Løn o Økonomi - Team Økonomi Middelfart Kommune Nytorv 9 5500 Middelfart www.middelfart.dk Dato: 28. maj 2019 Sasnr.: 2019-000891-15 Telefon +45 8888 5500 Direkte +45 8888 5030 CVR. 29189684 Eva.Iversen@middelfart.dk Effektiviserinsforsla 2019 1
Indholdsfortenelse 1 Indlednin... 3 2 Sammenfatnin... 5 3 Projektoversiter... 18 Projekt 1: Kloe, multifunktionelle kvadratmeter... 18 Projekt 2: Tværfali rehabiliterinsmodel... 19 Projekt 3: Fremme det nære sundhedsvæsen... 20 Projekt 4: Bru læeerklæriner... 21 Projekt 5: Reoraniserin virksomhedsservice... 22 Projekt 6: E-handel, compliance o professionaliserin indkøb... 23 Projekt 7: Nye taler på tjenesteydelser o bru SKI-taler... 28 Projekt 8: Laerstyrin... 29 Projekt 9: Optimerin datilbudsområdet... 30 Projekt 10: Effektiviserin arealdrift... 31 Projekt 11: Diitaliserin mv. tre stabsenheder... 32 Projekt 12: Betalinsplaner... 34 Projekt 13: Mellemkommunal refusion... 35 Projekt 14: Asfalt (samarbejde om udbud)... 36 Projekt 15: Tættere opfølnin på kontrakter på skoleområdet... 37 Projekt 16: Reduceret bru eksterne specialundervisninstilbud... 39 Projekt 17: Diitaliserin arbejdsane i handleuiden... 41 Projekt 18: Decentral forankrin specialpædaokorpset... 42 Projekt 19: Øet bru netværket i sociale børn o unesaer... 43 Projekt 20: Optimerin momsrefusion... 44 Projekt 21: Optimerin finansielle forhold - nettorenteudifter... 45 Projekt 22: Optimerin opkrævninsindsatsen... 47 Projekt 23: Effektiviserin forsikrinsområdet... 48 Projekt 24: Nytænknin 10. klasse... 50 Projekt 25: Videomøder... 51 Projekt 26: Centraliserin - borerservice... 52 Projekt 27: Græsarealer effektiviserin klipnin vejrabatter... 53 Projekt 28: Effektiviserin produktionen på køkkenområdet... 54 Projekt 29: Kørselskontor, version 2.0... 55 2
1 Indlednin I den økonomiske politik for valperioden 2018-2021 har byrådet sat retnin for økonomistyrinen i Middelfart Kommune. God økonomisk styrin er midlet til at opnå Byrådets mål om en stabil udviklin velfærden til avn for fællesskabet. Byrådet har i indeværende økonomiske politik ønsket at der i valperioden ennemføres effektiviseriner på i alt 25-30 mio. kr. i helårsvirknin. Økonomien i de danske kommuner herunder Middelfart Kommune vil i de kommende år blive presset den demoriske udviklin. Der kommer flere de ynste borere o flere ældre, o det læer et pres på vores velfærd. Behovet o mulihederne er anske enkelt større end økonomien. Der er derfor behov for at entænke o udvikle måden, vi løser opaver på, hvis vi skal opretholde den ode velfærd for borerne i Middelfart Kommune. Nærværende notat med effektiviserinsforsla understreer, at vi har mulihed for at imødeå udfordrinerne o sikre en stærk velfærd. Hvis vi skal undå merudifter o deciderede besparelser på velfærden i de kommende år, er det nødvendit at handle med rettidi omhu o sætte ind nu med nye måder at løse vores opaver på. Kun sådan kan vi sikre, at der oså i fremtiden er mulihed for at sikre den ode velfærd for alle borere i Middelfart Kommune. Derfor er arbejdet med løbende effektiviseriner ørende. Vi skal finde ud, hvordan vi opnår den samme høje eller bedre service for de samme pene. Vi skal se på, hvordan vi kan øre tinene smartere. Blandt andet ved at udnytte den teknoloiske udviklin. Vi skal oså se på, hvordan vi med målrettede er kan løfte indtætsrundlaet i kommunen. Altså hvad vi kan øre for at få flere pene at øre odt med. Vi kan læe pres på reerinen o håbe på et større udbytte de statslie udlininer eller at staten iver flere pene til at løse opaverne. Resultatet dette pres er imidlertid i høj rad ude vores hænder. Der, hvor vi kan øre noet, er ved at målrette vores er på områder, som iver en lansitet o vedblivende evinst både menneskelit o økonomisk. Som vi for eksempel har jort det på beskæftielsesområdet, hvor vi er riti dytie til at støtte kontanthjælpsmodtaere o flytnine i at komme ind på det ordinære arbejdsmarked. Vi har investeret i bosætnin. O det kaster allerede evinster si. Vi fik mane nye borere sidste år. O i år ser det ud til, at vi får endnu flere. Det er alt sammen på rund er blandt andet i nye bolier, udstyknin byerunde m.m. O det er vitit, for tilflyttere er rundlaet for flere indtæter o en sund økonomi. 3
Investerinerne kan ikke stå alene. O det kan effektiviserinerne heller ikke. Tilsammen kan er o effektiviseriner sikre, at vi oså i fremtiden kan levere en stærk velfærd til alle borere i Middelfart Kommune. Derfor har byrådet bedt forvaltninen om at finde effektiviseriner for mellem 25 o 30 mio. kr. i denne valperiode. Forvaltninen har siden nytår ht en lan række arbejdsrupper i an med at finde nye o mere effektive måder at drive kommunen på. Arbejdsrupperne har fundet effektiviseriner for 23 mio. kr. fra o med 2022 o der kies på yderliere seks projekter frem til februar 2020, som betyder, at der samlet set identificeres projekter med et effektiviserinspotentiale på i alt 30 mio. kroner. Forslaene kræver omlænin måden vi ør tinene o nole kræver oså er for at komme i land. Investerinerne er oftest i form uddannelse o en ekstraordinær indsats i en periode for at få de nye måder at arbejde på sat odt i an. 4
2 Sammenfatnin Dette snit iver et sammenfattende overblik over de effektiviserinsforsla der er udarbejdet. For hvert projekt har der været nedsat en projektruppe, som har udarbejdet barundsmateriale samt estimeriner effektiviserinspotentialet for perioden 2019-2022. Af det efterfølende snit 3 fremår et projektskema for hvert projekterne. Projektskemaet indeholder følende oplysniner: forslaet Barunden for forslaet Realiserin forslaet, herunder risikovurderin Ressourcer, er o tidshorisont Forventede effekter Den efterfølende fiur viser det samlede niveau for effektiviserinerne fra o med 2022 samt de ledte er. Fiuren indeholder dels de foreslåede projekter, som ønskes effektueret nu (fase 1) samt en række supplerende projekter, der beskrives med en deadline primo 2020 (fase 2): Fiur 1 Effektiviseriner fra o med 2022 o er (mio. kr.) Der foreslås således effektiviseriner på 30 mio. kr. årlit fra o med 2022. Der er i den første fase identificeret o estimeret årlie effektiviseriner på 23 mio. kr. o et her ledt sbehov på i alt 16 mio. kr. For fase 2 er der forventniner om yderliere 7 mio. kr. i årlie effektiviseriner fra o med 2022. Fase 2-projekterne beskrives med deadline i februar 2020 o vedrører følende, yderliere projekter: Skærmløsniner o taleenkendelse Robotter o droner Ejendomme o kloe kvadratmeter (Fase 1 har allerede resulteret i årli effektiviserin på 2 mio. kr.) samt forsynin - bru ressourcer Centraliserin Systemoprettelse, onboardin mv. Den efterfølende tabel uddyber ovenstående oversit, idet de årlie effektiviseriner 2019-2022 o de ledte er fremår for hvert projekt: 5
