Multifunktionsmaskiner

Side 1 af 33 Offentligt EU-udbud på Multifunktionsmaskiner til Gladsaxe Kommune

Side 2 af 33 UDBUDSGRUNDLAG...3 INDLEDNING OG UDBYDER AFLEVERINGSADRESSE...3 TILBUDSFRIST...3 HENVENDELSE I TILBUDSPERIODEN...3 TIDSPLAN BETINGELSER...Fejl! Bogmærke er ikke defineret. UDVÆLGELSESKRITERIER GENERELT OM TILBUDSMATERIALET...5 FORBEHOLD og ALTERNATIVE TILBUD...5 TILDELINGSKRITERIER...6 UDBUDSMATERIALE...8 GENERELT...8 PRISER...8 PRISREGULERING...9 BETALINGSBETINGELSER...10 LEVERING...10 FAKTURERING...10 STATISTIK...11 GARANTI OG FORSIKRING...11 KRAVSSPECIFIKATION...12 GENERELLE KRAV TIL MASKINERNE...12 TEKNISKE KRAV...13 SERVICETILKALD OG TEKNISK VEDLIGEHOLDELSE...15 UDSKIFTNINGSMULIGHEDER...15 KRAV TIL PAPIR, LABELS og KARTON...16 DOKUMENTATION...16 BRUGERINSTRUKTION...16 KONSULENT...16 MILJØFORHOLD...17 KONTRAKTUDKAST...18 1. Kontrakt, type og formål....18 2 Vederlag...18 3. Leveringsbetingelser...19 4. Prisregulering...19 5. Betaling...19 6. Erstatning og forsikring...20 7. Tavshedspligt...21 8. Konsortium...Fejl! Bogmærke er ikke defineret. 9. Overdragelse af aftalen...21 10. Ændring i ejerforhold...fejl! Bogmærke er ikke defineret. 11. Misligholdelse...22 12. Opfyldelseshindringer, herunder force majeure...22 13. Insolvens og konkurs...23 14. Overdragelse af rettigheder og fordringer...fejl! Bogmærke er ikke defineret. 15. Kontraktændringer...23 16. Tvist...23 17. Kontraktens ikrafttræden og ophør...24 18. Originaleksemplarer...24 Slettet: 3 Slettet: 4 Slettet: 4 Slettet: 5 Slettet: 6 Slettet: 6 Slettet: 6 Slettet: 8 Slettet: 8 Slettet: 8 Slettet: 8 Slettet: 9 Slettet: 9 Slettet: 11 Slettet: 11 Slettet: 12 Slettet: 14 Slettet: 14 Slettet: 15 Slettet: 15 Slettet: 15 Slettet: 16 Slettet: 17 Slettet: 17 Slettet: 17 Slettet: 18 Slettet: 18 Slettet: 18 Slettet: 18 Slettet: 19 Slettet: 19 Slettet: 19 Slettet: 20 Slettet: 20 Slettet: 21 Slettet: 21 Slettet: 22 Slettet: 22 Slettet: 22 Slettet: 22 Slettet: 22

Side 3 af 33 UDBUDSBETINGELSER INDLEDNING Nærværende udbudsmateriale offentligøres på udbyders hjemmeside www.gladsaxe.dk/udbud Udbudet gennemføres som offentligt udbud af en rammeaftale i henhold til Europa- Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (Udbudsdirektivet). UDBYDER Udbyder af nærværende udbud er: Gladsaxe Kommune Rådhus Allé DK - 2860 Søborg AFLEVERINGSADRESSE Tilbud skal stiles til Gladsaxe Kommune,, Rådhus Allé, 2860 Søborg. På kuvert anføres: fortroligt - må ikke åbnes af poståbningen - tilbud på multifunktionsmaskiner TILBUDSFRIST Tilbud skal være Gladsaxe kommune i hænde senest onsdag d. 26. november 2008 kl. 14.00. Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud 6 måneder fra tilbudsfrist. Tilbudsgiverne vil ikke få adgang til at overvære åbning af indkomne tilbud. Tilbudsgiverne kan efter tilbudsfristens udløb rekvirere en navneliste over alle tilbudsgiverne. HENVENDELSE I TILBUDSPERIODEN Spørgsmål til udbudsmaterialet kan rettes skriftligt til Henrik Sjørring Johansen henjoh@gladsaxe.dk, Gladsaxe Kommune,, Rådhuset, 2860 Søborg senest mandag d. 17. november 2008 kl. 14.00.

Side 4 af 33 Hvis man konstaterer fejl i udbudsmaterialet rettes henvendelse sammesteds. Alle spørgsmål med de tilhørende besvarelser, der er af betydning for tilbudsgivningen, vil i anonymiseret form løbende blive lagt på Gladsaxe Kommunes hjemmeside under udbud og senest torsdag d. 20. november 2008. TIDSPLAN Den planlagte tidsplan er følgende: Fredag d. 17. oktober Mandag d. 17. november Torsdag d. 20. november Onsdag d. 26. november Uge 49 Udsendelse af udbudsbekendtgørelse i SIMAP samt udlægning af udbudsmateriale på Gladsaxe Kommunes hjemmeside Generel spørgefrist Frist for besvarelse af spørgsmål fra leverandører Tilbudsfrist for leverandørerne Test/afprøvning af maskiner hos forventet 2 4 udvalgte leverandører Udsendelse af tilvalgs-/fravalgsbreve Stand Still-periode Kontraktindgåelse Uge 51 Uge 51 1 (2009) Uge 2 (2009) 1. februar 2009 Kontraktstart Sept. 2009 ½-års leverandør-evalueringsmøde UDVÆLGELSESKRITERIER Med henblik på en vurdering af tilbudsgivers generelle egnethed skal nedenstående minimumsoplysninger oplyses for at komme i betragtning (pkt. 1-6 kun i et original eksemplar): 1. Tro- og Love-erklæring i henhold til direktivets artikel 45, bilag 1 2. Tro- og Love-erklæring om gæld til det offentlige, bilag 2. 3. Tro- og Love-erklæring om overholdelse af gældende lovgivning, bilag 3 (se nedenstående uddybning). 4. Årsregnskab for det sidste hele regnskabsår, som skal fremvise positiv egenkapital. 5. Godkendt soliditetserklæring 6. Dokumentation for gyldig erhvervs-/produktansvarsforsikring 7. Beskrivelse af tilbudsgivers virksomhed, organisation og ejerforhold. 8. Oplysninger om medarbejdernes faglige kvalifikationer og forudsætninger som skal hjælpe kommunens medarbejdere. 9. Aktuel referenceliste over nuværende kunder med betydelige og sammenlignelige leverancer.

