IT vejledning i MUS for ledere Indhold 1. Indledning... 1 2. MUS processen... 1 3. AUHRA pålogning og startside... 2 4. Lederens invitation til MUS... 5 5. Lederens forberedelse til MUS... 7 6. Lederens kommentering og godkendelse af aftaleskema... 8 7. Ofte stillede spørgsmål og kendte fejl... 10 7.1 Når du logger på første gang... 10 7.2 Glemt brugernavn eller password... 11 7.3 Hovedmenuen forsvinder... 12 1. Indledning Denne IT-vejledning indeholder en gennemgang af IT-understøttelsen af AU s MUS-koncept. Vejledningen er opbygget således, at hvert afsnit svarer til en delproces i lederens workflow med MUS. IT-understøttelsen er et modul i AU s kommende HR-system, normalt omtalt som AUHRA. Som ny bruger af systemet, vil det de første par gange tage ca. ½ time at invitere en medarbejder til MUS, da man vil skulle følge vejledningen punkt for punkt, indtil man er rutineret i arbejdsgangene. Som rutineret bruger vil det derimod tage ca. 3 min pr. medarbejder. I MUS-projektets pilotfase vil der endnu være en del elementer i IT-systemet, der ikke har sin endelige form. 2. MUS processen MUS-processen indeholder ifølge konceptet følgende 6 trin: 1
Det er ikke forudsat i konceptet, og anbefales heller ikke af hensyn til samtalens kvalitet, at der anvendes computer under samtalen. Spørgeguide og Aftaleskema kan printes ud og medbringes til samtalen. Aftaleskemaet udfyldes elektronisk af medarbejderen umiddelbart efter samtalen. Systemet er baseret på et flow mellem medarbejder og leder, hvor kun én af parterne har bolden af gangen. Lederen starter flowet ved at sende MUS-invitation til medarbejderen. Når medarbejderen har modtaget invitationen er et tomt aftaleskema tilgængeligt for denne. Medarbejderen har derefter bolden, indtil samtalen er gennemført, hvorefter medarbejderen udfylder aftaleskemaet og sender det tilbage til lederen. Hvis lederen har kommentarer sendes skemaet tilbage med kommentarer, hvorefter medarbejderen reviderer og returnerer det til lederen. Herefter godkender lederen, hvorved skemaet lukkes. Skemaet vil herefter kunne læses af begge parter, men kan ikke ændres. Skemaet vil blive liggende i systemet. I det følgende gennemgås processen, som lederen skal følge. 3. AUHRA pålogning og startside Efter aftale med AU HR er der udsendt brugernavn og password til alle deltagere i MUS samt hhv. en vejledning til MUS-processen og en IT-vejledning. Mangler du dit login, så kontakt din HR-partner. Start AUHRA med følgende URL: http://auhra.au.dk Er det første gang du logger på bedes du gennemlæse afsnittet: 7.1 Når du logger på første gang. Inden man logger på, kan brugeren vælge sprog, dansk eller engelsk. I pilotfasen er systemet dog kun opsat til dansk. Log på med det tilsendte brugernavn og password. Har du glemt dit brugernavn eller password, se afsnittet 7.2 Glemt brugernavn eller password. Følgende startside vises efter logon: 2
Af hensyn til datafortrolighed vil systemet låse skærmen ved 30 min inaktivitet. Herefter skal man indtaste password igen for at fortsætte arbejdet. Startsiden indeholder følgende elementer: Arbejdsliste Består af en liste afmeddelelser om, at der er sket ændring i et flow, hvor man er deltager. Dette typisk i form af at man harbolden i et flow eller, at et flow er godkendt. Listen indeholder links til den sidehvorfra man skal fortsætte sit arbejde i det konkrete flow. Tips. Ferieregel giver mulighed for, f.eks. når du er på ferie, at lade alle meddelelser gå til en kollega. Reglen kan sætte op så modtageren enten kun får læseadgang til meddelelserne eller får ret til at gennemføre det pågældende flow. Adgang til arbejdsliste giver mulighed for mere permanent at udnævne en stedfortræder. Foretrukne Her kan du selv definere links til specifikke funktioner i systemet eller til relevante, interne eller eksterne websider. Definition foretages med knappen Personalisér. Hovedmenu I hovedmenuen MUS Lederrolle findes 3 funktioner: 1. MUS Proces, hvorfra lederen starter en MUS-proces, og får overblik over igangværende og afsluttede MUS-processer 2. Udestående handlinger, som indeholder uafsluttede forløb hvor lederen har initiativet (svarer til Arbejdslisten) 3. Mine medarbejdere, hvorfra lederen har adgang til oplysninger om sine medarbejdere. Dokumenter Herunder ligger en række dokumenter. Kun dokumenter der starter med MUS er relevant for MUS-processen. Følgende MUS dokumenter findes: Dokument Anvendes af Anvendelse MUS Vejledning Medarbejder og leder Generel vejledning i MUS proces på AU MUS Tjekliste Leder Lederens tjekliste MUS IT-vejledning for leder Leder Denne vejledning. MUS IT-vejledning for medarbejder Medarbejder MUS IT-vejledning for medarbejder MUS Aftaleskema Medarbejder og leder Skemaet her er kun til orientering. Både leder og medarbejder anvender 3
