Den Landsdækkende Scenekunstportal

Den Landsdækkende Scenekunstportal Ansøgning Teaterbilletter.dk

Indholdsfortegnelse DEN LANDSDÆKKENDE SCENEKUNSTPORTAL... 3 Indledning og baggrund... 3 Af projektbeskrivelsen fremgår det at... 3 Målgrupper succeskriterier... 4 Trafik på sitet... 4 Datakvalitet... 4 Synlighed er altafgørende mediesamarbejder... 5 INDHOLD... 6 Udbydernes engagement i Scenekunstportalen... 6 Redaktion... 6 Design og informationsarkitektur... 6 FUNKTIONER... 7 Inspiration... 7 Oplevelser... 8 Billetter... 8 Community... 8 Statistik... 8 DATAINDSAMLING VEDLIGEHOLD OG VALIDERING... 9 TEREBA INDTAST OG VEDLIGEHOLD DATA ET STED... 9 Faseinddeling... 10 ONLINEKØB TIL TEATERFORESTILLINGER... 10 POSITIONERING... 10 Forhold til andre portaler og udbydernes hjemmesider... 10 Målbarhed... 10 Økonomimål... 11 MARKEDESFØRING... 11 Samarbejde mellem Kultur og Erhverv, gensidigt landsdækkende (Co branding)... 11 ETABLERING & FORRETNINGSMODEL... 12 Baggrund for partnervalg... 12 Parterne i etableringsfasen... 12 Projektstyringen... 12 Samarbejdspartnere og interessenter... 12 Eksterne samarbejdspartnere... 13 Det brugerdrevne aspekt... 13 Økonomi etablering... 13 ETABLERING & DRIFT AF SCENEKUNSTPORTALEN... 13 Implementering, etablering... 13 Backend Brugerfladen... 13 Backend TEREBA Teaterregiserbasen... 14 Backend Billetintegration... 14 Producenterne og udbyderne: Data og tidsstyring... 14 Organisation, drift af scenekunstportalen... 14 Sekretariat... 14 Referencegruppe... 14 ØKONOMI & DRIFT... 14 FINANSIERING... 15 Etableringsudgifter scenekunstportal... 15 EVALUERING... 16 AFRUNDING... 16 BILAG & KILDER... 17 2

DEN LANDSDÆKKENDE SCENEKUNSTPORTAL Teaterbilletter.dk ansøger hermed Kunststyrelsen om støtte til etablering og drift af den landsdækkende scenekunstportal. Det ansøgte beløb er kr. 850.000, i etablering og kr. 500.000 i drift p.a. frem til sommeren 2012. Indledning og baggrund I forbindelse med planerne om etablering af en landsdækkende scenekunstportal nedsatte Kunststyrelsen i foråret 2007 en styregruppe. Styregruppen bestod af repræsentanter fra Danmarks Teaterforeninger, Københavns Teater, Landsdelsscenerne, Det Kgl. Teater, Foreningen af små teatre (FAST) og Teaterbilletter.dk På vegne af styregruppen indgik Kunststyrelsen en aftale med Københavns Teater og Teaterbilletter.dk om at udarbejde en forundersøgelse. Det færdige resultat forelå d. 14. september 2007. (bilag 2). Styregruppen tilsluttede sig arbejdsgruppens anbefalinger og konklusioner, som bl.a. fastslog at der er behov for en landsdækkende scenekunstportal som kan skabe merværdi for interessenterne (publikum/potentielt publikum, udbyderne), samt at ejerskabet til en sådan portal bør ligge hos branchen selv for at sikre direkte indflydelse, engagement og gennemsigtig non profit økonomi; men gerne i samarbejde med en eller flere kommercielle partnere. Af projektbeskrivelsen fremgår det at Den landsdækkende scenekunstportal har med fokus på og udgangspunkt i teaterpublikummets behov til formål, at give brugerne et samlet overblik over udbuddet af professionel scenekunst inden for stationært og turnerende teater, og bidrage til at synliggøre scenekunsten i konkurrencen med andre kulturelle tilbud. Teaterbilletter.dk er rustet til at byde ind på opgaven, som ligger meget fint i tråd med vores øvrige opgaver som brancheorganisation indenfor formidling i bred forstand, herunder forvaltning af offentlige formidlingsmidler. Sammen med Københavns Teater driver vi den Storkøbenhavnske abonnementsordning med det dertil knyttede site Ta i TEATRET med 200 forestillinger. Sitet har i store træk de samme funktioner, som Kunststyrelsen efterlyser, men trænger i høj grad til en opdatering og modernisering. Det er erfaringerne herfra, der danner grundlag for vores ansøgning. Vores arbejde er baseret på et frivillighedsprincip, og vi nyder opbakning og tillid i branchen (bilag 4 om Teaterbilletter.dk og anbefaling fra Dansk ITI og Teaterunion bilag 3) Vi er vant til at håndtere den brogede skare af producenter, fra de mindste til de største, og vores forretningsmodel sikrer branchen direkte indflydelse og ligeværdig behandling af udbyderne. Ansøgningen er holdt i prosa, hvor tekniske detaljer og udredninger videst muligt kan findes i bilagsmaterialet eller kan rekvireres. En del specifikt materiale er under udarbejdelse og kan eftersendes. 3

