Roskilde Dyrskue Information og regler Fødevareog Økologiudstillingen 7. 9. juni 2013 Sekretariat: Roskilde Dyrskue, Fulbyvej 15, 4180 Sorø Tlf. 70 26 62 00 www.roskildedyrskue.dk. E-mail: mail@roskildedyrskue.dk Kontakt: Eigil Osmundsen. Mobil 40 99 47 36. E-mail: eos@roskildedyrskue.dk Lisbeth Færch Gjerulff. Mobil 41 72 10 24. E-mail: lfg@roskildedyrskue.dk Sekretariat på Dyrskuepladsen (fra mandag 3. juni til mandag 10. juni ) Darupvej 19, 4000 Roskilde. www.roskildedyrskue.dk / E-mail: mail@roskildedyrskue.dk Udstillingens åbningstid: Fredag 7. juni kl. 09:00-19:00 Lørdag 8. juni kl. 09:00-19:00 Søndag 9. juni kl. 09:00-18:00
Side 2 af 8 Indholdsfortegnelse 1. Om udstillingen 2. Standleje og placering af stande 3. Udstillerkort 4. Gæstekort 5. Udstillerparkering 6. Servicekørsel 7. Program 8. Tilkørsel, forsendelse og opstilling 9. Nedtagning 10. Elektricitet 11. Hygiejne 12. Køl 13. Adgang til koldt og varmt vand 14. Toiletter 15. Bestemmelser under udstillingen 16. Almindelige bestemmelser 17. Datoliste
Side 3 af 8 1. Om udstillingen Roskilde Dyrskue afholder i dagene 7. 9. juni 2013 en særudstilling med fokus på regionale fødevarer fra det moderne landbrug. Formålet med udstillingen er at fremme kendskabet til regionens kvalitetsfødevarer hos de besøgende forbrugere, men også at fremme kendskabet til de regionale fødevarenetværk både hos forbrugere og eventuelle nye iværksættere og producenter. Til at udstille er inviteret en række regionale fødevareproducenter og -forhandlere, gårdbutikker fra hele regionen, fødevarenetværk samt enkelte gamle gode kendinge på dyrskuepladsen. Der kan udstilles alle slags produkter, f.eks. grøntsager, frugt, kød, brød, fjerkræ, fisk, mejeriprodukter, juice, saft, øl, vin, læskedrikke, kager og chokolade m.m. Udstillere opfordres til at uddele smagsprøver, skabe aktiviteter og har samtidig tilladelse til at sælge produkter i henhold til næringslovens bestemmelser. Udstillerne må gerne sælge let tilberedte retter fra standen, hvis de udstillede produkter indgår som en væsentlig ingrediens. Roskilde Dyrskue ønsker en alsidig og mangfoldig udstilling og forbeholder sig ret til at afvise udstillere eller produkter, hvis det skønnes, at disse falder udenfor udstillingens naturlige rammer.. 2. Standleje og placering af stande Standene etableres i telte og pavilloner med fast gulv. I tilknytning hertil indrettes aktivitetsområder og opholdsplads for publikum. Der reserveres plads til udstillere, der medbringer eget setup. Standene sælges i telt eller pavillon for kr. 650,- pr. m 2 + moms. For udstillere med eget set-up eller direkte salg forhandles standlejen individuelt. For alle stande er der el-tilslutning på 230 v inkluderet i prisen. Ekstra tilslutninger bestilles og afregnes særskilt, bestillinger via www.roskildedyrskue.dk / udstillerservice senest den 10. maj Alle udstillere på Roskilde Dyrskue bliver tillagt et gebyr på kr. 450,- + moms. Beløbet dækker en andel af omkostningerne ved synliggørelse af alle udstillere i udstillingslister, for optagelse i Roskilde Dyrskues udgivelser samt for optagelse på www.roskildedyrskue.dk. Efter tilmelding fremsendes faktura på standleje, som skal være betalt før tilmelding er endelig. Betalingsfristen fremgår af fakturaen. I tilfælde af afbestilling, og såfremt standen kan udlejes til anden side, vil den indbetalte standleje blive tilbagebetalt. Det er dyrskuet, der placerer standene, men samarbejder gerne med udstillerne om at finde de bedste løsninger. Udstillerne er forpligtet til at modtage de tildelte pladser. Det er ikke tilladt at fremleje, udlåne eller ombytte stande. Standleje inkluderer: Leje af areal i telt med fast gulv. Adgang til serviceområde / lager / køl / varmt og koldt vand Udstillerkort (partoutkort) P-tilladelse Indkøringstilladelse
