2007/19723 10.04.08 tive Godk. Hoved-MED 14.05.08 rev 16. april 2009 Godk. Hoved-MED 18.06.09 Instruks Håndtering af arbejdsskader Formål Formålet med denne instruks og de 4 vedlagte bilag er, at sikre en hensigtsmæssig håndtering af indtrufne ulykker og nærved ulykker samt brugen af informationerne herfra i det forebyggende arbejdsmiljøarbejde. Baggrund Der er 2 uafhængige regelsæt vedr. arbejdsulykker - Arbejdsmiljøloven: krav om anmeldelse af ulykker v. fravær over 24 timer senest 9 dage efter ulykken. Arbejdstilsynet håndterer ikke ulykke ift. medarbejder og erstatning men gør tiltag hvis de vurderer, at ulykken skyldes arbejdspladsindretning/tilrettelæggelse af arbejdet. - Arbejdsskadeforsikringsloven: arbejdsgivers anmelderpligt ved ulykker der medfører tydeligt og varigt mén eller behandlingsbehov senest et år efter ulykken. Notater/kalender registrering inden for det forløbende år kan benyttes i dokumentationen af ulykken specielt ved de psykiske ulykker. Arbejdsskadestyrelsen håndterer ulykken ift. at anerkende eller afvise ulykken. Hvis Arbejdsskadestyrelsen anerkender ulykken er medarbejderen sikret evt. erstatning og refusion for udgifter pga. ulykken. Begrebsafklaring Arbejdstilsynet og arbejdsskadeforsikringsloven skelner mellem 2 typer arbejdsskader: ulykker og erhvervssygdomme. En arbejdsulykke dækker alle fysiske eller psykiske hændelser eller påvirkninger, hvis hændelsen eller påvirkninger er årsag til ulykken. Hændelsen eller påvirkningen skal være pludselig eller vare højst 5 dage. Ulykker med fravær af mere end 24 timer og/eller varige mén eller behandlingsbehov skal anmeldes af arbejdspladsen via EASY. Halsnæs kommunes forsikringsansvarlig skal gennemgå anmeldelsen inden den indsendes til EASY. En erhvervssygdom er en lidelse f.eks. gener fra muskler og led eller stress, der skyldes arbejdet eller de forhold, som arbejdet foregår under. Erhvervssygdom indberettes via egen læge, da der skal benyttes latinske betegnelser på blanketten. Hvis tvist og lægen ikke vurderer det som en arbejdsbetinget lidelse, kan medarbejderen bede om en henvisning til Arbejdsmedicinsk klinik for en vurdering. Ifølge arbejdsskadeloven er virksomheden juridisk forpligtet til at anmelde arbejdsulykker med fravær over 24 timer til Arbejdstilsynet, og hvis forventet mén eller behandlingsbehov til Arbejdstilsynet, Arbejdsskadestyrelsen og forsikringsselskabet, hvilket gøres via Arbejdsskadestyrelsens anmeldelsessystem EASY.
Anmeldelse i Easy af ulykker uden fravær, uden forventet mén eller behandlingsbehov tjener intet formål! Arbejdstilsynet bruger ikke informationen, og medarbejderen sikres ikke bedre ved en efterfølgende hændelse da tidligere anmeldte ulykker, der ikke har medført fravær eller tydeligt mén ikke benyttes som dokumentation ved en senere anmeldt hændelse. I stedet for at anmelde ulykker uden fravær og uden tydeligt mén, anbefaler Arbejdsskadestyrelsen, at der f.eks. ved udadrettet borgere føres kalender/registrering. 1 Men, en medarbejder har ret til at anmelde en arbejdsulykke uden fravær, uden mén eller behandlingsbehov. Det kan de selv foretage ved anmeldelse på blanket som rekvireres via arbejdstilsynets hjemmeside eller ved kontakt til Arbejdstilsynet telefon 70121288, via egen læge ud fra en vurdering af forventet mén eller gennem den faglige organisation. Skematisk ulykkes-håndtering: Fravær over 24 timer Anmeld i EASY Nej i punkt 6 Ulykke eller nærved ulykke indtræffer Straksnotat udfyldes SiG-gruppen gennemgår straks notat Tydeligt mén eller behov for behandling Anmeld i EASY Ja i punkt 6 Intet fravær og intet mén Minus EASY! Men info-brev til medarbejderen Alle arbejdsulykker med over 24 timers