Fra fravær til nærvær - Personalepolitiske principper for at nedbringe sygefravær Professionelle arbejdsmiljøer Vi tager ansvar Gensidig respekt Omsorg for hinanden 1
Fra fravær til nærvær Personalepolitiske principper for at nedbringe sygefraværet Vedtaget af MED-Hovedudvalget den 27. november 2008 Udgivet maj 2013 Version 1.0 Redaktion Koncern HR 2
Indledning Sygefravær påvirker alle; både den sygemeldte, familien, kollegaer, den daglige leder, arbejdsgiveren og regionens borgere. Det er derfor vigtigt, at vi kan tale om sygefravær i almindelighed. Det er lederens ansvar at arbejde for, at sygefravær nedbringes, og at MED udvalget involveres med henblik på at skabe rammer for den nødvendige dialog og konkrete indsatser. Hvad den enkelte fejler, er en privatsag. Men vi skal i hverdagen kunne tale om, hvad arbejdspladsen kan gøre for at hjælpe den sygemeldte til at bevare en tilknytning til arbejdspladsen og hurtigt vende tilbage igen. Slettet: ne Slettet:, Slettet: tiltag og Formål Region Sjælland ønsker at være en arbejdsplads, som er kendetegnet ved trivsel, tryghed og sundhed. Sygdom kan imidlertid ramme alle og er et lovligt forfald. Sygdomsramte medarbejdere skal kunne være trygge, når de er fraværende fra arbejdspladsen. Det er derfor væsentligt at kontakten mellem den fraværende og arbejdspladsen bevares med henblik på, at medarbejderen hurtigst muligt vender tilbage til arbejdet. Formålet er at fastholde medarbejderen og skabe en arbejdsplads med trivsel og arbejdsglæde ved at: der i dagligdagen er en åben, tryg og tillidsfuld dialog blandt medarbejdere og ledere om fravær og årsagerne hertil. Der skal dog være fuld fortrolighed mellem medarbejderen og lederen omkring opfølgningen på den enkelte medarbejders sygefravær. Slettet: skabes forebygge fravær grundet dårlig trivsel eller andre faktorer på arbejdspladsen forebygge sygdom på grund af arbejdsbetingede forhold drage omsorg for de sygemeldte medarbejdere den enkelte arbejdsplads fastsætter nogle spilleregler, der beskriver, hvordan vi i praksis klarer konkrete sygdomsforløb på arbejdspladsen udnytte muligheden for delvis raskmelding Slettet: der Slettet: s Slettet: der på Slettet: s undersøge mulighederne for ændringer i jobindhold, arbejdsgange mv. undersøge mulighederne for at etablere jobs på særlige vilkår herunder fleksjob, socialt kapitel mv. 3
Fra fravær til nærvær Region Sjællands arbejde med at nedbringe fravær tager udgangspunkt i at skabe nærvær og nedbringe fravær. Det betyder, at vi på regionens arbejdspladser er forpligtiget til en tidlig og aktiv indsats. Når vi taler om fravær og nærvær, er der forskellige faktorer, som påvirker os i forhold til, om vi kommer på arbejde eller melder os syge. Slettet: derfor Nærværsfaktorer er forhold, der gør det tiltrækkende at være på arbejdspladsen, f.eks. et spændende, udfordrende og udviklende arbejde, trivsel på arbejdspladsen og et godt fysisk og psykisk arbejdsmiljø med hjælpsomme kollegaer. Fraværsfaktorer er forhold, der kan medvirke til at holde den enkelte væk fra arbejdspladsen. Det kan være på grund af sygdom, men fraværet kan også skyldes utilfredshed med arbejdet eller arbejdspladsen, forhold udenfor arbejdspladsen eller det kan være en oplevelse af ikke at kunne klare arbejdet eller ikke at slå til. I arbejdet med at nedbringe sygefraværet skal ledelsen fokusere på såvel nærværsfaktorer som fraværsfaktorer. Slettet: holder kollegerne Slettet: borte Slettet: et Slettet: Roller og ansvar i det daglige arbejde Lederen Det er lederens ansvar at sætte sygefraværet på dagsordenen og skabe rammer for en generel dialog om holdninger og årsager til sygefravær. Lederen skal i den forbindelse være opmærksom på sin egen vigtige rolle i skabelsen af normer og værdier omkring sygefravær. Det er lederens ansvar at: udvise respekt tage initiativet være troværdig og nærværende handle og tage ansvar finde løsninger Medarbejderne For at nedbringe sygefraværet er det vigtigt, at medarbejderne bidrager aktivt og positivt. Medarbejderne skal være åbne for dialog og i det daglige udvise kollegial omsorg. Det er vigtigt for den tidlige indsats, at den enkelte medarbejder giver udtryk for behov for eventuelle ændringer og hjælp i det daglige arbejde. Et element i kollegial omsorg kan være at bevare kontakten til den sygemeldte kollega og tage hensyn til og hjælpe delvist raskmeldte kollegaer. 4
