Praktisk information til medlemmer af kommunalbestyrelsen Version 1.september 2015 1
Kommunalbestyrelsesmøder... 3 Afbud til møder... 3 Hvem sidder hvor i kommunalbestyrelsessalen... 4 Politiske udvalg... 4 Mødekalender... 5 Mødemateriale... 5 Lydoptagelse... 5 Vederlag... 5 Skattekort og kontooplysninger... 6 Kørselsgodtgørelse... 6 Hjemmearbejdsplads... 6 Hotline til IT-teamet... 6 Opbevaring og afhentning af fortroligt materiale... 6 Forsikringer... 6 Budgetseminar... 7 Kattegat-kursus... 7 Partoutkort til kulturelle institutioner... 7 Introduktion til direktørområderne... 7 Organisationsdiagram for Herlev Rådhus... 8 Introduktionspakke... 8 Kontakt til rådhuset... 8 Adgang til rådhuset... 9 Rygning... 9 Post til kommunalbestyrelsesmedlemmer... 9 Direktionssekretariatet... 9 Vielser - generelle retningslinjer... 9 Her kan du finde mere information... 10 herlev.dk og OplevHerlev.dk... 10 Herlev Intra kommunens intranet... 10 Herlev Bladet og Herlev info... 10 HerlevBogen... 10 HerlevNyt... 10 Magasinet Danske Kommuner... 10 Herlev Kommunes byvåben... 11 2
Kære kommunalbestyrelsesmedlem Som kommunalbestyrelsesmedlem er der mange ting og oplysninger at sætte sig ind i og forholde sig til. Vi har forsøgt at gøre det lidt nemmere, hvad angår det rent praktiske, ved at samle forskellig information, som kan være nyttig at vide som medlem af kommunalbestyrelsen. Er du blevet genvalgt, kender du formodentligt til mange af områderne, men kan måske have brug for en genopfriskning fx af enkelte regler. Brug dette opslagsværk og giv meget gerne Direktionssekretariatet en tilbagemelding på indholdet: Hvad savner du, hvad skal uddybes etc. God læselyst! Venlig hilsen Thomas Gyldal Petersen Kommunalbestyrelsesmøder Der er kommunalbestyrelsesmøde én gang om måneden, undtagen i juli. Den lukkede dagsorden behandles kl. 17.30. Herefter er der fælles middag i mødelokale 325, blok C, 2. sal. Det åbne møde begynder kl. 19.00. Her er adgang for borgere og presse. Læs mere i folderen Spørgetid, som er en del af den udleverede introduktionspakke. På følgende datoer afholdes der kommunalbestyrelsesmøder i 2015: 21. januar 18. februar 18. marts 15. april 13. maj 10. juni Juli: sommerferie 19. august 9. september 7. oktober 11. november 9. december Afbud til møder Afbud til kommunalbestyrelsesmøder og/eller spisning samt økonomi- og planlægningsudvalgs møde skal ske til Direktionssekretariatet enten via mail til dirsekr@herlev.dk eller telefonisk på lokal 7004. Dette gælder også, hvis afbuddet kun gælder f.eks. det lukkede møde. Afbud til møder i de stående fagudvalg meddeles til den pågældende stab. 3
Hvem sidder hvor i kommunalbestyrelsessalen Af oversigtskortet fremgår, hvem der sidder hvor i kommunalbestyrelsessalen. Politiske udvalg Der lægges op til, at Herlev Kommune har nedenstående syv politiske udvalg: Økonomi- og Planlægningsudvalget Teknik- og Miljøudvalget Børne- og Uddannelsesudvalget Familie- og Forebyggelsesudvalget Kultur- og Fritidsudvalget Sundheds- og Voksenudvalget Arbejdsmarkedsudvalget 4
Politiske gruppemøder Herlev Kommune sørger gerne for lokalereservation, opdækning med papir, blyanter, pastiller, glas og blandede vand til politiske gruppemøder. Partierne sørger selv for koordinering af disse møder. Mødekalender Der udarbejdes en mødekalender med alle møder for kommunalbestyrelsen, Økonomi- og Planlægningsudvalget og de stående udvalg. Hvert efterår uploades en mødekalender med det kommende års møder på www.herlev.dk. Mødemateriale Alle politiske dagsordener publiceres på PolWeb (til brug for læsning fra pc) og via edagsorden (til