Retningslinjer for håndtering af personalereduktioner i forbindelse med besparelser i Favrskov Kommune 2011-2014 19. august 2010 Side 1
Indholdsfortegnelse 1. Baggrund...3 2. Ansættelsesbegrænsning...3 3. Overordnede principper og retningslinjer...3 4. Handlemuligheder...4 4.1 Aftaler... 5 4.2 Omplaceringer... 5 4.3 Forflyttelser... 5 4.4 Arbejdsdeling... 5 4.5 Løn... 6 4.6 Afskedigelser... 6 5. Processer...6 5.1 Orientering om besparelser og personalemæssige konsekvenser... 6 5.2 Udvælgelse til afskedigelse... 7 5.3 Indkaldelse til samtale om påtænkt afskedigelse... 8 5.4 Samtale om påtænkt afskedigelse... 8 5.5 Særligt beskyttede medarbejdere:... 9 6. Afskedigelse...10 7. Hjælp til afskedigede medarbejdere...10 7.1 Krisehjælp...10 7.2 Orienteringsmøde...11 7.3 Jobsøgningskursus...11 7.4 Individuel rådgivning...11 7.5 Samtalegaranti...11 8. Personalereduktion af større omfang...12 19. august 2010 Side 2
1. Baggrund Favrskov Kommune er en stor og mangfoldig organisation en arbejdsplads, som kan rekruttere, fastholde og afvikle den nødvendige arbejdskraft. Som led i budgetlægningen for 2011-14 har Byrådet meldt ud, at det forventes, at Favrskov Kommune skal reducere det samlede årlige driftsbudget med 100 mio. kr. for at få balance i økonomien. På den baggrund er der igangsat en proces for at finde konkrete sparemuligheder. En reduktion af driftsudgifterne på 100 mio. kr. vil ikke kunne gennemføres uden afskedigelser og omrokeringer blandt personalet. I medfør af den overordnede personalepolitik vil Favrskov Kommune forsøge at afbøde virkningerne af de forventede afskedigelser mest muligt ved at tilrettelægge en god og professionel proces præget af dialog, åbenhed og synlighed. I en situation, hvor det er nødvendigt at gennemføre så markante besparelser er det meget vigtigt, at alle i organisationen arbejder for at skabe flest mulige løsningsmuligheder, for at sikre en bæredygtig økonomi for Favrskov Kommune i fremtiden. 2. Ansættelsesbegrænsning Favrskov Kommune vurderer i forbindelse med stillingsledighed altid om opgaverne kan planlægges anderledes, inden stillingen opslås ledig. Det sker bl.a. med det formål, at skabe størst mulig tryghed for de nuværende ansatte. I resten af 2010 vil der som følge af de forventede reduktioner i de kommende års budgetter være særlig opmærksomhed på: - om ledige stillinger skal genbesættes, - om stillingen skal besættes midlertidig ved konstituering/tidsbegrænset ansættelse, - om stillingen kan besættes ved omflytninger, - om stillingen kan besættes internt eller - skal opslås ledig som en sidste mulighed. Der henvises endvidere til de gældende sektorvise aftaler om forflyttelse. Cheferne har ansvaret for den overordnede koordinering. 3. Overordnede principper og retningslinjer Favrskov Kommune vil både før og under en evt. afskedigelse forsøge at omplacere de medarbejdere, der påtænkes afskediget. Da Favrskov Kommune er én ansættelsesmyndighed vil en sådan omplacering kunne ske indenfor hele Favrskov Kommune. 19. august 2010 Side 3
Inden der iværksættes tiltag til personalereduktioner som følge af de forventede budgetmæssige besparelser på den kommunale drift, skal de generelle forhold vedr. de påtænkte reduktioner behandles af HMU. Det vil ske primo august 2010. HMU orienteres om baggrunden for besparelserne, om den forventede beslutningsproces, de overordnede økonomiske forhold, om organisering af arbejdet, om de forventede rammer for den fremtidige opgaveløsning samt den forventede tidsplan for gennemførelsen af besparelserne. HMU skal fastlægge retningslinjer for håndtering af de forventede personalereduktioner. Retningslinjerne skal give gennemsigtighed i processen og medvirke til at skabe klarhed for medarbejderne om rammerne for ledelsens dispositioner. Det er ledelsens ansvar at beslutte, hvordan afskedigelserne