anlægsprojekter (parkeringshuse), som er omfattet af Bekendtgørelse om vurdering af visse offentlige og private anlægs virkning på miljøet. Sådanne bygge- eller anlægsprojekter vil derfor skulle vurderes i henhold til bekendtgørelsen. Udkast til udbygningsaftale om infrastrukturanlæg Planlovens 21b giver mulighed for, at kommunen og grundejeren kan indgå en aftale om hel eller delvis finansiering af infrastrukturanlæg, som skal etableres i eller uden for lokalplanområdet for at virkeliggøre planlægningen. I forbindelse med denne lokalplan er der udarbejdet et udkast til udbygningsaftale om finansiering af en ombygning af krydset Nyhavnsgade/Gasværksvej/Skibsbyggerivej. Tilsammen vil realiseringen af den aktuelle lokalplan og lokalplan 1-4-109 for Værftsarealet nødvendiggøre en krydsombygning for at opretholde en acceptabel trafikafvikling. Økonomi Aalborg Kommune deltager i udbygningsaftalen og forpligter sig til at betale 50% af udgifterne til krydsombygningen svarende til ca 1,5 mio kr. (overslag). Anlægsprojektet skal udføres, når Aalborg Kommune vurderer, at der er behov herfor i takt med at lokalplanernes byggemuligheder realiseres. Møde den 04.01.2016 kl. 10.00 Side 23 af af 333
Bilag: Forslag til lokalplan 1-4-108, boliger m.m. ved Nyhavnsgade og Beddingen, Østre Havn Udkast til udbygningsaftale Skitseprojekt for ombygning af krydset Nyhavnsgade, Gasværksvej og Skibsbyggerivej Møde den 04.01.2016 kl. 10.00 Side 324 af af 333
Punkt 8. Behov for teknisk servicemedarbejder til gennemgangsbolig til flygtninge 2014-42050 Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen indstiller, at godkender, at der ansættes en fuldtids servicemedarbejder tilknyttet Park Hotel, at lønudgiften afholdes som en del af det samlede budget i forhold til gennemgangsboliger til flygtninge, og at servicemedarbejderen organiseres under AaK Bygninger. Beslutning: Godkendt. Lasse P. N. Olsen var fraværende. Møde den 04.01.2016 kl. 10.00 Side 125 af af 233
Sagsbeskrivelse Aalborg Kommune har siden marts 2015 modtaget 30-50 flygtninge pr. måned. I 2016 forventes at modtage ca. 70 flygtninge pr. måned. Aalborg Kommune oprettede de første gennemgangsboliger til midlertidig boligplacering af flygtninge i februar 2015. Efterfølgende er der løbende blevet oprettet flere pladser, og status i december 2015 er ca. 150 pladser i gennemgangsboliger fordelt på 9 adresser. Pr. 1. januar 2016 har Aalborg Kommune indgået lejeaftale vedr. Park Hotel på J. F. Kennedys Plads. Dette skal anvendes som flygtningehostel med plads til 125-140 beboere. På nuværende tidspunkt varetages boligplacering af flygtninge af fem medarbejdere på Socialcenter Integration. De har ansvaret for både permanent boligplacering samt de nuværende gennemgangsboliger. Dette inkluderer blandt andet koordinering med asylcentre, oprettelse af CPR nr. og forskudsopgørelser, koordinering med boligselskaber, bestilling af indbo samt koordinering med flyttefirmaer, beboermøder i gennemgangsboliger, flytning fra gennemgangsboliger til permanente boliger mv. Herudover er det boligmedarbejderne, der afhenter de nyankomne flygtninge på ankomstdagen til Aalborg Kommune og viser dem deres bolig, giver praktisk instruktioner mv. Herudover er der tilknyttet en seniorjobber, som varetager forefaldende praktiske opgaver ift. de nuværende gennemgangsboliger. Driften af Park Hotel som gennemgangsbolig til 125-140 beboere medfører en række opgaver af både praktisk og social karakter, som skal løses for at hverdagen på stedet fungerer, for at undgå uroligheder, for at holde orden i bygningen såvel som udendørs på J.F. Kennedys Plads, samt for at bevare et godt naboskab til borgere samt erhvervsdrivende. Det er ikke muligt at løse disse opgaver i den nuværende gruppe af boligmedarbejdere samt seniorjobber i Socialcenter Integration. Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen samt AaK Bygninger ser et behov for at tilknytte en fuldtids medarbejder, der både kan fungere som teknisk servicemedarbejder samt som social vicevært. Det foreslås, at denne medarbejder organiseres under AaK Bygninger, som i forvejen har et mindre teknisk serviceteam. Dermed kan opgaven løses som en turnus mellem medarbejderne, hvilket giver større fleksibilitet i forhold til ferieafholdelse og evt. sygedage. Det skønnes at være nødvendigt med vagt-/tilkald til bygningen, hvilket også bedre kan koordineres i et teknisk serviceteam. Lønudgift til en servicemedarbejder udgør ca. 370.000 kr. pr. år. Dette ønskes finansieret som en del af det samlede budget ift. gennemgangsboliger til flygtninge. Opgaver for servicemedarbejder kan bl.a. omfatte: a. Rengøringsplan, beboerne inddrages b. Håndhæve husorden c. Håndtere affaldscontainere (skal trækkes ud for at blive tømt) d. Cykelparkering e. Viceværtfunktion: Mindre reparationer, tilstoppede vaske, udskiftning af pærer på fællesarealer mv. f. Modtage gods fra asylcentre (ankommer på paller, selvom det blot er enkelte flyttekasser) og efterfølgende fjerne paller g. Almen oprydning i stueetagen, evt. støvsugning h. Håndtere nøgler og evt. adgangskontrol (brik-system) i. Måleraflæsninger og overvåge forbrug j. Opsyn med rygerum/rygeområde udendørs k. Hjælpe med ind- og udflytning l. Udlevering af linned og servicepakker til nye beboere m. Sørge for at vinduer lukkes, døre låses mv. n. Vedligeholde div. serviceaftaler f.eks. elevatoreftersyn, udluftning, rottebekæmpelse mv. o. Håndtere akutte situationer f.eks. konflikter, ulykker, hærværk mv. Møde den 04.01.2016 kl. 10.00 Side 26 af af 233
Punkt 9. Kompetence- og ansvarsfordeling ift. boliger til flygtninge 2014-42050 Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen indstiller, at godkender kompetence- og ansvarsfordeling i forhold til lejeaftaler vedrørende boliger til flygtninge. Beslutning: Godkendt. Lasse P. N. Olsen var fraværende. Møde den 04.01.2016 kl. 10.00 Side 127 af af 233
Sagsbeskrivelse Aalborg Kommune har ifølge lovgivningen forpligtelse til at finde en permanent bolig til alle nyankomne flygtninge. Der arbejdes på at opnå flere permanente boliger gennem det fortsatte samarbejde med de almene boligorganisationer, etablering af kollektive bofællesskaber i almene boliger, henvendelser til private udlejere med henblik på at opnå anvisningsret til boliger i den private sektor samt udarbejdelse af planer for nybyggeri. Sideløbende er der behov for at sikre, at Aalborg Kommune løbende har ledige pladser i gennemgangsboliger. Gennemgangsboliger anvendes til midlertidig boligplacering, indtil at der kan tilbydes en passende permanent bolig. Alternativet er indkvartering på vandrehjem eller hotel. En boligarbejdsgruppe med repræsentanter fra Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen, By- og Landsskabsforvaltningen, Ældre- og Handicapforvaltningen samt Borgmesterens Forvaltning har løbende arbejdet med forskellige alternativer i forhold til boligplacering samt etablering af gennemgangsboliger. Det er besluttet, at kommunaldirektøren sidder for bordenden i arbejdsgruppen. Den Centrale Boliganvisning i Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen administrerer anviste lejligheder fra de almene boligorganisationer samt henvendelser fra private udlejere, når det drejer sig om permanente boliger. Der er enkelte almene boliger, der anvendes til gennemgangsboliger. Disse underskriver