Side 5 af 33 Oplysninger vedrørende skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø bilag 3 Relevante oplysninger om nationale eller regionale forpligtelser vedrørende skatter og afgifter, miljøbeskyttelse og forpligtelser i henhold til gældende bestemmelser med hensyn til beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt kan fås hos de på bilag 3 oplistede statslige tjenester. Tilbudsgiver skal i tilbuddet angive, at der er taget hensyn til de gældende forpligtelser vedrørende beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt, dvs. at tilbudsgiver skal tilkendegive at virksomheden overholder de danske love og regler på disse områder. Angivelse kan ske ved at udfyldt og underskrevet bilag 3 vedlægges tilbuddet. Tilbudsgiver bedes bemærke, at manglende fremsendelse af ovenstående oplysninger og dokumentation vil medføre, at tilbuddet afvises som ukonditionsmæssigt. GENERELT OM TILBUDSMATERIALET Tilbud skal fremsendes i 9 eksemplarer i papirudgave samt i 1 eksemplar som CDrom/memorystick med ikke-låste dokumenter. I tilfælde af uoverensstemmelser mellem papirudgave og CD-rom/memorystick, er det papirudgaven der gælder. Tilbud skal være skriftligt og udarbejdet på dansk og tilbudsgiver skal sandsynliggøre, at kommunikation med tilbudsgiver i hele aftalens løbetid kan ske på dansk. Tilbud kan ikke afgives på dele af udbuddet. Tilbud skal belyse alle forhold vedrørende samtlige krav, ønsker og bestemmelser opstillet i udbudsmaterialet. For at opnå en ensartet og veldefineret grundlag for tilbudsgivningen og dermed for vurderingen af de indkomne tilbud, skal de medfølgende tilbudsskemaer anvendes ved udarbejdelse af tilbud. Oplysninger, som eksempelvis fremgår af brochurer, hjemmesider og lignende, vil således ikke indgå i vurderingen. Byder flere i forening, skal det fremgå af tilbuddet, med hvem kommunen kan føre afklarende forhandlinger med bindende virkning for den/de øvrige. I forbindelse med udbyders vurdering af tilbuddene vil der blive taget kontakt til tilbudsgivere i fornødent omfang med henblik på afklaring af tvivlsspørgsmål, forinden eventuel kontrakt indgås. Optagelse af kontakt betyder hverken forhåndsaccept eller forkastelse af det/de pågældende andre tilbud. FORBEHOLD og ALTERNATIVE TILBUD Slettet:

Side 6 af 33 Tilbudsgiver kan ikke tage forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Øvrige forbehold fra tilbudsgivers side i forhold til kontrakten eller andre dele af de samlede udbudsmateriale skal angives skriftligt og med den ordlyd, som tilbudsgiver tager forbehold for, samt angive den ordlyd tilbudsgiver kan acceptere. Alternative tilbud udover hvad der fremgår af udbudsmaterialet - accepteres ikke. Tilbudsgiver bedes bemærke, at det kun er muligt at tage forbehold for punkter i selve kravspecifikationen. Såfremt forbeholdet ikke kan prisfastsættes, vil tilbuddet blive afvist som ukonditionsmæssigt. De angivne kontraktpunkter er derimod ufravigelige. I det omfang tilbudsgiver angiver krav, der er i modstrid med punkter i kontrakten, vil tilbuddet blive forkastet som ukonditionsmæssigt, jf. EUs udbudsregler. Det betyder, at såfremt tilbudsgiver f.eks. medsender egne salgs- og leveringsbetingelser, vil tilbuddet blive afvist som ukonditionsmæssigt. TILDELINGSKRITERIER. Gladsaxe Kommune vil tildele ordren til den tilbudsgiver, som ud fra en samlet vurdering afgiver det for Gladsaxe Kommune økonomisk mest fordelagtige tilbud med hensyn til Økonomi (priser, betalingsbetingelser m.v.) 55 pct. Kopi- og printkvalitet samt funktionalitet og brugervenlighed herunder ydeevne mv. på de af leverandøren foreslåede maskiner 20 pct. Service på maskiner og informationsservice (information og undervisning af brugerne) - mulighed for opgradering af produkterne samt drifts- og leveringssikkerhed, herunder IT-administration 20 pct. Produkternes miljømæssige egenskaber - 5 pct. De anførte tildelingskriterier er vægtet i henhold til ovenstående og de vil alle indgå i kommunens vurderingsgrundlag, hvorfor det er vigtigt, at alle områder beskrives grundigt. Ad. Økonomi. Her vil der blive taget udgangspunkt i de af leverandørerne fremlagte kontantpriser incl.servicepriser samt all-in-priser. Yderligere vil der blive set på prisen for tilkøb af yderligere tilbehør, heriblandt betalingssystemer. Endelig vil der blive set på prisen for ydelser og evt. reparationer, der ligger uden for serviceaftalen. Ad. Kopi- og printkvalitet samt funktionalitet og brugervenlighed herunder ydeevne mv. på de af leverandøren foreslåede maskiner.

Side 7 af 33 Der vil blive målt på hvor god print- og kopikvaliteten er de af leverandørerne foreslåede maskiner. Det vil blive gjort dels ved at se på print og kopier fra de udvalgte maskiner samt ved egen kvalitets-, funktionalitets- og brugervenlighedsafprøvning af maskinerne hos leverandørerne. Ligeledes vil der blive set på hvor meget udstyr, ydeevne mv. de enkelte maskiner har i forhold til hvad der er stillet af minimumskrav til maskinerne. Endelig vil der blive set på de enkelte maskiners gennemsnitlige oppetid. Ad. Service på maskiner og informationsservice (information og undervisning af brugerne) - mulighed for opgradering af produkterne samt drifts- og leveringssikkerhed, herunder IT-administration. Her vil blive set på hvilke servicetilbud de enkelte leverandører tilbyder Gladsaxe Kommune. Der vil bl.a. blive set på hvorledes leverandørerne vil leve op til at overholde den aftalte servicetid på reparationer af maskiner og udbedring af evt. ITmæssige problemstillinger. Endvidere vil der blive set på, hvorledes leverandørerne vil foreslå en indledende og muligvis løbende undervisning og vejledning af brugerne af maskinerne i kommunen. Ligeledes vil spørgsmålet om skriftlig vejledning blive taget med i betragtningen. Der vil endvidere blive set på hvordan leverandørerne vil leve op at levere de nye maskiner til den aftalte tid. Endelig vil der blive set på omfanget og kvaliteten af den statistik som leverandørerne kan tilvejebringe. Ad. Produkternes miljømæssige egenskaber. Der vil blive taget udgangspunkt i følgende 4 forhold, leverandørens miljøprofil, maskinernes miljømæssige kvalitet, maskinernes energiforbrug samt maskinernes arbejdsmiljømæssige kvaliteter.

