TIL: Den politiske styregruppe for Beredskab & Sikkerhed FRA: Den administrative styregruppe DATO: 160915 VEDR.: Fysisk etablering af nyt fælleskommunalt beredskab NOTAT Dette notat omhandler den konkrete, fysiske etablering af det fælleskommunale beredskab for Randers, Favrskov, Norddjurs og Syddjurs kommuner herunder placering, IT-platform, intranet m.v. Organisationen Beredskab & Sikkerhed udgøres af 13 fuldtidsansatte beredskabsfaglige medarbejdere, 200 deltidsansatte brandmænd og 106 frivillige. Der er derudover 127 fuldtids- og deltidsansatte brandmænd i Falck. De 13 fuldtidsansatte beredskabsfaglige medarbejdere i Beredskab & Sikkerhed er fordelt således: 1 beredskabsdirektør med 1 administrativ medarbejder og 2 beredskabsinspektører tilknyttet i stabsfunktion heraf 1 tidsbegrænset til februar 2017. 3 beredskabsinspektører som er (Vest, Nord og Syd). 1 beredskabsinspektør, der er fagkoordinator for Salg & Service med yderligere 1 beredskabsinspektør og 1 beredskabsmester tilknyttet. 1 beredskabsinspektør, der er fagkoordinator for Forebyggelse og yderligere 2 beredskabsinspektører tilknyttet. Organisationsdiagram Beredskabskommissionen Beredskabsdirektør Stab & Udvikling Salg & Service Fagkoordinator Forebyggelse Fagkoordinator Område Vest Station Randers Station Øster Tørslev Station Langå Station Hadsten Station Hammel Station Hinnerup Område Nord Station Allingåbro Station Fjellerup Station Grenå Station Anholt Område Syd Station Ebeltoft Station Kolind Station Knebel Station Rønde Station Hornslet Frivilligheden Junior Brandkorps
Opgavernes geografiske placering I overbliks form ser den geografiske placering af personalets opgaver således over: Funktion Fagområde Opgave placering Beredskabsdirektøren Ledelsen Fleksibelt 3 medarbejdere Stab & Udvikling Fleksibelt 3 medarbejdere Forebyggelse Randers 1 medarbejder Salg & Service Grenå eller centralt på Djursland, værkstedet 1 medarbejder Salg & Service Grenå eller centralt på Djursland, kontoret 1 medarbejder Salg & Service Ebeltoft eller centralt på Djursland, kører ud hjemmefra 1 områdekoordinator Område Vest Randers, Hammel 1 områdekoordinator Område Nord Randers, Allingåbro og Grenå 1 områdekoordinator Område Syd Randers, Ebeltoft Behov for faciliteter Administrationen til Beredskab & Sikkerhed har behov for følgende faciliteter: Reception/mødelokale til 13. Kan fint indgå i et fællesskab med andre Kontor til beredskabsdirektøren med mødefacilitet Kontorfællesskab til 3 personer (Stab & Udvikling) i nærheden af direktøren Kontorfællesskab til 3 personer (Fagområde Forebyggelse) i nærheden af Randers Flexarbejdspladser til 7 personer (er og Salg & Service) Garageplads til tjenestekøretøjer Omklædningsfacilitet til vagthavende indsatsleder Depotrum og serverrum. Beredskabsdirektøren samt Stab & Udvikling kan placeres fleksibelt inden for dækningsområdet. Til gengæld er medarbejderne i Salg & Service nødsaget til at opholde sig på Djursland, hvor hovedparten af køretøjer og uddannelsesfaciliteter forefindes. Medarbejderne i fagområdet Forebyggelse har langt hovedparten af deres opgaver i og omkring Randers og skal derfor have kontorfacilitet tæt herpå for at undgå spildtid på landevejene. De tre områdekoordinatorer vil ca. 1 dag om ugen indgå i et opgavefællesskab, hvor der er brug for at sidde sammen med beredskabsdirektøren og 1 dag om ugen, hvor der er brug for at sidde sammen med kollegerne i fagområdet Forebyggelse. De øvrige tre dage om ugen skal områdekoordinatorerne arbejde i byggesagsafdelingerne, varetage brandsyn, deltage i møder på brandstationerne og medvirke ved uddannelse m.v. i deres driftsområder.