Målgrupper succeskriterier Af projektbeskrivelsen fremgår det, at borgerne i generel forstand udgør den primære målgruppe, mens udbyderne af professionel scenekunst (producenter, arrangører, teatre, teaterforeninger, kulturhuse m.fl.) udgør den sekundære målgruppe. På baggrund af diverse brugerundersøgelser og en holdningsundersøgelse udarbejdet af Interresearch for Teaterbilletter.dk i 2008, kender vi både til teaterkunstens kernepublikum og til nogen af de nye elementer, der kan bevæge et potentielt publikum i teatret, for eksempel en teaterpakke hvor både bordreservation på en nærliggende restaurant, menu og forestilling indgår i billetprisen. Hos Teaterbilletter.dk arbejder vi med tre kategorier i den primære målgruppe: Ikke vante teatergængere Det vante teaterpublikum der ser 1 3 forestillinger pr. sæson Storforbrugere af scenekunst Opdelingen er væsentlig, fordi portalens forskellige søgemuligheder i aktuelle forestillinger og billetordninger skal skabe merværdi for brugeren uanset alder, uddannelse eller lokal forankring. Hovedproblematikken er: Publikum kommer ikke igen, hvis de ikke kan finde det de søger, og udbyderne anvender ikke portalen, hvis der ikke er trafik, der skaber mersalg. Analysen har medført at Teaterbilletter.dk har tilføjet et par målsætninger, som har været styrende for vores konceptudvikling. Trafik på sitet Den overordnede og styrende målsætning for portalen må være at flere mennesker vælger at gå (oftere) i teatret, fordi de har en inspirerende, digital platform der giver dem hurtigt overblik over det fuldstændige udbud, rabatter og billetter, og som giver dem adgang til direkte billetkøb med PrintHome muligheder eller via links til teatrenes billetcentre. Det er det nuværende og kommende teaterpublikum der entydigt er i centrum. Portalen skal pro aktivt understøtte oplevelsen af at være teatergænger, og så vidt mulig i en flygtig verden skabe loyale brugere, der anvender portalen som foretrukken indgang til scenekunsten. Datakvalitet Al information på sitet skal være valid, aktuel og i trit med brugernes virkelighed. Udfordringen består i at sætte ca. 500 professionelle forestillinger i system uden at gå på kompromis med brugernes overblik, sitets struktur og indholdsmæssige opbygning eller forestillingernes egenart. Ifølge vores antagelse kommer publikum kun, hvis udbuddet er fuldstændigt. Udbyderne skal således hjælpes med en nem løsning til datavalidering og driftsherren skal ligeledes kunne administrere data uden spildtid. Det er derfor nødvendigt at udvikle rationel, højteknologisk, visionær model for datastrukturering, der er tilvirket den knappe økonomi uden at gå på kompromis. Denne tilgang til (del)løsninger af opgaven har været ledetråde i udviklingen af den samlede unikke struktur vi har udviklet som den bedste model for en landsdækkende scenekunstportal, som består af selve scenekunstportalens brugerflade, en bagvedliggende selvstændig indberetningportal og database TEREBA samt et fuldt integreret billetbestillingssystem. 4

Synlighed er altafgørende mediesamarbejder Kommunikationsstrategien on line skal være gennemtænkt, så der sikres høj eksponering i søgemaskiner. Det kan lyde banalt, men vi har erfaret at selv nogle af de nyeste nichescenekunstsites lever en hemmelig tilværelse. Udbyderne henviser til portalen, og der henvises fra andre digitale medier. For at skabe trafik på sitet er det oplagt at indgå mediesamarbejde med udveksling af nyheder via feeds. En sådan funktion er med til at sikre at sitet er levende, så der året igennem sker noget relevant for teatergængere. Teaterbilletter.dk er i en afsøgende fase vedr. valg af mediepartner, men alle vi taler med er meget positive, idet vi kan tilbyde en modydelse i form af hårde data fra vores database TEREBA. (bilag 8, mulige mediealliancer) I introduktionsfasen er der brug for en særskilt markedsføringsindsats. På længere sigt vil Teaterbilletter.dk arbejde videre på eksisterende og såkaldte web.2.0 løsninger, der grundlæggende handler om brugerinvolvering og socialisering af digitale medier. 5

