Selvledelse og ledelse af mindre projekter At skabe overblik, få kontrol over dine opgaver og nå i mål uden konflikter og stress Hvordan du modtager en opgave Hvordan du definerer et mål, og planlægger udførelsen af en opgave og mindre projekt Beskrive hvilke personer, der påvirker din opgave så du sikrer god kommunikation Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 1
Selvledelse og ledelse af mindre projekter - Hvad er jeres mål og forventninger til i dag - Hvad vil du have med hjem Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 2
Hvordan er tidslinjen for Operaen op til åbningen? 2000 A.P Møller siger han vil donere og køber Dokøen August 2001: Udgravning til byggeriet på Dokøen påbegyndes Oktober 2001: Arkitekt Henning Larsens projekt præsenteres for offentligheden for første gang November 2001: Konstruktionen påbegyndes Oktober 2002: En revideret model af Operaen præsenteres for offentligheden. Hverken Henning Larsen eller Mærsk Mc-Kinney Møller er til stede 1. oktober 2004: Byggeri fuldendt Oktober 2004: Skibsreder Mærsk Mc-Kinney Møller overdrager nøglerne til statsminister Anders Fogh Rasmussen, der modtager dem på den danske stats vegne 15. januar 2005: Operahuset indvies ved en tv-transmitteret gallaforestilling Operaen i København for det officielle og kulturelle Danmark 26. januar 2005: Operaens første forestilling, den italienske komponist Giuseppe Verdis opera "Aida", har premiere Byggetid 5 år Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 3
Operaen i Sidney Hvordan er tidslinjen for Operaen op til åbningen? Idé 1955 Byggeriet startes 1957 Afsluttes 28. september 1973 med opførelsen af Sergej Prokofjevs Krig og Fred Officiel åbning 20. oktober, 1973, åbnet med Beethovens 9. symfoni. Bygge tid 17 år UNESCO har operahuset i Sydney på listen over verdens kulturelle arv Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 4
Projekt vs. Opgave Projekt Alle kriterier skal være opfyldt Opgave Alle kriterier skal være opfyldt En klar start og slut dato Et målbart og defineret resultat eller påvirkning En ejer med navns nævnelse Et specifikt mål (SMART kriterium) Et budget og en business case Et projekt team skal bestå af mindst 2 personer Et firma specificeret total beløb Et firma specificeret total tid ( inkl. foranalyse, planlægning, realisering, implementering og evaluering) En klar start og slut dato Et målbart og defineret resultat eller påvirkning En ejer med navns nævnelse Et specifikt mål (SMART kriterium) Et budget og en business case Et opgave team kan bestå af 1 til mange personer Et firma specificeret total beløb Et firma specificeret total tid ( inkl. foranalyse, planlægning, realisering, implementering og evaluering) Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 5
Indsats Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 6
Projektmodeller Ide Forstudie Start Realisering Lukke REGISTRATION INITIA- Gate 0 Gate 1 DEFINITION Gate 2 DESIGN Gate 3 DELIVERY Gate 4 DEPLOY Gate 5 TION BENEFIT/PRO JECT REVIEW Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 7
Projektet i organisationen Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 8
Faktorer og forhold der gør et projekt succesfuldt
Vejen til succes Mål Tåget udefinerbart Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 10
Mål sammenhæng Nyttemål Virkning - spørg Hvorfor? Hvad vil vi opnå? Hvilke problemer vil vi have løst? Produktmål Løsning spørg Hvad? Hvilke egenskaber skal løsningen have? Procesmål Fremgangsmåde spørg Hvordan? Hvad skal udføres? Hvilke arbejdsprocesser? Rækkefølge Effektmål/Forretningsmål Hvor mange penge/enheder mm Eksempler Produktmål: En bro / tunnel over Storebælt Nyttemål: forbedre trafikken mellem landsdelene Produktmål: At lave en ny side på internettet til salg af forsikringer Nyttemål: At øge salget af forsikringer uden involvering af personale Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 11
Mål skal være målbare S Sympatisk/ Specifikt M - Målbart A - Acceptabelt / Ambitiøst R - Realistisk T - Tidsbestemt Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 12
Vejen til succes Kommunikation Ledelses involvering Front loading Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 13
Vejen til succes Manglende kommunikation Kommunikation Ledelses involvering Front loading Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 14
Vigtigheden af ledelses involvering - Prisen for at lave en ændring Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 15
Vigtigheden af ledelses involvering - Prisen for at lave en ændring Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 16
Planlægning = frontloading Et normalt planlagt projekt Realisering Et frontloadet projekt Forstudie Planlægning Realisering Front Loaded planlægning: God planlægning kan forkorte varigheden af projektet Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 17
Planlægning Hvornår færdig - dato Ønskede resultat - kvalitet Økonomi pris og resurser Risk og muligheder hvad tør vi og hvad har vi råd til Målinger (KPI) test Ansvarlige hvem Fremtiden hvem er den fremtidige ejer af produktet Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 18
