Referat af kontaktudvalgsmøde 29. oktober 2014

Referat af kontaktudvalgsmøde 29. oktober 2014 Tilstede: 38 deltagere fra administrerede organisationer og 6 personer fra administrationen. Som gæster deltog tidligere kredskonsulent Poul Erik Skov-Hansen, direktør Peder Damgaard fra Gråsten Andelsboligforening og direktør Per Klitte fra Eseebase (indtil pkt. 3). 1. Egon Soll bød velkommen Som dirigent blev valgt: Peder Damgaard Som referent blev valgt: Anne Kathrine Lyhne Dirigenten gav ordet til formanden. Egon Soll fortalte at alt havde kørt på skinner det seneste år, og at det derfor havde været et stille og fredeligt år for bestyrelsen. Herefter bød han gæsterne fra Aabenraa Ny Boligforening særlig velkommen til forsamlingen. 2. Per Klitte fra Eseebase, en del af Årstiderne Arkitekter fortalte om hvordan digital boligoptegning kan lette det administrative arbejde og give overblik. Han fortalte at hos de boligorganisationer der har implementeret Eseebase har der gennemsnitligt været en besparelse på 30% af omkostningerne ved istandsættelse til fraflytning fordi processen digitaliseres og der er sket udbud på arbejdet. Desuden oplever de at der spares et sted mellem 1 og 4 timer på det administrative arbejde der foregår efter et fraflyttersyn har fundet sted. Eseebase mener at tilbagebetalingstiden på den investering der skal foretages er mellem 2 og 4 år. 110 boligorganisationer med tilsammen 1200 afdelinger og 100.000 boliger bruger Eseebase. I praksis starter processen med at de originale tegninger journaliseres og sammen med stikprøve opmålinger af bygningerne laves der digitale 3D-modeller af lejemålene. Enten af de forskellige lejemålstyper en organisation har, eller af hele bygningsmassen. Hvis det er typen der digitaliseres vil prisen typisk være kr. 750,- pr. bolig i organisationen. Hvis det er det hele er prisen typisk kr. 1.300,- pr. bolig. De digitale modeller og tegninger kan, udover at skabe præcise mængde- /kvadratmeterangivelser til brug ved istandsættelser o.l. bruges i udlejningsarbejdet. Desuden vil det være mulig yderligere at bygge drift- og vedligeholdelsesplanlægning på, data kan bruges direkte i boligadministrationsprogrammet. De kan også bruges som udgangspunkt i renoveringsopgaver og til at skabe bedre information til bestyrelsesarbejdet. På www.eseebase.dk kan man læse mere. 3. Hans H. Appel informerede om hverdagen, og om kommende tiltag i administrationen således: Det er rart at se så mange i aften måske særlig repræsentanter fra Aabenraa Nye Boligforening I er jo absolut repræsentanter fra en af Danmarks mindste almene boligorganisationer, men ligeså velkomne her som alle andre. 1

