Rapport om Gravetilladelser Effektiv Digital Selvbetjening KL/KOMBIT

Rapport om Gravetilladelser Effektiv Digital Selvbetjening KL/KOMBIT Version 1.0 februar, 2014 1

Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse... 2 1. Indledning... 3 1.1 Introduktion til og afgrænsning af forretningsområdet... 3 1.2 Rapportens indhold og læsevejledning... 4 1.3 Metode... 5 2. Resumé... 7 3. Introduktion til området, forretningsprocesser og kontekst... 9 Forretningsprocessen ansøgning om gravetilladelser... 9 Tre delprocesser... 9 Kontekst aktører og systemer... 12 4. Mål... 15 Fire forretningsmæssige mål og tilhørende opgaver... 15 Bredbånd et femte mål?... 16 5. As-Is... 17 5.1 Arbejdsgang med udfordringer... 17 5.2 As-is Service blueprint... 20 6. To be... 29 6.1 Løsninger på udfordringer... 29 6.2 Samlet arkitekturbeskrivelse... 33 Processen set fra graveaktørens synspunkt... 34 Processen set fra myndighed og andre parters vinkel... 35 Det hele i et billede... 36 7. To-Be Service Blueprint... 45 8. Den langsigtede løsning... 53 2

1. Indledning 1.1 Introduktion til og afgrænsning af forretningsområdet Den 1. december 2014 skal de borgere og virksomheder, som er i stand til det, benytte digitale selvbetjeningsløsninger til ansøgning/anmeldelser på 10 kommunale opgaveområder. Det bliver bl.a. obligatorisk for virksomheder at betjene sig selv digitalt, når de skal søge om gravetilladelse hos kommunen. KL og KOMBIT har på baggrund heraf analyseret opgaveløsningen i et såkaldt to-be projekt i efteråretvinteren 2013-2014 - i regi af det fælleskommunale program Effektiv digital selvbetjening. Ansøgning om gravetilladelse har KLE nummer 05.12.00 (opgravning af ledningsarbejder mv. i almindelighed). Området indeholder ansøgning om tilladelse til gravearbejde, typisk ledningsarbejde på alle offentlige og private fællesveje i byzonen. Typisk er det virksomheder/entreprenører, her benævnt graveaktører, som ansøger. Området er omfattet af lov om offentlige veje (vejloven) og private fællesveje (privatvejsloven) og lovbekendtgørelse nr. 1048 af 3. november 2011. I henhold til denne lovbekendtgørelse skal kommunen som vejmyndighed underrettes senest 4 uger før arbejdets begyndelse, når teleudbydere ønsker at fremføre kabler under eller langs veje ( 1, stk. 6). Ligeledes skal kommunen selv - senest 8 dage før - anmelde til ejere af telekabler, når kommunen vil iværksætte foranstaltninger, der kan forstyrre et telekabel ( 5). Hvert år udføres 90.000 gravearbejder (2011) i veje og på offentlige arealer, og hver gang skal graveaktøren lave et forberedende arbejde, som blandt andet består i at indhente ledningsoplysninger via Ledningsejerregistret (LER) og ansøge om gravetilladelse i de systemer, som den relevante vejmyndighed benytter sig af. Disse gravearbejder forberedes og udføres af omkring 2.160 graveaktører, hvoraf de 1.700 mindst aktive graveaktører i gennemsnit forbereder op til 6 gravearbejder om året, og de 10 mest aktive graveaktører i gennemsnit forbereder mere end 2.500 gravearbejder om året. 1 Der er flere forskellige selvbetjeningsløsninger på markedet, som understøtter opgaveløsningen. Umiddelbart har alle kommuner adgang til en løsning til anmeldelse af grave- og ledningsarbejde, som eksempelvis tilbydes af Vejman.dk, Grontmij med flere. I Økonomiaftalen mellem Finansministeriet og kommunerne er der estimeret en engangsinvestering på sammenlagt ca. 3,6 mio. kr. i 2014 og 2015. Nettopotentialet er i 2015 er på ca. 3,4 mio. kr., stigende til ca. 4 mio. kr. i 2016 og frem. 1 Forundersøgelse vedrørende informationsudveksling mellem LER og gravetilladelsessystemer, Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter, 2012. 3

Digitaliseringsgraden er samme sted beregnet til at være 45% i 2013. For at indfri potentialet skal området have en digitaliseringsgrad på 90%. Økonomiaftalen og den underliggende businesscase omfatter kun potentialerne i et kanalflyt, som bl.a er muligt, når selvbetjeningsløsningerne er brugervenlige og tilgængelige for borgere og virksomheder, mens denne rapport også omhandler de muligheder, der er til stede for at effektivisere de bagvedliggende administrative processer. Der er ikke lavet en businesscase for indførelsen af løsninger, som gør brug af rapporternes forslag, men det er forventningen, at effektive løsninger har en positiv businesscase. Selvbetjeningsløsninger på de obligatoriske områder skal leve op til den såkaldte Udviklingsvejledning og de tilhørende klarmeldingskriterier. Udviklingsvejledningen for god selvbetjening indeholder en række fællesoffentlige krav, som skal sikre, at selvbetjeningsløsninger er brugervenlige og tilgængelige. Alle krav skal opfyldes. se mere på http://arkitekturguiden.digitaliser.dk/godselvbetjening-0. Rapporten er lavet i regi af KL og KOMBIT af programmet Effektiv digital selvbetjening. Programmet består af ansatte fra KL, KOMBIT og kommunerne. Læs mere om projektet og Effektiv digital selvbetjening på www.kl.dk/obligatoriskselvbetjening. 1.2 Rapportens indhold og læsevejledning Rapporten kortlægger as-is situationen for området, og indeholder programmets bud på et fremtidigt scenarium for 2014 og frem to-be - i form af et forretnings-arkitektonisk løsningsforslag og en brugerrejse for området. Målgruppen for rapporten er forretningsudviklere og it-arkitekter hos it-leverandører, men også kommunale fagpersoner og digitaliseringskonsulenter, som med rapportens anbefalinger får et redskab til at udvikle/videreudvikle løsninger på området. Rapporten er bygget op i 2 overordnede dele: Første del, som er belyst i afsnit 3 og 5, omhandler as-is (nu) situationen, dels kortlagt gennem analyser af området, dels gennem en konkret brugerrejse på området. Anden del, som omhandler et fremtidigt løsningsscenarium, to-be, er belyst i afsnit 6-8, gennem en beskrivelse af en fremtidig forretningsarkitektur og en brugerrejse, der viser borgerens/virksomhedens og de kommunale sagsbehandleres fremtidige brugerrejse. Rapporten har derfor fokus på både front- og backend - dette fokus er også afspejlet i de foreslående løsningsforslag og den foreslåede forretningsarkitektur. 4

Afsnit 1 omhandler rapportens indhold, læsevejledning og metode. Afsnit 2 indeholder et resume af rapporten. Afsnit 3 er en introduktion til området. Det beskriver områdets forretningsprocesser og hvilken it-kontekst, brugere og sagsbehandlere møder, når de ansøger/sagsbehandler indenfor området. Afsnit 4 er en kortlægning af de forretningsmæssige mål for området Afsnit 5 omhandler as-is og er 2-delt. Første del er en yderligere kortlægning, der arbejder videre med målene og kobler mål og opgaver til de forretningsmæssige udfordringer, der er identificeret på området i forhold til målene. Anden del er den brugerrejse, der er blevet udarbejdet på området, og som viser en borger eller virksomheds serviceoplevelse på det enkelte område. Afsnit 6 omhandler to-be, og indeholder en kortlægning af løsninger på udfordringerne og et forslag til samlet it-arkitektur, som understøtter løsningsforslagene. Afsnit 7 er to-be brugerrejsen, og indeholder forslag til, hvordan borgere, virksomheder og sagsbehandlere vil opleve processen, hvis rapportens forslag følges. Afsnit 8 er en beskrivelse af løsningsforslag, som har en længere tidshorisont. 1.3 Metode I forbindelse med Økonomiaftalen for 2013 mellem KL og Regeringen blev det besluttet, hvilke opgaveområder, der skulle omfattes af bølge 3. Ansøgning om gravetilladelser er en del af bølge 3. Foranalysen, der ligger til grund for Økonomiaftalen, tager sit afsæt i Kommunernes Henvendelsesregistering KOMHEN 2.0, herunder i faktorer som henvendelsesfrekvens, digitaliseringsniveau, kanalpriser mm. På denne baggrund og gennem interviews af enkelte kommuner er området blevet vurderet egnet til obligatorisk digital selvbetjening. Programmet har på baggrund heraf arbejdet med områderne siden sommeren 2013, og har haft nedenstående aktiviteter, hvis resultater er udmøntet i indeværende rapport. Rapporten er blevet til med bistand fra KL s kontor for Arbejdsgange og IT-arkitektur og konsulentfirmaet Design By Research. I forbindelse med kortlægningen af området har programmet været på besøg i Furesø Kommune for at drøfte foranalysens konklusioner. As-is brugerrejser. Sideløbende med kommunebesøgene foretog Design By Research for programmet interviews med brugere på området med henblik på at udarbejde en As-Is brugerrejse, der beskriver borgerens eller virksomhedens oplevelse af at interagere med kommunen bl. a via anvendelse af en selvbetjeningsløsning. I den forbindelse blev der også indsamlet forslag fra brugerne til forbedringer af processen ud fra et brugerperspektiv. Workshop 1 Formålet med denne workshop var at lave en kortlægning af de nuværende forretningsmål og forretningsprocesser og at drøfte fremtidige scenarier for både front- og back-end. Workshoppen blev faciliteret af Programmet for Effektiv digital selvbetjening og KL s Kontor for Arbejdsgange og IT-arkitektur. Sammen med kommunerne blev der foretaget en kortlægning af udfordringer i den nuværende proces, forretningsmål, samt potentielle løsninger på disse udfordringer. Deltagende kommuner i workshop 1 var Odense, Assens, Aarhus, Vordingborg og København. 5

