Vejledning til indberetning af fravær, så der sikres korrekt refusion. Opdateret den 20. oktober 2016 1
...1 1. Regler for refusion...3 1.2 Generelle regler for indberetning af fravær og refusion...3 1.2.3 Indberetning af fravær...3 2. Skemaerne...4 3. Fraværsarter og kombinationer...5 3.1 Sygdom / Delvis Syg / Nedsat tjeneste...5 3.1.1 Indberetning:...5 3.1.2 Hvornår er du berettiget til refusion?...5 3.2. Fleksjob...6 3.2.1 Indberetning:...6 3.2.2 Hvornår er du berettiget til refusion?...6 3.3 Sygdom med 56-aftale...7 3.3.1 Indberetning:...7 3.3.2 Hvornår er du berettiget til refusion?...7 3.4 Arbejdsskade / Nedsat tjeneste ved arbejdsskade...8 3.4.1 Indberetning:...8 3.4.2 Hvornår er du berettiget til refusion?...8 3.5 Barsel / Graviditetsgener / Barsel uden løn...9 4. Raskmelding...10 5. Ferie under sygdom...11 5.1 Godkendt ferie under sygdom...11 5.2 Medarbejder bliver syg efter påbegyndt ferie og er syg i mere end 5 dage...12 6. Beskæftigelseskrav, uarbejdsdygtighed og forlængelse...13 6.1 Beskæftigelseskravet for lønmodtagere...13 6.1.1 Over for arbejdsgiveren...13 6.1.2 Over for kommunen...13 6.2 Beskæftigelseskravet over for kommunen er opfyldt, hvis med-arbejderen:...13 6.3 Uarbejdsdygtighed...13 6.4 Hvor længe udbetales sygedagpenge?...13 7. Fraværs- og nærværsarter...14 8. Support og sparring...17 2
1. Regler for refusion I forbindelse med anmodning af refusion gælder der forskellige regler for, hvornår du som arbejdsgiver er refusionsberettiget. Derudover kan fraværstyper kun kombineres på helt bestemte måder, hvilket bliver beskrevet i denne vejledning. 1.2 Generelle regler for indberetning af fravær og refusion 1.2.3 Indberetning af fravær HUSK ALTID AT INDBERETTE FRAVÆR LØBENDE ELLERS KAN DU MISTE REFUSION. Indberet altid med slutdato den 31.12.9999 så sikrer du dig, at refusionen ikke afsluttes for tidligt. Dette gælder også for nedsat tjeneste, såfremt der ikke er aftalt en plan ud i fremtiden for, hvordan arbejdstiden kommer til at blive. 3
2. Skemaerne Der dannes automatisk følgende skemaer efter indberetning af fravær: Sygdom, arbejdsskade, 56-aftale, fleksjob, nedsat tjeneste: Anmeldelse = DP201 Anmodning om dagpengerefusion = DP202 (dannes hver 30. dag) Barsel og graviditetsgener: Anmeldelse = DP401 Anmodning om dagpengerefusion = DP402 (dannes hver 30. dag) Når en dagpengesag bliver dannet, kan alle informationer ses i KMD Opus Rollebaseret Indgang under Mit Personale Fravær/nærvær Dagpengerefusion Sag pr. medarbejder. Du må ikke rette i oplysninger, da det kan medføre tab af refusion! Du har også mulighed for at få se-adgang til www.virk.dk. Det får du ved at skrive til Helpdesk via bestillingsportalen og bede om Ret til at se udbetalingsspecifikationer i VIRK og angive hvilket p-nr. det vedrører. Bogholderiet sørger for at indhente refusioner for alle institutioner/afdelinger i Norddjurs Kommune. 4