Sidste år informerede jeg om, at 2013 kunne gå hen og blive et vanskeligt år rent rentemæssigt det er en vigtig del af resultaterne i vores afdelinger, at der sker en rimelig forrentning af de opsparede penge, som vi forvalter for dem. Det kom desværre til at være rigtigt, og der var mange afdelinger, som fik underskud på renten. 2014 har såmænd ikke forbedret situationen, og i Dalbo har vi vurderet, at fordelene ved fælles formueforvaltning gennem Dalbo nu ikke mere er til stede, fordi vores provenu er alt for lille til at kunne dække de forholdsvis store omkostninger, der er til administration. Vi skal f.eks. hvert kvartal give en revisorattesteret redegørelse til Landsbyggefonden, og vi foretager kvartalsvise rentetilskrivninger. Derfor er ordningen formelt ophørt her fra 1. oktober, og Jeres organisationer har herefter udelukkende forholdsvis mindre beløb i almindelig mellemregning med DALBO det er beløb, som vi primært bruger til betaling af Jeres leverandører. Denne mellemregning bliver selvfølgelig fortsat forrentet, men det er udelukkende med den opnåede bankrente, og med en enkelt tilskrivning pr. år. Dalbo har så indgået en rammeaftale med SparNord for at kunne tilbyde et alternativ. Den enkelte organisation har mulighed for at få fra 10 mio. kr. forvaltet hos SparNord. I Dalbo har vi en central udlejningsfunktion. Den servicerer p.t. beboere i Rødding, Rødekro og Aabenraa Nye Boligforening. Efter min opfattelse er det led i en udvikling, der går på, at beboere i mindre boligorganisationer kan serviceres fra et centralt sted vedr. den rene udlejningsfunktion. Det er et reelt alternativ til eget kontor for de mindre boligorganisationer. Det er alt for dyrt og for lidt rationelt at drive de små kontorer, med de funktioner de som hovedregel har i dag. Dalbo s kursusvirksomhed eksisterer skam fortsat vi har en målsætning om at levere prisbillige kurser med aktuelt indhold på et lokalt sted. Vi har gennemført kursus i førstehjælp for medarbejdere, og et omkring udvikling af siddende afdelingsbestyrelser. Her den 11. november behøver jeg vist ikke gøre reklame for grundkursus for afdelingsbestyrelser. Det foregår i Rødekro, Poul Erik er oplægsholder, og så vidt jeg ved er der næsten fuldt hus med 50 tilmeldte - så skynd Jer hvis der skal flere tilmeldes. Udvikling af vores systemer det er jo et kapitel for sig selv. Sidste år viste vi lidt om journalisering, og vores processer kører planmæssigt omkring det. I år har vi så på dette møde valgt at fokusere lidt på digitalt syn ikke fordi vi står lige for af indføre 2

det men nok mere for at forberede Jer på, at udviklingen og rationalisering af vores administration kræver indenfor et par år, at vi investerer i indførelse af det digitale syn. En anden ting, som vi skal have fokus på er, at vi i løbet af 2015 overgår fra Office 2010 til 2013, samtidig med, at vi skal over på en anden server. Det kan betyde at nogle af de gamle arbejdspladser og printere på kontorerne er nødt til at udskiftes, da de er for gamle til at køre på den nye løsning. Jeg vil bare dermed sige, at det kan godt være der kommer nogen ting i forbindelse med dette i løbet af 2015 og vi har skubbet det så længe som muligt. Dalbo s hjemmeside har kørt på en platform, som vi oprindelig købte i 2006. Den er ikke særlig tidssvarende mere. Derfor har vi investeret i ny hjemmeside, og 5 af vores kunder har sagt ja til en tilsvarende fornyelse. Hjemmesiden blev præsenteret, med en smule tekniske vanskeligheder, men kan ses nærmere efter på www.lokale-boliger.dk 4. Tidligere kredskonsulent Poul Erik Skov-Hansen fortalte om sit Tilbageblik på fremtiden I slutningen af årtusindet begyndte der at være fokus på samarbejde ingen for den almene branche. I 8. kreds begyndte det tidligt. På kredsweekenden i 2002/2003 var temaet administrativt samarbejde. I bussen på vej hjem begyndte nogle konkrete aftaler at opstå og siden er udviklingen gået slag i slag. Ikke alt der er sket undervejs har været positivt, men set udefra, har der været mere positivt end negativt. Dalbo har nået et fantastisk resultat, som ikke er et endeligt resultat, men et skridt i en udvikling der stadig er i gang. Dalbo bevæger sig stadig og ingen kan med sikkerhed sige hvorhen. Set udefra er retningen positiv og Dalbo kan være stolte af den udvikling der er sket siden bussen kørte hjem fra kredsweekend. Lad den fortsætte. 5. Der var overordnet information fra de enkelte organisationer: Jan Mortensen fra NAB: Det er i øjeblikket svært at få udlejet alle boliger, og lige nu er der ca. 2% tomgangsboliger. Vi er gået sammen med Sønderborg Kommune og boligselskabet Danbo i et samarbejde om en løsning af det generelle udlejningsproblem der er på Nordals. Der skal samlet set rives en del boliger ned, måske 300, men heraf vil kun ca. 20 forsvinde fra NAB. Vi vil gerne satse på at modernisere og tilgængeliggøre vores boliger, og samtidig holde huslejeniveauet, dette kræver naturligvis støtte både fra kommunen og LBF. 3

