Køreplan for projekter Øvrige anlæg, IT og teknologiprojekter og udviklingsprojekter m.v. Retningslinier og tjeklister Udarbejdet af: Torben Gregersen Dato: 25-08-2010 Sagsnummer.: 85.00.00-A00-1-10 Version nr.: 8
Indledning. I Faaborg-Midtfyn Kommune gennemføres der årligt anlægsprojekter for ca. 140 mio. kr. Anlægsprojekterne er meget forskellige i størrelse, form og indhold. Nogle anlægsprojekter kræver ikke de store overvejelser og forberedelser, men i de fleste større projekter er der mange vigtige forhold og overvejelser man, som projektansvarlig, skal være opmærksom på. Denne køreplan består af en række retningsliner, tjeklister og skabeloner, der er udarbejdet for at understøtte den projektansvarlige i arbejdet med at forberede og udføre anlægsprojekter. Køreplanen har især fokus på hvilke roller og ansvar Kommunalbestyrelsen, Fagudvalgene og administrationen har. Målgruppen er primært koncernledelsen og de enkelte projektledere. Køreplanen skal anvendes i forhold til forberedelse og udførelse af alle projekter. Anvendelse af køreplanen skal ske i overensstemmelse med Projektmodel i Faaborg-Midtfyn Kommune. Projektmodellen skal anvendes ved gennemførelse af større projekter i kommunen. Projektmodellen beskriver den overordnede projekttilgang i kommunen, den indeholder retningslinier for organisering af projekter samt retningslinier for rolleafklaring i projektforløb. Køreplanen skal ses som et tillæg til projektmodellen, når man skal gennemføre projekter med politisk prioriterede anlægsmidler. Hertil følger nemlig en række særlige projektetaper, som køreplanen beskriver. I figuren på side 3 kan man se sammenhængen mellem faserne i projektmodellen og faserne i køreplanen for anlægsprojekter. Fælles for de fleste større anlægsprojekter er at de kan forberedes og gennemføres efter nogenlunde samme skabelon, der bygger over 3 faser: 1. Behovs- og budgetfase I behovs- og budgetfasen udarbejdes behovsanlyser, interessentanalyser, idéoplæg mv. Disse oplæg og analyser danner grundlaget for at Kommunalbestyrelsen, ifm. vedtagelsen af det kommende års budget med budgetoverslagsår, sætter midler (rådighedsbeløb) af til det pågældende anlægsprojekt. Ved samme lejlighed kan Kommunalbestyrelsen automatisk give anlægsbevilling til yderligere undersøgelser og analyser, der er nødvendige for at beskrive projektet tilstrækkeligt inden Kommunalbestyrelsen kan meddele anlægsbevilling og frigive rådighedsbeløb til selve projektet. Anlægsbevillinger der søges i forbindelse med budgetvedtagelsen, skal indgå i budgetmaterialet ved 2. behandling af budgettet og skal afstemmes mellem den projektansvarlige og Økonomistaben. 2. Skitseprojekt- og bevillingsfasen I skitseprojekt- og bevillingsfasen gennemføres der yderligere analyser og undersøgelser, som danner grundlaget for at et mere detaljeret projektforslag kan udarbejdes. Projektforslaget belyser projektet tilstrækkeligt til at Kommunalbestyrelsen kan træffe beslutning om at godkende en anlægsbevilling og frigive rådighedsbeløb til projektets udførelse. Side 2
3. Detailprojekt og udførelsesfasen I denne fase gennemføres der udbud og licitation, hvorefter Kommunalbestyrelsen/udvalg godkender eventuelle væsentlige ændringer. Herefter gennemføres projektet, som efter færdiggørelse overgår til drift. Hele projektet afsluttes med at Kommunalbestyrelsen godkender et anlægsregnskab. Etape 1: Behovsanalyse Målsætnings- Behovs- og fase Etape 2: budgetfase Idéoplæg Vedtagelse af budget Etape 3: Beslutningsgrundlag - skitseprojekt Etape 4: Planlægning - Projektforslag Skitseprojekt og bevillingsfase Planlægningsfase Politisk godkendelse - frigivelse af bevilling Etape 5: Projektering - Hovedprojekt og udbudsmateriale Etape 6: Tilbudsindhentning - Licitation Politisk godkendelse ved væsentlige ændringer Detailprojektering Gennemførel- og sesfase Etape 7: udførelsesfase Udførelse Evalueringsfase Etape 8: Aflevering og overgang til drift Politisk godkendelse af anlægsregnskab Side 3
