Ekstern Referat Organisationsbestyrelsesmøde Torsdag den 31. august 2017, kl. 17.00 Humlehaven 4 - Aabenraa Side 1 af 14
Indholdsfortegnelse 1 Sager til endelig godkendelse...3 2 Efterretningssager...3 3 Landsbyggefondsmidler m.v.... 4 4 Renoverings-/Byggesager... 4 5 Nybyggeri...6 6 Høje Kolstrup... 7 7 Foreningsanliggender... 7 8 Bestyrelsesanliggender...8 9 Orientering fra nedsatte udvalg... 10 10 Medlemsanliggender lukket punkt... 10 11 Love og cirkulærer...10 12 Beboeranliggender...11 13 Personaleforhold lukket punkt...11 14 Håndværkergården lukket punkt...11 15 Afdelingsanliggender...12 16 Fælleskurser... 12 17 Eventuelt... 12 18 Andet...12 Indkaldt: Ansatte: Afbud: Søren Duus, Laila Bøttcher, Erling Jørgensen, Svend M. Petersen, Poul Jensen, Else Bonde, Harry Asmussen Jimmy Povlsen (ref) Flemming Birk (økonomichef) deltager i pkt. 8.5 Ingen Side 2 af 14
1 Sager til endelig godkendelse 1.1 Godkendelse af protokol - bestyrelsesmøde den 29. juni 2017 Forhandlingsprotokol for organisationsbestyrelsesmøder godkendes og underskrives på næstfølgende møde. Til endelig godkendelse med underskrift. Godkendt og underskrevet 2 Efterretningssager 2.1 Råbalance Råbalance for de enkelte afdelinger og hovedforeningen kan ses på SALUS Netsuite. 2.2 Restancelister BILAG Orientering om akkumuleret restance indtil frigørelsesdato 2017 (NKE) BILAG Orientering om restancelister månedligt 2017 (NKE) BILAG Restance i procent 2017 (NKE) 2.3 Total anvist husleje BILAG Anvist husleje 2017(NKE) 2.4 Huslejerykkere BILAG Huslejerykkere 2017 (NKE) 2.5 Oversigt venteliste BILAG Oversigt venteliste AAAB juli 2017 (AM) BILAG Oversigt venteliste AAAB august 2017 (AM) 2.6 Orientering om ledige lejemål BILAG ledige lejemål juli 2017 (AM) BILAG ledige lejemål august 2017 (AM) BILAG tab tomgang 01.01. - 30.06.2017 (NKE) BILAG tab fraflytning 01.01. - 30.06.2017 (MAN) BILAG tab tomgang opgøres halvårligt, næste gang på mødet i februar (NKE) BILAG tab fraflytning opgøres halvårligt, næste gang på mødet i februar (MAN) 2.7 Intrum Justitia BILAG- Opgørelse Intrum pr. 01.08.2017 Side 3 af 14
2.8 Investeringsaftale Bankinvest: Link: Sparinvest: Link: Klik her Klik her 2.9 Status igangværende byggesager - Teknisk afdeling Status igangværende byggesager. BILAG Status AAAB 20170626 BILAG Status alle selskaber 20170626 3 Landsbyggefondsmidler m.v. 3.1 Landsbyggefondsmidler - trækningsret BILAG Opgørelse over trækningsret i Landsbyggefonden (AMS) 3.2 Dispositionsfonden BILAG - 10-årig udvikling (AMS) 4 Renoverings-/Byggesager 4.1 Renoveringsprojekt afdeling 1 Tøndervej, Rugkobbel, Fuglsang, Farversmøllevej Skema C er fremsendt til Kommunen og dialog om skema C afsluttet. Status: Skema C forventes påført byråds dagsorden snarest. (AMS). Side 4 af 14
4.2 Afdeling 5 Farversmøllevej 1-23 Tagudskiftning Finansiering pågår. Økonomi og lån skal opdateres, da økonomi er ændret p.g.a. mindre tilskud fra egen trækningsret - end oprindelig budgetteret. Status: Opstilling af endelig huslejeniveau samt ansøgning om låneoptagelse er fremsendt til kommunen. Afventer kommunal godkendelse. (AMS). 4.3 Afdeling 11 Farversmøllevej / Sandved Påbygning af altaner Status: Alle altaner er bygget. Mangelafhjælpning er iværksat og gennemgås snarest. (AMS) 4.4 Afdeling 14 Sandved 9-29 og 26-64 Tagudskiftning Arbejdet pågår og der er aflevering i med udgang af uge 36. Taget til efterretning 4.5 Afdeling 15 Petersborg 29-55 Nye badeværelser faldstammer. Godkendt på afdelingsmøde den 20.04.2016. Finansiering afklaret - afventer kommunal godkendelse. (Gentagelse). Status: Kommunal godkendelse forventes snarest. (AMS) Side 5 af 14
