Brugervejledning for aftenskoler - oprettelse af stamdata, aftenskolehold og undervisningssteder MANUAL 1 3 2 4 diaphoni.dk/version 2.2 - opdateret 24.3.2014
intro! Hjemmesiden aftenskole.nu giver borgerne i din kommune mulighed for få overbik over alle de aftenskoletilbud, som findes i lokalområdet. De fleste informationer, som er at finde på aftenskole.nu bliver helt automatisk hentet fra landsorganisationernes hjemmesider. Din kommune har valgt også at give alle aftenskoler uden administrationsystem mulighed for at præsentere kursustilbud på samme vilkår. Derved bliver borgerne præsenteret for et samlet udbud på tværs af udbyder og organisation. Tilmelding, kontakt og yderligere information sørger de enkelte skoler fortsat for, da aftenskole.nu blot linker til aftenskolens egen hjemmeside eller til aftenskolens kontaktoplysninger. 1
2 Vi intro! har udformet et helt enkelt web-baseret system, som muliggør at din skole selv kan oprette og administrere alle informationer om skolen - og vise skolens aktuelle kursustilbud. Det kræver blot, at du indtaster disse oplysninger direkte online på hjemmesiden aftenskole.nu Denne vejledning vil guide dig gennem denne proces. Du kan kopiere og indsætte informationerne og beskrivelserne direkte fra jeres øvrige markedsføringsmaterialer, så du ikke behøver skrive det hele igen. Indtastningen er delt i tre 1. Stamdata - grundinformationer om din skole 2. Undervisningssted - kun hvis I benytter flere lokaliteter 3. Oprettelse af hold - beskrivelse af alle skolens hold For at sikre, at alle kursustilbud på aftenskole.nu præsenteres ens og med sammenlignelige oplysninger, har vi forud defineret nogle indtasningsfelter, som du blot skal følge ved indtastning. På de følgende sider, gennemgår vi, hvordan du kommer godt i gang, - god fornøjelse,
login! Når du skal oprette informationer om din aftenskole, skal du logge ind på siden, hvor alle dine data kan vedligeholdes. Adgang til administrationen får du på følgende adressen: http://www.aftenskole.nu/admin Brugernavn og kodeord har du modtaget fra din kommune, - kontakt evt. administrator i kommunen, hvis du mangler disse informationer. Har du glemt dit kodeord, kan systemet tilsende det til dig, hvis du indtaster den email, som du er oprettet med. 3
den første gang Den første gang du logger ind i administrationen, bliver du budt velkommen på siden "hjælp!". På den side vil du altid kunne hente den seneste brugermanual. Manualen kan enten læses direkte på nettet, - eller du kan vælge at udskrive den på papir. Udover manualen vil vi også på denne side informere om ændringer og opdateringer, som vi løbende tilfører systemet. Brug fanebladene til at skifte mellem de forskellige muligheder for redigering. 4
stamdata for din aftenskole Det første du skal gøre i administrationen er, at få udfyldt din skoles stamdata. Så klik derfor på fanebladet "Skole stamdata" Stamdata er kontaktinformationerne på din skoles hovedadresse, og de skal indholde alle angivne informationer, som du ser på siden. Din aftenskole vil ikke blive vist på hjemmesiden før stamdata er udfyldt. Skolenavn er allerede udfyldt af kommunen og bør ikke ændres. Hvis skolen har egen hjemmeside, skal du blot indsætte den fulde adresse efter http:// Se side 8, hvis du ønsker at indsætte ikon for din skole. 5
6 Hvis stamdata igen din aftenskole ikke har egen hjemmeside, har du her mulighed for at lave en kort beskrivelse af skolen. Bemærk! Dette felt vil kun blive vist, hvis du ikke har indsat et link til hjemmesiden - i "Link" Se her, hvordan beskrivelsen indtastes, - og hvordan den præsenteres på hjemmesiden.
stamdata igen igen Efter du har udfyldt alle felter på stamdata-fanen, kan du gemme dine ændringer ved at klikke på "disketten". Nu vil dine data kunne findes på hjemmesiden under punktet "Alle aftenskolerne". De samme data vil ligeledes senere blive præsenteret eller anvendt, når du har oprettet dine aftenskolehold. 7
aftenskolens ikon For at finde og identificere netop din aftenskole i søgelisten på aftenskole.nu - vil det være en fordel at have et logo-ikon. Logo-ikonet vises både på den samlede liste over aftenskoler i kommunen, men også på søgeresultatet, hvor dine kursushold præsenteres. Ikonet har en helt bestemt størrelse og filformat. Det skal være 50 x 20 pixels og være i formatet.gif eller.jpg. Hvis du ikke selv kan udforme dette, så kontakt dit reklamebureau eller kommunen, som vil være behjælpelig. Her er medtaget nogle forskellige ikoner som eksempler - og til inspiration, 8
a b ikon - så'dan gør du Når du har ikonet i den rigtige størrelse og format, er det enkelt at overføre - uploade - det til hjemmesiden. [a] Klik i feltet "Ikon" [b] Vælg "Tilføj ikon" c e [c] vælg "Gennemse" d f [d] Nu åbnes filhåndteringen i Windows, hvor du kan finde og åbne dit ikon [e] Klik på upload og din fil indsættes på stamkortet 9
undervisningssted Hvis din skole benytter flere undervisningssteder end hovedadressen til afvikling af kurser, skal hver lokalitet oprettes som et undervisningssted. Hvis din skole ikke benytter hovedadressen til afvikling af kurser, skal du oprette de lokaliteter, du benytter som undervisningssteder. Når du senere skal oprette hold, vil du kunne vælge den aktuelle lokalitet på en liste. BEMÆRK! Hvis din skole kun underviser på hovedadressen, 10 skal du ikke oprette den igen.