INDHOLD Udbydernes engagement i Scenekunstportalen Indholdet på sitet skabes overordnet af teatrene. Det er dem der i første omgang leverer alt det forestillingsorienterede indhold i form af hårde data, forestillingsomtaler og billedmateriale. Portalens brugere kan tilgå forestillingsudbud, priser og rabatter på flere måder. Enten via sitets søgefunktioner eller ved at bladre fra udbyder til udbyder. Redaktion Sitet drives i det daglige af en mindre redaktion bestående af en redaktør og et fåtal medarbejdere, der blandt andet kan drive sitet i redaktørens fravær. Eftersom indholdet i første omgang leveres af udbyderne, er det redaktionens arbejde at sørge for at forsiden altid er friskt opdateret med weborienterede, magnetiske overskrifter, tekster og ikke mindst billeder, at udbyderne indleverer indhold (både det dagfriske og evergreen stof), at sitet er i driftmæssig funktion, at nyhedsbreve forfattes og udsendes, at sms tjenester fungerer, at knytte netværksbånd til både teatrenes og publikums aktiviteter i relaterede onlinemedier som fx facebook, MySpace, You Tube, samt at publikumsudviklende tiltag som teaterdating iværksættes og udføres professionelt. Redaktionen er i kontakt med portalens følgegruppe, men det er redaktionen der lægger sitets redaktionelle linje for at sikre sitets æstetiske og indholdsmæssige høje kvalitet Design og informationsarkitektur En af de grundsten Teaterbilletter.dk vil bygge den landsdækkende scenekunstportal på, er udviklingen af en overskuelig, intuitiv og indbydende brugerflade. I samarbejde med et endnu ikke udvalgt webbureau, med stærke kompetencer inden for informationsarkitektur (skabelsen af organisk struktur mellem design og omfattende indhold på et givent website) og web 2.0 desig (webdesign der udvikles ud fra devisen: simpelhed, overskuelighed og portalstruktur i veldefinerede, solide sektioner), udvikles et brugervenligt site med en stærk og tidssvarende, visuel teateridentitet. Sitets æstetiske udtryk skal signalere at teater er en aktuel og vital kunstart med power. En kunstart der tilbyder store historier, visuelle oplevelser og nærværet af medrivende scenekunstnere. Designet og sitets opbygning hører til blandt de bløde værdier, der udvikles i tæt samarbejde mellem Teaterbilletter.dk og eksperter inden for feltet. Imidlertid er der en række funktioner som skal indarbejdes i designløsningen for at hensigterne med at scenekunstportalen skal give overblik og formidle onlinebilletter bliver indfriet. 6

FUNKTIONER Funktionerne på den landsdækkende scenekunstportals frontend kan opdeles i følgende hovedpunkter: Inspiration Via et lækkert design og en velfungerende informationsarkitektur inviteres brugerne til at gå på opdagelse i scenekunstportalens verden af forestillinger. De forskellige funktioner der knytter sig til at slutbrugerne inspireres til at gå på opdagelse på sitet og/eller beslutte sig til at se en forestilling og købe billet er: Forestillingsomtaler Billedgallerier muligheden for at vise teatrenes billedserier af forestillingsbilleder, premierebilleder, skuespillergalleri m.v. Søg og find mulighed for differentierede søgemuligheder fx i relation til geografi/spillested/ skuespillere. Kalenderfunktioner datostyrede funktioner som fx Netop nu, På vej og Sidste chance, på landsplan og lokaltforankrede. Teatrenes egne nyheder. Relateret indhold krydsindeksering af genrer/skuespiller/spillested. Genreinddelinger og genretaggs Hjælp Bruger skal kunne tilgå hjælp uanset hvor man befinder sig. Hjælpefunktion skal være på dansk og med screenshots og henvisninger til relaterede emner. Lokalitetsøgning via implementeret kort på websitet Skal give mulighed for at implementere et kort på websitet over eks. spillesteder. Dette skal kunne implementeres ved hjælp af intuitive og brugervenlige indtastningsbillede i administrationsdelen. 7

