Bilag 4: Særlige beskrivelser i forhold til Roskilde kommune krav og ønsker. Nedenstående er hentet fra udbudsmaterialet og Unitec s beskrivelser er udført i kursiv og blå tekst. 1.1 Indledning Roskilde Kommune ønsker at gøre alle skoler og klubber i Roskilde Kommune kontantfrie, hvorfor der skal installeres et system, så eleverne via et kontantfrit system kan betale i kantinerne og boderne. Unitec har CPOS Kommunesystem, der fuldt ud opfylder de stillet krav og ønsker. I salgsboderne kommer eleverne og medlemmerne med de varer de ønsker at købe eller bestiller varerne ved skranken. Varer som salat kan evt. vejes på en vægt tilsluttet salgsterminalen. Personalet i skoleboden trykker på touch skærmen i CPOS Salg på de varer der er valgt eller bruger en scanner til varer med stregkode og afslutter med at trykke Afslut. Herefter skal eleven vifte sit kort henover kortlæseren og der kvitteres med et bip, når kortet er læst, der vises nu et billede på skærmen af ejeren af kortet, ekspedienten godkender med et klik at personen der er på billedet er den der benytter kortet. Hvis der ikke penge på kortet bliver salget tydeligt afvist. Ekspeditionstiden er meget hurtig og under 2 sekunder på korttransaktioner. Forældrene og eleven kan senere via CPOS Borgerportal følge købet løbende. Vores erfaringer for lignende installationer er at personalet i salgsboden umiddelbart kan betjene salgsterminalen efter en meget kort instruktion. Roskilde Kommune har 20 skoler og 21 klubenheder, og skal som udgangspunkt have systemet installeret ved kontraktstart på alle steder. Det afklares efter udbud. Tilbudsgiver kan komme med et forslag til implementerings- og tidsplan indeholdende såvel opsætning som instruktion. Salgsterminalen opsættes i vores tekniske afdeling med CPOS Salg, så det er klart til at blive bragt ud til den enkelte skole eller klub. Efter installation vil teknisk afdeling via remote opkobling kunne overvåge og fejlrette i det opstillede salgsterminaludstyr. Vi vil besøge hver skole og klub og installerer salgsterminalen, hvorefter vi vil instruere personalet i salgsboden og administrationen, samlet vil det ca. tage 2 timer. Dette giver Unitec mulighed for at afprøve salgsterminalen live ude på skolerne og klubberne og tage billede af installationen, som teknikerne senere kan bruge ved henvendelser fra kommunen til Unitec s Hot Line Support. Vi vil med vores tekniske afdeling kunne installere 2-6 lokaliteter om dagen, installationsplanen aftales efterfølgende med Roskilde Kommune. Der skal bruges samlet 2-3 uger for installation af alle skoler og klubber. Unitec afsætter 3 personer til installation og undervisning af CPOS Salg i skolerne og klubberne. I salgsboderne skal der aftales tidspunkter, hvor skoleboden kan lukkes i cirka 2 timer når installation og undervisnings finder sted. Derudover vil Unitec afholde 3x1 dags undervisning for op til 10 superbrugere i Roskilde Kommune, som undervises i hele CPOS Kommune og den medfølgende dokumentation, typiske betjeningsfejl og andre fejlsituationer der kan opstår med CPOS Kommunesystem. 1
Roskilde Kommune vil udlevere et kort/enhed til alle eleverne, når systemet tages i brug og efterfølgende erstatningskort/-enheder kan udleveres mod et gebyr. Unitec anvender et kort (Dankort format) hvorpå der kan trykkes logo og informationer om kortholder. Kortet er et kort med NFC teknologi. Kortet leveres af Unitec til Roskilde Kommune, på kortet trykkes navn, kortnummer og evt. billede Ved kontraktindgåelse leverer Unitec det ønskede antal kort (450 pr. enhed) inkl. introduktionsskrivelse til forældrene. I dagligdagen er der mulighed for at kommunen kan styre, hvordan kort kan bestilles. Der kan vælges en central løsning på rådhuset, en decentralløsning i de enkelte