4.6 Renoveringsprojekt afdeling 16 Hjelmrode 2-96 Fysisk helhedsplan for primært facade og tagrenovering. status: Licitation er afholdt den 30. juni 2017 og alle deltagere er informeret om licitationens udfald. (BBM/AMS) Indstilling Til orientering. 4.7 Status 5 års eftersyn afdeling 17 Damms Teglgaard Afventer godkendelse fra økonomiudvalg og byråd. (AMS). Status: Skema C er endelig godkendt af kommunen. Dialog med Landsbyggefonden pågår. (AMS). Mangelafhjælpning er afsluttet. Til orientering. 4.8 Renoveringsprojekt afdeling 18, Hørgård 27 327 Etageadskillelse over krybekælder m.m. Landsbyggefonden har været på besigtigelse den 13. september 2016 og supplerende undersøgelser er sat igang. Afventer supplerende undersøgelser (gentagelse). Indstilling 5 Nybyggeri 5.1 Campus Aabenraa Den 2. august 2016, har tilskrevet Kuben, at brevet/mail er modtaget og man vil vende tilbage, når der engang er "overblik" på området. (gentagelse) (BBM) Status: Intet Nyt. Til orientering Side 6 af 14
6 Høje Kolstrup 6.1 Den boligsociale helhedsplan for Høje Kolstrup 2016-2020 Orientering ved Jimmy Povlsen. Til orientering Orientering taget til efterretning. 6.2 Vedligeholdelse af 2 stiforbindelser, Høje Kolstrup Administrationen har nu modtaget endelig afslag fra Kommunen, og det videre tiltag skal afklares. Status: Der er afholdt et afklarende møde med KB. Hvad skal der ske? Vi foretager os intet på nuværende tidspunkt, stiens fremtid foreligges på afdelingsmøde. (JPD) 7 Foreningsanliggender 7.1 Salus Boligadministration Orientering vedrørende den aktuelle situation. 7.2 8. kreds Intet at referere. Side 7 af 14
8 Bestyrelsesanliggender 8.1 Guldbjergparkens børnehave matr. 1735, ejd.nr. 20144 Kommunen ansøgt om salg af børnehave - rykket for tilbagemelding på styringsgruppemøde i december 2016. Ejendommen forsøges udmatrikuleret og sættes til salg (Landsinspktør / JPW). Status: Landinspektør Ejnar Sønderby er sat på sagen for at undersøge mulighederne for, hvordan udmatrikulering kan ske. (gentagelse) Samtidig er Kommunen forespurgt om, hvordan de forholder sig til lånet, hvor der er ydet kommunal garanti, da det ikke skal forventes, at en salgssum kan dække belåningen. (JPW) (Nævnt på styringsgruppemøde) Status (JPW): Afventer mødedato fra Kommunen for drøftelse af mulighed for udmatrikulering og stillingtagning til restbelåning. (Rykket af flere omgange for tilbagemelding - senest i december 2016). Der er modtaget henvendelse fra ny friskole omkring leje af børnehaven fra august 2017. Afventer deres tilbagemelding - men proces med Kommunen fortsætter. Der er udarbejdet kontrakt som er fremsendt til Aabenraa Kommune. Efterfølgende er processen gået i stå i Kommunen og vi afventer derfor deres tilbagemelding. (Gentagelse). Status: Intet nyt. 8.2 Ejendommen Sandved 45, Aabenraa afd. 26 Opfølgning: (gentagelse) Der er fremsendt oplæg til kommune omkring overtagelse. Lejemålene er ikke opsagt endnu. Kommunen afventer, at deres arbejde og plan for den fremtidige struktur for børneområdet, er på plads - formentlig primo 2015. Kommunen tager herefter stilling til om man fortsat vil eje eller købe. Status (JPW) - Intet nyt. Intet nyt - Afventer tilbagemelding fra Kommunen (JPW). (Gentagelse) (gentagelse 10.06.2015) (Gentagelse 24.08.). Kommune ønsker ikke overtagelse - dog ikke opsagt endnu (JPW) (gentagelse). Status: Kommunen har ikke opsagt endnu (AM). (gentagelse). Alternativ udnyttelse af bygningerne, efter aftale med forretningsfører for FDDB. (Gentagelse). Status: Intet nyt. Side 8 af 14
