Kom godt igang med Outlook-kalenderen
Introduktion Dette er en lille vejledning til Outlook-kalenderen. Her er først lidt om, hvad den kan bruges til: Man kan lægge møder og aftaler ind i kalenderen og offentliggøre dem, hvis man ønsker, at andre skal kunne se, hvornår man er ledig - eller blot angive, at man ikke kan træffes eller deltage i et møde på et givet tidspunkt. Man kan også lægge aftaler ind af helt privat karakter, som ingen andre kan se, eller hvor andre blot kan se, at man er optaget. Man kan tildele andre rettigheder til at se, opdatere eller slette aftaler i ens kalender. Man kan få tilsendt en reminder via email før et møde finder sted, så man ikke risikerer at glemme en aftale. Man kan melde tilbage på invitationer, dvs. om man kan deltage i et møde eller ej, f.eks. personalemøder. Der er en funktion til mødeplanlægning, dvs. man kan se, om de personer, man inviterer til et møde, er optaget allerede og man kan finde et ledigt mødetidspunkt for de inviterede. Man kan synkronisere en håndholdt kalender med systemet og overføre sine aftaler derfra eller fra andre kalendersystemer, kontakt helpdesk@ruc.dk, hvis du har en RUC-mobil telefon og ønsker hjælp til opsætningen. Man kan se sin kalender fra en webside, ecal.ruc.dk, uanset hvor man befinder sig i verden. Der findes en særskilt vejledning til web-kalenderen, som fås i Helpdesk-sekretariatet. Man kan bruge kalenderen til planlægning af arbejdsopgaver, og oprette egne grupper, så det bliver nemt at invitere de samme personer til forskellige møder. Desuden findes der foruddefinerede grupper. Campus-it sørger for at lægge helligdage samt fælles arrangementer ind, så man altid kan være orienteret om relevante fridage og arrangementer. Outlook-kalenderen har 4 fremvisningsmuligheder: dagskalender, 5-dagsoversigt, ugeoversigt og månedsoversigt. Dens funktioner gennemgås kort i det følgende. 1
Start med kalenderoversigten Klik på Kalender i oversigten nederst til venstre. Så åbnes kalenderen. Herover vises dagsoversigten for din kalender. Du kan vælge at se en uge eller en måned ad gangen ved at klikke på knapperne Arbejdsuge, Uge eller Måned øverst. 2
Brug den lille kalender i øverste venstre hjørne til at navigere rundt i kalen-deren. Du kommer hurtigt tilbage til dags dato ved at klikke på I dag i værk-tøjslinien til venstre for knappen med dagsoversigten. Værktøjsliniens ikoner Opret et nyt møde (dagsbegivenhed eller opgave) Udskriv kalenderoversigten Slet møde (opgave) Kalenderfarvelægning Vis gruppetidsplaner Ressourceplanlægning Få vist kalenderen for i dag (Spring til i dag) Få vist kalenderen for en dag ad gangen Få vist kalenderen for en arbejdsuge ad gangen Få vist kalenderen for en uge ad gangen Få vist kalenderen for en måned ad gangen) Søg efter et møde, dagsbegivenhed eller opgave Adressebog. Skriv f.eks. et navn i feltet Søg efter Hjælpeteksten 3
Oprettelse af et møde Klik på det ønskede mødetidspunkt i kalenderen for at oprette et møde. Ligger mødet langt ude i fremtiden, brug da den lille kalender øverst til venstre for at komme til den ønskede dato, se side 3. Brug pilene til at springe månedsvis frem og klik derefter på den ønskede dato for mødet. Når du opretter et møde vises følgende vindue. Husk altid at skrive et emne i emne-feltet. Lokalereservation foregår pt. i et andet system, men derfor kan du sagtens skrive lokalenummeret i feltet Sted, når du har fået lokalet reserveret. Det er en god service for mødedeltagerne. Under Starttidspunkt indtaster du mødets starttid, og under Sluttidspunkt mødets afslutningstidspunkt. Hvis du sætter hak ved Hele dagen oprettes aftalen som en dagsbegivenhed. For at invitere andre til mødet, klikker du på Inviter deltagere øverst. Herefter klikker du på Til... og skriver navnet på den person, du ønsker at invitere. 4