skoler og klubber eller en selvbetjeningsløsning hvor forældre selv kan bestille kort til deres barn direkte på CPOS Borgerportal. Bortkomne og defekte kort spærres direkte i CPOS Borgerportal af forælderen. Al information om kortets tidligere brug bibeholdes ved spærring af et kort, og overføres til et nyt kort ved bestilling af dette.. Nye kort kan bestilles af forælderen, administrationen eller kommunen i CPOS Administration eller via CPOS Borgerportal, og sendes til kortejers privatadresse. CPOS Kommunesystem kan opsættes til at afkræve et beløb for udstedelse af et nyt kort, når brugeren selv bestiller kortet via CPOS Borgerportal. Systemet skal være administrativt simpelt, så Roskilde Kommune både centralt og decentralt har et minimum eller ingen administration af systemet. Betalingskortene/enhederne skal tankes op via internettet, så forældre kan tanke børnenes kort op efter behov. CPOS Kommunesystem er for forældre og elever et selvbetjeningssystem for alle forhold omkring kortinformation, indbetaling, bestillinger, køb af varer, kontoudtog, m.m. Når betalingskortet er oprettet vil det i dagligdagen normalt være kortholderens forældre, der administrerer betalingskortet på CPOS Borgerportal og kommunens administrationen vil ikke være involveret.. Administrationens primære opgaver vil være vedligeholdelse (nye varer eller priser) af varekataloget i salgsboderne sammen med personalet i salgsboderne og udtræk af rapporter i CPOS Administration ved forespørgsler om dette. Der skal ikke foretages manuelle indtastninger fra systemet, da overførsel til kommunens økonomisystem af salgstal, indbetalinger og hævninger sker automatisk på dagsbasis. Betalingskortet kan tankes op på flere måder via CPOS Borgerportal. På CPOS Borgerportal kan man indbetale et beløb med Dankort eller andre betalingskort, som afslutning på indbetalingen sendes en mail med kvittering på indbetalingen og oplysninger om ny saldo. Kortet kan også optankes automatisk med et fast beløb, når saldoen kommer under en et angivet beløb eller der kan afsendes en mail til kortholder når saldoen blive under et angivet beløb. 2
Funktionalitet: Roskilde Kommune ønsker en løsning, hvor der er fuld integration mellem betalingsløsningen og kommunens økonomisystem KMD-OPUS Beskriv hvorledes de løbende indbetalinger på betalingsløsningen afregnes og registreres i Roskilde Kommunes økonomisystem, og hvordan det daglige salg på de respektive skoler registreres på skolernes forskellige driftskonti. Det er vigtigt at systemet er enkelt og overskueligt at afstemme mellem betaling og bogføring ved meget tydelig identifikation af hvor pengene kommer fra, altså i form af evt. forretnings nr. eller lign. på hver betalingsterminal Roskilde Kommune lægger vægt på at systemet er automatiseret. Mulighed for integration til andre løsninger og skolen og klubbens øvrige systemer (muligheden for at ansatte på skolerne og klubberne kan bruge deres adgangskort som betalingsenhed. Herudover kan nævnes, at Roskilde Kommunes klubber bruger Easykom til protokolføring og et sammenspil mellem betalingsløsningen og Easykom bliver overvejet). CPOS Kommunesystem er fuldt integreret med KMD-ØS via snitflade GJ510001Q. Der overføres dagligt bogføringsfiler med salg og indbetalinger registreret i de enkelte enheder til KMD-ØS. Salgstal registreres i forhold til de kontonumre der er angivet på varen eller varegruppen i den angivne enhed, dette gør at salget bogøres på den enkelte enheds driftskonto, og derved indtægtsføres automatisk. Indbetalinger bogføres pr. borger direkte i økonomisystemer, så det også kan følges hvor meget indestående kommunen har på den enkelte borger i økonomisystemet, alt salg på et kortet registreres også pr. borger Afstemning mellem betaling og