brug for læsning og materialebehandling via ipad). Lydoptagelse Der sker lydoptagelse af alle kommunalbestyrelsesmøder., såvel åbent som lukket møde. Optagelsen kan aflyttes ved kontakt til Direktionssekretariatet. Vederlag Nedenstående satser for vederlag bliver fremlagt på det konstituerende kommunalbestyrelsesmøde. Der ydes et fast vederlag for hvert udvalg, det enkelte kommunalbestyrelsesmedlem er medlem af. Alle vederlagene udbetales månedsvis forud. Der ydes således ikke særskilt vederlag for tabt arbejdsfortjeneste, børnepasning, mødediæter m.v. i forbindelse med hvervet som kommunalbestyrelsesmedlem. Beløbet fordeles ligeligt mellem udvalgsmedlemmerne dog ikke udvalgets formand. Det månedlige vederlag til udvalgsmedlemmer er følgende: Økonomi- og Planlægningsudvalget Teknik- og Miljøudvalget Børne- og Undervisningsudvalget Kultur og Fritidsudvalget Sundheds- og Voksenudvalget Arbejdsmarkedsudvalget Familie- og Forebyggelsesudvalget Børn og Ungeudvalget 550 kr. Vederlag til udvalgsformændene for de stående udvalg er følgende pr. måned: Teknik- og Miljøudvalget Børne- og Undervisningsudvalget Kultur og Fritidsudvalget Sundheds- og Voksenudvalget Arbejdsmarkedsudvalget Familie- og Forebyggelsesudvalget Børn og Ungeudvalget 5.532 kr. 5
Kontaktperson: Per Mikkelsen, lokal 7080 Skattekort og kontooplysninger Herlev Kommune får automatisk de nødvendige oplysninger til brug for udbetaling af vederlag mv. Vederlag udbetales via den enkeltes NemKonto. Kontaktperson: Per Mikkelsen, lokal 7080 Kørselsgodtgørelse Afregning af udgifter til kørsel i egen bil sker måneds/kvartalsvis bagud gennem indsendelse af bilag eller kilometeropgørelse på en særskilt kørselsrapport, der kan rekvireres på Horisont eller hos HR. Hvis Lønkontoret modtager indberetningsskemaet inden den 6. i hver måned, vil afregningen ske sammen med udbetaling af vederlag for den følgende måned. Kontaktperson: Per Mikkelsen, lokal 7080 Hjemmearbejdsplads Som medlem af Herlev Kommunalbestyrelse 2014-2017 får du udleveret en standard it-pakke, der indeholder en ipad Air (64 Gb) med cover og tastatur. Der er trådløst netværk i kommunalbestyrelsessalen samt i udvalgslokalet (lokale 025). Man kan via den udlånte ipad opnå adgang til edagsorden. Man får adgang via en præinstalleret app, og skal således være opkoblet til internettet. På edagsorden finder man dagsordner, bilag og referater for kommunalbestyrelsen. Endvidere har man adgang til dokumenter for de politiske udvalg, som man måtte være repræsenteret i. Adgang til edagsorden samt rettigheder styres af Direktionssekretariatet. Der vil ligeledes på ipaden være installeret en app, DME, som giver adgang til e-mail og kalender på den personlige @herlev.dk mailkonto. Kontaktperson: IT-Teamet, lokal 7030 eller Dirsekr, lokal 7004 Hotline til IT-teamet Skulle der opstå problemer med at tilkoble sig kommunens trådløse netværk eller til personlig mail og kalendersystem via DME, henvises der til Herlev Kommunes IT-team på telefon 4452 7030 eller på 2.level@herlev.dk. Opbevaring og afhentning af fortroligt materiale Fortroligt materiale skal behandles med omtanke. Ønsker du at skille dig af med fortroligt materiale bedes, du medbringe det ved førstkommende kommunalbestyrelsesmøde, hvor det vil blive indsamlet og destrueret. Kontaktperson: Indkøb & Service, lokal 7035 Forsikringer Der er tegnet en kollektiv ulykkesforsikring, der dækker alle kommunalbestyrelsesmedlemmer. Der er desuden tegnet en bestyrelsesog direktionsansvarsforsikring. 6
