Sådan opnår I en ansvarlig leverandørstyring

CSR Corporate Social Responsibility www.csrkompasset.dk Sådan opnår I en ansvarlig leverandørstyring INSTITUT FOR MENNESKERETTIGHEDER

Introduktion Bliver mødt af nye krav Mange danske virksomheder har i de senere år oplevet at blive mødt af nye krav fra deres kunder. Kunderne er typisk store internationale virksomheder, der køber produkter, services og halvfabrikata af danske underleverandører. De vil vide, om den danske underleverandør overholder de gældende miljøkrav, om arbejdsmiljøet er godt nok, om medarbejder- og sociale forhold er i orden osv. De vil nemlig kun handle med virksomheder, der opfører sig ordentligt, behandler deres ansatte rimeligt og overholder gældende lov og internationale konventioner. 02 Kravene er en del af virksomheders Corporate Social Responsibility (CSR) og skyldes den øgede globale samhandel. Kunderne kræver dokumentation, skemaer skal udfyldes og løbende opdateres. Og det er kun begyndelsen. Fremover vil der blive stillet endnu flere spørgsmål fra de store kunder. Sammen med levering, pris og kvalitet vil miljø, sociale og etiske forhold komme i søgelyset i de kommende år. Ved I nok om jeres leverandører? Og pludselig melder spørgsmålene sig. Kan I selv stå inde for den måde, der arbejdes på hos jeres underleverandører? Foregår det under ordentlige vilkår? Kan I tåle kritiske spørgsmål fra medier og andre kritikerene vedrørende jeres produkter og leverandørens produktionsmetode? Og har I reelt nok viden om og styr på jeres leverandørers arbejdsformer? Ønsker I at stille CSR-krav til jeres leverandører? CSR I Introduktion Tag fat nu Læs her, hvordan I kan få svar på de mange spørgsmål ved at arbejde med ansvarlig leverandørstyring både hvis I bliver mødt af CSR-krav eller selv ønsker at stille krav til leverandører. Kan I stå inde for den måde, der bliver arbejdet på hos jeres underleverandører?

Udgivelse: Økonomi- og Erhvervsministeriet, Institut for Menneskerettigheder og Dansk Industri Tryk: Salogruppen ISBN 87-7353-603-2 5000.08.06

Indhold 04 CSR - hvad er det? Hvorfor er det relevant for os? CASE Danisco Hvad indebærer det? CASE Rice Hvordan gør vi? CASE SCA Packaging Flamingo Mere information 05 06 07 12 16 18 24 27 CSR I Indhold

CSR hvad er det? CSR over for leverandører CSR kan bruges som en systematisk måde at få overblik over de risici, der er når virksomheden arbejder med mange forskellige internationale leverandører. Ansvarlig leverandørstyring indebærer, at I erklærer åbent eller har nedskrevet jeres krav og ønsker til jeres underleverandører og ikke blot betragter det som underforstået i jeres samarbejde. Ansvarlig leverandørstyring indebærer også, at I stiller krav til de leverandører, der endnu ikke lever op til jeres niveau. Globalt samarbejde kræver fælles spilleregler Corporate Social Responsibility (CSR) bruges om virksomheders frivillige arbejde med sociale, etiske og miljømæssige forhold. CSR vedrører i stadig højere grad både store og små virksomheders hverdag, fordi virksomheder verden over arbejder mere og tættere sammen på tværs af landegrænser, og der er ikke altid, den samme opfattelse af, hvad der er rimelige arbejdsvilkår og miljøpåvirkning. Formålet er at styrke virksomheders respekt for miljø, menneskerettigheder og forbedre danske virksomheders konkurrenceevne på det globale marked. Hvad er en code of conduct? `Code of conduct er den internationale og mest anvendte betegnelse for det, der på dansk svarer til en adfærdskodeks. Den kan være til intern brug hos virksomheder eller kan bruges som en form for spilleregler mellem kunde og leverandør. Det er et dokument, der beskriver de værdier og standarder, som en kunde ønsker, at virksomhedens underleverandører lever op til, f.eks. internationalt anerkendte standarder for menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, miljø og anti-korruption. Målet er dialog med leverandører Formålet med ansvarlig leverandørstyring er at identificere problemer og forbedre de sociale og miljømæssige forhold hos jeres underleverandører via dialog og samarbejde - ikke nødvendigvis at stoppe forretningsforhold for enhver pris. www.csrkompasset.dk Økonomi- og Erhvervsministeriet, Dansk Industri og Institut for Menneskerettigheder har samlet konkret og brugebar information om CSR på hjemmesiden www.csrkompasset.dk. Her er både hjælp til virksomheden, når den bliver mødt af krav fra sine kunder. Og hjælp til de virksomheder, der selv ønsker at stille krav til underleverandører. Supplier Code of Conduct På www.csrkompasset.dk kan du også finde en en standard `code of conduct, som virksomheden kan tage i brug med det samme. Standarden gælder for de fleste brancher, men der kan være særlige forhold i nogle brancher, der kræver tilføjelser. Vær i øvrigt indstillet på, at jeres leverandører i mange tilfælde ikke lever op til alle de krav, der er fremsat i denne code of conduct. Læs mere på side 11 eller klik direkte ind på www.csrkompasset.dk