Side 8 af 33 UDBUDSMATERIALE GENERELT Udbuddet omhandler rammeaftale for levering og servicering af 195 multifunktionsmaskiner, heraf 6 farvemultifunktionsmaskiner, til såvel centrale som decentrale enheder i Gladsaxe Kommune. Den udbudte kopi/printvolumen på ca. 15,7 mio. kopier årligt, hvoraf ca. 1 mio. kopier er farvekopier, som det fremgår af bilag 7. Antallet af enheder og kopi/printbehovet kan forventes at undergå mindre reguleringer i både op- og nedadgående retning i aftaleperioden idet f.eks. udvidelser, indskrænkninger eller omlægninger for kommunens afdelinger/institutioner kan have indflydelse. De enkelte installationer vil efter valg af leverandør blive gennemgået sammen med indkøbsafdelingen og IT-afdelingen, og i samarbejde vil endelig valg af maskinkonfiguration blive fastlagt. Der ønskes aftale med 1 leverandør (eneleverandør). AFTALEPERIODE og OPHØR Der vil blive indgået kontrakt for 3 eller 4 år med start 1. februar 2009 til 31. januar 2012/2013. Installation af alle multifunktionsmaskinerne skal ske hurtigst muligt efter mandag d. 2. februar 2009 efter nærmere aftale. Installation af alle multifunktionsmaskinerne i trykkeriet skal ske senest mandag d. 2. februar 2009 eller efter nærmere aftale. Aftalen udløber for samtlige maskiner uden varsel pr. 31. januar 2012/2013. Dette gælder også for senere tilkomne maskiner. PRISER Der ønskes pris på 195 fabriksnye maskiner inklusiv udstyr fordelt på ca. 100 leveringsadresser i henhold til bilag 7. Alle tilbud skal både udregnes efter en 3-årig og en 4-årig periode. Der kan ikke gives tilbud på delleverancer. Tilbudsgiver skal oplyse all-in pris(er) i form af en klik-afgift pr. kopi, og kontantkøb samt hertil servicepris ekskl. moms:

Side 9 af 33 1. all-in i form af klik-afgift pr. kopi. Klik-afgiften skal dække samtlige omkostninger, herunder: finansiering, forsikring, opkobling, service/vedligeholdelse, reservedele, forbrugsstoffer, hæfteklammer, transport til og fra installationssted samt opstilling og nedtagning af kopimaskinerne i hele aftaleperioden, instruktion i brug - eneste undtagelse er papir. Samtlige maskiner skal udløbe 31. januar 2012/2013 også senere tilkomne maskiner på denne rammekontrakt. 2. Ved kontantkøb udbedes listepris med fradag af en rabat. Tilbud ønskes afgivet med udgangspunkt i gældende prisliste pr. tilbudsdato (Prisliste skal vedlægges tilbuddet). Hvis der tilkommer leveringsomkostninger skal dette ligeledes noteres. 3. Hertil Servicepris pr. kopi Serviceprisen skal indeholde udskiftning af reservedele uden undtagelser, hæfteklammer, forbrugsstoffer samt al service, herunder periodeeftersyn, alle reservedele hertil, arbejdsløn og kørsel (ekskl. papir). Ad 1) Priser skal opgives som: a. Klik-pris for digitale sort/hvide maskiner. b. Klik-pris for farvekopier. c. Klik-pris for overskydende kopier. d. Tilkøbspriser i form af kvartalspriser for ekstraudstyr og tilbehør. Hvis der på bilag 7 i kolonnen Ønsker/behov står tilkøb ønskes der mulighed for at kunne tilkøbe dette ekstraudstyr. Men der kan også opstå behov for ekstraudstyr senere i forløbet. e. Beskrivelse af prisstruktur for institutioner som senere ønsker at komme med på kontrakten. Det står udbudsgiver frit for om pågældende vil vælge en all-in-løsning eller et kontantkøb med tilhørende serviceaftale. Ligeledes står det udbyder frit for at vælge mellem en 3-årig og en 4-årig aftale. Valgte leverandør skal være indstillet på efterfølgende at graduere klikprisen i nogle hovedgrupper, således at eksempelvis trykkeri kører med én pris daginstitutioner med en anden. For meget betalte kopier skal krediteres med samme pris som der er betalt. Inden for 1 år efter kontraktindgåelse skal det være muligt at tilkøbe ekstra maskiner til de samme priser og vilkår som der er givet ved selve udbuddet af de 195 multifunktionsmaskiner. PRISREGULERING Prisregulering kan kun ske efter ændring i nettoprisindekset én gang årligt pr. 1. februar, første gang 1. februar 2010. Reguleringen sker på baggrund af den procentvise udvikling fra november til november og beregnes pr. kopi/print som ørebeløb med 3 decimaler.

Side 10 af 33 Ønske om prisregulering i op- og nedadgående retning skal altid varsles i god tid før ikrafttrædelse. BETALINGSBETINGELSER Kommunens betalingsbetingelser er 30 dage netto. LEVERING Leveringsbetingelserne er altid frit leveret. Levering af nye maskiner ved kontraktopstart kan efter aftale ske indenfor de første arbejdsdage efter d. 1. februar 2009 eller efter nærmere aftale med udbudsgiver og de forrige leverandører af maskiner. Alle omkostninger i forbindelse med opstilling, eventuelle omrokeringer eller justeringer i aftaleperioden samt nedtagning af maskinerne ved lejeperiodens udløb afholdes af leverandøren. Levering og afhentning skal altid ske efter aftale med installationsstedet og indenfor stedets normale arbejdstid. Gyldig kvittering for modtagelse af maskine kan kun ske af modtageradressens personale. Med underskriften kvitteres alene for modtagelse, ikke for funktionsevne, identifikation m.v. Hver gang der flyttes, nedlægges eller tilføjes maskiner eller udstyr til maskiner, skal den valgte leverandør give skriftlig besked her om til indkøbskontoret. Leveranceblanket Ved senere tilkomne maskiner og/eller udstyr udformes en blanket for hver enkelt modtageradresse, som skal gælde som leverancegodkendelse. Leverancegodkendelsen skal indeholde oplysninger om installationssted, kontaktperson, maskintype, tilbehør og ekstraudstyr, klik-pris og eventuel lejepris for ekstraudstyr. Leverancegodkendelsen skal underskrives af leverandør, ansvarshavende på installationssted og indkøbskontor eller forvaltning. Der må ikke opstilles nogen maskine uden underskrevet leverancegodkendelse fra alle parter. FAKTURERING Faktura fremsendes 4 gange årligt og betaling sker som a-conto betalinger ud fra det årlige fastsatte kopi/printbehov. Faktura fremsendes elektronisk til det enkelte installationssteds EAN-nr..