1. Behovs- og budgetfase Etape 1: Behovsanalyse (fagsekretariat/stab): Behovsanalysen udarbejdes af det relevante fagsekretariat eller stab og består blandt andet af kapacitetsmæssige prognoser med udgangspunkt i politiske målsætninger, faglige visioner, nye lovkrav, ændrede behov, nye standarder og udviklingstendenser inden for fagområdet. Analysen skal afdække den forventede fremtidige udvikling inden for fagområdet, herunder forventede anlægsbehov på kort og lang sigt. Desuden afdækkes arten og omfanget af kapacitetsbehovet, herunder behov for udvidelse, afvikling af eksisterende anlæg, behov for istandsættelse eller fornyelse, teknologisk udvikling og afledte driftsvirkninger. Demografi og geografi kan indgå i analysen. Etape 2: Idéoplæg (fagsekretariat/stab): På baggrund af behovsanalysen udarbejdes et idéoplæg. I ideoplægget indgår en interessentanalyse for at afdække de vigtigste eksterne og interne interessenter. Med udgangspunkt heri besluttes hvornår og hvordan interessenterne skal inddrages og hvad deres indflydelsesrum er. Idéoplægget består af en kort men dækkende projektbeskrivelse med tilhørende økonomi og realistisk tidsplan. Fagsekretariat og evt. eksterne rådgivere kvalificerer projektet for så vidt angår økonomi, lovgivning og tekniske løsninger. Idéoplægget danner grundlag for et anlægsønske. Anlægsønsker behandles og prioriteres af det pågældende fagudvalg inden, det fremsendes til økonomistaben, hvor anlægsbehov behandles iht. den årlige budgetprocedure. Behovsanalyse og idéoplæg udarbejdes i perioden frem til 1. juli i året før budgetåret og indgår således i budgetforhandlingerne for det kommende årsbudget og den 3 årige budgetoverslagsperiode. Idéoplæggets økonomiske side skal være kvalitetssikret af økonomistaben og som minimum indeholde følgende: a. Projektets rådighedsbeløb skal være opgjort i årsbudgettets prisniveau. b. Projektet kan løbe over flere år og rådighedsbeløbet skal være fordelt i forhold til udførelsesfasen på de år som udgifter/indtægter forventes at forfalde i. c. Rådighedsbeløbet skal endvidere have fordelt udgifter til projektering og hovedprojekt herunder evt. udgifter til inventar. d. Projektbeskrivelsen skal endvidere indeholde de afledte driftsmæssige beløb. Direktionen prioriterer og indstiller anlægsønskerne inden de sendes til fagudvalgene. Vedtagelse af budget Samtlige udvalgsprioriterede projekter samles i Økonomistaben og indgår herefter i den politiske behandling på henholdsvis det årlige budgetseminar, gruppeformandsmøder og Side 4
økonomiudvalgsmøder inden 1. og 2. behandling af budgettet med vedtagelse ved 2. behandling senest den 15. oktober i året. Ved godkendelse af budgettet frigives bevillingen til yderligere undersøgelser efter ansøgning og stilles til rådighed for det ansvarlige fagsekretariat/stab. De yderligere undersøgelser er nødvendige for at kunne udarbejde et beslutningsgrundlag inkl. projektforslag til kommunalbestyrelsen, der skal være grundlaget for meddelelse af bevilling til selve projektet. Ansvarsfordeling i behovs- og budgetfasen I = Indstiller U = Udarbejder G = Godkender M = Medvirker O = Orienteres A = Ansvarlig H = Høres Kommunalbestyrelsen og Økonomiudvalg Fagudvalg Direktion Fagsekretariater/stab e Direktion Økonomistaben Behovsanalyse Idéoplæg - efterfulgt af et anlægsønske Vedtagelse af budget G H M I A A 2 Skitseprojekt- og bevillingsfasen Etape 3 og 4: Beslutningsgrundlag. Der nedsættes en projektgruppe med en projektansvarlig med deltagelse fra det relevante fagsekretariat eller stab, aftaleholdere og interessenter (brugere og medarbejdere). Ideoplægget kvalificeres yderligere i denne fase. Der arbejdes konkret med at uddybe og afdække behov og ønsker i projektet. Projekt- og lovgrundlag gennembearbejdes. Præcise kravspecifikationer udarbejdes. Løsninger afprøves og muligheder beskrives. De økonomiske, tidsmæssige, kvalitative og funktionelle rammer for projektet fastlægges. Politisk godkendelse af bevilling (frigivelse af rådighedsbeløb): Anlægsbevillinger kan være ét- eller flerårige og gives til anlægsudgifter og indtægter under hovedkontiene 0-6. Anlægsbevillinger kan gives på ethvert tidspunkt i regnskabsåret. Afgivelsen kan således men behøver ikke finde sted i forbindelse med budgetvedtagelsen. Anlægsbevilling og frigivelse i forbindelse med budgetvedtagelsen (projekter under 500.000 kr.): Budgetrammer til anlægsprojekter under 500.000 kr. meddeles til fagudvalgene. Side 5
Anlægsbevilling og frigivelse til projekter på 500.000 kr. og derover: Anlægsbevilling godkendes ved fremsendelse af ansøgning gennem fagudvalg, økonomiudvalg til kommunalbestyrelsen. Ansøgningerne til såvel projekter under som over 500.000 kr. skal indeholde følgende: En tidsplan for projektets udførelse. En beløbsmæssig specifikation og fordeling af bevillingerne på regnskabsår. Projektforslag i tekst Den/de ansvarlige for bevillingen. Ved krav om udbud beskrives valg af udbudsform. Anlægsbevillinger stilles til rådighed for det ansvarlige fagsekretariat eller stab. Da beslutningsgrundlaget for den politiske behandling og meddelelse af anlægsbevillingen, er et projektforslag i tekst, vil der på dette tidspunkt være mulighed for politisk indflydelse. Ansvarsfordeling i projekterings- og bevillingsfasen I = Indstiller U = Udarbejder G = Godkender M = Medvirker O = Orienteres H = Høres A = Ansvar Kommunalbestyrelsen og Økonomiudvalg Fagudvalg Fagsekretariater/stab e Ekterne konsulenter Økonomistaben Projektgruppe A M Skitseforslag A M Projektforslag G A M Godkendelse af bevilling G I I M 3. Detailprojekt og udførelsesfasen Etape 5: Udbudsmateriale I denne fase arbejder projektgruppen frem mod udbudsmaterialet. Udbudsmaterialet består typisk af en detaljeret beskrivelse og krav til arbejdets udførelse. Evt. myndighedsgodkendelser indhentes. Projektgruppen er stadigvæk aktiv, men grundlaget for projekteringen er fastlagt og indflydelsen er begrænset. Hvis der ændres væsentligt på projektet i denne fase kan det have betydning for tid og økonomi. Fagsekretariat/stab har ansvaret for at den samlede økonomi overholdes. Side 6
Projektejer har ansvar for at hovedprojektet og udbudsmaterialet stadigvæk kan udføres inden for den aftalte tid og økonomi i den ønskede kvalitet. Etape 6: Tilbudsindhentning Licitation Som udgangspunkt skal alle projekter konkurrenceudsættes. Afhængig af opgavens størrelse og karakter, sker dette enten ved indhentning af underhåndstilbud eller ved indbudt eller offentlig licitation. På baggrund af de indkomne tilbud udarbejdes endelig kontrakt. Der skal altid 2 underskrifter på en kontrakt. På kontrakter under 2 millioner kan