Vælg en person fra listen og klik på OK. Herefter vises den inviteredes navn i feltet Til. Det er også muligt at invitere grupper af personer på kalenderserveren, f.eks. adm-ta hele Teknisk afdeling. Vi har dog endnu ikke fået dette til at virke med Outlook-kalenderen. Brug i mellemtiden ecal.ruc.dk, se side 18. Under Etiket kan du vælge forskellige etiketter, f.eks. Vigtigt, Personlig, Ferie, Fødselsdag. Du kan selv bestemme hvordan etiketterne skal farvelægges under Rediger etiketter på menulinien, men vi anbefaler at du bruger standardværdierne. Hvis du vælger etiketten Personlig, vil tiden vises som optaget for andre kalenderbrugere, dvs. de vil ikke kunne se teksten i emne-feltet, kun at du er optaget. Under Påmindelse kan du vælge at få en reminder, f.eks. 10 minutter før et mødes start og du kan angive, hvilken lyd der skal afspilles. Under Vis tidspunkt som kan du vælge Ledig, Foreløbig, Optaget og Ikke til stede. -Ledig benyttes f.eks. ved dagsbegivenheder, -Foreløbig, hvis det blot er et foreslag til et mødetidspunkt, -Optaget, hvis mødet er fastlagt og tidspunktet optaget, -Ikke til stede, hvis du ikke selv kan deltage i mødet. I tekstfeltet kan du indtaste detajler vedr. mødet, en længere beskrivelse eller f.eks. en dagsorden. Det er også muligt at vedhæfte et dokument ved at klikke på Klipsen øverst i menulinien. 5
Klik dig derefter frem til det dokument du vil vedhæfte og klik på Indsæt. Mødet kan oprettes som et personligt møde ved hjælp af etiketten Personlig, eller det kan være Privat (Sæt hak ved Privat nederst). Hvis en anden bruger får vist din kalender, vises private og personlige møder kun som optagede tidspunkter, medmindre du har tildelt brugeren særlige rettigheder. Ønsker du at andre skal kunne se, hvad mødet handler om, skal det oprettes som et offentligt møde. Det anbefales at arbejdsrelaterede møder oprettes som offentlige møder. Hvis det er et tilbagevendende møde, f.eks. et afdelingsmøde hver fredag, skal du klikke på Gentagelse øverst. Ønsker du at slette et møde, markerer du mødet og klikker på Slet-knappen øverst. 6
Mødeplanlægning Med planlægningsfunktionen kan du finde ud af, hvornår flere personer kan deltage i et møde. Klik på fanebladet Planlægning. -Vælg først mødedeltagerne ved at klikke på Klik her for at tilføje et navn. Hvis du ikke har stavet navnet rigtigt er der mulighed for at søge efter det. Klik på Vis flere navne for at søge efter den pågældende. 7
De blå tider viser optaget tid. De skraverede felter viser, at personen er indkaldt til et møde, men vedkommende har endnu ikke bekræftet sin deltagelse. Mødetidspunktet ml. 12.00 og 12.30 er markeret i midten med den grønne lodrette streg for mødets starttidspunkt og den røde for sluttidspunktet. Klik på knappen Autotidspunkt næste for at finde næste ledige mødetidspunkt. 8
Hvis du klikker på den lille røde pil til venstre for navnet, kan du angive, om det er nødvendigt at den pågældende deltager i mødet eller om det er valgfrit. Det gælder iøvrigt også, når du inviterer personer til et møde, at du kan angive dette, men det betyder ikke noget for planlægningsfunktionen som sådan. Når du vender tilbage til selve mødet ved at klikke på fanebladet Aftale, vil mødedeltagerne være indsat i Til-feltet og tidspunktet ændret til det ledige mødetidspunkt. 9
Hvis en anden har foreslået et møde, vil der øverst stå Svar udbedes, indtil du enten har accepteret, afslået eller foreslået et nyt mødetidspunkt. Det er også muligt at lave en foreløbig godkendelse. Har du selv foreslået mødet, vil der være endnu et faneblad, Registrering, hvor du kan se en status for hvem der har afslået, accepteret osv. Her vil du også kunne se om det er en nødvendig deltager eller ej. 10