Side 11 af 33 Se endvidere pkt. 5 i nedenstående kontraktudkast. For Gladsaxe Rådhus (på nær trykkeriet) og Rosenkæret gælder, at der sendes én samlefaktura til indkøbskontoret med angivelse af placering og maskinnumre. Én gang om året (i januar) skal leverandøren sørge for aflæsning af tællerne på samtlige maskiner og debitere/kreditere over- eller underskydende kopier. De maski ner der er fysisk placeret på Gladsaxe Rådhus vil Gladsaxe Kommunes indkøbskontor sørge for bliver aflæst, hvis det ønskes fra leverandørens side.. STATISTIK Gladsaxe Kommunes indkøbskontor ønsker ved opstart af aftale en totalliste over samtlige opstillede maskiner og udstyr, installationssted, opstartdato en tællerstand. Hvis der indgår en særskilt pris for ekstraudstyr skal denne også fremgå. Denne liste ønskes revideret hvert år i januar. Én gang om året i januar skal leverandør sørge for aflæsning af samtlige maskiner og fremsender statistikken senest i februar-måned til indkøbskontoret. Statistikken skal fremsendes i ulåst excel-format eller tilsvarende format, der kan læses via excel. Det er leverandørens ansvar, at listen er fuldstændig og at samtlige maskiner er aflæst. Hvis institutionen ikke returnerer aflæsningskort eller andre tælleroplysninger, er det leverandørens opgave at opfølge og eventuelt instruere i hvordan der kan aflæses. Såfremt leverandør ikke kan fremsende statistikken eller den indeholder væsentlige mangler eller fejl, betragtes det som misligholdelse af kontrakten. Endvidere skal leverandør - på forespørgsel - kunne afgive oplysninger om det samlede antal fejlmeldinger med angivelse af adresse og maskinnummer herunder antallet af fuldførte fejlrettelser i alt. Af listen skal fremgå, hvorvidt tilkaldetider er overholdt/ikke overholdt med angivelse af overskridelse. Ligeledes skal oversigten gerne vi de enkelte maskiners oppetider. Slettet: Slettet: vil der Slettet: haves en oversigt over Slettet: ne GARANTI OG FORSIKRING Leverandør skal garantere, at maskiner omfattet af kontrakten til enhver tid opfylder alle relevante myndighedsforskrifter, herunder love og EU-direktiver gældende i Danmark, samt miljøforhold og CE-mærkning. I kontraktperioden har leverandør det fulde ansvar m.h.t. udbedring af fabrikationsfejl og mangler i konstruktion, materialer og udførelse i øvrigt, herunder justering, afprøvning og test af de leverede maskiner samt tilbehør og ekstraudstyr. Afhjælpning af fejl og mangler, der varetages af leverandør for dennes regning, skal så vidt muligt ske på installationsstedet. Gladsaxe Kommune er gennem Kommuneforsikring forsikret mod brand, tyveri og vandskader, hvilket også dækker multifunktionsmaskiner.

Side 12 af 33 KRAVSSPECIFIKATION GENERELLE KRAV TIL MASKINERNE Maskinerne skal i kraft af deres forskellige funktionaliteter og eventuelle opkobling medvirke til øget fleksibilitet og driftsbesparelser. Gladsaxe Kommune forventer at tilbudsgiver i kraft af sin ekspertise og erfaring tilbyder den bedste løsning for brugerne. Af bilag 7 fremgår nuværende antal maskiner og udstyr, placering, estimeret årsvolumen, statistik for år 2007 samt nye ønsker og kommentarer. Alle multifunktionsmaskinerne skal kunne kopiere, printe og scanne samt kunne opkobles på nettet. Der ønskes tilbud på fabriksnye maskiner med minimum samme hastighed, funktionalitet og udstyr som beskrevet i bilag 7. I særskilt kolonne er beskrevet yderligere ønsker/behov/kommentarer. Tilkøbsudstyr skal kun påmonteres hvis institution har accepteret dette eller alternativt hvis tilbudsgiver tilbyder en maskine, hvor dette udstyr er integreret i forvejen. På alle typer tilbudte maskiner skal kopi/printtallet kunne aflæses og det vil være en fordel hvis alle maskiner kan sortere. Alle maskiner skal have tilstrækkelig RAM, således at kopi/print kan ske på minimum samme niveau som det sker i dag, dvs. at kopi/print skal kunne ske med rimelig hastighed og uden tab af kvalitet. Det oplyste antal RAM på bilag 7 er ekstra RAM udover hvad der ligger i maskinen i forvejen. Kopikvaliteten m.m. skal i hele aftaleperioden være ens. Ved gentagne og hyppige tekniske fejl på en maskine kan brugerne stille krav om at en tilsvarende maskine skal stilles til rådighed. Tilbudsgiver bedes sammen med tilbud, vedlægge tekniske specifikationer, der underbygger en beskrivelse af maskinernes funktionalitet, herunder design, ergonomi, betjeningsvenlighed og miljøhensyn. Multifunktionsmaskiner - generelt Af bilag 7 fremgår hvilke maskiner der skal opkobles. Men alle tilbudte maskiner skal kunne opkobles, hvis enheden senere måtte ønske dette. For alle maskiner gælder, at de skal: Kopiere, printe og scanne have to tællere; en tæller for kopi og en for print (bl.a. af hensyn til copydanafgifter)

Side 13 af 33 kunne opkobles på netværk have mulighed for brugerkoder (specielt på skoler) have mulighed for at personfølsomme oplysninger kan lagres og først udskrives når man står ved maskinen Alle maskiner med forbrug på minimum 100.000 kopier årlig skal: kunne tage A3 have minimum 3 papirmagasiner indeholde feeder, sortering og hæftning Multimaskiner Trykkeriet Hvad angår maskinerne i trykkeriet er det yderst vigtigt, at de kvalitets- og funktionalitetsmæssigt er minimum på højde med de to typer multifunktionsmaskiner, trykkeriet er i besiddelse af i dag (bilag 7). Kvaliteten skal være af off-set-lignende kvalitet. Slettet: For alle maskinerne i trykkeriet gælder at de skal kunne kopiere i +A3-format. Ligeledes skal der på min. en af sort/hvid-maskinerne være en efterbehandler (evt. separat), der kan klare booklet-funktioner og hæfte op til min. 100 sider. Sort/hvid-maskinerne i trykkeriet skal kunne kopiere i Tandem. Multimaskiner Biblioteker På bilag 7 under ønsker/behov står der, at der skal kunne tilkøbes betalingssystem til både kopi og print. Der tænkes her på et betalingssystem med kort, hvor printet først kommer ud, når betalingskortet sættes i. På denne måde afværges, at publikum printer ud, men aldrig afhenter printene. Pris på tilkøb af betalingssystem skal vedlægges. TEKNISKE KRAV Alle maskiner, der skal kobles på LAN/WAN, skal være forsynet med 100/1000 MBit ethernettilslutning og skal problemfrit kunne opkobles. Det installerede software og overvågningssystem skal kommunikere via TCP/IP. Der skal indgå et diagnosesystem som gør det muligt at fjernovervåge og konfigurere maskinerne. Dette system ønskes være webbaseret. Alle drivere til maskinerne skal være Microsoft-certificerede. Ved installation af printer på clientmaskine skal driver automatisk komme med på PC en. Drivere og anden firmware skal kunne fjerninstalleres.