Workshop 2 Formålet med 2. workshop var at udarbejde et fremtidigt brugerscenarium for området. Workshoppen blev faciliteret af Programmet for Effektiv digital selvbetjening og Design By Research. Sammen med kommunerne, borgere og/eller virksomheder blev der i fællesskab, og på baggrund af workshop 1, as-is brugerrejserne, og anden viden på området, udviklet en fremtidig to-be brugerrejse, som parterne anser for at være en optimal proces for området. Deltagende kommuner i workshop 2 har været Odense, Aarhus og Vordingborg. Der deltog også en virksomhed. Den endelige rapport Nærværende rapport bygger således på ovenstående aktiviteter, og er blevet til på baggrund af inputs fra brugere og kommunale medarbejdere. Kommunekommentering Rapporten har været igennem review i KOMBIT s arkitekturstab, og blevet godkendt af KL s fagkontor på området. Rapporten er endvidere sendt til kommentering hos kommunerne m.h.p. at sikre, at rapportens analyser og beskrivelser af udfordringerne på opgaveområdet er i overensstemmelse med kommunernes opfattelse af den nuværende situation - as-is - på området. Kommenteringen skal endvidere sikre, at kommunerne finder, at de udarbejdede løsningsforslag to-be kan medvirke til at understøtte målopfyldelsen på opgaveområdet, herunder at effektivisere opgaveløsningen for såvel borgere og virksomheder som for kommunale sagsbehandlere. 6

2. Resumé Omdrejningspunktet for denne rapport er ansøgning om gravetilladelser. Graveaktører og ledningsejere skal søge om tilladelse til at grave i veje. Selve gravearbejdet og ansøgningen herom varetages typisk af en entreprenør en såkaldt graveaktør. Sagsbehandlingen af ansøgninger i kommunen har fokus på, om udstrækning og omfang af gravearbejdet står mål med vedligeholdelsesopgaven, og om der er konflikter med trafik og andre gravearbejder eller med igangværende vedligeholdelse af vejene. Kommunernes mål for området Kommunernes mål for ansøgningsprocessen er at understøtte muligheden for private og offentlige aktørers adgang til kabler og rør, men derudover at sørge for, at gener ved gravearbejdet er mindst mulige (støj, møg m.v., men også at gravearbejder koordineres); at fremkommeligheden på vejene er bedst mulig; at vejkapitalen bevares, og at sikkerheden er i orden under gravearbejdet. Alt dette er beskrevet i afsnit 4 om mål. Et nyt mål er på vej ind på området, nemlig udbredelse af bredbånd til hele landet. Udfordringer på området I kortlægningen af området og de nuværende udfordringer i afsnit 5 i rapportens as-is analyse, har vi identificeret 8 udfordringer på området i dag for virksomheder og sagsbehandlere: Konflikter mellem forskelige graveaktører synliggøres ikke ved ansøgningen, så Ansøgere kan søge forgæves på et tidspunkt, hvor kommunen allerede ved, at vejen ikke står til rådighed, og kommunen bruger tid på selv at fremsøge konflikter efterfølgende. Data om sted modtages ikke som GIS Data, hvilket medfører spildtid på at journalisere PDF er og indtegne planer i GIS-systemer. Ansøgerne må genindtaste data fra LER, hvilket medfører dårlig serviceoplevelser og tidsspilde hos graveaktører. Data om andre aktørers planer for veje vises ikke i GIS, hvilket medfører at der ikke kan konfliktløses i ansøgningsprocessen og det giver flere afslag på planlagte gravearbejder og dermed spildt tid og arbejde. Manglende viden om faktisk start og slut for gravearbejdet mangler, hvilket medfører en manuel og ineffektiv oplysningsproces med mail/tlf, og at det giver ikke optimale muligheder for at reducere tidsspændet hvor gravearbejdet råder over vej. Information pr mail/tlf, hvilket medfører usikker og ineffektiv koordinering. Der bruges meget køretid til at besigtige steder, hvilket giver en del spildtid i processen. Dette er også en del af en anden identificeret udfordring, hvor oplysninger om vejenes tilstand er ikke altid en del af geografisk information. Disse udfordringer er medvirkende til, at realiseringen af de forretningsmæssige mål mindskes. Anbefalinger og løsningsforslag for området Rapporten peger på 8 løsninger til håndtering af de 8 udfordringer, som beskrevet i afsnit 6: Der er tre afgørende elementer i denne løsningsbeskrivelse: 7

Ansøgere skal ikke længere beskrive, hvor de ønsker at grave med adresser eller PDF-kort, men angive det ved at tegne på et digitalt kort og bruge mulighederne i GIS. Det giver mulighed for at kortet kan vise data om allerede kendte, planlagte og igangværende aktiviteter på steder for ansøgeren, og at ansøgningen kan gemmes som GIS-data. Selvbetjeningsløsningen kan holde disse data og bruge dem til såvel LER-opslag via en API, og til ansøgning til kommunen om gravetilladelse. Der fjerner altså unødvendig genindtastning. En applikationsservice, som rapporten kalder Stedbestemt Aktivitet, har den egenskab at den holder styr på aktiviteter, der finder sted på bestemte geografiske placeringer. Det er i denne kontekst gravearbejder, men det er også aktiviteter, der råder over vej, idrætsbegivenheder og meget andet. Denne applikationsservice - byggeblok - kan tilgås fra flere forskellige fagsystemer. Det er fx ikke hensigtsmæssigt, at medarbejdere i kulturafdelingen skal logge på et vejsystem, for at registrere en stedbestemt aktivitet. Denne applikationsservice har desuden en abonnementsordning, således at de aktører der er interesserede i, om der foregår noget på bestemte lokationer, får adviser herom. Det er fx politiet, trafikken.dk m.fl og virksomheder og borgere. Det løser også en kommende EU-regel, der forventes i løbet af nogle år, hvor der vil være annonceringspligt ved gravearbejder. De to brugerrejser i rapporten tager udgangspunkt i en entreprenørvirksomhed, der skal grave kabler ned og flere af udfordringerne og løsningerne er eksemplificeret her. 8

3. Introduktion til området, forretningsprocesser og kontekst Formålet med dette afsnit er at: Give læseren et overblik over hvilke aktører og systemer, der påvirkes af den gode løsning. Og hvem der har en rolle i den gode løsning. Giver læserne et overblik over forretningsprocessen, det vil sige de opgaver der er forbundet med ansøgning om gravetilladelse. Forretningsprocessen ansøgning om gravetilladelser Forretningsprocessen beskriver opgaverne ikke den faktiske arbejdsgang. Den beskriver, hvad der skal udføres af hvilke roller, men ikke hvordan. Fordelen er, at der er fokus på den forretningsmæssige opgave fremfor for historisk tilfældige måder at løse opgaven på. Graveaktører og ledningsejere skal søge om tilladelse til at grave i veje. Ledningsejerne kan være selskaber inden for tele, el, kabel, fjernvarme, naturgas og meget mere. De har et nødvendigt behov for at kunne vedligeholde og udlægge nye kabler, og derfor er der i praksis altid tilladelse til at gå til kablerne. Selve gravearbejdet og ansøgningen herom varetages typisk af en entreprenør en såkaldt graveaktør. Sagsbehandlingen har fokus på, om udstrækning og omfang af gravearbejdet står mål med vedligeholdelsesopgaven. Og om det kunne tilrettelægges tidsmæssigt anderledes med trafik og andre gravearbejder eller vedligeholdelse af vejene in mente. Kommunernes mål i ansøgningsprocessen er at understøtte de private og offentlige aktørers adgang til kabler og rør, men derudover at sørge for, at gener ved gravearbejdet er mindst mulige (støj, møg m.v., men også at gravearbejder koordineres); at fremkommeligheden på vejene er bedst mulig; at vejkapitalen bevares, og at sikkerheden er i orden under gravearbejdet. Det er beskrevet i afsnit 4 om mål. Et nyt mål er på vej ind på området, nemlig udbredelse af bredbånd til hele landet. Statslige og kommunale aktører overvejer at overvåge alle gravearbejder og hver gang undersøge, om det er muligt samtidig at nedgrave eller forberede nedgravning af bredbånd. Tre delprocesser Forretningsprocessen består af tre delprocesser: 1. Oplysning om andre ledninger i Ledningsejerregistret (LER). Det er strengt taget ikke en del af ansøgningsprocessen, men i praksis en del af ansøgerens ansøgningssituation. 2. Ansøgning og sagsbehandling. Det vil sige ansøgning, sagsbehandling og afgørelse. 3. Udførelse af gravearbejdet. Det vil sige gravearbejdet, færdiggørelse, tilsyn og garantiperiode. Man kunne have valgt at gøre garantiperioden til sin egen proces, men den dækkes ikke særskilt i det løsningsforslag, vi har lagt frem. Den understøttes ikke af selvbetjeningsløsningen. 9