bogføring sker overskueligt og nemt i CPOS Kommunesystem da alle transaktioner tydeligt er markeret med hvilken enhed de stammer fra. Alle daglige processor i CPOS Kommune er automatiseret og kræver et minimalt arbejde i dagligdagen. Alle processor lige fra daglig bogføring, til udbetaling af indestående og optankning af betalingskort sker automatisk. Alle der får udleveret et kort kan bruge kortet i salgsboderne, hvis der er indsat penge på kortet. Ansatte kan oprettes i systemet med deres adgangskort og kan så bruge adgangskortet til betaling og på samme måde som forældre benytte CPOS Borgerportal til indbetaling. CPOS Kommune kan fuldt integreres via den åbne snitflade som EasyKom stiller til rådighed, samt andre systemer der stiller snitflade til rådighed med mulighed for integration. 3
Service: Fjernsupport og åbningstider. Beskriv procedure på service på defekte terminaler, f.eks. servicemontør, ventetid på udskiftning af defekte terminaler mv. Alle henvendelser sker til Unitec s Hotline Support eller Support mail. Den tekniske service og fejlrettelse sker udelukkende ved udskiftning af fejlbehæftet udstyr til medbragt reserveudstyr for at reducere service tiden. Udskiftningen sker inden for 2 timer. Er der ikke tale om fejlbehæftet udstyr er alle tilsluttede salgsterminaler tilsluttet Unitec s overvågningssystem, som giver Unitec s tekniske afdeling mulighed for direkte at se, hvad der sker og umiddelbart rette fejl på en given salgsterminal ved henvendelse. Vores åbningstider: mandag til fredag kl. 07.00 kl. 23.00 3. Kravspecifikation Betalingsløsningen skal bestå af en genstand, der kan bruges til betaling (betalingskort/-enhed). Der må gerne være mulighed for at betjene løsning med en smart-enhed, men det må ikke være den eneste løsning. Systemet skal også kunne betjenes via en pc. CPOS Kommune er bygget op om et kodet kort, som kan læses på salgsterminalen. Salgsterminalen kan være en PC baseret kasseterminal med touch skærm eller en tablet med touch skærm. Adgang til CPOS Kommune og CPOS Administration kan ske via PC, IPad, tablet eller smartphone. Krav 1 Kasseapparatet & kortets funktion Kantine, bod eller lignende skal kunne registrere salg via kasseterminaler, touch skærme, scanner eller lignende. Foto skal kunne tilknyttes den enkelte betalingsenhed, så der kommer et billede frem på kantines skærm ved betaling til identifikation af kortejeren. Billeder skal kunne tilføjes af forældre/værge, der administrerer elevens konto igennem selvbetjeningssystemet. Betalingsenheden skal kunne anvendes på Roskilde Kommunes øvrige skoler, således at det ikke er nødvendigt med en ny enhed i de tilfælde, hvor eleverne skrifter skole. I salgsboderne kommer eleverne og medlemmerne med de varer de ønsker at købe eller bestiller varerne ved skranken. Varer som salat kan evt. vejes på en vægt tilsluttet salgsterminalen. Personalet i skoleboden trykker på touch skærmen i CPOS Salgsbod på de varer der er valgt eller bruger en scanner til varer med stregkode og afslutter med at trykke AFSLUT. Når købet på salgsterminalen er foretaget og eleven har ført sit kort henover kortlæseren med et bip, vil personalet kunne se et billede af eleven på salgsterminalen, personalet skal derpå godkende at det er kortejer der køber i salgsboden ud fra billedet på salgsterminalen.k Er der ikke penge på kortet bliver salget tydeligt afvist. Billedet oprettes af forældrene på CPOS Borgerportal i forbindelse med aktivering af kortet. Alle kort kan anvendes i alle skoler og klubber. På CPOS Borgerportal kan der vælges i hvilke enheder kortet skal kunne anvendes. 4