Side 14 af 33 Maskinerne skal indgå i et Windows 2003 Active Directory med mulighed for senere opgradering til Windows 2008 Active Directory, og skal fungere problemløst i denne sammenhæng. Maskinerne vil komme til at agere som printerdevices, styret af en eller flere printservere efter normale Windows principper. Den indbyggede RIP eller øvrige rastrerings- eller bitmapping-processer må ikke give anledning til forsinkelser i udskrifterne. Konkrete data for dokumentprocessing bedes vedlagt tilbudet - i form af en angivelse af udskriftstid (i 600 dpi, fra anerkendt kontorpakke) for første side + efterfølgende kopisider, både for tekstdækket dokumentside og for billeddækket dokumentside. Krav til scanningsfunktioner Scannerhardware skal kunne indscanne i minimum 600 dpi optisk RGB. Der skal som minimum kunne scannes til TIFF gruppe 4-6 (3), sort/hvid multipage TIFF, JPG og PDF Der skal også være mulighed for en direkte eller efterfølgende OCR-scanning således at outputfilen er et anerkendt format, herunder originalformattro PDF-fil og andet udbredt tekstformat med tekstelementerne som ascii-værdier, klar til cut/copy. Håndtering af indscanning skal tage udgangspunkt i en kodning af dokumentet så det afleveres i korrekt netværksmappe (MS netværk). Standard skal være minimum 300 dpi og mod scanserver til Profile. Denne kodning kan være (stregkode) eller display/tastatur-indtastning. Programmel Leverancen bør indeholde programmel: der fortæller den enkelte bruger om status for det enkelte printjob der foreslår alternativ maskine afhængig af job der understøtter print/kopi faciliteter (sort/hvid, farve, hulning, sortering...) Test Acceptancetest vil være baseret på Gladsaxe Kommunes kravspecifikationer, justeret med udbyderes specifikationer på maskinerne hvor de accepteres af Gladsaxe kommune som udgangspunkt, og vil omfatte funktionstest og stresstest. Vurderingen er: accepteret, ikke accepteret, eller accepteret med fejl. I det sidste tilfælde skal der være en gensidig anerkendelse af fejlene og en klart aftalt procedure og tidsramme for fejlretningen. Kommunen forbeholder sig ret til at gennemføre test på rådhuset eller i udstillingslokale på 2 typiske multimaskiner fra de 2-4 bedste tilbud opstillet på rådhuset. Testen vil i givet fald foregå i ca. uge 49 så tilbudsgiver må påregne at afsætte ressourcer i form af udstyr og manpower i den periode.

Side 15 af 33 SERVICETILKALD OG TEKNISK VEDLIGEHOLDELSE På trykkeriets kopimaskiner skal tilbuddet afgives med gennemsnitlig 4 timers tilkaldetid indenfor normal arbejdstid kl. 8 16. Trykkeriet har mulighed for i særlige enkelttilfælde at rekvirere ekspresservice, hvor tilkaldetiden for leverandøren er max. 2 timer. Der skal i tilbudsmaterialet gives en pris for hvad det koster pr. eksprestilkald. For alle øvrige maskiner skal tilbuddet afgives med gennemsnitlig 8 timers tilkaldetid indenfor normal arbejdstid kl. 8-16. Ved manglende reservedele, skal disse kunne fremskaffes indenfor 8 arbejdstimer, ellers skal der vederlagsfrit kunne stilles lånemaskine til rådighed, såfremt dette måtte ønskes. Tilkaldetiden defineres som den tid, der må gå fra fejlmelding er afgivet til fejlfinding er påbegyndt indenfor normal arbejdstid. I det omfang service tilbydes via fjernovervågning ønskes en beskrivelse heraf, herunder bedes oplyst, hvilke krav der stilles (f.eks. telefonnet og servicemodem m.v.). Da fejldiagnosticering og fejlretning derved kan påbegyndes væsentlig hurtigere ønskes oplyst, hvor meget tilkaldetiden kan nedsættes og om det påvirker all-in prisen. Gladsaxe Kommune forventer, at der tilknyttes min. 2 faste teknikere med ansvar for maskinparken i hele kommunen. Slettet: - Det ønskes endvidere oplyst om intervaller på leverandørens servicetilsyn med maskiner og udstyr, såfremt der ikke har været serviceopkald foranlediget af Gladsaxe Kommune. Tilbuddet skal således angive, hvilken forebyggende vedligeholdelse tilbudsgiveren har indlagt i servicekonceptet. Ved gentagne observerede overskridelser af ovenstående vil kontrakten blive betragtet som misligholdt, se pkt. 11 i kontraktudkastet. Leverandøren skal uden yderligere beregning i samarbejde med Gladsaxe Kommunes IT-afdeling sørge for at harddiske og Permant Storage Memory slettes, når maskiner udsjkiftes eller aftalen udløber. UDSKIFTNINGSMULIGHEDER Aftalen skal i hele perioden sikre opstilling af tilstrækkelig maskinkapacitet, der på tilfredsstillende måde tilgodeser de enkelte brugersteders kopi/print behov og ønsker. Leverandør og kommune kan efter fælles aftale, flytte rundt på maskiner indenfor kommunens afdelinger/institutioner, hvis der opstår behov for op- eller nedgradering af maskintype.

Side 16 af 33 Såfremt funktioner/opgaver ikke kan løses på denne måde skal tilbudsgiver frit og uden yderligere udgifter levere fabriksnyt udstyr efter forudgående accept parterne imellem. Såfremt leverandør har leveret enkelte renoverede maskiner og kommunen undervejs i kontraktforløbet får kopimaskiner i overskud, skal kommunen kunne returnere renoverede maskiner. KRAV TIL PAPIR, LABELS og KARTON Da mange af de dokumenter, som skal gemmes i kommunen i en årrække, er fremstillet på printere og kopimaskiner, er det afgørende, at disse maskiner kan fremstille arkivbestandige tryk. Ifølge oplysning fra Rigsarkiver er den gældende ISO-standard for printerblæk ISO DIS 11798. Det skal af tilbuddet fremgå, om maskinerne kan kopiere på både nyt papir og genbrugs-papir med angivelse af returfiber-andel (%). Se også miljøspørgsmål bilag 6. Hvis tilbudsgiver har forbehold for brug af særlige papirkvaliteter, skal dette fremgå af tilbuddet. Ligeledes skal oplyses, om maskinerne kan kopiere på labels og om der er krav om bestemte typer labels. Tilbudsgiver bedes beskrive hvilken gramstørrelse karton maskinerne kan håndtere. Slettet: Dette gælder især for skolemaskinerne. DOKUMENTATION Alle maskiner skal leveres med fornøden dokumentation vedrørende de tekniske specifikationer, beskrivelse af maskinens funktionalitet samt brugervejledninger alt sammen på dansk. BRUGERINSTRUKTION Tilbudsgiver forpligter sig til uden omkostninger for Gladsaxe kommune, at give brugerne en instruktion i kopimaskinen umiddelbart efter opstilling og senere igen, såfremt bruger får brug for det. Det forventes at der i tilbudsmaterialet fremstår et forslag til gennemførelse af brugerinstruktioner. KONSULENT Ved opkobling til kommunens netværk skal leverandør stille fornøden konsulentbistand til rådighed uden merbetaling for kommunen.