Se andre brugeres kalendere I forbindelse med mødeplanlægning kan det være rart at kunne se andre brugeres kalendere, men også, hvis man passer en kollegas eller chefs telefon for at kunne oplyse om, hvornår vedkommende er at træffe igen. Klik på Åbn en delt kalender yderst til venstre i vinduet: Skriv navnet på den person du vil se kalenderen for, eller klik på Navn... for at søge efter personen. Herefter vises den pågældendes kalender til højre for din egen i vinduet og der er hakket af ved brugerens navn til venstre under Mine kalendere. Fjern hakket her for at fjerne brugerens kalender fra oversigten igen. 11
Hvis man får mere end to kalendere vist i en ugeoversigt kan det være svært at overskue. Så kan man evt. skifte til en dagsoversigt. 12
Redigering af adgangsrettigheder Du kan tildele andre rettigheder til at oprette møder i din kalender. Vælg menuen Funktioner og derefter Indstillinger. Klik på fanebladet Stedfortrædere. Klik på Tilføj, hvis du vil tilføje en ny stedfortræder eller på Tilladelser, hvis du vil redigere rettighederne for en allerede eksisterende. Ud for Kalender vælger du Editor (kan læse, oprette, ændre og sende elementer), hvis du vil give vedkommende fulde rettigheder til din kalender. Ønsker du kun at vedkom-mende skal kunne læse og besvare dine mødeindkaldelser, men ikke oprette møder på dine vegne, vælger du Læser (kan læse og sende elementer) 13
Andre indstillinger for Outlook-kalenderen Du kan bla. angive om du vil have tilsendt en email-påmindelse, inden et møde starter, om du vil sende en email til mødedeltagerne, når du opretter eller opdaterer et møde. Vælg menuen Funktioner og derfter Indstillinger. Klik på fanebladet Indstillinger, sæt hak ved Standardpåmindelse og angiv et interval på f.eks. 10 minutter. Klik på Kalenderindstillinger for at ændre andre standardværdier som f.eks. kalenderarbejdsugens udseende, indstillinger for planlægningsfunktionen mm. 14
Klik på fanebladet Oracle Connector og derefter på Kalendervalg, Indstillinger. Det kan være fornuftigt at aktivere email-påmindelser for både møder og dagsbegivenheder under Modtager, så du bliver mindet om dem i god tid. Hvis det handler om at dine kollegaer skal lære at bruge kalenderen er det måske også en ide at sætte hak ved Oprettes og opdateres under Sender, så mødedeltagerne får en email, når du opretter og opdaterer et møde. Hvis det imidlertid er personer, der er vant til at bruge kalenderen, kan det være meget irriterende med de mange emails det forårsager. 15
Opgaver Foruden møder og aftaler, kan du bruge kalenderen til at planlægge dine arbejdsopgaver med. Det kunne f.eks. være, at du skal have en vejledning færdig til en bestemt dato eller det kunne være et projekt I er flere der arbejder sammen om og hvor andre evt. også skal kunne følge med i, hvor langt I er nået i forløbet. Klik på Opgaver nederst til venstre for at oprette og arbejde med opgaver. Opgaveoversigten kan sorteres efter forfaldsdato, emne eller status. Klik på Ny øverst til venstre for at oprette en ny opgave. Angiv emne, forfaldsdato, startdato og status. 16
Det er muligt at se andre brugeres opgavelister og tildele dem opgaver, forudsat man har fået rettigheder dertil, se side 13. Klik på Åbn delte opgaver til venstre for at se en anden brugers opgaveliste. 17