Krav 2 Opsætning & instruktion Tilbudsgiver skal ved levering sørge for opstilling og opsætning af løsningen samt sørge for instruktion af personalet (i hhv. kantinen/ boden og administrationen) i brugen heraf. Løsningen skal være nem at håndtere i forhold til produkt- og prisliste i hver enkelt kantine, bod eller tilsvarende Salgsterminalen opsættes i Unitec s tekniske afdeling med CPOS Salg, så det er klart til at blive bragt ud til den enkelte enhed. Efter installation vil Unitec s tekniske afdeling via remote opkobling kunne overvåge og fejlrette i det opstillede salgsterminaludstyr. Unitec vil besøge hver enhed og installerer salgsterminalen, hvorefter Unitec vil instruere personalet i salgsboden og administrationen, samlet vil det ca. tage 2 timer. Dette giver Unitec mulighed for at afprøve salgsterminalen live ude i enhederne og tage billede af installationen, som teknikerne senere kan bruge ved henvendelser fra kommunen til Unitec s Hot Line. Unitec vil med tekniske afdeling kunne installere 2-6 lokaliteter om dagen og installationsplanen aftales efterfølgende med Roskilde Kommune. Der skal bruges samlet 2-3 uger for installation af enheder. Unitec vil afsætte 3 personer til installation og undervisning af CPOS Salg i enhederne. I salgsboderne skal der aftales tidspunkter, hvor salgsboden kan lukkes i cirka 2 timer når installation og undervisning foregår. Derudover vil Unitec afholde 3x1 dags undervisning for op til 10 superbrugere i Roskilde Kommune, som undervises i hele CPOS Kommune og den medfølgende dokumentation, typiske betjeningsfejl og andre fejlsituationer der kan opstår med CPOS Kommune. Hver kantine har adgang til CPOS Administration, hvor produkt og prislister vedligeholdes. Flytning af varer til skærmens menu gøres enkelt ved drag and drop. For varer og aktiviteter som er generelle i kommunen er der mulighed for at oprette disse centralt, så der ikke skal bruges tid i de enkelte enheder på oprettelse. 5
Krav 3 Betalingskort/-enhed Til løsningen skal der være tilknyttet et betalingskort, en brik eller lignende, som udleveres til brugerne og anvendes til at registrere brugerens køb. Det første kort som eleven får udleveret sendes til skolen, som står for udleveringen. Efterfølgende kort sendes direkte hjem til eleven. Roskilde Kommune står for at designe kortet, som skal indeholde kommunens logo og elevens navn trykt på kortet. Unitec anvender et kort (Dankort format) hvorpå der kan trykkes logo og oplysninger om kortholder. Kortet er et kort med NFC teknologi. Ved kontraktindgåelse leverer Unitec det ønskede antal kort (450 pr. enhed) inkl. introduktionsskrivelse til forældrene. Roskilde Kommune står for udlevering af disse kort. Nye kort kan bestilles af forælderen, administrationen eller kommunen i CPOS Administration eller via CPOS Borgerportal, og sendes til kortejers privatadresse. Krav 4 Administration Skoler og klubbers tidsforbrug til administration af betalingskort skal være så begrænset som muligt. Leverandøren skal lave førstegangs og ny registrering af elever og ansatte i systemet. Roskilde Kommune er behjælpelig med elevregister. Leverandøren har ansvaret for at oprette, lukke og ændre konti på baggrund af henvendelse fra brugerne (forældre/værge). De enkelte enheder har ingen administration af betalingskortet, da det er forældrene der via CPOS Borgerportal administrerer kortet og følger kortets brug. Førstegangsregistreringen af alle elever foretages i CPOS Kommune af Unitec på baggrund af fremsendte informationer fra Roskilde Kommunen. Kontovedligeholdelse sker på CPOS Borgerportal af brugeren selv. Det drejer sig om oprettelse, tilknytning af elever til forældre, ændre stamdata, lukke/ændre kort og konti. Dette kan gøres fra enhver PC, tablet eller smartphone. På baggrund af henvendelse fra brugerne (forældre/værge). Har Unitec ansvaret for at oprette, lukke og ændre konti Krav 5 Forældre administration Forældrene skal på en intuitiv og let måde kunne betjene løsningen og skabe sig et overblik over forbruget. 6