Hvorfor er det relevant for os? De fleste danske mindre og mellemstore virksomheder optræder i en større leverandørkæde, hvor de kan have forskellige roller. Nogle gange som en væsentlig underleverandør til en større kunde, andre gange som indkøber af produkter og halvfabrikata fra en lang række mindre underleverandører. Op til den enkelte Det er naturligvis op til den enkelte virksomhed at vurdere, om det er relevant at arbejde med CSR. Vi anbefaler, at I på virksomheden gennemgår følgende fem overvejelser for at afklare, hvilke risici I står over for: 1.Krav fra kunder Stadig flere virksomheder bliver mødt af etiske, miljømæssige og sociale krav fra større internationale kunder. Har virksomheden en code of conduct og et afprøvet system til at anvende den, kan I nemt dokumentere over for kun den, at I har styr på jeres leverandører. 2.Egne værdier De fleste virksomheder arbejder ud fra et sæt værdier. Disse værdier bør også gennemsyre arbejdsformen i leverandørkæden. De krav, I stiller til jeres egen virksomhed, bør I også stille til jeres leverandører. Alternativt bør I som minimum være beredte på at kunne forklare, hvorfor I opererer med forskellige standarder. 06 CSR I Hvorfor er det relevant for os? 3.Risikolande Arbejder I med leverandører fra lande, som er kendte for manglende respekt for menneskerettigheder, løber virksomheden en risiko for at medvirke til overgreb på menneskerettighederne via sine underleverandører. 4.Jeres image Ansvarlig leverandørstyring kan være godt værktøj til at beskytte virksom hedens brand og image imod dårlig presseomtale. Ansvarlig leverandørstyring kan også være med til at styrke virksomhedens brand ved aktivt at profilere jeres virksomhed i forhold til konkurrenter. Det kan evt. også give jer en konkurrencemæssig fordel i forhold til potentielle kunder. 5. Investorer Flere og flere institutionelle investorer inddrager virksomhedernes etiske profil herunder forholdet til væsentlige underleverandører i deres vurdering.

CASE / DANISCO Danisco Danisco blev grundlagt i 1989 og er en af verdens førende producenter af fødevareingredienser såsom sødemidler og andre forbrugerprodukter. Daniscos produkter er med til at give fødevarer bedre smag, ernæringsværdi, konsistens, udseende og holdbarhed. Koncernen beskæftiger cirka 10.000 ansatte på bl.a. 75 fabrikker i mere end 40 lande. Der er fordele ved at have politikker på CSR-området både for kunder og leverandører. Vi har oplevet, hvordan leverandører er blevet glade for, at vi stiller spørgsmål og gerne vil samarbejde om at forbedre forholdene hos dem. CSR Kompasset giver en god introduktion til CSR og virker nemt at gå til. Steen A. Christensen underdirektør Danisco A/S. Arbejder med CSR på flere fronter CSR er et vigtigt område for Danisco, fordi: CSR er med til at beskytte Daniscos og kundernes brand Business to business supplier er vigtigt, fordi Danisco forbrugere kræver det CSR betyder færre udgifter til energi, vand og ulykker CSR forbedrer virksomhedens image og tiltrækker dermed de bedst kvalificerede medarbejdere CSR giver virksomheden et særkende i forhold til konkurrenterne CSR er en del af Daniscos forretningsvision om at være verdens førende på sit område. Virksomheden har gennem flere år arbejdet med miljø- og arbejdsmiljøaspekter, også før Daniscos afdeling for bæredygtig udvikling blev etableret i slutningen af 90 erne. Danisco tilstræber at involvere samtlige ansatte i arbejdet med at integrere CSR i alle dele af virksomhedens værdikæde.

