Prækvalifikationsmateriale Til begrænset udbud på Ejendomsadministration af almene boliger i Fredericia kommune Begrænset udbud internt referencenummer 2013-135114 Oktober 2013 Fredericia Kommune: Att.: Jeppe Bruhn Pedersen Gothersgade 20 DK-7000 Fredericia Danmark Jeppe.pedersen@fredericia.dk 1
Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 4 2. Definitioner... 4 3. Den ordregivende myndighed... 4 4. Prækvalifikationsmaterialet... 4 5. Udbuddets genstand og omfang... 4 6. Tidsplan... 5 7. Konsortier... 5 8. Forhandlingsforbud... 6 9. Fredericia Kommunes forbehold... 6 10. Spørgsmål til Prækvalifikationsmaterialet... 6 11. Anmodningsfrist... 6 12. Formkrav til anmodningen... 7 13. Sprog... 7 14. Behandling af anmodninger... 7 15. Udvælgelseskriterier... 7 16. Tildelingskriterium... 8 17. Udformning af anmodning... 8 18. Tilbudsgivers omkostninger... 9 19. Kontrakttildelingen... 9 2
Bilagsoversigt Bilag 1 Tro og Love erklæring Oversigt over statslige institutioner Erklæring om udelukkelseskriterierne artikel 45 Referenceliste 3
1. Indledning I overensstemmelse med Europa-parlamentets og rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåden ved offentlig indkøb udbyder Fredericia Kommune som begrænset EUudbud: Prækvalifikationsmateriale forud for begrænset udbud på ejendomsadministration af almene boliger. Bekendtgørelsen er offentliggjort i EU-tidende med følgende nummer: TED-publication xxxxxxxxx. [internt referencenummer 2013-135114] 2. Definitioner Kontrakt er det juridiske dokument, som regulerer retsforholdet mellem Fredericia Kommune og Leverandøren, hvad angår ejendomsadministration af almene boliger. Leverandøren er den tilbudsgiver, der vinder udbuddet, og derfor efterfølgende får tildelt Kontrakt med Fredericia Kommune. Tilbudsgiver er den juridiske person, der afgiver tilbud i forbindelse med nærværende udbud. Udbyder er Fredericia Kommune, der forestår nærværende udbud. 3. Den ordregivende myndighed Den ordregivende myndighed er Fredericia Kommune. Kontaktperson for udbuddet er: Fredericia Kommune Team Udbud & Indkøb Gothersgade 20, lokale 617 7000 Fredericia Att.: Jeppe Bruhn Pedersen Mail: jeppe.pedersen@fredericia.dk 4. Prækvalifikationsmaterialet Det samlede prækvalifikationsmateriale er opbygget på følgende måde: Prækvalifikationsbetingelser Bilag 1 5. Udbuddets genstand og omfang Fredericia Kommune ønsker at udbyde området; Ejendomsadministration af almene boliger. Udbuddet vedrører Fredericia Kommunes ejendomsadministration af almene boliger samt administration af tilknyttede servicearealer. De almene ejendomme i kommunalt regi omfatter i dag 382 lejemål samt servicearealer på 7.951,8 m 2 fordelt på i alt 12 almene boligafdelinger. Administrationen af boligerne omfatter følgende hovedopgaver: 4
Udlejning, opkrævning af boligafgift samt opsigelse Budget og regnskab for boligerne Vedligeholdelse, inspektion og tilsyn Sekretariatsvirksomhed og beboerkontakt Administration af tilknyttede servicearealer Fredericia Kommune betragter en overdragelse af administrationsopgaven til en Leverandør, som en virksomhedsoverdragelse med deraf følgende ansættelsesmæssige virkninger. Fredericia Kommune har i dag ansat 6 fuldtidsmedarbejdere (37 timer) tilknyttet til opgaven. Det drejer sig om 3 ejendomsserviceteknikere, 2 tekniske servicemedarbejdere og 1 teknisk serviceleder. Disse medarbejdere virksomhedsoverdrages til Leverandør på eksisterende løn- og ansættelsesvilkår jf. hertil også virksomhedsoverdragelsesloven. Aftalen forudsættes indgået med én