projektmedarbejderen og afdelingslederen skrive under. På kontrakter over 2 millioner skal afdelingsleder og fag- og stabschef underskrive. Politisk godkendelse ved væsentlige ændringer Hvis der under projekteringsforløbet er sket væsentlige ændringer i projektet, herunder, funktionalitet eller kvalitet, skal projektet præsenteres og indstilles til fornyet politisk godkendelse. Hvis der ved licitationen afgives tilbud der væsentligt afviger fra det økonomiske overslag, både billigere og dyrere tilbud, skal licitationsresultatet med en indsatsplan for den økonomiske afvigelse indstilles til ny politisk godkendelse. Hvis der under projekteringsforløbet ikke er sket væsentlige ændringer i projektet og licitationsresultatet ikke afviger væsentligt fra det økonomiske overslag, fortsætter projektet umiddelbart til etape 7 udførelsen. Relevante fagsekretariat og fagudvalg orienteres. Etape 7: Udførelse I udførelsesfasen gennemføres opgaven i henhold til grundlaget ved meddelelse af anlægsbevillingen og i henhold til de indgåede kontrakter. Fagsekretariat/stab fører tilsyn med opgaven og skal sikre at tid, økonomi og kvalitet overholdes. Projektgruppen er aktiv i denne periode og skal tage stilling til projektændringer, uforudseelige hændelser og holdes underrettet om opgavens fremdrift og totaløkonomi. I udførelsesfasen skal fagsekretariat/stab, i forbindelse med de kvartalsmæssige budgetopfølgninger, melde tilbage hvorvidt de tidsmæssige og beløbsmæssige forhold i projektet forløber som planlagt. I modsat fald skal begrundelserne for ændringerne beskrives og hvis ændringerne medfører behov for korrektioner imellem årene o.a. skal der i samme forbindelse søges herom. Etape 8: Aflevering og overgang til drift Projektet afsluttes i denne fase. Fagsekretariat/stab har ansvaret for dels mangelgennemgang og dels afleveringsforretning. Det relevante fagsekretariat og driftpersonale inddrages i denne fase. Den samlede anlægsproces fra ideoplæg til byggeregnskab evalueres af den ansvarlige fag- /stabschef, jf. bilag. Side 7
Politisk godkendelse af anlægsregnskab For anlægsarbejder med en bruttoudgift under 2 mio. kr. aflægges der ikke særskilt anlægsregnskab over for Kommunalbestyrelsen. Sådanne anlægsregnskaber vil blive godkendt sammen med årsregnskabet. Hvis anlægsudgifterne afviger med mere end 5% i forhold til bevillingen, skal der dog udarbejdes et endeligt anlægsregnskab til Kommunalbestyrelsen. For anlægsarbejder med en bruttoudgift over 2 mio. kr., som den projektansvarlige har meldt fysisk færdigt til Økonomistaben, optages anlægget i kommunens årsberetning (Noten Anlægsregnskaber for projekter over 2 mio. kr.). I årsberetningen angives den samlede bevilling, det samlede regnskab samt rådighedsbeløbet i kalenderåret. I forbindelse med, at Kommunalbetyrelsen endelig godkender det samlede regnskab, aflægges der et regnskab for projekterne, som ligeledes godkendes. Ansvarsfordeling i udførelsesfasen I = Indstiller U = Udarbejder G = Godkender M = Medvirker O = Orienteres A = Ansvar Kommunalbestyrelsen og Økonomiudvalg Fagudvalg Fagsekretariater/stab e Ekstene rådgiovere Økonomistab Projektgruppe Hovedprojekt og udbudsmateriale A M Licitation O A M Politisk godkendelse af væsentlige ændringer A G I I M Kontrahering A M Tilsyn med projektet A M Projektopfølgning og projekttilpasninger A M Mangelgennemgang og afleveringsforretning Anlægsregnskab A U Politisk godkendelse af anlægsregnskab G I A M Bilag: 1. Evalueringsskema 2. Tidsplan 3. Dagsordenskabelon 4. Huskeliste/tjekliste A M Side 8