Rapport for anmeldt tilsyn på Bofællesskabet i Østergade 120 2014

Velfærd og Sundhed Velfærds- og Sundhedsstaben Dato:29. Januar 2015 Sagsnr.:27.12.16-K09-1-15 Initialer: MPA/DBU Rapport for anmeldt tilsyn på Bofællesskabet i Østergade 120 2014 Dato for tilsyn: 3. december 2014 Tilsynsførende: Deltagere ved tilsynet og interviewede personer: Tilbuddets navn: Adresse: Dato for sidste tilsyn: Kendes ikke Jurist Dan Bundgaard og koordinator Marianne Arnfjord Tilsynet talte med: 3 beboere 2 personalemedlemmer Overordnet leder: Litha Tiufkær Afdelingsleder: Pia Maack Lund Bofællesskabet Østergade Østergade 120 h, 8700 Horsens Telefon: 21546618 E-mail: Synlighed omkring tilbud: Lederens navn: Tilbuds type og visitation: Tilbuddets målgruppe: Tilsynet er gennemført på adressen: Normering og pmlu@horsens.dk Tilbudsportalen: www.tilbudsportalen.dk Hjemmesiden: http://www.horsenskom.dk/institutioner/bodoegn/over18/oestergade.aspx Overordnet Leder+: Litha Tiufkær Afdelingsleder: Pia Maack Lund Bofælleskabet er organiseret under Bo Døgns bofælleskaber som der er 3 af. De 2 andre bofælleskaber har tilsyn ved Socialtilsyn Midt. Beboerne har lejekontrakt omfattet af den almindelige lejelov. Den primære ydelse i tilbuddet er socialpædagogisk støtte. Støtten ydes primært i fælleslejligheden. Borgere visiteres til bofælleskabet af sagsbehandler i Handicap og Ældre. Målgruppen er voksne udviklingshæmmede Østergade 120 h, 8700 Horsens, som ejes af Landsforeningen Evnesvages Vel (LEV). Det er aftalt, at Horsens Kommune overtager ejendommen i 2018. Tilbuddet har 7 pladser/rækkehuse, som alle er beboede i egne

belægning: Faggrupper og personalenormering: lejligheder med egen lejekontakt. Personalet er uddannet som socialpædagoger. Der er 3 fastansatte, 1 på 37 t/uge, en på 30 t/uge og en i flexjob på 20t/uge. Materiale der har indgået i Tilsynets forberedelse Servicelovens 104 aktivitets- og samværstilbud. HPS strategi 2011-2015 status. HPS strategi 2015-2018. Sygefraværsstatistik de seneste 12 måneder. Oplysninger påtilbudsportalen og Horsens Kommunes hjemmeside www.horsenskom.dk Organisationsdiagram for Bo Døgn HPS Tilsynets samlede vurdering: I virksomhedsgrundlaget er der udarbejdet mål, visioner og handleplaner, som skal gøre Handicap Psykiatri og Socialt Udsatte området til en bæredygtig organisation, der opererer harmoniseret, gennemsigtigt og effektivt. Det er Tilsynets vurdering at personalet som vi talte med, var udviklingsparate. Omstruktureringer påvirker arbejdsmiljøet, og derfor er det vigtigt, at personalet holdes informeret om, hvad der sker, hvorfor og hvornår. Østergade 120 er et kommunalt drevet bofællesskab og indeholder 8 lejligheder, hvoraf den ene lejlighed anvendes til fællesarealer, samt kontor/medarbejderlokale. Østergade består af små rækkehuse med små terrasser og et stort grønt fællesareal. Aktiviteterne i Østergade er individuelt tilpasset, dog er der også fokus på fællesaktiviteter for at styrke de gode sociale relationer bland borgerne. De har sammen været i København i år. Det var en god oplevelse Enkelte borgere har et beskyttet beskæftigelsestilbud som de går meget op i at passe. Fritiden bliver brugt på gåture, koncerter, cafe - og restaurantsbesøg samt fælles ferieture. Der har ikke i det forløbne år været mange fælles aktiviteter på grund af renovering af fælleshus og rækkehusene. Beboerne og personalet har saneret haven hvor der bl.a. er fældet en række træer og der er etableret bålplads. Der er gode muligheder for fælles aktiviteter, men beboerne opfordres også til at deltage i eksisterende fritidstilbud, jfr. Horsens Kommunes fritidsstrategi. Sammenfattende vurderer Tilsynet, at der er tale om et veldrevet og rummeligt tilbud som passer til målgruppen. Vurderingen er, at der er fokus på faglighed og udvikling og at den medindflydelse personale og beboer har, er medførende til, at stedet er vellidt. Dette ses også ud fra personalets høje anciennitet og beboernes generelle tilfredshed, der er tilkendegivet under tilsynet. At arbejdsgange og opgavetilrettelæggelse er tilpasset den enkelte bruger, således at den enkeltes behov og evner tilgodeses. At der er fokus på, at brugernes evner udvikles eller vedligeholdes, hvilket tilgodeses ved rotation til de forskellige aktiviteter, hvis nødvendigt. Dette kræver, omstillingsparathed fra personalet og det er Tilsynets indtryk, at de lykkes med dette. På baggrund af ovenstående, vurderer Tilsynet, at Østergade 120 er et veldrevet og efterspurgt tilbud