Tabel 1 Oversitstabel: Effektiviseriner o er 2019-2022 (mio. kr.) Nr. Projekt Årli effektiviserin Investerin 2019 2020 2021 2022 2019-2022 1 Ejendomme o kloe kvadratmeter 0,0 0,0 2,0 2,0 3,7 2 Tværfali rehabiliterinsmodel 0,0 1,0 2,0 2,0 3,5 3 Fremme det nære sundhedsvæsen 0,0 2,0 3,8 3,8 3,5 4 Bru læeerklæriner 0,5 0,5 0,5 0,5 0,0 5 Reoraniserin virksomhedsservice 0,0 2,1 2,1 2,1 0,0 6 E-handel, bedre compliance o professionaliserin indkøb 0,0 0,4 1,0 2,9 1,5 7 Nye taler på tjenesteydelser, bru SKI-taler ved rådivnin 0,0 0,0 1,0 1,5 0,0 8 Laerstyrin 0,0 0,1 0,1 0,1 0,0 9 Optimerin datilbudsområdet 0,0 0,2 0,3 0,5 0,1 10 Effektiviserin på arealdrift 0,0 0,2 0,2 0,2 0,0 11 Diitaliserin o automatiserin i Jobcenter, Borerservice, Løn o økonomi 0,0 0,2 0,2 0,2 0,2 12 Betalinsplaner 0,0 0,2 0,2 0,2 0,1 13 Mellemkommunal refusion 0,0 0,5 0,5 0,5 0,0 14 Asfalt (samarbejde om udbud) 0,0 1,0 1,0 1,0 0,0 15 Tættere opfølnin på kontrakter på skoleområdet (mellemkommunale o private skoletilbud) 0,0 0,1 0,2 0,2 0,0 16 Reduceret anvendelse eksterne specialundervisninstilbud 0,0 0,2 0,2 0,2 0,0 17 Diitaliserin arbejdsane i handleuiden 0,0 0,0 0,4 0,4 0,3 18 Decentral forankrin specialpædaokorpset 0,0 0,1 0,1 0,1 0,0 19 Kompetenceudviklin øet bru netværket i sociale børn o unesaer 0,0 0,3 0,8 0,8 0,3 20 Optimerin momsrefusion 0,0 0,3 0,5 0,5 0,2 21 Optimerin finansielle forhold - nettorenteudifter 0,0 0,8 0,8 0,8 1,4 22 Optimerin opkrævninsindsatsen 0,0 0,5 0,5 0,5 1,0 23 Effektiviserin forsikrinsområdet 0,0 0,0 0,0 0,2 0,0 24 Nytænknin 10. klasse 0,0 0,0 0,1 0,3 0,2 25 Videomøder internt o eksternt 0,0 0,3 0,3 0,3 0,1 26 Centraliserin - administrationsområdet - borerservice 0,0 0,2 0,2 0,2 0,0 27 Græsarealer effektiviserin klipnin vejrabatter 0,0 0,1 0,2 0,2 0,0 28 Effektiviserin o omoraniserin produktionen på køkkenområdet 0,0 0,0 0,3 0,3 0,0 29 Kørselskontor, version 2.0 0,0 0,2 0,3 0,3 0,0 30 Fase 2-projekter: Skærmløsniner o taleenkendelse Robotter o droner Ejendomme o kloe kvadratmeter samt forsynin - bru ressourcer Centraliserin 0,0 2,7 5,5 7,4 Systemoprettelse, onboardin mv. I alt 0,5 14,0 25,1 30,0 16,0 Note: Differencer skyldes rundiner. For så vidt anår projekt 1 Ejendomme o kloe kvadratmeter er der estimeret et forventet salsprovenu (for fase 1) på i alt ca. 5 mio. kr. Dette beløb kan anvendes til at nedbrine renter o dra på optane lån. 6
Nedenfor fremår hovedelementerne for hvert projekterne. Hvert projekt er uddybende beskrevet i det efterfølende snit 3. Projekt 1. Ejendomme o kloe kvadratmeter Med dette projekt vil vi effektivisere bruen kommunens byniner o derved reducere driftsudifterne til el, vand, varme samt renørin o vedlieholdelse byninerne. Vi år fra mursten til velfærd ved at reducere driftsudifter til overflødie kommunale ejendomme Der skfes provenu ved sal overflødie kommunale ejendomme Fællesskaber fremmes ved at rykke foreniner, aktiviteter o borere sammen på nye måder Projekt 2. Tværfali rehabiliterinsmodel Med dette projekt vil vi intensivere bruen rehabiliterin, så borerne bliver mere selvhjulpne o dermed får et mindre behov for ydelser, samtidi med at borerne oplever en forbedret livskvalitet. Medarbejderne taer udanspunkt i borerens behov med fokus på rehabiliterin, trænin, hjælpemidler o velfærdsteknoloi før den kompenserende hjælp Borerne kender ene mål o har selv været med til at sætte dem Rehabiliterinsforløbene indebærer, at o 60% er helt selvhjulpne o 40% er delvist selvhjulpne o 90% oplever en forbedret helhedsrelateret livskvalitet o funktionsevne Projekt 3. Fremme det nære sundhedsvæsen Med dette projekt vil vi oprette nye akutpladser med henblik på at mindske behovet for indlæelser ældre på hospitalerne. To midlertidie pladser konverteres til akutpladser med henblik på at sikre nødvendi syeplejefali behandlin tæt på borerens nærmiljø Akutpladserne forebyer indlæelser ældre på syehuse Ansættelse syeplejerske til varetaelse akutfunktionen inkl. akutpladserne om natten Projekt 4. Bru læeerklæriner Med dette projekt vil vi nedbrine udifterne til både læeerklæriner o udifter til overførselsindkomster ennem effektiviserin o tættere samarbejde. Effektiviserinspotentialet sikres ved en reduceret anvendelse læeerklæriner o en reduktion borerens varihed på overførselsindkomst Gennem et tættere samarbejde med de praktiserende læer opnås højere kvalitet i saerne Der sker en forkortelse i variheden syemeldinen 7
Projekt 5. Reoraniserin virksomhedsservice Med dette projekt vil vi effektivisere virksomhedsservice ennem en styrkelse de overordnede fælles mål, homoenitet o den tværfalie koordinerin internt o i kontakten med virksomhederne. Virksomhederne oplever én fælles koordineret virksomhedsservice i kontakten med jobcentret Den enkelte borer sikres en reduceret lietid ved henvisnin til virksomhedsservice Virksomhederne oplever en professionel, smidi o homoen service, uanset hvorhen i jobcenteret o hvilken virksomhedskonsulent, de har kontakt med Projekt 6. E-handel, bedre compliance o professionaliserin indkøb Med dette projekt vil vi udbrede E-handlen til flere områder, udnytte de allerede indåede taler bedre o effektivisere indkøbsprocesserne. Højere rad e-handel på de taler, som allerede nu kan e-handles. Det medfører effektiviserin i forhold til både varekøb, varemodtaelse o fakturerin Opnåelse højere compliance, baseret på en bedre dialo mellem indkøbsdelinen o indkøberne, så det sikres, at varerne på indkøbstalerne dækker forvaltninernes o institutionernes behov Effektiviserer processen for indkøb varer o tjenesteydelser, således at indkøb varetaes færre medarbejder med større erfarin i bru Rakat o tilbudsindhentnin o fakturerin. Forslaet vil understøtte forslaene om mere e- handel o højere compliance, samtidi