Bestyrelsesmøde Ikast KFUM Volley Tirsdag den 2. oktober 2012 kl. 19.20 hos Erik, Svaneparken 327. Anja kom senere. Indkaldte: Tove Mogensen, Anja Kjærsgaard, Lisa Gramkow Østergaard, Erik Kreuzfeldt, Poul Kastbjerg, Jørgen Donslund. (lokaler følger rækkefølgen ovenfor) Dagsorden: Punkt: 1. Godkendelse af dagsorden og referat (fast 2. Opfølgning på sidste referat (fast Uddybning Godkendt. Pointtavlen (elektronisk) i den nye hal er tjekket og dur. Isenvads hal: Positiv stemning, men mangler endeligt svar. Forældrearrangement den 29. sep. for kids: - Det gik rigtigt godt. Forældrene forventes at ville hjælpe til. - Der indhentes navne fra kidstrænerne. - Bør gentages næste år. Arbejdsgruppe vedr. medlemsforøgelse? V. Erik: Synes-godt-om-volley-dag arrangeres v. ungdomstrænerne. Erik laver plakater. 3. Nyt fra ungdomsudvalget/- hvervegruppen (fast Fysisk træning jf. mail fra Poul Mats har sendt tilbud til en fysisk træner. Ingen afklaring endnu. Der er afholdt trænermøde. Erik har referat. Træningen fungerer godt. Alle spillere har fået stævneseddel. Poul følger op på hvad der er besluttet. Trænerne vil gerne have en t-shirt. Erik skaffer. Der indkaldes til trænermøde én gang pr. måned. Der er lavet facebookgruppe for ungdomstrænerne 4. Tilmeldinger/kontingent Der er i skrivende stund 97 tilmeldte samt 8, der har betalt, men ikke er tilmeldt. Lisa og Jørgen fik i dag fremvist Conventus, som klubben får stillet gratis til rådighed af kommunen/folkeoplysningsudvalget i to år. Det er et rigtigt smart system, som kan spare os for en masse arbejde på især medlemsregistrering, medlemskommunikation og regnskab/budget. Der er også lokalebooking med i systemet. Vi beslutter at melde os til systemet med de første kurser i efteråret. Anja skal på særskilt kursus vedr. regnskab osv. 5. Ikast Cup 14-16. Det gik fint. 1
september - evaluering Hvad kan vi lave anderledes næste gang: (se listen i huskelisten under juni-møderne) Vi skal ikke gå i stå. Kan vi udfordre os selv, så vi bliver ved med at udvikle os: Maden, præmier osv. Bustransport var dyr. Kan vi servere mad i Ikast Hallen eller finde andre løsninger? Der kan godt sættes en ekstra person på til tømning af skraldespande lørdag eftermiddag. Udluftning. Tove snakker med pedellen ang. systemet i hal A. 6. Ungdoms-DM 2013 Vi kan ansøge om følgende ungdoms-dm: U18 DM 6. - 7. april 2013 U14 DM 13. - 14. april 2013 U 21 DM 26. - 28. april 2013 (fredag søndag) U16 DM 4. - 5. maj 2013 Motiveret ansøgning skal være forbundet i hænde senest den 1. nov. Jørgen ansøger om U16, og at vi stiller os til rådighed for de andre. 7. Børneattester Det tages til referat, at der er indhentet børneattester i januar 2011 på: Jørgen Donslund Anja Kjærsgaard Jakob Østergaard Peder Dahl Poul Kastbjerg Lisa Gramkow Østergaard Karen Skyum Aske Skyum Donslund Alle var OK. Bestyrelsen tager ovenstående til efterretning. 8. Næste arrangement: Kommunens julefrokost 9. Opfølgning på beslutninger på generalforsamlingen den 28-02-12 (fast Kommer: 4 har meldt sig p.t. Poul laver en tjanseliste med tidspunkter og behov, hvorefter Jørgen spørger mix. Charlotte sender listen til Poul. Se bilag 1. Punktet skrives på løbende og drøftes, når der er tid. Drøftet. Der er gang i nogle sociale arrangementer på ungdomssiden. Tilmelding til FM for Kids? Overnatning for kids natvolley (låne UV-sæt i DVBF)? I februar? Hjemmesiden er tidligere blevet forenklet bl.a. ift. tilmelding. 10. Samarbejde med ISI Erik har holdt møde med Flemming West. Der er så vidt vides aldrig underskrevet en samarbejdsaftale. Punktet tages op igen på næste møde ift. hvad vi selv har af ønsker til samarbejdet. Erik beder Kim om at opgøre potentielle spillere til næste 2