Oplevelser For publikum er teateroplevelsen typisk en social begivenhed og her kan tjenester og services skabe merværdi omkring interessen for en given forestilling. Via mediesamarbejder kan scenekunstportalen på sigt komme til at tilbyde tjtnester og services som for eksempel: Rejseplan. Online bordbooking. Hotelbooking. Funktionsområdet kan med tiden udbygges med videreudnyttelse af autoritative guides fx café, nattelivog børne guides. Billetter Se side 10 Community Det kunde og forretningsorienteret funktionsområde Community, handler om at fastholde kundernes position som omdrejningspunkt og skabe loyalitet. Begrebet opstod som brugerinddragelse i form af brugeranmeldelser, men har udviklet sig til nye features og faciliteter hvori der bl.a. kan udvikles nye tiltag i forhold til rabatordninger som automatisk udløses ved hjælp af CMR funktioner i backend/tereba. Nyhedsbreve Mulighed for at udsende elektroniske nyhedsbreve til brugerne. SMS udsender Direkte udsending til mobilenheder i forbindelse med tilbud, aflysninger ect. Smartphone support Tilpas websiden til mobile enheder der giver mulighed for at tilpasse webløsningen til eksempelvis håndholdte computere. Skal give mulighed for at tilgå webløsningen og finde informationer på webløsningen. Postkort Lad brugerne sende postkort til familie, venner og kollegaer Skal give en bruger mulighed for at sende postkort med forskellige billeder til familie, venner, kollegaer og så videre. Blog Oprette, vedligeholde og kommentere indlæg der giver mulighed for at besøgende skal kunne oprette egen weblog, og efterfølgende skrive indlæg, præsentere nyheder, få vist en liste over oprettede weblogs, se de individuelle blogs. Blogs skal kunne indeholde billeder, filer, links og andre elementer. En meget omtalt funktion, brugeranmeldelser, er af flere grunde fravalgt i indeværende løsning: Dels ved vi fra store kulturportaler som AOK.dk og Ibyen.dk at brugeranmeldelser er meget ressourcekrævende (økonomisk og personalemæssigt)at igangsætte, overvåge og vedligeholde, og dels har vi ved research af bl.a. Byenkalder.dk, AOK.dk og Reumertbilletter.dk bemærket fraværet af brugeraktivitet ved netop denne funktion på teatersiderne. Vi har derfor besluttet at sætte ressourcerne ind på andre og mere frugtbare områder i communitydelen. Statistik For i fremtiden at kunne vurdere slutbrugernes interesse for sitet, dets anvendelighed og effekt, og derved videreudvikle Teaterbilletter.dk form og indholdsmæssigt til fordel for teatrene og slutbrugergruppen, implementeres et statistikprogram, der kan give præcise angivelser. 8

DATAINDSAMLING VEDLIGEHOLD OG VALIDERING Det er helt grundlæggende for en landsdækkende scenekunstportals succes, at der skal være orden i data. Måden de indsamles, vedligeholdes og valideres på skal være enkel og må ikke være for ressourcekrævende jf. driftsbevillingen. Den må ikke byde på mere administrativt arbejde for udbyderne, men tværtimod på administrative lettelser i det lange løb. Problemerne med datavalidering er reelt og påtrængende. Vi oplever mange beklagelige fejl i vores hverdag med flere billetoperatører, og der bliver ikke færre spillere i en kommende scenekunstportal. Langt den overvejende del af de informationer og data, som kan tilgås fra de mange kulturportaler stammer direkte fra kulturproducenterne, teaterproducenterne, arrangører og spillesteder. Alligevel oplever kulturforbrugeren ganske ofte, at eksempelvis en forestilling, der er nævnt i en kalenderoversigt har ufuldstændige forestillingsdata spilletidspunkter, spillested, mulighed for billetkøb eller lign. så er det nærliggende at tro, at det er den enkelte kulturproducent, som ikke har gjort sit arbejde ordentligt. Men med Internettet og det stadig større udbud af kulturtilbud, er det blevet mere komplekst og vanskeligt for den enkelte kulturproducent at overskue de mange muligheder for formidling, markedsføring og salg samt krav om indberetning også til diverse offentlige instanser. Kravene til stamdata, økonomidata, pressemateriale, forestillingsomtaler, pressefotos og de faktuelle data er store. Den enkelte producent oplever derfor blandt andet at: De samme informationer skal indtastes i mange forskellige sammenhænge Indtastede informationer skal særskilt vedligeholdes og opdateres Kulturproducenten er ansvarlig for at oprette, indtaste og vedligeholde informationer. TEREBA INDTAST OG VEDLIGEHOLD DATA ET STED Med oprettelse og udvikling af en selvstændig central database TEREBA kan alle problemer i princippet elimineres, og de fleste i praksis. Ideen kan sammenlignes med den centrale lagerstyring i en stor virksomhed med mange forretninger i hele landet. TERABA Teater Register Basen er en webbaseret portal, indberetnings og databaseløsning for kultur og teaterproducenter og øvrige interessenter i Danmark. Projektet kan stå alene, men er en vigtig forudsætning for scenekunstportalen. TEREBA er et avanceret Management Informations System som udvikles af Teaterbilletter.dk og IT virksomheden ITIDE i samarbejde med CAPEVO. Overordnet har løsningen blandt til opgave at: Samarbejde om dataudveksling mellem kulturaktørerne, offentlige myndigheder og 3. part interessenter indenfor primært kultur og teatersektoren. Lette de enkelte udbyderes og kulturinstitutioners daglige arbejde via dataudveksling mellem nye og eksisterende databaser. Optimere og udvikle nye online baserede løsninger og værktøjer for udbyderne, kulturinstitutionerne og 3. part interessenter. 9