Tæt dialog med Daniscos interessenter og respekt for de lokalområder, hvor Danisco har aktiviteter, er udgangspunkt for virksomhedens CSRstrategi. Emner som integritet, sociale forhold, produktsikkerhed, kvalitet, miljø og medarbejdernes sundhed og sikkerhed er centrale for Daniscos måde at føre forretning på. Sociale, etiske og miljømæssige områder bliver taget op af bestyrelsen, når det gælder den overordnede diskussion af virksomhedens samlede resultater og udvikling. Danisco opdeler bæredygtig udvikling i fire hovedområder: 1. Ledelsessystemer for arbejdsmiljø, miljø og kvalitet 2. Produktsikkerhed med undersøgelse af fødevaresikkerhed, fabriksikkerhed mv. 3. Miljøetik vedrører moderne bioteknologi/ GMO-sporbarhed, dyreforsøg 4. Sociale forhold og god forretningsskik gælder: medarbejderrettigheder, det internationale samfund, overholdelse af lovgivning og forretningspartnere CSR i leverandørkæden Daniscos kunder forhører sig, om virksomheden støtter op om kundens code of conduct og stiller også gerne spørgsmål om CSR. Daniscos store internationale kunder har et godt kendskab til CSR, da de møder forbrugerne direkte. Kunderne spørger til sociale områder, f.eks. arbejdsmiljø og miljøpåvirkning. Derfor må Danisco forholde sig til mange forskellige emner så som tvangsarbejde, arbejdstid, børnearbejde, korruption og etiske hensyn ved køb af råvarer. 08 CSR I Case Danisco Danisco indkøber råvarer over det meste af verden. Det er en stor udfordring, når leverandørerne er på forskellige niveauer, og virksomheden ønsker at sætte høje standarder. Danisco har cirka 100.000 primærproducenter fra små familielandbrug i udviklingslande til store industrielle plantager i mere industrialiserede lande. Danisco må derfor prioritere, hvor vigtig leverandøren er, og hvilke problemstillinger leverandøren kan opleve i det pågældende land, f.eks. hvis basale menneskerettigheder eller landets lovgivning ikke altid bliver overholdt. Danisco betragter samarbejdet med leverandørerne som vigtig for leverancernes kvalitet, og som en måde at sikre virksomheden et godt omdømme. Det er derfor en forudsætning for at handle med Danisco, at leverandøren ønsker at samarbejde. Læs mere om Danisco på www.danisco.com

En code of conduct dækker meget bredt. Læs her om de forskellige områder og klarlæg, hvad der er relevant for jeres virksomhed. I kan få mere uddybende information og viden på www.csrkompasset.dk

Hvad indebærer det? En code of conduct dækker meget bredt. Læs her om de forskellige områder og klarlæg, hvad der er relevant for jeres virksomhed. Tvangsarbejde Tvangsarbejde er et udbredt fænomen i mange udviklingslande. Det finder oftest sted ved, at virksomhederne inddrager medarbejdernes identitetspapirer, låner penge til medarbejderne (gældsslaver) eller simpelthen låser medarbejderne inde på virksomheden. Når man forbyder tvangsarbejde i sin code of conduct, er det en god idé at klargøre, hvad forbuddet omfatter, f.eks. ikke kun traditionelt slaveri, men også tvungent overarbejde, tvungent fængselsarbejde, menneskehandel eller arbejde for gældsafvikling. Børnearbejde Børnearbejde er et udbredt fænomen i mange lande verden over, fordi børnenes arbejde er en vigtig kilde til indtægt for mange fattige familier. Dette retfærdiggør dog ikke børnearbejde generelt. Mange steder misbruges børns arbejdskraft groft. Derfor er det vigtigt at være opmærksom på børnearbejde, når man samarbejder med leverandører i udviklingslande. I den forbindelse er det vigtigt, at leverandøren ikke afskediger eventuelle børnearbejdere uden yderligere foranstaltninger, da det kan tvinge børnene ud i farligere arbejde eller gøre dem til gadebørn. I stedet bør leverandøren forpligte sig til at sikre, at børnene kommer i skole, og at barnets familie ikke mister en livsvigtig indtægt, eksempelvis ved at tilbyde ansættelse til en af barnets forældre. Ikke-diskrimination Diskrimination er et stort problem over hele verden. Det omfatter enhver forskelsbehandling, udelukkelse eller fortrinsstilling på grundlag af etnisk oprindelse, køn, religion, alder, handicap, seksuel orientering, politisk anskuelse osv., der påvirker beskæftigelsesmulighederne negativt eller betyder forskelsbehandling på arbejdspladsen.