med at der hurtiere kan indås fordelatie indkøbstaler o sikre tilstrækkeli viden, så talerne indeholder de fornødne produkter Projekt 7. Nye taler på tjenesteydelser, bru SKI-taler ved rådivnin Med dette projekt vil vi effektivisere indkøb tjenesteydelser ennem dels øet bru SKItaler ved køb tjenesteydelser o dels øet anvendelse konkurrenceudsættelse. Effektiviserin indkøb ennem taler i SKI o via konkurrenceudsættelse nye områder med henblik på at opnå lavere priser I da købes der ind fra an til an ved eksempelvis konsulentydelser, o der konkurrenceudsættes ikke nødvendivis på en optimal måde Projekt 8. Laerstyrin Med dette projekt vil vi effektivisere laerstyrinen ved at oprette fælles depoter o dermed styrke transparens o større fælles udnyttelse, så vi opnår lavere priser. Afdæknin optimerinspotentiale ved fælles depot på rådhus ift. relevant APV udstyr o it-udstyr Sikrin relevant udval på skolernes o rådhusets depot samt transparens i forhold til priser, så bruere kan væle ansvarlit Laerstyrin maskiner på pedelområdet, så pedellerne ikke kører foræves til opaver 8
9
Projekt 9. Optimerin datilbudsområdet Med dette projekt vil vi sikre større fleksibilitet i kapaciteten vuestuepladser o daplejepladser - o på den barund imødekomme både borernes behov samt fremme den bedst mulie kapacitetsudnyttelse. Der sker en optimerin kapacitetsudnyttelsen på datilbudsområdet ved at tillade større fleksibilitet ift. hvorvidt der tilbydes vuestuepladser eller daplejepladser Der sikres et samlet overblik over kapaciteten i de forskellie distrikter både for dainstitutionerne o dapleje, herunder en beskrivelse kortsitede o lansitede muliheder for at tilpasse kapaciteten Der oprettes en styreruppe der har beføjelser til at justere kapaciteten o skal udarbejde 2 måneders-, 4 måneders- o 8 måneders-kapacitetspronoser Projekt 10. Effektiviserin på arealdrift Med dette projekt fokuseres på, at udnytte de nuældende reler for at opnå landbrusstøtte til arealer i Hindsavl. Det har i en årrække ikke været mulit at opnå landbrusstøtte til arealerne på Hindsavl på rund den danske administrationspraksis for EU-støtte Med udanspunkt i en ny domstolsørelse er det blevet mulit at opnå støtte Projekt 11. Diitaliserin o automatiserin i Jobcenter, Borerservice, Løn o økonomi Med dette projekt vil effektivisere ved, at borerne i øet omfan ansøer diitalt om en række ydelser. Desuden vil vi effektivisere vore processer, så både borere o virksomheder vil kunne svare os tilbae diitalt. Diitaliserinen omfatter en række forskellie procedurer o blanketter: Flekslønstilskud, læereniner, helbredstillæ, bruerkontrolrapport til leder, debitorstemnin, boføriner, ansførin IT bruere m.m., indberetnin dapenerefusion ved sydom m.fl. Målet er at sikre en effektiviserin dels de interne processer, dels processer med borerne via nye teknoloier Projektet hætes op på Middelfart Kommunes diitale stratei Projekt 12. Betalinsplaner Med dette projekt vil vi sikre en automatisk boførin en lan række entane reniner (kaldes betalinsplaner) o dermed effektivisere arbejdsprocesserne med betalin reniner bredt i oranisationen. Bedre udnyttelse økonomisystemet til at sikre automatisk boførin entane reniner. Dette betyder, at faste elektroniske fakturaer automatisk bliver konteret, odkendt, betalt o boført ennem indførelse betalinsplaner Effektiviserin ved at minimere tidsanvendelse hos boførinsenhederne (skole, dainstitution eller forvaltnin m.v.) 10
Projekt 13. Mellemkommunal refusion Med dette projekt vil vi effektivisere processerne for hjemtanin refusion o dermed sikre at vi får de refusioner som vi er berettiet til. Vi vil effektivisere ennem hjemtanin refusion på tværs de falie områder Vi vil i særli rad fokusere på mellemkommunale krav over for betalinskommunen i forhold til PPR, børn o Une, undervisnin, dapleje, dainstitutioner, arbejdsmarkedsområdet, ældreområdet o handicap/psykiatri Der vil ske en identifikation manlende opkrævniner o fejlbetaliner Projekt 14. Asfalt (samarbejde om udbud) Med dette projekt vil vi sikre at vi ennem et samarbejde om udbud asfaltarbejder med andre kommuner får lavere priser o højere kvalitet. Vi vil indå et tværående samarbejde med Assens o Nordfyn med henblik på at opnå lavere priser o højere kvalitet på asfalt Øe kvaliteten det udførte arbejde med henblik på at belæninerne får en lænere levetid Bedre kvalitative o økonomiske tilbud ennem konkurrenceudsætnin Projekt 15. Tættere opfølnin på kontrakter på skoleområdet Med dette projekt vil vi effektivisere kontraktstyrinen ift. elever, som benytter specialiserede skoletilbud i andre kommuner samt private skoletilbud: Omfanet støttetimebevilliner til børn i skoletilbud i andre kommuner reduceres. Serviceniveauet skal så vidt mulit tilpasses til det serviceniveau, der er ældende i Middelfart Kommunes eet skoletilbud Systematisk o reelmæssi opfølnin på mellemkommunale elever, bl.a. via besø i skoletilbud, hvor pladskøbet eller støttetimekøb har et væsentlit omfan Målet er, at omfanet eksternt pladskøb reduceres i videst mulie omfan Projekt 16. Reduceret anvendelse eksterne specialundervisninstilbud Med dette projekt vil vi effektivisere via bedre udnyttelse den kapacitet, viden o de kompetencer, der eksisterer i kommunen ift. elever med sociale o emotionelle o indlærinsmæssie vanskeliheder: Flest mulie elever med særlie behov skal visiteres til kommunens ene specialundervisninstilbud Pladskøb på specialskoler i andre kommuner skal i videst mulie omfan berænses Pladskøb på private specialskoler i o udenfor Middelfart Kommune berænses 11