Figur 1 Første delproces - oplysninger om andre ledninger i Ledningsejerregistret (LER) Kort beskrivelse: En ledningsejer bestiller gravearbejde hos en graveaktør. Aktøren kan være ledningsejeren selv, men er i de fleste tilfælde en selvstændig virksomhed. Graveaktøren undersøger, om der er konflikter med andre ledningsejere dvs. om de har ledninger liggende samme sted, som man påtænker at grave - i Ledningsejerregistret (LER). LER adviserer øvrige ledningsejere med ledninger på det pågældende sted om opslaget, og disse ledningsejere fremsender ledningsoplysninger til graveaktøren. Nogle graveaktører koordinerer nu gravearbejdet med de øvrige ledningsejere. Andre gør det ikke. Endelig identificerer graveaktøren, hvem ansøgningen skal stiles til. Der er enten tale om kommunen eller Vejdirektoratet. 10

Figur 2 Anden delproces - ansøgning og sagsbehandling Kort beskrivelse: Graveaktøren sender ansøgning inkl. skilteplan til kommunen. Kommunen journaliserer ansøgningen i en ny sag, eller i eksisterende sag, hvis der fx er tale om en ekstra ansøgning til en eksisterende sag. Herefter sagsbehandles ansøgningen i den opgave vi kalder Oplys sag om stedbestemt aktivitet. Denne proces omfatter fx: o Konfliktsøgning om aktiviteten gravearbejdet - er i konflikt med andre aktiviteter på stedet. Det kunne være andre gravearbejder, andre ansøgninger om råden over vej, og ikke mindst den almindelige daglige brug af vejen: trafik, beredskab, renovation, offentlig transport m.v. o Faglig behandling og vurdering herunder høring hos politiet om oplæg til skilteplan: Er der sammenhæng mellem gravearbejdets omfang og udstrækning og det, der skal udføres? Kan det udføres på anden måde (fx underboring)? Hvad er den eksisterende vejkapitals tilstand (fx ny anlagt, eller nedslidt)? Det er politiet, der behandler skilteplaner. Hvis skilteplanen indebærer regulering af trafikken, kan det være strafbart for trafikanterne ikke at følge planen. Fx hvis den indebærer hastighedsnedsættelse på en strækning; ensretning m.v. o Sagsbehandlingen fører til en afgørelse med vilkår. Ved afslag vil der ske partshøring, men normalt afvises en ansøgning ikke, uden at der foreslås alternativer (andre tidspunkter, andre måder at gøre det på). I forretningsprocessen arbejder vi videre med det scenarium at give en tilladelse. o Kommunen effektuerer afgørelsen ved at journalisere den og registrere dens virkning på en sådan måde at det vil være kendt for andre stedbestemte aktiviteter, at der fremadrettet, i en given periode og på et givent sted, skal graves. Trafikken.dk orienteres også. 11

Figur 3 Tredje delproces - gravearbejdet Kort beskrivelse: Graveaktøren har modtaget tilladelsen og sætter gravearbejdet i gang. Senere afsluttes det med en færdigmelding. Kommunen modtager såvel igangsætnings- som færdigmeldingstidspunkt. Når arbejdet er færdigt, sørger ledningsejeren for at opdatere LER. Graveaktør og kommune sørger for at dokumentere vejens nye tilstand gennem tilsyn. Herefter meddeler kommunen, at garantiperioden nu løber 2 år frem. Nogle kommuner gør det fra færdigmeldingstidspunktet, andre fra synstidspunktet. Kontekst aktører og systemer Ansøgning om gravetilladelse foretages af ledningsejere eller graveaktører - det vil sige entreprenører der udfører gravearbejdet for ledningsejerne. Udover kommunen som sagsbehandler vil der som nævnt være andre aktører i processen: Andre ledningsejere og politiet (der skal godkende skilteplaner). Systemmæssigt involverer processen kommunens fagsystemer, en eksisterende eller kommende selvbetjeningsløsning, men også ledningsejernes og graveaktørernes egne systemer, samt ikke mindst LER (Ledningsejerregistret). På diagrammet nedenfor er konteksten modelleret. En ansøger (graveaktør) ansøger om gravetilladelse på vegne af en rekvirent. Ansøgeren påtager sig et ansvar for overgravning af ledninger og rør, medmindre han forinden har gennemført en konfliktsøgning i LER (Ledningsejerregistret), og han ikke overgraver de ledninger han får besked om. Graveaktøren modtager ledningskort fra de ledningsejere, der har ledninger på stedet. Ledningskort modtages som dokumenter og ikke som GIS-objekter. Graveaktøren kan evt. gennemføre et koordinationsmøde på stedet. Denne del - LER ansøgning og koordinationsmøde - er i princippet uden for konteksten, men at konfliktsøgningen i LER anvender de samme oplysninger, som skal anvendes i ansøgningen, og ser for ansøger ud som samme proces 12

Ansøgning om gravetilladelse udføres i en selvbetjeningsportal, der via en broker (ej ill.) overfører ansøgningen til et vejforvaltningssystem. Ofte vil ansøgningen have en henvisning til en standard skilteplan men hvis der er særlige forhold, kan en skilteplan være vedhæftet. Der foretages journalisering i vejforvaltningssystemet. I forbindelse med behandling af ansøgningen kan kommunen anvende et Geografisk Informations System (GIS) til at udføre konfliktsøgning vedrørende aktiviteter på stedet i det pågældende tidsrum. I nogle kommuner er det en kalender med aktiviteterne med henvisning til stedet, mens andre bruger et egentlig GIS. Aktiviteten (gravearbejdet) registreres i det pågældende system. En stor del af arbejdet består i at koordinere med interne og eksterne parter (politi, beredskab) og informere trafikken.dk om påvirkning af det strategiske vejnet. I nogle tilfælde skal der gennemføres partshøring. Afgørelsen (gravetilladelsen) kan være ledsaget af betingelser, og den skal kunne fremvises på stedet. De faktiske start- og sluttidspunkter skal meldes ind via selvbetjeningsløsningen. Tilsyn skal gennemføres inden sagen kan afsluttes. 13

Figur 4 Kontekstdiagram Vi har i dette afsnit kortlagt forretningsprocesserne for området, og hvilken kontekst de indgår i. I det næste afsnit vil vi kortlægge de forretningsmæssige mål for området. 14

4. Mål I dette afsnit kortlægger vi de forretningsmæssige mål for behandling af ansøgninger om gravetilladelse. Det er i forhold til graden af målopfyldelse eller i forhold til hvor let/svært, målene nås, at vi kan sige hvilke udfordringer, der er i nuværende løsninger. Det er også i forhold til målene, at de ideer, vi senere udfolder til forbedring af løsningerne, skal ses. Målene er identificeret på en workshop sammen med kommunale eksperter samt ud fra de udarbejdede brugerrejser. Fire forretningsmæssige mål og tilhørende opgaver Der er fire overordnede mål, som skal opfyldes ved behandlingen af ansøgninger om gravetilladelser: 1) Sagsbehandlingen skal sørge for at gener ved gravning er mindst mulig. Da gravearbejdet sker i veje, hvor der er trafik, og da gravearbejde larmer og støver, generer det trafikanter, forretninger og beboere i nærheden af gravearbejdet. Det er stort set uundgåeligt. Derfor søger sagsbehandlingen at reducere og minimere generne. 2) Fremkommeligheden på vejene skal være bedst mulig under graveprocesserne. Det er vejenes formål at sikre fremkommelighed. Derfor er der fokus på om afspærringer, tidsmæssig og geografisk udstrækning m.v. sikrer fremkommeligheden. 3) Kommunen ønsker at bevare vejkapitalen. Når der graves i vejbelægning bliver den skadet. Derfor er der fokus på at reducere skader gennem ordentlig genetablering, eller ved at gravearbejdets omfang reduceres. 4) Sikkerheden skal være i orden både i forhold til trafikanter og beredskab. Endelig er det vigtigt, at trafikanter ikke risikerer at komme til skade, eller at trafikken bliver usikker pga. afspærringer og skilte. Samt ikke mindst at redningsberedskab stadig kan komme frem ved ulykker og brand. Disse fire overordnede forretningsmæssige mål er vist nedenfor og foldet ud med de opgaver, der følger heraf. 15

