Notat Vedrørende: Skrevet af: Introdansk beskrivelse af fastlagte krav til indberetning af statistikoplysninger fra udbydere Jesper Lund Version: 1.4: rev. af Ankestyrelsen, januar 2014 27.06.2012 JL I forbindelse med en lovændring på danskuddannelsesområdet (Lov nr. 1512 af 27. december 2009) kan kommunerne fra og med 3. kvartal 2010 henvise arbejdstagere til undervisning i introdansk hos udbyderne af danskundervisning. Tilbud om intro-dansk omfatter højest 250 timers undervisning opdelt i fem undervisningsforløb, som hver omfatter 50 timer (en times undervisning svarer til en lektion på 45 minutter). Samme kursist kan have undervisning ved flere udbydere, men ikke inden for det enkelte 50 undervisningsforløb. Der er ikke prøver eller test efter hvert undervisningsforløb eller ved afslutningen af de 250 timers undervisning. Ved udløbet af de 250 timers undervisning kan kursisten evt. vælge at overgå til ordinær danskundervisning efter DU/Modul modellen. Intro-dansk aktivitet, gennemført ved udbydere af danskundervisning for voksne udlændinge, skal indberettes til Ankestyrelsen. Dette sker via et separat indberetningssystem. Dette notat beskriver de krav til indberetningen i form af dataindhold og datastruktur, som Ankestyrelsen og efter høring af leverandørerne af administrative systemer til udbyderne har sat op. Herudover beskriver notatet, hvordan indberetningen rent praktisk foregår i det indberetningssystem, som UNI C Statistik & Analyse har udviklet til brug for indberetningerne. Indberetningen sker månedligt. Alle udbydere, som er udbydere af intro-dansk aktivitet skal indberette én gang om måneden, også selvom der ikke har været aktivitet. Indberetningen skal som minimum indeholde data for alle kursister, som har igangværende/ikke afsluttet intro-dansk aktivitet. Indberetningen skal omfatte alle kursister/henvisninger, som i den pågældende periode (måned) har bevægelse(evt. ingen bevægelse) på deres intro-dansk forløbsoplysninger (jf. næste afsnit). Fx ved - at de er blevet henvist til et nyt 50 timers undervisningsforløb af en kommune - at de har/ikke har modtaget undervisning på et 50 timers igangværende undervisningsforløb - at de er ophørt på et (50 timers) forløb hos udbyderen Data er således organiseret i to tabeller med forløbsoplysninger samt to overordnede stamtabeller med faste oplysninger om den aktuelle indberetning og de kursister, som indberetningen omfatter.
Datatabeller Stamoplysninger: Indberetning: Denne tabel giver oplysninger om den aktuelle indberetning. Oplysningerne omfatter udover udbyderkode den aktuelle måned som data omhandler (indberetningsmåned), ML skemaversion, og systemversion(oplysning fra leverandør af adm. system). Kursist: Oplysningerne i denne tabel gives én gang per kursist i den pågældende indberetning. Oplysningerne omfatter udover CPR-nummer eller kildeskattenummer faste baggrundsoplysninger på kursisten, dvs. køn og nationskode. En særlig udfordring i relation til indberetning for intro-dansk er, at nogle kursister endnu ikke har fået et CPR nr. ved undervisningsstart. Disse kursister identificeres ved deres kildeskattenummer. Hvis kursisten senere registreres i CPR-registret, vil kursistens CPRnummer svare til kildeskattenummeret. Stamoplysningerne skal indberettes hver gang kursisten er med i en månedsindberetning. Her vil det blive de senest indberettede stamoplysninger, som bliver registreret for en kursist hos en udbyder, der indberettes. Nye stamoplysninger for en kursist hos en udbyder vil således overskrive tidligere indberettede oplysninger. Forløbsoplysninger: Henvisninger: Udbyderen oplyser i denne tabel de henvisninger til 50 timers undervisningsforløb, som undervisningen er baseret på. Der angives henvisningsdato, henvisningsnummer på 50-timers undervisningsforløb, henvisende kommunenummer samt kursistens bopælskommune på henvisningstidspunktet. Henvisningsdatoen skal ligge før den pågældende indberetningsmåneds udløb. Endvidere angives startdato for første undervisningsdag i forløbet samt den forventede slutdato for forløbet. Når undervisningsforløbet er afsluttet indberettes en ophørskode, og slutdatoen indberettes som faktisk slutdato. Henvisningsoplysninger, som er indberettet i tidligere indberetninger, vil blive overskrevet med data fra den seneste indberetning. Undervisning: I denne tabel vises hvor mange undervisningstimer kursisten har modtaget på det pågældende forløb i den pågældende undervisningsmåned. Undervisningsdata der genindberettes vil overskrive eksisterende data (se senere afsnit). Nedenstående figur viser datastrukturen i skematisk form. Datastrukturen er hierarkisk, dvs. alle tabeller på nær indberetningstabellen har en relation til den overliggende tabel, og alle poster i alle tabeller kan føres tilbage til indberetningstabellen via udbyderkode. Felter som er eksterne nøglefelter, dvs. fastlægger forbindelsen til en overliggende tabel, står med fed skrift. Felter som er interne nøglefelter, dvs. medvirker til unikt at identificere den enkelte post, står med kursiv skrift. De fleste af nøglefelterne er både eksterne og interne. Side 2