konkret skal finde sted. Den overordnede begrundelse for afskedigelserne er, at der skal ske en reduktion af driftsbudgettet. Med udgangspunkt i, at alle medarbejdere er kompetente, skal der træffes et valg om, hvilke medarbejdere Favrskov Kommune ser sig nødsaget til at afskedige. I vurderingen af hvilke medarbejdere der skal afskediges indgår følgende kriterier i uprioriteret rækkefølge: Favrskov Kommune skal fortsat kunne varetage sine opgaver på kvalificeret vis. Personalet skal være bedst mulig kvalificeret til at varetage opgaverne. Følgende kompetencer indgår i vurderingen heraf: - Faglig dygtighed/udfyldelse af stillingen - Omstillingsevne/fleksibilitet - Uddannelsesmæssige forhold - Hvorledes medarbejderen fungerer i dagligdagen? - Effektivitet. Bortfald af opgaver/funktioner, som medarbejderen varetager Rationaliseringer af arbejdsgange m.v. Det skal afklares, om andre og mindre vidtrækkende muligheder end afsked kan bringes i anvendelse, inden der træffes beslutning om afskedigelse. Dette skal ske i perioden frem til 6. oktober 2010, hvor chefer/ledere træffer endelig beslutning om de nødvendige afskedigelser. Retningslinjerne omfatter som udgangspunkt alle ansatte ved Favrskov Kommune. Ved gennemførelsen af strukturelle ændringer i den kommunale service kan være behov for at tilrettelægge særlige processer. 4. Handlemuligheder Favrskov Kommune vil vurdere, om der gennem frivillighed i form af aftaler, omplacering og arbejdstidsreduktioner kan skabes fortsatte beskæftigelsesmuligheder for de ansatte. 19. august 2010 Side 4
Der er ikke afsat bevillinger til disse ordninger, hvorfor frivillige ordninger skal kunne rummes indenfor de enkelte institutioners og arbejdspladsers budgetter. 4.1 Aftaler Favrskov Kommune ser positivt på muligheden for at indgå aftaler med medarbejdere, der ønsker at komme videre i karrieren. Medarbejderne opfordres til senest den 24.september 2010 at oplyse deres nærmeste leder, såfremt de frivilligt ønsker at fratræde eller de har forslag til andre frivillige ordninger. Aftalemuligheden tænkes ikke anvendt i forbindelse med ønske om pensionering eller overgang til efterløn. 4.2 Omplaceringer Cheferne/lederne undersøger, om der er muligheder i overenskomster og aftaler eller gennem frivillige ordninger for fortsatte beskæftigelsesmuligheder for de ansatte. Medarbejdere, der har lyst til nye udfordringer indenfor Favrskov Kommune, kan ønske omplacering i det omfang, der er ledige stillinger indenfor organisationen. Omplaceringen skal være i overensstemmelse med den enkelte arbejdsplads behov. 4.3 Forflyttelser Strukturelle ændringer vil nødvendigvis medføre forflyttelser. Såfremt en institution har en ledig stilling, og ingen medarbejdere i Favrskov Kommune ønsker omplacering til denne institution, kan der varsles forflyttelse. Forflyttelse skal altid ske med respekt for, at medarbejderen er ansat i kommunen. Der således ikke tale om en nyansættelse, hvorfor den normale ansættelsesprocedure ikke skal iagttages. Medarbejderne inddrages i forflyttelsen gennem personalesamtaler. Det er den relevante forvaltning, der har ansvaret for at forflyttelser foregår korrekt og i henhold til de vedtagne principper for forflyttelse. I de tilfælde, hvor der er tale om forflyttelse mellem to forvaltninger, vil den afgivende forvaltning have ansvaret. 4.4 Arbejdsdeling Som udgangspunkt ønsker Favrskov Kommune, at medarbejderne ansættes i fuldtidsstillinger i overensstemmelse med Trepartsaftalens bestemmelser. Der vil dog være mulighed for at aftale, at medarbejdere kan gå ned i tid, hvis ledelsen på den enkelte arbejdsplads finder det formålstjenstligt, og medarbejderne ønsker dette. Der skal tages hensyn til, at der 19. august 2010 Side 5