12 FORENINGSFRIHED Leverandøren skal respektere de ansattes ret til at forene sig og forhandle kollektivt. Endvidere skal leverandøren respektere fagforeningers rolle og tillade dem at fungere uafhængigt uden indblanding. I en række lande f.eks. i Kina sker der en systematisk begrænsning af arbejdernes ret til at organisere sig og forhandle kollektiv overenskomst. Derfor er foreningsfrihed et område, som kan være vanskeligt at arbejde med. En code of conduct bør dog forholde sig til det problem, at foreningsfriheden er begrænset ved lov. Under sådanne vilkår er leverandøren forpligtet til at tage særlige forholdsregler for at sikre, at andre former for arbejdermøder og repræsentation tillades. CSR I Hvad indebærer det? ARBEJDSMILJØ Især i mange fattige lande er der ikke tradition for at beskytte medarbejderne og sikre et sundt arbejdsmiljø. Ofte arbejder medarbejdere hos leverandører under helt uacceptable vilkår. Der kan være problemer med brandsikkerhed, farlige og dårligt vedligeholdte maskiner, manglende beskyttelsesudstyr og træning samt at arbejderne ikke har adgang til almindelige hygiejniske faciliteter. ANSÆTTELSESVILKÅR For at beskytte arbejderne mod udnyttelse og forhindre gældsslaveri bør leverandøren sikre, at alle ansatte modtager en bindende ansættelseskontrakt. Aflønning er et af de vigtigste forhold i forbindelse med ansættelsesvilkår. Mange codes of conduct kræver derfor, at leverandøren skal overholde lokale regler for mindsteløn. Man bør sikre, at leverandøren som minimum udbetaler en løn, der sikrer en tilstrækkelig levestandard for alle ansatte og deres pårørende. Vold og chikane på arbejdspladsen er et voksende problem i mange lande, og volden medfører ikke bare, at ofret føler angst og får dårligt helbred, men

også tab for virksomheden i form af nedsat effektivitet, flere retssager, lav moral, hyppig udskiftning og mere fravær. For at beskytte arbejderne, bør leverandøren give arbejderne mulighed for at melde volden eller chikanen til et klageorgan. BRUG AF SIKKERHEDSSTYRKER Leverandøren har lov til at anvende sikkerhedsvagter for at beskytte sine ansatte og sin ejendom. Men i mange tilfælde har virksomheder haft problemer med sikkerhedsvagter, der har begået overgreb på såvel egne medarbejdere som den lokale befolkning. Problemerne kan være de private sikkerhedsvagter, som virksomhederne selv har ansat, eller statslige sikkerhedsstyrker og andre myndighedspersoner. FORVALTNING AF JORD I nogle udviklingslande har jorden ikke formelle ejere. En oprindelig befolkning kan derfor mangle dokumentation for sit ejerskab, eller andre personer kan have illegale eller konkurrerende dokumentation for ejerskab af den samme jord. Leverandøren bør være opmærksom på, at nogle sælgere ikke er de sande ejere af jorden ifølge international lov. Ved alle jordtransaktioner bør leverandøren sørge for at undersøge ejerskabet grundigt og konsultere alle berørte grupper forud for købet. ULYKKER OG SUNDHED Et sundt og sikkert arbejdsmiljø er vigtigt, men ofte glemmer man mekanismer til håndtering og forebyggelse af industrielle ulykker. Det niveau for forebyggelse og håndtering af nødsituationer, der kræves af en virksomhed, afhænger af dens aktiviteter og omfanget af den skade, de kan forvolde. Det er ikke nok, at leverandøren har en procedure for at håndtere nødsituationer, når de opstår. Leverandøren bør også tage forholdsregler, der indeholder forebyggelse. VIRKSOMHEDENS PRODUKTER Leverandøren bør sikre sig mod produktfejl. Selvom leverandørens produkt i sidste ende indgår