Figur 5 Målhierarki for forretningen Forretningsmæssige mål Reducer gener Sikre fremkommelighed Opgaver Koordiner med andre gravearbejder og andre aktiviteter og planer for vejene Forstå gravearbejdets indvirkning på trafiksituationen Informér trafikparter Bevar vejkapital Oplys vejenes tilstand før og efter gravearbejde Sæt vilkår for reetablering og før tilsyn Sikkerhed i orden Forstå behovet for skilteplaner og afspærring Informer beredskab Bredbånd et femte mål? Et femte mål er på vej ind på området nemlig udbredelse af bredbånd. Erhvervsstyrelsen arbejder i øjeblikket - bl.a. i samarbejde med LER - med at undersøge, hvordan bredbånd kan udbredes gennem systematisk udnyttelse af muligheder for samgravning. Tanken er, at hver gang der søges om gravetilladelse, skal det undersøges, om det giver lejlighed og mulighed for samtidig at lægge bredbånd ned, eller at lægge tomme rør, hvori der senere kan skydes bredbånd ind. Som det vil fremgå understøtter den arkitektur der fremlægges i afsnit 6 samgravningstankegangen. 16

5. As-Is I dette afsnit vil vi kortlægge de udfordringer, som vi har identificeret i kommunernes nuværende as-is situation ud fra de forretningsmæssige mål for området. Derudover vil vi vise en as-is brugerrejse med udgangspunkt i brugerens serviceoplevelse. 5.1 Arbejdsgang med udfordringer De forretningsprocesser der blev vist i Figur 3, bliver i hverdagen udført på en bestemt måde. Med bestemte it-systemer, praksisser, blanketter m.v. Det er det, vi kalder en arbejdsgang den beskriver hvordan man gør det. Set i forhold til de forretningsmæssige mål, og ønsket om at indfri dem effektivt for alle parter, kan vi pege på en række udfordringer ved at gennemføre de konkrete arbejdsgange i kommunerne: Figur 6 Arbejdsgang med udfordringer: Første delproces - oplysninger om andre ledninger i Ledningsejerregistret (LER) 3 Ikke datagenbrug for dette opslag til ansøgning Mails med typisk PDF er 2 Sted som PDF, ikke som data, Denne proces er uden for scope af selvbetjeningsløsningen. Men for ansøgerne udgør det et problem at søgningen i LER bruger stort set de samme data som den efterfølgende ansøgning (næste proces) uden at data genanvendes. 17

Figur 7 Arbejdsgang med udfordringer. Anden delproces - ansøgning og sagsbehandling 1 Konflikter vises ikke 2 Sted ikke som data, med PDF 3 genindtastning fra LER Data og PDF 4 Andres planer ikke som data Automatisk + manuel Mail Mail Mail 6 Information med mail/tlf. 8 vejenes tilstand uoplyst 6 Information med mail/tlf. Som det ses udføres en del koordinering og informering vha. mails. Den ikke-konsekvente anvendelse af stedbestemte data, lagret og vist fra et geografisk informationssystem, medfører at kommunen ikke kan vise ansøgeren kendte konflikter, hvis der søges på et bestemt tidspunkt og sted, og at koordinering og information må ske med mails og tlf. Figur 8 Arbejdsgang med udfordringer. Tredje delproces - udføre gravearbejde og færdigmelding 5 Start og sluttidspunkt usikkert 8 vejenes tilstand uoplyst Tlf./mail Tlf./mail Kører ud til stedet 7 Køretid på besigtigelse Igen foregår den meste informationsudveksling med mail og telefon. Det kræver tid og styring at sørge for, at det sker på det rigtige tidspunkt, og indebærer også tid medgået til at journalisere hændelser. Udfordringerne er, at start og sluttidspunkt er usikre, fordi det ikke systematisk registreres på gravestedet. Udfordringerne er nedenfor lagt ind på målhierarkiet og uddybet i tabellen: 18

Figur 9 Målhierarki med udfordringer Mål Opgaver Udfordringer 1. Konflikter med andre aktørers planer synliggøres ikke for ansøgere Reducer gener Koordiner med andre gravearbejder og andre aktiviteter og planer for vejene 2. Data om sted modtages ikke som GIS data og skal genindtastes/- tegnes 3. Ansøger må indtaste de samme data både i LER og i ansøgning 4. Data om andre aktøres planer for veje kan ikke vises i GIS pga. forskellige formater 5. Mangler viden om faktisk start og sluttidspunkt for gravearbejde Sikre fremkommelighed Forstå gravearbejdets indvirkning på trafiksituationen Informér trafikparter 7. Køretid på at besigtige steder 6. Foregår ved mail/tlf. Bevar vejkapital Sikkerhed i orden Oplys vejenes tilstand før og efter gravearbejde Sæt vilkår for reetablering og før tilsyn Forstå behovet for skilteplaner og afspærring Informer beredskab 8. Oplysninger om vejenes tilstand er ikke i alle tilfælde en del af geografisk kortinformation Skema 1: Udfordringer med uddybning og konsekvenser Udfordring Uddybning og Medfører 1. Konflikter synliggøres ikke Uddybning: I det øjeblik, man søger om gravearbejde, og kommunen i sine registre allerede har informationer om en konfliktende aktivitet på vejstykket, er det ikke udstillet og vist for ansøger, således at ansøger selv kan vælge et andet tidspunkt for gravearbejdet. Medfører: Ansøgere kan søge forgæves på et tidspunkt, hvor kommunen allerede ved, at vejen ikke står til rådighed Kommunen bruger tid på selv at fremsøge konflikter efterfølgende 19

Skema 1: Udfordringer med uddybning og konsekvenser Udfordring Uddybning og Medfører 2. Data om sted modtages ikke som GIS Data Uddybning: Data om sted modtages i dag næsten udelukkende som PDF-kort. Da kommunernes opgaveløsning bygger på, at informationer om steder gemmes i GIS-systemer, hvor konflikter kan vises, er kommunerne nødt til selv at indtegne oplysningerne. Medfører: Spildtid på at journalisere PDF er og indtegne planer i GIS-systemer 3. Ansøger må genindtaste data fra LER Uddybning: Mange data om ledningsejer, graveaktør, ansvar, sted og tid er identiske, men må genindtastes. Det er ikke hensigtsmæssigt set ud fra et servicemæssigt synspunkt. Medfører: Dårlig serviceoplevelse Tidsspilde hos graveaktører 4. Data om andres aktøres planer for veje vises ikke i GIS Uddybning: Det problem gælder både i forhold til ansøgere og i forhold til vejafdelingens egen konfliktudsøgning (udsøgning om en aktivitet er i konflikt med andre aktiviteter på det givne sted). Andre aktører kan her være vejafdelingen, fritidsforvaltningen eller andre, der påtænker at anvende vejene til et særligt formål (lægge asfalt, maratonløb m.v.). Medfører: At der ikke kan konfliktløses i ansøgningsprocessen (se pkt. 1), og det giver flere afslag på planlagte gravearbejder og dermed spildt tid og arbejde 5. Manglende viden om faktisk start og slut for gravearbejde mangler Uddybning: Ansøgningerne angiver start og sluttidspunkt. Men i mange tilfælde er gravearbejdets udstrækning kortere. Eller der er kun aktivitet i kortere perioder. Det er væsentligt at vide proaktivt i forhold til fremtidige ansøgninger. Medfører Manuel og ineffektiv oplysningsproces med mail/tlf. Ikke optimale muligheder for at reducere tidsspændet hvor gravearbejdet råder over vej. Det er uklart, hvad der faktisk bruges af tid 6. Information pr mail/tlf. Uddybning: Det er generelt ineffektivt at sende mails og ringe, hvis andre parter kan have adgang til informationer via et abonnement. Medfører: Usikker og ineffektiv koordinering 7. Køretid på at besigtige steder Uddybning: De færreste sagsbehandlere kan se et vejstykke for sig og må derfor i 10-15 % af tilfældene besigtige stedet. Det kræver kørsel. Medfører: Spildtid i processen 8. Oplysninger om vejenes tilstand er ikke altid en del Uddybning: Med vejenes tilstand menes her fx data om belægning, belægningens kvalitet, huller, buler m.v. Medfører: af geografisk information Medfører køretid ifm. besigtigelse af vejens tilstand før gravearbejde jf. forrige punkt 5.2 As-is Service blueprint 20