Leverandør i form af en eneleverandøraftale. På baggrund af indkomne anmodninger udvælges 5 tilbudsgivere i denne prækvalifikation. Aftaleperioden vil være fra 01.05.2014 til 30.04.2017. Fredericia Kommune har mulighed for at forlænge aftalen yderligere 2 gange, med 12 måneder af gangen. Fredericia Kommunes Ejendomsafdeling afgiver kontrolbud på opgaven. Formålet med kontrolbuddet er at afklare, om en intern eller ekstern opgavevaretagelse vil være mest hensigtsmæssig. Der er således ikke tale om bud i traditionel udbudsretlig forstand. 6. Tidsplan Offentliggørelse af prækvalifikationsmateriale den 5. oktober 2013 Sidste frist for modtagelse af spørgsmål kl. 12.00 den 25. oktober 2013 Sidste frist for offentliggørelse af spørgsmål og svar uge 44 Sidste frist for modtagelse af anmodninger kl. 12.00 den 6. november 2013 Forventet beslutning om deltagelse uge 45 og 46 Forventet offentliggørelse af udbudsmateriale uge 46 7. Konsortier Såfremt anmodning afgives af en sammenslutning af virksomheder (konsortium), påtager de deltagende virksomheder sig solidarisk ansvar og hæftelse overfor Fredericia Kommune. Endvidere skal de deltagende virksomheder udpege en befuldmægtiget, som Fredericia Kommune med bindende virkning kan føre drøftelser samt indgå aftaler med. Ved sammenslutninger af Tilbudsgivere (konsortier) skal oplysningerne under udbudsmaterialets afsnit 15 Udvælgelseskriterier gives for den virksomhed der er udpeget som befuldmægtiget. De øvrige deltagende virksomheder i konsortiet skal blot vedlægge dokumentation og underskrift for opfyldelse af udelukkelseskriterierne (jf. afsnit 15): o Bilag 1 (a): Udfyldt Tro - og Love erklæring. o Bilag 1 (b): Erklæring om, at virksomheden ikke er udelukket fra at afgive tilbud i henhold til Udbudsdirektivets artikel 45. o Bilag 1 (c): Erklæring vedr. forpligtelser i henhold til skatter, afgifter og miljøbeskyttelse. Såfremt der indgås aftale med et konsortium, skal de deltagende virksomheder i forbindelse med kontraktindgåelse underskrive en erklæring om solidarisk hæftelse. 5
8. Forhandlingsforbud Det skal understreges, at Fredericia Kommune ikke kan forhandle med Tilbudsgiver. Der henvises til erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/73/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30. april 1994). "Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres tilbud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling." På den baggrund opfordres Tilbudsgiver til at sørge for, at den afgivne anmodning er fyldestgørende, behandler alle relevante forhold og indeholder alle nødvendige oplysninger, og at det er præcist i enhver henseende, således at der i princippet kan indgås Kontrakt uden forudgående drøftelser og forhandlinger. 9. Fredericia Kommunes forbehold Fredericia Kommune tager forbehold for administrative og politiske beslutninger, som kan ændre grundlaget for dette udbudsmateriale væsentligt. 10. Spørgsmål til Prækvalifikationsmaterialet Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende dette Prækvalifikationsmateriale skal være skriftlige og rettes til Jeppe Bruhn Pedersen, på e-mail: jeppe.pedersen@fredericia.dk, med emnet: Spørgsmål Udbud på ejendomsadministration af almene boliger Senest den 25. oktober 2013 kl. 12.00. Anonymiserede kopi af samtlige spørgsmål og de afgivne svar herpå, vil kunne findes på: http://www.fredericia.dk/erhverv/indkob-udbud/sider/aktuelle-kommunale-udbud.aspx Spørgsmål fremsendt inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter tidsfristen udløb, vil blive besvaret, såfremt Fredericia Kommune har mulighed for at besvare dem senest 6 dage inden anmodningsfristens udløb. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i Prækvalifikationsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål. 11. Anmodningsfrist Sidste frist for anmodning om deltagelse er: 6. november 2013 kl. 12.00. Anmodning bør sendes anbefalet, med kurer eller afleveres personligt på nedenstående adresse. Anmodning skal være i en lukket kuvert, hvorpå der foruden adressen er påført for den enkelte anmodning: "Anmodning om deltagelse i udbud på ejendomsadministration af almene boliger - må ikke åbnes af poståbningen". Anmodning skal sendes til/afleveres på følgende adresse: 6
Fredericia kommune Team Udbud & Indkøb, 1. sal, lokale 617 Gothersgade 20, Rådhuset 7000 Fredericia Att.: Jeppe Bruhn Pedersen Aflevering af anmodning kan ikke ske på en anden adresse. Såfremt der afleveres personligt skal dette være til Jeppe Bruhn Pedersen eller andet personale i lokale 617 (alternativt lokale 615). Hvis der afleveres andre steder kan det ikke garanteres, at anmodningen når frem til modtager i overensstemmelse med anmodningsfristen og bliver taget med i vurderingen. Anmodninger, der modtages efter den fastsatte frist, vil ikke blive taget i betragtning. 12. Formkrav til anmodningen Anmodningen skal afgives i underskrevet stand i både papirform og elektronisk form. For sidstnævnte form kan dette enten være på cd-rom eller USB-stik. Alle bilag skal vedlægges, udfyldes og underskrives. Evt. manglende oplysninger vil ikke blive indhentet, medmindre der er tale om supplerende oplysninger. 13. Sprog Anmodninger, samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. 14. Behandling af anmodninger Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af anmodningerne. Enhver anmodning vil blive behandlet fortroligt og anonymt af Fredericia Kommune, dog jf. reglerne om aktindsigt i forvaltningsloven og offentlighedsloven. Indkomne anmodninger vil ikke blive returneret. Alle deltagere i det begrænsede udbud vil modtage skriftlig underretning om den afgivne anmodnings antagelse eller afståelse hurtigst muligt efter, at Fredericia Kommune har truffet beslutning herom. Beslutningen herom forventes at finde sted uge 45 og uge 46. 15. Udvælgelseskriterier Forud for vurderingen af det afgivne tilbud, vil der ske en vurdering af virksomhedens egnethed set i relation til det udbudte område. På baggrund af udvælgelseskriterierne udvælges der 5 tilbudsgivere, der må deltage i dette begrænsede udbud. Vurderingen foretages i forhold til de nedenfor angivne udvælgelseskriterier på baggrund af den efterspurgte dokumentation. Ved anmodning afgivet af sammenslutninger af Tilbudsgivere (konsortier) skal oplysningerne vedlægges for hver deltager i konsortiet, se dog afsnit 7 for undtagelser hertil. Er der angivet underleverandører i anmodningen, skal Tilbudsgiver indestå for at disse ligeledes opfylder udvælgelseskriterierne, men dokumentation herfor skal modsat konsortier ikke vedlægges. 7