Indberetning Udbyderkode Version SystemVersion IBMaaned 0 -> * Kursist Udbyderkode Kursistnummer Nationskode 1 -> * Henvisning Udbyderkode Kursistnummer Henvisningsnummer Henvisningskommune Henvisningsdato Bopaelskommune Startdato Slutdato Ophoerskode 0 -> * Undervisning UVMaaned UdbyderKode Kursistnummer Henvisningsnummer Henvisningskommune Lektioner Beskrivelse af tabellernes nøgler og relationer Indberetning er den overordnede tabel vedr. den aktuelle indberetning. Feltet IBMaaned (indberetningsmåned) angives den måned, hvortil data er ajourført. Har denne fx værdien 2010-12, vil systemet regne med, at indberetningen dækker al intro-dansk aktivitet for måned 12 i 2010. Den overordnede indberetningsenhed (nøglefelt) for Indberetningstabellen er feltet udbyderkode. For Kursisttabellen er udbyderkode og kursistnummer (CPR nr. eller evt. identificeret ved Kildeskattenummer, jf. tidligere) den overordnede indberetningsenhed (nøglefelter). Her fremgår alle Side 3
de kursister, som udbyderen har medtaget i den pågældende indberetning. Der findes således kun én post for hver kombination af Udbyderkode og Kursistnummer for hver indberetning. Henvisningstabellen viser de henvisninger til 50-timers undervisningsforløb, som er sket senest ved udgangen af indberetningsmåneden, og som danner grundlag for den undervisningsaktivitet, som indberettes i undervisningstabellen. I Henvisningstabellen angives altid en startdato, den forventede/faktiske slutdato samt en ophørskode for hvert undervisningsforløb. For et igangværende undervisningsforløb anføres koden 0 i feltet Ophoerskode. En henvisning identificeres ved kombinationen af den henvisende kommunes officielle kommunekode (Henvisningskommune) og et fortløbende nummer 1-9 (henvisningsnummer), som viser nummeret på det 50 timers forløb, som kommunen henviser til. Flere kommuner kan godt henvise den samme kursist. Første gang en kommune henviser, benyttes henvisningsnummer 1, selv om en anden kommune fx har henvist til to tidligere forløb med numrene 1 og 2. Henvisningskommunens kommunekode adskiller således disse henvisninger i de indberettede data. For 50 timers undervisningsforløb, som er indberettet i Henvisningstabellen, viser Undervisningstabellen den undervisningsaktivitet, som har fundet sted i hver måned (undervisningsmåned) op til og med indberetningsmåneden. Henvisninger og undervisning knyttes sammen via henvisningsnummer (jf. ovenfor) og henvisningskommune. Der kan kun være én undervisningsindberetning per henvisning for en given undervisningsmåned, men der kan godt være flere henvisninger med tilhørende undervisningsaktivitet inden for samme undervisningsmåned. Bemærk at data for den samme henvisning og det samme undervisningsforløb skal indberettes igen i de efterfølgende måneder, dersom det samme 50 timers undervisningsforløb stadig er aktivt. Det vil ikke være muligt at starte op på et forløb igen, hvis en person melder klart ud at vedkommende ikke mere vil komme på det pågældende forløb. Er der derimod tale om at personen ikke møder op, skal der ikke sættes/indberettes en slutdato/ophørskode på før forløbet er planlagt til at skulle slutte. Indberetning for måneder uden undervisningsaktivitet Der skal for udbydere tilmeldt intro-dansk ske en månedlig indberetning til systemet. I det omfang at en udbyder ikke har haft undervisningsaktiviteter og ikke har uafsluttede undervisningsforløb skal der i den givne måned alene indberettes oplysninger på Indberetningniveauet, dvs. udbyderkode, version, Systemversion, samt IBMaaned (indberetningsmåned). I det omfang at der foreligger uafsluttede undervisningsforløb men ingen undervisningsaktivitet i pågældende måned skal der indberettes som normalt dog med angivelse af 0 i feltet lektioner. Bemærk at det også er muligt at indberette henvisninger der ligger efter aktuelle indberetningsmåned blot der er fastlagt en startdato og en forventet slutdato på forløbet hos udbyderen. Genindberetning af aktivitet for måneder før indberetningsmåneden. Der er muligt at indberette undervisningsdata (med tilhørende henvisninger) for måneder, som ligger før indberetningsmåneden. Dette sker efter følgende principper: Side 4