til borgere med funktionsnedsættelser, som har brug for et varigt botilbud. Tilsynets eventuelle anbefalinger til kvalitetssikring og udvikling Tilsynet har valgt ikke at anbefale yderligere tiltag. Dette skyldes primært, at Socialtilsyn Midt fører tilsyn med den øvrige del af Bo-Døgn og ledelsen har iværksat en række tiltag som implementeres i 2015. Eventuelle bemærkninger modtaget fra tilbuddet til rapporten: 1. Målgruppe og ydelsesspecifikke forhold Aktuel beboersammensætning og belægning: Der bor 7 beboere i bofællesskabet i Østergade, fordelt på 3 kvinder og 4 mænd. De er alle selvhjulpne i stort omfang. Tilbuddets indhold og kerneydelse: Østergade er et bofællesskab, hvor der bor 7 borgere med nedsat funktionsevne. Personalet i Østergade yder støtte til: Indkøb Økonomi Medicin Daglige gøremål som fx botræning, ledsagelse til frisør, læge, tandlæge, fodplejer mm. Organisering af arbejdet: Medarbejderne var på kursus for år tilbage i selvstyrende teams, og det har indtil nu fungeret sådan. Der er 3 fastansatte medarbejdere. Arbejdstiden er fra kl. 9:00 til 16:00 mandag til fredag. 3 dage om ugen er der personale på i tidsrummet dækning fra kl. 9:00 22:00 hvor man kan deltage i fælles aktiviteter f.eks. tilberede mad sammen og spise sammen. Fysiske rammer: Østergade består af små rækkehuse med små terrasser og et stort grønt fællesareal. I fælleslejligheden er der et personalekontor, en fællesstue og køkken. Pædagogisk metode (hvilke anvendes?) Det pædagogiske arbejde tager udgangspunkt i den gode relation og en åben dialog. Metoden er ikke formuleret i et skriftligt materiale. Ledelsen har til hensigt at udarbejde en formulering af den pædagogiske tilgang til beboerne (systemisk