Projekt 17. Diitaliserin arbejdsane i handleuiden Med dette projekt vil vi effektivisere handleuiden til opsporin o håndterin børns mistrivsel via en diital indsamlin o bearbejdnin: Siden 2015 er der arbejdet systematisk med handleuiden til opsporin o håndterin børns mistrivsel i såvel skoleområdet som datilbudsområdet Processerne kan effektiviseres ennem en diitaliserin indsamlinen o bearbejdninen rapporter Effektiviserinspotentialet består sparet arbejdstid på reistrerins- o analyseopaver Projekt 18. Decentral forankrin specialpædaokorpset Med dette projekt vil vi effektivisere via et mere decentralt oraniseret specialpædaokorps: Specialpædaokorpset er omoraniseret, så det i videst mulie omfan bliver mere decentralt forankret i institutionerne. Der kan føleli realiseres en effektiviserinsevinst på transporttid o transportudifter Specialpædaoerne skal i størst mulit omfan være til stede som en ressource i dainstitutionerne. Den effektive tid med børnene maksimeres Projekt 19. Kompetenceudviklin øet bru netværket i sociale børn o unesaer Med dette projekt vil vi effektivisere som føle øet bru netværket i sociale børn o unesaer: Gennem en øet bru o understøttelse børn o unes netværk vil der ske en lastnin udifterne til de forebyende o anbrinende foranstaltniner Særli fokus på i højere rad at brue netværket ved behov for lastnin o anbrinelser i såkaldt netværkspleje Effektiviserin ennem mindre anvendelse professionelle plejefamilier. Mindreforbru til lastnin o til fuldtidspleje Projekt 20. Optimerin momsrefusion Med dette projekt vil vi effektivisere Middelfart Kommunes hjemtaelse momsrefusionen fra Økonomi- o Indenrisministeriets momsordnin såvel som Skatteministeriets momsordnin: Manlende momshjemtaelse som føle boførinsfejl skal i videst mulie omfan elimineres Kontrolprocedurer skal sikre, at de momsfejl, der løbende opstår, korrieres Fokus på procedurer for systematisk efteruddannelse o opdaterin medarbejdere, når momsrelerne ændrer si 12
Projekt 21. Optimerin finansielle forhold - nettorenteudifter Med dette projekt vil vi effektivisere Middelfart Kommunes finansielle forhold for så vidt anår renteudifter. Effektiviserinen via en reduktion i renteudifterne sker således: Reduktion i nettorenteudifter ennem en kombineret optimerin kommunens låneportefølje, rentedæknin, værdipapirer, samt ved optimal styrin reninsflowet o dermed likviditetstrækket Mellemkommunale reniner mv. optimeres, så kommunens kontante udlæ minimeres. Opkrævniner foretaes så vidt mulit månedlit i stedet for kvartalsvis, halvårlit eller årlit Fokus på øvrie optimerinsmuliheder, herunder morarenteopkrævnin på restancer Projekt 22. Optimerin opkrævninsindsatsen Med dette forsla vil vi effektivisere den samlede opkrævninsindsats, således at tab på tilodehavender imødeås o forebyes via tidli o konsekvent aeren på manlende betaliner: Fast procedure for automatiske rykkerkørsler, hvor krav o manlende overholdelse betalinstaler forføles så snart de konstateres Borere, der misliholder betaliner, skal kontaktes med henblik på at indå o føle op på drasordniner Omfanet nedsla/sla på rykkerebyrer o morarenter ved forsinket betalin reduceres Ved betalinstvist om mellemkommunale krav sker klarin hurtist mulit Projekt 23. Effektiviserin forsikrinsområdet Med dette forsla vil vi ennemføre effektiviseriner på forsikrinsområdet i Middelfart Kommune: Effektiviserin forsikrinsudifterne ennem øet selvforsikrin på byniner, løsøre/biler, ansvar, arbejdsskade, LAB mv. Hjemtaelse behandlin arbejdsskader, forhøjelse selvrisici eller selvforsikrin på områder ud over arbejdsskader Genvurderin den satte beløbsramme til forebyelse forsikrinsskader Projekt 24. Nytænknin 10. klasse Med dette forsla vil vi effektivisere via en omlænin det nuværende 10. klassestilbud, så tilbuddet bliver mere attraktivt for ruppen 16-17 årie. Ny lovivnin på området ør det både mulit o nødvendit at nytænke 10. klassestilbuddet. Effektiviserin sker ved at flere une væler et 10. klassestilbud i Middelfart Kommune, frem for at væle et 10. klassestilbud i andre kommuner eller i private skoletilbud 13
Projekt 25. Videomøder internt o eksternt Med dette projekt vil vi effektivisere via anvendelse videomøder i hverdaen - det være si eksempelvis i forhold til borere der modtaer syepleje, hjemmepleje, trænin, 85-hjælp eller mentorforløb. Projektet omfatter videomøder, der involverer borere der modtaer syepleje, hjemmepleje, trænin, 85 hjælp eller mentorforløb mv. Videomøder kan endvidere anvendes ift. telemedicinske løsniner, børn- o uneområdet ved eksempelvis tværfalie møder uden forældre-deltaelse Øet effektivitet opnås ved ennem videomøderne at sikre, at arbejdsane med både borere o medarbejdere øres enklere, således at borere lettere kan deltae i eenomsor o behandlin Der sker en bedre udnyttelse tidsmæssie ressourcer o der bliver mindre transporttid. Projektet sikrer bedre relationel o fali koordinerin o et større fokus på fælles falie prioriteriner Projekt 26. Centraliserin - administrationsområdet - borerservice Med dette projekt vil vi effektivisere omstillinen i administrationsområdet på Ældreområdet o i Borerservice: Gennem sammenlænin omstillinen i administrationsområdet på Ældreområdet o Borerservice sikres bedre service for borerne, idet bemandinen kan øes i det travle tidsrum mellem kl. 8-13. Derved forventes den ennemsnitlie ventetid samlet set at kunne reduceres Sikre bedre udnyttelse de samlede ressourcer, idet toman mellem opkald i højere rad kan undås Sikre bedre arbejdsvilkår i bee deliner Projekt 27. Græsarealer effektiviserin klipnin vejrabatter Med dette projekt vil vi effektivisere Middelfart Kommunes klipnin vejrabatterne: Tidliere blev vejrabatter o røfter slået en an i foråret o en an i efteråret. Efterårsslåninen har primært et kosmetisk formål, hvorfor projektet har til formål at effektivisere den kosmetiske klipnin om efteråret Effektiviserinen påbeyndes på udvalte strækniner for at klarlæe konsekvensen ændrinen i metoden Målet er færre udifter til slånin vejrabatter o røfter 14
Projekt 28. Effektiviserin o omoraniserin produktionen på køkkenområdet Med dette projekt vil vi effektivisere o omoranisere produktionen dønkosten til plejehjemsbeboere på køkkenområdet: Målet er at effektivisere produktionen dønkosten til plejehjemsbeboer på køkkenområdet ved en sammenlænin drift o personale i køkkenerne på plejehjemmene Skovade o Fænøsund Ceen i Skovade lukker, o der vil kun være personale til stede i køkkenet i Skovade få timer om daen Projektet sikrer en mere effektiv bru personaleressourcerne ved en sammenlænin personaleruppen samt ved større fleksibilitet i personaleruppen Projekt 29. Kørselskontor, version 2.0 Med dette projekt vil vi analysere o estimere effektiviserinspotentialet vedrørende udifter til befordrin ved at se befordrinsopaven på tværs i hele Middelfart Kommunes oranisation: Mål med projektet er at estimere effektiviserinspotentialet vedrørende udifter til befordrin, ved at analysere o vurdere befordrinsopaven på tværs Middelfart Kommunes oranisation Målet er, at al dacenterkørsel under Social o Sundhed skal revisiteres Ressourcer anvendt til vedlieholdelse kommunens biler skal optimeres 15