Eksempel: Alle kursister, som medtages i en indberetningsmåned skal have undervisningsoplysninger for den pågældende måned. For disse kursister skal som tidligere nævnt medtages alle undervisningsdata (med tilhørende henvisningsoplysninger) for hele henvisningsforløbet. Herigennem er det muligt at ændre tidligere indberettet oplysninger i henvisning og undervisningstabellen ved blot at indberette nye/opdaterede data. Det kunne fx være en ændring af slutdatoen eller en tilpasning af lektionsantallet for forrige måned. Ønskes en historisk opdatering for kursister i afsluttede henvisningsforløb, må der laves en fornyet indberetning for hver indberetningsmåned fra og med den sidste måned, hvor kursisten har været aktiv i henvisningen og frem til i dag. Det skal foretages én indberetning for hver måned, dvs. at hvis der i oktober måned skal foretages en ændring på data fra april, skal der indberettes separat for hver måned fra april og til oktober (7 indberetninger i alt) Indberetter man med en indberetningsmåned som er samme eller før indberetningsmåneder, som tidligere er indberettet, slettes automatisk først alle indberetninger inkl. tilhørende henvisninger og undervisningsposter med samme eller nyere måneder. For at ajourføre data, skal der efterfølgende laves genindberetninger for disse måneder. Generelt vil alle nye indberetninger, for kursister, henvisninger eller undervisningsaktivitet, som allerede er indberettet tidligere, overskrive de allerede indberettede data kursist for kursist. Kursist Y har ikke aktivitet længere, men man er blevet opmærksom på, at der er en fejl i slutdato på et undervisningsforløb for 3 måneder siden. Hvis data ønskes opdateret, skal der laves en indberetning med indberetningsmåned for den sidste måned med aktivitet. Når dette er gjort genindberettes data for alle måneder herefter indtil udbyderen igen er ajour med indberetningerne. Beskrivelse af tabellernes datafelter Indberetning Felt Navn Info Lovlige værdier Obligatorisk () UdbyderKode Udbyderkode Tal, seks cifre (=sprogcenter kode i offentlig udbyderregi) Version ML version Tekst, fx 1.0 SystemVersion Adm. leverandør Version Tekst, fx UNI-C Indtast v 1.0 IBMaaned Indberetningsmåned for aktuel indberetning Dato, måned, format ÅÅÅÅ-MM (fx 2010-12) Kursist (stam data) Felt Navn Info Lovlige værdier Obligatorisk () Side 5
UdbyderKode Som i indberetning tabel Kursistnummer Kursistens CPR-nummer Tekst, 10 tegn /kildeskattenummer ( dokumentation for registrering hos skattemyndigheder) NationsKode Kursistens nationskode Tekst, 3 tegn Følger FNs ISO Alpha 3-code, se web siden: http://unstats.un.org/ unsd/methods/m49/m49alpha.htm Henvisning Felt Navn Info Lovlige værdier Obligatorisk () UdbyderKode Som i Kursist tabel Kursistnummer Som i Kursist tabel HenvisningsNummer Henvisningsnummer. Angiver nummer Tal, 1-9 på henviste 50 timers undervisningsforløb hos den pågældende kommune angivet i feltet Henvisningskommune. HenvisningsKommune Kommunekode for henvisende kommune Talkode, 3 cifre (officiel kom- munekode) HenvisningsDato Dato for henvisning Dato, format: Bopaelskommune Startdato Slutdato Ophoerskode Kommunekode for kursistens bopælskommune Første undervisningsdag for kursist på dette forløb ved udbyder Forventede eller faktisk sidste undervisningsdag for kursist på dette 50 timers undervisningsforløb ved udbyder Årsag til afslutning/afbrydning af dette 50 timers undervisningsforløb ÅÅÅÅ-MM-DD Talkode, 3 cifre - officiel kommunekode eller kode 999 for grænsependler Dato, format: ÅÅÅÅ-MM-DD Dato, format: ÅÅÅÅ-MM-DD Talkode 0, 31-39, se nedenfor. Værdi 0 hvis forløb stadig er aktivt. Værdi 31-39, hvis forløb er sluttet i IBMaaned Side 6