Tid vs leverancer Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 19
Planlægnings forløbet Problem Mål Ide/løsning Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 20
Selvledelse Tiden - Find hvilepulsen Ugeplanen Først skal du finde pulsen for din hverdag. Hvor meget tid, er der til at løse dine opgaver Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 21
Øvelse Hvor meget tid har du din puls Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 22
Om at modtage en opgave og løse opgaver Før du acceptere en opgave: Beskriv hver enkelt opgave Hvad den går ud på? snigende opgaver ændrer hele situationen! Skal være klart for alle parter Alt skal være målbart Defineret done hvad er godt nok For at kunne løse opgaven skal du have aftalt Forudsætninger Bemyndigelser Tidsrammer Delmål Kommunikation, hvad, hvornår, hvordan og hvor meget Hvad nu hvis situationer Lav en arbejdsplan og få den godkendt. Husk egen kvalitets kontrol Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 23
Beskrive hver enkelt opgave Mine opgaver/ Delleverancer PBS (Navneord) Aftalt med Tid/ varighed Er afhæng af andre for at løse opgaven! mig andre Nødvendig for at.. Mål for mine opgaver hvad skal den kunne og ikke kunne (begrænsninger) Hvor når er det godt nok Definition for done Aktiviteter WBS Udsagnsord : at købe ind, at hente oplysninger. Start- dato Slutdato Forudsætninger Dato Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 24
Øvelse Dine opgaver Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 25
Din roller som projektleder Historisk tid Fremtid Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 26
Fem markante huske punkter - når du er leder projekter 1. Kommunikation Sikre kommunikation til projektet fra eget område Sikre kommunikationen fra projektet til eget område 2. Planlægge Deltage, forankre og planlægge arbejdet inden for de aftalte rammer 3. Gennemføre Gennemføre aktiviteter ifølge planen 4. Kvalitetssikre Have ansvar for at sikre kvaliteten 5. Leverance præcision Sikre resultatet leveres til tiden Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 27
Spilleregler - natur og konsekvenser Klare Forståelige, præcise og tolkes på samme måde. Uklare Svævende og fortolkes på mange måder. Udtalte Alle kender dem, de er officielle og indgår i organisationens sprog. Uudtalte Hemmelige eller kendte, men man taler kun om dem i små grupper SPILLEREGLER Klare Uklare Udtalte Trygge relationer Usikre relationer Uudtalte Håndterbare relationer Manipulative relationer Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 28
Regler for hvordan vi skal/vil arbejde At lave spilleregler for når det går godt når det går skidt, for at kunne bevare en god tone og mindske udfaldet og bevare samarbejdet
Dyre legen Relationship Awareness Theory - RAT Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 30
Hvordan ændres din adfærd? Symbol Løve Skt. Bernhardshund Ugle Forslag til styrker Forslag til svagheder Ambitiøs Konkurrenceminded Selvsikker Stort drive Utålmodig Dominerende Varm Overbeskyttende Hjælpsom Afhængig Lyttende Uselvstændig Sikker Urealistisk Selvstændig Kølig Analytisk klog Manipulerende Frisk og veludhvilet Bag hver af disse væremåder skjuler sig ofte indre behov Symbol Karakter Stræber efter Løve Påståelig direkte at være direkte Skt Bernhardshund Passer uselvisk på andre at styre andres aktiviteter at få påskønnelse fra andre at være i harmoni med andre at sørge for at andre har det godt uden selv at kræve noget tilbage Ugle Analytisk at være selvstændig, selvstændig selvtilstrækkelig, eftertænksom og klog. Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 31
Hvordan vil nedenstående samarbejdes situationer fungere Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 32
Aftaler /Spilleregler At lave en plan for bedste tilstand At mindske effekten hvis værste situation indtræffer Hvad i vores arbejde/personlige forhold til hinanden, vil hjælpe os med at få succes Hvis der opstår et samarbejdsproblem, hvilke spilleregler skal så hjælpe os Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 33
Spørgsmål? Spørgsmål som kan stilles her er bl.a.: Hvordan rapporteres? Er feed-back en OK? Hvad gør jeg hvis jeg ikke kan følge med? Hvad gør jeg hvis noget ikke kan levers Nærværelse Gennem information og informations spredning Hvad er vores normer i projekt/gruppen - er det OK at mobbe den der kommer med negative synspunkter Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 34
Spilleregler Hvilke regler vil du gerne have i dit projekt Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 35
Projekt -Fest Baggrund ide: Problem: Vi skal rystes sammen Mål: Forbedre kendskabet til hinanden, Løsning: Et komme hinanden ved party Leverancer: Sted, mad drikke, underholdning mm Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 36
Planlægnings forløbet Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 37
Leverancer, planlægning og metoder Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 38
