Ejerforeningen Nordre Munkegård 15. april 2011 Bestyrelsens beretning 2010-2011 Bestyrelsen Ejerforeningens bestyrelse har i 2010-2011 holdt 10 bestyrelsesmøder, heraf et kort, ekstra møde i december. I løbet af året udtrådte Brian Wærn Johannesen af bestyrelsen på grund af flytning og i stedet indtrådte Jørgen Hartmann, valgt som suppleant. Bestyrelsen har gennem opslag og ikke mindst på hjemmesiden i lighed med tidligere år bestræbt sig på at informere om vores arbejde og aktuelle sager i bebyggelsen. Hjemmeside Nordre Munkegård har gennem nogle år haft en hjemmeside, www.nordremunkegaard.dk, der bringer nyt fra ejerforeningens bestyrelse og fra beboerrepræsentanterne. Hjemmesiden er også åben for andre, der har noget på hjerte. Freddy Nielsen har således gjort en stor indsats ved at fotografere årets gang i Nordre Munkegård og ved at lave en serie om anlæggelse af UG-stationer og asfaltering. Freddy har desuden bidraget med gode råd om modtagelse af kabel TV fra YouSee. Webmaster, der også er formand, har flere ønsker til videreudvikling af hjemmesiden, men må konstatere, at han ikke kan overkomme det hele. Ejerforeningen er derfor interesseret i at få hjælp til at vedligeholde og videreudvikle hjemmesiden fra en beboer, der har erfaring med at arbejde med hjemmesider. Økonomi Regnskabet for 2010 viser et overskud på 1,6 mio. kr. mod et budgetteret overskud på 0,3 mio. kr. Overskuddet skyldes i væsentligt omfang, at vi på grund af vinteren ikke blev færdige med UG-stationer og asfaltarbejde, og at planlagt vedligeholdelsesarbejde er udskudt. Ud over UG-stationerne og asfaltarbejdet foran blok 3 og 4, drejer det sig blandt andet om udskydelse af kloakfotografering i resten af bebyggelsen, ombygning og overdækning af containerpladsen, samt rensning af ventilationskanaler. Resultatet er tilfredsstillende, og den udskudte færdiggørelse og vedligeholdelse vil blive gennemført i 2011 og finansieret ved at bruge af "opsparingen". Personale Ejerforeningen beskæftigede ved udgangen af 2010 4 personer: Varmemester Jørgen Nielsen Ejendomsfunktionær Sveinn Runar Olafson
Ejendomsfunktionær Kenneth Hansen Ejendomsfunktionær El Hussein Rabti Bestyrelsen undlod sidste år at genbesætte en stilling som ejendomsfunktionær. Det betød, at vi i en periode var bemandet i underkanten i forhold til de arbejdsopgaver, gårdmændene havde. Med lukningen af affaldsskakte og etableringen af de nedgravede affaldscontainere er situationen nu rettet op, så bemandingen igen passer til opgaverne. Bestyrelsen vil hele tiden vurdere, om bemandingen svarer til de arbejdsopgaver, som varmemester og gårdmænd skal løse. Vi havde 1. februar 2011 besøg af arbejdstilsynet. Det resulterede i, at Nordre Munkegård fik en grøn smiley. Bestyrelsen betragter den grønne smiley som meget tilfredsstillende og som et resultat af den indsats, vi har gjort for at forbedre arbejdsmiljøet på ejendommen. Energimærkning Nordre Munkegård blev energimærket den 7. januar 2011. Nordre Munkegård er opdelt i to matrikler, en på hver side af Dalstrøget, og vi har desuden tre erhvervslejemål. I henhold til lovgivningen skal der udarbejdes et energimærke for hver af de to matrikler og et for hvert af de tre erhvervslejemål, i alt fem energimærker. Boligblokkene på begge sider af Dalstrøget, børnehaven og vaskeri/solarium opnåede energimærke E, mens Netto fik energimærke F. Sammen med energimærkerne modtog ejerforeningen en række forslag til, hvorledes energiforbruget kan formindskes og energimærkningen dermed forbedres. Disse forslag vil indgå i planlægningen af Nordre Munkegårds renovering. Energimærkningen er udført af Korsbæk & Partnere Rådgivende Ingeniører KS og gælder i fem år. Energimærkerne ligger på Nordre Munkegårds hjemmeside, og man kan læse mere om energimærkning på energistyrelses hjemmeside. Energimærkerne ligger desuden på www.boligejer.dk. Dagrenovation, UG- stationer og containerplads Efter drøftelsen på sidste års generalforsamling besluttede ejerforeningens bestyrelse at fortsætte med planerne om at lukke affaldsskaktene og i stedet etablere et system af nedgravede affaldscontainere ved ejendommens tilkørselsveje. Bestyrelsen besluttede sig efter en udbudsforretning at lade entreprenørfirmaet Viuff A/S etablere de nye