Godkendelse som forening og tilskud til foreningsaktiviteter Effektiv Digital Selvbetjening KL/KOMBIT

Transkript

1 Godkendelse som forening og tilskud til foreningsaktiviteter Effektiv Digital Selvbetjening KL/KOMBIT Maj

2 Indholdsfortegnelse 1 Indledning Introduktion til forretningsområdet Rapportens indhold Introduktion til området, forretningsprocesser og kontekst Introduktion Livssituationer Kontekst aktører og systemer Forretningsprocesserne Mål Mål set fra foreningernes synsvinkel Mål set fra kommunens synsvinkel As-is beskrivelser Foreningsadministration og tilskud - udfordringer og konsekvenser To be Vision Foreningsguiden Foreningsservice to be Foreningsdannelse to be Foreningens ændrede stamdata to be Aktivitetstilskud to be Bilag: Arbejdsgange fra as-is Foreningsgodkendelse as-is Ændrede stamdata as-is Aktivitetstilskud as-is

3 1 Indledning 1.1 Introduktion til forretningsområdet Fra 1. december 2014 skal foreninger i henhold til Økonomiaftalen mellem Finansministeriet og KL benytte digitale selvbetjeningsløsninger til ansøgning/anmeldelser inden for flere kommunale serviceområder i den såkaldte bølge 3 1. Det blev bl.a. obligatorisk for foreninger at betjene sig selv digitalt i forhold til ansøgning om anvisning af lokaler jfr Folkeoplysningsloven. I forlængelse af indsatsen for at opfylde kravene til den obligatoriske digitale selvbetjening er også de øvrige opgaveområder mellem kommuner og foreninger kommet i fokus. Derfor igangsatte KL i 2015 en fælles kommunal indsats med fokus på at øge udbredelsen og kvaliteten af digitale løsninger til brug for forenings- og tilskudsadministration. KL og KOMBIT har med hjælp fra kommuner og foreningsrepræsentanter analyseret opgaveområderne i et såkaldt as-is og to-be-projekt i Kommuner som står overfor at indkøbe nye løsninger, eller nye opdateringer af en eksisterende løsninger opfordres til at stille krav om, at krav/anbefalinger den fællesoffentlige Udviklingsvejledning overholdes. At benytte Udviklingsvejledningen som reference i forbindelse med borgerrettede IT-løsninger skal være med til at sikre, at de løsninger som benyttes og udbredes, også kan leve op til berettigede krav og forventninger til god selvbetjening. Se mere her Denne rapport indeholder en analyse af, hvordan opgaveområderne ser ud i dag, og hvordan området kan udvikle sig i forbindelse med indføring af digitale løsninger, som i højere grad end nu gør brug af fællesoffentlige standarder og services. Samtidig er fokus på at sikre god kommunikation og høj kvalitet i den del af løsningerne som er udformet som digital selvbetjening. 1.2 Rapportens indhold Rapporten er bygget op, så den indeholder en beskrivelse af områderne på forretningsniveau. Dvs. at den ikke går i detaljer med arbejdsgange og lokale forskelligheder. Rapporten beskriver, hvilke livssituationer, der er borgernes/foreningernes indgang til at søge om deltagelse i en aktivitet eller hjælp til at skabe rammerne for deres forening. Herefter beskrives, hvilke forretningsmæssige mål, der er for området. Målene er beskrevet ud fra såvel kommunens som foreningens perspektiv. As-is beskrivelsen følger den nuværende håndtering af området, og en mere tilbundsgående beskrivelse af as-is arbejdsgangene findes i bilag. Herefter følger et kapitel om visionen for området, og hvordan et to-be scenarie kan se ud for området i fremtiden fx i Til understøttelse af den obligatoriske digitalisering af lokalebooking-området er udarbejdet: EDS Lokaleudlån processer, regler og information., som nærmere beskriver dette opgaveområde. 3