Faseinddeling Databasen bliver opbygget i faser. Fase 1 er klar ved lancering af scenekunstportalen. Fase 1 er udbydernes stamdata, herunder priser og rabatter samt forestillingsbeskrivelser m.m. I denne fase indleverer udbyderne billeder og redaktionelt stof via mails eller links. Fase 2 med billedmateriale og udbygget redaktionelt stof på selve indberetningsbasen forventes at være klar året efter. TEREBA opbygges i meget enkelt overskueligt, brugervenligt design. Hver udbyder får med log in adgang til sine egne sider. Indtaster data og vælger hvilke medier, portaler, institutioner data skal udveksles med. ONLINEKØB TIL TEATERFORESTILLINGER Der skal etableres den korteste vej til billetbestilling kortere end man ser det på mange sites (F.eks. Teaterkalenderen som den ser ud i dag, og Ta i TEATRET) 3 klik til salsoversigter, vælg pladser, bestil, betal, printhomebilletter. Brugerne må helst ikke hægtes af sitet ved bestilling og bestillingen skal føles som en integreret del af sitets funktioner. Ca. 85% af alle billetter formidles af de tre store billetoperatører Billetnet, Billetten og Billetlugen. I første omgang satses der på on line salg med disse operatører. Billetten A/S, der er provinsens største udbyder af teaterbilletter tilbyder at udvikle og bekoste en fuldt integreret billetsalgsløsning på scenekunstportalen allerede i fase 1 ved lancering. Billetlugen kan med deres nye billetsystem Venuepoint tilbyde det samme ved etablering af interface. Pris herfor ikke kendt endnu. Billetnet kan stille et Co brand til rådighed, dvs. man maskerer, at kunden i virkeligheden kommer over på Billetnet for bestilling. Man vælger best available pladser. Vi kender alle tre parter, og vi forventer samarbejde med alle, idet billetoperatørerne lever af at sælge billetter, og dermed gerne vil udvide distributionskanalerne med en god landsdækkende scenekunstportal. POSITIONERING Forhold til andre portaler og udbydernes hjemmesider Portalen skal ikke opbygges som et isoleret medie, men prioriteret indgå i samspil med andre salgssites og nicheportaler (f.eks. børne og ungdomsportaler, reumertbilletter.dk, Teatercentrums børneportal, Byens levende scener, familieteatrene, Århusportalen, AOK etc.) Samarbejder med andre portaler kan tænkes via links samt udveksling af relevante data, f.eks. Byen kalder og Kultunaut samt billetoperatørernes sites. Kodeord er åbenhed, synergi, ej konkurrence. Snitfladen til udbydernes hjemmesider via links fra samtlige forestillinger på portalen. Portalen skal på ingen måder erstatte men supplere udbydernes individuelle vinduer on line, så brugerne går over på udbyderens hjemmeside for uddybende information. Målbarhed Trafikken på sitet skal kunne måles. Der skal installeres et statistikprogram som dokumentation for brugernes adfærd og som pejling på hvilke markedsføringstiltag der virker bedst, så optimering af de knappe formidlingskroner kan finde sted. 10