I kan få mere uddybende information og viden på www.csrkompasset.dk 14 i virksomhedens produkt, har leverandøren alligevel et ansvar for at sikre sig mod produktfejl, der kan skade andre medarbejdere og i sidste ende forbrugerne. KORRUPTION OG BESTIKKELSE Nogle virksomheder er aktive i lande, hvor bestikkelse er almindelig forretningspraksis. De anerkender ofte, at bestikkelse er ulovlig og nedbrydende for demokratiet og retsstaten. Ikke desto mindre føler mange sig tvunget til at benytte bestikkelse for at kunne forblive konkurrencedygtige. Virksomheden bør være særlig opmærksom på spørgsmål om korruption, hvis den samarbejder med leverandører, der opererer i et sådant miljø og altid undgå bestikkelse. CSR I Hvad indebærer det? MILJØ Leverandøren bør løbende vurdere sine aktiviteter, produkter og serviceydelser for at kende de faktiske miljøpåvirkninger og potentielle miljøpåvirkninger i tilfælde af uheld, f.eks. industriulykker og udslip. Leverandøren bør have et redskab til at fastslå, hvilke miljøpåvirkninger der er de væsentligste. Leverandøren bør effektivt kunne styre flg. miljøforhold: A. Brug af knappe naturressourcer, energi og vand B. Emissioner til luft og udledninger til vand C. Støj, lugt og støv emissioner D. Potentiel eller faktisk jordforurening E. Håndtering af farlige stoffer F. Affaldshåndtering G. Produktrelaterede forhold (design, emballage, transport, brug og recirkulering/bortskaffelse)

CASE / RICE Rice Rice er en mindre fynsk virksomhed, stiftet i 1988, som importerer og eksporterer køkkentilbehør, tasker, halstørklæder, pynteting til børn osv. Rice har cirka 3000 kunder i 30 forskellige lande og leverandører i Thailand, Madagaskar, Kina og Indien. Virksomheden har 17 medarbejdere i Danmark og 70 ansatte beskæftiget med produktforbedring og lager på deres fabrik i Thailand. Fra 1998-2004 er den årlige omsætning steget 23,6 millioner kroner. Vil opføre sig forsvarligt Med cirka 3000 kunder i 30 forskellige lande, primært Danmark, Tyskland, England, Sverige, Holland, Norge, USA og Frankrig sker det ofte for Rice, at flere af deres store kunder forventer, at de lever op til en lang række etiske retningslinjer en såkaldt code of conduct. Rice ønsker at signalere, at virksomheden opfører sig på en etisk og socialt forsvarlig måde. De har derfor arbejdet med CSR siden 2001. Rice har gennemgået en grundig certificering, der er deres garanti for, at produktionen i tredje verdenslandene foregår med respekt for mennesker. Til de store kunder sender Rice blot sin certificering og kan dermed dokumentere arbejdet med CSR. Desuden mærker Rice samtlige varer med små labels, så det er synligt for enhver kunde, at virksomheden tager et etisk og socialt ansvar. Svært start, men mange fordele nu CSR virkede umiddelbart vanskeligt at beskæftige sig med for ledelsen på Rice, men i praksis viste det sig dog ikke at være sværere end almindelig kvalitetskontrol. Rice fremhæver følgende fordele ved CSR: Loyale og samarbejdsvillige leverandører fordi virksomheden opbygger et bedre kendskab og tillidsforhold til leverandørerne, og at tidsfrister og andre aftaler overholdes Tiltrækning og fastholdelse af især store udenlandske kunder. At have en CSR-erklæring, Code of Conduct eller være certificeret har vist sig meget tidsbesparende, når kunden spørger til virksomhedens etiske retningslinjer Positivt omdømme og omtale i medierne Loyale medarbejdere både i Thailand og Danmark, herunder lav fraværsprocent og medarbejderomsætning