4 2 Introduktion til området, forretningsprocesser og kontekst Læs her om ydelsernes formål, hvilke forretningsprocesser de er forbundet med, og hvilke systemer og aktører, der er involveret i dem i dag. 2.1 Introduktion Kommunerne giver tilskud til foreninger efter Folkeoplysningsloven, hvis foreningen er godkendt som folkeoplysende forening. Alle personer kan være frivillige, og de kan også være i en forening, som ikke er godkendt efter Folkeoplysningsloven, men så er foreningen ikke berettiget til disse tilskud. Tilskudstyperne omfatter: Aktivitetstilskud. Kommunerne kan selv definere, hvad aktivitet er, og efter hvilke kriterier tilskuddet skal fordeles. Nogle steder baseres fordelingen/beregningen på medlemstal, og særligt medlemstal for medlemmer under 25 år. Medlemstal opgøres i de fleste kommuner på én fast dato på året. Medlemstallet er herudover opdelt på aldersintervaller, køn og ofte er det angivet om medlemmet er borger inden for eller uden for kommunen. Andre steder baseres fordelingen også efter andre kriterier, bl.a.dokumenteret deltagelse i uddannelse af frivillige, deltagelse i stævner m.v. Lokaletilskud Undervisningstilskud (folkeoplysende voksenundervisning/aftenskoler) Stille anlæg/lokaler til rådighed For at foreningen kan blive godkendt til at modtage tilskuddene, skal kommunen have godkendt foreningens vedtægter, som skal overholde en række minimumsregler, og endelig skal foreningen erklære, at den årligt indhenter børneattester for de trænere m.fl. som gennemfører aktiviteter for børn- og unge under 15 år. Folkeoplysningsloven fastsætter bl.a.: At foreningen skal være demokratisk, herunder åben for alle At kommunen selv kan fastlægge sine tilskudstyper og kriterier At kommunen skal stille lokaler (og faciliteter) til rådighed 2.2 Livssituationer Der er to situationer, der er vigtige for analysen Foreningsdannelse Den første opstår, når en privat person ønsker at danne en forening eller være frivillig/aktiv. Personen vil måske kontakte en eksisterende forening, søge på google, kontakte DGI, kommunens sagsbehandler eller et frivilligshedscenter for at høre om muligheder. 4

5 Nogle vil være interesseret i at få stillet lokaler og faciliteter til rådighed. I det tilfælde hvor personen beslutter sig for at danne en folkeoplysende forening for at kunne søge om lokaler og faciliteter, vil personen, sammen med andre personer, skulle skrive vedtægter, få dem besluttet på en stiftende generalforsamling og udover ansøgningen til kommunen også rekvirere CVR-nr. på virk.dk, Digital Post på virk.dk, en NemID til foreningen og en NemKonto i banken. Måske skal foreningen også optages i forbundene: DGI, DIF eller lignende. Der er mange aktører og mange administrative rutiner. Den første livssituation vil i det efterfølgende blive refereret til som: Foreningsdannelsen Årlige opdateringer og ansøgninger Den anden opstår, når der sker ændringer i foreningen, eller når det er tid til de årlige ansøgninger om tilskud. Ændringer i foreningen vil typisk være ændringer i bestyrelsens sammensætning, tegningsberettigede, formand eller at foreningen fx fusionerer med en anden forening eller nedlægges. Mange af disse ændringer kommer i forbindelse med den årlige generalforsamling. Ansøgninger om aktivitetstilskud og lokaletilskud kan ske løbende fx hvis kommunen giver tilskud til kurser, træningsture, konkurrencer o. lign. eller årligt, når der gives tilskud efter medlemstal. Her vil i mange tilfælde skulle opgives medlemstal til både det centrale foreningsregister 2 og til kommunen, og måske skal medlemstallene opgøres efter to forskellige metoder. Ændringer i tegningsberettigede og formand skal meddeles både til kommunen og til CVR, NemID, Digital Post, Det central medlemsregister, evt. DGI, DIF eller lignende samt pengeinstitut. Endelig skal ændringer ofte også registres på foreningens hjemmeside og Facebook. Den anden livssituation vil i det efterfølgende blive refereret til som følgende processer: Foreningens ændrede stamdata samt Aktivitetstilskud Særlige udfordringer Langt fra alle foreninger er stærke på det administrative, og flere har ingen sikker kontinuitet af administrative kompetencer fra år til år. Bestyrelsesmedlemmer går ud og ind; trænere holder op og nye kommer til. Derfor er de mange kontakter og administrative rutiner en udfordring for mange foreninger og frivillige, og så bliver det også en udfordring for kommunens organisation og foreningernes øvrige samarbejdspartnere. 2 Portal til indberetning af medlemstal er ejet og drevet af DIF, DGI og Firma Idrætten. Portalen er også kendt som medlemstal.dk 5