Hans Chr. Nielsen fra Rødekro Andelsboligforening: Vi har fuldt udlejet og også stadigt pæne ventelister, men vi kan mærke når vi sender tilbud ud at boligmarkedet er trægt. Mange takker nej fordi de ikke kan få deres bolig solgt. Vi har været med på boligmessen i Rødekro igen i år for at øge vores synlighed. Vi diskuterer, på et meget overordnet plan, fusion i fremtiden. Ernst Christensen fra Løgumkloster Andelsboligforening: Vi har haft en del ledige boliger, især inden for det sidste halve år, men det ser ud til at vi er på vej i den rigtige retning nu. Hanne Petz fra SØBO: Vi fusionerer med ASBO 01-01-2015 og overgår til en ny ITplatform. Det medfører naturligvis meget ekstra arbejde i øjeblikket. Leif Poulsen fra Aabenraa Almene Boligselskab: Vi er i gang med en fusion med Padborg Boligforening der skal være besluttende møde i organisationerne hhv. den 19. og den 26. november. Vi glæder os. Vi har også ledige boliger og p.t. et par stykker i tomgang, men det ser bedre ud end det har gjort længe. De tomgange vi har er i yderområderne, mere centralt i Aabenraa er alt udlejet og vi planlægger, hvis alt går vel, et nyt byggeri kalder Fjordbakkerne. Annette Vestergaard fra Padborg Boligforening: Vi arbejder på fusionen med Aabenraa Almene Boligselskab og håber der bliver stemt ja den 19. november. Vi har ingen ledige boliger i øjeblikket og ingen lejetab i 2014. Søren M. Sørensen fra Rødding Andelsboligforening: Vi har 6 nye boliger der lejes ud pr. 01-02-2015, vi er glade for at der sammen med disse nye boliger er etableret et elevatortårn der også betjener 8 andre lejemål og øger tilgængeligheden for disse. Vi har ledige boliger i yderområderne og diskuterer enten frasalg eller nedrivning af disse i det omfang vi kan få lov. Søren M. Sørensen fra Tyrstrup Andelsboligforening: Vi har netop afsluttet et renoveringsprojekt af 6 boliger fra 2002, de havde omfattende fugtproblemer. Der er nu alle 6 udlejet. Vi har også ledige boliger i yderdistrikterne. Grethe Boisen fra Aabenraa Ny Boligforening: Vi er nye, men godt tilfredse og håber på et godt fremtidigt samarbejde. Ejvin Struck fra Højer Andelsboligforening: Vi er kun en lille boligforening. Vi har et problem med udlejningen af vores boliger, og har en afdeling der ville være gået konkurs her i 2014 hvis ikke der var kommet tilskud fra LBF. Vi har 10 tomme boliger i øjeblikket hvoraf de 4 er i tomgang. Vi spænder livremmen ind og ser fremad. Da der ikke var ønsker om flere indlæg takkede dirigenten forsamlingen for at være så nem at styre, og gav ordet til formanden. 4

Egon Soll takkede dirigenten, og overakte et par flasker rødvin. Han takkede også Poul Erik Skov-Hansen, der ligeledes fik et par flasker. Til slut takkede han forsamlingen for et godt møde, og ønskede god jul og godt nytår. Peder Damgaard Egon Soll 5