Side 4 af 8 3. Udstillerkort Udstillerkort (partoutkort) tildeles efter følgende regler: Gårdbutikker: 4 stk for de 3 første facademeter. Større stande efter aftale. De udleverede udstillerkort, der kun må benyttes af udstilleren og evt. personale, giver fri adgang til pladsen under skuet. Yderligere udstillerkort kan rekvireres til kr. 150,00 + moms. 4. Gæstekort Roskilde Dyrskue tilbyder gæstekort, så firmaer kan invitere forretningsforbindelser og gæster til at besøge udstillingen. Kortene bestilles på særskilt bestillingsblanket eller kan rekvireres i Sekretariatet. Gæstekortene skal være påtegnet firmaets navn og adresse for at give gyldig adgang. Prisen er kr. 70,- + moms pr. besøgende, men kun for det antal kort, der benyttes. Kortene afleveres af gæsten ved indgangen, og opgørelse over de benyttede kort bliver fremsendt efter Dyrskuet. Minimumsbestilling er 10 gæstekort. 5. Parkeringstilladelse / udstillerparkering For udstillere og deres personale reserveres særlige parkeringspladser. Kort over udstillerparkering og parkeringstilladelser vil blive fremsendt sammen med billetter og det øvrige materiale. 6. Servicekørsel Ind - og udkørsel til udstillingsteltet på Dyrskuepladsen med person- og varevogne (tilhørende udstillere) kan finde sted før kl. 9.00 og efter kl. 19.00 bemærk søndag efter kl.18.00 med særlig servicekørselstilladelse påklæbet forruden. Alle passagerer i vognen skal være i besiddelse af gyldig adgangsbillet. Det understreges kraftigt, at denne servicekørselstilladelse IKKE giver mulighed for parkering på Dyrskuepladsen. I åbningstiden er der indført generelt P-forbud efter færdselslovens regler på hele Dyrskuepladsen. P-forbud gælder al parkering uden for afmærkede P-pladser. Ulovligt parkerede biler og biler uden gyldig tilladelse vil blive fjernet for ejers regning. 7. Program I Dyrskuets program vil der være en fortegnelse over udstillere med firmanavn, adresse og standnummer. Endvidere kan firmanavn og standnr. ses på www.roskildedyrskue.dk
Side 5 af 8 8. Tilkørsel, forsendelse og opstilling Tilkørsel af udstillingsmateriel og opbygning af stande kan påbegyndes mandag 3. juni og skal være afsluttet senest torsdag 6. juni kl. 16.00. Alle forsendelsesomkostninger påhviler udstillerne, og Roskilde Dyrskue har ikke ansvar for uheld og forsinkelser. Al til - og frakørsel af materiel før og efter Dyrskuet skal foregå fra Darupvej ad port 15. Al kørsel på pladsen skal foregå ad de afsatte veje med størst mulig hensyntagen til terrænets bæreevne og til de vandrender, der er placeret langs vejene. 9. Nedtagning Nedtagning af udstillinger og fjernelse af udstillingsgenstande må først finde sted søndag 10. juni efter kl. 18.00. Biler lukkes først ind efter kl. 18.00. Alle udstillingsgenstande skal være fjernet fra pladsen senest tirsdag 11. juni kl. 16.00. Efter denne dato har Roskilde Dyrskue ret til for udstillers regning at lade utilfredsstillende retablering udbedre og at lade uafhentet materiel fjerne. 10. Elektricitet I standlejen er inkluderet 1 stk. 230 volt stik med jord. Ønskes ekstra kapacitet skal dette bestilles via www.roskildedyrskue.dk senest 19. maj. Husk at medbringe ledning til tilslutning til tavle, der kan være op til 25 meter til nærmeste tavle. Det er ikke tilladt at benytte generator til elforbrug. 11. Hygiejne Dyrskuet samarbejder med Levnedsmiddelkontrollen i opbygningen af fødevareudstillingen, så alle regler omkring håndtering af levnedsmidler er opfyldt. Det betyder bl.a., at der er vaskbart gulv i standene, adgang til rindende koldt og varmt vand i teltet samt adgang til køl. Udstillere, som serverer smagsprøver, sælger fødevarer og små retter til publikum, skal udfylde en særskilt anmeldelse af egen stand til fødevareregion Nordøstsjælland. Læs folder "Om fødevarer ved midlertidige og lejlighedsvise arrangementer" fra Fødevaredirektoratet. Undtaget er udstillere, der har en permanent godkendelse, dog skal godkendelsen medbringes og forevises fødevarekontrollen på forlangende. Dyrskuet lægger anmeldelsesblanket og "OM-folder" til alle udstillere på www.roskildedyrskue.dk og koordinerer anmeldelserne til en samlet anmeldelse til fødevareregionen. Anmeldelsesblanket sendes til Roskilde Dyrskue, Fulbyvej 15, 4180, Att: Lisbeth Færch Gjerulff senest 10. maj. Fødevareudstillingen kan modtage besøg af fødevareregionen for udtagelse af prøver til kontrol. 12. Køl På udstillingsarealet opstilles en stor, fælles kølecontainer, hvortil udstillere kan få adgang. Ønskes køl på selve standen, anbefales det at leje eller medbringe køleskab/ fryseboks.