tænkning, omsorg/egenomsorg mv.). Indsatsplaner, involvering af borgere, opfølgning og dokumentation: I Østergade er man ved at tage Carf (redskab til resultat og effektmåling) i brug. Personalet har netop lavet en udredning af den enkelte beboers funktions og mestringsniveau, men mangler at score. Det er ikke oplyst om udredningen er foregået rent administrativt eller sammen med beboerne. Scoren bruges som et redskab, til at vurderer i hvor høj grad de opstillede mål er nået. Formålet med resultat og effektmålingen er videre at skabe større viden om, hvad indsatsen gør for borgerne. Tilbuddet skal anvende dokumentationen til at reflektere over forholdet mellem indsatsen og effekten, så tilbuddet løbende kan udvikle metoder, således at matchet mellem opgave og løsning bliver bedre for borgeren. Tilbuddet har ingen erfaringer af brugen endnu. Brugerindflydelse, beboermøder og trivsel: Borgerne i Østergade har i kraft af deres relativt høje grad af selvhjulpenhed en stor grad af brugerindflydelse. De er selv medvirkende til at sætte dagsorden for de ydelser de vil have støtte og hjælp til i dagligdagen. Der er ikke nedsat et formelt beboerråd, men der afholdes ad hoc møder i forbindelse med planlægning af fællesaktiviteter i form af ture ud af huset, arrangementer omkring højtider mm. De beboere som tilsynet talte med havde boet på stedet i mange år og var meget glade for at bo der. Sundhedsmæssige forhold: Østergade har haft stort fokus på sundhed, da nogle af borgerne har haft problemer med deres vægt. En borger havde opnået gode resultater med kostomlægning og havde reduceret sin vægt betragteligt mens 2 andre var godt på vej. Interesserede kunne deltage i en frivillig vejning. Personalet fortalte, at de lagde megen vægt på sunde indkøb og beboerne blev som minimum tilbudt sund kost 2 gange om ugen, hvor der var fælles madlavning og fælles spisning Kost og motion: Tilbuddet Østergade 120 har iværksat et projekt omkring kost og motion. Personalet vejleder hver enkelt borger omkring kost, hvad er sundt og hvad er ikke så sundt. Ligeledes er der fokus på motionen, hvor hver enkelt borger er udstyret med en skridttæller, for på den måde at motivere den enkelte til at gå mere, så det daglige anbefalede skridt nås. Tilbuddet har indkøbt motionsredskaber - men de beboere som Tilsynet talte med var ikke overvældende begejstret for disse. Samtlige rækkehuse, havde undergået en renovering, der ikke var endelig afsluttet på tidspunktet for tilsynet. I den forbindelse havde det lokale i fælleslejligheden, hvor motionsredskaberne var opstillet, fungeret som depot-rum. Tilbuddet ville efter endt renovering, gøre en indsats for at få beboerne i gang igen. Rygning, alkohol- og stofmisbrug:

Der er 2 rygere blandt beboerne i bofællesskabet. Man har ikke tilbudt dem at deltage i rygestopkurser. Alkohol indtages kun ved særligt festlige lejligheder i fælleshuset i forbindelse med særlige arrangementer f.eks. julefrokost. Aktiviteter (arbejde, fritid): Aktiviteterne i Østergade er individuelt tilpasset, dog er der også fokus på fællesaktiviteter for at styrke de gode sociale relationer bland borgerne. De har alle været i København i år. Det var en god oplevelse Enkelte borgere har et beskyttet beskæftigelsestilbud som de går meget op i at passe. Fritiden bliver brugt på gåture, koncerter, cafe - og restaurantsbesøg samt fælles ferieture. Der har ikke i det forløbne år været mange fælles aktiviteter på grund af renovering af fælleshus og rækkehusene. Beboerne og personalet har saneret haven hvor der bl.a. er fældet en række træer og der er etableret bålplads. Magtanvendelse regler for indberetning heraf: Der er ingen indberetninger af magtanvendelse i Østergade. Proceduren for indberetning hvis det skulle hænde står beskrevet efter fast procedure i Bo Døgn. Forhold omkring beboernes økonomi: Der er i oktober måned 2014 afholdt møder med hver enkelt borger i Østergade omkring deres økonomi. Der er lavet aftaler med hver enkelt om, hvad de ønsker hjælp til samt hvem der varetager det personale / pårørende. 2 af borgerne er formuende, hvorfor tilbuddet har anmodet Statsforvaltningen om værgebeskikkelse. Hygiejne: Hygiejnen blandt borgerne er god i kraft af deres relative gode funktionsniveau. Medicinhåndtering og medicininstruks: I september måned 2014 blev medicinhåndteringsinstruksen gennemgået med medarbejderne. Der er én medicinansvarlig og yderligere en blandt personalet, som doserer medicinen til de beboere, der har behov for det. Dosseringen registreres efter reglerne i CSC. Den medicinansvarlige har været på medicinkursus, mens den anden skal på primo 2015. Samarbejde med pårørende/pårørenderåd: Samarbejdet med de pårørende er generelt godt i Østergade, nogle af borgerne har nogle meget ressourcestærke pårørende, som hjælper borgerne i tilbuddet med opgaver omkring økonomi og indkøb. De pårørende er også en stor del af netværket for borgerne omkring ferier og højtider. Der er ikke et pårørende råd, men der arbejdes i Bo Døgn på at etablere et fælles pårørenderåd fra 2015. Klager over til buddet og håndtering heraf: Der har ikke været nogen klager i den forløbne periode. Samarbejde med anbringende myndighed og andre samarbejdspartnere: Der har ikke været afholdt statusmøder med beboernes sagsbehandler gennem flere år, og adspurgt svarede beboerne da også, at de ikke kendte deres sagsbehandler. Der eksisterer et tværfagligt samarbejde mellem fysioterapi, dagbeskæftigelse mm. Dette samarbejde fungerer fint og uden problemer.