AS-IS BRUGERREJSE // Gravetilladelse PROCES FØR SITUATION / HANDLING Vibeke er 37 år og arbejder som byggepladsassistent for en af Danmarks største entreprenørvirksomheder. Da virksomheden arbejder meget med nedgravning af kabler for elselskaberne, er det Vibekes opgave at stå for det forberedende administrative arbejde såsom søgning af ledningsoplysninger i LER og ansøgning om gravetilladelser hos kommunen. Når virksomheden starter et graveprojekt, modtager Vibeke som det første en stak tegninger over området med markeringer af, hvor der skal graves. Et graveprojekt dækker typisk en hel by og er derfor delt op i en række mindre områder kaldet stationer. Vibeke deler derudover disse områder op i vejstykker og laver en adresseliste over alle vejstykker med vejnavn og husnumre. For et større projekt med mange stationer er der typisk over 50 vejstykker på adresselisten. Vibeke kender, pga. sin erfaring, de fleste kommuner og deres medarbejdere. Da det i dette tilfælde er en kommune, hun ikke kender, starter hun med at ringe og høre, om der er noget særligt, hun skal være opmærksom på. Denne kommune kræver, at ansøgningerne om gravetilladelse først sendes efter, at der er afholdt en såkaldt projektgennemgang på stedet, så de kan blive mere detaljerede. 1 2 3 ILLUSTRATION Gravetilladelse Ansøgning: + ADRESSELISTE 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.?... Send SYSTEM UDFORDRING

FØR Mikael arbejder som sagsbehandler i kommunens miljøog teknikafdeling. Han sidder blandt andet med ansøgninger om gravetilladelse, og det er derfor ham, der modtager Vibekes opkald. Mikael er glad for, at han har mulighed for at vejlede Vibeke, før hun sender alle ansøgninger. Det gør i sidste ende hans arbejde med sagsbehandlingen lettere og er med til at sikre, at Vibekes ansøgninger ikke bliver afvist pga. teknikaliteter. Når Vibeke har afstemt processen med kommunen, er hendes næste opgave at søge ledningsoplysninger for alle vejstykkerne i ledningsregistret (LER). Her kan hun se, hvilke ledninger, der ligger i vejen, og hvem der ejer dem. Hun bruger oplysningerne til at indkalde alle ledningsejerne til et opstartsmøde sammen med kommunen, entreprenøren og elselskabet. På opstartsmødet informeres alle parter om gravearbejdet, og der laves aftaler om særlige hensyn. F.eks. hvis der allerede er lagt gasledninger nogle steder. 4 5 6 i LER Østerga MØDE Send LER (konfliktsøgning) 4 Data om andre aktørers planer for veje kan ikke vises i GIS pga. forskellige formater Der er meget forskellige krav til ansøgningen fra forskellige kommuner 1 Konflikter med andre aktørers planer synliggøres ikke for ansøgere 3 Ansøger må indtaste de samme data i LER og i ansøgninger Hvert vejstykke søges for sig

FØR Herefter pakker Vibeke mapperne. Det betyder, at hun samler alle de oplysninger om gravestederne i en række mapper, som den, der graver, kan have liggende på hver station. Herefter indkalder hun til projektgennemgangsmøder for hver station. For at lette det fremtidige arbejde forbereder sagsbehandleren Mikael sig godt til projektgennemgangsmøderne. Han søger blandt andet på, om der er andre ansøgninger i systemet både ift. gravetilladelser og råden over vej. Desuden ringer han rundt internt i kommunen for at finde ud af, om der er nogle fremtidige kommunale projekter, der kan skabe konflikt. Gennemgangsmødet er et møde mellem entreprenøren, kommunen og elselskabet, som afholdes på stedet for hver station. Her gennemgås planerne for gravningen mere detaljeret, og der tages ofte billeder for at dokumentere vejens tilstand. Selvom der officielt kræves en gravetilladelse for at kunne gå i gang med arbejdet, laver virksomheden og kommunen en mundtlig aftale om at starte arbejdet med det samme, da elselskabet har lovet kunderne at være færdige til en bestemt dato. 7 8 9? MØDE Send + webgt Gravetilladelser 8? E.V.H. Vejadministrationssystem Oplysninger om vejens tilstand er ikke i alle 8 Køretid på at besigtige steder tilfælde en del af geografisk kortinformation 6

FØR UNDER Efter projektgennemgangsmødet registrerer sagsbehandleren Mikael den mundtlige aftale i sit administrationssystem. Han noterer også de foreløbige perioder for gravearbejdet og gemmer de billeder, han har taget, som dokumentation for vejens tilstand. Vibeke begynder i mellemtiden at udfylde ansøgningerne om gravetilladelse på kommunens digitale ansøgningssystem. I nogle kommuner kan Vibeke lave en samlet ansøgning for hvert underområde, mens hun i andre tilfælde skal udfylde en ny ansøgning for hvert vejstykke på hendes adresseliste. Hun udfylder altså derfor omkring 50 ansøgninger for dette projekt. Hun samler dem gerne i stationer og tager arbejdet med hjem, hvor hun kan sidde uforstyrret om aftenen og taste dem ind på computeren. Så snart Vibeke har sendt ansøgningen i sit fagsystem, kan Mikael se dem på sin computer. Han journaliserer ansøgningen i en ny sag og går herefter i gang med at oplyse sagen. Han skal blandt andet foretage en faglig vurdering af, om der er sammenhæng mellem gravearbejdets omfang og det, der skal udføres. Han skal også søge efter mulige konflikter med andre projekter og koordinere godkendelse af skiltning med politiet. 10 11 12 Administrationssystem Gravetilladelse webgt Ansøgning: x 50 Administrationssystem Gravetilladelser 8 DD.MM.YY - DD.MM.YY Vejadministrationssystem, GIS-system Vejadministrationssystem Vejadministrationssystem 2 Data om sted modtages ikke som GIS-data og skal genindtastes og tegnes 7 Information af trafikparter foregår ved mail/tlf.

UNDER Til sidst afgør Mikael, at der kan gives tilladelse. Det er meget sjældent, at han giver afslag og aldrig uden at foreslå alternativer. Afgørelsen sender han til Vibeke sammen en beskrivelse af de vilkår, tilladelsen gives på - herunder bl.a. den godkendte skilteplan. Når Mikael har godkendt ansøgningen, orienter han også andre relevante parter, såsom politi og beredskab om godkendelsen. Fire dage efter at Vibeke har sendt ansøgningen, modtager hun tilladelserne på mail. Da kommunen via deres system automatisk sender alle tilladelserne til virksomhedens hovedmail, bliver de videresendt som én mail til hendes konto. Hun synes dog ikke, at det er noget stort problem for hende at gå ind og se de enkelte tilladelser. 13 14 15 Administrationssystem @ i POLITI WebGT Gravetilladelse BRANDVÆSEN Vejadministrationssystem 9 Kommunikation med politi på mail/tlf. 10 Foregår manuelt, dvs. mail/tlf.

UNDER Vibeke printer alle tilladelserne og lægger dem i mapper for hver station. Så kan dem, der udfører gravearbejdet, have dem liggende i bilen. Under hele forløbet krydser Vibeke løbende af og skriver dato på adresselisten, når hun sender ansøgningerne og modtager tilladelserne retur. Så føler hun, at hun har et bedre overblik og er sikker på, hun har fået alle med. Vibeke søger gravetilladelse for lidt længere tid, end de forventer at grave. Derfor er det sjældent, at der er behov for at søge om forlængelse. Det sker dog nogle gange om vinteren, at frost kan forsinke projektet. I det tilfælde skriver Vibeke en mail til kommunen og beder om forlængelse på alle de åbne sager på en gang. 16 17 18 ADRESSELISTE Print 1. 2. 3. 4. FORLÆNGELSE? 5. 6. 7. 8. Send

UNDER Mikael modtager en mail fra Vibeke om, at hun gerne vil forlænge ansøgningen på alle åbne sager. Ifølge reglerne skal han derfor ind og oplyse hver enkelt sag forfra. Når gravningen i en station er afsluttet, modtager Vibeke en klarmelding fra projektkoordinatoren. Dette skriver hun ind i et klarmeldingsskema, så hun kan holde styr på, hvilke stationer, der er afsluttet. Først når alle stationerne i et projekt er afsluttet, færdigmelder hun alle gravetilladelserne inde på sit system ved at åbne hver sag og færdigmelde. Mikael modtager færdigmeldingerne via fagsystemet. Før han kan lukke sagen skal han besigtige stedet, så han kan sikre, at vejen er ført tilbage til den oprindelige tilstand. Mikael tager billeder af besigtigelsen og sammenligner med de oprindelige billeder. Da han vurderer, at alt er ok, lukker han til sidst sagen i fagsystemet. Derefter sender han på mail en besked til Vibeke om, at det er fra nu af, at garantien gælder. 19 20 21 FORLÆNGELSE Administrationssystem Gravetilladelse Færdigmelding 8 DD.MM.YY Vejadministrationssystem Vejadministrationssystem 5v Mangler viden om faktisk start og sluttidspunkt

EFTER I to år efter gravearbejdets afslutning skal elselskabet give garanti på vejens tilstand overfor kommunen og borgerne. Derfor modtager kommunen også nogle gange klager fra borgere over skader på vej eller fortov. Kommunen bruger dokumentationen om vejens tilstand til at afgøre, om de skal kræve, at elselskabet får repareret eventuelle skader. 22 Vejadministrationssystem

