Guide til e-bevillingssystemet
2 Indholdsfortegnelse Side 2-3 Log ind Side 8-9 Find en eksisterende bevilling Side 3 Brugere, roller og arbejdsområder Side 9-11 Ret borgerens bevilling Side 3-4 Opret en borger Side 11-12 Få overblik over bevillingen Side 4-6 Tilføj produkter på bevillingen uden bevilget max. Side 13-14 Få overblik over leverancer Side 6-7 Tilføj produkter på bevillingen med bevilget max. Side 15 Ret borgerens status og luk bevillingen Side 7-8 Bestil varer for borgeren Log ind OneMeds e-bevillingsystem er internetbaseret. Du skal derfor blot gå ind på og logge ind. Dine login-informationer får du, når du oprettes som bruger i systemet af en af vores konsulenter eller af vores kundeservice. Vær opmærksom på, at du jævnligt skal skifte din adgangskode som bruger. Det er en sikkerhedsforanstaltning, som gør at de personfølsomme data er bedst muligt beskyttet. Borgere med en bevilling, som ønsker at bestille varer online, skal ligeledes anvende. I skal altså arbejde på samme platform, hvilket gør det nemt for dig at hjælpe borgeren med bestilling.
3 Sådan gør du, når du vil logge ind 1. Klik på Log ind knappen findes øverst på skærmen 2. Udfyld Brugernavn og Adgangskode 3. Klik på den grønne knap Log ind du kommer nu til siden Brugere Brugere, roller og arbejdsområder I OneMeds e-bevillingssystem kan brugere have forskellige roller. En sagsbehandler har adgang til alle de funktioner, som er relevante i forhold til at oprette, redigere og inaktivere en bevilling. Skal brugeren kun have adgang til at se borgeren og dennes bevilling, oprettes en såkaldt bestiller, som kan se bevillinger, men ikke ændre på disse. Du kan oprette og få overblik over alle borgere og bevillinger på tværs af de kundenumre, som du har adgang til. Det kan eksempelvis være alle 112-bevillinger inden for stomi i en kommune eller i et distrikt. Hvis du har adgang til flere kundenumre i systemet, vil du kunne se knappen Skift ved siden af dit navn øverst på skærmen. Billedet viser mulige søgefelter, når du vil fremsøge de aktive borgere i systemet på tværs af kundenumre. Opret en borger Du kan enten oprette en borger og en bevilling i samme arbejdsgang eller tilføje varer til bevillingen senere. Det er nemt at oprette en ny borger, og vi holder styr på, at du får alle relevante informationer med. OneMeds system sikrer desuden, at du anvender et gyldigt CPR nr.
4 Billedet viser borgerens brugerdata. Her redigeres bl.a. borgerens adresse og borgerens status. Udfyld feltet Noter, hvis du har retningslinjer vedr. bevillingen, som OneMed skal være opmærksom på. Bemærk at CPR-nummeret er unikt og ikke kan rettes, når borgeren er gemt. Sådan gør du, når du vil oprette en ny borger 1. Klik på den grønne knap Opret ny borger på, mens du står på siden Brugere 2. Udfyld alle brugerdata markeret med en rød stjerne systemet sætter selv en midlertidig adgangskode 3. Brug feltet Noter for at sende en besked til OneMed vedr. borger/bevilling 4. Klik Gem data 5. Vælg at se Borgers bevilling, hvis du vil lægge varer på bevillingen Borgeren oprettes automatisk med et midlertidigt login. Bemærk at Brugernavn til webshop skal være unikt. Kopiér eksempelvis borgerens CPR-nummer i dette felt. Status Aktiv betyder, at borgerens bevilling nu er åben og kan tilføjes produkter. Hvis borgerens status ændres, har du ikke længere adgang til borgeren eller bevillingen. Kontakt kundeservice hvis du mangler adgang fx ved tilflyttet borger. Tilføj produkter på bevillingen uden bevilget max. I denne del af systemet kan du hurtigt og nemt tilføje produkter til bevillingen. Produkter, som kommunen har en særpris på, vil være markeret med en gul stjerne.
5 Du kan søge produkter ud fra forskellige parametre herunder varens navn, varenummer samt producentens referencenummer. På den måde finder du let det ønskede produkt. Du kan tilføje produkter på bevillingen direkte eller udregne behovet baseret på borgerens forventede forbrug. Billedet viser borgerens tomme bevilling, klar til at tilføje produkter. Har du rettelser til borger data, kan du rette disse via knappen Opdatér data. Billedet viser søgefunktionen ved klik på knappen Tilføj ny vare. Hvis systemet finder et match kommer du direkte til nedenstående ellers kan du vælge produktet fra søgeresultatet. Sådan gør du, når du vil tilføje et nyt produkt 1. Klik på knappen Tilføj ny vare 2. Udfyld feltet Søg produkter og fremsøg varen 3. Vælg Bevillingsområde
6 4. Klik på den grønne knap Tilføj bevillingsvare Billedet viser foruddefineret data på varen. Et enkelt klik på Tilføj bevillingsvare og produktet er tilføjet. Bemærk at Bevillingsområde skal være udfyldt. Du skal ikke tilføje eller rette yderligere. Produktet vil automatisk være tilføjet bevillingen også i OneMeds interne systemer. Når produktet er tilføjet bevillingen vil borgeren efterfølgende kunne bestille online, telefonisk eller pr. brev. Tilføj produkter på bevillingen med bevilget max. Du kan tilpasse bevillingen til behovet og således lave et bevilget max. for hvor mange produkter borgeren kan bestille. Hvis bevillingen er oprettet med et maximalt antal Bevilget enheder, vil bestillingen automatisk blive stoppet, såfremt det bestilte er over det tilladte. Hvis antallet nedjusteres eller bevillingen ændres, kan du fortsætte bestillingen. Dermed undgås overforbrug. Når du aktiverer knappen Udregn bevilget max. får du mulighed for at fastsætte borgerens max. forbrug.