2. Personale og arbejdsmiljø Aktuelle personaleressourcer og personalesammensætning: Der er 3 fastansatte medarbejdere i Østergade. 1 mand og 2 kvinder. Ressourcerne er fordelt som følgende: 1 på 37 timer 1 på 30 timer 1 i flex-job på 20 timer. Der ud over er der tilknyttet to vikarer, der tilkaldes når det er nødvendigt. Rekruttering, introduktion, oplæring og fastholdelse af personalet: Der har ikke været nogen rekruttering af medarbejdere i Østergade i mange år, da der ikke har været fratrædelser i personalegruppen. Der er pt. to rotationsvikarer, da to af de faste medarbejdere er på diplom uddannelse omhandlende udviklingshæmmede borgere. Der har været en god introduktion af disse to nye af den tilbageværende faste medarbejder, der er i huset. De nye medarbejdere er kommet med forslag til nye aktiviteter med brugerne som f.eks. motion, havearbejde, ture mv,. Der foreligger ikke noget fast introduktions materiale pt. Dette er dog under udarbejdelse. Faglig udvikling, læring og supervision: To af de faste medarbejdere er pt. på diplom uddannelse. Medarbejderne har i år fået undervisning i forflytning, da de har en borger der er delvis kørestolsbruger. Tidligere har de været på et kursus i, at arbejde med blinde, da der er en blind borger i Østergade. En temadag omkring medicinhåndtering har der ligeledes været i år. I starten af 2015 skal alle fastansatte medarbejdere på førstehjælpskursus. Medarbejderudviklingssamtaler, faglig udvikling: Der vil i første halvår af 2015 blive afholdt MUS samtaler med hver enkelt medarbejder, hvor der vil blive lavet en plan for den enkeltes faglige udvikling. Samarbejde og kommunikation: Der er et godt samarbejde og en god kommunikation med medarbejderne i Østergade. Efter afdelingsleder Pia Maack Lunds tiltrædelse i juli måned har der været afholdt personalemøder, hvor ledelse og medarbejder har fået talt om de forventninger man har til hinanden. Der er en velvilje fra medarbejderne i implementeringen af nye tiltag, men på baggrund af en lang forudgående periode med skiftende ledere/ingen ledere, er der også en naturlig skepsis til nye tiltag. Personalemøder, MED udvalg: Der har ikke tidligere været fastlagte personalemøder, dette er ændret, således at der 1 gang månedlig afholdes et personalemøde med dagsorden. Der er ikke nogle af medarbejderne der er repræsentanter i LMU. LMU referaterne er tilgængelig for samtlige medarbejdere. Fysisk og psykisk arbejdsmiljø: Tilbuddet har i uge 45 2014 udarbejdet APV for Østergade. APV-en indeholdt ingen anmærkninger omkring det psykiske arbejdsmiljø. Der var et par enkelte tiltag, der skal foranstaltes i forhold til det fysiske arbejdsmiljø (at der laves en kørselsrampe ved fordøren, hvilket kan afhjælpe at medarbejderne ikke får skader ved at skubbe en

borgers kørestol over fodpanelet) hvilket der vil blive taget hånd om. Fysiske rammer: De fysiske rammer for medarbejderne er gode. De har kontor i fælleshuset, hvor der er adgang til toilet, stue og køkken. Der pågår for tiden et større renoveringsarbejde i Østergade 120. Der er lagt nyt tag, kommet nyt køkken i fælleshuset og i hver af rækkehusene. Der er malet og lagt nyt gulv i fælleshuset.