3. Fraværsarter og kombinationer 3.1 Sygdom / Delvis Syg / Nedsat tjeneste 3.1.1 Indberetning: Ved indberetning af almindelig sygdom til systemerne skal du bruge følgende 3 indberetningskoder: Delvis sygdom (DS): Hvis en person tager hjem fra arbejde i løbet af dagen pga. sygdom indberettes dette som delvis sygdom til systemet. Delvis sygdom figurerer på lige fod med de andre fraværsarter i forhold til sygefraværsstatistikkerne, hvorfor det er vigtigt at indberette dette. Hvis personen forsat er syg næste dag, skal det resterende fravær indberettes med indberetningskoden sygdom (SY). Sygdom (SY): Hvis personen er syg på fuldtid bruges indberetningskoden sygdom. Ved almindelig sygdom indberettes altid slutdato til 31/12-9999, hvis denne ikke er kendt. Nedsat tjeneste (NS): Hvis personen genoptager arbejdet delvist i forbindelse med sygdom bruges indberetningskoden nedsat tjeneste. Nedsat tjeneste skal indberettes til systemet fredag i indeværende uge eller senest mandag/tirsdag i efterfølgende uge. Det er vigtigt, at timerne er korrekte, så der ikke foretages korrektion på timerne senere, da dagpengekontoret i så fald skal kontaktes, ellers vil refusionen fejle. Hvis ikke der er aftalt en fast plan for nedsat tjeneste indberettes slutdato altid med 31/12-9999 fra efterfølgende uge. 3.1.2 Hvornår er du berettiget til refusion? Ved almindelig sygdom er du som arbejdsgiver sygedagpenge berettiget efter 30 sygedage, da du som arbejdsgiver selv betaler de første 30 sygedag uden at modtage refusion i henhold til sygedagpengeloven. Det er dog et krav, at beskæftigelseskravet er opfyldt. Der tages dog højde for 8 ugers reglen, hvilket betyder, at hvis medarbejderen har været ansat i Norddjurs Kommune under 8 uger, er arbejdsgiveren refusionsberettiget allerede fra første sygefraværsdag. I forbindelse med nedsat tjeneste tages der højde for 4 timers reglen. Det betyder, at der skal være mindst 4 timers fravær pr. arbejdsuge for at kunne få refusion. Reglen træder i kraft fra den første registrering af nedsat tjeneste. Vær opmærksom på uger med arbejdsfri på helligdage. Hvis der ligger en helligdag på en dag med planlagt nedsat tjeneste opfyldes 4 timers reglen ikke, medmindre personen er på arbejde. Dette er iht. sygedagpengeloven. Det betyder, at du ikke modtager dagpengerefusion, og hvis ikke 4 timers reglen opfyldes, starter en ny arbejdsgiverperiode. Eksempel: SY fra 5/3-25/4 herefter NS 2 timer hver mandag og torsdag (opfylder 4 timers reglen om minimum 4 timers fravær om ugen). 5
3.2. Fleksjob 3.2.1 Indberetning: Indberetning af sygdom på en person med fleksjob indberettes til systemet med indberetningskoden sygdom (SY). Fraværet indberettes til systemet med det samme, og her gælder det ligeledes, at hvis ikke sidste sygefraværsdag er kendt, skal slutdato indberettes med 31/12-9999. Dette for at sikrer sagen ikke fejlagtigt afsluttes. 3.2.2 Hvornår er du berettiget til refusion? Hvis en medarbejder er ansat i et fleksjob, er man som arbejdsgiver berettiget til refusion fra første sygefravær så længe beskæftigelseskravet er opfyldt. 6