Den sygemeldte Det er vigtigt, at den sygemeldte medarbejder er åben overfor tilbud og forventninger fra arbejdspladsen og aktivt arbejder for at komme tilbage og herunder tager stilling til, hvad der skal til for, at han eller hun kan komme i arbejde igen. Opgørelse af sygefravær Når vi i Region Sjælland taler om sygefravær, taler vi om det fravær, hvor en medarbejder har meddelt arbejdspladsen, at han eller hun ikke kommer på arbejde på grund af egen sygdom. Vi definerer egen sygdom som: Syg/delvis syg: delvis sygdom er, når medarbejder meldes syg efter at være mødt på arbejde. (56) 28-sygdom (kroniske lidelser): bruges ved kroniske sygdomme, hvorved refusioner udbetales ved første sygedag. Nedsat tjeneste: bruges ved tilbagevenden til arbejde efter sygdom. Efter en vurdering af egen læge fastsættes en opstart i arbejde med nedsat tid. Tilskadekomst i tjeneste Når vi opgør sygefraværet, ser vi på følgende kategorier af sygefravær: Kortvarigt sygefravær: op til 14 dage Længerevarende sygefravær: mere end 14 dages sammenhængende sygefravær. I Region Sjællands indsats for at skabe sunde arbejdspladser indgår der forskellige opfølgningsværktøjer: Arbejdspladsvurdering Sygefravær indgår i den lovpligtige arbejdspladsvurdering, og arbejdspladserne får på den baggrund et kendskab til eventuelle forhold i arbejdsmiljøet, som påvirker sygefraværet, og som skal indarbejdes i APVhandlingsplanerne. Sygefraværsstatistikker Region Sjælland udarbejder sygefraværsstatistikker til brug på den enkelte arbejdsplads og samlet for regionens enheder. En gang om året drøfter MED Hovedudvalget den samlede statistik og vurderer behovet for regionale indsatser. Trivselsmåling Region Sjælland gennemfører trivselsmåling, der medvirker til at synliggøre effekten af regionens indsats med at nedbringe sygefravær og skabe nærvær. Håndtering af sygefravær I Region Sjælland er dialogen i centrum i forbindelse med håndtering af sygefravær. Det gælder både i dagligdagen, når vi skal forebygge fravær og skabe nærvær men også, når vi skal håndtere sygefravær. Slettet: med arbejdsglæde og trivsel og nedbringe sygefraværet bruges Slettet: til at måle, hvordan det går: Slettet: Slettet: Slettet: drifts Slettet: skal en gang om året drøfte Slettet: Trivselsundersøgelser Slettet: I nærmeste fremtid skal regionen som følge af Trepartsaftalen gennemføre trivselsundersøgelser og lederevalueringer Slettet:. De vil også Slettet: indgå som værktøjer i arbejdet med at Slettet: e 5
Kontakt ved sygefravær Af omsorg for regionens ansatte - og af hensyn til driften og de tilbageværende kollegaer på arbejdspladsen - har lederen kontakt med den sygemeldte medarbejder senest på 3.- 8.og 15. sygedag. Omsorgssamtaler Hvis sygefraværet bliver længerevarende eller hvis der er registreret flere end 3 fraværsperioder inden for de seneste 3 måneder, skal der gennemføres omsorgssamtaler. Ved længerevarende sygefravær har lederen pligt til at gennemføre omsorgssamtalen senest i 4. sygeuge. Hvis sygdommen ikke giver mulighed for at deltage i en personlig samtale, kan samtalen gennemføres telefonisk. Omsorgssamtaler har til formål at afklare den sygemeldtes muligheder for tilbagevenden til arbejdspladsen. Omsorgssamtalen gennemføres for at hjælpe den sygemeldte og ikke for at kontrollere. Den enkelte leder kan på baggrund af et særligt mønster i fraværet eller andre forhold vurdere, at der er behov for en omsorgssamtale. Det aftales i det enkelte Afdelings-MED, hvordan omsorgssamtalerne gennemføres herunder indkaldelse, deltagelse, opfølgning mv. Fortsat højt og samtidigt ikke velbelyst sygefravær Er sygefraværet efter gennemførelse af omsorgssamtaler stadig højt og samtidigt ikke velbelyst, skal lederen ved en samtale gøre medarbejderen opmærksom på, at fortsat fravær af samme omfang og/eller hyppighed kan få konsekvenser for ansættelsesforholdet. Hvis en medarbejder på grund af sygdom ikke har mulighed for at vende helt eller delvist tilbage til sit arbejde eller anden jobfunktion, må den ansatte påregne, at der opstartes en afskedigelse. Region Sjælland Alléen 15 4180 Sorø Tlf. 7015 5000 www.regionsjaelland.dk Slettet: Slettet: På Region Sjællands arbejdspladser skal der gennemføres omsorgssamtaler, hvis der er registreret flere end 3 fraværsperioder inden for de seneste 3 måneder. Slettet: Til at håndtere sygefravær benytter vi os af o Slettet:, som Slettet: skabe Slettet: ing i forhold til Slettet: med henblik på Slettet: skal foregå på en sådan måde, at den klart giver indtryk af at have til formål at hjælpe Slettet: På Region Sjællands arbejdspladser skal der gennemføres omsorgssamtaler, hvis der er registreret flere end 3 fraværsperioder inden for de seneste 3 måneder. Ved længerevarende sygefravær har lederen pligt til at gennemføre samtalen senest i 4. sygeuge. Hvis sygdommen ikke giver mulighed for at deltage i en personlig samtale, kan samtalen gennemføres telefonisk. Slettet: Baggrund Region Sjællands personalepolitiske principper for at nedbringe sygefravær skal ses i sammenhæng med: Regeringens handlingsplan for at nedbringe sygefraværet Trepartsaftalen indgået med KTO og Sundhedskartellet Regions Sjællands Personalepolitik Region Sjællands Arbejdsmiljøpolitik Region Sjællands MED-aftale Derudover har Region Sjælland i indsatsen med at skabe trivsel og sundhed på arbejdspladserne udarbejdet en stresspolitik og har politikker og retningslinjer for sundhedsfremme og livsfaser på vej. Sideskift 6