6 2.3 Kontekst aktører og systemer Kontekstdiagrammet viser de IT-systemer og aktører der har relation til en kommende selvbetjeningsløsning Figur 1 Kontekstdiagram med scope for EDS analysen Figuren viser Øverst de parter, som skal understøttes af selvbetjeningsløsningen og de interesseorganisationer, som de kan være del af. Det er både foreningsmedlemmer, bestyrelsesmedlemmer, potentielle medlemmer osv. Næstøverst de kanaler ud over selvbetjeningen som de anvender i dag. CFR står for det centrale foreningsregister. Det er karakteristisk, at der bruges flere forskellige kanaler (mail, digital post, hjemmesider og selvbetjeningsoplysninger). Yderst til venstre vises de politikere og politiske udvalg og tilsyn, der har interesse i at fremme foreningsarbejdet. Yderst til højre de administrative medarbejdere, konsulenter, facility managers (ejendomsadministratorer) der skal få foreningsadministrationen til at fungere. I midten vises scope for analysen (selvbetjening) og den ønskede integration til foreningssystemer, der understøtter foreningernes arbejde (fx DGI). 6

7 Nederst vises en række af de systemer, som anvendes af den administrative medarbejder til at understøtte kommunens foreningsadministrative arbejde med godkendelse og tilskud. 2.4 Forretningsprocesserne De forretningsprocesser, der er nævnt under livssituationer kan opdeles i fire hovedgrupper: Lokalebooking Foreningsgodkendelse Foreningsadministration (årlig proces) Tilskud Sæsonbooking Ansøgning og godkendelse Afgive Erklæring om børneattester Aktivitetstilskud Oplyse og opdatere stamoplysninger Lokaletilskud Enkeltbooking Registrering af stamoplysninger Opgive medlemstal Andre tilskud Lokalebooking er ikke analyseret i denne rapport. Lokalebooking blev analyseret i EDS Lokaleudlån processer, regler og information [LINK]. Men som det fremgår under livssituationer, er det en del af den virkelighed foreningen har ift. kommunen Foreningsgodkendelse. Foreningen skal ansøge om at blive godkendt som forening, og vil i den forbindelse skulle registrere en række stamoplysninger: Forenings navn, formål, formand, tegningsberettigede medlemmer, adresse m.v. Den årlige foreningsadministration. Årligt skal foreningen, for fortsat at være godkendt og for at kunne modtage tilskud og få stillet lokaler til rådighed, erklære, at den har indhentet børneattester. Herudover skal foreningen opgive medlemstal og opdatere stamdata. Stamdata skal iøvrigt opdateres løbende, hvis personsammensætningen i bestyrelsen fx er ændret efter en generalforsamling. Endelig og ikke mindst skal foreningen søge om tilskud. Tilskudstyperne omfatter lokaletilskud, aktivitetstilskud (der kan være opgjort fx ud fra antal medlemmer under 25 år, eller ift. konkrete aktiviteter eller afholdte udgifter), undervisningstilskud samt andre tilskud, fx puljer til nye initiativer. 7

8 3 Mål Læs om de mål, der danner baggrund for kerneopgaven 8

9 3.1 Mål set fra foreningernes synsvinkel Foreningernes mål med at blive godkendt som forening og søge tilskud er: 1) At det skal være let og nemt at udføre frivilligt arbejde; 2) at de kan og vil udøve demokrati i praksis og 3) at de økonomiske midler de får tildelt anvendes efter formålet. Hvor det første mål nok er intuitivt for de fleste, kan det andet og tredje måske kræve et par ord. Mange foreninger er optaget af, at alle der vil, skal kunne komme til orde og præge foreningen gennem de valgte organer. Man vil gerne sikre sig imod den situation, at det er muligt for bare én person, at bestemme over vigtige forhold (fx økonomi), og de er derfor interesserede i at få besluttet passende regler for foreningen (vedtægter). Foreninger vil også være interesserede i, at de økonomiske midler den modtager, bruges til formålet og ikke ryger ned i en eller anden persons privatøkonomi. Ud af de tre mål følger en række delmål og af dem krav. Mål Delmål Krav Tilbud og tilskudsmuligheder er lette at finde og overskue Let og nemt at udføre frivilligt arbejde Kan udøve demokrati i praksis Modtagne midler forvaltes sikkert og efter formålet Der er en indgang til det offentlige med vejledning og overblik Let og hurtigt at søge Hurtig proces og hurtig sagsbehandling Får hjælp til vedtægter og foreningsdrift efter behov Kun personer der er berettiget til at søge om tilskud, kan søge Vi guides gennem krav og regler Intet unødig bureaukrati (regler der ikke fremmer målene) Data som kommunen kender præsenteres for forening og kan genanvendes Overskuelige og forståelige tilskudsmuligheder Der er Track and Trace på ansøgning Brugervenlige IT-systemer Figur 2 Foreningernes målhierarki 3.2 Mål set fra kommunens synsvinkel Der er mange paralleller mellem kommunens mål og foreningernes mål. Når foreningerne gerne vil have, at det skal være nemt og let at være frivillig, vil kommunerne gerne understøtte fordi det fremmer en attraktiv, sund og aktiv kommune. På delmål og krav kommer de to målhierarkier til at ligne hinanden. Men målene er ikke identiske. Fx er delmålet Kontrollere at der faktisk er aktivitet bag tilskud et mål, som 9

