Sundheds- og trivselspolitik

Sundheds- og trivselspolitik April 2010

SUNDHEDS- OG TRIVSELSPOLITIK Personalestyrelsen ønsker, at alle medarbejdere trives på arbejdspladsen. Vi ønsker at bidrage til medarbejdernes mulighed for at leve et sundt liv. Det gør vi, fordi medarbejderne tilbringer en stor del af deres dagligdag på arbejdspladsen, og fordi sunde og veltilpasse medarbejdere er mere motiverede og effektive. Personalestyrelsens Sundheds- og trivselspolitik beskriver vores retningslinjer og tiltag, når det gælder kost, rygning, alkohol og misbrug, krop og motion samt trivsel. Trivsels-delen udmønter sig i overskrifterne Balance mellem fritid og arbejde, Sociale arrangementer, Vores fysiske arbejdsmiljø, Forebyggelse og håndtering af stress, samt Sygdom. Se derudover Personalepolitikken for øvrige elementer vedrørende trivsel. Sundheds- og trivselspolitikken suppleres af en handlingsplan, som løbende vil blive opdateret af sundhedsudvalget og HR. Se handlingsplanen under hvert afsnit. NYT I 2010: Sidste år fokuserede vi meget på tiltag inden for krop og motion i år vil vi gerne dreje fokus over på forebyggelse af stress. SUNHEDS- OG TRIVSELSPOLITIK 1

2 SUNDHEDS- OG TRIVSELSPOLITIK

1. KOST Kostpolitikken skal understøtte medarbejderne i en sund livsstil ved blandt andet at give mulighed for at vælge sundt til møder, kurser og i kantinen. De overordnede mål med kostpolitikken er: At skabe og understøtte sunde kostvaner hos medarbejderne for at fremme sundhed og velvære. At sikre medarbejderne en kost, der medvirker til at holde et højt koncentrationsog energiniveau hos medarbejderne dagen igennem. At forebygge kostrelaterede sygdomme på længere sigt. Se Personalestyrelsens Kostpolitik for uddybning af politikken og beslutninger vedrørende mødeservering og kantineudbud. HANDLING 2010 - OPDATERES LØBENDE Nyt intranet: Det sunde hjørne på nyt intranet skal bl.a. bruges til at medarbejdere kan give hinanden gode tips og anbefalinger, fx om smoothie-ordninger, anbefalinger af diætister. opskrifter m.m. Medarbejdere opfordres til at sende opskrifter til kantinen. Frugtordning: Efter forsøg m. økologi i 2009, kører frugtordning videre som sædvanlig. Dog vil HR se på fordeling af frugt pr. division. Der skulle gerne være 1 frugt pr. ansat pr. dag. HR informerer om dette. SUNHEDS- OG TRIVSELSPOLITIK 3

2. RYGNING Personalestyrelsen er en røgfri arbejdsplads, og det er ikke tilladt at ryge i husets kontorlokaler, fællesarealer, mødelokaler og toiletter. Ved rygning i gården skal der naturligvis tages hensyn til kollegaer i bygningen (åbentstående vinduer o. l.). I det daglige har alle et ansvar for, at styrelsen er røgfri. Personalestyrelsen tilbyder rygestopkurser inkl. betaling af nikotinpræparater i kursusperioden. HANDLING 2010 - OPDATERES LØBENDE HR annoncerer mulighed for gratis rygestopkursus på Campus 4 SUNDHEDS- OG TRIVSELSPOLITIK

3. ALKOHOL- OG MISBRUG Der serveres ikke alkohol i Personalestyrelsens kantine i den daglige åbningstid. Man må ikke være påvirket af alkohol eller andre beruselsesmidler i arbejdstiden, eller når man repræsenterer Personalestyrelsen uden for huset. I tilfælde af at en medarbejder har et misbrug af alkohol eller stoffer og ikke selv søger hjælp, har kolleger et medansvar for at tage affære. Som medarbejder kan man drøfte det med pågældende kollega, kontorchefen eller HR. Chefen har et overordnet ansvar for at tage problemet op i samtale med pågældende medarbejder. Personalestyrelsen har en beredskabsplan, som chefer og HR kan bruge, i tilfælde af at en medarbejder har et misbrug af alkohol eller stoffer. Personalestyrelsen tilbyder at betale for behandling/afvænning efter aftale med kontorchef eller HR. HANDLING 2010 - OPDATERES LØBENDE Chefkreds, TR og SR sættes ind i brug af beredskabsplaner. Beredskabsplaner herunder oversigter over typiske symptomer gøres tilgængelige for alle medarbejdere via intranettet. SUNHEDS- OG TRIVSELSPOLITIK 5