Økonomimål Første 3 års drift kun finansieret via støtte, egenfinansiering og evt. fondsstøtte, det kræver god arbejdstilrettelæggelse, sidenhen mulighed for udvikling af Tjenester. MARKEDESFØRING Selve portalen skal introduceres og synliggøres i hele Danmark for et yderst beskedent beløb, hvis vi holder os indenfor Kunststyrelsens etableringsomkostninger, men også her kan vi selv lægge væsentligt til. Teaterbilletter.dk udsender medio maj sæsonkataloget Ta i TEATRET til ca. 500.000 husstande i Storkøbenhavn, og i dette blad kan scenekunstportalen synliggøres. Udgiften beløber sig til ca. 2.500.000 kr. hvor Teaterbilletter.dk betaler ca. 1.500.000, kr. og Københavns Teater ca. 1.000.000, kr..tilsvarende samannoncering i det øvrige land må afsøges. Alle producenter bliver bedt om at linke til scenekunstportalen fra deres egne hjemmesider. Dette virker allerede for så vidt angår Reumertbilletter.dk. Der kommer links fra andre salgssites, f.eks. Ta i TEATRET samt alle Billetten A/S s over 30 salgssites under hovedsitet Billetten: NVSbilletten, Roskildebilletten, Gribskovbilletten, Køgebugtbilletten, Sjbilletten, Fyensbilletten, Sydfynsbilletten, Aarhusbilletten, Silkborgbilletten, Skivebilletten, Ikastbilletten, Ringkøbingfjordbilletten, Herningbilletten, Brandebilletten, Viborgbilletten, Randersbilletten, Vendsysselbilletten, Brønderslevbilletten, Frederikshavnerbilletten, Topbilletten, Skagensbilletten, Morsøbilletten, Fredericiabilletten, Aabenraabilletten, Thistedbilletten, Koldingbilletten, Haderslevbilletten, Krusaabilletten, Sønderborgbilletten, Vejlebilletten, Tønderbilletten, Esbjergbilletten, Vardebilletten, Ribebilletten. Lille rubrikannonce hver fredag i de store dagblade under teatre/forlystelser hele året. Bannerannoncering fra medieportaler Samarbejde med udvalgt medie, der sikrer redaktionel omtale, og løbende god eksponering. Landsdækkende PR kampagne. Samarbejde mellem Kultur og Erhverv, gensidigt landsdækkende (Co branding) Som et meget vigtigt punkt er vi blevet kontaktet med henblik på at indgå i et perspektivrigt samarbejde med en aktør i den finansielle sektor, som lancerer et nyt forretningskoncept i løbet af 1 2 år. Der er allerede lagt enorme ressourcer i projektet, og begge parter ser mulighederne for at skabe effektiv synergi mellem: Scenekunsten, højprofileret branche med knappe ressourcer Virksomheden, lavprofileret produkt med rigelige ressourcer. Model for samarbejde under udarbejdelse. Ønskes dette uddybet kan der formidles kontakt til virksomheden 11

ETABLERING & FORRETNINGSMODEL Med udgangspunkt i forundersøgelsens konklusioner og anbefalinger mener vi at den landsækkende scenekunstportal er bedst forankret hos branchen selv. Det er vigtigt at branchens mange aktører og interessenter beholder initiativet, sikrer direkte indflydelse på udvikling og vedligeholdelse, sikrer økonomisk gennemsigtighed, sikrer fair og ensartet behandling af udbyderne. Baggrund for partnervalg Teaterbilletter.dk har afsøgt markedet for de bedst tænkelige samarbejdspartnere. Vi har været på flere store virksomhedsbesøg f.eks. Bikubenfonden, Det Kgl. Teater, Tivoli og Aarhus Teater for at dele deres erfaringer med komplekse portaler. Herudover har vi analyseret en række CM systemer i bestræbelserne på at finde et godt anerkendt system med direkte udviklingsmuligheder og til en overkommelig pris. Parterne i etableringsfasen Teaterbilletter.dk står overfor at bygge et nyt dynamisk salgssite til erstatning af det gamle Ta i TEATRET, som er helt utidssvarende. Vores model bygger på Århus Teaters nye hjemmeside vedr. billetintegration og kundehåndtering. Vi anvender de samme firmaer på tekniksiden, men vælger et grafisk bureau fra København. Dette giver den fordel, at evt. børnesygdomme afvikles af Århus Teater her og nu, at firmaerne kender hinanden og allerede har bevist, at de kan levere varen, så det skaber tryghed. Såfremt Teaterbilletter.dk får til opgave at etablere og drive scenekunstportalen bygger vi videre i samme regi. Parterne er således: Teaterbilletter.dk CAPEVO, anerkendt som udvikler af indberetninger til det offentlige. Kan behandle følsomme data sikkert. Vi har allerede udviklet en række indberetningsformularer med CAPEVO ITIDE, web og IT firma. Har senest udviklet et integreret CMS/billetsalgssystem til Århus Teater sammen med Billetten. Der arbejdes i CM systemet A Jour. Billetten A/S, der selv råder over et landsdækkende site med søgefunktioner. Grafisk bureau: Vi har kredset en større research af webbureauer ind til mulige tilbud fra webbureauerne Dwarf (Børsen.dk, EDC.dk, E boks.dk, MeyersMadhus.dk, ACDC.com) og Typoconsult (Roskilde festival.dk og DRs Koncerthuset.dk).. Billetnet og Billetlugen (endnu ikke taget i ed) Etableringen er faseinddelt over en til to sæsoner. Projektstyringen Arbejdet med udvikling og implementering forankres hos Teaterbilletter.dk for at sikre en smidig, tydelig projektstyring og ansvarsfordeling. Teaterbilletter.dk s sekretariat er bemandet med medarbejdere med spidskompetencer indenfor formidling, og vi forventer at ansætte en medarbejder til udover den faste stab. Alle vil lægge et meget stort arbejde i for at sikre kvalitet og overholdelse af tidsfrister i opgaven. Samarbejdspartnere og interessenter Vi er allerede i dialog med mange af scenekunstens interessenter og udbygger fortsat dette work in progress arbejde. F.eks. har vi etableret samarbejde med DITITU, vores følgegruppe (12 kunstneriske/administrative ledere) TIM (teatrenes informationsmedarbejdere) samt en del af branchens øvrige organisationer. 12