Vi har i dette afsnit identificeret og kortlagt de væsentligste udfordringer på området for gravetilladelser i kommunerne. I næste afsnit vil vi præsentere og beskrive to-be scenariet for gravetilladelser. 6. To be I dette afsnit vil vi præsente og beskrive to-be scenariet for gravetilladelser. De overordnede rammer for løsningsforslagene udgøres af de fælleskommunale arkitekturprincipper: 1. Sammenhængende it 2. Genbrug 3. Byg til forandring 4. Flere leverandører 5. Driftsikkerhed Uddybning kan findes på Kommunernes Arkitekturråds hjemmeside Også vejområdet skal udvikles efter og bidrage til den fælleskommunale rammearkitektur, som udmøntes med udgangspunkt i principperne. Rammearkitekturen indeholder et landkort over de elementer (byggeblokke), der altid indgår i en kommunal opgaveløsning (forretning), og som fx et digitaliseringsprojekt må forholde sig til. Landkortet bliver gradvist udvidet med flere byggeblokke. Udviklingen kan følges på Kommunernes Arkitekturråds hjemmeside 1 Nogle af de byggeblokke, der er på vej, vil blive medtaget i den efterfølgende beskrivelse af løsningsforslagene. Applikationsservice er en implementering af en byggeblok En applikationsservice (eller blot service) er et it-system, der realiserer en logisk byggeblok, eller en del af en byggeblok med de egenskaber, der forudsættes i rammearkitekturen. Det indebærer at den tilbyder funktionalitet via et eller flere interfaces til informationsintegration (data) og procesintegration (i rammearkitekturen via beskeder/hændelser og kald). 6.1 Løsninger på udfordringer Der er tre afgørende elementer i den følgende løsningsbeskrivelse: Ansøgere skal ikke længere beskrive, hvor de ønsker at grave med adresser eller PDF-kort, men angive det ved at tegne på et digitalt kort og bruge mulighederne i GIS. Det giver mulighed for at kortet kan vise data om allerede kendte, planlagte og igangværende aktiviteter på steder for ansøgeren, og at ansøgningen kan gemmes som GIS-data. 1 http://www.kl.dk/fagomrader/administration-ogdigitalisering/arkitekturstyring/rammearkitektur/arkitekturprincipper/ 29

Selvbetjeningsløsningen kan holde disse data og bruge dem til såvel LER-opslag via en API, og til ansøgning til kommunen om gravetilladelse. Der fjerner altså unødvendig genindtastning. En applikationsservice, som vi kalder Stedbestemt Aktivitet, har den egenskab at den holder styr på aktiviteter, der finder sted på bestemte geografiske placeringer. Det er i denne kontekst gravearbejder, men det er også aktiviteter, der råder over vej, idrætsbegivenheder og meget andet. Vi forestiller os, at denne applikationsservice byggeblok kan tilgås fra flere forskellige fagsystemer. Det er fx ikke hensigtsmæssigt, at medarbejdere i kulturafdelingen skal logge på et vejsystem, for at registrere en stedbestemt aktivitet. Denne applikationsservice har desuden en abonnementsordning, således at de aktører der er interesserede i, om der foregår noget på bestemte lokationer, får adviser herom. Det er fx politiet, trafikken.dk m.fl. Det løser også en kommende EU-regel, der forventes i løbet af nogle år, hvor der vil være annonceringspligt ved gravearbejder. 30

Figur 1 Målhierarki med udfordringer og løsninger Mål Opgaver Udfordringer Løsninger Reducer gener Koordiner med andre gravearbejder og andre aktiviteter og planer for vejene 1. Konflikter med andre aktørers planer synliggøres ikke for ansøgere 2. Data om sted modtages ikke som GIS data og skal genindtastes/-tegnes 3. Ansøger må indtaste de samme data både i LER og i ansøgning Gravearvejde og afspærring registreres med tegneværktøj i kort (GIS) og kalender. Så der kan udsøges konflikter i kommunens service for stedbestemte aktiviteter Selvbetjeningsløsningen genanvender data til både LER-søgning og ansøgning om gravetilladelse 4. Data om andre aktøres planer for veje kan ikke vises i GIS pga forskellige formatter 5. Mangler viden om faktisk start og sluttidspunkt for gravearbejde Graveaktører modtager link til registrering af start, stop, pause-start og pause-stop tidspunkter Sikre fremkommelig-hed Forstå gravearbejdets indvirkning på trafiksituationen 7. Køretid på at besigtige steder Anvender vejefoto services Bevar vejkapital Sikkerhed i orden Informér trafikparter Oplys vejenes tilstand før og efter gravearbejde Sæt vilkår for reetablering og før tilsyn Forstå behovet for skilteplaner og afspærring Informer beredskab 6. Foregår ved mail/tlf. 8. Oplysninger om vejenes tilstand er ikke i alle tilfælde en del af geografisk kortinformation Information af parter sker via et abbonnement på stedsbestemte aktiviteter Ovenstående mål-løsningshierarki viser de løsninger, analysen peger på, knyttet til de opgaver og udfordringer der er beskrevet i de forrige afsnit. Nedenfor uddybes de i skema 2: 31

Skema 2: Udfordringer med uddybning og konsekvenser Udfordring Uddybning og Medfører Løsning 1. Konflikter synliggøres ikke 1. Data om sted modtages ikke som GIS Data 2. Ansøger må genindtaste data fra LER 3. Data om andre aktøres planer for veje vises ikke i GIS Uddybning: I det øjeblik, man søger om gravearbejde, og kommunen i sine registre allerede har informationer om en konfliktende aktivitet på vejstykket, er det ikke udstillet og vist for ansøger, således at ansøger selv kan vælge et andet tidspunkt for gravearbejdet. Medfører: Ansøgere kan søge forgæves på et tidspunkt, hvor kommunen allerede ved, at vejen ikke står til rådighed Kommunen bruger tid på selv at fremsøge konflikter efterfølgende Uddybning: Data om sted modtages i dag næsten udelukkende som PDF-kort. Da kommunernes opgaveløsning bygger på, at informationer om steder gemmes i GISsystemer, hvor konflikter kan vises, er kommunerne nødt til selv at indtegne oplysningerne. Medfører: Spildtid på at journalisere PDF er og indtegne planer i GIS-systemer Uddybning: Mange data om ledningsejer, graveaktør, ansvar, sted og tid er identiske, men må genindtastes. Det er ikke hensigtsmæssigt set ud fra et servicemæssigt synspunkt. Medfører: 2. Dårlig serviceoplevelse 3. Tidsspilde hos graveaktører Uddybning: Det problem gælder både i forhold til ansøgere og i forhold til vejafdelingens egen konfliktudsøgning (udsøgning om en aktivitet er i konflikt med andre aktiviteter på det givne sted). Andre aktører kan her være vejafdelingen, fritidsforvaltningen eller andre, der påtænker at anvende vejene til et særligt formål (lægge asfalt, maratonløb m.v.). Medfører: At der ikke kan konfliktløses i ansøgningsprocessen (se pkt. 1), og det giver flere afslag på planlagte gravearbejder og dermed spildt tid og arbejde Ansøger præsenteres for tegneværktøj og kalender til angivelse af gravearbejdet, afspærring og skilteplanens placering og arbejdets tidsmæssige udstrækning. Det muliggør, at steds- og tidsbestemte data kan genanvendes uden genindtastning, og at løsningen automatisk kan undersøge potentielle konflikter med andre stedbestemte aktiviteter, og evt. pege på alternativer til ansøgeren Selvbetjeningsløsningen genanvender de data, som ansøgeren indtaster, til såvel LER opslag som ansøgning til kommunen. Som for udfordring 1+2 32

Skema 2: Udfordringer med uddybning og konsekvenser Udfordring Uddybning og Medfører Løsning 4. Manglende viden om faktisk start og slut for gravearbejde mangler 5. Information pr mail/tlf. 6. Køretid på at besigtige steder 7. Oplysninger om vejenes tilstand er ikke altid en del af geografisk information Uddybning: Ansøgningerne angiver start og sluttidspunkt. Men i mange tilfælde er gravearbejdets udstrækning kortere. Eller der er kun aktivitet i kortere perioder. Det er væsentligt at vide proaktivt i forhold til fremtidige ansøgninger. Medfører: Manuel og ineffektiv oplysningsproces med mail/tlf. Væsentligt at reducere tidsspændet, hvor gravearbejdet råder over vej. Det er uklart, hvad der faktisk bruges af tid Uddybning: Det er generelt ineffektivt at sende mails og ringe, hvis andre parter kan have adgang til informationer via et abonnement. Medfører: Usikker og ineffektiv koordinering Uddybning: De færreste sagsbehandlere kan se et vejstykke for sig og må derfor i 10-15 % af tilfældene besigtige stedet. Det kræver kørsel. Medfører: Spildtid i processen Uddybning: Med vejenes tilstand menes her fx data om belægning, belægningens kvalitet, huller, buler m.v. Medfører: køretid ifm. besigtigelse af vejens tilstand før gravearbejde jf. forrige punkt Graveaktøren modtager link til sagssystem for registrering af start-, pausestart-, pausestop- og stoptidspunkter. Links kan sendes til fx SMS/Smartphone, eller anden device Koordinering sker via et abonnementssystem på stedbestemte data. Alle aktører ledningsejere, politi, interne m.v. som har interesser i bestemte vejstykker abonnerer på hændelser vedr. steder. Fx ansøgninger, bevillinger, starttidspunkter, sluttidspunkter m.v. Der er allerede i dag GIS-informationssystemer, der integrerer med services med fotos af vejene. I den udstrækning vejene er kortlagt og opdaterede betyder det, at sagsbehandleren hurtigt kan få et overblik over vejen. Disse services baserer sig på stedbestemte data og kan derfor integreres til andre kortsystemer Som for 1,2 og 4 data registreres som stedbestemte data 6.2 Samlet arkitekturbeskrivelse Arkitekturbeskrivelsen er i et forretningsmæssigt perspektiv identisk for to-be løsningen og den mere langsigtede løsning Der kan være elementer, som kan tages i brug på længere sigt, men grundlæggende findes alle elementer i arkitekturbeskrivelsen i fysiske udgaver. Forskellen på to-be løsningen- og den mere langsigtede løsningsforslag kan fx være om de løses lokalt eller centralt 33