Der skal være mulighed for at aktivere automatisk optankning. Forældre skal kunne opsætte systemet til at advisere ved lav saldo. Det skal være muligt for forældre eller værge, at bestille en ny adgangskode til administration af konto. Koden skal fremsendes elektronisk f.eks. via e-mail eller sms. Det skal være muligt selv at spærre kortkommende kort. Bortkomne eller defekte kort skal kunne erstattes med nye, som forældrene bestiller og leverandøren sender til elevens adresse. Forældrene går ind på CPOS Borgerportal hvor de logger sig ind med NEMID fra deres PC, tablet eller smartphone. Her får forældrene mulighed for at samle flere børns kort under en administration. Flere forældre kan via deres egen login have adgang til deres fælles barns konto, dette bruges også i forbindelse med skilte forældre. Når forælderen er logget ind på CPOS Borgerportal vil de kunne navigerer i nedenstående menu: Mine Konti viser de konti/kort man har adgang til med saldo og valgmuligheder. Indbetaling giver mulighed for at indbetale et beløb eller opsætte automatisk optankning. Aktiviteter giver mulighed for at tilmelde børn til aktiviteter. Stamdata viser de indtastede informationer på stamdata for et givet kort og mulighed for at rette stamdata, indtaste e-mailadresse, spærre et kort og bestille et nyt. Rapporter giver mulighed for at se et kontoudtog for det valgte kort. Hjælp henviser til en Qvick guide som også kan downloades. I CPOS Borgerportal kan man oprette en automatisk optankning, når kortets saldo er under et vist beløb, der afsendes kvittering til kortets mailadresse når optankningen har fundet sted. CPOS Borgerportal sender en mail til den mailadresse der er oprettet på et kort, når kortet kommer under en angivet saldo. CPOS Borgerportal benytter NEMID som adgangskontrol, borgere kan derfor via den normale administration for NEMID resette deres adgangskode og få tilsendt en ny kode. Når man er logget ind på CPOS Borgerportal kan man spærre sit kort. Herefter kan kortet ikke anvendes, men al information om kortets tidligere brug bibeholdes. Spærrede kort kan genåbnes af forælderen, af administrationen eller kommunen. Nye kort kan bestilles af forælderen, administrationen eller kommunen i CPOS Administration eller CPOS Borgerportal og sendes til privatadressen. CPOS Kommunesystem kan opsættes til at afkræve et beløb for udstedelse af et nyt kort, når brugeren selv bestiller kortet. Krav 6 Forældres regulering af købeadfærd Systemet skal håndtere salg og køb af udpeget ønsker f.eks. skal systemet kunne sættes til kun køb af én dagensret, udelukkende køb af frugt eller lign., herudover skal det være muligt at sætte beløbsbegrænsning på kortet. Der skal være mulighed for at afsætte penge på kortet til betaling af udflugter m.m. På CPOS Borgerportal er der valgmuligherder for på det enkelte kort at vælge hvilke produkter der kan købes med kortet. Der kan også opsættes en beløbsgrænse for hvor meget der må købes for om dagen. Gennem aktivitetssiden kan der reserveres plads til udflugter og arrangementer med senere betaling. 7
Krav 7 Fælles konto Flere konti skal kunne administreres fra et log in, så forældre/værge med flere børn kan sætte penge ind og få et overblik over forbrug via et enkelt log in. CPOS Borgerportal giver let adgang til flere børns konti ved et enkelt login med forælderen eller værgens eget NEMID. Når brugeren er logget ind har de fuld adgang til indbetaling, aktiviteter og kontoudtog for alle de børn de har adgang til. Krav 8 Overførsel til skolens konto Roskilde Kommune skal kunne sætte datoerne for, hvornår pengene overføres fra den enkelte skole til hovedkontoen. Salg skal hver aften overføres