et helt tilsvarende skema som en del af systemets workflow. MUS Spørgeguide Leder Anvendes af leder til forberedelse af samtaler med medarbejdere, der ikke er VIP eller Leder. Medarbejder anvender et helt tilsvarende skema som en del af systemets workflow. MUS Spørgeguide vip Leder Anvendes af leder til forberedelse af samtaler med VIP medarbejdere. Medarbejder anvender skemaet som en del af systemets workflow. MUS Spørgeguide Leder Leder Anvendes af leder til forberedelse af samtaler med medarbejdere, der har lederrolle. Medarbejder anvender et helt tilsvarende skema som en del af systemets workflow. MUS Spørgeguide vip + Leder Leder Anvendes af leder til forberedelse af samtaler med medarbejdere, der har lederrolle og er VIP. Medarbejder anvender et helt tilsvarende skema som en del af systemets workflow.. Du skal orientere dig dels i Tjekliste til Lederen og MUS Vejledning, dels i de spørgeguider, som ligger på startsiden og for hver enkelt medarbejder tage stilling til hvilken spørgeguide (ud af 4 mulige, rettet mod forskellige typer af medarbejdere), der skal anvendes. Blå bjælke øverst (øverste højre hjørne) Indeholder 2 funktioner: Log af. (VIGTIG) Husk at anvende denne for at logge af. Afslutning ved blot at klikke på kryds i vinduets højre hjørne kan give problemer med at logge på igen senere. Præferencer. Herfra kan brugeren sætte forskellige personlige definitioner op. Her er det bl.a. mulighed for at ændre password. Når man står på en anden side end startsiden findes desuden: Hjem, som vil bringe brugeren tilbage til startsiden. Som leder skal du først læse MUS Vejledning og Tjekliste til Lederen samt gennemse spørgeguides. Åbn nu siden MUS Proces fra hovedmenuen Klik på MUS lederrolle og herefter på MUS Proces. Siden MUS Oversigt vises. 4
Denne side en den centrale oversigtsside, der viser de igangværende MUS-processer og de fuldførte MUS-processer. En MUS-proces er her det konkrete MUS-forløb mellem leder og en medarbejder. MUS-processen starter med at MUS-invitationen sendes ud og afsluttes med at den gennemførte samtale dokumenteres og godkendes af begge parter. Bemærk at initiativtager vil her altid være lederen. Aftaleskemaer i de MUS-forløb, hvor et skema er påbegyndt, kan ses i Detaljer/Vis skema gælder kun for igangværende MUS-processer. Informationer om lederens medarbejdere, fås med knappen Vis mine medarbejdere. Såvel ansættelseshistorik som fraværshistorik er pt tilgængeligt. Fravær er dog pt. kun tilgængelig for medarbejdere ved tidligere DPU og ASB. 4. Lederens invitation til MUS For at invitere til MUS følg dette forløb: 1. Klik på + ud for MUS Lederrolle på Startsiden under hovedmenu 2. Vælg MUS Proces. Så åbnes MUS Oversigt-siden, som ses herunder: 5
3. På MUS-proces-siden tryk da Start efter Opret Aftaleskema under igangværende MUSprocesser. Er markeret med rødt på ovenstående skærmbillede. 4. Tryk handling ud for den medarbejder der skal startes MUS proces for: 5. Tast data vedr. MUS-forløbet. Hav på forhånd defineret tidspunkter i din kalender, hvor du kan afholde MUS og hav den ved hånden. Bemærk. På ovenstående billede defineres de vigtigste data for den pågældende MUS. De data, der er foruddefinerede kan overskrives. Periode angiver den periode som MUS-en skal gælde for, typisk et kalenderår, men perioden er valgfri. 6