Side 17 af 33 Konsulenten skal medvirke til, udover den egentlige opkobling, at rådgive kommunen om valg af maskintype, tilslutning til netværk og senere opgradering af maskinerne m.v. Konsulent skal derudover instruere i brugen af maskinen i umiddelbar forlængelse af installationen. Dette aftales med det enkelte installationssted. MILJØFORHOLD Samtlige kopimaskiner skal opfylde de standarder og sikkerhedsbestemmelser, som er gældende på området. Tilbudsgiver skal udfylde og returnere bilag 5 og 6 samt vedlægge efterspurgte dokumentation. De af leverandøren valgte maskiner skal have mærket Svanen eller Blaue Engel eller leve op til kriterierne herfor. De valgte maskiner skal kunne leve op til kriterierne for Energy Star gældende fra 1. april 2007. Den fremstillings- og produktionsproces der anvendes i forbindelse med produktion af maskiner og udstyr skal som minimum opfylde de givne arbejdsmiljøkrav og emissionskrav i forhold til det eksterne miljø. Tonerpulveret skal nedsmelte effektivt i papiret, dvs. ikke smitte af. Tonerpulveret må ifølge Arbejdstilsynet, Arbejdsmiljøinstituttet og Miljø- og Energiministeriets liste over farlige stoffer ikke være klassificeret som kræft- eller allergifremkaldende, akut giftig eller miljøskadelig. Kontraktshaver skal forpligte sig til at tage kopitromler og tonerpatroner retur. Kommunen henstiller, at evt. emballage i videst mulig omfang er flergangsemballage og/eller genbrugsbaserede emballager. Engangsemballage skal kunne destrueres som almindeligt husholdningsaffald uden at skade miljøet. Såfremt dette ikke er muligt, skal kontrakthaveren tage emballagen retur uden udgift for kommunen. Kontrakthaverens miljøpolitik og svar på kommunens miljøspørgsmål, jfr. udbudsmaterialet indgår som bilag til kontrakten.

Side 18 af 33 KONTRAKTVILKÅR Der vil efter valg af leverandør blive udformet nedenstående kontrakt,. Selve tilbudsbetingelserne og valgte leverandørs tilbud vil blive bilag til kontrakten. KONTRAKT Mellem Gladsaxe Kommune, Rådhus alle, 2860 Søborg og [KONTRAKTHAVER] indgås herved følgende KONTRAKT OM LEVERING og SERVICERING AF KOPIMASKI- NER/MULTIFUNKTIONSMASKINER 1. Kontrakt, type og formål. TIL GLADSAXE KOMMUNE Nærværende kontrakt er indgået efter afholdt offentligt udbud i overensstemmelse med EU's udbudsregler, jfr. Rådets direktiv af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved offentlige indkøb med senere ændringer. Kontrakten beskriver kommunens og [KONTRAKTHAVERs] forpligtigelser og rettigheder således, at denne kontrakt samt det af kommunen udarbejdede udbudsmateriale med bilag af x.x. 2008, spørgsmål til udbudsmaterialet samt tilhørende svar (bilag B) og [KONTRAKTHAVERs] tilbud af x.x. 2008 (bilag C) i nævnte rækkefølge udgør det samlede kontraktmateriale. Maskiner som tilkommer i kontraktperioden, er ligeledes omfattet af de generelle kontraktbetingelser i nærværende kontrakt, medmindre andet er særskilt aftalt mellem parterne. Tilbudsgivers almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i denne kontrakt om levering af Kopimaskiner til kommunen. 2 Vederlag For de i punkt 1 anførte kontraktydelser er aftalt de vederlag m.v., som fremgår af pris- og produktlister, jf. bilag C.

Side 19 af 33 3. Leveringsbetingelser Maskinerne leveres fragt- og risikofrit til de af kommunen fastsatte leveringsadresser, således at levering anses for sket, når varen er stillet på den af kommunen anviste plads. Den almindelige regel om undersøgelsespligt ved levering gælder ikke, idet alle maskiner leveres opstillet og klar til ibrugtagning. Kontrakthaver skal orientere bestiller, såfremt der er leveringsvanskeligheder i forbindelse med den konkrete bestilling, samt hvornår levering så vil finde sted. Overtrædelse af aftalte regler for levering betragtes som misligholdelse, jf. punkt. 11. 4. Prisregulering De tilbudte priser skal være faste de første 12 måneder regnet fra kontraktens start. Efterfølgende kan der ske dokumenterede prisreguleringer en gang årligt. Første prisregulering kan tidligst ske med virkning fra 1. februar 2010, og prisstigningen kan maksimalt svare til udviklingen i Danmarks Statistiks nettoprisindeks fra november 2008 til november 2009. Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende årlige prisreguleringer. Varsel om prisreguleringer skal ske med 30 dages varsel og godkendes hos Gladsaxe Kommunes Indkøbsafdeling. 5. Betaling Betalingsbetingelserne er minimum 30 dage netto. Betaling med frigørende virkning anses for sket rettidigt ved indbetaling til bank, posthus eller lignende. Hvis den sidste betalingsdag falder på en lørdag, søndag eller helligdag, er sidste rettidige betalingsdag første hverdag herefter. Overskrides betalingsfristen kan [KONTRAKTHAVER} ikke kræve gebyrer eller morarenter udover den rentesats, der er fastlagt efter renteloven. 6. Elektronisk fakturering Faktura skal fremsendes elektronisk, jf. Lov nr. 1203 om offentlige betalinger, til oplyste EAN-lokationsnumre og skal indeholde følgende oplysninger: Fakturarnummer Ordre-/rekvisitionsnummer EAN-nummer Fabrikat og maskinnummer Beløb ekskl. moms Momsandel

Side 20 af 33 [KONTRAKTHAVERs] gironummer/betalingsid og betalingsdato skal være angivet på fakturaen. 7. Statistik [KONTRAKTHAVERs] skal hvert år inden 1. marts levere en komplet årsstatistik over antal sort/hvide og farvekopier samt økonomiske forbrug for det foregående år. Kommunen kan endvidere bestille yderligere statistikker, såfremt det ønskes. Statistik skal leveres elektronisk til indkøbskontoret. Data/filformat skal minimum være konvertibelt til Microsoft Excel 2000. 8. Garanti og reklamation [KONTRAKTHAVER] garanterer at maskiner omfattet af denne kontrakt til enhver tid opfylder alle relevante myndighedsforskrifter, herunder EU-direktiver, anden lovgivning, branchemæssige standarder mv.. I kontraktperioden har [KONTRAKTHAVER] det fulde ansvar m.h.t. udbedring af fabrikaitonsfejl og mangler i konstruktion, materialer og udførelse i øvrigt, herunder justering, afprøvning og test af de leverede maskiner samt tilbehør og ekstraudstyr. Afhjælpning af fejl og mangler, der varetages af [KONTRAKTHAVER] for dennes regning, skal så vidt muligt ske på installationsstedet. Transport foregår for [KONTRAKTHAVERs] ansvar og risiko 9 Erstatning og forsikring KONTRAKTHAVER er ansvarlig efter dansk rets almindelige erstatningsregler for enhver person- og tingsskade, herunder også erhvervs- og produktansvar som måtte opstå i forbindelse med de af kontrakten omfattede produkter og sideprodukter. KONTRAKTHAVER er endvidere erstatningsansvarlig for alle skader (eksempelvis transportskader), på bygninger og ting tilhørende kommunen, forårsaget af KON- TRAKTHAVER eller af vedkommendes ansatte/fremmed transportør. Eventuelle skader, herunder overfor 3. mand, som KONTRAKTHAVER i øvrigt måtte forårsage ved udførelsen af sin(e) leverancer, er kommunen uvedkommende. KONTRAKTHAVERs eventuelle regreskrav over for underleverandør er Gladsaxe Kommune uvedkommende. KONTRAKTHAVER forpligter sig til i kontraktperioden at have tegnet ansvarsforsikring, der for hver forsikringsbegivenhed mindst dækker op til 5.000.000 kr. for personskade og 2.000.000 kr. for tingskade.