11 Listen opdatering over undervisningssteder kan løbende revideres og opdateres. Klik blot på "blyant" for redigering og "kryds" for at slette.
oprettelse af hold Gå til faneblad "Hold" for at oprette jeres kursustilbud. Vælg undervisningssted mellem dem du allerede har oprettet, - og udfyld alle de øvrige felter på siden, de fleste skal udfyldes, før du kan gemme dit hold. 12
13 hvilke holdoplysninger? Vi har defineret nogle felter, som bør udfyldes ved oprettelse af hold. Nogle er markeret med stjerne, da de er påkrævet - hvilket betyder, at holdet ikke kan gemmes, før disse er udfyldt: Undervisningssted: Holdnavn:* Holdnummer: Her vælges på drop-down listen undervisningsstedet. Hvis du ikke har oprettet undervisningssteder, vil kun hovedadressen fremgå af listen. Et sigende og beskrivende navn for holdet. Skriv hold-koden - eller opret et fortløbende nummer. Beskrivelse: Søgeord: Underviser: Sted: Løbende optag: Startdato:* Start kl.: * Slutdato: Lektioner:* Antal mødegange: Link til tilmelding: Her beskrives holdet, og hvad holdet omhandler og hvilke emner, der arbejdes med. Overvej hvilke ord der anvendes, gerne med synonymer, det vil fremme søgeresultatet. Her kan du skrive andre ord, som du mener er relevante for en søgning på dit kursus. Betragt dem som synonymer, som brugerne kunne tænkes at søge efter. Navn og evt. titel på den som underviser på holdet. Lokalitet på undervisningsstedet, fx. lokalenr. eller sal. Afkryds her, hvis dit hold løbende optager nye kursister. Startdato for holdet vælges på en kalender, herved angives ugedag automatisk på hjemmesiden. Mødetidspunkt angives i de to felter, fx. 19:00 Slutdato for holdet vælges på kalender. Det samlede antal lektioner for kurset i hele sæsonen. Hvor mange gange kurset afvikles i sæsonen. Link til egen hjemmeside angives her, så kan brugerne linke videre til yderligere information og tilmelding. Hvis feltet ikke udfyldes, laves der automatisk et link, som viser skolens kontaktinformationer.
se mit hold! Nu er dit hold oprettet og kan søges på hjemmesiden, hvis du i søgefeltet skriver et af ordene, som du har indtastet i "Holdnavn", "Beskrivelse" eller "Søgeord". Hvis du lige vil se en hurtig korrektur på, hvordan holdet bliver præsenteret, kan du klikke på computerskærm-ikonet, og se resultatet af optagelsen. Her vises det på samme måde, som det vil blive vist ude på hjemmesiden, - blot sammen med de øvrige i samme søgning. 14
15 flere hold! Du kan nu på helt samme vis oprette alle dine hold, og de vil herefter fremgå af oversigtslisten. Du kan løbende lave ændringer og rettelser i dine oprettede hold. Ligeledes kan du løbende oprette nye hold. Til redigering af de eksisterende hold, anvender du de tre ikoner: "Blyant" - til at redigere alle data på holdet "Kryds" - sletter holdet fra databasen "Computerskærm" - til korrektur, så du hurtigt kan se resultatet
udløbne hold! 14 dage efter "Start dato" fjernes holdet fra søgeresultatet på hjemmesiden. Dette er en aftalt standard, som generelt gælder for alle hold. Holdet fjernes dog ikke fra administrationen, men markeres blot med grå-bjælke. Ligeledes fjernes computerskærm-ikonet for "Se resultat". Du vil stadig kunne redigere informationerne om holdet, og evt. ændre startdato, så kurset igen bliver synligt på hjemmesiden. 16
god fornøjelse - og hjælp! Vi håber, at denne brugervejledning har givet dig mod på arbejdet med at opbygge informationerne på aftenskole.nu, så portalen fremover bliver et godt værktøj for borgerne i din kommune. Succesen bestemmes af, at de informationer der kan søges, altid er aktuelle, opdaterede og relevante. Derved sikres en god oplevelse for brugerne. Hvis du har spørgsmål til brugerflade og anvendelse, bedes du kontakte din kommune. 17 God fornøjelse,