Til orientering Med hensyn til eventuelle P-pladser er der ikke i afdelingen overskud af disse. Mulighed for supplerende/nye P-pladser afklares sammen med forretningsføreren for FDDB. 8.3 Aabenraa Fjernvarme Nyt fra Aabenraa fjernvarme Link Aabenraa-Rødekro fjernvarme: http://www.aabenraa-fjernvarme.dk/ Orientering taget til efterretning. 8.4 Busreklame Busreklame. Bestyrelsen takker nej til tilbuddet. 8.5 Effektivisering og benchmark for almene boliger Effektivisering og benchmarking - se bilag. BILAG Effektiviserings og benchmark for almene boliger. BILAG Effektiviseringstal for AAAB. Økonomichef Flemming Birk, gennemgik de generelle vilkår for BL og regeringens aftale om effektivisering samt effektiviseringsmodellen for AAAB konkret. Side 9 af 14
8.6 Etablering af kontaktudvalg for boligorganisationer Aabenraa Kommune lokal interesse varetagelse. Møde i kontaktudvalget den 28. august 2017. Der har været afholdt første møde i kontaktudvalget - der var ikke interesse for fælles tiltag. Følgende blev drøftet: - Infrastruktur - kommunens manglende vedligeholdelse af de kommunale arealer ind til organisationernes afdelinger - brug af sociale medier Orientering taget til efterretning. 9 Orientering fra nedsatte udvalg 9.1 Bladudvalg BeboerNyt Orientering ved Poul Jensen. Til orientering 10 Medlemsanliggender lukket punkt 10.1 Medlemsanliggender 11 Love og cirkulærer 11.1 BL-Informerer Der er fremsendt følgende cirkulærer: 1717 Ændring af driftsbekendtgørelsen 1817 Ny bekendtgørelse om forsøg med indeklimamåling i almene boliger 1917 Aftale om digital kommunikation 2017 Overenskomstforhandlingerne 2117 Regulering af maksimumhuslejen 2018 2217 Ændring af G-dage Link BL informerer: https://bl.dk/bl-informerer/ Side 10 af 14
11.2 Landsbyggefonden orienterer Der er fremsendt følgende cirkulærer: 741 Nyt værktøj til intern benchmarking af effektivitetstal i de almene boligorganisationer 742 - Almenstyringsdialog.dk ændringer i styringsrapporter mv. 743 Nybyggeri i den almene boligsektor 2011-2016 744 Indbydelse til informationsmøder om renoveringsstøtte, særlig driftsstøtte, digitale ansøgninger, BOSSINF renovering, totaløkonomi mv. Link Landsbyggefonden Vi orienterer: https://lbf.dk/om-lbf/lbf-orienterer/?sender=search 12 Beboeranliggender Intet til dette punkt. 13 Personaleforhold lukket punkt 13.1 Administration 13.2 Teknisk afdeling 13.3 Ejendomsfunktionærer 13.4 Arbejdsmiljøgruppe 13.5 Samarbejdsudvalg 13.6 Hovedsamarbejdsudvalget HSU, AAAB og KB 14 Håndværkergården lukket punkt 14.1 Administration 14.2 Forretningsudvalg håndværkergården Side 11 af 14