kræves 30 timer om ugen for at opnå fuldtidsforsikring i a-kassen. Endvidere kan der for visse personalegrupper være restriktioner i forhold til pensionskassen. Ønsker ledelsen at pålægge en medarbejder at gå ned i tid, skal medarbejderen opsiges og tilbydes genansættelse på ændrede vilkår. 4.5 Løn I forbindelse med overgang til anden stilling i Favrskov Kommune, skal der være en forhandling om medarbejderens kommende lønindplacering. Medarbejderen vil ofte kunne bevare sin løn ved indplacering i en stilling på tilsvarende niveau. Der skal altid ske en individuel vurdering af lønnen ved overgang til anden stilling. Ledere, der overgår til basisstillinger, vil som udgangspunkt få tilpasset deres aflønning til den nye stillings indhold. 4.6 Afskedigelser Hvis det ikke er muligt at indgå en frivillig aftale om fratrædelse, en aftale om omplacering eller forflyttelse, og arbejdspladsen eller arbejdstager ikke ønsker arbejdsdeling, skal afskedigelsesproceduren iværksættes. Uansøgt afsked er en indgribende ledelsesbeslutning, og må først træffes når alle andre muligheder er udtømte og naturligvis med særlig opmærksomhed på lovgivning, overenskomster samt hensynet til de berørte medarbejdere. 5. Processer 5.1 Orientering om besparelser og personalemæssige konsekvenser Byrådet planlægger at sende forslag til Budget 2011-14 i høring 6. september 2010. Herefter vil rammerne for besparelserne formodentlig være kendte. Lederen bør umiddelbart efter dette tidspunkt orientere alle medarbejderne om institutionens/arbejdspladsens forventede sparemål samt den videre proces for budgetlægningen og håndteringen af personalereduktionerne. Senest 24. september 2010 vil Job og Økonomi udarbejde et skøn over, hvad det foreliggende budgetforslag betyder for den enkelte institutions/arbejdsplads budget. Tilsvarende orienteres de enkelte SMU ere om den videre proces for budgetlægningen, om retningslinjerne for håndteringen af personalereduktionerne, om fremgangsmåden og kriterierne for udvælgelse af medarbejdere der påtænkes afskediget samt om Favrskov Kommunes støtteforanstaltninger. De enkelte SMU ere drøfter det videre procesforløb for personalehåndteringen for det pågældende sektorområde med baggrund i de retningslinjer, som HMU har fastlagt. Det understreges, at tilrettelæggelsen og gennemførelse af personalereduktionerne er lederens ansvar. 19. august 2010 Side 6
Interesserede medarbejderne opfordres til snarest muligt og senest 24. september 2010 at meddele nærmeste leder om de påtænker at fratræde frivilligt i løbet af 2010/2011 eller har forslag til andre frivillige ordninger. Lederne har til opgave at orientere de respektive lokale tillidsrepræsentanter/faglige organisationer om de forestående, påtænkte afskedigelser. Lederen må ikke oplyse navnene på de berørte medarbejdere, men alene tidspunktet for samtalerne. Tilsvarende har lederne ansvaret for, at LMU informeres, inden der indkaldes til samtale med den enkelte medarbejder. LMU informeres om: Processen og tidsplanen for budgetlægningen. Byrådets/Økonomiudvalgets planer for de kommende besparelser. Retningslinjerne for håndtering af personalereduktionerne. De støtteforanstaltninger, der tilbydes af Favrskov Kommune. Endelig orienterer Favrskov Kommune det Regionale Beskæftigelsesråd i henhold til Lov om varsling m.v. i forbindelse med afskedigelser af større omfang, forudsat at antallet af medarbejdere, der skal afskediges, er omfattet af loven. 