Nedbryd og lav Product Breakdown Struktur PBS 1 - - 2 3 5 4 Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 39
Product Breakdown Structure PBS Det vi producerer eller skal lave Her laver vi noget og bruger tid og penge Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 40
Product Breakdown Structure PBS Det vi har produceret eller skal lave Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 41
Work Breakdown Structure WBS Her laver vi noget og bruger tid og penge Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 42
Product Breakdown Structure PBS Det der skal leveres Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 43
Planlægning i praksis Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 44
Work Breakdown Structure WBS Det der skal gøres udføres - arbejde Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 45
Work Breakdown Structure WBS - hvordan gør man det Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 46
Øvelse - PBS Hver gruppe laver deres egen PBS til hver leverance Præsentere et PBS diagram Brug post-it notes Husk at produkter ikke er aktiviteter PBS Lav niveau 1 nedbrydning Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 47
Gruppe øvelse - WBS Hver gruppe nedbryder leverancerne i arbejdsopgaver Work Breakdown Structure - for hver produkt i PBS En transformation fra produkt til aktivitet Husk det er aktiviteter ikke produkter I WBS Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 48
Gruppe opgave- GANTT Hver gruppe laver et GANTT kort baseret på deres WBS Lav det på flipoveren Sikre jer at det har det logiske flowmake sure it has a logical flow Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 49
Planlægning af tid og kalender Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 50
Tid vs leverancer Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 51
Enkle estimerings teknikker Tre punkts estimering Nedbrydning af opgave Scrum poker Sammenligne med andre kendte opgaver Vide hvor lang tid det tog sidst Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 52
Tre punkts estimering T R = den mest realistiske estimering T O = den mest optimistiske estimering, T P = den mest pessimistiske estimering Det kan være tid eller penge, bare det er tal. Herefter kan du beregne med formlerne: T C = = To+4Tr+Tp 6 (den beregnede værdi) σ = = Tp To 6 Standard afvigelsen skal helst være lille 1 Herved fås den samlede total tid for hele projektet, og standard afvigelen Ttot =Σ Ti σ tot = sum σ 2 Følgende antagelser kan gøres: Med 68,26% sandsynlighed for at aktiviteterne bliver gennemført inden for intervallet T TOT + / - S Med 95,44 %sandsynlighed for at aktiviteterne bliver gennemført inden for intervallet T TOT + / - 2S Med 99,73% sandsynlighed for at aktiviteterne bliver gennemført inden for intervallet T TOT + / - 3S Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 53
Opgave- Estimerings teknik Hvad vejer en dinosaurus Hvordan griber du/i processen an. Estimer dine opgaver Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 54
Din personlige planlægning Lave uge planer Prioriter opgaverne Sæt tid på hver enkelt opgave Følg op hver dag Hvilke forhindringer er du stødt på Ved afslutning evaluer hvad lærte du Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 55
Planlægnings kalender Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 56
Kommunikation Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 57
Interessenter Tegn dine interessenter Tegn magtstrukturen Hvem Informere og involvere Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 58
Interessent analyse Interessent Primære Sekundære Bidrager med Arbejder sammen med + - + - Om at styre og lede stakeholdere / Interessenter Identificer interessenter Beskriv forventninger og behov hos interessenterne Inddele dem i resultatet og proces interessenter Grupper dem i primære og sekundære interessenter Interessent analysen skal give det eksterne syn/perspektiv på projektet og dets resultat Glem aldrig brugerne kunden Nogle interessenter kan være både resultat og proces interessenter Fokuser først på interessenternes forventninger og behov, ikke om det kan svare sig Inkluder ikke personer som interessenter som er direkte involveret i projektet som projektleder eller sponsere, deltagere Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 59
Medvirke og indflydelse Indflydelse på projektet Ja Nej Medvirker i projekt organisationen Ja Nej Aktiv deltager Grå eminence Gidsel Uden for projektet Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 60
Hvad husker vi Fortid Nutid - Fremtid Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 61
Kommunikation og din rolle Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 62
Kommunikation og Perception Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 63
Spørg først jer selv: Sæt dig i modtagerens sted Hvem er modtageren? - spørg så om, modtagerens: behov holdninger interesser forventninger placering i forhold til organisationen muligheder for indflydelse? Denne kortlægning af interessenter gør dig i stand til at svare på spørgsmålet: Hvad skal vi kommunikere med de enkelte grupper om? Og hvilke kanaler kan vi bruge til at kommunikere med netop disse interessenter? Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 64