hvorvidt det er den enkelte selvbetjeningsløsning, som indeholder den tekniske løsning på den konkrete opgave, eller om det bygges som løsning indenfor rammearkitekturens principper, hvor funktionaliteten kan genanvendes til andre opgaver Ved beskrivelsen er kompleksiteten af systemerne holdt på et minimum ved anvendelsen af velkendte og afprøvede services. Beskrivelsen er en beskrivelse af logiske applikationer og services, der understøtter de beskrevne procestrin, så målene opnås. En logisk applikation understøtter brugeren med sin proces og koordinerer anvendelsen af services. Applikationen gemmer ikke data det gør de logiske services. De fysiske applikationer og services kan afvige fra det logisk beskrevne. Præmissen for nedenstående løsning er, at der findes fysiske it-løsninger, der modsvarer de logiske byggeblokke, vi peger på. Det er muligt, at de eksisterende selvbetjeningsløsninger og fagsystemer ikke har dem implementeret som applikationsservices, og at den måde de it-arkitektonisk er konstruerede på, gør det vanskeligt at nå til december 2014. Men det er vigtigt, at leverandørerne indretter sig på, at kommunerne vil bygge nye digitale løsninger på grundlag af rammearkitekturen. Det vil ske skridt for skridt de kommende år. Hver enkel løsning kan ikke i sig selv begrunde, at der skal bruges løsninger, der overholder standarder for sag, dokument, organisation m.v., men det samlede billede begrunder det mere end rigeligt. Forholdet mellem en logisk byggeblok og en fysisk løsning kan beskrives med et eksempel. Byggeblokken Sag, modsvares i dag af flere forskellige leverandørers løsninger. Den kan være implementeret i fagsystemer, der kan oprette sager såvel som i EDSH systemer. Men overholder de standarderne, er det langt hurtigere og smidigere at binde dem sammen, fx også med selvbetjeningsløsninger. Processen set fra graveaktørens synspunkt Vi vil her beskrive samspillet mellem graveaktøren og selvbetjeningsløsningen jf. figur 11 s. 30: Find løsning: Graveaktøren identificerer sig på virk.dk eller kommunens hjemmeside med sit nem login, og finder frem til løsning Registrer aktivitet: Graveaktøren registrerer nu gravearbejde med et tegneværktøj, der opbevarer data om gravested og afspærring som stedbestemte data. Det kombineres med øvrige data. Graveaktøren kan måske også overføre egne tegninger eller fra ledningsejer til løsningen. Udfører konfliktsøgning: Ansøgeren beder løsningen om at foretage konfliktsøgning. Det gør den ved: o At forespørge i kommunens applikationsservice for Stedbestemt Aktivitet, om der er andre, der særligt råder over vejstykket på det givne tidspunkt. o At foretage søgning i LER ved at genanvende data fra registreringen i trin 1. LER sender forespørgsel til ledningsejere, der abonnerer på det givne vejstykke. 34

o o o Hvis der er konflikt, kan graveaktøren med det samme finde et andet tidspunkt at søge om gravetilladelse på. Dermed er graveaktøren med til selv at løse konflikter. Øvrige parter der abonnerer på vejstykket i Stedsbestemt Aktivitet kan ligeledes blive advisereret. Graveaktøren kan søge nu eller afvente meddelelser tilbage fra ledningsejerne. Ansøgning: Graveaktøren anvender de registrerede data til at ansøge og underskriver med NemId. Han får en kvittering med information om, hvornår der kan ventes svar. Afgørelse: Ansøgeren modtager afgørelse med vilkår via digital post. Igangsætter og færdigmelder aktivitet: Hvis afgørelsen er positiv, har han også modtaget links til dokumentation af igangsætnings-, pausestart, pauseslut, og stoptidspunkter for gravearbejdet. Linksene sørger for at journalisere oplysningerne på sagen. Deltager i synsmøde: Hvis kommunen ønsker det, deltager ansøger i synsmøde. Processen set fra myndighed og andre parters vinkel Set fra myndigheden: Dukker sagen op i fagsystemet, men forinden har: o Selvbetjeningsløsningen via service Dokument fået oprettet en sag i servicen Sag. Sag har i klassifikation identificeret det rigtige emne- og facetnummer. Fagsystemet abonnerer på den slags sager, og derfor er den dukket op. Sagsbehandleren oplyser nu sagen. Data er overført til fagsystemet, der bruger kommunens service for Geografisk præsentation (fx Mapinfo) til at se, hvor gravearbejdet foregår. Servicen Stedbestemt Aktivitet kan vise, om der er konflikter, og fra øvrige parter i kommunen, der er adviseret via abonnement om gravearbejdet, kan sagsbehandleren modtage information og eventuelle konflikter. Derudover anvendes skøn. Sagsbehandleren afgør sagen med vilkår. Trafikken.dk m.fl. orienteres gennem abonnementssystem på Stedsbestemt Aktivitet. Hvis en aktør fx abonnerer på alle gravearbejder inden for kommunen, kan gravearbejder vises på kort både planlagte og aktive. Oplysninger om start, pausestart, pausestop og stoptidspunkter journaliseres automatisk på sagen. Øvrige parter oplever sagen således: Parterne abonnerer på planlagte og aktive aktiviteter på bestemte steder. Derfor modtager de jævnligt adviser om andre parters hensigter eller godkendte aktiviteter. På den måde kan de koordinere og give oplysninger til sagen. Koordinering sker systematisk, sikkert og struktureret. 35

Det hele i et billede To-Be beskrivelsen er en beskrivelse af de applikationer og applikationsservices, der understøtter de beskrevne procestrin, så målene om bedre service og effektivitet opnås. Applikationer og applikationsservices er vist som kasser med runde hjørner (røde). Den stiplede kasse omkring applikationer og applikationsservices indikerer et system. De vigtigste systemer er Selvbetjeningssystem og Fagsystem. Disse systemer deler applikationsservices. Den stiplede kasse omkring de to applikationer indikerer systemer: Et selvbetjeningssystem og et Myndighedssystem som har hver sin applikation, som understøtter forretningsprocessen. Der er også en stiplet streg omkring forskellige aktørers koordinationsopgaver, der understøttes af de to applikationer på en anden måde end hidtil. Figur 2 Den gode løsning - forretningsproces og applikationsservices 36

Systemer deler en række services, som beskrives nedenfor. Service Egenskaber Forventet status december 2014 Stedbestemt aktivitet (service) Er en service, der kan registrere aktiviteter, der kan stedbestemmes og afgrænses tidsmæssigt. Den skal indeholde alle aktiviteter, der kræver koordinering og samarbejde mellem forskellige aktører. Aktiviteterne er opmærket med forskellige klassifikationer. Nogle af disse vedrører gravetilladelser og andre drejer sig om Råden over vej. Servicen skal fungere på den måde, at aktiviteter bliver registreret med en tilstand (fx projekteret, planlagt, ansøgt, godkendt, igangsat, udført, synet og afsluttet). Aktiviteter kan registreres både via selvbetjening og via myndighedernes registrering I forbindelse med registrering af en aktivitet, kan brugeren udføre en konfliktsøgning, der er en søgning på registrerede aktiviteter på samme sted og indenfor den periode, som aktiviteten ønskes udført. Hvis der er konflikter, kan brugeren vælge at flytte aktiviteten til en anden periode eller til et andet sted. Når en aktivitet sættes i tilstanden ansøgt (defineres ved at en aktør, har udtrykt at de ansøger) kan den formelle oplysning af sagen foregå, og servicen forestår koordineringen mellem forskellige aktiviteter på stedet og i samme tidsrum. Registreringen kan have tilknyttet et eller flere dokumenter fx kort over aktiviteten, udgravningen, afspærring eller skilteplan i formater, der kan vises med Geografisk præsentation. Koordineringen af stedbestemte aktiviteter skal også foregå med selvbetjening. De forskellige aktører kan oprette et abonnement og få besked om aktiviteter, som de er interesseret i. Når en aktør får besked, kan han via applikationen behandle den pågældende aktivitet. Det kan være betingelser eller andet, der kan medvirke til at oplyse sagen. Disse vil opdatere aktiviteten og danne en ny registrering. Det betyder, at interesserede aktører kan følge med i, hvad de andre aktører har gjort. Stedbestemt aktivitet er mere eller mindre implementeret som fx LER, Vejmand og i kalendersystem er, men ikke med alle de egenskaber der er beskrevet her. 37