10 foreningerne ikke nødvendigvis er uenige i, men det er ikke et mål de har som sådan. For kommunen er det vigtigt, at anvendelsen af skatteborgernes midler kan gennemgå en kontrol af revisionen. Mål Delmål Krav At være en attraktiv, sund og aktiv kommune Understøtte demokrati, integration og sikre bredde i tilbud Bruge skatteborgernes penge effektivt og korrekt Synliggør tilbud og tilskudsmuligheder for foreninger og frivillige En indgang og god sammenhængende vejledning til foreninger og frivillige Let og hurtigt at søge Hurtig proces og hurtig sagsbehandling Understøtte aktivitet i tilskudsmulighederne Være åben om retningslinier og afgørelser Godkende foreninger ud fra kriterierne Kontrollere at der er faktisk aktivitet bag tilskud Sørge for at udbetale til rette person Godkende foreninger Samle krav og guide ansøgere gennem dem Reducere unødig bureaukrati (regler og procedurer der ikke fremmer målene) Genanvende data Minimere tilskudstyper Track and Trace på ansøgning Brugervenlige IT-systemer Figur 3 Kommunens målhierarki 10

11 4 As-is beskrivelser As-is beskrivelserne ser på, hvordan forretningsprocesserne i praksis afvikles som arbejdsgange. Der er nu konkrete IT-systemer og aktører involveret. De udfoldede arbejdsgange findes i Bilag: Arbejdsgange as-is, side 24. I denne del af rapporten fokuseres der på udfordringerne i den nuværende situation. 11

12 4.1 Foreningsadministration og tilskud - udfordringer og konsekvenser Den måde forretningsprocesserne konkret udspiller sig som arbejdsgange indeholder nogle udfordringer/problemstillinger, som vi uddyber herunder. Skema 1: Udfordringer med uddybning og konsekvenser Udfordring 1. Genindtastninger og synkronisering af stamdata 2. Genindtastninger og synkronisering af medlemsdata Uddybning og konsekvens Den afgørende udfordring for foreningerne er, at de skal meddele de samme data til en lang række aktører: kommunen, virk.dk (CVR), Digital post, pengeinstitut, evt. DGI/DIF, NemID. Data om foreningens navn, adresse, formand, tegningsberettigede går igen. Når der sker ændringer, bør rettelser slå igennem alle steder, men det sker ikke i praksis. Konsekvens: Foreningerne pålægges en unødvendig stor byrde med at meddele og synkronisere data om dem selv i mange fora. Medlemstal skal årligt både meddeles DGI/DIF og kommunen. Opgørelsesmetoden kan være forskellig. Konsekvens: Foreningerne pålægges en unødvendig stor byrde med at meddele og synkronisere data om dem selv. 3. Overblik og gennemsigtighed De livssituationer, der er beskrevet i afsnit 2.2 betyder, at det for foreningerne kan være vanskeligt at skaffe sig overblik over, hvad de skal gøre ift. hvem, for at blive godkendt som forening, få tilskud m.v. Reglerne er ikke altid gennemsigtige, og den proces hvorefter tilskud tildeles, kan ikke følges, som man kender det fra track-and-trace processer 4. Manglende stabilitet i kredsen af frivillige 5. Kommunen bruger tid på at håndtere og journalisere ansøgninger, dokumenter og data Konsekvens: Mange henvendelser til kommunen om regler og procedurer. Usikkerhed i foreningerne om rettigheder og pligter Foreninger drives af frivillige, som kommer og går i foreningen. Der kan være stor udskiftning på formandsposter, tegningsberettigede m.v. Konsekvens: For kommunen er det en udfordring at finde frem til den rette kontaktperson, hvis man bruger mail og telefonnumre. I foreningerne opstår ofte den situation, at en afgået kontaktperson/formand mv ikke kun sidder med en stor viden, men også ofte med en række dokumenter, som ikke er delt med andre i foreningen. Dette er forstærket af praksis, hvor kommunerne ofte bruger mails og breve stilet direkte til kontaktpersonen. I den nuværende situation kommer ansøgninger om godkendelse som forening, og ansøgninger om tilskud via forskellige kanaler i kommunerne blanketter og selvbetjeningsløsninger. Mange data skal genindtastes I fagsystemer eller excelark for at der kan beregnes tilskud eller for at lave lister over foreninger. Dokumenter skal manuelt journaliseres på sager I ESDH-systemer. Konsekvens: Spildtid på genindtastninger 12