4. KROP OG MOTION Motion og bevægelse er vigtigt for sundhed og trivsel i dagligdagen. Personalestyrelsen ønsker at forebygge ryg-, skulder- og nakkeproblemer i forbindelse med stillesiddende arbejde. Derfor tilbyder vi vores medarbejdere massageordning, årligt besøg af ergoterapeut samt information om forebyggende øvelser via intranettet. Vi understøtter Walk & Talk-møder med forslag til ruter i området, således at man i forbindelse med egnede møder kan få lidt motion og frisk luft. Vi prioriterer gode faciliteter til medarbejdere, der cykler på arbejde. Derfor har vi ekstra udendørs cykelparkering om sommeren og en hydraulisk cykelpumpe i den indendørs cykelparkering. Desuden stiller vi tjenestecykler til rådighed, når man skal til møde ude i byen. Vi giver økonomisk støtte til fælles motionsaktiviteter på medarbejdernes initiativ efter en vurdering i HR. Det være sig deltagelse i cykelløb, motionsløb, motionskampagner e.l. HR annoncerer hvert forår en inspirationsliste. 6 SUNDHEDS- OG TRIVSELSPOLITIK

HANDLING 2010 - OPDATERES LØBENDE Forår: HR annoncerer inspirationsliste med motionskampagner, løb mm, som man kan få økonomisk støtte til. Alle medarbejdere tilbydes et opfølgende Sundhedstjek i marts. Yoga-holdet fortsætter med en forårssæson på 10 fredage fra 12. februar. Alle er velkomne til at deltage Det overvejes, om efteråret skal byde på pilates eller fortsætte med yoga. PERSTrunners træner til marathon. Alle er velkomne til at deltage. TeamPERST Cykelhold begynder træning i foråret. Alle er velkomne til at deltage Re-lancering af Walk & Talk-ruter i foråret evt. i forbindelse med ny skridttællerkonkurrence Sundhedshjørne på nyt intranet: Om bolde og rygøvelser, rabatter til fitnesscentre m.m. TeamPerst brandes på det nye intranet som paraplynavn for forskellige medarbejderinitiativer såsom løbehold, cykelhold m.m. SUNHEDS- OG TRIVSELSPOLITIK 7

5. TRIVSEL Personalestyrelsen ønsker, at alle medarbejdere trives på arbejdspladsen. Derfor har vi fokus på en god balance mellem fritid og arbejde samt forebyggelse og håndtering af stress og sygdom. Vi prioriterer desuden sociale arrangementer og et godt fysisk og psykisk arbejdsmiljø. Se derudover Personalepolitikken for øvrige elementer vedrørende trivsel. BALANCE MELLEM FRITID OG ARBEJDE Personalestyrelsen lægger vægt på, at medarbejderne har mulighed for at skabe en god balance mellem fritid og arbejde. Muligheden for fleksibilitet er derfor væsentlig for din trivsel. Personalestyrelsens ledelse udviser fleksibilitet i forhold til, hvordan du tilrettelægger din arbejdstid, for at dit arbejds- og privatliv kan hænge fornuftigt sammen. Muligheden for fleksibilitet vil dog altid være underlagt hensynet til løsningen af opgaverne og betjening af Personalestyrelsens brugere. Det forventes således også, at du udviser fleksibilitet, når opgaverne kræver det. Fælles arrangementer såsom foredrag og møder lægges så vidt muligt inden for normal arbejdstid. Personalestyrelsen har indrettet et familierum, så man efter aftale med chefen har mulighed for at tage sit barn med på arbejde, hvis børnehaven fx holder lukkedag. HANDLING 2010 - OPDATERES LØBENDE PerstAkademiet afholder min. 1 arrangement årligt med fokus på det hele menneske dvs. ikke kun arbejdsrelateret. Se i øvrigt tiltag under forebyggelse og håndtering af stress 8 SUNDHEDS- OG TRIVSELSPOLITIK