containere, UG-stationerne, med 14 Molok containere på hver 5 m 3. Lukningen af affaldsskakte var en principiel sag for kommunen, og det tog derfor lang tid at få byggetilladelse i kommunen, så arbejdet kunne derfor først starte i oktober 2010. Den 13. december kunne de nye affaldscontainere tages i brug, men desværre gjorde den tidlige vinter, at entreprenørfirmaet ikke kunne lægge fliser og færdiggøre arealerne rundt om UGstationerne. Det betød, at vi vinteren over måtte klare os med stabilgrus og i en periode bruge gangbrædder til containerne. Arbejdet forventes færdigt først i maj 2011. Da vi annoncerede lukningen af affaldsskakte, kom der enkelte indvendinger fra blandt andet lejernes repræsentanter. Disse indvendinger blev gentaget på lejernes ordinære beboermøde i marts 2011. På mødet blev det hævdet, at hjemmehjælpen ikke ville tage affaldsposerne med ned, når de alligevel var på besøg, og at de i givet fald skulle have visiteret 15 minutter ekstra for at tage affaldsposen med ned. Efterfølgende har hjemmehjælpsdistrikt Søndersøhave op-
lyst, at hjemmehjælpen selvfølgelig tager affaldsposerne med, når de er her, og det hvad enten de er her hver dag, hver anden dag eller en gang om ugen. Derimod visiterer de ikke ekstra hjemmehjælp alene for at hente en affaldspose 2-3 gange om ugen. Arbejdet med UG-stationerne nærmer sig færdiggørelse. Vi har endnu nogle problemer med de tre UG-stationer ved blok 9, 10 og 11, hvor containerne stikker højere op, end planlagt, samt med nogle af lågene, der skal justeres, så de ikke blæser op i utide. Problemerne forventes løst i maj måned. For de UG-stationer, hvor der er lagt asfalt, vil arbejdet blive gjort færdigt sammen med det øvrige asfaltarbejde. Også arbejdet med at gøre containerpladsen mindre og overdække den blev udskudt på grund af den tidlige vinter. Arbejdet er sat i gang i april 2011 og forventes afsluttet først i juni 2011. Samtidig vil tilkørselsforholdene til parkeringsplads og containergård blive forbedret, og vi vil udbedre asfalten på tilkørselsvejen. I september stoppede gårdmændene indsamlingen hver tirsdag af storskrald ved de enkelte blokke. I forbindelse med lukningen af affaldsskakte og stop for indsamling af storskrald lavede bestyrelsen en brochure om affaldshåndtering i Nordre Munkegård og opdaterede hjemmesiden. Brochuren kan fås ved henvendelse til varmemesteren. Asfalt Asfalten ved blok 3 og 4 var i så dårlig stand, at den ikke ville kunne holde til, at skraldebilerne hentede affaldet i UG-stationerne ved de lave blokke. Det blev derfor besluttet at forny asfalten ved de to blokke og at udbyde arbejdet sammen med etableringen af de nye affaldscontainere. Inden asfaltarbejdet startede, fik vi fotograferet vores kloakker ved de to blokke og fjernet en forsnævring, hvor kloakken var ved at stoppe til. Fotograferingen viste derudover, at kloakkerne var i god stand. Da asfalten var skrællet af, viste det sig, at bærelaget var utilstrækkeligt, og det var nødvendigt at forstærke det, inden den nye asfalt blev lagt på. Også her blev vi indhentet af den tidlige vinter, og færdiggørelsen af asfalten kan først finde sted i løbet af foråret, når vejret er blevet så varmt, at det kan nytte at tromle asfalten. I forbindelse med lægningen af ny asfalt ved blok 3 og 4 blev antallet af parkeringspladser udvidet ved begge blokke, så der netto blev 4 nye parkeringspladser ved blok 3 og 6 stk. ved blok 4. Samtidig med asfaltarbejdet ved blok 3 og 4, fik vi repareret en række af de værste huller på de øvrige stikveje. Det er fortsat planen at forny asfalten på vores stikveje de kommende år. Inden vi fornyer asfalten, skal vi have undersøgt, om kloakkerne er i orden, så eventuelle mangler kan blive repareret, inden vi lægger ny asfalt. Parkering og parkeringspladser Vi har for få parkeringspladser i forhold til antallet af beboere med biler, og det kniber derfor i perioder med at få plads til alle. Så meget desto mere ærgerligt er det, at beboere fra nabobebyggelser og andre udefra kommende benytter vores parkeringspladser. Administrator har lavet en seddel, der kan sættes i forruden på de ulovligt parkerede biler, hvor vi gør opmærksom på, at de parkerer på privat grund, og at de i gentagelsestilfælde vil blive politianmeldt.