år (husk at nævne Simon W.C.). 11. Økonomi (fast Det går godt. Lederuddannelser ansøgningsfrist 1. november: Anja ansøger. Overskud på Ikast Cup: 58.000 kr. Det er flot. Anja undersøger buspriser jf. liste over ungdomsstævner. Jørgen sørger for, at vi kommer til at spille samme sted. 12. Sponsorarbejde (fast Mamma Rosas Pizzaria på Strøget vil gerne sponsere trøjer næste år. 13. Eventuelt og næste møde (fast Tirsdag den 13-11-2012 kl. 19.00 hos Poul, Grønhøj. Julefrokost i bestyrelsen: Den 15. december kl. 17.00 inkl. møde. Erik bestiller bord et sted kl. 18.30. Taske: Aftale i klubregi, så vi kan sælge tasker med navn. Fra Tove vedr. brugergruppen Hyldgårdhallen: Terminsprøver uge 50 hold A (man-ons). Boldspil op af trolltex pladerne ikke tilladt sørg for at nettet er for. Der er møde i brugergruppen 2-3 gange pr. år. Tove sørger for at videresende referat og give besked, hvis der er noget, der er vigtigt at få på. Bilag 1: Opfølgning på generalforsamling 2012 - uddrag fra referat: Handlingsprogrammet har form af værdier. Disse er opdelt i sportslige, sociale og kommunikative værdier. Deltagerne bød ind med konkrete forslag til de sociale og kommunikative værdier (de sportslige varetages primært af trænerne i fællesskab med holdene): Sociale: Kanotur m. overnatning. Overnatning på skolen m. socialt arrangement. Sociale arrangementer på tværs af holdene. Sammenhold før/efter træning. Turnering på tværs af holdene en aften eller en weekend. Åbent i kantinen for ungdomsspillere efter fredagstræning. Forældrevolley. Bedstevolley Frederik vil gerne være træner. Kommunikative: Hvis vi bruger Facebook (FB), så vil de unge mennesker se beskederne. Det kan ikke stå alene, da man skal være 13 år for at bruge FB. Hvert hold kunne have sin egen FB-side. På hjemmesiden burde der reklameres mere med Talent Camp. Kampe (division) og stævner skal kunne ses på forsiden. Kan hjemmesiden forenkles, den er svær at finde rundt på. Særligt kontingent, tilmelding og licens er problematisk. Kan kassereren hjælpe med at modtage tilmeldinger ude i hallen? Flere billeder ude til kampene (af drengene). Det trækker folk til hjemmeside og FB. ------------------------------- 3
Huskeliste til kommende punkter: Brug af arv Opfølgning på generalforsamling (løbende): Punkter foreslået i plenum. Cykelløb i april 2012 udsat på ubestemt tid ÅRSHJUL: Januarmøde: Planlægning af evt. DM i marts. Overvejes: Indstilling til årets træner el. lign? Februarmøde: Planlægning af generalforsamling. Regnskab og budget. - Aktivitetstilskud: Ansøgningsfrist: 31. marts (incl. årsregnskab, medlemstal opgjort 1. novembder året forud, børneattest (indsendes 1 gang årligt uanset antal tilskud). - Lokaletilskud: Frist 31. marts. (børneattest) - Tildeling af lokaler: Frist 15/3. Tilmeldingsmail vedr TC-camp i påsken. Planlægning af hjælpere til samme. Martsmøde: Konstituering af bestyrelsen: Formand, næstformand, kasserer og sekretær samt opgavefordeling i øvrigt. Trænere den kommende sæson Aprilmøde: Planlægning af TC-summercamp sidste uge i juni. Planlægning af trænermøde i juni. Majmøde: Trænere den kommende sæson. Planlægning af overnatningsweekend for kids. Indstilling af ildsjæl til kommunen eller idrætspræstation (august-arrangement) Tilmeldingsmail vedr. TC-summercamp primo juli. Annonce i avisen vedr. sæsonstart før sommerferien af hensyn til forældrenes planlægning. Junimøde: Planlægning af Ikast Volley Cup i september: Rekruttering af tjanser, mad-damer, stævneansvarlig, præmier, t-shirts, annoncering, priser, ISI-sponsering, plakat/infostander, trøjer via Rahbek, svineri/oprydning giv besked til trænerne, affald, bus. Udfordre os til at gøre det anderledes til Ikast Cup: Reklamer med halv pris hvis tilmelding før sommer, drikkedunk, vand på bordene (kande indkøbes), diplom med holdbillede, Jørgen har engangsglas. Lederbowling, whiskysmagning for ledere, præmiesponsorater fx 100 kr. til Intersport U18, håndklæde U16, medalje til U14, taske med logo, dyr bus kan vi servere frokost på anden vis? Pizzavolleydato efterår. Augustmøde: Årsplan. Ungdomsstævner, mixstævner, seniorkampe, kidsstævner, fordeling af pipvolley. Ikast volley cup, inkl. seddel til spillerne, aftale med ISI om aftenarrangement. Sedler til trænerne: Tilmelding/kontingent, kalender, tilmelding til Ikast Cup Børneattester for den kommende sæson, reklameseddel til kammeraterne. 4
Septembermøde: Kommunens julefrokost, tilmeldingsstatus fordeling af hold. Oktobermøde: Lederuddannelse: ansøgningsfrist 1. november. Decembermøde: Planlægning af generalforsamling ca. februar. Pizzavolleydato forår. Faste punkter: Godkendelse af dagsorden og referat Opfølgning på sidste referat Økonomi Sponsorarbejde Nyt fra ungdomsudvalget/hvervegruppen Eventuelt og næste møde 5