Eksterne samarbejdspartnere Der etableres i fase 1 samarbejder med medier i form af gensidige feeds, som sparer ressourcer til redaktionelt stof. Vi er i samtale med AOK/Berlingske, JP/Politiken m.fl. Det brugerdrevne aspekt I fase 1 inddrages muligheden selektivt f.eks. ved fokusgrupper, men på sigt er der store perspektiver her. Økonomi etablering Ved partnerskabet med Billetten A/S opnår vi en fuld integreret billetkøbsfunktion allerede i fase 1. Billetten A/S tilfører projektet en betydelig egenfinansiering, som muliggør en løsning, der overstiger den maksimale støtte på kr. 850.000 fra Kunststyrelsen. ETABLERING & DRIFT AF SCENEKUNSTPORTALEN Implementering, etablering Etablering af projektgruppe og afklaring af beslutningsflow samt de overordnede mål med projektet. Udvikling af design og informationsarkitektur der understøtter den ønskede brugeradfærd. Test af flows og forankring i forretningsmodellen. Teknisk stresstest af løsningen mht. ekstrem adfærd og driftsstabilitet. Evaluering af de målepunkter der blev sat op i strategifasen, samt forslag til hvordan løsningen kan videreudvikles. Mobilisering Strategi Design Udvikling Test Implementering Evaluering Fælles forståelse af hvordan projektet skaber værdi for kunden/publikum herunder at opsætte målepunkter der kan vise om løsningen leverer det ønskede resultat. Udvikling af driftsstabil løsning, der kan opdateres og vedligeholdes med det aftalte ressourceforbrug. Lancering af site eller løsning. Overlevering af system og oplæring af medarbejdere der skal stå for driften. Backend Brugerfladen Teaterbilletter.dk fulde administratorrettigheder Udbyderne, begrænsede administratorrettigheder Tovholdere: Sekretariatet, Site manager, Karen Stange Jensen Grafisk bureau, projektleder (endnu ikke navngiven) Hosting: ITIDE Sikkerhed: CM system, A Jour (Se bilag,9 Beskrivelse af A Jour) 13

Backend TEREBA Teaterregiserbasen Administreres af Teaterbilletter.dk og udvikles i samarbejde med ITIDE og CAPEVO Tovholdere: Teaterbilletter.dk, sekretariatet, on line projektleder Kim Eden ITIDE og CAPEVO i samarbejde med primært billetoperatørerne Backend Billetintegration Tovholdere: Billetten, Direktør Søren Ravn, Billetnet Erik Lyngsø, Billetlugen Jeppe M. Jensen. Teaterbilletter.dk, sekretariatschef Christina Krøll Producenterne og udbyderne: Data og tidsstyring Teaterbilletter.dk administrerer den storkøbenhavnske abonnementsordning for 77 producenter for tredje gang i vinteren 2008/09. Vi har en klar procedure fra indkaldelse af ansøgninger/tilmeldinger og frem til lancering af sæsonstart medio maj både på nettet og på print. Vores producenter indberetter stamdata, forestillingsdata, priser mm via digitale indberetningsformularer. Indkaldelse af materiale til Scenekunstportalen følger denne rutine med samme deadlines. Der annonceres i dagspressen, der sendes ud på mail til alle, der følges op telefonisk om nødvendigt, der koordineres med Scenekunstudvalget vedr. nye professionelle projekter og Kunststyrelsen vedr. billettilskudsberettigede producenter. Der samarbejdes med organisationerne f.eks. Danmarks Teaterforeninger, FAST, BTS, Teatercentrum for at skabe opbakning fra flere sider i miljøet. Vi satser således på at kunne lancere portalen nogenlunde samtidig med sæsonstart maj 2009. Succeskriteriet om, at 90% af udbydernes arrangementer skal være tilstede ved lancering har forrang, men vi mener ikke tiden kommer til at konflikte med dette krav. Detaljeret tidsplan under udarbejdelse. Organisation, drift af scenekunstportalen Sekretariat Teaterbilletter.dk s sekretariat med 5 dedikerede medarbejdere står for den daglige drift. Referencegruppe Der nedsættes en referencegruppe valgt bredt blandt branchens aktører, f.eks. Danmarks Teaterforeninger, DITITU, FAST, BTS, Det Kgl. Teater, etc. ØKONOMI & DRIFT Teaterbilleter.dk har sikret at vi både kan drive portalen samt drive en abonnementsordning med tilknyttet markedsføring frem til 2012 på forsvarlig vis, selv under et worst case scenario. Totalbudgetter sendt til Kunststyrelsen. Kr. 500.000, er lige i underkanten til drift på årsbasis. Vi regner med ca. 1,5 årsværk til drift af portalen + ca. 100.000 til vedligeholdelse/hosting etc. Teaterbilletter.dk har stadig en egenkapital til dækning af ekstra udgifter, ligesom vi også søger fondsmidler. 14