7 Billedet viser funktionalitet ved klik på knappen Udregn bevilget max.. Vælg ønsket periodetype og antal stk. og udregn max. forbrug. Undgå så vidt muligt at ændre slutdatoen, da systemet er opsat til at udregne behovet på årsbasis. Sådan gør du, når du vil tilføje et nyt produkt med bevilget max. 1. Klik på knappen Tilføj ny vare 2. Udfyld feltet Søg produkter og fremsøg varen 3. Klik på knappen Udregn bevilget max. 4. Vælg korrekt periodetype (pr. dag er forudfyldt) og antal stk. som borgeren har behov for 5. Klik på den grønne knap Udregn systemet udregner nu borgerens behov afhængig af varens enhed og hvordan den ligger pakket 6. Vælg den ønskede afrunding systemet afrunder til hele enheder (fx 1 æske = 25 stk.) 7. Klik på den grønne knap Opdatér antal 8. Vælg Bevillingsområde 9. Klik på den grønne knap Tilføj bevillingsvare Bestil varer for borgeren Du kan bestille produkter til borgeren, når du opretter bevillingen. Når du ser bekræftelsen, er din bestilling modtaget hos os.
8 Sådan gør du, når du vil bestille varer for borgeren 1. Stå på siden Borgers bevilling 2. Markér checkbox til venstre for den enkelte vare og tilføj/ret evt. det ønskede antal (hele enheder), som ønskes fremsendt til borgeren 3. Klik på den grønne knap Læg i indkøbskurv 4. Anfør evt. bemærkninger til ordren og klik på den grønne knap Bestil varer Billedet viser data som overføres til ordren. Webordrenr. tilføjes først på selve bekræftelsen, men det er muligt at angive en speciel leveringsinstruks m.v. Tilføj mobil/email for at få oplysninger fra Postdanmark om leverancen. Find en eksisterende bevilling Du kan komme ud for at skulle ændre i en eksisterende bevilling. Her hjælper en udvidet søgefunktionalitet dig med at finde den rette bevilling hurtigt og nemt. Du kan kombinere søgekriterier og begrænse antallet af hits. Der er mulighed for at søge cprnummer, navn, adresse, by, aktivt bevillingsområde og borger status.
9 Billedet viser hvordan kombination af søgekriterier giver direkte adgang til den ønskede borgers bevilling via knappen Se bevilling, når du søger borgere på tværs af kundenumre. I listevisningen finder du et direkte link til Brugerdata, hvor du fx kan ændre borgerens adresse. Der kan søges blandt aktive bevillinger (kræver at borgeren allerede har aktive produkter) samt på borgerens status. Sådan gør du, når du vil arbejde med en eksisterende bevilling 1. Stå på siden Brugere og anvend de ønskede søgekriterier systemet viser alle borgere i listevisningen som udgangspunkt, men du kan begrænse til status Aktiv og evt. vælge bevillingsområde 2. Klik på knappen Se bevilling du kommer nu til siden Borgers bevilling 3. Du kan herefter arbejde med bevillingen Ret borgerens bevilling Der er flere muligheder for at justere bevillingen, og du kan hurtigt foretage ændringer. Du kan redigere bevilget max. og bevillingsperioden i samme proces.
10 Billedet viser det bevilgede produkt ved tryk på knappen Redigér. Her er der direkte adgang til at rette bevilget max. (anvend den grønne knap) eller inaktivere varen (ret status og klik Gem ændringer ). Sådan gør du, hvis du vil rette bevilget max. 1. Stå på siden Borgers bevilling 2. Klik på knappen Redigér på den vare, som du vil ændre 3. Klik på den grønne knap Ret bevilget max. 4. Nyt bevilget max. tilføjes klik dernæst Gem ændringer Bemærk at bevillingsperioden starter pr. d.d. og at Bevillingsområde er udfyldt. Sådan gør du, hvis du vil inaktivere et produkt 1. Stå på siden Borgers bevilling 2. Klik på knappen Redigér ved en specifik vare 3. Ret status til Inaktiv 4. Klik på den grønne knap Gem ændringer Varen er nu fjernet fra den aktive bevilling. Der er mulighed for genaktivere et tidligere bevilget produkt. Sådan gør du, hvis du vil genaktivere et tidligere anvendt produkt 1. Stå på siden Borgers bevilling 2. Klik på knappen Tilføj ny fra inaktiv-liste
11 Du får nu mulighed for at genaktivere produktet og rette bevilget max. 3. Klik på knappen Gør varen aktiv ud for den vare, som du vil arbejde med 4. Afslut via knappen Gem ændringer 5. Klik på X for at lukke pop-up en igen Billedet viser listen over inaktive produkter, som kan genaktiveres. Du kan genaktivere en vare via knappen Gør varen aktiv. Alternativt kan du anvende knappen Kopiér. Herved genaktiveres produktet uden mulighed for at rette bevilget max. Få overblik over bevillingen Du har altid fuldt overblik over bevillingen og kan se både aktive og inaktive varer. Det giver dig mulighed for at følge borgerens historik pr. varelinje. Du kan bl.a. se Seneste ordre dato og hvor mange bevilgede enheder, som er leveret i bevillingsperioden. Hvis du får brug for at kopiere den bevilgede produktliste til egne systemer, Excel eller fx til et brev til borgeren, er der også mulighed herfor.