Grupper og distributionslister Du kan samle de brugere, du ofte inviterer, i grupper, så du kan invitere alle på én gang. Gruppebegrebet på kalender-serveren kaldes i Outlook for Distributionslister. Der findes allerede nedenstående typer offentlige grupper på kalenderserver-en, men vi har endnu ikke fået det til at virke med Outlook. I mellemtiden skal du bruge ecal.ruc.dk (Vælg Fælles kalender fra portalino.ruc.dk), hvis du skal inviterer større personalegrupper til møder. Det kunne f.eks. være madpakke-møder med direktøren, hvor adm-alle i så fald skulle inviteres. Der findes en vejledning til ecal.ruc.dk systemet i Helpdesk-sekretariatet. For f.eks. CBIT er der f.eks. oprettet følgende grupper på serveren: cbit-staff cbit-vip cbit-fastvip cbit-eksvip cbit-tap cbit-admtap cbit-tektap Alle ansatte på CBIT Alle VIP er på CBIT Alle fastansatte VIP er på CBIT Eksterne lektorer og undervisningsassistenter Alle TAP er på CBIT Kontor-TAP er på CBIT Teknik-TAP er på CBIT For forskningsgrupperne på CBIT: cbit-udi@ruc.dk cbit-ive@ruc.dk cbit-cjsc@ruc.dk cbit-kpc@ruc.dk cbit-plis@ruc.dk cbit-vfl@ruc.dk cbit-visper@ruc.dk Brugerdreven it-innovation (UDI) Innovation i virksomheder og erhverv (IVE) Kommunikation, Journalistik og Social Forandring (CJSC) Kommunikationsformer og vidensproduktion (KPC) Programmering, logik og intelligente systemer (PLIS) Virksomheder, forandring og ledelse (VFL) Visuel kultur og Performance-design (VISPER) Grupper i Fællesadministrationen: adm-alle Alle ansatte i Administrationen adm-oea Ansatte i Økonomisk afdeling adm-international Ansatte i International afdeling adm-uf Ansatte i Uddannelses- og forskningsafdelingen adm-ta Ansatte i Teknisk afdeling adm-stab Ansatte i Stabsafdelingen adm-pa Ansatte i Personaleafdelingen adm-lg Ledergruppen i Fællesadministrationen campus-it Ansatte i Campus-IT 18
Ønsker du at oprette egne grupper i Outlook, f.eks. med personer, du ofte holder møder med, skal du klikke på Adressebogs-ikonet i øverste menulinie ( ). Derefter klikker du på det yderste ikon til venstre, Ny adresse ( ), og vælger Ny distributionsliste. Så giver du listen et navn, f.eks. Journalen, og klikker på Vælg medlemmer, for at tilføje det første medlem af gruppen. Husk at klikke på Gem og luk, når alle i gruppen er tilføjet. Når du senere skal indkalde gruppen til et møde og du klikker på Inviter deltagere, kan du under Outlook-adressekartotek, Contacts se distributionslisten Journalen og invitere gruppen til mødet. 19
Ferieplanlægning i kalenderen Fællesadministrationens afdelinger kan have glæde af at bruge kalenderen til ferieplanlægning. Man kan så ved at kigge på den enkelte afdelings fælles ferieplanlægger se, hvem der har ferie i hvilke uger. Det kræver selvfølgelig at alle afdelingens ansatte bruger kalenderen til at planlægge deres ferie, og at de følger anvisningerne nedenfor. 1. Opret et almindeligt møde (ikke en dagsbegivenhed) fra 8.30 16.00 på din første feriedag med emnet Randrup ferie hvor Randrup naturligvis skal erstattes af dit eget brugernavn. 2. Inviter afdelingens ferieplanlægger til mødet. Der findes følgende: ferie-campusit Ferie i Campus-it ferie-international Ferie i International afdeling ferie-komm Ferie i Kommunikationsenheden ferie-pa Ferie i Personaleafdelingen ferie-ta Ferie i Teknisk afdeling ferie-uf Ferie i Uddannelses- og forskningsafdelingen ferie-oea Ferie i Økonomisk afdeling På ecal.ruc.dk Klik på fanebladet People and Resources. Skriv Ferie i i feltet User information og klik på Find Vælg på den afdeling du er ansat i, f.eks. Ferie i Campus-it Klik på fanebladet Repeting Vælg Daily i feltet Repeat Vælg den sidste feriedag ud for Until Klik på List dates og kontroller, at de rigtige dage er angivet. Klik på Create I Outlook Klik på fanebladet Planlægning og skriv Ferie i i feltet Klik her for at tilføje et navn og tryk Enter. Vælg din afdelings ferieplanlægger. Klik på Gentagelse. Sæt hak ved Dagligt under Gentages. Angiv sidste dato for din ferie i feltet Afslut den. Klik på OK og derefter på Send. Afdelingens ferieplanægger kan åbnes som enhver anden kalender. I Outlook bør man åbne kalenderen i i nyt vindue for at bevare overblikket ( Filer, Åbn, Anden brugers mappe, skriv f.eks. Ferie i Campus-it) 20
21
22
Udgivet af Campus-IT, Birthe Randrup November 2007 Roskilde Universitetscenter Bygning 42.1