SOCIALE ARRANGEMENTER I Personalestyrelsen lægger vi vægt på sociale arrangementer, og vi har derfor en række fast tilbagevendende begivenheder. Desuden bakker vi op om arrangementer på medarbejderes initiativer såsom fredagscafé, deltagelse i DHL-stafet o. l. I Personalestyrelsen afholder vi hvert år: Personalekonference Sommerfest Julefrokost HANDLING 2010 - OPDATERES LØBENDE Medarbejderne (i eller på tværs af divisioner) opfordres til at arrangere fredagscaféer for hele huset dog max. én gang pr. måned. (Pssst-redaktionen sørger for opfordringerne i 2010) Sundhedsudvalget tager initiativ til en særlig event ca. en gang i kvartalet. Spis 600 g. frugt og grønt-konkurrence er afholdt i marts. Indholdet af kommende events er indtil videre hemmeligt. SUNHEDS- OG TRIVSELSPOLITIK 9

VORES FYSISKE ARBEJDSMILJØ I Personalestyrelsen tilstræber vi at give medarbejderne et godt fysisk arbejdsmiljø inden for de rammer, vi har på adressen Frederiksholms Kanal 6. Alle medarbejdere tilbydes hævesænkebord, en ergonomisk fleksibel kontorstol og god kontorbelysning. For medarbejdere, der arbejder i fælles kontorrum, tilbyder vi adgang til stillerum med computere samt stillerum egnet til fordybelse i læsning. Personalestyrelsens fællesområder (gangarealer og mødelokaler) indretter vi så vidt muligt med kunst og grønne planter. Hver sommer omdanner vi det ene gårdareal til Sommergård med grill og havemøbler, så vi bl.a. kan spise frokost udendørs. HANDLING 2010 - OPDATERES LØBENDE Vi får besøg én gang årligt at en ergoterapeut, og BSC følger derefter op på ergoterapeutens liste over ønskede forbedringer Udvalgte vægge på fællesarealer males i nyt design. Der indrettes en møde-lounge på 6. sal 10 SUNDHEDS- OG TRIVSELSPOLITIK

SYGDOM Personalestyrelsens mål er at være en arbejdsplads uden arbejdsbetinget sygefravær. Vi ønsker, at vores medarbejdere er raske og glade, og efterstræber derfor, at sygefraværet i Personalestyrelsen ligger under statens gennemsnit for henholdsvis kvinder og mænd. Personalestyrelsen lægger vægt på, at der er positiv opmærksomhed omkring forebyggelse, fravær og tilbagekomst efter sygdom. Forebyggelse Vi ønsker en kultur, hvor der er så meget åbenhed og tillid, at man kan tale om problemer, og hvor løsninger søges i arbejdstilrettelæggelsen. Medarbejdere, teamledere og kontorchefer opfordres til at gå i dialog, således at arbejdet kan planlægges, fx i forhold til et sygeforløb, en forestående operation e.l. Vores sundheds- og trivselspolitik og de tiltag, der følger den, skal desuden være medvirkende til at forebygge sygdom. Fravær Har en medarbejder hyppigt forekommende sygefraværsperioder med et samlet set stort sygefravær, skal chefen tage initiativ til en samtale med medarbejderen med henblik på at klarlægge, hvorvidt årsagen til det hyppige sygefravær er arbejdsbetinget og iværksætte eventuelle initiativer til bedring af situationen. Hvornår der skal tages initiativ til en samtale, må bero på den enkelte chefs vurdering i det konkrete tilfælde, men en vejledende rettesnor kan være mere end ti sygedage eller mere end fem sygeperioder inden for de seneste tolv måneder. Medarbejderen kan bede sin tillidsrepræsentant om at deltage i samtalen. Ved længerevarende sygdom er det vigtigt at gøre en aktiv indsats for at holde kontakten med den syge medarbejder. Kontorchefen skal derfor tage en sygefraværssamtale hver 4. uge med den langtidssygemeldte med henblik på at planlægge tilbagekomst til arbejdspladsen. Kontoret kan desuden tilbyde sygemeldte, at der sendes materiale om aktiviteter i kontoret og Personalestyrelsen. SUNHEDS- OG TRIVSELSPOLITIK 11