Fase 2-projekter Med deadline i februar 2020 vil effektiviserinspotentialet i nedenstående projekter være identificeret. Analyseprocessen har vist, at der er behov for en dybereående analyse førend projektets effektiviserinspotentiale kan identificeres. 1. Skærmløsniner o taleenkendelse Vi vil undersøe om der er et effektiviserinspotentiale i bru skærmløsniner til kommunikation med kolleer på andre fysiske adresser i lihed med de effektiviserinspotentialer der ses i forhold til dialo med borere via nye teknoloier. Lieledes vil vi undersøe effektiviserinsevinsterne ved at brue talekendelse (tale til tekst) via ny teknoloi. Afrænsninen er i første oman det administrative område, men det skal oså vurderes om der er potentialer i hele oranisationen. 2. Robotter o droner Den nye teknoloi inden for robotter o droner er i stærk freman o vi vil undersøe hvor i Middelfart Kommune at disse teknoloier kan komme spil i forhold til effektiviserin driften o forbedret arbejdsmiljø for medarbejdere som har tune løft eller arbejder med svært tilænelie steder. Gruppen inddraer alle forvaltninsområder med henblik på en bred vurderin potentialet ved bru robotter o droner. 3. Ejendomme o kloe kvadratmeter samt forsynin Det foreløbie arbejde med projektet Ejendomme o kloe kvadratmeter har ht karakter en foranalyse, hvorfor der som fase 2 iværksættes en nærmere analyse o vurderin kommunens ejendomme. Middelfart Kommune ønsker således med fase 2-projektet at ennemføre en analyse, som skal anvise veje til at optimere den kommunale byninsmasse. Målet er at friøre ressourcer der efterfølende kan disponeres over, herunder anvendes til kommunens kerneopaver. Analysen skal anskue den kommunale byninsmasse som en fælles ressource på tværs sektorerne i kommunen samt anvise veje til, hvordan den samlede ejendomsmasse kan udnyttes, indrettes o vedlieholdes bedre, sådan at flere borere, bruere o foreniner kan brue de samme lokaler henover dønet, uen o året. Projektet involverer alle kommunale ydelser: Alle ejendomme, som benyttes borere o medarbejdere, dvs. både lejede o ejede byniner, indår i analysen. Analysen koncentrerer si om følende tre temaer: 1. Optimerin ejendomskapaciteten ennem udarbejdelse rokadespor, hvor bruerne en matrikel flyttes sammen på en anden matrikel (fx en skole, hvor der i et 24/7- perspektiv er ledie kvadratmeter). Rokadesporene munder ud i en række konkrete forsla til, hvor o hvordan antallet byninskvadratmeter kan reduceres, under hensyntaen til nuværende o fremtidi behov 16
2. Estimerin det økonomiske potentiale ved friørelse ressourcer på ejendomsområdet. Enerioptimerin skal lieledes indå - fx undersøe muliheder for anden ventilation, effekt faldende eneripriser mv. 3. Optimere udifterne til forsynin. Forsyninsudifterne omfatter både udifter til el, vand (herunder spildevand) o fald. Projektet skal analysere hvorledes der kan udvikles incitamenter, som de decentrale enheder (matrikler) kan styre o handle efter med henblik på at reducere forbruet forsyninsarterne. I projektet indår tillie er, som kan understøtte, at incitamenterne for at sikre et mindreforbru forsyninsarterne omsættes til handlin. 4. Centraliserin Middelfart Kommune har udstrakt decentraliserin. Dette har mane fordele, men betyder oså at en række opaver som ikke falder inden for enhedens primære falie kvalifikationer. Hypotesen er at vi med et andet snit på decentraliserinen kan effektivisere disse opaver, da de ansvarlie så vil have dette som deres falihed o primære arbejdsopave. Der skal nedsættes et antal brede tværående arbejdsrupper med henblik på at finde eventuelle potentialer ved centraliserin. 5. Systemoprettelse, onboardin mv. Vedrører bedre arbejdsane i forhold til modtaelse o indkørin nye medarbejdere, hvor vi vil arbejde med at effektivisere processen for ansættelsesudvalenes arbejde med ansættelse nye medarbejdere, herunder undersøe mulihed for systemunderstøttelse. Desuden vil vi kie på effektiviserin processerne o arbejdsanene omkrin ansættelsen o IT-oprettelser. Endeli vil vi undersøe om introduktionen nye medarbejdere o ledere kan optimeres fx ved bru IT. 17
3 Projektoversiter Projekt 1: Kloe, multifunktionelle kvadratmeter Forsla Område: Alle kommunale områder/ejendomme er i spil. Middelfart Kommune ejer o driver ca. 165.000 m2 byninsareal. Byninsmassen skal anskues som en fælles ressource på tværs sektorerne i kommunen, o det er projektets intention at anvise merudnyttelse o sammenlæniner, således at ejendomsmassen udnyttes, indrettes o vedlieholdes bedst mulit. Forslaet indeholder konkrete forsla til optimerin, frasal o rokader, under hensyntaen til de nuværende o eksisterende behov. Barunden for forslaet Ejendomscentret har screenet samtlie kommunale byniner med henblik på optimerin, sammenlænin eller frasal, hvor det primære fokus er nedbrinelse driftsudifter, der enererer en vedvarende besparelse. I forslaet er peet på et antal sammenlæniner som friiver kvadratmetre, der iver mulihed for enten frasal eller nedrivnin. Det vurderes, at udnyttelsen flere kommunale byniner kan optimeres, med en reduktion driftsudifterne til føle. Investeriner er en forudsætnin for forslaets realiserin. Realiserin forsla Nedbrinelse driftsudifter til kommunale ejendomme Frasal overflødie kommunale ejendomme Optimeret udnyttelse kommunale ejendomme Manlende forandrinsparathed i forhold til at flytte fra kendte matrikler til nye matrikler. Manlende helhedssyn på tværs delinerne. Mindre salsprovenu end antaet, rundet mindre efterspørsel. Ressourcer, er o tidshorisont Måned/år: Januar 2020 Anders Kjærved Ressourcer: Medarbejder År ressourcer 2019 2020 Ejendomscentret: 0,5 årsværk Byninsbruere: Ukendt 2021 Ejendomscentret: 0,5 årsværk Byninsbruere: Ukendt 2022 Ejendomscentret: 0,5 årsværk Byninsbruere: Ukendt Investeriner for ennemførelse: IT understøttelse/diital løsninsmodel (undersøes pt.) Forventede effekter År Investeriner effektiviserin 2019 0,0 0,0 0,0 2020 0,0 0,0 0,0 2021 3,7-2,0 1,7 2022 0,0-2,0-2,0 fordelin o evinst Bemærk Nærmere fordelin, herunder mindreforbru o somko stniner hæner valte modeller, do berøres primært skole o datilbud Diital løsninsmodel undersøes pt. Foreløbi ikke estimeret Nærmere fordelin, herunder mindreforbru o somkos tniner hæner valte modeller, do berøres primært skole o datilbud 18