13 5 To be Dette kapitel beskriver mulige scenarier for selvbetjeningsløsninger på forenings- og tilskudsadministrationsområdet. Kapitlet er bygget op omkring en vision og forskellige muligheder for at opnå denne vision. 13

14 5.1 Vision Vi begynder forslagene til to-be processer med en vision for, hvordan vi fremover kan løse opgaven med foreningsgodkendelse og aktivitetstilskud. En gruppe personer har fået lyst til at danne en ny idrætsforening og via Google finder de frem til kommunens Foreningsguide. Den findes også på DGI's og DIF's hjemmeside Foreningsguiden stiller en række spørgsmål om formål og aktiviteter. Personerne ønsker at få stillet faciliteter til rådighed og søge aktivitetstilskud og derfor anbefaler guiden at de danner en folkeoplysende forening. Guiden giver personerne en tjekliste og en standard vedtægt, hvor de kan udskifte de relevante passager med deres egen tekst. De indkalder til generalforsamling og får stiftet foreningen De vender tilbage til Foreningsguiden og kan fortsætte, hvor de slap. De markerer, at foreningen er dannet og bliver stillet en række spørgsmål om aktiviteter, formål, formand, tegningsberettigede m.v., som de svarer på. De føler sig holdt i hånden. De bliver også bedt om deres vedtægter. Hvis de har brugt Foreningsguidens Vedtægtservice, har de allerede meddelt og underskrevet vedtægterne digitalt, ellers kan de uploade en PDF med deres underskrevne vedtægter. Foreningsguiden meddeler dem, at de nu mangler at få et CVR nummer, en digital postkasse til deres kommunikation om tilskud m.v.; en NemId til at underskrive ansøgninger m.v. og en Nemkonto i banken til udbetalinger fra kommunen. Guiden faciliterer foreningen ved bl.a. at stille de data om foreningen, som den lige har meddelt kommunen, til rådighed for ansøgningerne Foreningen kan nu automatisk opdatere informationer om sig selv på sin hjemmeside og Facebookside, fordi de informationer de har meddelt kommunen, stilles til rådighed af kommunen som en service. Da foreningen er klar til at søge om tilskud, kan de markere med et flueben, at de har indhentet børneattester. Oplysninger om medlemstal udveksles automatisk med DGI/DIF, og blandt tilskudsmulighederne markerer foreningen dem, de ønsker at søge. Ved samme lejlighed søger de lokaler Sagsbehandlerne modtager alle data direkte i sine fagsystemer og kan behandle dem direkte. Figur 4. Vision - foreningsgodkendelse og tilskudsansøgning 14

15 Visionen kan muligvis ikke realiseres i 2015 eller 2016, men den forsøger med et billede at beskrive en ønsket, fremtidig situation for foreningsgodkendelse og tilskudsadministration. Visionen tager sigte på at opnå en høj målopfyldelse, både i forhold til kommunernes og foreningernes målhieraki. (jfr. Afsnit 4.1 og 4.2). Da analysen peger på, at deling af data vil være afgørende for at sikre høj målopfyldelse på dette område, vil forslag til fremtidige løsninger, at gøre brug af bl.a. services og standarder (nærmere beskrevet i den fællesoffentlige rammearkitektur [LINK]). I de efterfølgende to-be scenarier er benyttet flere begreber, som refererer til flere services, som er beskrevet nærmere i rammearkitekturen: Organisation, Klassifikation, Sag og Dokument. 5.2 Foreningsguiden I de efterfølgende afsnit omtaler vi en guide. Den kan konstrueres og designes på mange måder, men det der kendetegner en god guide er, at den holder brugeren i hånden og skridt for skridt markerer, hvad der skal gøres, og hvad der ligger foran. Hvis brugeren, som fx foreningerne, har brug for at kontakte mange aktører, sørger guiden for at orkestrere og måske endog automatisere kontakterne. Formål Hvad er formålet? Hvem er I? Har I brug for at få stillet faciliteter til rådighed? CVR nr? Hvad er foreningens navn? Hvad er foreningens adresse? Bestyrelse og formand Rekvirerer CVR nr? Formand Tegningsberettigede bestyrelsesmedlemmer Figur 5 Foreningsguide - principdiagram Diagrammet viser tanken eller logikken i en foreningsguide, og skal ikke betragtes som et bud på en faktisk guide. Skridt for skridt udfylder foreningen de punkter, som guiden forudsætter. Under Hvem er I? spørger den fx til foreningens CVR nr., og hvis foreningen svarer, at den ikke har et CVR nr., spørger den om guiden skal hjælpe med at rekvirere det. Hvis foreningen svarer ja, er minimumsløsningen, at guiden linker til Virk.dk s side for oprettelse af CVR. I den lidt bedre løsning henter den derefter data fra CVR til udfyldelse af resten af Hvem er vi?. I den bed- 15