3.3 Sygdom med 56-aftale 3.3.1 Indberetning: Indberetning af sygdom på en person med 56-aftale indberettes til systemet med indberetningskoden sygdom m/ 56-aftale (P56). Fraværet indberettes til systemet med det samme, og her gælder det ligeledes, at hvis ikke sidste sygefraværsdag er kendt, skal slutdato indberettes med 31/12-9999. Dette for at sikrer sagen ikke fejlagtigt afsluttes og for at undgå at miste refusion. Hvis personen er på nedsat tjeneste med en 56-aftale, skal fraværet indberettes med samme indberetningskode som en hel fraværsdag. Det eneste der blot skal gøres er, at registrere i hvilket tidsrum, hvori fraværet har været. 3.3.2 Hvornår er du berettiget til refusion? Hvis en medarbejder har en 56-aftale, er man som arbejdsgiver berettiget til refusion fra første sygefravær så længe beskæftigelseskravet er opfyldt. 7
3.4 Arbejdsskade / Nedsat tjeneste ved arbejdsskade 3.4.1 Indberetning: Ved indberetning af arbejdsskade til systemerne skal du bruge følgende 2 indberetningskoder: Arbejdsskade (AS): Hvis personen er syg pga. af en arbejdsskade bruges indberetningskoden arbejdsskade. Hvis ikke sidste sygefraværsdag er kendt, indberettes altid slutdato til 31/12-9999. Nedsat tjeneste arbejdsskade (DAS): Hvis personen genoptager arbejdet delvist i forbindelse med en arbejdsskade bruges indberetningskoden nedsat tj. arbejdsskade. Nedsat tjeneste skal indberettes til systemet fredag i indeværende uge eller senest mandag/tirsdag i efterfølgende uge. Det er vigtigt at timerne er korrekte, så der ikke foretages korrektion på timerne efterfølgende, da dagpengekontoret i så fald skal kontaktes, hvorfor refusionen vil fejle. Hvis ikke der er aftalt en fast plan for nedsat tjeneste indberettes slutdato altid med 31/12-9999 fra efterfølgende uge. 3.4.2 Hvornår er du berettiget til refusion? Når en medarbejder kommer til skade i tjenesten, er du som arbejdsgiver sygedagpenge berettiget efter 30 sygedage, da du som arbejdsgiver selv betaler de første 30 sygedage uden at modtage refusion i henhold til sygedagpengeloven. Derudover er det dog et krav, at beskæftigelseskravet er opfyldt. Der tages dog højde for 8 ugers reglen, hvilket betyder, at hvis medarbejderen har været ansat i Norddjurs Kommune under 8 uger, er arbejdsgiveren refusionsberettiget allerede fra første sygefraværsdag. I forbindelse med nedsat tjeneste tages der højde for 4 timers reglen. Det betyder, at der skal være mindst 4 timers fravær pr. arbejdsuge for at kunne få refusion. Reglen træder i kraft fra den første registrering af nedsat tjeneste. Vær opmærksom på uger med arbejdsfri på helligdage. Hvis der ligger en helligdag på en dag med planlagt nedsat tjeneste opfyldes 4 timers reglen ikke, medmindre personen er på arbejde. Dette er iht. sygedagpengeloven. Det betyder, at du ikke modtager dagpengerefusion. Hvis ikke 4 timers reglen opfyldes starter en ny arbejdsgiverperiode. 8