Kontaktperson: Indkøb & Service, lokal 7035 Budgetseminar Der afholdes et årligt budgetseminar i august. Kattegat-kursus Herlev Kommune tilbyder alle nye kommunalbestyrelsesmedlemmer at deltage i et Kattegat-kursus arrangeret af COK (Center for Offentlig Kompetenceudvikling). Kattegat-kurset er et introduktionskursus for nye kommunalbestyrelsesmedlemmer til rollen som kommunalbestyrelsesmedlem og giver en grundlæggende og intensiv introduktion til arbejdet i en politisk valgt bestyrelse og samspillet med det omgivende samfund. Kattegat er en fiktiv kommune, der bruges som eksempel i undervisningen. Partoutkort til kulturelle institutioner Alle kommunalbestyrelsesmedlemmer får sammen med introduktionspakken udleveret et partoutkort, som udformes af Kommunikation. Kortet kan kun benyttes, når kommunen har stillet lokalerne gratis til rådighed for arrangementet. Gammelgaard Kunst- og kulturcenter Herlev Hallerne Herlev Stadion Herlev Medborgerhus Herlev Skøjtehal Herlev Teaterbio Hjortespringbadet Herlevbadet Kildegårdshallen Skinderskovhallen Kontaktperson vedr. partoutkort: Mette Østerdal, lokal 7012 Introduktion til direktørområderne I starten af en ny valgperiode bliver der afholdt introduktionsmøder til de forskellige direktørområder ved direktørerne. Al henvendelse fra kommunalbestyrelsesmedlemmer til direktørområderne skal gå gennem enten kommunaldirektøren eller Direktionssekretariatet. Kontaktperson: Kommunaldirektør Helle Søeberg, lokal 7002 eller Ulla Filtenborg, lokal 7004 7
Organisationsdiagram for Herlev Rådhus Introduktionspakke I starten af en ny valgperiode udleveres følgende: Kommunale styrelsesregler Pjecen Spørgetid ved kommunalbestyrelsesmøder Budget Partoutkort Invitation til introduktionsmøder Politisk mødekalender Kontakt til rådhuset På herlev.dk kan man finde rådhusets telefonnumre, lokale telefon- og åbningstider samt mailadresser. Åbningstider for personlige og telefoniske henvendelser: Mandag: kl. 9.00-14.00 Tirsdag: kl. 8.00-14.00 Onsdag: Lukket Torsdag kl. 9.00-15.00 samt 15.30-18.00 Fredag: kl. 9.00-14.00 Mailadresser: Herlev Kommune Borgmester Kommunaldirektør Direktionssekretariatet herlev@herlev.dk borgmester@herlev.dk komdir@herlev.dk dirsekr@herlev.dk Via borgerd.dk kan du med din NemId let underskrive og kryptere dine mails til Herlev Kommune. På herlev.dk kan du læse mere om sikker post. Du kan også vælge at hente 8
og installere Herlev Kommunes certifikat, som er nødvendig for at kunne kryptere mails med personfølsomme oplysninger sikkert. Adgang til rådhuset Der bliver udstedt adgangskort til kommunalbestyrelsesmedlemmerne og bliver udleveret en nøgle, som der skal kvitteres for. Adgangskort og nøgle vil blive bragt hjem til hvert kommunalbestyrelsesmedlem af en rådhusbetjent. Skulle adgangskort eller nøgle bortkomme, kontakt da Service & Indkøb, lokal 7035. Rygning Herlev Rådhus er røgfrit. Der må dog gerne ryges i området ved cykelskuret overfor indgang B. Post til kommunalbestyrelsesmedlemmer Direktionssekretariatet samler alt ekstern post og sender til medlemmerne én gang om ugen. Post, der er samlet forud for et kommunalbestyrelsesmøde, lægges på det enkelte kommunalbestyrelsesmedlems plads i kommunalbestyrelsessalen. Henvendelser til kommunalbestyrelsen besvares som hovedregel af borgmesteren på vegne af Kommunalbestyrelsen. Kommunalbestyrelsens medlemmer får kun tilsendt sådanne henvendelser, såfremt den pågældende borger udtrykkeligt anmoder om det. Direktionssekretariatet opdaterer løbende en oversigt over stamdata (f.eks. adresse, mailadresse og telefonnummer) for kommunalbestyrelsesmedlemmer. Det er derfor vigtigt, at det enkelte kommunalbestyrelsesmedlem straks orienterer