Rice beder alle leverandører og underleverandører om at indgå i et samarbejde og forbedre forholdene for leverandørernes medarbejdere. De har dog oplevet at måtte udskifte enkelte leverandører. Læs mere om Rice på www.rice.dk CSR I Case Rise 16 Hos Rice havde vi sparet mange timer, hvis CSR-kompasset havde været tilgængeligt, da vi startede ud med at arbejde med etiske og sociale forhold. Det er et meget brugbart og overskueligt værktøj. Philippe Gueniau medejer af Rice A/S

Hvordan gør vi? internt risikoanalyse hvilket led er I i leverandørkæden? Få overblik over jeres risci? hvor vigtig er leverandøren for jer? organisering hvem skal have ansvaret i virksomheden? Indkøbere er udsatte udvikling af Code of ConduCt hvilke områder er relevante for jeres virksomhed jeres leverandørkæde test af jeres Code of ConduCt Fungerer det kan I tåle jeres egen medicin kommunikation Orientér alle internt og eksternt eksternt overvågning og opfølgning Opfølgning Dialog om forbedringer Samarbejdet er vigtigt

Hvilket led befinder I jer i leverandørkæden? Måske bliver I allerede hyppigt kontaktet af kunder, der har brug for at kende forholdene hos jer til bunds. Det er hverdag for de fleste underleverandører. Befinder I jer i en del af leverandørkæden, hvor I ofte selv benytter jer af underleverandører, bør I derfor også stille krav til dem. Det kan gå ud over jeres egen godkendelse som leverandør, hvis I ikke kan stå inde for jeres egne underleverandører. Få overblik over jeres risci Begynd med at opstille en liste over jeres leverandører. Inddel dem derefter i flg. kategorier: 18 Lav eller ingen risiko Ofte leverandører i vestlige lande eller leverandører, som I har et indgående kendskab til. Mange virksomheder placerer leverandører af varer, som ikke er indkøbt med henblik på videresalg eller forarbejdning, i denne gruppe. Mellem risiko Virksomheder i lande, hvor der sker overtrædelser af menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, hvor der ikke drages omsorg for miljøet, og hvor korruption er udbredt. I denne gruppe bør man også placere kontraktleverandører. CSR I Hvordan gør vi? Høj risiko Virksomheder i lande, hvor der sker grove overtrædelser af menneskerettigheder og virksomheder i brancher med høj miljøbelastning. Uacceptabel risiko Virksomheder, der groft overtræder standarderne, og som ikke viser vilje eller evne til forbedringer. Vær især opmærksom på kontraktleverandører, som håndterer varer med jeres logo. Vi anbefaler, at man afvikler samarbejdet med virksomheder i denne gruppe.

Hvor vigtig er leverandøren for jer? Der er størst risiko for overtrædelse af code of conduct i lande, hvor respekten for menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder og miljøhensyn er lav, og håndhævelsen af lovgivning tilsvarende er lav. Typisk i fattige og ikke demokratiske lande. Bør I koncentrere jer om de leverandører, I har flest forretninger med eller dem, der har stor betydning for jeres virksomhed. I skal ikke bruge ressourcer på at kontrollere de meget små leverandører. Vurder også leverandørens rolle i forhold til jeres virksomhed. Hvis leverandøren er eneleverandør og måske endda svær og tidskrævende at erstatte, kan det have alvorlig indflydelse på jeres forretning. I den situation er der ekstra god grund til at forebygge, da man ikke blot kan skifte leverandør, hvis der opstår en sag i medierne. Hvem skal have ansvaret i virksomheden? Det anbefales, at det overordnede ansvar for at arbejde med CSR placeres hos produktionsdirektøren, kvalitetsdirektøren eller medarbejdere med tilsvarende ansvar. Medarbejderen med det overordnede ansvar har til opgave at sikre udarbejdelsen af den samlede værktøjskasse, at få systemet godkendt i virksomhedens direktion eller bestyrelse, at sikre uddannelse af virksomhedens medarbejdere samt at koordinere indsatsen i virksomheden. Indkøbere er udsatte Indkøberne spiller en central rolle, fordi de har kontakten til leverandørerne. Det kan derfor være fristende at placere ansvaret hos indkøbsdirektøren. Men indkøberne kan komme i situationer, hvor kravet om ansvarlig leverandørstyring er i konflikt med virksomhedens ønsker om at sikre billige leverancer. Virksomheden skal derfor sikre, at indkøberne ikke kommer til at stå alene, når de skal håndtere disse dilemmaer, f.eks. i form af klare retningslinjer og ekstra kontrol internt. Orientér alle Sørg desuden for at indarbejde principperne for CSR i jeres almindelige rutiner for samarbejde med