Service Egenskaber Forventet status december 2014 Ledningsejerregisret LER Skilteplan (Service) Geografisk præsentation (service) DigitalPost Er et eksisterende system, som anvendes til den del af konfliktsøgningen, der foregår under jorden.. Berørte ledningsejere får besked og kan sende tegninger direkte til graveaktøren. Vi anbefaler, oplysninger om ledninger sendes som tegninger og bliver knyttet til aktivitet, i et format der kan vises med Geografisk præsentation (service). Er en digitaliseret udgave af den eksisterende skilteplan. En skilteplan skal kunne importeres til en stedbestemt aktivitet, og vises og justeres med Geografisk præsentation (service). Hvis Skilteplan ikke udvikles eller stilles til rådighed, vil ansøgerne skulle henvise til et skilteplansnummer ud fra hukommelse eller mapper. Kan vise stedet på et baggrundskort og indlægge valgfrie lag vedrørende forskellige aktiviteter, skilteplaner og fysiske objekter på stedet (ledninger, installationsskabe, bygninger m.v.) og aktivitetsrelaterede objekter som fx materialer og materiel. DigitalPost (Service) er en digital Kanal til at sende dokumenter fra myndigheder til virksomheder og borgere. Det er obligatorisk for både virksomheder og borgere at kunne modtage digital post. Afsenderen skal bruge en klient eller kalde en service med dokument og metadata. Modtageren kan bruge en klient eller en service. LER findes som centralt register. Forventer der er en API til selvbetjeningslø sningerne ifm nyt udbud af LER i 2014 Skilteplan bør udvikles til 2014 som central service Geografisk præsentation er implementeret lokalt som GISsystemer. Ibrugtaget, centralt 38

Service Egenskaber Forventet status december 2014 Klassifikation (service) Indeholder klassifikationssystemer, fx Aktivitetstyper, Branchekoder, Opgaver (KLE), Aktørtyper og Kontoplan. Der kan være mapning mellem de forskellige klassifikationssystemer, fx aktivitetstyper og myndighedsopgaver. Klasserne kan have stikord med lægmandstermer, så brugeren ikke behøver at kende fagudtryk. Ibrugtaget, distribueret Organisation Sag Klassifikation findes på markedet som service med realisering af OIO standarden Klassifikation. Forudsætter, at redaktører af klassifikationssystemer ønsker at udstille dem her. Kan også udstilles lokalt og udveksle objekter med andre instanser. Indeholder oplysninger om den kommunale organisation (afdelinger) opmærket med KLE fra klassifikation. Indeholder også hvilke afdelinger, der skal behandle forskellige aktivitetstyper. Organisation indeholder også de aktører, som deltager i koordineringen, herunder ledningsejere. Der skelnes i denne sammenhæng mellem virksomhedsaktører (ledningsejere, graveaktører) og myndighedsaktører (vejmyndighed). Aktørerne skal have tilknyttet kontaktkanal og adresse fx e-mail adresse. Organisation er implementeret i mange forskellige systemer, som i mindre grad kan udveksle oplysninger. Den findes på markedet som service med realisering af OIO standard Organisation. Indeholder sager (omslag) med oplysninger om sagens parter og aktører. Har reference til dokument. Opmærkes med Klassifikation fx KLE. Er implementeret i mange forskellige systemer fx ESDH (KMD SAG) eller fagsystemer (fagsager) systemer som i mindre grad kan udveksle oplysninger. Kan stilles til rådighed som service med realisering af OIO standard Sag. Ibrugtaget, lokalt, centralt Ibrugtaget, Lokalt 39

Service Egenskaber Forventet status december 2014 Dokument Indeholder metadata om dokumenter. Er implementeret i tilknytning til filsystemer eller CMS-systemer. Kan stilles til rådighed som service med realisering af OIO standard Dokument. Ibrugtaget lokalt Økonomi Findes som økonomisystemer. Ibrugtaget, lokalt De enkelte procestrin og deres understøttelse i applikationer og anvendelse af services er beskrevet nærmere i det følgende. Når der tegnes perspektiver udover to-be løsningen, vil det være markeret tydeligt. 40

Procestrin Beskrivelse Service der understøtter procestrin Borger og virksomhed kontekst Ansøgeren har logget sig ind på Virk.dk eller kommunens hjemmeside og identificeret sig med NemId, der har sørget for opslag i Virksomhed (CVR) for at identificere ansøger. Ansøger har valg Graveansøgningsapplikationer. Virksomhed (CVR) Adresse (d.d. del af andre services) Administrativ inddeling Hertil kommer anvendelsen af de fællesoffentlige komponenter: NemId Fuldmagt 41

Procestrin Beskrivelse Service der understøtter procestrin Applikationen understøtter brugeren i at oplyse sted, aktivitetstype og periode. Med sted menes aktivitetens placering. Kan evt. udpeges via adresse eller på et kort eller via GPS-koordinater. Selvbetjening (applikation) koordinerer brugen af services og filtrerer information vha. kontekst. Applikationen kan guide brugeren i forskellige situationer. Brugeren skal kun afgive ganske få oplysninger. Registreringen af en aktivitet skal kunne gennemføres med udgangspunkt i en anden tilsvarende aktivitet, der tidligere er registreret et andet sted eller i en anden periode. Nedgravning af en lang ledning opdeles i selvstændige aktiviteter (også kaldet stationer), som vil kunne kopieres og flyttes grafisk. Hvis aktiviteten omfatter flere forskellige opgaver, der skal behandles af forskellige myndigheder, skal den opdeles i hver sine delaktiviteter. Der er tale om en registrering både i forbindelse med at oprette, rette og slette en aktivitet. Alle aktører får tilknyttet et automatisk abonnement vedrørende deres egen aktivitet og andre aktiviteter på stedet i samme tidsperiode. Stedbestemt aktivitet (service) udfører automatisk registreret aktivitet, tilknytter dokument (evt.) og udsteder besked Aktivitet registreret. Skilteplan (service) bruges til at hente en relevant skilteplan. Geografisk præsentation (service) bruges til at udpege stedet og til at vise aktivitetens objekter på dette sted (udgravning, afspærring og skilte). Klassifikation (service) bruges til at fremfinde relevant opmærkning af aktiviteter med aktivitetstyper, tilstande, objekter med objekttyper m.v. Organisation (service) bruges til at fremfinde relevante aktører, der skal knyttes til aktiviteten hvis det ikke fremgår af konteksten. Leverer også oplysninger om aktørens adviseringskanal og adresse til automatisk abonnement. Dokument (service) bruges til at registrere bilag til aktiviteten (herunder i formater, der kan præsenteres). Stedbestemt aktivitet (service) danner et automatisk abonnement. Derudover kan alle aktører oprette yderligere abonnementer vedrørende aktivitetstype, tid og sted. 42

Procestrin Beskrivelse Service der understøtter procestrin Hver gang der er foretaget en registrering på en aktivitet, udstedes en besked med aktivitetens tilstand. Beskeden igangsætter processen Adviserer abonnenter. Stedbestemt aktivitet (service) understøtter dette på forskellig måde afhængig af den kanal, som aktøren ønsker at anvende til adviseringen. Dette trin kan understøttes på forskellige måder fx med digital postmed de vigtigste oplysninger vedrørende aktiviteten. Konfliktsøgning udføres med udgangspunkt i en registreret aktivitet, der indeholder sted og periode. Stedbestemt aktivitet (service) understøtter konfliktsøgningen, så der fremfindes en liste med aktiviteter, der har overlap til den ønskede aktivitet. Geografisk præsentation (service) bruges til at vise de konfliktende aktiviteter og andre af stedets objekter. Ansøgningen opbygges i forbindelse med aktivitetsregistreringen. Dette procestrin skal sikre, at alle nødvendige oplysninger i forbindelse med aktiviteten er til stede, før den formelle ansøgning kan afgives. Når oplysningerne er valideret, kan der foretages tilstandsskift til ansøgt. Det er først når den formelle ansøgning er registreret, at der foretages sagsdannelse. Stedbestemt aktivitet (service) skal kunne validere, om det er muligt at foretage tilstandsskift til ansøgt. Dokument (service) bruges til at registrere den formelle ansøgning fx som et resume af den stedbestemte aktivitet. Sag (service) udfører automatisk journalisering, når dokument (service) har modtaget den formelle ansøgning. 43