Ophørskoder 0,31-39 for 50 timers undervisningsforløb 0. Ikke ophørt (igangværende) 31. Ophør som følge af udløb af 50 timers undervisningsforløb. 32. Ophør som følge af 1½-års uddannelsesrets udløb 33. Ophør pga. afslutning af hele intro-dansk forløb 34. Ophør pga. barsel 35. Ophør pga. sygdom 36. Ophør pga. flytning til en anden kommune eller anden udbyder 37. Ophør pga. udrejse 38. Ophør pga. overgang til ordinær danskuddannelse 39. Anden ophørsårsag Undervisning Felt Navn Info Lovlige værdier Obligatorisk () UdbyderKode Som i kursist tabel KursistNummer Som i kursist tabel HenvisningsNummer Som i henvisningstabel HenvisningsKommune Som i henvisningstabel UVMaaned Måned for undervisning Dato, måned, format (år og måned) Lektioner Antal tilbudte lektioner (på 45 minutter) i Måned ÅÅÅÅ-MM, fx 2011-03 Tal, 0-50 Validiteten af de indberettede data Følgende er et krav til de indberettede data: Alle data skal overholde den hierarkiske struktur, som er angivet på foregående side. Alle datafelter skal overholde nogle grundlæggende egenskaber specificeret i et ML-skema (jf. bilag til dette notat). Er et datafelt angivet som talfelt, vil der fx ikke blive accepteret tekst. Ligeledes skal felter som datoer og CPR-nummer/kildeskattenummer m.v. overholde en række konventioner. For datafelter, som benytter lukkede kodesæt (se feltspecifikationerne), skal der benyttes en af de udmeldte koder. For Nationskoder vil der dog blive accepteret en vis afvigelse. Nogle datafelter er nøglefelter og der tillades derfor kun én forekomst af hver kombination heraf i de indberettede data. Nogle datafelter er obligatoriske for enhver registrering i en given tabel og må derfor ikke mangle. For andre felter kan manglende accepteres, måske dog kun i et nærmere bestemt omfang. Side 7
Der vil blive foretaget kontrol af den tidsmæssige konsistens i data, således at fx slutdatoen i et uddannelsesforløb ikke ligger før den pågældende indberetningsmåned osv. Der vil der også kunne blive behov for at checke datas konsistens på tværs af indberettede måneder. Et eksempel på en sådan inkonsistens kan være, at der indberettes et ophør på et 50 timers undervisningsforløb i en måned, men at der indberettes undervisningstimer på samme forløb i den efterfølgende måned. Side 8
Indberetningssystemet Indberetningssystemet er opbygget ved en datamodtagestation baseret på udveksling af MLdata med de månedlige indberetninger. Web-service til modtagelse af data I modsætning til den nuværende aktivitetsindberetning er der opbygget en system-til-system indberetningsflade, hvor data sendes til/modtages af en web-service. Dette betyder, at udbyderen ikke skal logge sig på Ankestyrelsens indberetningsside og overføre forud eksporterede data, men kan styre indberetningen inde fra det administrative system, dersom dette tilpasses hertil ud fra specifikationerne. I modsætning til aktivitetsindberetningen er der tale om, at validering sker samtidig med overførsel af data, og ikke i en efterfølgende fejlrapportproces. Når data overføres til web-servicen, kvitterer indberetningssystemet tilbage i form af ML-data. Det er så op til udbydernes systemleverandører at videreformidle disse meddelelser internt i de administrative systemer, således at udbyderen kan se, om indberetningen er godkendt, og hvis ikke, hvilke fejl der var i indberetningen. Der er til brug for leverandørerne udarbejdet et dokument, der beskriver arten/indholdet af disse ML-data. Direkte indtastning af oplysninger For udbydere, som ikke har et administrativt system, eller hvor det administrative system ikke får implementeret kontakt til web-servicen, findes der et indtastningssystem, hvor udbyderen i stedet manuelt kan indtaste oplysningerne. Denne indtastning foregår direkte på Ankestyrelsens indberetningsside. Indberetning af tidligere måneders data Dette er beskrevet mere udførligt tidligere i dette notat. Der kan også foretages fulde genindberetninger af tidligere indberettede data på samme måde som i den nuværende aktivitetsindberetning. Udtræk af data I tilknytning til indberetningssystemet er der lavet en udtræksservice, dels som en webservice, og dels i indtastningssystemet, hvor udbydere og kommuner kan tilgå de data, som udbydere har indberettet om kursisterne. Bilag: ML Schema ML skemaet, der skal anvendes ved upload af data hentes på https://danskindberetning.ast.dk/introdanskws/uploadservice.asmx med tilhørende dokumentation af web-service i https://danskindberetning.ast.dk/introdansk Side 9
Hjælp til indberetningen I forbindelse med spørgsmål vedr. indberetning af data og datastruktur kan der rettes henvendelse til følgende kontaktpersoner: Christian Stoustrup Ankestyrelsen, Data og analyse E-mail: chs@ast.dk Telefon: 61 89 74 94 Mette Agerskov Smith Ankestyrelsen, Data og analyse E-mail: mags@ast.dk Telefon: 61 89 74 85 Charlotte Qvistgaard Ankestyrelsen, Data og analyse E-mail: cqv@ast.dk Telefon: 61 89 74 91 Side 10