Kravspecifikation OBS. ALLE nedenstående 36 minimumskrav SKAL være accepteret, ellers skal tilbud forkastes. Minimumskrav Antal krav: 36 Krav til løsningen: 1. krav: Løsningen skal omfatte samtlige døre, der udpeges af kommunen. Løsningen skal dække 98 % af alle døre uden konstruktive ændringer af døren. Der betales ikke ekstra i de tilfælde, hvor en konstruktiv ændring er nødvendig. 2. krav: Løsningen skal kunne installeres i etageejendomme. 3. krav Uanset om opgangsdøren er med monteret dørtelefon eller ej, skal prisen være den samme. Denne tastes ind i bilag 2, Prisliste. 4. krav I implementeringsfasen skal tilbudsgiver stille fast kontaktperson til rådighed for ordregiver. 5. krav: Tilbuddet skal indeholde uddannelse af ca. 20 medarbejdere med administrativt ansvar og minimum 10 medarbejdere i montering og afmontering af låseenheder ved opstart af kontrakt. Medarbejdere med administrativt ansvar skal hurtigt kunne lære at betjene systemet så de kan instruere andre brugere i det. Hurtigt defineres i denne sammenhæng som, at decentrale superbrugere og lokalbrugere vil kunne benytte systemet efter mindre end tre timers undervisning i brugen. 6. krav Tilbudsgiver skal, uden omkostninger for ordregiver, stille nødvendig ekspertise til rådighed i forbindelse med opsætning samt ibrugtagning af systemet i en implementeringsperiode der forventes at vare tre måneder. Side 1 af 9
7. krav: Montering og demontering af låseenheder, som ikke indgår i den implementeringsplan, der udarbejdes i samarbejde med kommunen, skal kunne udføres indenfor 24 timer. 8. krav: Fejl og mangler skal udbedres indenfor 24 timer vederlagsfrit. 9. krav: Løsningen skal omfatte løbende service og reparation af låsene - batteriskift undtaget, hvis dette kan udføres af lægmand på under fem minutter. 10. krav: Der skal kunne leveres reservedele / hardware til hele løsningen i en periode på 5 år fra kontraktstart. 11. krav: Leverandøren skal indestå for sikkerheden i løsningen. Løsningen skal leve op til de sikkerhedskrav, adgangskontrol, registerindsigt, logning med videre, som stilles i Persondataloven. Tilbudsgiver skal kunne dokumentere, at løsningen overholder Persondataloven samt anden lovgivning vedrørende datasikkerhed. Dokumentation herfor vedhæftes. 12.krav: Leverandøren skal indestå for sikkerheden i løsningen. Løsningen skal leve op til de sikkerhedskrav et dansk forsikringsfirma vil stille når en borger ønsker at bliver forsikret. Dokumentation herfor vedhæftes. Krav til it-systemet 13. krav: Løsningens brugergrænseflade skal være dansk Side 2 af 9
14. krav Løsningen skal administreres af brugere med forskellige forudsætninger, og skal som følge heraf være let tilgængeligt og brugervenligt opbygget, hvorfor blandt andet brugergrænsefladen skal være grafisk. 15. krav: Løsningen skal indeholde muligheder for at tildele forskellige brugerrettigheder. 16. krav: Hver enkelt medarbejder skal kunne oprettes unikt i løsningen, således at vedkommende nemt kan få adgang til, eller slettes fra en gruppe. 17. krav: It systemet skal kunne aktivere / deaktivere de enkelte elektroniske adgangsgivende enheder omgående. 18. krav: Løsningen skal hostes af tilbudsgiver. 19. krav Der skal for ordregiver være åben og omkostningsfri adgang til anvendelse af alt data (alle data er ejet af ordregiver) fra den tilbudte løsning. Medarbejdernes adgang til valide og aktuelle data skal udelukkende være afgrænset af, hvilke rettigheder medarbejderne har til data ikke af tekniske eller andre forhindringer. 20. krav Der skal være mulighed for decentrale superbrugere at lave en totaludskrivning af alle data på en medarbejder eller låseenhed. Disse data skal kunne eksporteres til Excel. 21. krav Ordregiver og tredjepart bemyndiget af ordregiver skal have mulighed for og ret til at udtrække og bruge alt data for eksempel ved konvertering til et andet system. Side 3 af 9