3.5 Barsel / Graviditetsgener / Barsel uden løn Vejledning vedr. arbejdsgang for barsel/adoption http://www.norddjurs.dk/media/4073800/arbejdsgang-for-barsler.pdf 9
4. Raskmelding Du skal huske at raskmelde medarbejderen, når vedkommende kommer tilbage på arbejde igen. Såfremt at en medarbejder bliver raskmeldt, og der ikke er indberettet nedsat tjeneste samt at beskæftigelseskravet ikke længere er opfyldt, betragtes refusionssagen som afsluttet ved første dag med nærvær. Det betyder, at hvis medarbejderen har en dag med fuldt nærvær, og der ikke er en aftale om nedsat tjeneste starter en ny arbejdsgiverperiode For at sikre, at der ikke er medarbejdere, som er glemt at blive raskmeldte, anbefales det at du trækker nedenstående rapport én gang ugentligt: Fravær pr. dato (LPF173). Rapporten findes under Mit Personale Fravær/Nærvær Rapporter. Rapporten findes også under Tid og Tillæg Rapporter Fravær/nærvær Fravær pr. dato. Hvis vi glemmer at raskmelde en medarbejder, starter sagen op i NemRefusion med udskrivning af dagpengeskema, hvorefter at Dagpengekontoret/Udbetaling Danmark bliver adviseret, og går i gang med deres arbejdsprocesser. 10
5. Ferie under sygdom 5.1 Godkendt ferie under sygdom Indberetning af ferie under sygdom. Eksempel: Syg fra den 5/1 til 31/12 9999 (31.12.9999 anvendes, fordi sidste fraværsdato ikke kendes). Ferie fra den 9/2 til 22/2. 1. Sygdom indberettes med (SY) fra den 5/1 31/12 9999. 2. Ferien indberettes med (FES/6FS) i perioden 9/2 22/2.! " NB for Vagtplanbrugere: Indberet via Rollebaseret Indgang eller mail oplysningerne til din lønkonsulent. 11
5.2 Medarbejder bliver syg efter påbegyndt ferie og er syg i mere end 5 dage. Der er en karensperiode på 5 dage = planlagte arbejdsdage (EU afgørelse). 1. Medarbejderen har indmeldt sommerferie, som indberettes med (FE) 11/7 31/7. 2. Medarbejderen starter med ferie den 11/7 og bliver syg den 18/7. Medarbejderen kontakter arbejdspladsen og sygemelder sig (dette skal dokumenteres via lægeerklæring, som medarbejderen selv skal betale). Arbejdspladsen ændrer feriens slutdato til den 22/7 og indberetter (SY) fra den 23/7 31.12 9999 (obs. der er taget højde for karensperioden). 3. Samtidig indberetter arbejdspladsen (SRFK) fra den 18/7 22/7 (karensperiode), og der indberettes (SRFE) fra den 23/7 31/7 for at markere medarbejderens erstatningsferie. # $ 1 1 3 4 7 1 3 4 % & ' % ( ) * ( +, $ 1 1 3 4 5 6 6 3 4 6 7 3 4 % & G H C? D C I. J G 8 9 : ; < = I 7 1 5 1 6 5 F F F F - $ 1 2 3 4 5 6 6 3 4 6 7 3 4 7 1 3 4. / % 0 8 9 : ; < = > 5? @ = A B C? D C. / % & 8 9 : ; < = > 5? @ = A B C? D C C? > A @ A E D E : NB for Vagtplanbrugere: Indberet via Rollebaseret Indgang eller mail oplysningerne til din lønkonsulent. 12