Skabelon angiver det flow som startes. Til flowet er knyttet det aftaleskema, der anvendes til at dokumentere aftalerne indgået på MUS. Skemaet er det samme for alle medarbejdergrupper på AU. Søg skabelonen frem ved at taste MUS efterfulgt af TAB i feltet Skabelon. Herefter vælges på valglisten skabelonen MUS - aftaleskema MUS-dato. Her indtastes datoen for den planlagte MUS. Standardværdien i feltet er sat til dags dato, men overskriv denne med den forventede dato for afholdelse af MUS. 6. Tast Næste. Her kan du skrive en personlig meddelelse til din medarbejder, brug evt. standardteksten som forlæg. Husk at fortælle medarbejderen hvilken type spørgeguide han/hun skal forberede sig på ( Spørgeguide, Spørgeguide VIP, Spørgeguide VIP og leder eller Spørgeguide leder ). 7. Tryk Afsend Invitationen er nu afsendt til medarbejder, og fremgår som igangværende proces på lederens oversigtsside. Aftaleskemaet til samtalen vil herefter være tilgængeligt for medarbejderen. Husk også at afsende en invitation via kalendersystemet (Outlook, Oracle eller andet). 5. Lederens forberedelse til MUS Til lederens forberedelse af MUS for den enkelte medarbejder anvender lederen en af de spørgeguides der ligger som pdf-dokumenter på startsiden. Til forberedelse af en samtale med en VIP-medarbejder anvendes eksempelvis spørgeguide: MUS Spørgeguide VIP. Lederen udfylder spørgeguiden og gemmer den på sin computer (desktop eller et andet sted på computeren). Når forberedelsen er færdig uploades dokumentet til AUHRA og knyttes til den pågældende medarbejder. Lederen vil herefter kunne anvende dokumentet, udskrive det og have det tilgængeligt ved efterfølgende samtaler. Lederens forberedelse af samtale med medarbejder Lone Degn Eriksen som er VIP, er således: 1. Fra systemets startside åbnes pdf-dokumentet MUS Spørgeguide VIP. Dokumentet udfyldes i fht de spørgsmålene, og gemmes på lederens pc. Navngiv f.eks. dokumentet Spørgeguide VIP Lone Degn Eriksen. 2. Når forberedelsen er afsluttet uploades dokumentet og knyttes til Lone Degns MUSproces. Dette ved anvendelse af funktionen Vedhæftninger : 7
3. Tilknyt her dokumentet Spørgeguide VIP Lone Degn Eriksen Dokumentet vil ikke kunne ses af medarbejderen, kun af lederen selv. 4. Dokumentet vil herefter være tilgængeligt for lederen, ligesom det vil kunne opdateres. 6. Lederens kommentering og godkendelse af aftaleskema Medarbejderen har nu udfyldt aftaleskemaet, og lederen modtager mail om dette, og logger ind i AUHRA. I AUHRA ligger nu en notifikation i Arbejdslisten klar til besvarelse: 1. Lederen åbner processen ved at klikke på linket i arbejdslisten. Bemærk at processen også kan startes fra oversigtsbilledets Rediger-funktion. Data om processen vises, samt medarbejderens kommentarer til det udfyldte skema. 8
2. Tryk Opdater handling for at se aftaleskemaet 3. Tryk Vis/Opdater aftale 4. Tryk Vis skema (nederste venstre hjørne) Hvis skemaet skal kommenteres og endnu ikke kan godkendes gå til pkt 5. Hvis skemaet kan godkendes Tryk Godkend Herefter vil der komme en advarsel. Hvis du vil endelig godkende aftaleskemaet, tryk Ja. Det godkendte aftaleskema er således færdigbehandlet og tilgængeligt hos begge parter på oversigtssiden. I arbejdslisten hos både leder og medarbejder vil der herefter ligge en meddelelse om, at skemaet er godkendt, og processen vil stå på oversigtsbilledet under Fuldførte MUSprocesser. Bemærk dog, at der kan gå op til 5 minutter inden mail modtages og oversigtsbilledet er opdateret. 9
5. Skemaet kan ikke godkendes og sendes tilbage til medarbejder: Tryk Send tilbage til medarbejder. Overskriv Meddelelse til medarbejder med dine egne indvendinger/kommentarer. Tryk herefter Afsend. 7. Ofte stillede spørgsmål og kendte fejl 7.1 Når du logger på første gang Ved første logon vil du blive bedt om at vælge et nyt password. Gem brugernavn og password på et sikkert sted. Første gang du logger på systemet skal du sikre sig at din computer accepterer pop-up vinduer fra systemet. Dette kan være meget forskelligt afhængigt af hvilken Browser du bruger og om du har installeret toolbars og andet. Bruger du Internet Explorer skal du gøre følgende: Har du Google Toolbar skal du sætte følgende: 10
Hvis du har undladt at deaktivere pop-up blokkeren vil systemet efterfølgende give følgende fejlmeddelelse: 7.2 Glemt brugernavn eller password Hvis du glemt dit brugernavn eller password kan du automatisk få det tilsendt ved at anvende Assistance til logon på AUHRA s logon side. Herfra kan bestilles nyt brugernavn og password. 11
7.3 Hovedmenuen forsvinder Der er i systemet en kendt fejl, der opstår ved længere tids inaktivitet. Fejlen viser sig ved at hovedmenuen forsvinder: Brugeren bliver herefter nødt til at logge af og på igen, herefter vil hovedmenuen igen vises. 12