Den Centrale Boliganvisning aftale om. Forslag til potentielle gennemgangsboliger vurderes i den fælleskommunale boligarbejdsgruppe ud fra beliggenhed, størrelse, lokale forhold, økonomi mv. Besigtigelser af potentielle gennemgangsboliger fortages af Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen. Adresser til gennemgangsboliger med plads til flere end 10 personer skal godkendes af. Hvis en adresse vurderes at være anvendelig til gennemgangsbolig til flygtninge skal AaK Bygninger i Borgmesterens Forvaltning overtage forhandlingerne af lejeaftale. Borgmesterens Forvaltning underskriver den endelige lejeaftale. Møde den 04.01.2016 kl. 10.00 Side 28 af af 233
Punkt 10. Ansættelse af sekretariatschef i Ældre- og Handicapforvaltningen 2015-015297 Rådmanden for Ældre- og Handicapforvaltningen fremsender til s orientering, at borgmesteren på s vegne i henhold til Styrelseslovens 22, stk. 2 har godkendt, at Kirstine Kejser ansættes som sekretariatschef i Direktørens sekretariat i Ældre- og Handicapforvaltningen. Ansættelsen er sket på følgende vilkår: Ansættelsen sker på overenskomstmæssige vilkår med aflønning efter Aftale om aflønning af chefer på grundlønstrin 52 + grundlønstillæg 8.500 kr. + kvalifikationstillæg (for relevant erfaring) 35.000 kr., i alt svarende til en årsløn på 693.878,04 kr. (februar 2015-niveau) + pension 19,05% Stillingen tiltrædes den 1. februar 2016. Beslutning: Til orientering. Lasse P. N. Olsen var fraværende. Møde den 04.01.2016 kl. 10.00 Side 129 af af 333
Sagsbeskrivelse Stillingen som sekretariatschef i Ældre- og Handicapforvaltningen har været opslået ledig, og et enigt ansættelsesudvalg har indstillet Kirstine Kejser til ansættelse i stillingen med tiltrædelse den 1. februar 2016. Ansættelsesudvalget har bestået af rådmand Thomas Krarup, direktør Jan Nielsen, Alice Hagemann, Lone Kruse Jørgensen, Birgitte Hvilsom og Martin Vestergaard Madsen. Kirstine Kejser er 44 år og uddannet cand.scient.pol. fra Aarhus Universitet i januar 1998, Kirstine Kejser er i dag ansat som sekretariatschef i Ledelsessekretariatet i Thisted Kommune og refererer her til kommunaldirektøren. Hun har været ansat i denne stilling siden 2013. Hun har tidligere været ansat i en række forskellige stillinger i såvel kommunalt som regionalt regi og som konsulent, projektleder og personaleleder. Kirstine har således en bred profil og erfaring inden for offentlig forvaltning og har ligeledes suppleret med moduler af den offentlige lederuddannelse (DOL). Ved ansættelsen af Kirstine er der lagt særlig vægt på hendes ledelsesmæssige erfaring med kommunal strategisk udvikling, samt hendes kompetencer der kan understøtte den sekretariatsmæssige betjening af udvalg, forvaltningsledelse og andre væsentlige organer. Det er indstillet, at sekretariatschefen, jf. ovenstående ansættes på overenskomstmæssige vilkår efter Aftale om aflønning af chefer, og med følgende lønsammensætning: Grundløn trin 52 + 8.500 kr. i årligt grundlønstillæg Kvalifikationstillæg 35.000 kr. årligt (relevant erfaring) Alle tillæg er i 31. marts 2000-niveau. Den samlede årsløn er herefter 693.878,04 kr. + pensionsbidrag pt. 19,05% af den samlede løn. (februar 2016-kroner). Lønnen er forhandlet med den forhandlingsberettigede faglige organisation. Møde den 04.01.2016 kl. 10.00 Side 230 af af 333
Bilag: STL - Prgf.22-ansættelse.pdf Møde den 04.01.2016 kl. 10.00 Side 31 af af 333
Punkt 11. Eventuelt Beslutning: Intet. Lasse P. N. Olsen var fraværende. Møde den 04.01.2016 kl. 10.00 Side 132 af af 133
Punkt 12. Godkendelse af referat Beslutning: Godkendt. Lasse P. N. Olsen var fraværende. Møde den 04.01.2016 kl. 10.00 Side 133 af af 133