leverandører. Og gør alle ansatte bekendt med virksomhedens program for ansvarlig leverandørstyring. Medarbejderne bør have nødvendig viden og de nødvendige redskaber til at føre programmet ud i livet. Læg også en plan for, hvordan I vil håndtere spørgsmål til jeres brug af code of conduct, f.eks. fra medier. Opfølgning og forbedringer Når I har klarlagt, hvilke underleverandører der skal underskrive og leve op til jeres `code of conduct, er det er op til jer at holde øje med, om det sker på tilfredsstillende vis. I kan enten selv besøge virksomheden anmeldt som uanmeldt eller få en professionel auditer til at gennemføre kontrollen. 20 Vigtigt med dialog om forbedringer Hvis I vurderer, at der er forhold hos leverandøren, som udgør en væsentlig risiko for overtrædelser af jeres code of conduct, så vil der også være en risiko for jeres virksomhed. Her bør I bruge ressourcer på at sikre jer, at forholdene forbedres. Først og fremmest ved at aftale med leverandøren, hvilke forhold som skal forbedres og dernæst ved at aftale et opfølgende besøg for at sikre, at der sker en udvikling i den rigtige retning. Afbryd ikke samarbejdet Det er vigtigt, at I ikke bare uden videre afbryder samarbejdet med en leverandør. Det får de ansatte det ikke bedre af. Det vigtige er, at I kan have en god dialog med leverandøren, og at leverandøren er villig til at gennemføre forbedringer. CSR I Hvordan gør vi? Mere viden og hjælp Denne pjece har forhåbentlig givet jer indblik i arbejdet med CSR og ansvarlig leverandørstyring. Vi håber samtidig, at vi har fået sat gang i de indledende overvejelser hos jeres virksomhed. Hvis I vil gøre alvor af overvejelserne og udarbejde en `code of conduct til jeres leverandører, kan I trække på mere information og konkret hjælp fra www.crskompasset.dk eller blive inspireret af tre andre virksomheders arbejde med CSR som beskerevet i denne folder. I kan enten selv besøge virksomheden anmeldt som uanmeldt eller få en professionel auditer til at gennemføre kontrollen

CASE / SCA Packaging flamingo SCA Koncernen Svenska Cellulosa Aktiebolaget (SCA) er en international papirvirksomhed, der producerer hygiejneprodukter, emballageløsninger og publikationspapir. SCA Packaging Flamingo blev etableret i 1929 og råder over mere end 350 produktionsanlæg i Europa, USA, Asien og beskæftiger 53.000 medarbejdere i over 50 lande. SCA havde en omsætning på 9,9 mia. Euro i 2004 og blev miljøcertificeret i 1992. SCA Packaging Denmark beskæftiger ca. 1.400 medarbejdere. Et af deres syv forretningsområder er SCA Packaging Flamingo, der beskæftiger cirka 160 medarbejdere på 5 virksomheder i Danmark. SCA Packaging Flamingo har primært danske kunder, men også enkelte i Tyskland og Polen. CSR med udgangspunkt i miljøet Emballagebranchen har ry for at producere meget affald. For SCA Packaging Denmark et det derfor afgørende at være miljøbevidst og arbejde med miljøledelsessystemer. Virksomheden har meget fokus på at skære ned på mængden af affald og forbruget af ressourcer. CSR er derfor en del af strategien allerede tidligt i produktudviklingen, så produkterne passer til den enkelte kundes behov. Det gælder f.eks. virksomhedens formstøbte isolering og indpakning, hvor man også henter kundens affald til genanvendelse. Ligesom det er fast rutine, at virksomhedens salgskonsulenter uopfordret tager kontakt til kunden, når de mener, at de kan undgå overemballering, og både SCA Packaging Denmark og kundens miljøprofil bliver bedre. SCA Packaging Flamingo blev kvalitetscertificeret efter ISO 9001 i 1996 og miljøcertificeret i 1999. Miljø-ledelsessystemet er ISO 14001 certificeret. Når standarderne er integreret i de daglige arbejdsrutiner, giver de et godt overblik og en god kontrol med virksomhedens miljøforhold. For SCA Packaging Flamingo er det sværeste ved at arbejde med CSR, at ISO standarderne skal være en integreret del af medarbejdernes daglige rutiner. Ledelsen bruger derfor mange kræfter på at fremhæve standardernes betydning for virksomhedens målsætning. Hos SCA Packaging Flamingo sker det bl.a. på kvalitets- og miljøbevidsthedskurser 4-5 gange årligt. Pris for miljøansvar SCA Packaging Flamingo laver desuden et grønt regnskab for hver SCA Packaging Flamingoenhed en gang årligt, selv om enheden ikke er forpligtet til det. Dette gav i 2005 SCA Packaging Flamingos fabrik i Hobro årets miljøpris i kommunen. Fabrikken blev valgt, fordi den gør mere for miljøet, end den skal rent lovmæssigt. CSR i leverandørkæden Kunder som Grundfos, Novo Nordisk, Tvilum og Electrolux forventer, at SCA Packaging