22. krav Det skal være muligt ved kontraktens ophør at få alt data udleveret i et sådan format, at det er muligt for en anden virksomhed at fortsætte serviceringen af ordregiver. 23. krav: Hvis softwareløsningen er webbaseret, skal den understøtte Internet Explorer 9 og nyere. Hvis softwareløsningen er applikationsbaseret, skal den kunne benyttes på en computer med Microsoft Windows 7, 32 bit 24. krav: Opdateringer til it systemet skal være indeholdt i tilbuddet. 25. krav: Opdateringer af it-systemet må ikke forhindre adgang til borgerne. 26. krav: Løsningen skal logge al adgang fra låseenhederne. Hvis løsningen ikke opdateres løbende, skal det være muligt at indhente data fra en låseenhed, hvis en adgangsgivende enhed er blevet væk. Det skal som minimum være muligt at se, hvilken adgangsgivende enhed der har fået adgang til en bestemt dør og på hvilket tidspunkt. Krav til låseenheden 27. krav: Låseenheden skal være offline hos borgere 28. krav Låseenheden må ikke kunne blokere en flugtvej ved fejl og driftsstrømafbrydelse. 29. krav Låseenheden skal nemt kunne flyttes fra en borger til en anden. Side 4 af 9
30. krav: Tilbudsgiver forpligter sig til at opbevare hardware fra nedtagne låse og genbruge denne ved nye installationer. 31. krav Låseenheden må ikke være afhængig af tilslutning til el-nettet eller lignende. 32. krav Låseenheden skal fungerer ved danske vejrforhold, herunder også frostvejr. 33. krav Låseenheden skal kunne inaktiveres i tilfælde hvor en bolig ikke længere har behov for at have elektronisk adgang, men kommunen stadig ønsker låseenheden monteret på døren. Krav til den adgangsgivende enhed 34. krav: Borgeren og de pårørende skal fortsat benytte deres mekaniske nøgle. 35.krav Den adgangsgivende enhed skal både kunne være en smartphone og en mobiltelefon 36. krav Oplåsning af døren skal kunne foretages på under 10 sekunder, fra plejerens ankomst til døren. Side 5 af 9
Kvalitet Antal spørgsmål til besvarelse: 26 Underkriteriet kvalitet har delkriterierne kvalitet af hardware (KH) vægtes 20 %, kvalitet af software (KS) vægtes 20 % og brugervenlighed (BV) vægtes 20 %. 1.spørgsmål (KH): Beskriv løsningen for så vidt angår de døre, hvor der ikke foretages konstruktive ændringer. En løsning, der ændrer mindst muligt ved dørens oprindelige udseende vurderes højest. 2.spørgsmål (KH): Beskriv monteringen af låseenheden. Kan denne forsvarligt monteres af personale uden fagkundskab? En løsning, der denne forsvarligt kan monteres af personale uden fagkundskab vurderes højest. 3. spørgsmål (KH): Beskriv hvilke fejl der kan opstå i nøglen og ved låsen. Hvordan håndteres disse? 4. spørgsmål (KH): Beskriv hvordan hardware fra nedtagne låse opbevares og bruges. En løsning hvor tilbudsgiver opbevarer og genbruger hardware fra nedtagne låse ved nye installationer vægtes højest. 5. spørgsmål (KH): Beskriv holdbarheden af hardwaren, herunder et batteris levetid. En løsning med længst mulig levetid for batteriet vægtes højest. 6. spørgsmål (KH): Beskriv fremtidssikringen af løsningen for så vidt angår hardware. Herunder servicemuligheder samt kompatibilitet med anden hardware. 7. spørgsmål (KH): Hvilken leveringssikkerhed kan stilles ved driften efter implementeringsperioden? 8. spørgsmål (KS): Beskriv hvilke smartphonestyresystemer softwaren understøtter. Gladsaxe Kommune har ca. 300 medarbejdere der benytter iphone 4 og nyere med IOS 4 og nyere. Der tillægges meromkostninger, hvis software forudsætter, at smartphones skal udskiftes. 9. spørgsmål (KS): Beskriv hvilke mobiltelefoner softwaren understøtter. Gladsaxe Kommune har ca. 200 medarbejdere der benytter Nokia 100 / 113 eller nyere versioner i den serie. Der tillægges meromkostninger, hvis software forudsætter, at mobiltelefoner skal udskiftes. 10. spørgsmål (KS): Beskriv hvordan browser og server kommunikerer ved en browserbaseret løsning? En browserbaseret løsning vægtes højest 11. spørgsmål (KS): Beskriv hvordan applikation og server kommunikerer ved en applikationsbaseret løsning? Side 6 af 9