Projekt 2: Tværfali rehabiliterinsmodel Forsla Barund Realiserin forsla Ressourcer, inv. o tid Forventede effekter Formålet med projektet At alle medarbejdere Måned/år: Januar 2020 År Investeriner Driftseffektiviserin er at videreudvikle o tænker rehabiliterin, implementere en Jeanette Rokbøl 2019 0,3 0 0,3 trænin, rehabiliterende kultur Ressourcer: blandt medarbejderne. hjælpemidler, Medarb.ressourcer 2020 1,2-1,0 0,2 Den demoriske velfærdsteknoloi før År 2021 1,2-2,0-0,8 udviklin vil medføre den kompenserende en stinin ældre, hjælp. 2022 0,9-2,0-1,1 der har behov for hjælp At der er lavet fra det offentlie. Projektleder PSP elementer SMART mål hos 90% Samtidit vil det blive fordelin 40260900000 : Syepleje: en udfordrin at skfe borerne. 0,3 mio. kr. X-0004013003- de nødvendie Alle borere kender o evinst 2019 0,5 mio. 00001: 0,250 mio. medarbejdere, pa. ene mål o selv har kr.. 20-2022. kr. 2020, 0,5 mio. rekrutterinsproblemer. været med til at Uddannelse kr. i 2021 o 2022 Ydermere er m.m. Socialområdet sætte dem udviklinen o X- X-0000403007- Rehabiliterinsforløb: kompleksiteten 0040269001-00006: 0,150 mio. pleje- o - 60% er helt 00001: 0,7 kr. 2020 o 0,3 mio. behandlinsopaver selvhjulpne mio. kr. i 2020, kr. i 2021 o 2022 stiende. - 40% er delvist 0,5 mio. 2021 Hjemmepleje Syehusene udskriver selvhjulpne o 0,2mio. kr. i X-0040241000- borerne hurtiere med 2022. 00002 :0,6 mio. kr. i - 90% oplever en kommunale Øede ud. 2020 o 1,2 mio. kr. forbedret foranstaltniner til Hj.midler. i 2021 o 2022. helhedsrelateret føle, o der omlæes Xflere fra stationær til livskvalitet o 0040242020- ambulant behandlin. funktionsevne. 00014: 0,2mio. For at sikre en od kr. 2021-2022 service for borerne, er der derfor behov for at kommunen ændrer den måde, som opaverne løses på. Område: SSU Rehabiliterin skal være en del kulturen i forvaltninen, hvor alle i fællesskab taer udanspunkt i borerens ønsker o drømme for livet. En rehabiliterende kultur iver den enkelte borer mulihed for aktivt at være deltaende i at mestre sit eet liv lænst mulit. Der skal etableres et rehabiliterinsteam, som skal varetae de korte rehabiliterinsforløb, som er et tidsrænset forløb. Rehabiliterinsforløbet føler en systematisk procedure, som oftest vil være tværfali. Borerens behov ør raden tværfalit samarbejde, f.eks. bostøtte, pleje, demenskoordinator m.fl. Rehabiliterinsteamet etableres i rehabiliterinscenteret, som en udående funktion. Der tilføres ressourcer fra de andre områder, undtaet trænin som er en del en. Projektet trækker på erfariner fra Roskilde Kommune, der viser, at der er behov for en indkørinsfase. Hvis denne indkørinsfase er lænere i Middelfart Kommune, risikerer effektiviserinspotentialet at blive mindre frem til 2022 o dermed indtræffe senere i årene efter. 19 Rehabiliterinscenteret, hjemmeplejen, socialdelin, syeplejen o trænin. Ansættelse projektleder. Opstart auust med løbende møder. Oprettelse rehabiliterinsteamet, så det er klar til at starte op 1/1-2020 20 Samtlie medarbejdere. Der skal brues tid på implementerin den rehabiliterende kultur. 21 Løbende opfølnin i forhold til nye medarbejdere 22 Løbende opfølnin i forhold til nye medarbejdere Inv. for ennemførelse: Der ansættes en projektleder for 3 år. Der reserveres midler til kompetenceudviklin medarbejdere. Fra 2021 reserveres der oså midler til hjælpemidler for at sikre så mane som mulit bliver selvhjulpne. Der ansættes en fysioterapeut, som skal varetae rehabiliterinsforløbene sammen med øvri personale. Der reserveres midler til er løndifferencen mellem en sosuhjælper o en fysioterapeut. I vurderinen det økonomiske potentiale er der lavet en sammenlinin med Roskilde Kommune som har arbejdet målrettet med rehabiliterinen siden medio 2015. Roskilde Kommune er lidt over dobbelt så store som Middelfart Kommune. Det første år viste inen økonomisk effekt. I 2017 viser bereniner at deres udifter til hjemmepleje o syepleje er ca. 6 mio. kr. (netto) lavere end forventet i forhold til demorisk udviklin. Omsat til Middelfart Kommune svarer det til 3,0 mio. kr. Det vurderes at Middelfart Kommune har et andet udanspunkt, idet man har arbejdet rehabiliterende. Derfor vurderes den samlede effektiviserinsevinst ved en ny mere målrettet indsats at være 2,0 mio. kr. når den nye model er fuld implementeret. 19
Projekt 3: Fremme det nære sundhedsvæsen Forsla Område: Sundhedsdelinen herunder syeplejen, rehabiliterin o enoptrænin. Desuden hjemmeplejen, almen praksis o øvrie reionale sundhedstilbud herunder tilrænsende hospitaler (OUH, SLB Koldin/Vejle). Kort beskrivelse: Etablerin 2 akutpladser i rehabiliterinssnittet på Konshøjcentret som led i kommunens funerende syepleje-akutfunktion. Etablerinen sker ved at der konverteres 2 midlertidie pladser til akutpladser. Pladserne etableres mhp. at sikre nødvendi syeplejefali behandlin i tæt relation til borerens nærmiljø hos borere, der har bru for en tidli indsats med henblik på klarin o vurderin eller hos borere der har behov for en opfølende indsats i forbindelse med udskrivelse fra syehus. Sideløbende med vil der ske en Implementerin TOBS o teamtavler i hjemmeplejen i samarbejde med syeplejen Barunden for forslaet Akutfunktionen er i da en udekørende sye-plejefunktion dækket særli syeplejerske da o ten. Etablerinen 2 akutpladser siter mod at styrke det nære sundhedsvæsen i borerens nærmiljø, at forebye unødvendie (en-) indlæelser samt at sikre tidli hjemtanin borere efter endt syehusbehandlin. Ved ennemførelse forslaet vil borere med disse behov o læeli henvisnin kunne tilbydes tættere o mere kontinuerli observation samt øede kompetencer til varetaelse læeli o syeplejefali behandlin samt udrednin i tæt samarbejde med den behandlinsansvarlie læe. Syeplejersker med akutfunktionen da, ten o nat vil i kombination med øvri akutfunktion varetae den syeplejefalie behandlin på akutpladserne. Realiserin forsla Analyse eksisterende akutfunktion, samarbejde