3. Ledelse, organisation og udvikling Ledelse og organisation: Østergade har gennem årene haft skiftende ledelse. Dog er der nu en stabil ledelse i Bo Døgn, hvilket bevirker at der implementeres en række nye tiltag (anvendelse af CSC til dokumentation, resultat- og effektmåling af indsats (Carf), ibrugtagning af medicinmodul, afholdelse af faste personalemøder), således at udviklingen i de enkelte afdelinger tilpasses tiden. Værdigrundlag: Der arbejdes ud fra Horsens kommunes værdigrundlag. I uge 45, 2014 var der fælles personalemøde, hvor den nye strategiplan blev fremlagt, således at hver enkelt medarbejder får forståelsen for hvordan deres fremtidige arbejde med borgerne kommer til at afspejle de værdier der er i den nye strategiplan. Kvalitetssikring og udvikling (ift. målgruppe, organisation og personale): I brugen af Carf sikrer afdelingen kvaliteten af arbejdet med borgerne, således at borgerne i størst mulig omfang er/forbliver selvhjulpne. Carf er et relativt nyt redskab som er ved at blive implementeret i hele Bo Døgn. Personaleudskiftning, sygefraværsstatistik og sygefraværspolitik: Der har i mange år ikke været nogen fratrædelser i Østergade. Der er en lav grad af sygefravær, så sygefraværsstatistikken er fin. Der er i hele Horsens kommune fokus på sygefravær. Tilbuddet har en sygefraværspolitik der heder 1-5-14 som efterleves meget nøje. Ligeledes er der i år lavet en forebyggende opfølgning på 1-5-14 med henblik på at forebygge at medarbejdere bliver uarbejdsdygtige. Lederudviklingssamtaler, faglig udvikling: Der afholdes årlige lederudviklingssamtaler(lus), hvor der aftales mål og laves en faglig udviklingsplan. Afdelingslederen oplyste, under tilsynet, at hun skal til samtale i den følgende uge. Politikker og retningslinjer: Som leder efterlever man Horsens kommunes politikker og retningslinjer. Disse gennemgås som ny med ens leder. Arbejdsmiljø, dato for sidste APV, sikkerhedsforhold: Der er et godt arbejdsmiljø, hvilket den sidste APV udarbejdet den 5. november 2014 bevidner. Brand og beredskab: Der er en fast procedure for brand og en beredskabsplan for Bo Døgn, som er tilpasset de enkelte afdelinger. Østergade har således en der er tilpasset dem. Levnedsmiddelkontrol: Der foretages ikke besøg fra levnedsmiddelkontrollen, da der ikke laves mad i et fælleskøkken i Østergade. Borgerne laver maden i deres egne køkkener. Fysiske rammer:

De fysiske rammer i Østergade tilgodeser ikke et kontor til afdelingslederen, hvilket der er taget højde for på anden vis, da afdelingslederen har fået kontor andet steds.. 4. Dokumentation og monitorering af indsats Dokumentation af tilbuddets ydelser: Dokumentationen af tilbuddets ydelser skal dokumenteres via Carf som er et arbejdsredskab, der indeholder resultat og effektmåling, og som ved hjælp af en score kan synliggøre effekten af den ydede indsats. Indberetning af data til brug for statistik, benchmarking, ledelsesinformation: Dette foregår via BSC Brugertilfredshed: Hele Bo Døgn skal deltage i et pilotprojekt med KL, hvor man vil undersøge brugertilfredsheden blandt beboere og brugere. Undersøgelsen forventes igangsat i løbet af december måned. Klager opfølgning herpå: Forekommer der klager fra borger/pårørende tages disse meget seriøs. Der afholdes et møde med de implicerede parter, hvor vi får redt trådene ud. Er der ting der skal følges op på, laves der en plan for det. Magtanvendelse (art og antal siden sidste tilsyn), indberetning og forebyggelse: Der har ikke været nogen magtanvendelser siden sidste tilsyn, og dermed ingen indberetninger. Anmeldelse af arbejdsskader og arten af disse siden sidste tilsyn: Der har ikke været nogen arbejdsskader og anmeldelser siden sidste tilsyn. Vold mod personale (omfang og type) og indberetning heraf: Der er indberettet en episode med vold mod personale i indeværende år.