fravær, forventet mén eller behov for behandling anmeldes til EASY og medarbejderen får et kopi af anmeldelsen jf. Bilag 3. Har arbejdsulykken ikke medført 24 timers fravær og vurderer sikkerhedsgruppen at der ikke vil være forventet mén eller behov for behandling får medarbejderen straks notatet retur, sammen med et brev med begrundelse for at den ikke er anmeldt. Ønsker medarbejderen alligevel en anmeldelse af arbejdsulykken, anbefales medarbejderen, at medtage straks notatet til egen læge for anmeldelse ud fra lægefaglig vurdering. Medarbejderen kan også kontakte sin faglige organisation for assistance. Arbejdsulykker ældre end et år kan ikke anmeldes. Fremgangsmåde - Generelt Sikkerhedslederen/sikkerhedsgruppen har ansvar for, at alle medarbejdere er bekendt med, hvordan virksomheden arbejder med håndtering af ulykker. Halsnæs Kommune arbejdsulykkes håndtering skal sikre sine medarbejdere bedst muligt håndtering af arbejdsulykker for evt. erstatning og dækning af udgifter i forbindelse med en arbejdsulykke. Men, der skal ikke anmeldes arbejdsulykker, hvor fraværet er under 24 timer, eller ulykker der ikke har medført tydeligt mén eller behov for behandling. 1 Der er udarbejdet skema for registrering af vold/trusler for de enkelte områder. De findes i mappen for sikkerhedsarbejdet på personalenettet. De benyttes til dokumentation, hvis medarbejderen senere udsættes for en ulykke, som medfører fravær over 24 timer, mén eller behov for behandling.
- Planlægning Virksomhedens leder eller sikkerhedsrepræsentant indberetter ulykker til Arbejdstilsynet, via Arbejdstilsynets elektroniske system EASY. Jf. Bilag 2. Virksomhedsleder og sikkerhedsrepræsentanten(erne), har adgangskoder til systemet og disse er privat og må ikke benyttes af andre. Disse fås ved henvendelse til kommunens forsikringsansvarlig eller arbejdsmiljøkonsulent. - Gennemførelse Virksomhedens medarbejdere skal orienteres om, at de skal udfylde et straks notat enten selv eller sammen med en sikkerhedsrepræsentant og derefter aflevere det til sikkerhedsgruppen, uanset ulykkens omfang både ved nærved hændelser, mindre hændelser og hændelser med fravær. Sikkerhedsgruppen gennemgår straks notat inden for 9 dage og vurderer om den skal anmeldes i EASY. Sikkerhedsgruppen er ansvarlig for indtastning af data vedr. arbejdsulykken og skal kontakte kommunens forsikringsansvarlig for en kvalitetssikring af anmeldelsen og annullering / indsendelse af anmeldelsen. Virksomheden giver efterfølgende tilbagemelding til medarbejderen. Alle straks notater både v. nærved ulykker, ulykker uden fravær og ulykker med over 24 timers fravær gennemgåes af sikkerhedsgruppen for forebyggende tiltag. Sikkerhedsgruppen aftaler snarest muligt efter ulykken et tidspunkt for gennemgang af årsag(er) til ulykken med de berørte parter (den ulykkesramte og evt. vidner). Jf. Bilag 4. Nærved-hændelser bør registres i EASY for virksomhedens egen samlede registrering af hændelser. De fremkommer ikke hos Arbejdstilsynet, Arbejdsskadestyrelsen eller Kommuneforsikring. Sikkerhedsgruppen orienterer løbende i MED-udvalget overordnet om ulykker og nærved ulykker. Orienteringen skal være generel og indeholde punkter som: Typer af ulykker, der har fundet sted i virksomheden Hvilke tiltag, der er eller bliver iværksat for at forebygge ulykker og nærved ulykker. Sikkerhedsgruppen sikrer, at løsning på problemet gennemføres både for nærved hændelser, ulykker uden fravær eller mén og ulykker med fravær over 24 timer og/eller mén. - Opfølgning Sikkerhedsgruppen kontrollerer, at de nødvendige løsninger er igangsat, og at de har haft den tiltænkte effekt. - Opbevaring Straks notater, Kopi af den elektroniske ulykkes anmeldelse, sikkerhedsgruppens notater fra nærved ulykker og ulykkesanalyse og de forebyggende tiltag opbevares i virksomheden, sammen med sikkerhedsgruppens øvrige dokumentation for arbejdsmiljø arbejdet. Bilag 1: Skema til straks notering af ulykken Bilag 2: Guide til anvendelse af EASY Bilag 3: Forslag til brev v. afslag af anmeldes af ulykke Bilag 4: Gennemgang af ulykker og nærved ulykker