5.2 Udvælgelse til afskedigelse Udvælgelsen af de medarbejdere, der påtænkes afskediget sker i perioden 6. september til 6. oktober 2010. Cheferne sikrer, at der senest 6. oktober 2010 indsendes lister til Løn og Personale med oplysninger om de medarbejdere, der påtænkes afskediget. Løn og Personale udarbejder en skabelon, der skal bruges hertil. Cheferne tilrettelægger en intern procedure, således tidsfristen 6. oktober 2010 overholdes. Cheferne træffer den endelige beslutning om, hvem der påtænkes afskediget. Det er op til den enkelte leder at tilrettelægge den proces, der skal skabe grundlag for udpegelsen af hvilke medarbejdere, der påtænkes afskediget. Indkaldelse af alle medarbejdere til en samtale som led i afklaringen vurderes kun at være nødvendig i helt særlige tilfælde. I forbindelse med vurderingerne og overvejelserne om hvilke medarbejdere, der påtænkes afskediget skal det under alle omstændigheder afklares, om nogle af medarbejderne har gjort sig tanker om deres fremtidige arbejdsliv og på den baggrund ønsker at fratræde frivilligt, ønsker at få nedsat arbejdstid eller lignende. Lederne skal være opmærksom på følgende forhold, inden en konkret udvælgelse af medarbejdere kan finde sted: Med udgangspunkt i de overordnede kriterier jævnfør punkt 3, skal lederen vurdere alle medarbejderne inden for det ledelsesområde, hvor besparelsen skal finde sted. Ud fra en konkret vurdering skal det overvejes, hvem der blandt samtlige medarbejdere påtænkes afskediget. 19. august 2010 Side 7
Lederen skal overveje og kunne begrunde, hvilke saglige argumenter der ligger bag, at det netop er den/de pågældende, der påtænkes afskediget. Der må ikke opstilles regler, der udelukker skønnet. Hermed er det ikke tilladt at lægge vægt på ét kriterium med den konsekvens, at andre saglige kriterier ikke inddrages. Forinden chefen fremsender lister med de medarbejdere, der påtænkes afskediget (frist 6. oktober 2010), skal mulighed for omplacering indenfor egen institution/arbejdsplads afklares. 5.3 Indkaldelse til samtale om påtænkt afskedigelse Ledelsen indkalder de berørte medarbejdere til en samtale om påtænkt afsked. Samtalen bør tidligst afholdes 24 timer efter indkaldelsen er afleveret til medarbejderen. Formålet med samtalen er overfor medarbejderen at begrunde, hvorfor medarbejderen påtænkes afskediget. Favrskov Kommune anbefaler, at medarbejderen har sin tillidsrepræsentant eller en anden bisidder med til samtalen. 13. oktober 2010 mellem kl. 8.00 og 9.00 kontakter lederen de medarbejdere, der påtænkes afskediget og indkalder pågældende til samtale 14. oktober 2010. De medarbejdere, der ikke er på arbejdspladsen kontaktes telefonisk i samme tidsrum. Indkaldelsen sendes efterfølgende pr. mail til alle de indkaldte medarbejdere. Medarbejdere uden mailadresse anmodes om at afhente indkaldelsen på lederens kontor senest kl. 13.00 samme dag. I indkaldelsen informeres om muligheden for og telefonnummeret til en hotline-krisehjælp. Af hensyn til tillidsrepræsentanternes mulighed for at deltage i samtalerne, skal tillidsrepræsentanterne/de faglige organisationer, samtidig med at medarbejderen indkaldes, orienteres om tid og sted for samtalerne. Chefernes bør i forbindelse med udleveringen af partshøringsbreve være opmærksomme på, at processen organiseres således, at tavshedspligten overholdes og den enkelte medarbejders krav på fortrolighed respekteres. 5.4 Samtale om påtænkt afskedigelse Udleveringen af partshøringsbrevet sker i samtalen mellem leder og medarbejder og evt. bisidder. Af partshøringsbrevet fremgår, at den overordnede begrundelse for den påtænkte afskedigelse er, at der skal ske en reduktion af kommunens driftsbudget fra 2011 og frem. Der henvises også til de kriterier som HMU har fastlagt for udvælgelse af medarbejdere som påtænkes afskediget. Endvidere vil det fremgå, at omplacering til en anden stilling i Favrskov Kommune har været forsøgt/fortsat forsøges i høringsperioden Ved samtalen orienterer lederen om baggrunden for, at det er den pågældende medarbejder, der er udpeget til påtænkt afsked. Begrundelsen henføres til de vedtagne kriterier (jf. pkt. 3). 19. august 2010 Side 8