til den enkelte skoles konto, hvis ikke dette sker med det samme. Pengeflowet er som følger: Brugeren indsætter penge på sin individuelle konto hos leverandøren. Ved køb af varer overføres pengene øjeblikkeligt fra brugerens konto hos leverandøren til forhandlerens konto hos leverandøren. Denne forhandlerkonto (eksempelvis kommunens hovedkonto) kan struktureres på forskellige måder: Alternativ A: Roskilde kommune har udelukkende en hovedkonto hos leverandøren. Salg på en given lokation går direkte ind på kommunens hovedkonto, hvorpå det registreres hvor salget kommer fra (en given SFO, skole el. lign.). Kommunen kan derfor via hovedkontoen følge dagens salg fordelt på lokationer, uden at lokationerne selv har administration af egen konto. Den enkelte lokation kan følge egne omsætningstal på selve kasseterminalen eller i dennes back office modul. Ved denne løsning bliver en daglig overførsel til hovedkontoen irrelevant, da overførslen sker med det samme. Alternativ B: Roskilde kommune har en hovedkonto hos leverandøren med tilhørende underkonti, én for hver lokation. Overførsler fra samtlige underkonti til hovedkontoen kan ske dagligt. Den enkelte lokation kan følge egne omsætningstal på selve kasseterminalen eller i dennes back office modul. 8
Krav 9 Gebyr & restbeløb Gebyr på overførsel (optankning) til betalingsenheden, må aldrig overstige leverandørens transaktionsomkostninger til nets (pt. 0,70-1,39 kr. pr. transaktion). Pengene skal ikke være på kortet men på en konto, så pengene ikke er mistet, hvis kortet bliver væk. Restbeløb større end 50 kr. skal ved ophør, når børnene forlader folkeskolen e. lign., automatisk overføres tilbage til forældre eller værge. Køb i kantinen med betalingsenheden må ikke pålægges gebyr. Optankning er gratis ved bankoverførsel. Ved optankning med kredit-/debetkort pålægges udelukkende transaktionsomkostningerne til Nets el. lign. Ingen ekstra gebyrer. Brugerens penge opbevares ikke på selve kortet, men er derimod opbevaret på brugerens individuelle konto i skyen. Mister brugeren betalingskortet, er pengene ikke tabt, men kan tilgås ved at tilknytte et nyt betalingsinstrument til kontoen. En automatisk overførsel af restbeløb større end 50 kr. til kontoejeren kan udløses ved deaktivering af kontoen. Det forudsætter, at kommunen eller kontoejeren melder ophør til leverendøren. I det tilfælde, at kortet anvendes andre steder end på kommunens uddannelsessteder, vil forældrene dog formentlig ikke have interesse i at deaktivere kortet ved afslutning af folkeskolen. Der pålægges ikke et transaktionsfee ved brug af kortet på kommunens skoler, i klubber og i SFO er. Det vil i alle tilfælde være gratis for brugeren at anvende sit kort til betalinger, når der er penge på kontoen. Krav 10 Statistikker Det skal være muligt at udtrække og eksportere statistikker over forbrug, salg m.m. fra løsningen. I CPOS Administration kan der trækkes et stort antal rapporter til afstemning, statistik og revision af salg i CPOS Kommunesystem. Alle rapporter kan udskrives direkte fra CPOS Administration eller eksporteres for videre behandling i alle standard formater. Krav 11 Hosting Løsningen skal være en hosted løsning. Roskilde Kommune forventer, at systemet er driftsikkert uden nedbrydelser. CPOS Kommunesystem er en hosted løsning der drives med oppetider på 99,9%. 9
Krav 12 Sikkerhed Systemet skal Roskilde Kommunes opfyldelse af de sikkerhedskrav, adgangskontrol, registreringsindsigt, logning, kryptering m.v. som stilles i persondataloven med tilhørende bekendtgørelser, samt Roskilde Kommunes IT-sikkerhedspolitik (bilag 3). Unitec overholder alle de sikkerhedskrav som stilles i persondataloven med tilhørende bekendtgørelser, samt Roskilde Kommunes IT-sikkerhedspolitik (bilag 3). 10