Bilag 1 1. Registrer stamdata STRAKS NOTAT VED ARBEJDSULYKKER Overskrift på hændelsen: Kort beskrivelse af ulykken: Ultrakort f.eks. fald på trappe Fornavn på tilskadekommen: Løft Fald/Snuble Knoglebrud Stik/Skære/Klemme/Vrid Vold/Trusler Skader forvoldt af andre Trafikuheld Sport Andet Efternavn på tilskadekommen: Forventet fravær: Tilskadekomnes afdeling: Dato for hændelsen: Klokkeslæt: 2. Tilskadekomne CPR nummer: Under 1 dag (24 timers fravær) 1-3 dage 4-6 dage 7 13 dage 14-20 dage 21 29 dage Mere end én måned I EASY fremkommer kun aktuel virksomhed dd-mm-åååå dd-mm-åååå tidspunkt dd-mm-åååå og xxxx Adresse: Gade og nr. Postnummer og by Land 3. Ansættelsesforhold Jobtype: Ansættelsesdato: dd-mm-åååå Fratrædelses dato skrives ikke Tilskadekomnes ansættelsessted: Erhvervsstatus: 4. Ulykkested Fandt ulykken sted på tilskadekomnes arbejdsgivers adresse: Hvor på arbejdspladsen: I EASY fremkommer kun aktuel virksomhed Lønmodtager inkl. vikar Under uddannelse praktikant/ elev Ja Nej Hvis angiv om det var i Privathjem Transportvej Andet arbejde
5.Ulykkesbeskrivelse Udførlig beskrivelse af hændelsen: Ved længere beskrivelse kan et dokument vedhæftes under punkt 7 i anmeldelsen På hvilke måde skete ulykken: Redskab: Skadens art: OBS: Briller, kontaktlinser, tingskader o.l. skal registres i Insubiz Skadet legemsdel: 6. Forsikring Skal skaden anmeldes til arbejdsgivers forsikringsselskab/ Arbejdsskade- styrelsen med henblik på vurdering efter arbejdsskadeloven? Akut kontakt med el, temperatur, kemikalier Drukne Fald Ramt Kontakt med spids/grov genstand Klemt Akut overbelastning inkl. psykisk Bid Andet Ingen materialer Et redskab - hvilket: Sår Knoglebrud Forstuvning og forstrækning Hjernerystelse og indre skader Forbrænding, skoldning og forfrysninger Forgiftning og infektion Drukning og kvælning Skader der skyldes lyd, vibrationer og tryk Skader pga. ekstrem temperatur, lys og bestråling Chok Flere skader på kroppen Andre (ikke oplyst her) Hoved Ryg Krop og organer Overkroppens lemmer Underkroppen lemmer Hele legemet eller flere legemsdele Ja, hvis tydeligt forventet mén eller behandlingsbehov Oplys om indtægt eller alternativ markeres i uoplyst. Nej, hvis ikke skaden har medført tydeligt forventet mén eller behandlingsbehov, men fravær over 24 timer
Bilag 2 Anvendelse af EASY sikrer, at anmeldelsen af ulykken automatisk bliver sendt til alle relevante modtagere, som er Kommunens forsikring, Arbejdsskadestyrelsen og Arbejdstilsynet. Desuden sikrer anvendelsen af EASY, at alle de oplysninger, som modtagerne skal bruge, bliver afleveret til gavn for en hurtigere og mere effektiv sagsbehandling. Hvad er EASY? EASY er forkortelsen af Elektronisk Anmelde System, hvor man elektronisk anmelder arbejdsulykker. Oprettelse af anmelder Da det er sikkerhedsgruppen, som skal gennemgå arbejdsskaden efterfølgende, er det mest hensigtsmæssigt, at virksomhedens leder og sikkerhedsrepræsentant(er) oprettes som anmelder. For at kunne benytte EASY skal leder og sikkerhedsrepræsentant(er) være oprettet som brugere (brugernavn og password). Dette sker ved kontakt til kommunens arbejdsmiljøkonsulent Tina Vesthald tive@halsnaes.dk. Benyt: www.easy.ask.dk Anmeldelsespligt Når ulykken har medført uarbejdsdygtighed i mindst 1 dag, udover den dag skaden skete, eller