FINANSIERING Etableringsudgifter scenekunstportal Udgifter Sitet, ITIDE, hosting,etc. 500.000 Grafisk bureau 150.000 Integration billetsalg 600.000 TEREBA fase 1 500.000 TEREBA fase 2 150.000 Lancering markedsføring 300.000 Forarbejde sekretariat 100.000 PR kampagne, sekretariatet 50.000 Udvikling, implementering sekretariatet 350.000 Interresearch undersøgelse 35.000 Advice digital oplæg 20.000 Konsulenter 40.000 Udgifter i alt 2.795.000 Finansiering Billetten A/S 600.000 Tilskud Kunststyrelsen 850.000 Tilskud forarbejde Kunststyrelsen 60.500 I alt 1.510.500 Restfinansiering Teaterbilletter.dk 1.284.500 Heraf afholdte udgifter 2007/08 inkl. CAPEVO 150.000 Heraf sæsonkataloget Ta i TEATRET maj 2009 100.000 TEREBA fase 2 2009/10 150.000 Restfinansiering 2008/09 884.500 Udgift fordelt således PR kampagne sekretariatet 50.000 Udvikling implementering sekretariatet 350.000 TEREBA 400.000 Bikubenfonden markedsføring ungdomsrabatter 50.000 Konsulenter 34.500 Finansiering i alt 884.500 Hertil skal lægges værdi af Co-branding med finansiel partner Beløbet måske flere mio. som finansieres af vores partner. 15

EVALUERING Teaterbillette.dk evaluerer løbende alt hvad vi foretager os ved den daglige kontakt vi har med udbyderne/producenterne. Teaterbilletter.dk har også et etableret samarbejde med Kunststyrelsen om de offentlige formidlingsmidler, og det ligger fint i tråd hermed, at Kunststyrelsen sammen med referencegruppen f.eks. foretager en årlig evaluering af scenekunstportalens fremdrift. Vi opstiller gerne forlods målepunkter sammen. I den forbindelse er det indlysende at al trafik på sitet måles, så der kan opstilles valid statistik, ligesom vi kan generere brugerundersøgelser på nettet. AFRUNDING Vores proces er i stadig bevægelse, således er det sandsynligt, at et endeligt valg af Grafisk bureau finder sted indenfor den nærmeste tid, ligesom vi i denne uge kommer tættere på en projektplan med ITIDE og CAPEVO. Vi forbeholder os således ret til at vende tilbage med nye oplysninger. Vi står til hver en tid til rådighed, hvis udvælgelseskomiteen har brug for uddybning på et eller flere områder. Det er en fantastisk spændende opgave, som vi meget gerne stiller os til rådighed for. Med venlig hilsen Teaterbilletter.dk 16

BILAG & KILDER 1 Budgetter 2 Forundersøgelse 3 Støtteerklæring fra Dansk ITI & Teaterunion. 4 Teaterbilletter.dk s Årsberetning sæson 2007/08 5 Bilag succeskriterier 6 Interresearch holdningsundersøgelse 7 Advice Digital Oplæg til funktionsløsning i.f.b. med Forundersøgelse 2007 8 Mulige Mediealliancer 9 CMS System Ajour af ITIDE Herudover udarbejdes detaljeret projektbeskrivelse for: TEREBA: Teaterbilleter.dk, ITIDE og CAPEVO Billetintegrationsprojektet: Teaterbilletter.dk, ITIDE og Billetten A/S Brugerfladen scenekunstportalen: Teaterbilletter.dk, itide og grafisk bureau Samlet projektplan under udarbejdelse Kilder Notat: Analyse af befolkningens og FAST/BTS publikummets sammensætning og brug af lokale og ikke lokale teatre. Publikumsanalyse foretaget af ICMM for FAST og BTS, august 2005. 17