Anbefaling Idet besparelserne på det samlede beredskabsområde faseopdeles med effektivisering og harmonisering pr. 1. januar 2016 og efterfølgende re-modellering af det samlede beredskab med mulighed for ændring i fysisk placering af brandstationer m.v. anbefales det, at beslutning om hovedkontorets endelige placering først træffes i forbindelse med fase 2, som skal være klar til politisk drøftelse i juni 2016, men det foreslås, at der etableres adgang til flexarbejdspladser på kommunernes administration i Hammel, Allingåbro, Ebeltoft og Randers. Der er derudover behov for kontorfaciliteter til beredskabsdirektøren og medarbejdere i Stab & Udvikling og flexarbejdspladser, som giver plads til at øvrige medarbejdere efter behov kan arbejde sammen med staben på et fælles kontor, samt deltage i møder. Syddjurs Kommune har tilbudt at der uden omkostning for beredskabet kan laves en midlertidig placering på Rådhuset i Hornslet. Randers Kommune har tilbudt at der kan etableres tilsvarende faciliteter på Laksetorvet/ Vestergrave. Det anbefales også, at der laves en midlertidig placering af fagområdet Salg & Service på brandstationen i Grenå indtil beslutning om placering af hovedkontor foreligger. Der oprettes 2 faste arbejdspladser til Salg & Service samt 1 fast arbejdsplads til Nord. Der oprettes endvidere flexarbejdspladser til 4 personer. Mødelokale til 13 personer forefindes i bygningen i forvejen. Administration og IT-platform Idet Beredskab & Sikkerhed stiftes på en udvidelse af det nuværende Brand & Redning Djursland, foreslås det, at de administrative processer, som i dag varetages af Norddjurs Kommune, fortsættes i 2016. Konkret betyder det, at økonomistyring, lønadministration, forsikring og HR foreslås varetaget af Norddjurs Kommune, som også stiller it-platform til rådighed. Norddjurs Kommune arbejder i øjeblikket med at beskrive art og omfang af de administrative opgaver, som hidtil har været udført for Brand & Redning Djursland, samt med at beregne prisen for en forlængelse af aftalen. Beredskab & Sikkerhed kan også få behov for bistand og rådgivning til udbud og indkøbsopgaver samt juridiske spørgsmål. Randers Kommune vurderes at have kapacitet på området og derfor foreslås det, at der indgås en aftale med Randers Kommune om at yde bistand efter behov i 2016. Omfanget kan ikke fastsættes på forhånd og kan svinge fra år til
år. Derfor anbefales det, at der betales efter timeforbrug. Randers Kommune er i færd med at beregne en timetakst. Beredskab & Sikkerhed har allerede etableret en hjemmeside. Den vedligeholdes af kommunikationsmedarbejdere i Syddjurs Kommune, men det forventes at administrationen i Beredskab & Sikkerhed kan stå for den løbende opdatering af hjemmesiden. Hjemmesiden skal imidlertid udvikles og gøres langt mere borgervenlig - bl.a. skal hjemmesiden være stedet hvor borgere og virksomheder kan orientere sig om regler, vejledninger og gode råd om brand, redning og sikkerhed. Det foreslås derfor at der indgås en aftale med Syddjurs Kommune om bistand til videreudvikling af hjemmesiden. Derudover er det nødvendigt, at beredskabsmedarbejderne har adgang til samtlige fire kommuners byggesagsbehandlingssystemer for at kunne løse deres opgaver hurtigt, smidigt og med bevarelse af alle digitale arbejdsgange i sagsbehandlingen. De fire kommuners ITafdelinger involveres snarest i at tilvejebringe de fornødne rettigheder til understøttelse af denne beslutning. Det er endvidere en kritisk forudsætning, at medarbejderne i Beredskab & Sikkerhed kan trække på alle fire kommuners GIS-licenser, således at der sikres uhindret adgang til kortmateriale, som er vitalt for arbejdets udførelse. Den administrative styregruppe har tidligere tilsluttet sig, at udgifterne til administration herunder udgifter til opretholdelse af IT-, løn- og økonomifunktioner m.v. samt husleje til et fælles hovedkvarter fastsættes efter forhandlinger på baggrund af et budgetforslag. Et budgetforslag kan udarbejdes så snart kommunerne har beregnet priserne for administrationsaftaler om løn, IT, personale, jura og udbud, kommunikation jf. ovenstående, og der er taget stilling til hjemsted for beredskabet. Med ovenstående forslag er grundlaget på plads for at de administrative funktioner kan fungere i 2016. I løbet af 2016 skal en arbejdsgruppe klarlægge art, omfang og realomkostningerne til administration af Beredskab & Sikkerhed. På baggrund af arbejdsgruppens arbejde beslutter beredskabskommissionen om der indgås aftaler med ejerkommunerne evt. efter at de hver især har afgivet bud på, hvordan og til hvilken pris de kan løse IT- og administrationsopgaverne fremadrettet.
Medarbejderdatabase og kommunikationsplatform Der er et behov for, at vi får skabt sammenhængskraft i det nye Beredskab & Sikkerhed. Vi har konkret brug for en medarbejderdatabase og en kommunikationsplatform, som ikke er begrænset af kommunespecifikke systemer. Der er brug for et system, som kan rumme de ansatte fra fire forskellige kommuner og de mange frivillige. Der er endvidere brug for et sted til informationsdeling med højere grad af sikkerhed end det kendes fra den nuværende Facebook-løsning og fra mailgrupper, som kræver megen vedligeholdelse. Vi har behov for en intranet-løsning, som omfatter mulighed for nyheds- og informationsdeling på fagligt niveau (indsatsleder, holdleder, brandmand osv.), på organisatorisk niveau (fuldtidsansat, deltidsansat, frivillig osv.) samt på geografisk niveau (station Grenå, station Hadsten osv). Intranet-løsningen skal indeholde kompetence- og personaledatabase, medarbejdersøgning, telefonliste, rettighedsstyring, dokumenthåndtering, mærkedage, debatforum, blog, aktivitets- og uddannelseskalender, elektronisk adgang til håndbøger og instrukser, videovisning, SMS funktion til hurtig information eller aktivering af yderligere beredskabsressourcer, kvalitetsstyringsmodul og mobile web access, så alle medarbejdere og frivillige kan tilgå informationerne via mobiltelefon eller ipad. Det anbefales, at Beredskabsdirektøren gives mandat til at afdække mulige intranetløsninger og indgå aftale om en egnet løsning til Beredskab & Sikkerhed inden for en ramme af maksimalt 100.000 kr. excl. moms. i anskaffelsessum samt en mindre årlig driftsomkostning. Hosting bør finde sted på Administrationskommunens IT-platform. Udgiften på max. 100.000 kr. finansieres i 2015 af de 4 kommuner indenfor rammerne af det afsatte beløb til forberedelse af det fælles beredskab.