Tilbagekomst I Personalestyrelsen er der mulighed for delvis sygemelding; dvs. at aftale nedsat arbejdstid eller nedjustering af opgavemængden, når man vender tilbage efter et længere sygefravær. Mulighederne kan overvejes i lyset af en lægelig vurdering og samtale med kontorchefen. Øvrige regler og vejledning i forbindelse med sygdom findes i Min Guide på intranettet. 12 SUNDHEDS- OG TRIVSELSPOLITIK

FOREBYGGELSE OG HÅNDTERING AF STRESS I Personalestyrelsen tager vi hånd om kolleger, der lider under stress. Stress er et individuelt defineret fænomen og er ikke det samme som travlhed. Grænserne for hvor travlt, man trives med at have det, er forskellige. Stress kan anskues som den enkeltes psykiske og fysiske reaktion på, at tingene ikke hænger sammen i forhold til ens arbejde, i privatlivet eller fordi det er svært at finde balance mellem privat- og arbejdsliv. Ansvar for stressforebyggelse og -håndtering ligger hos ledelsen og medarbejderne i forening. Alle har et individuelt ansvar for at være opmærksomme på stresssymptomer hos sig selv, hos kolleger og hos chefer, og reagere på det. Som medarbejder kan man drøfte det med sin chef, kollega, tillidsrepræsentant, sikkerhedsrepræsentant eller HR. Chefen har et overordnet ansvar for at tage problemet op i samtale med pågældende medarbejder. Personalestyrelsen har en beredskabsplan, som chefer, HR, tillidsrepræsentanter og sikkerhedsrepræsentanten kan bruge i tilfælde af, at en medarbejder er i fare for at blive syg af stress. Forebyggelse af stress eller oplevet stress indgår i alle medarbejderudviklingssamtaler (MUS). Både chef og medarbejder har et ansvar for, at der under samtalen tales både om den generelle trivsel på arbejdspladsen og om forholdet mellem de krav, der stilles i jobbet, og medarbejderens kompetencer og øvrige ressourcer. Det er vigtigt, at chefen er opmærksom på, at stress på hjemmefronten også kan påvirke arbejdslivet. Ud over MUS to gange årligt (og ved statussamtale med nye medarbejdere) kan såvel kontorchef som medarbejder på ethvert tidspunkt tage initiativ til en samtale om medarbejderens oplevelse af stress. Personalestyrelsen giver medarbejdere og chefer værktøjer til at identificere stress igennem kurser og ved hjælp af værktøjer på intranettet, og vi overvåger udvikling af stress blandt andet gennem den årlige medarbejdermåling. SUNHEDS- OG TRIVSELSPOLITIK 13

I tilfælde af at en medarbejder føler sig ramt af stress, skal der tages handling så hurtigt som muligt. HR har udarbejdet en beredskabsplan, som chefer, tillidsrepræsentant og sikkerhedsrepræsentanten kender. Ved fravær og tilbagekomst i forbindelse med langvarig sygemelding med stress gælder samme som nævnt under forrige afsnit om sygdom. Personalestyrelsen har en aftale med Falck Healthcare. Aftalen giver alle medarbejdere mulighed for i forbindelse med en arbejdsrelateret eller privat krise at modtage gratis og anonym rådgivning fra psykologer, socialrådgivere, jurister mv. Falck Healthcare kan kontaktes på tlf. 70 101 102. HANDLING 2010 - OPDATERES LØBENDE Chefkreds, TR og SR sættes ind i brug af beredskabsplaner På det nye intranet lanceres en værktøjskasse med tips til at identificere stress, skelne mellem stress og travlhed, og håndtere stress (HR og sundhedsudvalget) Medarbejderne tilbydes kursus i personlig planlægning - annonceres bl.a. på Campus og på MUS-udviklingsplanen. HR undersøger muligheder for fremtidige stresshåndteringskurser- og tiltag. Der afholdes et PERSTakademi om stressforebyggelse (Jf. afsnittet balance mellem arbejde og fritid, hvor det er bestemt at afholde minimum ét PERSTakademi med fokus på det hele menneske ) 14 SUNDHEDS- OG TRIVSELSPOLITIK