16 ste version udfylder foreningen de oplysninger, som CVR har brug for, i løsningen og opretter derefter et CVR nr. for foreningen på virk.dk. 5.3 Foreningsservice to be De beskrevne to-be arbejdsprocesser understøttes bedst af en foreningsservice, der kan udformes på flere forskellige måder. Det afgørende er, at oplysninger om foreningens organisering, vedtægter og aktiviteter kan udveksles mellem foreningens og kommunens systemer og at oplysningerne kan deles med andre systemer. Vi vil med dette afsnit beskrive forskellige måder at dele oplysninger mellem forening og kommune. Det kan bruges som inspiration til, hvilke krav kommunen skal stille over sine leverandører af selvbetjeningsløsninger Selvbetjeningsløsningen deler foreningens oplysninger med kommunen Figur 6 Selvbetjeningsløsning 1 I løsningen er foreningsservicen en del af selvbetjeningsløsningen. Den indeholder alle oplysninger og overfører oplysninger til kommunens sagsbehandlingssystem. Oplysningerne vil typisk være dokumentbåret (ikke data eller dataobjekter, som defineret i rammearkitekturen). Løsningen kan på forskellig måde integrere med eksterne systemer og i avancerede udgaver sikre løbende udveksling mellem selvbetjeningsløsningen og registrene. 16

17 5.3.2 Kommunen deler foreningsoplysning med selvbetjeningsløsning Oplysninger, der skal overføres til kommunen bør overholde rammearkitektur standarderne: Sag, Dokument, Organisation og Klassifikation, og det bør kommunens sagsbehandlersystem også. Men mange kommuner anvender systemer, der endnu ikke overholder disse standarder. Der findes løsninger, der har implementeret standarderne, og der findes Open Source services af Organisation, Klassifikation, Dokument og Sag på en lokal Open Source platform (VeRa og LoRa). Hvis kommunen implementerer disse services lokalt, kan de både bruge dem til at udveksle dataobjekter med selvbetjeningsløsninger og understøtte sagsbehandlingssystemer i kommunen og integration med støttesystemerne. OrganisationsService er beregnet til både at kunne rumme kommunens organisering, samarbejdsparter og virksomheder, institutioner og foreninger. Foreningerne beskrives med deres bestyrelse, tegningsberettigede og medlemmer samt hvilke hold eller andet de er fordelt på. Det er ikke alle oplysningerne, som nødvendigvis skal deles med kommunen. Klassifikationsservicen kan rumme foreningstyper, aktivitetstyper og tilskudsmuligheder. Dokumentservice kan rumme vejledninger, skabeloner samt gemme vedtægter, dagsordener og referater. Figur 7 Selvbetjeningsløsning 2 17