12 Billedet viser alle varer, både aktive og inaktive fra bevillingen. Hvis samme vare har været inaktiv flere gange, er det kun den nyeste, som du får adgang til at kopiere/genaktivere. Via knappen Vis ordrehistorik kan du finde alle bestillinger, som er sket på borgerens bevilling (se afsnittet: Få overblik over leverancer). Sådan gør du, hvis du vil kopiere den bevilgede produktliste 1. Klik på kopi-ikonet systemet viser den aktive bevilling i en pop-up 2. Klik på knappen Kopiér tekst til udklipsholder for at anvende data fx i et brev til borgeren 3. Luk pop-up i X Her ses de vigtigste oplysninger på bevillingen, hvilket giver et hurtigt overblik.
13 Få overblik over leverancer I OneMeds e-bevillingssystem er der mulighed for at følge leverancer til borgeren meget tæt. Det betyder, at du som sagsbehandler eller bestiller kan se detaljer for en given ordre til borgeren, uanset om bestillingen er afgivet af borgeren selv, en kollega eller OneMeds kundeservice. Du kan følge med i en evt. delleverance til borgeren og dermed sikre dig, hvornår OneMed har afsluttet ordren. Billedet viser hvordan kalenderen kan afgrænse eller udvide den normale 30 dages søgning på ordrer. Når start- og slutdato er valgt, foretages søgningen. Du kan altid se seneste tidspunkt for din søgning, som foretages direkte i OneMeds interne system. Der kan sorteres på de små pile i alle kolonner og du kan i feltet Begræns søgning søge på tekst vist i kolonnerne: Ordre nr., Reference, Type, Oprettet af, Ordre dato og Status. Sådan gør du, når du vil søge i borgerens ordrehistorik 1. Klik på knappen Vis ordrehistorik, mens du står på siden Borgers bevilling 2. Vælg ny startdato i kalenderen, såfremt du vil gå længere tilbage end en måned 3. Klik på knappen Søg for at få vist ordrer 4. Klik på linket Se detaljer / luk for at få vist detaljer for ordren (fx leveringsadresse og status på selve varen eller den samlede ordre) Du kan desuden se fakturanummer og evt. krediterede varelinjer i detaljevisningen.
14 Sådan gør du, når du vil se fuld ordrehistorik 1. Find siden Ordrehistorik under Mine sider 2. Benyt sorteringsfunktionen i den samlede visning af ordrer eller anvend Begræns søgning til fx af finde en unik dato, reference eller øvrig information Du finder eksempelvis alle ordrer, som kun er delleveret, ved at begrænse søgningen til Delleveret. Når status for den enkelte varelinje eller status på hele ordren er Afsluttet har OneMed afsendt bestillingen.
15 Ret borgerens status og luk bevillingen Når du vil inaktivere hele bevillingen skal du blot ændre borgerens status. Som udgangspunkt er borgerens status altid Aktiv og foretager du ændringer heraf, er det kun kundeservice, som kan åbne borgeren igen. Du har mulighed for at fjerne borgere fra systemet, hvis du ændrer borgerens status til hhv. Mors (hvis borgeren dør, fjernes alle data) eller Fraflyttet. Dermed bevarer du overblikket over borgere med status Aktiv, Ophørt bevilling samt Valgt anden leverandør. Billedet viser de fire statustyper, som alle vil inaktivere hele bevillingen. Sådan gør du, hvis du vil inaktivere hele bevillingen 1. Stå på siden Borgers bevilling 2. Klik på knappen Opdatér data øverst 3. Ret status til fx Fraflyttet 4. Klik på den grønne knap Gem data Borgerens bevilling er nu lukket. Tip: link til Brugerdata findes også direkte på borgerens navn i listevisningen på siden Brugere.
16 Fandt du svaret på dine spørgsmål? Hvis du har brug for hjælp til at komme i gang med OneMeds e-bevillingssystem eller har behov for at få tilrettet din tilknytning m.m., kan du kontakte din konsulent - eller websupport direkte: Tlf. 87 425 680 Mail websupport.dk@onemed.com Senest opdateret: 11-02-2016