Side 21 af 33 10. Tavshedspligt Nærværende kontrakt skal betragtes som fortrolig af parterne, i det dog reglerne om aktindsigt lov om offentlighed i forvaltningen skal efterleves. 11. Etiske krav Det forudsættes, at [KONTRAKTHAVER] og deres underleverandører efterlever de internationale konventioner, som Danmark har tiltrådt, herunder ILO-konventioner om: Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Minimumsalder for ansættelse samt forbud mod og afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135) Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention 155) Det forventes, at [KONTRAKTHAVER] og deres underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. Hvis kommunen får kendskab til, at [KONTRAKTHAVER] ikke leverer produkter, som er produceret i overensstemmelse med disse krav, skal [KONTRAKTHAVER] tilbyde et alternativt produkt, uden at kommunen skal betale for ekstra omkostninger. Lever [KONTRAKTHAVER] ikke op til disse krav, betragter kommunen det som misligholdelse af hovedkontrakten. 12. Overdragelse af aftalen Aftalen eller de hermed forbundne fordringer kan ikke overdrages til tredjemand uden forudgående skriftlig accept fra. Ligeledes kan de af kontrakten flydende fordringer ikke overdrages, sælges eller belånes af kontrakthaver uden skriftlig accept fra. Overtrædelse af denne bestemmelse betragtes som væsentlig misligholdelse. Såfremt [KONTRAKTHAVER] anvender underleverandører til opfyldelsen af kontrakten, garanterer [KONTRAKTHAVER] for opfyldelsen af kontrakten i samme omfang, som hvis [KONTRAKTHAVER] selv havde udført ydelsen. 13. Konsortium

Side 22 af 33 I det omfang flere har budt i forening og [KONTRAKTHAVER] derfor er et konsortium, hæfter de i konsortiet deltagende fysisk / juridiske personer ubegrænset, solidarisk og direkte for opfyldelsen af denne kontrakt. 14. Misligholdelse Det fastsættes herved, at enhver tilsidesættelse af [KONTRAKTHAVERs] forpligtigelser, det være sig en hvilken som helst mangel, forsinkelse mv. er misligholdelse. Kommunen kan stille krav til den måde, hvorpå misligholdelsen skal bringes til ophør, og de skridt der skal tages for at undgå tilsvarende misligholdelse fremover. Kommunen kan fastsætte en rimelig frist, indenfor hvilken [KONTRAKTHAVER] skal opfylde sine forpligtigelser iht. denne kontrakt. Undlader [KONTRAKTHAVER] herefter at opfylde sine forpligtigelser indenfor den af kommunen fastsatte frist, er det at betragte som en væsentlig misligholdelse. Dersom [KONTRAKTHAVER] gentagne gange ikke opfylder sine forpligtigelser iht. denne kontrakt, jf. eksempelvis manglende overholdelse af tilkaldetider, forsinkelser, fejlagtige leverancer, anses dette som væsentlig misligholdelse, hvis det er påtalt skriftligt. 14.1 Væsentlig misligholdelse Væsentlig misligholdelse berettiger til ophævelse af kontrakten med tilhørende bilag uden varsel. Eksempler på væsentlig misligholdelse vil være gentagne misligholdelser, væsentlige enkeltstående misligholdelser ved forsinkelser, udeblivelse, brud på lov- og / eller myndighedskrav og påbud m.m. Oplistningen er ikke udtømmende. I øvrigt er [KONTRAKTHAVER] ansvarlig efter dansk rets almindelige regler om misligholdelse, herunder reglerne om forholdsmæssigt afslag, dækningskøb, erstatningsansvar m.v. og det forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således at betaling af erstatning, dækningskøb, forholdsmæssigt afslag mv. ikke udelukker hinanden 14.2 Anticiperet misligholdelse Kommunen kan endvidere med øjeblikkelig virkning hæve aftalen, såfremt [KON- TRAKTHAVER] gør sig skyldig i andre forhold, der giver grund til at antage, at [[KONTRAKTHAVER] ikke fremover vil kunne varetage opgaven som beskrevet i nærværende udbudsmateriale. 15. Opfyldelseshindringer, herunder force majeure

Side 23 af 33 I tilfælde af force majeure, herunder også strejke og lockout, som forhindrer opfyldelse, bortfalder parternes forpligtigelser i det omfang og så længe force majeure er tilstede. Den af parterne der ønsker at påberåbe sig force majeure skal give den anden part meddelelse herom skriftligt så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Er force majeure isoleret til kontraktshavers virksomhed, eller områder kontrakthaver bærer risikoen for, kan kommunen kontrahere til anden side så længe force majeuren er til stede. Ved force majeure der er forårsaget af strejke og/eller lock-out eller anden konflikt, er parterne berettiget til efter 20 kalenderdages leveranceudeblivelse at hæve kontrakten. 16. Insolvens og konkurs Går kontrakthaver konkurs eller indtræder der betalingsvanskeligheder, insolvens, betalingsstandsning eller likvidation, vil dette/disse forhold være at betragte som væsentlig misligholdelse, og de i tilknytning hertil fastsatte beføjelser vil kunne bringes i anvendelse i såvel umiddelbar forlængelse af kommunens kendskab hertil som senere i forløbet, eksempelvis under en betalingsstandsning eller likvidation. Gladsaxe Kommune skal uden ophold skriftligt orienteres om anmeldelse af betalingsstandsning eller konkurs mv., afsigelse af konkursdekret, udpegning af tilsyn eller indtrædelse af likvidation. Hvis boet har ret til at indtræde i kontrakten i medfør af konkurslovens bestemmelser, skal boet efter forespørgsel inden 5 arbejdsdage give skriftlig meddelelse om, hvorvidt boet vil indtræde. 17. Kontraktændringer Nærværende kontrakt samt bilag til denne, kan kun ændres ved skriftlig aftale imellem udbyder og [KONTRAKTHAVER]. Indførte ændringer, der ikke må forrykke udbudsgrundlaget væsentligt, skal fremgå af ændringsmeddelelser, underskrevet af begge parter. Prisændringer i henhold til punkt 4 anses ikke som en kontraktændring. 18. Tvist Tvist afgøres efter dansk rets almindelige regler, idet enhver sag skal anlægges ved retten i Glostrup med mindre andet aftales.