Det er vigtigt, at lederen begrunder den påtænkte afsked med hensynet til arbejdspladsens fremtidige behov og ikke sammenligner medarbejderen med det øvrige personale. I de konkrete sager vil der blive tale om en samlet vurdering, hvor flere af de nævnte (pkt. 3) kriterier kan inddrages. Efter samtalen anbefales det, at den enkelte medarbejder får tid til at tænke over egen situation og får mulighed for på ny at tale med lederen, såfremt medarbejderen måtte have behov herfor. Endvidere opfordres medarbejderen til at kontakte sin faglige organisation. Ved samtalen udleveres pjecen Opsagt fra jobbet. Pjecen beskriver den proces, som mennesker i krise gennemgår og kommer med gode råd til, hvad man selv kan gøre for at komme lettere igennem processen, og hvor der kan hentes støtte. 5.5 Særligt beskyttede medarbejdere: Tillidsrepræsentantbeskyttede Tillidsrepræsentanter og -suppleanter, MED-udvalgsmedlemmer og -suppleanter samt sikkerhedsrepræsentanter kan kun afskediges eller omplaceres, hvis der er tvingende årsager, jf. 18 i Favrskov Kommunes lokalaftale om medindflydelse og medbestemmelse. TR-beskyttede medarbejdere skal afskediges sidst blandt ligemænd, hvilket betyder, at hvis en anden medarbejder med tilsvarende jobfunktioner og kvalifikationer kan afskediges, så må den beskyttede ikke afskediges. Hvis alle medarbejderne er omfattet af beskyttelsen, bortfalder beskyttelsen bortset fra tillidsrepræsentantens beskyttelse. Inden en beskyttet medarbejder kan afskediges, skal der være afholdt en forhandling med den faglige organisation, som den pågældende er anmeldt af. HR bør inddrages, såfremt der påtænkes afskediget en medarbejder, der er omfattet af TR-beskyttelsen. Gravide/barselorlov Gravide medarbejdere og medarbejdere på barselsorlov kan som udgangspunkt opsiges, når opsigelsen er objektiv begrundet og beviseligt ikke skyldes graviditeten/barselorloven. For gravide medarbejdere og medarbejdere på barsel er der særlige regler i ligebehandlingsloven, som foreskriver, at det er arbejdsgiveren, der har bevisbyrden for, at opsigelsen ikke er begrundet i graviditeten. Dette bevis kan være vanskeligt at føre, og derfor skal HR inddrages i sådanne sager. Tjenestemænd I en besparelsessituation vil Favrskov Kommune som udgangspunkt afskedige de medarbejdere, som bedst kan undværes uanset de pågældendes ansættelsesretlige baggrund. Tjenestemænd såvel som overenskomstansatte er derfor i spil for at blive afskediget. I henhold til 30 i tjenestemandsregulativet er en tjenestemand, der afskediges på grund af besparelser og omstruktureringer, berettiget til rådighedsløn i 3 år fra afskedigelsestidspunktet, medmindre vedkommende 19. august 2010 Side 9
får anvist en anden passende stilling. Efter 3 år med rådighedsløn overgår tjenestemanden til aktuel egenpension. Dette er imidlertid ikke til hinder for, at tjenestemænd overflyttes til anden passende stilling, hvorved besparelsen kan realiseres i forhold til nuværende stilling. Med baggrund i de særlige regler, der er gældende i forbindelse med afskedigelse af tjenestemænd på grund af besparelser, skal der tages kontakt til HR, som skal inddrages i vurderingen. 6. Afskedigelse Løn og Personale forestår det praktiske arbejde med håndteringen af de påtænkte afskedigelser med baggrund i de oplysninger, som cheferne har indrapporteret. Ved samtalen om påtænkt afskedigelse (pkt. 5.4) bliver de pågældende medarbejdere orienteret om begrundelsen for den påtænkte afskedigelse. På mødet udleveres et partshøringsbrev til den pågældende. Lederen har ansvaret for, at medarbejderen kvitterer for partshøringsbrevet. I de tilfælde hvor det er umuligt for medarbejderen at møde op, fremsender Løn og Personale partshøringsbrevet med afleveringskvittering. Høringsperioden vil være 2-3 uger afhængig af, hvilken faglig organisation der har forhandlingsretten på området. I høringsperioden får medarbejderen lejlighed til at komme med bemærkninger til den påtænkte afskedigelse. Hvis Favrskov Kommune efter høringsfristens udløb fastholder afskedigelsen, afskediges den pågældende medarbejder til fratræden med det individuelle opsigelsesvarsel. Den endelige afskedigelse fremsendes i uge 44. I afskedigelsesbrevet gentages begrundelsen, og kommunen forholder sig til eventuelle bemærkninger, som er indkommet i forbindelse med partshøringen. Medarbejderen fortsætter som udgangspunkt med sit arbejde i opsigelsesperioden. 