Ved anmodning skal følgende udfyldes, underskrives og vedlægges: Udelukkelsesgrunde o Bilag 1 (a): Udfyldt Tro - og Love erklæring. o Bilag 1 (b): Erklæring om, at virksomheden ikke er udelukket fra at afgive tilbud i henhold til Udbudsdirektivets artikel 45. o Bilag 1 (c): Erklæring vedr. forpligtelser i henhold til skatter, afgifter og miljøbeskyttelse. o Vedlægges separat: Kopi af Tilbudsgivers gældende erhvervsansvarsforsikring. Økonomisk og finansiel formåen o Vedlægges separat: Angivelse af virksomhedens egenkapital. Dette kan enten være kopi af Tilbudsgivers regnskabstal for det seneste disponible regnskabsår, afhængigt af hvornår den økonomiske aktør blev etableret eller startede sin virksomhed. Alternativt underskreven erklæring fra Tilbudsgivers revisor med angivelse af Tilbudsgivers egenkapital. o Minimumskrav: om positiv egenkapital i det seneste disponible regnskabsår. Teknisk og faglig formåen: o Bilag 1 (d): Referenceliste over de betydeligste, sammenlignelige leverancer, der er udført i løbet af de sidste 3 år (ved nystartede virksomheder oplyses evt. nuværende leverancer) med angivelse af opgavebeskrivelse, kunde og kontaktperson, antal administrerede boliger og kontraktsum. o Minimumskrav: Der skal kunne angives minimum 3 og højst 5 positive sammenlignelige referencer. Følgende minimumskrav gælder for tilbudsgivers referencer: Tilbudsgiver skal have varetaget administration af en ejendomsportefølje på minimum 300 boliger efter almenlejeloven. Oplysninger om Tilbudsgivers forpligtelser vedrørende skatter, afgifter, miljøbeskyttelse, bestemmelser om beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt kan fås ved henvendelse til SKAT, Miljøstyrelsen og Arbejdstilsynet. Opmærksomheden henledes på, at manglende fremsendelse af ovenstående oplysninger og dokumentation kan medføre, at anmodningen afvises som ikke - konditionsmæssig. Udbyder forbeholder sig dog ret til anvendelse af implementeringsbekendtgørelsen, såfremt en anmodning ikke opfylder de formelle krav, der følger af Prækvalifikationsmaterialet. 16. Tildelingskriterium Kontrakten vil blive indgået med den Tilbudsgiver, der afgiver den for udbyder laveste pris. 17. Udformning af anmodning Anmodning bør følge følgende disposition: Disponering af anmodning: 1. Kort indledning herunder kontaktoplysninger på Tilbudsgiver (navn, adresse, CVR nummer, kontaktperson, e-mail og telefonnummer) 2. Eventuelle forbehold. Tilbudsgiver skal klart redegøre for eventuelle forbehold til de i Prækvalifikationsmaterialets indeholdte krav og ønsker. 3. Udvælgelseskriterier 3.1 Tro- og Love erklæring (bilag 1(a)), SKAT, miljø og arbejdsmiljø (bilag 1 (b)) og art. 45 (bilag 1 (c)) 3.2 Referenceliste (bilag 1 (d)) 3.3 Erklæring eller regnskabsoplysninger for seneste disponible regnskabsår (vedlægges separat) 3.4 Kopi af Tilbudsgivers gældende erhvervsansvarsforsikring (vedlægges separat) 8
Alle bilag skal udfyldes, underskrives og fremsendes sammen med anmodningen. Såfremt der er flere Tilbudsgivere, der anmoder om deltagelse i forening, skal jf. pkt. 7 fremgå af anmodningen, med hvem Fredericia Kommune kan føre afklarende drøftelser med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres anmodning eller Fredericia Kommunes krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling. 18. Tilbudsgivers omkostninger Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med udarbejdelse af anmodning eller andet i forbindelse med nærværende udbudsforretning er Fredericia Kommune uvedkommende. 19. Kontrakttildelingen Efter sammenligning af de indkomne anmodninger accepteres deltagelse til de Tilbudsgivere, der vurderes bedst egnet til at løse nærværende opgave. Supplerende oplysninger til Prækvalifikationsmaterialet er Fredericia Kommunes ejendom og skal behandles fortroligt. Prækvalifikationsmaterialet må ikke kopieres og/eller bruges i andre sammenhænge uden tilladelse fra Fredericia Kommune. Fredericia Kommune anser ikke valg af leverandør for afsluttet, før end der er indgået endelig kontrakt med Tilbudsgiver. 9