12. spørgsmål (KS): Beskriv anvendelsen og arbejdsgangene i it-systemet, herunder oprettelse og fjernelse af brugere, administration af rettigheder samt håndtering af tabte nøgler. En løsning, hvor der let kan ændres i organiseringen af medarbejdere / adgange vurderes højest. 13. spørgsmål (KS): Hvilke muligheder for at lave dataudtræk eksisterer der i it-systemet og kan udtræk laves til regneark? 14. spørgsmål (KS): Beskriv fremtidssikringen af løsningen for så vidt angår software. Herunder mulige snitflader til andre systemer. Gladsaxe Kommune benytter KMD Care som omsorgssystem og Silkeborg Data som lønsystem. Hvis løsningen ikke formår at integrere / overføre data tillægges meromkostninger til denne opgave. 15. spørgsmål (KS): Beskriv hvordan mistede nøgler hurtigst og mest effektivt deaktiveres. En løsning med kortest mulig tid fra nøglen mistes til nøglen deaktiveres vægtes højest. 16. spørgsmål (KS): Beskriv datasikkerheden i forhold til borgerens personlige data i løsningen. 17. spørgsmål (KS): Beskriv hvordan en akutsituation håndteres, hvor en medarbejder uden adgang til borgeren skal tildeles adgang hurtigst muligt? 18. spørgsmål (BV): Beskriv proceduren ved oplåsning indefra for borgeren, herunder mulighed for fejl samt håndtering af dem. 19. spørgsmål (BV): Beskriv proceduren ved oplåsning udefra for medarbejdere, herunder mulighed for fejl samt håndtering af disse. Hvor lang tid tager det normalt at låse enheden op? 20. spørgsmål (BV): Beskriv hvordan løsningen fungerer i opgange, hvor der er aflåst opgangsdør. En løsning hvor låseenheden monteres på en opgangsdør, uden det har indvirkning på opgangens resterende beboere vægtes højest. 21. spørgsmål (BV): Beskriv hvordan og hvor ofte der skal skiftes batterier i hardwaren. En løsning, der kræver få og enkle batteriskift vurderes højest. 22. spørgsmål (BV): Hvordan håndteres en situation, hvor et batteri i låseenheden, er løbet tør for strøm? En løsning, der letter håndteringen af denne situation vurderes højest. 23.spørgsmål (BV): Beskriv et forslag til en implementeringsplan Side 7 af 9
24.spørgsmål (BV): Vil der i implementeringsfasen af tilbudsgiver blive stillet en fast kontaktperson til rådighed for ordregiver? En sådan løsning vægtes højest. 25. spørgsmål (BV): Vil tilbudsgiver i implementeringsfasen kunne stille med en teknisk kyndig person on-site? 26. spørgsmål (BV): Beskriv hvordan medarbejdere i kommunen har adgang til løsningen. En løsning hvor ordregiver har adgang til løsningens it-system gennem en hjemmeside i stedet for en applikation vil blive vægtet højest. Side 8 af 9
Optioner Tilbudsgiver skal give tilbud på fire optioner i forbindelse med nærværende udbud. Optionerne er obligatoriske for tilbudsgiver, og skal således tilbydes for, at tilbudsgivers tilbud kan tages i betragtning. Optionerne vil blive vægtet på lige fod med resten af løsningen, under økonomi. Hvorvidt optionerne benyttes er op til ordregiver. 1. option Forlængelse af kontrakten med 1 x 12 måneder. Priser for 1. option oplyses pr. år. 2. option Supportaftale 1, er en supportaftale som dækker alt telefonisk support på dansk i dagtimerne på alle hverdage. Her er dagtimerne defineret som minimum værende mandag til søndag fra 8-16, inklusiv helligdage. Den telefoniske support skal ydes af konsulenter som er fagligt inde i tilbudsgivers systemer, og som kan yde kompetent rådgivning, så spildtid minimeres. Priser for 2. option oplyses pr. måned. 3. option Supportaftale 2, er en udvidelse / tilkøb til supportaftale 1. Prisen skal således alene afgives som den ekstra pris ordregiver, skal betale for udvidelse af support tiden fra den i 3. option nævnte support tid. Der ydes her døgnsupport 24x7x365. Den telefoniske support skal ydes på dansk og af konsulenter som er fagligt inde i tilbudsgivers systemer, og som kan yde kompetent rådgivning, så spildtid minimeres. Priser for 3. option oplyses pr. måned. 4. option Det ønskes eventuelt at integrere/overføre data fra låsesystemet til et af de programmer Gladsaxe Kommune bruger. Gladsaxe Kommune bruger følgende programmer: - Omsorgssystem (KMD Care) - Lønsystem (Silkeborg Data) Side 9 af 9