o opaveportefølje. Forebye indlæelser ældre på syehuse. Ansættelse syeplejerske til varetaelse akutfunktionen inkl. akutpladserne om natten. Indkøb udstyr o inventar. Udarbejdelse tale i rei Sundhedstalen mhp. stemnin kapacitet, klarin rammer for funktionen, ansvars- o opavefordelin, samarbejde o kommunikation herunder henvisnin. Kompetenceudviklin o undervisnin øvrit tilknyttet syeplejefalit personale inkl. social- o sundhedsassistenter knyttet til rehabiliterinssnittet. Projektfase Implementerin TOBS o teamtavler i plejen o samarbejde med syeplejen. Udarbejdelse / opdaterin nødvendie instrukser for akutfunktion o bru medhjælp. Kapacitetsudnyttelsen bliver laver end forventet. Denne risiko er håndteret ved at der indledes med to akutpladser, således at dette antal kan stie, hvis Ressourcer, er o tidshorisont Medio 2. kvartal 2020 Jeanette Rokbøl Ressourcer: Medarbejder ressourcer År 19 Analyse eksisterende akut-funktion, samarbejde o opaveportefølje Kompetenceudviklinsplan spl + SSA rehabiliterinss. Påbeynde indåelse tale i rei Sundhedstalen Indkøb inventar o udstyr. 20 ½-åri projektfase TOBS, teamtavler o kompetenceudviklin i plejen Spl i plejen Færdiøre indåelse tale i rei Sundhedstalen Ansættelse syeplejerske til varetaelse akutfunktionen om natten Investeriner for ennemførelse: Der investeres i en ekstra syeplejerske o der konverteres en Social- o sundhedshjælperstillin i nattevat til en akut-syeplejerske i nattevat. Udifter til servicepakken til borere på akutpladserne. Forventede effekter År Investeriner effektiviserin 2019 0,650 0-0,650 2020 1,200-2,000-0,800 2021 0,800-3,800-3,000 2022 0,800-3,800-3,000 fordelin o evinst Bemærk Omkostnins- Steder: 40260900000: 0,5 mio. kr.: 40130000001: 0,2 mio. kr. PSP elementer X-0040269001-00001 0,2mio. kr. 2019 o 0,1 mio. 2020-2022 Investerinsudift en lier indenfor servicerammen. Omkostninssteder (nr. & beløb): PSP elementer X-0000401006-00001 2,0 i 2019 herefter 3,8 mio. kr.: Effektiviserinsevinsten lier alene på den aktivitetsbestemt e medfinansierin som lier udenfor servicerammen. 20
der viser si et behov herfor. I 2019 vil der være etablerinsudifter, herunder indkøb TOBS-tavler. Projekt 4: Bru læeerklæriner Forsla Barunden for forslaet Realiserin forsla Ressourcer, er o tidshorisont Forventede effekter Område: Forslaet vedrører nedbrinelse udiften til læeerklæriner samt reduktion udift til overførselsindkomst. Bee områder hører under BAU. Middelfart Kommune ønsker at kvalitetsudvikle samarbejdet mellem Jobo Vækstcenteret o de praktiserende læer for kommunens syemeldte borere. Effektiviserinspotentiale t opnås dels via reduceret anvendelse læeerklæriner, dels ved en reduktion varihed på overførselsindkomst. I da anvendes statuserklæriner (LÆ 125) i det socialtlæelie samarbejde, hvor kommunen får bekræftelse en boreres sundhedstilstand. Projektets formål er at opnå et tættere samarbejde med de praktiserende læer, hvilket kan opnås ved øet borerinddraelse o ved rundbordssamtaler ved borerens een læe. Et tættere samarbejde med de praktiserende læer iver højere kvalitet i saerne. Forkortelse variheden syemeldinen. Reduceret bru læeerklæriner. Risikoen vurderes at være lav, idet reduktion læeerklæriner vurderes at være realistisk. Måned/år: Juli 2019 Per Rasmussen Ressourcer: Medarbejder År ressourcer 19- Afholdelse 22 rundbordssamtaler: Klares inden for nuværende ressourcer. Investeriner for ennemførelse: Inen År Investeriner effektiviserin 2019 0-0,5-0,5 2020 0-0,5-0,5 2021 0-0,5-0,5 2022 0-0,5-0,5 fordelin o evinst 0 XG-0000617004-00001 -0,2 XG-0000603000-00001 -0,1 XG-0000605005-00002 -0,1 XG-0000613000-00001 -0,1-0,5 Bemærk 21
Projekt 5: Reoraniserin virksomhedsservice Forsla Område: Forslaet vedrører en reoraniserin virksomhedsservice i Job- o Vækstcentret indenfor - BAU (løn- o ydelsesudifter) o ØU (lønudifter) Virksomhedsservice er i da etableret som mindre teams hvor konsulenterne taer udanspunkt i hvilke borermål-rupper de særlit arbejder med. For at styrke arbejdet med det overordnede fælles mål, homoenitet o en tværfali koordinerin internt o i kontakten med virksomhederne, samles alle virksomhedskonsulenter i én enhed hvor konsulenterne kan arbejde med flere forskellie målrupper. Barunden for forslaet Nuværende oraniserin ved mindre teams med udanspunkt borermål-rupper skal understøtte den falie o specialiserede viden som er vitit i mødet med virksomhederne o borerne. Der opleves do at de forskellie teams har skiftende belæninsrader o at små teams kan være særlit sårbare i forhold til eks. sydom/ferie. Vurderinen er, at konsulenternes falie o specialiserede indsit fortsat skal prioriteres højt, men at en samlet konsulentenhed kan kombinere både den falie viden med mere ensartet serviceniveau, stordriftsfordele, samarbejde o vidensdelin. Realiserin forsla at virksomhederne oplever én fælles koordineret virksomhedsservice i kontakten med jobcentret, at videndele o hurtit videre-koordinere de opaver, den enkelte konsulent ikke umiddelbart selv kan løse for virksomhederne. at sikre den enkelte borer en reduceret lietid ved henvisnin til virksomhedsservice, at oparbejde en større tværående viden o opmærksomhed hos den enkelte konsulent, at virksomhederne skal opleve en professionel, smidi o homoen service, uanset hvorhen i jobcenteret o hvilken virksomhedskonsulent, de har kontakt med, at øre det endnu mere synlit o overskuelit for virksomheden, hvilken service jobcentret samlet kan tilbyde. Risikoen vurderes at være lav, da reoraniserinen kan implementeres relativt Ressourcer, er o tidshorisont Måned/år: Januar 2020 Per Rasmussen Ressourcer: Medarbejder År ressourcer Forslaet kræver ikke ekstra ressourcer at ennemføre. Investeriner for ennemførelse: Understøttes ved nuværende IT-redskaber. Forventede effekter Investeri År n effektiviserin 22 2019 0 0 0 2020 0-2,1-2,1 2021 0-2,1-2,1 2022 0-2,1-2,1 fordelin o evinst Bemærk 0 BAU: Ydelser konto 5: -0,75 mio. kr. Løn konto 5: -0,90 mio. kr. ØU: Løn konto 6: -0,45 mio. kr. Vurderinen er, at der kan opnås besparelser på konto 5 med to jobkonsulenter o én virksomhedskonsulent på konto 6. En større kontinuitet i saerne forventes derudover at medføre en reduceret lietid for 325 saer, o dermed en besparelse på ydelsessiden.