Bestyrelsen skal desuden gøre opmærksom på, at parkering kun må ske i de afmærkede felter og ikke foran UG-stationer, på tilkørselsveje, eller hvor de i øvrigt kan være til gene. Også her har vi fået lavet en seddel, der kan sættes i forruden på bilerne. Skulle det ikke hjælpe, overvejer bestyrelsen at engagere et professionelt P-firma til at overvåge vores P-pladser. Vi vil dog følge udviklingen og se, om ikke sedler og venlige henstillinger kan løse problemerne. Renoveringsprojekt Efter generalforsamlingen sidste år nedsatte ejerforeningens bestyrelse som aftalt en arbejdsgruppe med deltagelse fra Aage V. Jensens Fonde, Dan-Ejendomme, beboerrepræsentanter, ejerforeningens bestyrelse og en ejer og en lejer. Sammensætningen blev: Jan Rubin, ejerforeningen (formand) Trine Jensen, ejerforeningen Rita Rahbek Russel, Dalstrøget 66, 3. th., lejer Jeanne Degnbol, Dalstrøget 129, st. tv., ejer (sekretær) Torben Hill-Madsen, lejerne Torben Steen Petersen, lejerne Jens Nielsen, Dansk Inveco (Aage V. Jensen Fonde) Jørn Goor, Dan-Ejendomme as Søren Styrk Larsen, suppleant for lejerne Arbejdsgruppen tilknyttede arkitekt Karl Huggenberger fra arkitektfirmaet Friborg og Lassen A/S som teknisk rådgiver. Gruppen har indtil påsken 2011 holdt 7 møder og har informeret om sit arbejde på vores hjemmeside. Det var et ønske fra generalforsamlingen og fra Aage V. Jensens Fonde, at mulighederne for energibesparelser i forbindelse med en renovering blev undersøgt. Firmaet Korsbæk og Partnere, der gennemførte energimærkning af ejendommen, vurderede samtidig mulighederne for energibesparelser. Dette arbejde er videreført i samarbejde med ESCO Gruppen, som ud over Korsbæk og Partnere består af Energirådgiverne A/S (som Elforsyningen Nordvendsyssel står bag), Clorius Controls A/S (automatisering af varme- og energianlæg) og KPF Arkitekter A/S. På et møde den 1. april 2011 præsenterede ESCO Gruppen sit oplæg til energirenovering af Nordre Munkegård. Oplægget var nærmest at betragte som et idékatalog og indeholdt ikke forslag til finansiering eller en beskrivelse af, hvorledes garantien for energibesparelserne ville blive udformet. Idékataloget omfattede kun boligblokkene og ikke de tre erhvervslejemål. Idékataloget, investeringsbehov, forventet energibesparelse og tilbagebetalingstid kan findes på vores hjemmside, www.nordremunkegaard.dk. ESCO Gruppen vil ikke, som oprindeligt oplyst, selv stå for finansieringen, men har indgået en samarbejdsaftale med Nykredit Bank om, at de på "gunstige vilkår" vil finansiere en renovering. Der er nævnt 4 % lån over 20 år, men det skal understreges, at vilkår og betingelser ikke er præciseret. Arbejdsgruppen afventer at blive kontaktet af Nykredit for en nærmere drøftelse af betingelserne. I det første oplæg fra ESCO Gruppen var ESCO Gruppen villig til at garantere den lovede energibesparelse +- 10 %. Således, at hvis vi kun opnår 75 % af den lovede besparelse, ville