6. Beskæftigelseskrav, uarbejdsdygtighed og forlængelse For at du kan få refusion, skal medarbejderen opfylde betingelserne for at få sygedagpenge. Hovedkravene er beskæftigelseskravet og kravet om uarbejdsdygtighed. 6.1 Beskæftigelseskravet for lønmodtagere 6.1.1 Over for arbejdsgiveren Beskæftigelseskravet betyder, at du har pligt til at udbetale sygedagpenge, hvis medarbejderen har været ansat uafbrudt i de sidste otte uger. Medarbejderen skal i denne periode have arbejdet i mindst 74 timer. 6.1.2 Over for kommunen Hvis du udbetaler sygedagpenge eller løn under sygdommen, skal medarbejderen opfylde beskæftigelseskravet over for kommunen, for at du kan få refusion for sygedagpengene. 6.2 Beskæftigelseskravet over for kommunen er opfyldt, hvis medarbejderen: har været i arbejde eller tilknyttet arbejdsmarkedet i de sidste 26 uger før sygefraværet. I denne periode skal medarbejderen have arbejdet i mindst 240 timer er berettiget til arbejdsløshedsdagpenge eller en ydelse, der udbetales som erstatning for arbejdsløshedsdagpenge inden for den seneste måned har afsluttet en erhvervsmæssig uddannelse på mindst 18 måneder er lærling med lærekontrakt eller elev i lønnet praktik som led i en erhvervsfaglig uddannelse er ansat i fleksjob 6.3 Uarbejdsdygtighed Sygedagpenge udbetales ved hel eller delvis uarbejdsdygtighed pga. sygdom eller tilskadekomst. Sygedagpengene ophører den dag, medarbejderen igen er arbejdsdygtig, Dette gælder også, selvom medarbejderen ikke har meldt sig rask til sin arbejdsgiver. 6.4 Hvor længe udbetales sygedagpenge? Hvis medarbejderen ikke er omfattet af reglerne om forlængelse, vil medarbejderen efter 22 uger miste retten til sygedagpenge. Medarbejderen kan blive visiteret til et jobafklaringsforløb og få udbetalt ressourceforløbsydelse fra kommunen. 13
7. Fraværs- og nærværsarter Kode Fravær-/nærværsarter Anvendelse K L K M N O P Q R R S T Q O U V M W M T X Y M O Z R S [ \ Q O R O ] T M N O P Q R R S T Q O ^ Q O M O M T ] _ O \ Q Z T W T M N O P Q R ` a X O M b c K c T M R O \ c T M R O \ _ O Q \ d ] b e Y M f g _ Y M S R f _ g V ^ T Z Q O M R S T \ f g M O Z Z O R O ] N T M R O \ R R T ` ^ W d M Q O M S T ] a ] Q N O M O Z Z O R W M T X Y M b h T ` g O ] ` O N \ T ] S O Z h i j k l c K m c T M R O \ W Y Q M O n M O ` b g T M Z ] O M c T M R O \ _ O Q \ d ] b e Y M f g _ Y M S R f _ g V ^ T Z Q O M R S T \ f g M O Z Z O R O ] N T M R O \ R R T ` ^ W d M Q O M S T ] a ] Q N O M O Z Z O R W M T X Y M b h T ` g O ] ` O N \ T ] S O Z h i j k l b o c L p h O ] ] O W M T X Y M R T M Z R S T \ S q ] N M q ` O R c K m Z a \ Q O r q ` O M R W Y Q M O f M \ f X Q O M \ a ` ` O M a ] Q O ] W f M Q O W d M R Z O l j q ` O M T W N T M R O \ R W f M \ d N O Z b s W Z O M W d \ ` O ] Q O q ` O M R S T \ a ] Q N O M O Z Z O R R f _ c K b c h c t q ] Q O M O ] _ Q b _ O Q Q g Barsel uden løn under en måned. Ved indberetning dannes der automatisk løntræk for fravær med startdato efter 1/9 2014. u v w w v x y z { v } v ~ y v x y v ƒ v x v w ~ v ˆ y ƒ ˆ y Š ƒ ~ v v y y } ˆ y Œ ƒ v y ~ v y Š y v { Œ y v y v u { v w { v x w Š v u Ž c c T M R O \ Q O \ X a R ` O ] f g Z T ` O \ R O T W T M N O P Q O Z Anbefales ikke benyt i stedet BGU y v z ~ v w w v ~ Œ w ~ x v y v w Œ w { ~ w w v ~ v y z ƒ Œ Š w y ˆ Š y y } ˆ y ƒ v ~ y ~ v v y y z { v } v ~ v ƒ ~ v v y v v y