Side 6 af 8 13. Adgang til koldt og varmt vand Der indrettes et serviceområde med adgang til rindende koldt og varmt vand. Hvis der ønskes vand på standen, skal dette bestilles og betales særskilt. Til afvaskning af hænder, f.eks. i forbindelse med smagsprøver, kan en stor campingdunk med taphane med fordel bruges. 14. Toiletter Der opstilles særskilte, aflåste toiletvogne til udstillere. 15. Bestemmelser under udstillingen Alle stande skal være bemandet i åbningstiden. Fredag og lørdag fra kl. 9.00 til 19.00 og søndag fra kl. 9.00 til 18.00. Det er ikke tilladt at reklamere og udstille uden for egen stand uden forudgående aftale med dyrskuets ledelse. Anvendelse af højttaleranlæg er tilladt, hvis Dyrskuet skønner, det ikke generer andre udstillere. Dyrskuepladsen er indhegnet. Dyrskuet har nattevagt på pladsen og i udstillingen fra kl. 21.00 til kl. 09.00 i perioden tirsdag 4. juni til mandag 10. juni. Dyrskuet påtager sig intet ansvar for eventuel skade på personer eller ting, herunder tab ved hærværk, tyveri og brand. Alle oplysninger vedrørende pladsforhold, standplan, udstillerfortegnelse, parkerings og indkørselstilladelser, udstillerkort samt bestilte gæstekort vil blive fremsendt uge 21. Renovation Under hensyn til miljøet skal affald fra standene som noget nyt sorteres i 3 affaldstyper: pap, fedt og andet restaffald. I forbindelse med udsendelse af billetter. m.v. fremsendes vejledning i standenes affaldshåndtering. Regler fra Roskilde Brandvæsen for midlertidigt opstillede handels- og udstillingsstande på Roskilde Dyrskue 1) Elinstallationer: Bodernes elinstallationer udføres efter stærkstrømsreglementets bestemmelser. Roskilde Dyrskues elinstallatør opstiller grundinstallation i form af byggetavler. Det er udstillers eget ansvar at udføre tilslutning til tavlen, ligesom det er udstillers ansvar at gældende regler overholdes og at egne installationer er lovlige. 2) Gasinstallationer: Ved anvendelse af flaskegas til opvarmning skal følgende iagttages: Anvendelse af flaskegas skal anmeldes på anmeldes på særligt skema til Roskilde Brandvæsen
Side 7 af 8 (skemaet findes under udstillerservice) Anlæg med gasoplag på over 100 kg gas skal godkendes af Roskilde Brandvæsen (ansøgning indsendes til Roskilde Brandvæsen senest 17. maj 2013) Ved brug af 11 kg gasflasker: Der må max. forefindes 1 gasflaske pr. opvarmningsenhed. Ved brug af 33 kg gasflasker skal flaskerne opstilles i det fri i et ikke brandbart flaskeskab eller container. Flaskeskab/ container skal i samarbejde med Roskilde Dyrskue sikres mod påkørsel. Reserveflasker anbringes i de af Roskilde Dyrskue opstillede depoter. Gasinstallationer skal udføres af Roskilde Dyrskues aut. installatør ligesom gasaggregater skal godkendes af den aut. installatør inden ibrugtagning. Der må ikke forefindes gasflasker på under 11 kg. 3) Generelt Standenes for- og bagområde skal holdes ryddet for brandbart affald. - Anvendelse af levende lys er forbudt. - Ved anvendelse af åben grill skal denne stå i det fri med en sikkerhedsafstand på 2,5 m hele vejen rundt om grillen. - Der skal placeres 1 stk brandtæppe i nærheden af den åbne grill. - Anvendelse af åben grill kan ske efter forudgående aftale med Roskilde Brandvæsen. 16. Næring Enhver udstiller indestår for, at han driver lovlig næring her i landet og at de udstillede varer omfattes af hans næringsret. Erhvervs- og Selskabsstyrelsen tillader i medfør af næringsloven, at deltagere i udstillingen foretager direkte salg af de udstillede varer. Styrelsen tillader endvidere, at de forretningsdrivende optager bestillinger på de varer, som de normalt sælger til forbrugere. Salg og optagelse af bestillinger skal ske til varens sædvanlige pris. Det er en betingelse for afholdelsen af udstillingen, at samtlige stande er forsynet med udstillers navn og faste forretningsadresse. 17. Almindelige bestemmelser Enhver udstiller er erstatningsansvarlig for skade, som han eller hans personale eller disses effekter måtte forårsage på det lejede, på de personer og effekter, der befinder sig på det lejede eller på udstillingsarealet i øvrigt. Forsikringer af enhver art påhviler udstilleren. Roskilde Dyrskues ledelse forbeholder sig ret til at aflyse Dyrskuet. Indbetalt standleje vil blive tilbagebetalt. Udstillerne har ikke krav på erstatning for andre afholdte udgifter, tabt arbejdsfortjeneste eller lignende. Indskrænkninger i udstillingens omfang eller varighed som følge af forbud fra myndigheder eller andre forhold af uforudseelig og tvingende art medfører ingen ret til reduktion af standleje eller krav på erstatning. Alle tvister vedrørende udstillingen afgøres inappellabelt af Roskilde Dyrskues ledelse med udelukkelse af rettergang.
Side 8 af 8 Roskilde Dyrskues ledelse forbeholder sig ret til at ændre og supplere ovennævnte udstillings-regler. Følg Roskilde Dyrskue på www.roskildedyrskue.dk - løbende opdateringer af aktiviteter, udstillerlister, nyheder og program.