ESCO Gruppen betale forskellen op til de 90 % energibesparelse, svarende til de manglende 15 %. Skulle energibesparelsen blive større end lovet, ville gevinsten tilfalde Nordre Munkegård. I det seneste oplæg vil ESCO Gruppen garantere en energibesparelse på +- 5 % af det lovede. Såfremt besparelsen bliver større end det lovede, skal energibesparelser på mere end 5 % af det lovede deles med 50 % til ESCO Gruppen og 50 % til Nordre Munkegård. Det er bestyrelsens opfattelse, at det ikke vil være holdbart at udskyde en renovering ret meget længere. Bestyrelsen vil derfor opfordre arbejdsgruppen til at afslutte arbejdet snarest, så der kan indkaldes til orienteringsmøde og generalforsamling i efteråret 2011. Såfremt renoveringen ikke sættes i gang inden for de næste to år, vil det være nødvendigt at genoptage turnusvedligeholdelsen, hvilket vurderes at ville koste omkring 1,5 mio. kr. pr. år og noget mere de første år på grund af efterslæb, svarende til en stigning i fællesomkostninger med 10-15 %. Det står klart, at det ikke vil være holdbart at medtage alle ESCO Gruppens forslag i det endelige forslag til renovering. Afhængig af oplægget fra arbejdsgruppen forestiller bestyrelsen sig, at en renovering kan omfatte: Fornyelse af tag, afstivning af tagkonstruktion, flytning af ventiler og efterisolering af lofter Udskiftning af vinduer og yderdøre mod svalegange i blok 9, 10 og 11 Optimering af varmeanlæg, belysning og andre tekniske installationer Andre vedligeholdelsesarbejder Nordre Munkegård blev i mindre omfang ramt af det heftige regnskyl i weekenden den 14.- 15. august sidste år, hvor vi havde vand i kældrene i blok 4 og 9. Vi har efterfølgende konstateret, at der var en prop i kloakken ved blok 4, og at en brønd var knækket ved blok 9. Begge dele er repareret, og vi håber derfor på at kunne undgå gentagelser. Der havde desværre hobet sig meget efterladt gods, som papkasser, møbler, gæstesenge, lamper, gamle fjernsyn og andet "ragelse" i kældrene. For det mestes vedkommende var der tale om ting, der kan brænde, og som allerede af den grund ikke må stå uden for de aflåste kælderrum. Efter annoncering på opslag ryddede varmemesteren og gårdmændene kældrene for "ragelse" og kørte væk med 3 store læs. Bestyrelsen opfordrer alle til at lade være med at stille sådanne ting i de åbne dele af kældrene. Da mange desuden har adgang til kældrene, er tingene ikke sikret mod tyveri. Det er også nogle år siden, vi har ryddet ud i efterladte cykler, og der står mange "lig", som fylder op i kældrene. Bestyrelsen vil i 2011 også sørge for rydning af kældrene for efterladte cykler og cykellig. Det er efterhånden mange år siden, at vi har fået renset vores ventilationskanaler. I april startede arbejdet, der vil tage en måneds tid. Sidst i efteråret faldt et stykke af svalegangen ved blok 2 ned. Den tilkaldte ingeniør konstaterede, at der ikke fare for nedstyrtning og foreslog en reparation svarende til dem vi tidligere havde fået lavet på svalegangene ved blok 3 og 4. Vi har indhentet tilbud på reparationen, der vil blive sat i gang snarest.