v w ~ v x y v ˆ y ƒ ˆ y Š ƒ ~ v v y š œ ž Ÿ ~ v y Š y v { Œ y v y v ƒ v ~ ~ v w w v y } ˆ y y c t c t q ] Q O M O ] _ Q b q Q O ] Q g Erstatter BG Barsel uden løn under en måned og uden ret til dagpenge. Der optjenes hverken pension eller ferie med løn for denne orlovstype. v ~ Œ w ~ x v y v w Œ w { ~ w w v ~ v y z ƒ Œ Š w y ˆ Š y y } ˆ y ƒ v ~ y ~ v v y c m c T M ] a ] Q \ b O W Z O M W d Q R O \ c m S T ] a ] Q N O M O Z Z O R R T _ Z a Q a ` _ O Q T \ \ O W f M _ O M 14
W f M N T M R O \ R W M T X Y M ^ q ] Q Z T ` O Z c K m b c m g O M a f Q O ] S T ] W f M \ Y ] ` O M O Z Z O ] Z a \ W M T X Y M b h O M W f M W M T Z M Y S S O R T ] Z T \ \ O Z T W S T \ O ] Q O M Q T ` O a R T O ] Z Y \ \ a ] ` b h q R S T \ _ T ] q O \ Z Y ] Q M O R Z f g Q T Z f g V f M \ f X a W Z b c m g O M a f Q O ] c L P O O N f O ] Q O N T M ] R [ ` c T M ] R l b f ` r b R [ ` O Q T ` b c t c T M R O \ q Q O ] \ d ] Anbefales ikke. Erstattes af BUM c t c t f X O M O ] _ Q b q Q O ] Q g Erstatter BU Barsel uden løn over en måned. Vær opmærksom på, at der eventuelt skal oprettes pension uden løn ved lønkontoret. v ~ v y Œ ~ v y ~ v y Œ Š Š v ~ ˆ Š Š v y v v Š v w ~ v y ƒ w v ~ v y Š ~ v y x v y v { w v w z ~ y w ˆ y } ˆ y Œ ƒ v y Œ y { v v y z ƒ w v ~ v w y v z ~ v w w } v y v w ƒ w v ~ { z ~ v w y v Œ ~ { v w { v u v y v w v } v y Š v w v w Œ w v v y v y Œ v ƒ v ~ w y ~ v w w v y } v c t h c T M R O \ q Q R S q Q Z c T M R O \ q Q O ] \ d ] f X O M O ] _ V ] O Q b K W f \ Q O \ R O T W Q O ª «l q ` O M R N T M R O \ ^ Q O M O M _ q \ a ` O Q W f M T Z q Q R S [ Q O b h T ` g O ] ` O N \ T ] S O Z h i j k k K b Ved perioder, der ikke dækker hele kalendermåneder, skal der beregnes løn ud fra nærværstimer i start- og/eller slutmåneden. h K L U O Q R T Z Z P O ] O R Z O T M N O P Q R R S T Q O Ved aftale med medarbejderen om delvis raskmelding i forbindelse med en arbejdsskade. Denne fraværsart kan med fordel indberettes med funktionen "gentagelse". Vær opmærksom på, at det er fraværstimer, der skal registreres med denne fraværsart. h L h O \ X a R Z R [ ` Benyttes hvis medarbejderen bliver syg i løbet af en arbejdsdag. m s m O M a O Z a _ O M m O M a O _ O Q \ d ] b e O Q N M q ` T W Q O ] ] O W M T X Y M R T M Z ^ ] O Q R S M a X O R R T \ Q f O ] W f M W O M a O a W d \ ` O Q O ] T q Z f _ T Z a R S O M Y S S O W d \ ` O b s X O ] Z q O \ \ O f X O M W d M Z O W O M a O Z a _ O M O \ \ O M W O M a O W M T Z a Q \ a ` O M O T M N O P Q R ` a X O M T ] X O ] Q O R T q Z f _ T Z a R S W d M R Z b 15
L f _ N a ] O M O Z Z a \ \ a Q R _ T ] Q K ] X O ] Q O R a S S O L c P O ] O R Z O W M a P O ] O R Z O W M a _ O Q \ d ] b 16
8. Support og sparring Du kan altid få support og sparring ved at ringe til bogholderiet: Navn: Telefon Mail Irene Sørensen 89 59 10 88 Bogholderiet@norddjurs.dk Marianne Vogel 89 59 18 19 Bogholderiet@norddjurs.dk Nichlas K. Hansen 89 59 18 05 Bogholderiet@norddjurs.dk Stephanie B. Sørensen 89 59 18 10 Bogholderiet@norddjurs.dk 17