Kommunikations plan eksempel Formål Budskaber Interessenter Delmål Medier Tid Ansvarlig Aktivitet Ressource forbrug At NN Intranettet Inden Søren Person 1 fortælle Erhverv Mail uge 8 = 2 dage at vi Skade Person 2 har lagt IT = 2 dage AD1 i Testledelse Søren 3= produkt 3 dage ion At AD1, er uden fejl At vi har været omhyggelige og prioriteret test At der gennem projektarbejdet har været stor læring. At der er mere indtjening for assurandører At informere om at produktet findes. At NN får kendskab til at produktet er lagt i produktion. At enheden ser værdien i at teste og det kan betale sig at lave et godt stykke arbejde. Skrive stikord som teaser til artikel. Mail til Assurandører Mail til ledere i organisationen Mail til IT testpersoner Succeskriterier At 70 % af NN ved at vi har et godt værktøj der kan støtte dem i deres salg og afdelingen kan give bedre support og kundestøtte samt bedre sagsbehandling Feedback Rundspørge og samtale med Assurandøre rne med NN Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 65
Kommunikations plan En kommunikationsplan bør beskrive En kommunikationsplan bør beskrive Kort rids af baggrund Overordnede budskaber Mål for kommunikationen Analyse og prioritering af interessenterne Beskriv valg af målgruppe(r) - delbudskaber Medier/værktøjer. Tidsplan Budget Succeskriterier, som kan evalueres og måles I praksis vil man i sin planlægning bevæge sig frem og tilbage mellem de enkelte punkter. Overordnede budskaber Produktpræsentation Holdninger Politiske budskaber Faglig viden Imagebærende budskaber Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 66
Kontakt www.bigbell.dk Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 67
Projektmedarbejderkursus 2 dage Indhold Værktøjer og struktur Interessenter og kommunikation Teori - Praktisk Roller - ansvar Samarbejde Få ro gennem selvledelse og god planlægning - Kurset lærer dig at få ro og til at løse de rigtige opgaver. Du bliver god til at modtage og uddelegere opgaver, og vil arbejde målrettet og se flere succer. Du vil kunne give din chef bedre responce på opgaver så spiltid undgås, og der kan prioriteres og koordineres med omgivelserne. Du bliver klar på dine egne værdier, dit etiksæt, og hvordan du vil tegnes over for andre. Vigtigst er at du kender sid selv, så du hviler i din selvledelse. Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 68
At arbejde i projekter Formål Uddannelsen har til formål: - at give projektet medarbejder større viden om projektarbejdet og projektarbejderens vigtige rolle. - at sætte medarbejderen i stand til at forstå det sprog der tales i projekter og de termer der benyttes i projekter. - at give forståelse og interesse for opgavetyper og opgavernes betydning, for hele projektets fremgang. - At lære hvordan samspillet fungerer i grupper, og gruppedynamik, og hvordan man kan påvirke forudsætningerne, og bidrage til et godt projektarbejde. At tage en aktiv rolle som projektmedarbejder, der gør projektarbejdet mere interessant og engagerende. Målgruppe Nuværende eller kommende projektmedlemmer, projektassistenter, og dig der leder mindre projekter eller arbejder med projektlignende opgaver. Varighed: To hele dage Form: Uddannelsen foregår som en blanding af workshop, teori, øvelser, gruppediskussioner og refleksioner. Udbytte: Der trænes flere vigtige arbejdssituationer og deltagerne får nogle gode værktøjer med sig efter kurset. Indehold Projekt form tilblivelse, begreber og udvikling Medarbejder rolle og betydning for projektets fremdrift Centrale elementer i projektarbejdet Virksomhedens organisation og samspil mellem projekt- og linieorganisation Projektorganisationen og dens roller Samarbejde i og mellem projektgrupper Teamwork og forskellighedernes styrker Vigtige arbejdsopgaver når projektet gennemføres Projektafslutning og overdragelse af projektets resultater Refleksion og læring Erfaringsudveksling Søren Nielsen Selvledelse og ledelse af mindre projekter 28690334 sni@bigbell.dk 69
Kursus plan for projektmedarbejderkurset Dag 1 09.00 Indledning: Præsentation, program og praktiske detaljer Projekter: Projektformen, projektmodel, proces og roller, succesfaktorer for projekter Interessenter: Kortlægning af interessenter Projektets arena Forskellige typer af interessenter Effektmål projektmål Hovedmål, delmål og afgrænsninger Andre forudsætninger Visualisering Strukturer som værktøj 17.00 Slut dag 1 Dag 2 08.30 Organisation & roller: Planlægning Risici Gennemførelse og Projektafslutning 16.30 Afslutning på kursus Projektmiljø, håndtering af omverden Projektorganisationen Roller i projektarbejdet Lav et effektivt oplæg Faser og led Planlæg for de forskellige endemål Usikkerhed identificer, prioriter og håndter risici Opfølgning og opgaver Projektmøder Leverance til kunden Afslutning og evaluering 70 Søren Nielsen - Tlf 28690334