Vintervejret og saltningen tog hårdt på vores indgangspartier og på kældertrapperne for enden af blokkene. Mureren er startet og regner med, at bruge omkring 1 måned at få fjernet den nedbrudte beton, støbt nyt op og få lagt nye klinker i indgangspartierne. De grønne områder I forbindelse med asfaltarbejdet og placeringen af UG-stationerne var det nødvendigt at fælde en række træer. Desuden har ejerforeningen i årets løb ladet enkelte andre træer, der var blevet for store eller stod uheldigt, fælde. Det er bestyrelsens opfattelse, at det for at vedligeholde en varieret beplantning er nødvendigt at fælde sådanne træer. Der vil blive plantet yngre træer i stedet for, for på den måde at bibeholde områdets karakter med en varieret beplantning. Fældning af træer og ændring af beplantningen fremkalder ofte store følelser, og haveudvalget og bestyrelsen fik da også i forbindelse med fældningen af træer flere tilkendegivelser for og imod. Det er umuligt at stille alle tilfreds, og det skal understreges, at bestyrelsen ikke ønsker at ændre ved beplantningens karakter, men at det netop derfor er nødvendigt med en løbende foryngelse. Hegnet mod Ny Munkegård blev i efteråret 2010 udskiftet med et nyt raftehegn, der i marts 2011 fik sat hætter på stolperne, så de kan holde lidt længere. Udgiften til det nye hegn er delt med Ny Munkegård. Vi havde sidste år problemer med et hul i hegnet til naboerne i Gladsaxe. Hullet blev lukket med et kraftigt hegn. Vi har siden fået flere huller, der er blevet nødtørftigt lukket. Vi arbejder på en mere permanent løsning, der helst skal ske i samarbejde med naboerne, så vi kan undgå uønsket trafik over plænen på ulige side. Vintervejret har også i det forløbne år givet en del ekstraarbejde for varmemesteren og gårdmændene, der alle har puklet for at holde vores fortove, stier og tilkørselsveje ryddelige. Desværre løb vi i lighed med mange andre næsten tør for salt i december og var nødt til at rationere og kun salte det allermest nødvendige. Ordensregler Efter lukningen af affaldsskaktene og flytningen af containerpladsen skal vi have opdateret ordensreglerne, så de kommer til at passe med de faktiske forhold. Bestyrelsen har udarbejdet et forslag til ændringer, som er blevet forelagt beboerrepræsentanterne (lejernes repræsentanter). Beboerrepræsentanterne har nogle ønsker til tilføjelser og præcisering af reglerne, og kunne derfor ikke nå at forelægge de nye regler på det ordinære beboermøde i marts 2011. Ejerforeningens bestyrelse vil fortsætte drøftelserne med beboerrepræsentanterne, og der vil derefter blive indkaldt til et fællesmøde for ejere og lejere, hvor de ændrede ordensregler kan forelægges. Bestyrelsen skal i denne forbindelse opfordre beboerne, specielt i de høje blokke, til at lave forårsrengøring på altanerne. Der er alt for mange steder, hvor der står papkasser, kasserede møbler og andet ragelse, der ikke just pynter, og som heller ikke må stå på altanerne. Samtidig opfordrer bestyrelsen til at fjerne defekte persienner og til at udskifte de lærredsafskærmninger, der er lasede eller jordslåede, så altanerne igen kommer til at se fornuftige ud.
Bestyrelsen overvejer, om vi skal montere en fast afskærmning på altanerne i blok 9, 10 og 11 for herved at undgå de jordslåede og meget forskellige afskærmninger. Det skal i givet fald skrives ind i ordensreglerne, når de alligevel skal ændres. En afskærmning med mat folie på altanernes glas har været overvejet, men vil ikke give den ønskede afskærmning, da glasset på altanerne kan skydes til side, og man dermed kan se uhindret ind på altanerne. UG-stationerne er kun til dagrenovation, det vil sige køkkenaffald og lignende. Flasker, aviser, papkartoner og andet affald, der ikke er dagrenovation må ikke komme i containerne, men skal afleveres i flaskecontainerne ved Netto, i aviscontainerne eller på vores containerplads. Ligeledes er det forkasteligt at stille affald ved siden af UG-stationerne. Det ser ikke kønt ud og giver ekstra arbejde til gårdmændene. Mødelokale Det gamle varmemesterkontor på Dalstrøget 62 blev i efteråret 2010 indrettet som mødelokale. Mødelokalet er bart bortset fra stole og borde. Det skal bemærkes, at der ikke er toilet i forbindelse med mødelokalet, men at toilettet i gavlen af blok 8 kan benyttes. Ejerforeningen har aftalt, at beboerrepræsentanterne kan låne lokalet til deres møder. Mødelokalet kan også lånes af foreninger og andre i bebyggelsen, der har brug for et mødelokale. Endelig er det meningen, at lokalet kan lånes af håndværkere og entreprenører til kontor og/eller mødelokale, mens de arbejdet på ejendommen. Mødelokalet er ikke tænkt som et festlokale, og det må ikke bruges til receptioner eller festlige sammenkomster. Mødelokalet administreres af varmemesteren, som hvis han er i tvivl, kan spørge ejerforeningens bestyrelse.