18 Den servicebaserede løsning understøtter udveksling af dataobjekter og vil på kort sigt sikre, at grundlaget for selvbetjeningsløsning i form af regler, tilskudsmuligheder, skabeloner mv. stilles til rådighed for løsningerne. De nævnte services vil også blive tilgængelige på Serviceplatformen fra KOMBIT. Stort set alle selvbetjeningsløsninger skal i en eller anden udstrækning udveksle oplysningerne med kommunen og med brug af services vil man kunne lave mindre omfattende løsninger. Det er muligt for leverandøren af selvbetjeningsløsningen at anvende de nævnte services i sin egen løsning og udnytte, at services kan udveksle dataobjekter med kommunens tilsvarende services. For leverandører af mange selvbetjeningsløsninger vil det være meget attraktivt. I dette skema tager vi udfordringerne fra Skema 1, s.12, og kobler til de løsninger, der er foreslået ovenfor. Skema 2: Udfordringer med uddybning og konsekvenser koblet til løsningerne Udfordring 1. Genindtastninger og synkronisering af stamdata Uddybning og konsekvens Den afgørende udfordring for foreningerne er at de skal meddele de samme data til en lang række aktører: kommunen, virk.dk (CVR), Digital post, pengeinstitut, evt. DGI/DIF, NemID. Data om foreningens navn, adresse, formand, tegningsberettigede går igen. Når der sker ændringer, bør det ske alle steder, men det foregår ikke. Konsekvens: Foreningerne pålægges en unødvendig stor byrde med at meddele og synkronisere data om dem selv i mange fora. 2. Genindtastninger og synkronisering af medlemsdata Løsning: I begge løsningstyper er det muligt at lave systemintegration til de nævnte løsninger. En systemintegration er relativ dyr ( ). En serviceintegration baseret på standarder er væsentlig billigere, men det forudsætter at servicen bliver etableret. Der findes Open Source udgaver af de nævnte services, men de skal etableres på en serviceplatform, som løsningen kan bruge. Medlemstal skal årligt både meddeles DGI/DIF og kommunen. Opgørelsesmetoden kan være forskellig. Konsekvens: Foreningerne pålægges en unødvendig stor byrde med at meddele og synkronisere data om dem selv. Løsning: DGI og DIF antages at tilbyde servicesintegration, og begge løsningsmodellers selvbetjening vil kunne leve op til dette krav. Oplysningerne til kommunen vil dog blive leveret dokumentbåret i løsningsforslag 1 og som serviceintegration i løsningsforslag Overblik og gennemsigtighed De livssituationer der er beskrevet i afsnit 2.2 betyder at det for foreningerne kan være vanskeligt at skaffe sig overblik over hvad de skal gøre ift hvem, for at blive godkendt som forening, få tilskud m.v. Reglerne er ikke altid gennemsigtige, og den proces hvorefter tilskud tildeles kan ikke følges, som man kender det fra track-and-trace processer. Konsekvens: Mange henvendelser til kommunen om regler og procedurer. Usikkerhed i foreningerne om rettigheder og pligter. 18

19 4. Manglende stabilitet i kredsen af frivillige 5. Kommunen bruger tid på at håndtere og journalisere ansøgninger, dokumenter og data Løsning: Begge løsningsforslag tilbydes guides, der skal hjælpe foreningen igennem hvad de skal gøres. Foreninger drives af frivillige, som kommer og går i foreningen. Der kan være stor udskiftning på formandsposter, tegningsberetigede m.v. Konsekvens: For kommunen er det en udfordring at finde frem til den rette kontaktperson, hvis man bruger mail og telefonnumre. I foreningerne opstår ofte den situation af en afgået kontaktperson/formand mv ikke kun sidder med en stor viden men også ofte med en række dokumenter, som ikke er delt med andre i foreningen. Dette er forstærket af praksis, hvor kommunerne ofte bruger mails og breve stilet direkte til kontaktpersonen. Løsning: Løsningen er at bruge de samme oplysninger som foreningen selv benytter og holder opdateret. Løsningsmodel 2 opfylder dette krav men indebærer, at der er en Organisationsservice, der har oplysninger om foreningernes tegningsberettigede og kontaktoplysninger. Begge løsningsmodeller anvender konsekvent Digital post og dermed vil al henvendelse til foreningen kunne anvende denne kanal forudsat, at den er sat op til advisering af de rette foreningspersoner. I den nuværende situation kommer ansøgninger om godkendelse som forening, og om tilskud via forskellige kanaler i kommunerne blanketter og selvbetjeningsløsninger. Mange data skal genindtastes I fagsystemer eller excelark for at der kan beregnes tilskud eller for at lave lister over foreninger. Konsekvens: Spildtid på genindtastninger Løsning: Løsningsmodeller opfylder dette i varierede grad. Hvis det kommunale fagsystem er integreret med et ESDH-system, er det muligt at foretage automatisk journalisering. Løsningsmodel 2 har indbygget automatisk journalisering. 5.4 Foreningsdannelse to be Foreningsdannelsen er den første af foreningens livssituationer, som to-be rapporten sætter fokus på. I det efterfølgende gennemgås foreningsdannelsen fra det tidspunkt hvor en person eller personkreds ønsker at være frivillig (i en eksisterende forening eller i egen forening), til de er klar til at søge om godkendelse. 19