APPENDIX DET GJORDE VI I 2009 September: Sundhedskampagne blev kickstartet af Personalekonference med fokus på sundhed efterfulgt af daglige sundhedsmails, events (såsom skridttællerkonkurrence, fælles smoothie, sunde snacks), sundhedstjek og foredrag med Chris MacDonald Kost Vandflasker blev udskiftet til plastkander. Dermed gik vi fra et forbrug på 1300 flasker om måneden til 0. Mulighed for diætistordning i PST blev undersøgt (HR): Det blev besluttet at reklamere for diætordninger på nyt intranet (2010) i stedet. BOM/kantineudvalget indførte nødder/rosiner til mødeservering Vi lavede et forsøg med økologisk frugt i kantinen i november (pærer, æbler, bananer). Der var ikke stor afsætning på frugten, bl.a. pga. frugtens kvalitet. Det blev besluttet at fortsætte den almindelige frugtordning. Rygning HR annoncerede mulighed for rygestop-kursus på campus. Alkohol HR udarbejdede en beredskabsplan, som chefer, HR, TR og SR kan bruge i tilfælde af, at en medarbejder har et alvorligt alkohol/misbrugsproblem. Krop og motion Bolde og luft-siddepuder blev indkøbt til rygøvelser, og øvelsesvejledninger er lagt ud på intranet Laminater med forslag til ruter af forskellige længde og varighed blev gjort tilgængelige i huset til brug ved Walk & Talk-møder. BOM undersøgte muligheden for at låne ØS s motionsrum før/efter arbejdstid. Dog ingen aftale. Årets Personalekonference gav mulighed for at snuse til nye sportsgrene: Pilates og havkajak Alle medarbejdere blev tilbudt et Sundhedstjek. 80 medarbejdere tog i mod tilbuddet i september. Efter 3 prøvetimer i yoga med Sine (PL) som underviser, hyrede vi en yoga-lærer til at undervise fast hver fredag morgen. Holdet har 12-16 deltagere, og der er en delvis egenbetaling. SUNHEDS- OG TRIVSELSPOLITIK 15

Trivsel Balance mellem fritid og arbejde Mulighed for opkobling til PSTs drev derhjemme er stadig forbeholdt specialkonsulenter, chefkonsulenter og chefer. De skal ansøge deres chef om hjemmearbejdsplads. Andre medarbejdere med særlige behov (fx små børn, meget langt til arbejde el.lign.) kan også søge om hjemmearbejdsplads, og der vil blive taget stilling i de enkelte tilfælde. Der skal betales multimedieskat af hjemmearbejdsplads. Et yogahold i PST blev etableret blandt andet med henblik på at gøre motion tilgængeligt nær arbejdspladsen. PerstAkademiet afholdt 1 arrangement med fokus på det hele menneske dvs. ikke kun arbejdsrelateret. I 2009 skete det 28. september, hvor vi fik besøg af Chris MacDonald Sociale arrangementer Divisionerne afholdt på skift 6 fredags-caféer. Der blev holdt sommerfest i forlængelse af Personalekonferencen i august, og julefrokost i december. Desuden fejrede vi Campus åbning i gården, fik is fra Paradis og grillede flere gange i løbet af sommeren. Vores fysiske arbejdsmiljø De medarbejdere, der ønskede det, fik besøg af ergoterapeuten, og BSC fulgte op på ergoterapeutens liste over ønskede forbedringer Udvalgte vægge på fællesarealer blev malet i nyt design (HR-gangen og mødesal 1). Flere vægge på vej. Mulighed for at bruge stillerum på 2. sal blev kommunikeret ud til huset. Forebyggelse og håndtering af stress HR og personalechefen udarbejdede beredskabsplan for håndtering af stress til chefgruppen, TR og sikkerhedsrepræsentanten HR tilbød kursus i stresshåndtering, bl.a. annonceret på Campus. Dog var der ingen, der tilmeldte sig kurset, og det blev derfor aflyst. Falck Healthcare-informationer/tlf.nr. blev medtaget i interne telefonbøger. I forbindelse med Personalekonference 2009 blev der tilbudt en workshop med værktøjer til at reducere stress (Mindfullness) Morgen-yoga-hold blev etableret også et middel mod stress 16 SUNDHEDS- OG TRIVSELSPOLITIK

Personalestyrelsen www.perst.dk