transparent. Projekt 6: E-handel, compliance o professionaliserin indkøb Skema 1/3 Forsla Barund Realiserin forsla Ressourcer, inv. o tid Forv. effekter ar. for alle delprojekter se skema 1/3 (side 1-3) I da handler man Måned/år: Januar 2020 År Investeriner ofte, som man plejer effektiviserin Mette Jakobsen o fravæler derfor 2019 0 0 0 køb i Rakat til fordel Ressourcer: for opkald eller køb i Medarbejder butik, enten på År ressourcer barund 2020 0,5-0,4 0,1 rapporter o udtræk i for 2021 0,5-1,0-0,5 Indkøbsdelin. transaktionsomkostnin Hjælp til forståelse er, vane eller bru konterin fra 2022 0,5-2,9-2,4 for viden. I da er økonomidelin. manlende forståelse 19 Udarbejdelse indkøb ikke en del Nedsat bruerrupper funktionsbeskrivelsern indkøbere fra oranisationen, e i yderliere analyse stillinsbeskrivelserne. indkøbsadfærd Område: E-handel flere varer i RAKAT (alle) Effektivisere processen for indkøb varer o tjenesteydelser ved i højere rad at købe varer via Rakat i stedet for i fysiske butikker, eller via mail, telefon eller hjemmesider. Reduktion administrative ressourcer relateret til indkøb som føle, at flere varer kan e-handles, hvormed der brues mindre tid. Skærpet ledelsesfokus på at der handles i Rakat på de taler, hvor det er mulit. Reelmæssi opfølnin fra indkøbsdelin på forvaltniners o institutioners bru systemet samt køb på taler, herunder fokus på antallet faktura o beløbsstørrelse. Central understøttelse introduktion o opfølnin nye ledere o medarbejdere i Rakat. Viden om taler forudsætter ofte bru Rakat, hvor talerne kan findes. Synliøre o dermed skabe forståelse for eksempelvis transaktionsomkostnin er ved E-handel ved pædaoiske eksempler iføle bereniner fra Hjørrin: E-handel: 90 kr. Ændret adfærd, så man køber varerne i Rakat. Højere rad E-handel på de taler, som allerede nu kan e-handles, samt at flere taler kan e-handles. Optimerin ledelsesfokus. Indkøbsdelinen kan understøtte med rapporter samt præciserin roller o vejlednin i od indkøbsadfærd. Færre fakturaer, da færre fakturaer vil medføre færre leveriner o dermed mindre miljøbelastnin, billiere priser (da leverin iberenes priserne) samt færre transaktionsomkostniner. Analyse på barund antallet faktura, små ordrer o E-handel o formidlin her. Implementerinen e- handel understøttes i mindre rad, rundet vaner o manlende 20 Udarbejdelse rapporter o udtræk i Indkøbsdelin. 21 Udarbejdelse rapporter o udtræk i Indkøbsdelin. 22 Udarbejdelse rapporter o udtræk i Indkøbsdelin. fordelin o evinst Bemærk Indkøbsdelinen får mandat til at kontrollere, at de definerede roller i od indkøbsadfærd overholdes. Effektiviserinen fordeles ud over alle omkostninssted er i hele oranisationen efter indkøbsvolumen. 23
Køb online/tlf./mail: 175 kr. Køb i butik: 330 kr. forandrinsvillihed i forhold til at ændre adfærd o vaner. Skema 2/3 Forsla Barunden for forslaet Realiserin forsla Ressourcer, er o tidshorisont Forventede effekter areeret for alle delprojekter se skema 1 Område: Bedre Compliance (alle) I højere rad køb varer på de taler, som indkøbsdelinen har indået. Bedre dialo mellem indkøbsdelinen o indkøberne, så det sikres, at varerne på indkøbstalerne dækker forvaltninernes o institutionernes behov. Det fremår allerede den nuværende indkøbspolitik, at der er plit til handle på de fælles taler, der er indået. Allievel bliver der købt ind uden for talen nole ane fordi behovet ikke kan dækkes på talen. Andre ane er forklarinen, at man har andre ønsker til produktet, amle vaner eller ikke kender til talen. Indkøb uden for Rakat øer risikoen for at købe uden for talen. Ofte vil et Compliant køb være billiere i transaktionsomkostni ner o bedre kvalitet, da disse er tjekket ved indåelse talen. Bedre Compliance på indående taler ved hjælp ledelsesfokus på vitiheden at overholde de indåede taler. Indkøb understøtter med udsendelse rapport om compliance. Implementerinen e- handel understøttes i mindre rad, rundet vaner o manlende forandrinsvillihed i forhold til at ændre adfærd o vaner. Måned/år: Januar 2020 Mette Jakobsen Ressourcer: Medarbejder År ressourcer 19 Udarbejdelse rapporter o udtræk på compliance i Indkøbsdelin. Nedsæt bruerrupper indkøbere fra oranisationen, yderliere analyse indkøbsadfærd (40 timer) 20 Udarbejdelse rapporter o udtræk på compliance i Indkøbsdelin. 21 Udarbejdelse rapporter o udtræk på compliance i Indkøbsdelin. 22 År Investeriner Driftseffektiviserin 2019 0 0 0 2020 0 0 0 2021 0 0 0 2022 0 0 0 fordelin o evinst Bemærk Indkøbsdelinen får mandat til at kontrollere, at de definerede roller i od indkøbsadfærd overholdes. Effektiviserinen fordeles ud over alle omkostninssted er i hele oranisationen efter indkøbsvolumen. 24
Investeriner for ennemførelse: 25
Skema 3/3 Forsla Område: Professionaliserin indkøb i oranisationen Effektiviserer processen for indkøb varer o tjenesteydelser, således at indkøb varetaes færre medarbejder med større erfarin i bru Rakat o tilbudsindhentnin o fakturerin. Forslaet vil understøtte forslaene om mere E-handel o højere compliance samtidi med at der hurtiere kan indås ode indkøbstaler o sikre tilstrækkeli viden, så talerne indeholder de fornødne produkter. Tidsbesparelse ved at samme person køber, konterer o odkender faktura. Udarbejdelse årshjul i indkøbsdelinen. Barunden for forslaet En forudsætnin for at købe den ritie vare hos den ritie leverandør er dels, at man kender oranisationens behov, o dels at man ved eller hurtit kan finde ud, hvilken leverandør, der er tale med. Når færre decentrale medarbejdere skal brue tid på indkøb, får de medarbejdere, som reelmæssit køber ind, til enæld mere erfarin i at brue Rakat o bliver dermed i stand til hurtiere at finde/ købe det ritie produkt. Tilsvarende ælder indkøb i de situationer, hvor der ikke forelier en fælles tale: Jo flere ane, man skal indå taler o føle op på kontrakterne, jo nemmere o hurtiere kan det øres. Realiserin forsla Indkøbskoordinator/supe rbruer i Rakat i hver delin, som opbyer viden om oranisationens behov o taler, o samtidi kan bidrae til, at vi stiller de nødvendie o tilstrækkelie krav til vilkår o produkter ved næste udbud. Hermed brues færre medarbejderressourcer på indkøb o konkurrenceudsættelse, o det sikres, at indkøbstaler dækker behovet o indeholder relevante kontraktvilkår. Færre medarbejderressourcer brues på konterin o odkendelse faktura ved at samme person køber, konterer o odkender faktura. Implementerinen e- handel understøttes i mindre rad, rundet vaner o manlende forandrinsvillihed i forhold til at ændre adfærd o vaner. Ressourcer, er o tidshorisont Måned/år: Januar 2020 Mette Jakobsen Ressourcer: Medarbejder År ressourcer 19 Dialo med ledere om, hvordan indkøb kan professionaliseres på deres område. Undervisnin Etablerin superbrueroraniserin 20 Opfølnin Undervisnin 21 Opfølende samtale på barund rapporter o samarbejdet. 22 Opfølnin Forventede effekter areeret for alle delprojekter se skema 1 År Investeriner effektiviserin 2019 0 0 0 2020 0 0 0 2021 0 0 0 2022 0 0 0 fordelin o evinst Bemærk Forudsætter at der udpees indkøbsansvarlie /superbruere i hver forvaltnin, o at der på institutionsniveau vurderes, hvordan man bedst kan planlæe indkøb. Effektiviserinen fordeles ud over alle omkostninssted er i hele oranisationen efter indkøbsvolumen. 26