Direktionssekretariatet ved ændringer. Direktionssekretariatet Direktionssekretariatet er sekretariat for borgmester og kommunaldirektør. Direktionssekretariatets hovedopgaver er betjening af kommunalbestyrelsen og Økonomi- og Planlægningsudvalget, varetagelse af vielsesområdet, kommunal-, regions- og folketingsvalg herunder folkeafstemninger samt sekretariatsfunktioner for borgmester og kommunaldirektør. Direktionssekretariatet er ansvarligt for dagsorden og referat til henholdsvis Økonomi- og Planlægningsudvalget og kommunalbestyrelsen. Vielser - generelle retningslinjer Borgmesteren kan vælge at bemyndige et kommunalbestyrelsesmedlem til giftefoged. Bemyndigelsen kan være stående (ofte viceborgmesteren) eller gives som enkeltstående bemyndigelse i særlige tilfælde. Alle borgere, der ønsker vielse på Herlev rådhus, skal aftale de praktiske detaljer med Direktionssekretariatet. Det er således ikke muligt for et kommunalbestyrelsesmedlem at aftale en vielse direkte med en borger. 9
Borgerlige vielser foregår på Herlev rådhus, og kun i særlige tilfælde (sygdom eller lignende) i eget hjem, på plejecenter eller hospital. Her kan du finde mere information herlev.dk og OplevHerlev.dk På herlev.dk kan man under Om kommunen finde en masse faktuelle oplysninger om kommunen, dens historie etc. Fra forsiden af herlev.dk kan man tilgå politikerweb direkte. Fire indgange Borger, Erhverv, Selvbetjening og Om kommunen giver sammen med en række visuelle indgange besøgende et godt udgangspunkt for at finde relevante kommunale informationer. På OplevHerlev.dk kan besøgende finde et elektronisk samlingssted for arrangementer inden for kultur-, fritids- og idrætslivet i Herlev og samtidig finde nyheder og booke tider i kommunens idrætshaller. Kontaktperson: Mette Østerdal, lokal 7012. Herlev Intra kommunens intranet Herlev Kommunes intranet hedder Herlev Intra. Her kan kommunalbestyrelsesmedlemmer læse interne nyheder fra kommunen, personalepolitikker m.v. Kontaktperson: Mette Østerdal, lokal 7012. Herlev Bladet og Herlev info I anden sektion på næstsidste side i Herlev Bladet annoncerer Herlev Kommune hver uge. Kontaktperson: Mette Østerdal, lokal 7012. HerlevBogen HerlevBogen udarbejdes og uddeles i samarbejde med Herlev Bladet i juni, og består af et kommunalt afsnit (de røde sider), som Herlev Kommunes kommunikationsteam indsamler, bearbejder og ajourfører fra år til år. Kontaktperson: Mette Østerdal, lokal 7012. HerlevNyt HerlevNyt er et halvårligt digitalt nyhedsbrev med artikler om kommunens virke, kommende og igangværende projekter og andre emner, der har borgernes interesse. HerlevNyt kan læses på herlev.dk/herlevnyt, hvor man også kan tegne abonnement på andre kommunale nyhedsbreve. Kontaktperson: Mette Østerdal, lokal 7012. Magasinet Danske Kommuner Alle kommunalbestyrelsesmedlemmer får tilsendt magasinet Danske Kommuner til privatadressen. Kontaktperson: Indkøb & Service, lokal 7035 10
Herlev Kommunes byvåben Herlevs kommunevåben/byvåben er delt i to: Herlev og Hjortespring, som er symboliseret af en rist og en hjort. I kommunevåbnets venstre halvdel ses den rist, martyren Skt. Laurentius blev brændt på i Rom i år 258. Relationen til Herlev består i, at klokken i Herlev Kirkes tårn er indviet til Skt. Laurentius. Den springende hjort symboliserer naturligvis Hjortespring, kommunens nordlige del. Kommunevåbnet er registreret i 1949 og er tegnet af Aage Wulff med heraldisk bistand af statens daværende heraldiske konsulent, arkivar i Rigsarkivet, P.B. Grandjean. I 1998 blev kommunevåbnet moderniseret af grafisk designer Jakob Kühnel. 11