Denmark kan dokumentere, at de arbejder systematisk med miljømæssige og sociale forhold. De færreste kunder kræver, at virksomheden er certificeret, men forventer at virksomheden har politikker og kan udfylde et spørgeskema på området. Kundernes og SCA Packaging Denmarks eget primære krav til leverandørerne er en høj kvalitet, og at tidsfrister overholdes. SCA Packaging Denmark har retningslinjer for egne leverandører i form af bl.a. spørgeskemaer, hvorefter leverandøren klassificeres som A, B eller C leverandør. Udover den officielle eksterne audit, udfører kvalitetschefen og miljøchefen interne audits minimum 2 gange årligt på egne fabrikker og hos primære leverandører. 22 Læs mere om SCA Packaging Flamingo på www.scapackaging.dk CSR Kompasset er et meget brugervenligt arbejdsredskab. Erklæringerne om emballage eller miljøledelse kan vores sælgere f.eks. sende direkte til kunden. Vores ledelse har netop udarbejdet en code of conduct, og Kompasset giver god inspiration til både code of conducts samt spørgeskema på audits osv. CSR I Case SCA Packaging Flamingo Marianne Fiirgaard Nielsen, Miljøchef, SCA Packaging Flamingo

Få mere information, konkret vejledning, forslag til kontrakter og de nødvendige bilag til arbejdet med ansvarlig leverandørstyring på www.csrkompasset.dk

Mere information Hvem kan hjælpe os undervejs? Økonomi- og Erhvervsministeriet 3392 3350 www.oem.dk Dansk Industri 3377 3377 www.di.dk Institut for Menneskerettigheder 3269 8888 www.humanrights.dk www.csrkompasset.dk CSR Kompasset er et gratis tilbud til alle virksomheder. Økonomi- og Erhvervsministeriet, Dansk Industri og Institut for Menneskerettigheder står bag hjemmesiden. Din virksomhed kan bruge værktøjerne på hjemmesiden, hvis I arbejder med de sociale- miljømæssigeog etiske krav, der stilles mellem virksomheder, kunder og samarbejdspartnere. Den type krav går ofte under fællesbetegnelsen CSR (Corporate Social Responsibility). På hjemmesiden er der bl.a. en guide, der beskriver formålet med en code of conduct, og hvem det er relevant for. Der ligger også en beskrivelse af, hvilke konkrete standarder underleverandører skal leve op til, såsom menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, miljø og anti-korruption. Og en række praktiske forhold bliver gennemgået og beskrevet, når virksomheden ønsker at iværksætte sin egen code of conduct. CSR Kompasset tilbyder desuden hjælp, både når man er blevet mødt af krav fra sine kunder (En CSR Erklæring), og hvis I selv ønsker at stille krav til jeres underleverandører (Et CSR Kodeks). I øvrigt ligger følgende bilag på CSR Kompasset til fri afbenyttelse: Procesbeskrivelse Risk Assessment Matrix Information to supplier about code of conduct Information to supplier about self assessment Supplier Code of Conduct Supplier Self Assesment Audit Checklist Information to supplier about audit Corrective Action request