15 Afdelingsanliggender 15.1 xxx Intet. Afdeling 6, ekstra ordinært afdelingsmøde vedrørende nye køkkener. 16 Fælleskurser Budget Afvikles årligt Afholdes torsdag den 1. marts 2018, kl. 19.00, Hotel Tønderhus, Tønder Vedligholdelse og fraflytning Afvikles hvert 2. år - Næste gang 2019 (BBM og VR) Afholdt torsdag den 14. september 2017, kl. 19.00 Introduktion for nyvalgte Afvikles hvert 2. år Torsdag - den 4. oktober 2018, kl. 19.00, Hotel Tønderhus, Tønder (BBBM, TARN og JP) 17 Eventuelt 18 Andet 18.1 Kalender 20171001 Birgit Andreasen, inspektørassistent - 10 års jubilæum 20171102 Thomas von Essen Jørgensen, ejd.f. - 10 års jubilæum 20180503 Per Hansen, ejendomsfunktionær - 25 års jubilæum. 20181014 Kolstrup Boligforening - 75 års jubilæum. Side 12 af 14
18.2 Næste møde(r) Møderække Forslag møderække 2. halvår 2017: Torsdag 31 August kl. 17.00 Onsdag 1 November kl. 17.00 14.00 Lørdag 2 December kl. 13.00 Fælles juleafslutning AAAB, KB (Else og Erling) Torsdag 14 December kl. 16.30 Fællesmøde AAAB, KB Efterfølgende middag på Restaurant Nelson. Er booket bord pr. mail 01.08.2017 Forslag møderække 1. halvår 2018 Torsdag 1 Februar kl. 16.30 Torsdag 5 April kl. 16.30 Fællesmøde AAAB/KB Torsdag 26 April kl. 16.30 Revisormøde Torsdag 7 Juni kl. 16.30 Konstituerende møde Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Humlehaven 4 - Aabenraa Forslag til møderække samt tidspunkt blev godkendt. Generalforsamling 2018 Onsdag den 23. maj 2018 kl. 19.00, Guldbjergparkens festsal (Guldbjergparkens festsal booket pr. tlf. 04.07.2017 v. Kirsten Petersen, Humlehaven) Andre arrangementer: KB og AAAB fælles juleafslutning medarbejdere m.fl. 2017 Tirsdag den 19. december 2017, kl. 14.15, Guldbjergparkens festsal Invitation til: Organisationsbestyrelserne Medarbejdere i KB og AAAB (ejendomsfunktionærer, personale Humlehaven), Sanne L. Pedersen Æresmedlemmer AAAB Ledergruppen i SALUS Afdelingsbestyrelsesseminar fælles AAAB og KB: Kursusudvalget afholder møde mandag den 4. september 2017, kl. 15.30, Humlehaven 4 for planlægning. (Kalendermøde er fremsendt til udvalget) Kursusudvalg: AAAB: Søren Duus, Else Bonde KB: Ove Stahl Schmidt, Knud-Aage M. Poulsen Emne:? Torsdag den 8. marts 2018, kl. 17.00 21.00. Sted:? Afslutning med let anretning Dagens middag. Foredrag ved ekstern:? - økonomi/pris max. / forslag til foredragsholder Deltagere : Organisationsbestyrelsen AAAB og KB Side 13 af 14
Afdelingsbestyrelsesmedlemmer AAAB og KB Sanne L. Pedersen, Netværkskoordinator SALUS: Ledergruppen Forslag til mødedato: Markvandring i afdelinger uden afdelingsbestyrelser: Onsdag den 13. juni 2018 kl. 16.00 Start Tøndervej 117, områdekontor - efterfølgende spisning på Sølyst Kro (program og referat udarbejdes af inspektør) Forslag til mødedato er ændret fra 7. juni til 13. juni. Mødedato til godkendelse. Forslag til mødedato blev godkendt. Sikkerhedsrundgang i afdelinger (JPD) Sikkerhedsrundgang er gennemført den 15.12.2016 Sikkerhedsrundgang: 28. november 2017 (Jens Peter Davidsen og Benny Petersen) BL, Almene Boligdage 2017 17. og 18. november 2017, Radisson Blu Scandinavia Hotel Århus BL, Kredsweekendkonference 3. og 8.kreds 2017 afholdes ikke i 2017, da der i 2017 afholdes Almene Boligdage. Kuben Management - besigtigelsestur den 29. - 30. september 2017 Deltagere fra AAAB: Søren Duus, Else Bonde. Tilmeldt til Kuben Manangement den 23. maj 2017-2 personer Salus repræsentantskabsmøde: lørdag den 26. maj 2018 Aabenraa, den 31. august 2017 Søren Duus formand Laila Bøttcher næstformand Erling Jørgensen Svend M. Petersen Poul Jensen Else Bonde Harry Asmussen medarbejderrepræsentant http://webzone2.salus-bolig.dk Side 14 af 14