20 Figur 8 Foreningsdannelse understøttet af guides Personen eller personkredsen finder Foreningsguiden på kommunens hjemmeside, borger.dk eller fx DGI. Det er en digital guide, der via en række spørgsmål afklarer personen/personkredsens behov. Den spørger bl.a. ind til formål og aktiviteter. I den avancerede version vil den kunne pege på eksisterende foreninger med samme aktiviteter, så man kan vælge dem i stedet for at stifte sin egen forening. Den spørger også ind til behov for at få faciliteter og lokaler stillet til rådighed, og redegør for de krav det stiller til foreningen at modtage tilskud vedtægter, generalforsamling, CVR nummer o.s.v. Personen/personkredsen kan vælge at tilslutte sig en eksisterende forening eller at danne en frivillig forening uden vedtægter m.v. Det kan være fx et løbenetværk, der bruger byens stier og gader. Eller den beslutter sig for at blive en folkeoplysende forening (Se diagrammet). Personen/personkredsen kan fra Foreningsguiden downloade en vedtægtsskabelon med de krav, der er ufravigelige som låst tekst, og de øvrige som tekster der kan ændres. Foreningen færdiggør sit udkast til vedtægter, indkalder til stiftende generalforsamling og får godkendt vedtægter og organisering (tegningsberettigede, formand, kasserer mv). Foreningsservice er en delt service, der kan gemme foreningens dokumenter og organisering (med personlig NemID). Arbejdsgangen nedenfor fortsætter, hvor den forrige slap: 20

21 Figur 9 Dannelse og godkendelse af forening understøttet af guides Foreningen har i forrige proces etableret sig og er nu parat til at gennemføre ansøgningsproces om godkendelse som folkeoplysende forening. Denne proces indeholder tre trin : Personen (med personlig NemID) guides gennem oprettelser af CVR, NemID for foreningen, Digital Post på basis af oplysningerne om foreningens organisering, registreret i Foreningsservice. En guide understøtter den tegningsberettigede (med sin NemID) med at udfylde foreningens stamdata. Hvis stamdata findes i andre registre kan Foreningsservice i nogle tilfælde udveksle data med dem. Ansøgningsguiden guider den tegningsberettigede gennem ansøgning, som vedlægges bilag med vedtægter, referater mv. Kommunen sagsbehandler ansøgningen og træffer en afgørelse, som foreningen modtager i Digital Post. De to sidste guides genbruges senere. Selvbetjeningsguiden deler oplysninger fra Foreningsservice med kommunens fagsystem. 5.5 Foreningens ændrede stamdata to be Foreningens ændrede stamdata, er den anden livssituation som denne rapport sætter fokus på. I det efterfølgende gennemgås hvordan ændringer i foreninger kan gennemføres ved brug af Foreningsguiden, der understøtter den tegningsberettigede i at opdatere ændringerne. 21

22 Figur 10. Opdatering af foreningsoplysninger understøttet af guides I den øverste del af figuren viser handlingerne for den tegningsberettigede der skal opdatere stamdata enten fordi de er ændret eller fordi kommunen skal have vished for, at oplysningerne stadig er gældende. Man kan også indberette referat og bilag fra den årlige generalforsamling hvis der er interesse i det fra kommunen En guide understøtter den tegningsberettigede (som har identificeret sig med sin NemID) med at udfylde foreningens stamdata. Hvis stamdata findes i andre registre, kan Foreningsservice udveksle data med dem altså opdatere dem Kommunen modtager automatisk oplysningerne via Foreningsservice på samme måde som de centrale foreningsregistre. 22

23 5.6 Aktivitetstilskud to be Figur 11 Aktivitetstilskud Foreningen starter en guidet ansøgningsproces med to trin: Den tegningsberettigede registrerer foreningens aktiviteter (som kan være medlemstal) assisteret af en guide. Guiden vil ud fra de regler der gælder for kommunen, hjælpe med at indhente de oplysninger, der berettiger til de forskellige former for tilskud. Aktivitetstilskud dækker altså både over medlemstilskud, lokaletilskud, aktivitetstilskud og andre tilskud. Ansøgningsguiden bruger oplysningerne fra Foreningsservice til at udforme en ansøgning. Nederst vises, at sagsbehandleren får besked om ansøgningen, som sagsbehandles, og der træffes en afgørelse, som sendes til foreningens digitale postkasse. Tilskudsbeløbet går til foreningens NemKonto (via posteringsservice fx kommunens økonomisystem). 23

24 Bilag: Arbejdsgange fra as-is Foreningsgodkendelse as-is 24

25 Ændrede stamdata as-is 25

26 Aktivitetstilskud as-is 26