Side 24 af 33 19. Kontraktens ikrafttræden og ophør Kontrakten er gældende fra den 1. februar 2009 til og med den 31. januar 2012/2013 Der afgives ikke yderligere varsel om ophør. Kommunen kan opsige kontrakten delvist indenfor en ramme på max 8 % af kontraktsummen med et varsel på 6 måneder, såfremt strukturændringer eller byrådsbeslutninger medfører, at der sker en væsentlig reduktion i behovet for de af kontrakten omfattede varer og ydelser, som følge af at opgaver flyttes til en anden administrativ enhed, fx staten, eller nedlægges. 20. Originaleksemplarer Denne kontrakt med tilhørende bilag er udfærdiget og underskrevet i to eksemplarer, hvoraf det ene er hos [KONTRAKTHAVER] og det andet hos Gladsaxe Kommune, indkøbskontoret. Dato: Dato: Borgmester Gladsaxe Kommune / Kommunaldirektør [KONTRAKTHAVER]

Side 25 af 33 Bilag 1 Tro- og loveerklæring i henhold til direktivets artikel 45 I henhold til Direktiv 2004/18/EF - artikel 45, stk. 1 og 2 opstilles følgende kriterier for kvalitativ udvælgelse. Fra deltagelse i en udbudsprocedure skal udelukkes enhver leverandør, mod hvem der er afsagt en endelig dom, som den ordregivende myndighed har kendskab til, af en eller flere af følgende grunde: a) deltagelse i en kriminel organisation. b) bestikkelse. c) svig som omhandlet i konventionen om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser. d) hvidvaskning af penge. Fra deltagelse i en udbudsprocedure kan udelukkes enhver leverandør: a) hvis bo er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs, som har indstillet sin erhvervsvirksomhed eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning. b) hvis bo er begæret taget under konkursbehandling eller behandling med henblik på likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller enhver tilsvarende behandling, der er fastsat i national lovgivning. c) som ved en retskraftig dom er dømt for et strafbart forhold, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed. d) som i forbindelse med udøvelsen af sit erhverv har begået en alvorlig fejl, som de ordregivende myndigheder bevisligt har konstateret. e) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af ydelser til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land. f) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold til lovgivningen i det land hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land. g) som svigagtigt har fremsat urigtige erklæringer i forbindelse med meddelelse af oplysninger, som kan kræves i henhold til dette kapitel. Undertegnede erklærer herved ikke at være omfattet af ovennævnte udelukkelseskriterier jf. direktiv 2004/18/EF art. 45, stk. 1 og 2: Denne erklæring skal udfyldes og returneres til indkøbskontoret den 2008... virksomhedens stempel og underskrift

Side 26 af 33 Bilag 2 Erklæring om ubetalt forfalden gæld til det offentlige iht. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13.maj.1997 Undertegnede erklærer ved min underskrift, om nedennævnte virksomhed har ubetalt forfalden gæld til det offentlige vedrørende skat, afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger. Såfremt tilbudsgiver har ubetalt forfalden gæld til det offentlige, skal dette oplyses ved påtegning, herunder om beløbets størrelse, idet det samtidigt skal oplyses, - hvorvidt der foreligger en aftale med inddrivelsesmyndigheden om afvikling, der er overholdt, eller - tilbudsgiver samtidigt hermed stiller sikkerhed for den del af gælden, der overstiger kr. 100.000,- idet dokumentation for sikkerheden samtidigt skal vedlægges. Undertegnede erklærer herved på tro og love, at virksomheden ikke har forfalden gæld til det offentlige. Undertegnede har gæld til det offentlige på kr.: Undertegnede erklærer herved på tro og love, at der er indgået aftale/stillet sikkerhed for den del af virksomhedens gæld til det offentlige, der overstiger kr. 100.000. Hos:(myndighedens navn og adresse) Undertegnede tillader samtidig, at Gladsaxe Kommune i forbindelse med udbudsforretning, undersøger, om der er ubetalt forfalden gæld til det offentlige. Denne erklæring skal udfyldes og returneres til indkøbskontoret den 2008... virksomhedens stempel og underskrift... virksomhedens CVR-nr.

Side 27 af 33 Bilag 3 Tro- og love-erklæring om overholdelse af gældende lovgivning Adresse, kontaktpersoner og internetadresse for den relevante statslige tjeneste, hvor der kan indhentes oplysninger om skatter Officielt navn: Told- og Skattestyrelsen Adresse: Østbanegade 123 By: København Ø Kontaktperson(er): Att.: E-mail: toldskat@toldskat.dk Internetadresse (URL): www.toldskat.dk Postnummer: 2100 Telefon: + 45 72 37 90 00 Fax: + 45 72 37 90 01 Land: Danmark Adresse, kontaktpersoner og internetadresse for den relevante statslige tjeneste, hvor der kan indhentes oplysninger om miljøbeskyttelse Officielt navn: Miljøstyrelsen Adresse: Strandgade 29 By: København K Kontaktperson(er): Att.: E-mail: mst@mst.dk Internetadresse (URL): www.mst.dk Postnummer: 1401 Telefon: + 45 32 66 01 00 Fax: + 45 32 66 04 79 Land: Danmark Adresse, kontaktpersoner og internetadresse for den relevante statslige tjeneste, hvor der kan indhentes oplysninger om sikkerhed på arbejdspladsen og arbejdsvilkår Officielt navn: Arbejdstilsynet Adresse: Landskronagade 33 By: København Ø Kontaktperson(er): Att.: E-mail: at@at.dk Internetadresse (URL): www.at.dk Postnummer: 2100 Telefon: + 45 70 12 12 88 Fax: + 45 70 12 12 89 Land: Danmark Virksomhedens navn: Adresse: CVR.nr: Det tilkendegives hermed, at er der taget hensyn til de gældende forpligtelser vedrørende beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt. Dato: Virksomhedens/Ledelsens underskrift:

Side 28 af 33 Bilag 4 Tilbudsskema på kopimaskiner/multimaskiner (skema kopieres efter behov) Maskintype (digital) Kopieringshastighed A4 Modelbetegnelse Standardhukommelse Pris Kontantkøb Service aftale (3/4 år) Maskinfaciliteter (inkl. i prisen (ekskl. moms)) Facilitet ja nej Svar Evt. merpris Zoom (interval) Papirformat min/max Max papirvægt i gram Hastighed (A4 enkelt/dobbeltsidet) Papirkapacitet Antal papirkassetter Ekstra papirkassette Volumen min/max pr. år Kopitromlens holdbarhed antal kopier Opvarmningstid i sek. ved start Opvarmningstid i sek. ved energisparer Opløsning (kopi) Opløsning (print) Opløsning (evt. scanner) Redigering Margin justering Bogside kopiering Automatisk originalregistrering Automatisk kassettevalg Automatisk dobbeltsidet kopiering/print Scannerfunktion (som evt. kan aktiveres) Auto recirkulerende dokumentbehandling Feeder