7. Hjælp til afskedigede medarbejdere 7.1 Krisehjælp Med henblik på at hjælpe de medarbejdere, der indkaldes til samtale og modtager en påtænkt afskedigelse, etableres der 13., 14. og 15. oktober 2010 i tidsrummet kl. 9.00 til 19.00 en telefonisk hotline-krisehjælp som alle medarbejdere tilbydes at gøre brug, hvis man ønsker at drøfte den opståede situation og de umiddelbare reaktioner herpå. 19. august 2010 Side 10
Medarbejderne oplyses om muligheden og telefonnummeret på hotline-krisehjælp i forbindelse med indkaldelsen til samtalen om den påtænkte afsked. Rådgivningen afhænger af den enkelte medarbejders behov, men kan typisk omfatte: Her og nu afhjælpning af følelsesmæssige reaktioner. Drøftelse af medarbejderens oplevelse eller situation. Drøftelse af jobmarked og jobmuligheder generelt. Drøftelse af hvordan der informeres og kommunikeres til kolleger, leder og familie. Afklaring af problemområder for medarbejderen f.eks. familien, økonomi, eller regler. I særlige tilfælde kan lederne - evt. efter inddragelse af TR eren - tilbyde yderligere krisehjælp. Der er ikke afsat særskilte resurser hertil. Finansieringen skal derfor ske indenfor den enkelte institutions/arbejdsplads budget. 7.2 Orienteringsmøde Favrskov Kommune tilbyder de medarbejdere der afskediges deltagelse i et møde med overskriften Opsagt, hvad nu. Mødet vil tage omkring 1½ time og vil indeholde information om kommunens støttemuligheder og de naturlige reaktioner ved en afskedigelse. Orienteringsmødet ligger umiddelbart efter uge 44 7.3 Jobsøgningskursus Favrskov Kommune tilbyder et jobsøgningskursus til alle medarbejdere, der afskediges. Jobsøgningskurset skal hjælpe medarbejderen til at sætte sig selv i centrum. Jobsøgningskurset vil give den enkelte medarbejder mulighed for at forholde sig til en række spørgsmål, der vedrører forholdet mellem arbejde, familie og fritid. Jobsøgningskursus strækker sig over 2 dage og afholdes i arbejdstiden i opsigelsesperioden. 7.4 Individuel rådgivning Favrskov Kommune tilbyder individuel rådgivning for alle medarbejdere, der afskediges. Som udgangspunkt får hver medarbejder tilbudt 2 timers konkret individuel sparring på cv og ansøgninger. Rådgivningen vil tage udgangspunkt i, hvilke ressourcer medarbejderen har såvel fagligt som personligt og hvilke grundlæggende værdier, det er vigtigt for den enkelte medarbejder at fokusere på. 7.5 Samtalegaranti Favrskov Kommune tilbyder i resten af 2010 og 2011 alle medarbejdere, der afskediges som følge af budgetreduktioner, at blive indkaldt til samtale, hvis medarbejderen ansøger en relevant opslået ledig stilling. Medarbejderen skal i ansøgningen selv gøre opmærksom på retten til at blive indkaldt til samtale. 19. august 2010 Side 11
Ledige stillinger i Favrskov Kommunes findes på www.ofir.dk, hvor der kan søges på Favrskov Kommunes jobopslag eller oprettes en jobagent, således at relevante ledige job i Favrskov Kommune fremsendes direkte til medarbejderens mailboks. 8. Personalereduktion af større omfang De forventede driftsreduktioner i medfør af budgettet 2011 2014 vurderes at kunne få så store personalemæssige konsekvenser, at de er omfattet af Lov om varsling mv. i forbindelse med afskedigelser af større omfang. Det betyder, at det Regionale Beskæftigelsesråd skal informeres. Disse retningslinjer er også gældende i en situation, der er omfattet af nævnte lovgivning. 19. august 2010 Side 12