hvis den vurderes at give mén eller udgifter til behandling af ulykken. Anmeldelsesfrister En arbejdsskade, der antages at kunne begrunde et krav på ydelse, SKAL indberettes hurtigst muligt, dog senest 1 år efter skaden er sket. CVR-nummer og P-nummer Halsnæs Kommune har et CVR-nummer, hvortil der er tilknyttet 60 virksomheder med deres eget P- nummer. Når der anmeldes arbejdsulykke i EASY på kommunens virksomheder anmeldes ulykken på det enkelte p-nummer. Det giver mulighed for at kunne lave statistik på den enkelte virksomhed, områdevis og for hele kommunen. Der forefindes en brugervejledning til EASY på: personalenettet/ sikkerhedsarbejdet/instrukser/ håndtering af arbejdsskader
Bilag 3 Forslag til brev der kan gives til medarbejderen ved afvisning af anmeldes af arbejdsulykken. Kære kollega Vi har i sikkerhedsgruppen gennemgået dit straks notat vedr. en hændelse dd.mm. åååå Halsnæs Kommune har på Hoved- MED juni 2009 revideret instruksen for håndtering af arbejdsskader og konkretiseret, at virksomheden ifølge arbejdsmiljøloven og arbejdsskadeforsikringsloven juridisk kun er forpligtet til, at anmelde arbejdsulykker med fravær over 24 timer, tydeligt forventet mén og/eller behandlingsbehov til Arbejdstilsynet, Arbejdsskadestyrelsen og forsikringsselskab, hvilket gøres via Arbejdsskadestyrelsen anmeldelsessystem Easy. Forpligtelsen påhviler lederen af den pågældende virksomhed. Arbejdsulykker, hvor der ikke har været fravær over 24 timer, men måske senere vil komme mén kan ikke vurderes af en virksomheds ledelse/sikkerhedsrepræsentanter. Derfor anbefales en lægeligvurdering og anmeldelse af ulykke via egen læge samt evt. igangsættelse af behandling. En lægelig anmeldelse af forventet mén sikrer, at korrekte betegnelser benyttes for godkendelse af skaden i Arbejdsskadestyrelsen. Alle medarbejdere har ret til at få anmeldt en arbejdsskade, men da din hændelse ikke har medført 24 timers fravæ, og sikkerhedsgruppen ikke kan vurdere et tydeligt mén eller behandlingsbehov, skal du i stedet kontakte din egen læge. Alternativ kan du også kontakte din faglige organisation. Har du yderligere spørgsmål, kan du kontakte Halsnæs Kommunes forsikringsansvarlig Bethina. M. Christensen på mail bmch@halsnaes.dk eller arbejdsmiljøkonsulent Tina Vesthald på mail tive@halsnaes.dk Venlig hilsen xxx Sikkerhedslederen yy Sikkerhedsrepræsentanter
Bilag 4 Gennemgang af ulykker og nærved ulykker (til kopiering) 1. Hvem kom til skade? (navn og stilling er frivillig ved nærved ulykker) Navn Stilling Job på ulykkestidspunktet Erfaring i jobbet 2. Hvor og hvornår skete det? Ulykkesstedet risikoområdet Dato Klokken Antal gennemførte arbejdstimer inden hændelse 3. Hvilken skade medførte ulykken? (ved nærved ulykker, hvad kunne der være sket) Skadetype og legemsdel Behandling og evt. fravær Skal der foretages indberetning i EASY? (kun ved ulykke med mere end én dags fravær eller forventet mén) 4. Hvad skete der? Hvilken aktivitet var i gang? Var det en normal arbejdssituation? Er der behov for at tage billeder? 1. Hvad skete der? (hændelsesforløb) 2. Var sikkerhedsforanstaltningerne
mangelfulde? 3. Var risikoen kendt? 4. Havde tekniske hjælpemidler betydning? 5. Havde benyttede materialer og deres form betydning? 6. Var vedligeholdelse og rengøring mangelfuld? 7. Var uddannelsen og erfaringen utilstrækkelig? 8. Havde tilrettelæggelsen af arbejdet betydning? 9. Havde andre forhold indflydelse? 5. Analyse (brug svar fra pkt. 2-9) Hvorfor skete det? Hvad skal ændres? Ansvar Tidsfrist 6. Opfølgning Skal der tilføjes i APV handlingsplanen? Er det sket før og/eller kan det ske igen? Hvem skal informeres om hændelse og ændringer? afdelingen andre afdelinger